ROTEIRO BÁSICO PARA
GERAR FOLHA DE
PAGAMENTO
Nas páginas seguintes, você terá uma visão geral dos recursos disponíveis e
das funções que o Persona pode automatizar. Sem entrar em detalhes, você
saberá que passos seguir para calcular uma folha rapidamente.
Empresas
Efetua o cadastramento de empresas, criando uma estrutura de
movimentações, inclusões de lançamentos e aberturas e fechamentos de
exercício.
Configuração
São configurações já preparadas para as funções disponíveis no Persona, como
cálculos, relatórios, ponto etc. Caso seja necessário, é possível alterar algumas
informações como o parâmetro que o sistema utilizará, por exemplo, para a
contagem do saldo de salário, se é mês comercial (30 dias) ou não comercial
(conforme o número de dias do mês).
Cálculos
Esta função é dividida em várias guias usadas nos diversos cálculos existentes
ou totalizações de eventos. São elas: Folha, Adiantamento, 13º Salário, Férias,
Rescisão, Totais e Lucro Distribuído. Cada ficha possui eventos configurados e
informações adicionais que servirão para os cálculos do sistema. Os eventos
que servirão para a emissão de relatórios específicos, como o Informe de
Rendimentos e a Rais, são configurados na ficha Totais.
Cadastro
Bancos:
Cadastramento dos bancos que a empresa e/ou funcionários, autônomos,
prestadores de serviço e estagiários mantêm conta corrente. O código do
banco a ser criado permite até seis caracteres alfanuméricos. Os bancos
cadastrados serão compartilhados por todas as empresas do Persona Gold.
Agências:
São as agências dos bancos criados anteriormente. Cadastramos aí as diversas
agências onde empresa, funcionários, autônomos, prestadores de serviço e
estagiários mantêm conta corrente. O código da empresa a ser criado permite
até cinco caracteres alfa-numéricos. As agências criadas serão compartilhadas
por todas as empresas do Persona Gold.
Sindicatos:
Cadastramento dos diversos sindicatos da(s) empresa(s), incluindo o patronal e
o dos funcionários. Divide-se em cinco guias: Cadastrais, Gerais, Anuênios,
Feriados e Eventos. O código do sindicato a ser criado permite até três
caracteres alfa-numéricos. Os sindicatos criados serão compartilhados por
todas as empresas do Persona Gold.
Tabelas
Algumas tabelas já vêm cadastradas pela Nasajon, como a Tabela de
Ocorrências, CBO etc. Outras deverão ser criadas pelo usuário. Algumas são
compartilhadas entre as empresas e outras são somente da empresa
selecionada. A maioria das tabelas permitem alterações por parte do usuário.
Eventos
Os eventos representam os movimentos que compõem a folha de um
funcionário, tais como: Salário Base, INSS, Anuênio, Base de INSS etc. Antes
de cadastrar um evento, é preciso saber como ele deve se comportar na folha,
ou seja, se é um Rendimento ou Desconto, se incide em INSS ou não. A
primeira janela é uma tabela que possui um resumo das informações sobre o
evento. Ela fornece a possibilidade de ordenar a tabela por alguns dos campos
como Código, Descrição, Unidade, Categoria e Tipo. Para editar um evento,
basta clicar duas vezes sobre o mesmo ou selecionar o evento e clicar no botão
Alterar. Para criar um evento, clique no botão Criar. O código a ser criado
permite até quatro caracteres alfanuméricos. Os eventos criados servirão a
todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Antes de trabalhar com esta
tabela no Persona Gold, verifique se as características dos eventos estão de
acordo com a forma de trabalho da empresa.
Ex: o evento Repouso Remunerado pode ser considerado como um
rendimento variável para uma empresa e para outras não.
Importante:
Como foi citado acima, a tabela de eventos é única para todas as empresas
cadastradas no Persona. Assim, é preciso ter cuidado ao alterar qualquer
evento, pois essa alteração influenciará também em outra empresa. Caso você
tenha situações diferentes em mais de uma empresa, o ideal é criar um outro
evento com a nova característica para aquela empresa.
Faixas:
Nesta função, teremos definidas seis tabelas: AUTO (autônomos), DDIR (valor
da dedução por dependente para o imposto de renda), INSS, IRRF, SAMI (valor
do salário mínimo) e SFAM (valor do salário família). Os valores contidos nestas
tabelas NÃO serão atualizados pela Nasajon Sistemas. Se necessário, pode-se
criar outras tabelas de faixas, a serem usadas nos cálculos do sistema. O
código de uma tabela de faixas a ser criada permite até quatro caracteres
alfanuméricos. As tabelas de faixas são compartilhadas entre todas as
empresas do Persona Gold. Para atualizar os valores de uma tabela já criada,
basta clicar no botão representado por uma folha em branco, ao lado do campo
“Data de Criação” e inserir a data a partir da qual será válida a nova tabela.
Importante:
Se você deseja atualizar uma tabela, INSS por exemplo, crie uma nova,
conforme sugestão acima. Não altere uma tabela já existente, pois se for
necessária a realização de algum cálculo em um mês anterior à nova tabela, o
sistema buscará a tabela que estava em vigor naquela ocasião para o
enquadramento.
Concessionárias de Vale-Transporte:
Cadastro de concessionárias de vale-transporte, como FETRANSPOR. Será
vinculada ao cadastro dos vales-transportes na tabela de vale-transporte. Serve
para gerar listagens de vales, vinculadas à concessionária. O código a ser
criado permite até seis caracteres alfanuméricos. Esta tabela serve para todas
as empresas cadastradas no Persona Gold.
Tarifas de Vale-Transporte:
Cadastro de todas as tarifas de vale-transporte, que serão vinculadas
posteriormente aos funcionários. O código da tarifa a ser cadastrada permite
até quatro caracteres alfanuméricos. As tarifas servirão para todas as empresas
cadastradas no Persona Gold.
Horários:
Este item é destinado ao cadastro de horários dos funcionários da empresa. O
horário criado será vinculado ao funcionário no seu cadastro. É utilizado para o
cálculo do ponto, repouso remunerado (em alguns tipos de cálculos) e compra
ou desconto do vale-transporte. O código do horário a ser criado permite até
quatro caracteres alfanuméricos. Os horários criados servirão somente para a
empresa selecionada, onde foi feito o cadastro do horário.
Importante:
Caso o repouso de algum horário seja “escala”, não deixe de preencher o
campo folgas no mês ou entrar e preencher o quadro de folgas no botão
escala. A ausência deste preenchimento influenciará diretamente no cálculo do
vale-transporte ou no cálculo do repouso remunerado. Cuidado ao alterar
qualquer horário existente. Como já citado, esse horário pode ser
compartilhado com todos os funcionários desta empresa, então, se você tiver
mais de um funcionário utilizando o mesmo código de horário, a mudança que
você fizer afetará também o outro funcionário. Se não é isso o que você deseja,
crie um novo código de horário para cada situação.
Divisões:
As divisões são os departamentos da empresa. Os códigos criados serão
usados no cadastro do funcionário. Um novo código permite até dois
caracteres alfanuméricos. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada.
Existem duas guias na tabela de divisões, uma chamada “Gerais”, utilizada para
o cadastramento, e a outra chamada “Feriados”. Um exemplo de utilização
desta tabela é quando existem divisões em municípios diferentes. Neste caso,
deve-se cadastrar os feriados de cada município, cada um em uma divisão.
Funcionários
Cadastro:
Neste módulo são cadastrados os funcionários e os sócios-diretores. O que irá
diferenciar esses dois cadastros será o “tipo” de admissão, o “vínculo” e a
“categoria” do FGTS. O módulo Cadastro divide-se em oito guias: Gerais,
Pessoais, Documentação, Outros, Vale-Transporte, Ocorrências, Movimentos e
Anexos.
Movimentos
Os movimentos dos eventos a serem lançados para o cálculo da folha de
pagamento podem ser feitos de quatro maneiras no Persona Gold. Estamos
falando de eventos como Salário Base, Horas Extras, Faltas, Atrasos, Comissão
etc. A saber:
Empresa
Um evento movimentado por esta função será lançado para todos os
funcionários da empresa. Se na sua empresa todos os funcionários recebem
salário base, o evento 00S1 (Salário Base) pode ser movimentado através desta
função. Entretanto, se alguns são mensalistas e outros horistas, o salário base
não poderá ser movimentado desta forma. Os movimentos feitos por esta
função possuem a cor verde. Movimentos lançados nesta tela não servem para
diretores cadastrados no sistema.
Divisão
Com esta função, é possível selecionar uma determinada divisão e movimentar
um evento somente para esta. Ao calcular a folha, o sistema lançará este
evento somente na folha dos funcionários que pertençam a esta divisão. Os
movimentos feitos por esta função têm a cor azul.
Sindicato
Com esta função, podemos selecionar um determinado sindicato e movimentar
um evento somente para ele. Ao calcular a folha, o sistema lançará este evento
somente na folha dos funcionários que pertençam a este sindicato. Os
movimentos feitos por esta função têm a cor cinza.
Cálculos
Folha
O cálculo da folha irá ler todos os eventos movimentados para os funcionários
e efetuará o processamento destes eventos, observando suas incidências,
acúmulos etc. O cálculo pode ser feito para todos os funcionários, para uma
camada de funcionários, funcionários intercalados ou para uma divisão. Os
campos “Mês Corrente” e “Data de Pagamento” podem ser alterados, de
acordo com a necessidade.
Adiantamentos
O cálculo do adiantamento de salário é feito em cima de um percentual
estabelecido pela empresa (Sistema/Configuração/Geral ou
Funcionário/Cadastro/ Outros). Permite calcular para todos os funcionários, ou
somente para uma camada de funcionários selecionados. O sistema
automaticamente se encarregará de descontar esse valor pago no cálculo da
folha.
Férias
O cálculo das férias pode ser feito por funcionário ou por divisão (férias
coletivas). Permite a visualização dos cálculos efetuados e a emissão de
relatórios, antes da confirmação do cálculo. Ao confirmar um cálculo de férias,
o sistema lança no cadastro do funcionário, guia Gerais, a situação 40 – Férias.
E, na guia Ocorrências, o dia de início das férias com a respectiva ocorrência,
indicando inclusive a qual período aquisitivo se refere e quantos dias de gozo
foram tirados. Existe também a opção de atualizar o período aquisitivo do
funcionário.
Início P.A e Fim P.A
Opcionalmente, você pode digitar nestes campos a data de início e fim do
período aquisitivo do funcionário. Caso os campos sejam deixados em branco,
o sistema calculará as datas de acordo com o campo “Último Período
Aquisitivo”, da ficha do funcionário. O preenchimento dos campos só é
necessário em casos muito específicos como algumas categorias com períodos
inferiores a um ano. Você pode ainda pagar o adiantamento de 13° junto das
férias e demonstrá-lo no recibo. Se as férias não começarem no primeiro dia do
mês, você poderá optar por já calcular o saldo de salário devido ao funcionário,
bastando para isso marcar a opção “calcula folha do mês”.
Rescisão
O cálculo da rescisão pode ser feito por funcionário e por divisão. A opção
divisão se refere a rescisões coletivas. Antes, será necessário passar
informações como tipo de dispensa, dias de saldo de salário, aviso prévio etc.
Em caso de rescisão coletiva, o saldo do FGTS deverá ser informado no
cadastro do funcionário. Antes da confirmação do cálculo, é possível a
visualização do termo da rescisão de contrato, do relatório de
acompanhamento onde os cálculos são descritos e de valores de FGTS.
Ao confirmar um cálculo de rescisão, o sistema insere no campo “Situação” o
código 60 – Afastado Definitivamente e ainda insere a data e a causa de
afastamento nos campos específicos para isso. Na guia Ocorrências do
cadastro, o sistema armazena a data do afastamento e a ocorrência do
afastamento da rescisão.
13º Salário
O cálculo do 13º pode ser feito por Funcionário, Divisão ou Sindicato. Neste
módulo, podemos
calcular o adiantamento do 13º, a parcela final ou o complemento do 13º,
sendo que, neste último, somente é permitido o cálculo em janeiro do ano
seguinte, pois será calculado baseado nos rendimentos variáveis e horas extras
de dezembro. Quando o cálculo do adiantamento do 13º é processado, o
sistema guarda o valor pago para abater no cálculo da parcela final.
Desprocessar
Permite desprocessar qualquer cálculo efetuado, quantas vezes forem
necessárias, por Funcionários ou por Divisão. Caso o cálculo da folha, por
exemplo, tenha sido feito para todos os funcionários e o cálculo de somente
um funcionário estiver errado, podemos desprocessar o cálculo apenas deste
funcionário, selecionando a matrícula dele. Antes de confirmar o
desprocessamento do cálculo, verifique se os campos “Mês” e “Tipo de Folha”
estão preenchidos corretamente.
Relatórios
Emite relatórios oficiais e de apoio ao Departamento de Pessoal e à
Contabilidade. Apresentamos os principais.
Mensais
Destacam-se nesta opção os relatórios de folha de pagamento, recibo de
pagamento, GPS etc.
Em disco
Destacam-se a SEFIP /GRRF, CAGED, RAIS, DIRF etc. Estes arquivos deverão
ser validados pelos programas liberados pelo Governo, específicos a cada um.
Esperamos que com este passo a passo você consiga calcular a
Folha de Pagamento de sua empresa, de uma forma simples e
prática.