MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
RELATÓRIO
CED – MEIO
COMISSÃO DE ESTUDOS E DEMANDAS
ATIVIDADE MEIO
PR/SP
- 2012 -
APRESENTAÇÃO
1
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SUMÁRIO
1 – INTRODUÇÃO
1.1. Metodologia Aplicada
2 – QUADRO GERAL: PR/SP
2.1.Informações e Dados
2.2. Dados da PR/SP
2.3.Organograma
3 – DADOS ESPECÍFICOS DA PR/SP
3.1.Gabinete da Procuradora Chefe
3.1.1.Assessoria de Comunicação
3.1.2.Assessoria de Pesquisa e análise Descentralizada da PR/SP
3.1.3.Núcleo de Eventos .
3.2.Secretaria Estadual
3.2.1.Setor de Saúde
3.2.2.Setor de Projetos, Fiscalização e Contratos
3.2.3.Núcleo de Engenharia e Arquitetura
3.2.4.Segurança .Institucional
3.2.5.Setor de Conformidade Financeira e Documental
3.3.Coordenadoria de Administração
3.3.1.Divisão de Execução Orçamentária e Financeira
3.3.2.Comissão Permanente de Licitação
3.3.3.Divisão de Biblioteca
3.3.4.Setor de Gerenciamento do Plan Assiste
3.3.5.Divisão de Controle e Administração de Material e Patrimônio
3.3.6.Seção de Material e Patrimônio
3.3.7.Setor de Transportes
3.3.8.Seção de Atividades Auxiliares
3.3.9.Seção de Protocolo Administrativo
3.3.10.Divisão de Recursos Humanos
3.3.11.Seção de Registro e Acompanhamento Funcional
3.3.12.Seção de Estágio, Seleção e Concurso
3.3.13.Seção de Capacitação e Desenvolvimento
3.4.Coordenadoria Jurídica
3.4.1.Divisão Criminal
3.4.2.Seção de Distribuição de Inquéritos Policiais - SEDIPO
3.4.3.Seção de Denúncias, Inquéritos e Audiências – SEDIA
3.4.4.Divisão Cível
2
4
5
10
11
11
14
15
16
20
23
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26
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111
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3.4.5.Seção de Ações Civis Públicas - SEACP
3.4.6.Seção de Atendimento ao Cidadão - SEAD
3.4.7.Divisão de Procedimentos Extrajudiciais - DIPEJ
3.4.8.Divisão de Tutela Coletiva - DITC
3.4.9.Secretaria Criminal
3.4.10.Secretaria de Matéria Cível
3.4.11.Seção de Protocolo Jurídico
3.4.12.Seção Pericial
3.4.13.Seção de Estatística
3.4.14.Núcleo de Crimes Cibernéticos
3.5.Coordenadoria de Informática
3.5.1.Núcleo de Atendimento
3.5.2.Núcleo de Dados e Sistemas
3.5.3.Núcleo de Rede
3.5.4.Núcleo Técnico de Combate aos Crimes Cibernéticos
3
113
115
118
119
121
122
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1. INTRODUÇÃO:
Durante o ano de 2012, o Ministério Público Federal em São Paulo, em
parceria com a Assessoria de Modernização da Procuradoria-Geral da Republica, começou a
delinear suas metas para contribuir pela modernização da Instituição.
Sete grandes objetivos estratégicos foram definidos, com a ajuda de
servidores e procuradores envolvidos na formação do chamado painel de contribuição do
Ministério Publico Federal em São Paulo.
O painel de contribuição do MPF em São Paulo, alinhado aos objetivos
estratégicos nacionais, desdobra-se em 23 iniciativas, dentre as quais, a ação de mapear
todas as atividades desenvolvidas na PR/SP, com o objetivo de diagnosticar acertos e
desajustes visando readequar seus setores.
Isso porque, conhecendo-se melhor e a fundo as atividades desenvolvidas
na PR/SP, onde se concentra a administração de todas as unidades do Estado, objetiva-se
prepará-la para uma futura e possível reestruturação, que vai desde a criação de certos
setores, como o atendimento exclusivo ao cidadão - voltado ao objetivo estratégico de
aproximação do MPF com a sociedade - ao incremento de outros setores, seções e divisões,
como o núcleo de engenharia e arquitetura – voltado ao objetivo estratégico de atuação de
forma eficiente através da adequação dos imóveis das unidades do estado, bem como, o
reforço das atividades dos gabinetes – com a capacitação de membros e servidores no
sistema Único.
Assim, o presente relatório é fruto do comprometimento do MPF em São
Paulo com uma atuação institucional estratégica, efetiva, célere e transparente. Visa-se,
através dele, proporcionar o amplo conhecimento das rotinas da PR/SP, procurando-se seu
aprimoramento inclusive. O MPF em São Paulo concentra hoje o maior numero do pais de
procuradores da República (124), de servidores (852) e de Procuradorias da Republica nos
Municípios (31). Justamente em razão deste porte, a PR/SP tem consciência da importância
do papel na modernização do Ministério Público Federal brasileiro.
Anamara Osório Silva
Elizabeth Mitiko Kobayashi
Aureo Marcus Makiyama Lopes
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1.1. Metodologia Aplicada
Apresentação da Metodologia de Análise Comparada de Produtividade – ACPRO
O Ministério Público Federal vem buscando novas formas de analisar o trabalho
realizado, que não mais se restrinjam apenas à visão legalista do cumprimento das atribuições mas
que incorporem a eficiência econômica e a eficácia e produtividade das atividades realizadas.
A mensuração do 'quanto' de recursos seria necessário em cada setor, divisão, área
ou órgão de uma unidade territorial sempre enfrentou o complexo desafio de que se comparavam
diferentes atividades – registro de processos, manutenção predial, transporte, comunicação social,
contratos e licitações etc. - entre si num mesmo local para buscar a melhor distribuição de pessoal,
mas, por serem coisas diferentes com medidas diferente não havia como compará-las de forma
eficaz.
A solução identificada é comparar os mesmos tipos de atividades entre si,
independentemente de onde estão localizadas geograficamente. Como exemplo, compara-se o
desempenho da atividade de transporte do MPF em todas as unidades onde ela exista,
independentemente de se existir apenas um motorista ou se tratar de uma complexa Divisão de
Transportes, por meio de poucos indicadores principais que retratem a produtividade média per
capita daquela atividade/setor com um outro setor que tenha a mesma atividade e esteja localizado
em outra unidade do MPF, e principalmente com a média nacional de produtividade naquela
atividade.
A metodologia para análise da produtividade comparada deve ser flexível o
suficiente para que sua evolução e atualização, com a inclusão e exclusão de novos critérios
(situações comuns na medida em que se evolui a avaliação) possam ser feita sem dificuldades.
Com essa metodologia, os gestores e os servidores em geral poderão ter um
parâmetro mais objetivo e prático para avaliar a produtividade de cada atividade e de cada
colaborador, para adoção das medidas de gestão adequadas.
Além disso, a presente metodologia está em sua fase inicial. O próximo passo é que
os demais órgãos e setores que exerçam as atividades semelhantes (afinal este protótipo foi
desenvolvido na PRSP) discutam os indicadores propostos e os aprimorem para que reflitam a
melhor percepção de produtividade que o consenso ou a percepção da maioria possam produzir.
Importa mais que se use o mesmo critério para todos os avaliados do que este critério seja o
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definitivo.
São regras gerais para os indicadores:
1)
Que seja calculada uma média, mensal ou anual, e não números absolutos
isolados;
2)
A média deve ter um período de tempo bem definido e para seu cálculo
devem-se utilizar vários períodos (12 meses por exemplo) para se corrigir distorções
circunstanciais;
3)
De regra se adota a média mensal, mas o mais importante é que seja adotado
o mesmo período de tempo para todas as unidades comparadas pelo mesmo indicador;
4)
Considerando que as unidades têm diferentes tamanhos, a comparação de
números absolutos seria incabível, portanto todos os indicadores são calculados per capita em
relação a quanto integrantes respondem e realizam tal atividade, o que normalmente é medido por
quantos integrantes existem no setor especializado;
5)
Independentemente da função ou cargo, todos que contribuem para a
atividade avaliada devem ser contados no cálculo do per capita.
Por ora temos quatro classes de indicadores para a medição comparada de
produtividade: Número de atos relevantes praticados; Número de clientes por número de
atendentes - demanda funcional; Quantidade de objetos por responsável; Quantidade de horas de
atividade efetiva.
Cada classe gera um índice que é aplicado a diversas atividades e setores.
O Índice de atos relevantes é o mais geral e se aplica a praticamente todas as
atividades. Ela consiste na identificação de quais são os atos mais relevantes e passíveis de
mensuração que se se praticam em determinada atuação e na soma de todos esses atos,
diferentes entre si mas de grau de relevância comparável, de forma consensual pelos órgãos de
mesma natureza localizados em diferentes unidades geográficas do MPF.
Exemplos de órgãos/atividades que adotaram esse critério:
a)
Gabinete do(a) Procurador(a)-Chefe: Portarias publicadas, ofícios expedidos,
diárias expedidas, despachos registrados e itinerâncias promovidas – cálculo a partir das fls. 08 do
relatório;
b)
Ascom: Releases, matérias de rádios e matérias na intranet – cálculo a partir
das fls. 12 do relatório;
c)
Asspa: relatórios de pesquisa – cálculo a partir das fls. 15 do relatório;
d)
Secretaria Estadual: despachos, ofícios expedidos, portarias, portarias para
reconhecimento de dívida, comunicações internas de reuniões, atas, baixa de comprovantes no
Sistema SGV, reuniões, relatório tomada de contas/auditoria, pedidos de tradução juramentada,
atestado de capacidade técnica, reuniões externas – cálculo a partir das fls. 18 do relatório;
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g)
Núcleo de Engenharia e Arquitetura: despachos, comunicações internas,
ofícios e vistorias técnicas – cálculo a partir das fls. 30 do relatório;
h)
Comissão Permanente de Licitações: Número de licitações e ARP´s – cálculo
a partir das fls. 50 do relatório;
i)
Divisão criminal: entradas de processos: 73.167 entradas de processos em
2011/12 meses e / 12 (média de servidores) = Índice de 508, 10 média mensal de entradas
processuais per capita por servidor.
Os demais índices podem ser consultados, por órgão, no relatório, utilizando-se o
sumário para facilitar a consulta.
O Índice de demanda funcional, cuida da demanda potencial real gerada por
pessoas a certos funcionários e é aplicado quando as atividades de um órgão são fortemente
influenciadas pelas demandas diretas dos 'clientes'.
Exemplos de órgãos que adotaram esse critério:
a)
Divisão de recursos humanos: servidores no estado: média anual em 2011 de
843, divididos por 7 integrantes do órgão, igual a 120,43 clientes por atendentes em recursos
humanos no MPFSP;
b)
Coordenadoria Jurídica: 159 servidores (área jurídica) + 40 procuradores / 3
servidores Cojur = 66, 33 - índice de demanda funcional da Coordenadoria Jurídica da PRSP;
c)
Gabinete do Procurador-Chefe, com a peculiaridade que sua demanda vem
tanto de procuradores quanto de servidores, embora em proporção desigual, calcula-se o número
total de procuradores e de servidores no estado atendidos pelo GPC, com o peso de 70% para os
primeiros e 30% para os segundos: 110 procuradores x 70% + 342 servidores (PRSP) x 30% / 8 =
22, 45 - índice de demanda funcional do GPC;
O Índice de demanda objetiva, mensura o número ou quantidade de objetos
atribuídos de forma proporcional a cada responsável, não mede atos nem pessoas e sim objetos.
Exemplos de órgãos que adotaram esse índice:
a)
Núcleo de Engenharia e Arquitetura: Área em metros quadrados
supervisionada: 54.104,32 m2 divididos por 2 servidores igual a um Índice de demanda objetiva
de 27.052,16 metros quadrados per capita;
b)
Setor de Conformidade Financeira e Documental: Número de caixas de
documentação para análise: 163 de ago/11 a set/12, divididas por 12 meses e por 3 responsáveis é
igual a Índice de demanda objetiva de média mensal de 4,53 caixas de documentos para
revisão per capita.
Além desses objetos, também se mensura o número de prédios por responsável, o
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volume de recursos de gestão ou fiscalização por responsável, quantidade de livros, equipamentos e
contas de usuários de informática.
Por fim o Índice de consumo de tempo, mensura quanto tempo é gasto numa
atividade. Como exemplo dele temos:
a)
Setor de transporte da PRSP com um Índice de consumo de tempo de 37,5
horas de utilização das viaturas como média mensal per capita por técnico de transporte. Este
tipo de informação poderia ser aprimorado comparando quantas horas em atividade em proporção
ao máximo de horas possível/disponível. Cumpre salientar que por motivo de congestionamento ou
de estradas em condições precárias ou de difícil acesso, a quantidade de horas é melhor do que a
quantidade de quilômetros.
Algumas considerações complementares:
1.
Evidentemente a produtividade média per capita será a soma de
produtividades distintas, mas a correção das diferenças entre a produtividade de cada integrante de
um setor cabe ao próprio setor e às chefias que o supervisionam e não dizem respeito à alocação de
recursos a ser feita pelos órgãos de gestão da instituição.
2.
Quando houver estagiário, com metade da carga horário de um servidor
comum, ele contará como 0,5 responsável para efeitos do cálculo per capita.
3.
O principal e mais comum índice é o de 'atos relevantes', que contém uma
estrutura formal que varia conforme o setor ao qual se aplica. Assim, em cada tipo de setor com
suas atividades peculiares, serão selecionados alguns atos como mais relevantes e estes serão
somados compondo uma totalização geral a partir da qual se produz a média per capita.
4.
O nome e a espécie do órgão que abriga a atividade é de menor importância,
pois como as estruturas na PGR, PRRs, PRs e PRMs são muito diversas, não se poderiam comparar.
O que importa é quantas pessoas são responsáveis e realizam a atividade, pois com isso se calcula a
produtividade média per capita, e não o órgão ao qual essas pessoas estão vinculados, que serão
mais ou menos especializados, conforme o tamanho da unidade na qual se inserem.
5.
Calculando a média nacional, se poderá chegar a três situações:
produtividade per capita abaixo da média, na média e acima da média. Para as três categorias se
recomenda a revisão de procedimentos e o aumento da produtividade.
Além disso, para o abaixo da média se recomenda o aumento da produtividade até a
média com a retirada de servidores e/ou o aumento efetivo de produção. Para o acima da média se
recomenda a distribuição de recursos extras com metas a serem alcançadas e maior autonomia de
gestão.
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6.
Quanto à alocação ineficiente de recursos do setor público, que de regra
privilegia o setor de mais baixa produtividade e maior acúmulo de trabalho consequente, sugere-se
que todos os recursos disponíveis à instituição sejam divididos em duas partes (numa proporção
50% a 50%, ou outra), uma para ser alocada nos setores de produtividade acima da média, por
tempo determinado e com metas específicas de resultado e a outra para ser alocada aos demais
interessados e necessitados, em forma de rodízio, compartilhada ou equivalente, se for o caso.
7.
Após a discussão, validação e adoção dos indicadores de produtividade, para
sua aplicação em larga escala, os dados que serão computados devem ser automaticamente
registrados quando da realização das atividades, de preferência no Sistema Único, como já ocorre
com os atos da atividade fim, para que possam ser facilmente produzidos, consultados e calculados
para amplo uso e conhecimento de todas as pessoas na instituição.
Como mensagem final aos gestores, chefias e demais autoridades do Ministério
Público Federal, registro minha crença de que, embora seja trabalhosa a implementação de uma
medição dessa qualidade em nossas atividades administrativas, ela é fundamental para nossa
eficiência e credibilidade junto à sociedade e muito útil a nossas constantes demandas de decisões
sobre alocação de recursos – especialmente de pessoal.
Áureo Marcus Makiyama Lopes
Procurador da República
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2.
QUADRO GERAL
PR/SP
10
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2.1.INFORMAÇÕES
SEDE PRÓPRIA
sim
PR/SP
METRAGEM
19.732,77m²
2.2.DADOS DA PR/SP
ANO
2012
MUNICIPIOS ABRANGIDOS
13
POPULAÇÃO ATENDIDA
12.758.848*
Nº VARAS JUDICIAIS ATUAIS
26 Varas Cíveis, 10 Varas Criminais, 12 Varas de
Execuções Fiscais Federais, 7 Varas
Previdenciárias.**
Nº DE OFÍCIOS NA PR
28
Nº DE JEF ATUAIS
Nº
DE
LOTADOS
01 JEF com 14 varas.**
PROCURADORES
47
(supridas as vacâncias a partir de maio/2013)
Nº SERVIDORES (lotação definitiva,
provisória,
requisitados
ou
contratados)
342
TERCEIRIZADOS - Limpeza
37
TERCEIRIZADOS
Operacional
–
Apoio
33
TERCEIRIZADOS - Vigilância
18
Outros contratos para realização de
serviços
(ex.
Manutenção
de
elevadores)
10
CONTRATADOS (CONSULTOR ARQUITETO)
1
* Dado extraído do site do IBGE para o ano de 2011 (www.ibge.gov.br)
** Dados extraídos do site da Justiça Federal em São Paulo (www.jfsp.jus.br)
11
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Cargo
Nº de vagas previstas
na Capital
12
Nº de vagas ocupadas na
Capital
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ANALISTA
ADMINISTRATIVO
6
6
ANALISTA DE
BIBLIOTECONOMIA
3
3
ANALISTA DE
COMUNICAÇÃO SOCIAL
1
1
ANALISTA DE
ORÇAMENTO
0
0
ANALISTA DE
CONTROLE INTERNO
0
0
ANALISTA ATUARIAL
0
0
ANALISTA DE SAÚDE MEDICO
2
2
ANALISTA DE SAÚDE PSIQUIATRA
1
1
ANALISTA DE SAÚDE ODONTOLOGIA
2
2
ANALISTA DE SAÚDE –
SERVIÇO SOCIAL
1
1
ANALISTA PERICIAL
11
11 (Antropologia: 2; Biologia: 1;
Contabilidade: 3; Economia: 2;
Eng. Civil: 1, Eng. Florestal:1;
Eng. Sanitário:1)
ANALISTA DE
INFORMÁTICA
5
5 (Banco de dados: 1;
Desenvolvimento de Sistemas: 3;
Suporte Técnico: 1)
ANALISTA PROCESSUAL
55
52
TECNICO
ADMINISTRATIVO
210
206
TECNICO DE
INFORMATICA
18
18
TECNICO APOIO
ESPECIALIZADO – TAE
20
20 (TAE transporte: 16; TAE
segurança:3; TAE Orçamento: 1)
13
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TÉCNICO DE SAÚDE ENFERMAGEM
2
2
TÉCNICO DE SAÚDE –
CONS. DENTÁRIO
2
2
ESTAGIÁRIOS
135
117 (Direito)
18 (Outros)
REQUISITADOS
0
0
OCUPANTES DE CARGO
EM COMISSÃO
–
30
(19 ocupados por servidores do
quadro)
PR/SP
Total
Nº de servidores Nº de servidores Nº de servidores
que trabalham em
que não
em licença, lotação
gabinetes
trabalham em
provisória ou
gabinetes
cargos vagos
02 Chefia da
COJUR
44 Gabinete
Analistas
Processuais
52 vagas
preenchidas 02 Gabinete do
PRDC
01 lotação
provisória
01 Chefia da
(autorizado pela
Coord. Administ. PGR)
02 Núcleo de
01 Cargo em
Crimes Cibernético Comissão
01 licença para
acompanhamento de
cônjuge (autorizado
pela PGR)
01 cargo vago
(ainda não reposto)
Técnicos
Administrati 206 vagas
vos
preenchidas
Total
40
166
258
88
166
2.3.ORGANOGRAMA ESTRUTURA DA PR/SP
14
04 cargos vagos
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15
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3.
DADOS ESPECÍFICOS
DA PR/SP
16
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ADMINISTRAÇÃO - ESTRUTURA, RELATÓRIO DE ATIVIDADES E
PRODUTIVIDADE
3.1.GABINETE DA PROCURADORA CHEFE
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
7
Cargo em Comissão
1
Estagiários
2
II – Atividades
Dentre diversas atribuições definidas no Regimento Interno do Ministério
Público Federal, incumbe à Procuradora-Chefe, com apoio de sua assessoria direta
(Gabinete da Procuradora-Chefe), no âmbito da unidade gestora:
1)gerir os recursos orçamentários e financeiros, zelando pela sua correta
aplicação, autorizar a contratação de serviços de natureza continuada, aprovar contratos;
2)firmar ajustes e termos de cooperação e celebrar convênios de caráter
administrativo;
3)prover e desprover as funções de confiança;
4)definir a lotação interna dos servidores;
5)definir as atribuições das Divisões, da Comissão Permanente de Licitação,
dos Núcleos, das Seções e dos Setores; autorizar ou adotar as providências administrativas
inerentes ao funcionamento da unidade;
6)autorizar o gozo de férias e manifestar concordância com o gozo de licençaprêmio dos membros;
7)propor ao Procurador Geral da República o pagamento de diárias a membros
e servidores,
8)designar membros para o cumprimento de plantões e acompanhamento de
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inspeções e correições gerais ordinárias;
9)coordenar itinerâncias;
10)instaurar sindicância e processo administrativo disciplinar contra
servidores, dentre outras diversas competências;
11)ratificar termos de inexigibilidade de licitação, homologar e adjudicar
procedimentos licitatórios: são frequentes essas situações e, por mais que se completem com
a simples assinatura do Procurador-Chefe, não se encerram sem uma análise apurada dele
sobre todo o processo que, afinal de contas, está sendo ratificado em todos os seus termos;
12) aprovar os contratos firmados pela Secretaria Estadual - como ocorre nos
procedimentos licitatórios, ao aprovar os contratos firmados pela Secretaria Estadual, a
Procuradora-Chefe está declarando válidos todos os termos do contrato, atitude que não
dispensa criteriosa análise;
13)ratificar solicitações de viagem de membros e servidores no SGV,
enviando-as para autorização via sistema - tomam menos tempo, mas são muito frequentes,
e englobam todas e quaisquer viagens de membros e servidores;
14)expedir portarias relativas à organização administrativa da unidade, de
constituição de comissões de sindicância, e de designação de servidores para compor
comissões, grupos de trabalho ou núcleos, destinados a atividades específicas;
15)expedir portarias de designação para funções de confiança e, mais
recentemente, de nomeação para cargos em comissão;
16)despachar todos os documentos destinados à respectiva PR que não estejam
ligados a algum procedimento extrajudicial ou auto judicial em que atue outro membro, e
despachá-los, dando a correta destinação ou adotando as providências deles decorrentes ainda que setores específicos tenham atribuição para encaminhar denúncias e
representações, é recorrente que a Chefia receba comunicações externas e que tenha que se
manifestar sobre ela, destinando ao membro ou setor responsável, ou adotando desde já a
medida cabível;
17)designar Procuradores para atuação em processos, nos casos de art.
28/CPP, atuação em conjunto, impedimento, suspeição etc;
18
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18)firmar termos de cooperação e convênios com outros órgãos ou entidades Parte fundamental da atuação da Procuradora-Chefe, que busca articular-se com outros
órgãos. Além do contato inicial e de proposta de celebração do instrumento correspondente,
há seguidos contatos até que se chegue a um consenso relativamente aos termos do ajuste,
com a definição clara e consensual das obrigações recíprocas;
19)realizar intercâmbio institucional, fazendo e recebendo visitas de
autoridades, tornando próximo o contato com órgãos ou entidades que podem ou
efetivamente contribuem de alguma maneira para o aperfeiçoamento do trabalho
administrativo ou finalístico da PR - Outra atribuição frequente e que toma tempo do
Procurador-Chefe. Há reunião com representantes da PF, RF, OAB, TRE, TJ, TCE, TCU,
CGU, Universidades, imprensa, representantes de sociedade civil organizada e outros;
20)Representar o MPF em eventos realizados por outros órgãos públicos,
prestigiando o lançamento de campanhas, projetos, fóruns e de outras ações nas quais o
MPF tenha interesse ou que apoie;
21)Realizar o controle de mandatos das coordenações administrativas e das
representações do MPF em colegiados externos;
22)Realizar a gestão administrativa, financeira, patrimonial e de pessoal da
unidade, decidindo as atribuições de cada setor, sobre a distribuição de servidores por setor
ou gabinete, sobre as prioridades na utilização de recursos orçamentários e sobre a
utilização e destinação de bens patrimoniais;
23)Supervisionar as atividades da Assessoria de Comunicação, Núcleo de
Eventos e ASSPA;
24)Acompanhamento, por meio de assessoria especializada, da implantação do
Processo Eletrônico e organização de treinamentos, reciclagem e capacitação de usuários do
Sistema Único;
25)Responder as consultas feitas por servidores e por outros membros,
relativamente à gestão administrativa da unidade;
26)Atendimentos telefônicos diversos, em contato com o público ou com
outros órgãos públicos;
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III – Produtividade
Indicador: número de procuradores e servidores, dividido pelo número de
servidores no gabinete.
Número de Procuradores/ Número de servidores
do setor (peso maior, 70%)
110/8
13,75
Número de servidores da PR/SP/ Número de
servidores do setor (peso 30%)
342/8
42,75
Média da demanda funcional: 13,75 x 0,7 + 42,75 x 0,3 = 22,45
Além do indicador acima, importante demonstrar algumas atividade realizadas
pelo GPC, durante o exercício de 2012:
Portarias expedidas (até 29/11/12)
1400
Ofícios expedidos (até 29/11/12)
647
Diárias expedidas (até 29/11/12)
2200
Despachos registrados (até 29/11/12)
551
Itinerâncias promovidas (até 29/11/12)
328
Total
2926
Média mensal de atos relevantes por integrante do setor: 2926 /11 (nº de
meses) / 8 (servidores) = 33,25
IV - Carências
Desenvolvimento de sistemas informatizados para operacionalização de
atividades com critérios pré-definidos (controle de afastamentos, organização dos plantões
etc).
Criação de assessoria específica para os trabalhos de modernização e tarefas
referentes ao Planejamento e a Gestão Estratégica propostos pela PGR.
Aprimoramento do serviço de telefonia, possibilitando pleno uso das
ferramentas de comunicação interna e externa, otimizando o atendimento prestado por este
meio.
20
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3.1.1.ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM
I – Estrutura
Analista de Comunicação
1
Técnico Administrativo
1
Cargo em Comissão
1
Estagiários
3
II – Atividades
A Assessoria de Comunicação da PR/SP tem como principais atividades – ou
atividades que tomam mais tempo – o atendimento à imprensa e a elaboração de releases
para divulgação externa.
Em relação ao atendimento a jornalistas, nos últimos 30 dias a ASCOM atende
cerca de 250 demandas. Nesse cômputo não estão incluídos cidadãos e advogados, que
também procuram informações sobre a instituição por meio da Ascom. Essas demandas da
imprensa são de naturezas diversas: por vezes, se restringem à simples confirmação de
informações que constam de releases divulgados no site da PR/SP; mas há demandas bem
mais complexas e que por vezes demoram dias – como por exemplo pedidos de
levantamentos temáticos (número de casos relacionados a fraudes Programa Farmácia
Popular ou números relativos a ações para o combate ao tráfico internacional de pessoas,
para citar exemplos recentes).
Quanto à elaboração de releases, por vezes, a fonte da ASCOM são ações
judiciais; em alguns casos, como em condenações, o setor lida com sentenças e iniciais para
que o tema possa ser devidamente compreendido e divulgado para o público externo. E em
casos de procedimentos instaurados, os servidores se debruçam sobre autos compostos de
vários volumes. O tempo dedicado à tarefa de redigir um release, portanto, não fica restrito
a simplesmente escrever um texto. É preciso que ele seja lido e devidamente compreendido
- por vezes até com a ajuda do procurador responsável, quando houver dúvidas – para que a
informação possa ser repassada ao público.
Além do atendimento a jornalistas e da elaboração de releases, também são
desenvolvidas pela Ascom as seguintes atividades, não menos importantes que as citadas
anteriormente: a elaboração de clipping diário com as principais notícias do dia, a cobertura
21
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de eventos (palestras, reuniões e audiências públicas) de interesse da PR-SP ou produzidos
pela unidade, inclusive fotografando, filmando e produzindo matérias para o público interno
e eventualmente para o externo também, o agendamento de coletivas, o agendamento e
acompanhamento de entrevistas com procuradores na capital, a sugestão de pautas a
veículos de comunicação, a postagem de notícias nos sites do MPF em SP e na PGR, a
gravação de matérias para o Questão de Justiça, programa institucional de rádio da PGR.
Outras atividades são o gerenciamento de rede social - monitoramento da
conta institucional do Twitter do @MPF_SP, o auxílio na produção de matérias para os
programas de TV da PGR (Interesse Público), a elaboração de notas de rádio das notícias
publicadas em SP e gravar para a PGR, a elaboração de cartazes (tarefa dividida com o
Núcleo de Eventos) de divulgação e artes para comunicação visual para sites e outras
demandas que são de interesse da instituição, o apoio de procuradores em diligências
(produção de fotos e gravação), a preparação de equipamentos para gravação de oitivas em
gabinetes, a edição de vídeos para preparação de DVDs dos eventos, oitivas e reuniões
gravadas com o equipamento da ASCOM com e a elaboração de estratégias de distribuição,
para o público interno e eventualmente externo, todo o material institucional que chega da
PGR (jornais, folders e materiais da Modernização Estratégica).
III - Produtividade:
Indicador: Número de notícias internas e externas publicadas por ano e média
per capita por colaborador lotados no setor.
Atividades 2011
Número de Servidores
Média por servidor
294 releases
3
98
294 matérias de rádio
3
98
80 intranet
3
26,6
Média mensal de atos relevantes per capita do setor: 668 (total de atos) /12
(nº de meses)/3 (nº de servidores) = 18,55
Média de procuradores atendidos per capita do setor: 112/3 = 37,33
Em 2011, foram produzidos 294 releases. Em 2012, foram publicados até
agora 219 releases. O número de matérias de rádio não difere muito disso, já que a ASCOM
que elabora e grava reportagens sobre os releases produzidos. Já para a intranet, foram
produzidas 68 matérias ao longo deste ano (2012). Em 2011, foram 80. Quanto aos
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atendimentos à imprensa, a quantificação começou a ser feita recentemente, razão pela qual
o número que podemos informar é o relativo aos últimos 30 dias – como dito anteriormente,
foram cerca de 250 demandas.
IV – Carências:
A principal carência da Ascom da PR/SP diz respeito à falta de pessoal. A
estrutura da Ascom de SP não é muito diferente da existente em outros Estados da federação
- que são bem menores e que possuem bem menos procuradores. Normalmente, as
assessorias possuem um assessor (CC) e um analista, completada por 2 ou três estagiários. A
PR/ES, por exemplo, tem esse quadro para o atendimento a 17 procuradores e três PRM's.
Na PR/SP, são 112 procuradores e 27 PRM's. Aqui podemos contar com uma
servidora a mais - uma técnica administrativa com experiência como redatora. Mas, em uma
unidade com esse tamanho e com tal complexidade, necessita-se de mais gente - um analista
ou um assessor a mais.
A rotina diária da ASCOM gira basicamente em torno do atendimento às
demandas da imprensa, que são constantes, e da elaboração de releases, o que toma um
certo tempo - em prejuízo, por exemplo, do estabelecimento de uma comunicação interna
mais eficiente.
Outra demanda que cresce a cada dia é o atendimento ao cidadão. Com a
democratização do acesso à internet, está ao alcance de um enorme número de pessoas a
leitura de nossos releases. E esses cidadãos ligam diretamente para a Ascom para pedir
informações sobre as ações. Em várias situações, são pessoas que dizem ter elementos sobre
as investigações ou ações divulgadas e querem ajudar o MPF. Nesses casos, temos de
orientá-los sobre como fazer denúncias, através do sistema Digi-Denúncia, ou fornecer o
endereço de nossas unidades para que possam ir pessoalmente ao protocolo jurídico.
Outro problema encontrado é com o gerenciamento de assinaturas de
periódicos. A ASCOM não tem condição de fazer o controle de processos administrativos de
aquisição de assinaturas de jornais, revistas e de TV a cabo. No momento, estamos sem
assinatura da Folha de SP, Valor Econômico, Carta Capital, Veja e Isto É. Só recebemos o
Estado de S. Paulo e a revista Época. Além disso, a ASCOM está há quase um ano sem TV a
Cabo, o que a impede de, por exemplo, fazer alguma gravação a pedido de procuradores.
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3.1.2. ASSESSORIA DE PESQUISA E ANÁLISE DESCENTRALIZADA DA PR/SP
(ASSPA)
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
5
II – Atividades
A Assessoria de Pesquisa e Análise da Procuradoria da República em São
Paulo – ASSPA/PR-SP, diretamente subordinada ao Gabinete da Procuradora Chefe da PRSP, e sob a Coordenação da Procuradora da República Dra. Ana Previtalli, tem por
finalidade subsidiar, técnica e operacionalmente, as atividades institucionais dos membros
do Ministério Público Federal lotados no Estado São Paulo.
Compete à Assessoria de Pesquisa e Análise da PR-SP: criar, manter e atualizar bancos de
dados necessários ao exercício das funções institucionais do Ministério Público Federal em
São Paulo, realizar o processamento, o armazenamento, a pesquisa e a análise de dados
obtidos por meio de decisão judicial, requisições ministeriais ou por intermédio de banco de
dados de acesso público, assistir o Procurador Chefe da PR-SP no relacionamento com
órgãos e entidades que disponham de dados necessários à atuação do Ministério Público
Federal em São Paulo, propondo a celebração de convênios estaduais e/ou municipais e
localizar e levantar informações sobre pessoas, empresas e coisas, com vista a instruir os
procedimentos realizados pelo Ministério Público Federal em São Paulo.
III - Produtividade
Indicador: Número de relatórios per capita por colaborador lotado no setor e encarregado da
referida atividade.
2012 - até 24/10/2012
7362 relatórios de pesquisa
5 servidores
1.472,4 por servidor
Média mensal de relatórios de pesquisa per capita do setor: 7362/10/5 = 147,24
Demanda potencial: 112 procuradores / 5 servidores = 22,4 (média de
usuários per capita do setor)
24
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IV – Carências
A ASSPA necessita de mais 2 servidores em razão do aumento do número de
pedidos de pesquisa e relatório.
3.1.3. NÚCLEO DE EVENTOS
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
2
Estagiários
2
II – Atividades
A Procuradoria da República em São Paulo possui como setor responsável
pelas atividades de cerimonial e protocolo o Núcleo de Eventos, sendo o setor responsável
pela organização dos eventos que envolvam público externo ou desenvolvidos pelos
procuradores, como audiências públicas, congressos, seminários, simpósios, reunião geral,
workshops, entre outros.
As tarefas desenvolvidas são de planejamento de eventos, elaboração da
identidade visual, criação da arte, confecção de convites e cartazes, envio de convite,
divulgação do evento, recebimento de inscrições/confirmação de presença, organização do
espaço físico, cerimonial, recepção e acompanhamento de autoridades, convidados e
palestrantes, realização a função de mestre de cerimônia nos eventos, elaboração de roteiros
para eventos, orçamento e contratação de buffet, elaboração, confecção e emissão de
certificados, montagem e desmontagem dos equipamentos de áudio e vídeo, confecção de
pastas e material do evento, realização e tabulação de pesquisas, controle das reservas de
salas de reunião através do sistema Locus, planejamento e organização das atividades de
endomarketing (festa junina, fim de ano, circuito cultural, campanha do agasalho e natal
solidário) e criação e manutenção de acordos/convênios com hotéis da região.
III - Produtividade
Indicador: Número de eventos realizados durante o ano, dividido pelo número
de servidores responsáveis pela sua organização.
25
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Período
Número de Eventos
realizados
Número de
Servidores
Média anual de
eventos por servidor
Outubro/11 a
outubro/12
20
2
10/servidor
Média mensal de eventos per capita do setor: 20/12/2 = 0,83
IV - Carências
Hoje em dia, o setor enfrenta uma grande dificuldade para o desenvolvimento
de peças gráficas, já que não tem a disposição softwares de edição de imagens e
diagramação. Praticamente em todos os eventos são solicitados cartazes, convites, e-mail
marketing, folders, divulgações diversas, as quais necessitam tempo e de diversas ideias até
se chegar na ideal. Na maioria das vezes os pedidos são feitos com prazos curtos e o NE
possui uma única cópia de photoshop (software de edição) e nenhum software de
diagramação (InDesign) e de ilustração (Illustrator ou Corel) acaba sendo difícil
desenvolver um trabalho satisfatório.
Além disso, o fato do setor ter que revezar o único micro com o único
programa disponível, e assim poder criar versões e ideias diferentes por brainstorm, onde
cada pessoa faz um ajuste ou desenvolve uma opção, acaba sendo uma tarefa
contraproducente e desgastante, dessa forma são necessárias mais duas cópias de adobe
Photoshop e três cópias de adobe InDesign e adobe illustrator.
Outra defasagem do setor é o número de servidores. Atualmente o serviço está
divido entre planejamento/organização e criação/visual/comunicação, sendo que as demais
atividades e as tarefas administrativas acabam sendo divididas e realizadas por todos, porém
muitas dessas atividades não podem ser delegadas a estagiário por questão de complexidade
e responsabilidade e assim acabam sendo feitas pelos atuais servidores e sobrecarregando-os
nas outras duas frentes, diminuindo a eficiência e eficácia do serviço. Por isso, para o bom
andamento do setor, faz-se necessário mais um servidor no setor para ficar responsável pelas
questões administrativas.
26
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3.2.SECRETARIA ESTADUAL
I – Estrutura
Cargo em Comissão
1
Analista Administrativo
1
Analista Processual
1
Técnicos Administrativos
4
II – Atividades
A Secretaria Estadual tem como principal função assessorar o(a) Procurador(a)
Chefe no planejamento e nas gestões administrativas, orçamentária e financeira da capital e
das 27 Unidades localizadas no Estado de São Paulo.
As atividades desempenhadas pela Secretaria Estadual são: auxiliar na
instauração e instrução de processos administrativos, elaborar despachos, ofícios, relatórios
e expedientes administrativos relacionados às atividades da Secretaria Estadual, fornecer às
unidades orientação sobre procedimentos concernentes às atividades administrativas,
executar tarefas pertinentes à área de atuação, utilizando-se de equipamentos e programas de
informática, realizar e atender chamadas telefônicas, anotar e enviar recados, preencher
fichas e ofícios para suprimento de fundos, preparar portarias e seu envio para publicação.
Também são suas atribuições receber, abrir, distribuir e expedir documentos
internos e externos, bem como realizar autuação de processos, receber, elaborar e
encaminhar e-mails, digitalizar documentos, controlar o cadastro de tradutores, dar baixa de
passagens no sistema SGV.
A Secretaria é responsável por manter, organizar, classificar e atualizar
arquivos, fichários, livros, publicações e outros documentos, para possibilitar controle e
novas consultas, realizar serviços auxiliares no processo de aquisição e processamento
técnico, atender ao público em geral, orientando-os ou encaminhando-os aos setores
competentes, executar tarefas pertinentes à área de atuação, utilizando-se de equipamentos e
programas de informática, executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o
exercício da função, monitorar o suprimento adequado de materiais de uso da secretaria
estadual, representar os usuários perante a operadora para atender às demandas de telefonia
móvel (novas linhas, migrações, cancelamentos etc.).
27
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Além disso, ela confere e atesta as contas apresentadas pela operadora, apura
inconsistências e contestar valores divergentes das condições estabelecidas em contrato,
mantém controle das contas e dos gastos individualizados por usuário, em cumprimento ao
que determinam as Portarias PGR Nº 588 de 25/10/2006 e Portaria PGR Nº 132 de
19/03/2009, cobra dos usuários os valores que excedem os limites oficialmente
preestabelecidos para gastos em telefonia móvel, guarda e controla a distribuição de
aparelhos entregues pela operadora em regime de comodato, fiscaliza o cumprimento das
obrigações contratuais, assegurando-se da boa prestação e do bom desempenho dos serviços
prestados e registra ocorrências e anormalidades na prestação dos serviços, cuidando quanto
a não interrupção dos serviços prestados.
Compete a Secretaria monitorar a manutenção de backups de aparelhos e
recuperação de aparelhos com defeito, elaborar relatórios e análises, elaborar projetos e
estudos de implementação e manutenção de atividades que dizem respeito às atribuições de
caráter administrativo, cooperar na elaboração e conferência de cálculos de reajustes
contratuais quando necessário, auxiliar na coordenação de ações da secretaria estadual e sua
interação com as unidades nos municípios, propor planos e projetos de trabalho,
alternativas, estratégias e metodologias gerais e específicas, propor medidas de
racionalização de rotinas de trabalho.
A Secretaria realiza levantamentos de dados relativos a aquisição de bens e
serviços, elaborar projetos e estudos de implementação de serviços de caráter continuado,
assessora na gestão da programação orçamentária, auxilia no acompanhamento de
procedimentos licitatórios e no monitoramento de dotação orçamentária para a aquisição de
bem ou serviço, coopera nas atividades relativas ao concurso público para ingresso no cargo
de Procurador da República, acompanha e fornece orientações referentes a processos de
locação e aquisição de imóvel para as 27 PRM's, desde o momento em que se decide pela
mudança de sede, passando por conferência de atendimento a todos os passos do
procedimento e apresentação de todos os documentos, orientando para sua regularização,
caso necessário.
Soma-se a isso o acompanhamento dos processos de registro de imóvel
adquirido junto à respectiva Prefeitura e Cartório de Registro de Imóveis, o preenchimento
de planilhas referentes aos andamentos das locações e aquisições para que fiquem
disponíveis na rede, com acesso a todos os interessados, a realização de consultas e contatos
diversos, por meio escrito, por telefone ou em reuniões com diversos órgãos da
Administração Pública e outras instituições, dependendo das providências que se fizerem
necessárias em cada processo (Ex: Superintendência de Patrimônio da União, Advocacia
28
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Geral da União, Receita Federal, Procuradoria da Fazenda Nacional, Detran etc).
Por fim, a Secretaria acompanha o andamento de processos judicial ou
administrativo (tais como Acidentes/Batidas com Viaturas, Recebimento de bens
adjudicados pela Procuradoria da Fazenda Nacional), realiza pesquisas referentes aos
recentes entendimentos do TCU e da Audin, conduz análise de solicitação de
reconhecimento de dívida, acompanha e presta informações à AGU e à Justiça do Trabalho
referentes às reclamações trabalhistas de terceirizados, acompanha processos de cessões de
imóveis pela Superintendência de Patrimônio da União, elabora comunicados às PRM's para
orientação de assuntos diversos, elabora solicitação de recursos à Secretaria Geral do MPF,
elabora despachos diversos nos processos e expedientes da Administração, elabora relatório
em processos administrativos a fim de que haja clareza em relação a cada providência
adotada em seu curso, apresenta parecer em casos de dispensa e inexigibilidade de licitação
e apresenta parecer para aprovação de Minuta de Edital de Licitação.
III – Produtividade
Indicadores: número de PRM´s dividido pelo número de servidores na
Secretaria Estadual.
Período
Número de PRM`s
atendidas
Out/2011 a Set/2012
27
Número de
Média Por servidor
Servidores na
Secretaria Estadual
6
4,5
Apenas a título informativo, foram coletados outros dados das atividades
rotineiras do setor, os quais estão atualizados até o dia 20/10/2012.
EXPEDIENTES
2012*
Nº de servidores que
desempenham
a
atividade
Média per capita
Despachos proferidos
919
3
306,33
Ofícios Expedidos
329
2
164,5
Portarias expedidas
122
3
10,66
26
3
8,66
Portarias
reconhecimentos
dívidas
para
de
29
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Comunicações Internas
expedidas
251
2
125,5
Confecções de Atas de
Reuniões
4
3
1,33
Recebimento/baixa de
comprovantes
de
passagens aéreas no
Sistema SGV
140
2
70
Realização de reuniões
ou participação
62
3
20,66
Relatórios – Tomada de
Contas do exercício
2011 e Respostas p/
Auditoria
2
2
1
Pedidos de
juramentada
Gabinetes
tradução
pelos
12
2
6
Atestado
Capacidade
emitidos
de
Técnica
1
1
1
Visitas a outros órgãos
públicos (SPU/PMSP)
20
2
10
Média mensal de atos relevantes selecionados per capita do setor: 1888 (nº
de atos)/10 (nº de meses)/6 (nº de servidores) = 31,46
Os números apresentados foram baseados em informações constantes nos
arquivos da Secretaria Estadual e estimativas feitas de acordo com o número médio/diário.
Com relação ao quantitativo de despachos, importante frisar que em algumas
situações, são realizados por escrito nos próprios procedimentos administrativos,
impossibilitando assim o cômputo na estatística apresentada.
IV - Carências
Em análise feita pela AUDIN-MPF, apontou-se a necessidade de que um
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analista processual realizar a atividade de análise de minutas de editais de licitação, bem
como as dos contratos, acordos, convênios e ajustes, nos termos do parágrafo único do
art.38 da Lei 8.666/93.
Dessa forma, considerando-se que referidos atos administrativos eram
analisados por técnicos administrativos que não possuíam especificamente tal função, houve
a necessidade de deslocamento de um analista processual para realizar referidas atividades.
Todavia, diante da responsabilidade das referidas tarefas, faz-se necessária a
obtenção de uma CC-2 para tal cargo, regularizando-o. Outrossim, necessário também o
acréscimo de 01 vaga de analista processual, para repor o servidor designado para tal
serviço, por determinação da Auditoria Interna.
3.2.1.SETOR DE SAÚDE
I – Estrutura
Técnico Administrativo
1 (vago)
Analista de Saúde (Odontologia)
2
Analista de Saúde (Clinica Médica)
2
Analista de Saúde (Psiquiatra)
1
Técnico de Saúde (Enfermagem)
2
Técnico de Saúde (Consultório Dentário)
2
Terceirizados
1
II – Atividades
Ao Setor de Saúde compete a orientação e o atendimento a membros e
servidores da PR/SP, nas áreas médica, odontológica e de serviço social, com o apoio das
áreas de enfermagem, auxílio ao gabinete odontológico e administrativa. Abaixo segue a
descrição das atividades do Setor.
Chefia Administrativa – Coordenação e planejamento macro do Setor, visando
o melhor atendimento a membros e servidores e a sua adequação aos objetivos da PR/SP e
PGR. Elaboração de relatórios estatísticos, planos, programas e projetos, incluindo pesquisa
de legislação, doutrina e jurisprudência para atendimento às informações solicitadas.
Relacionamento com a Secretaria de Saúde da PGR, com os demais setores da PR/SP, com
31
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as PRM's e com o Setor de Saúde e DRH da PRR3. Atividades administrativas do Setor,
envolvendo tratamento, controle e arquivo de atestados, agendamento de Juntas Médicas,
elaboração de pedidos de materiais para suprir o setor, e a busca de efetivação de
treinamentos, congressos e outras atividades necessárias à atualização dos profissionais do
Setor, em cada área. Acompanhamento das alterações normativas referentes ao Setor e
adaptação das mesmas junto aos analistas e técnicos.
Técnicos de Saúde – Consultório Dentário - Preparar o paciente para
tratamento, processar filme radiográfico, auxiliar e instrumentar os dentistas nas
intervenções clínicas. Manipular materiais de uso odontológico, executar limpeza, assepsia,
desinfecção e esterilização do instrumental, equipamento odontológico e do ambiente de
trabalho. Aplicar medidas de biossegurança no armazenamento, transporte, manuseio e
descarte de produtos e resíduos odontológicos.
Técnicos de Saúde – Enfermagem - Proceder a administração de
medicamentos prescritos pelos médicos, ofertar os medicamentos que não necessitam de
prescrição, quando solicitado pelos servidores e membros. Realizar o controle de estoque de
medicamentos e materiais de enfermaria. Fazer e acompanhar a solicitação de compra de
remédios, materiais e equipamentos da área médica. Realizar curativos, inalações e aplicar
injeções quando indicado pelos médicos. Verificar os sinais vitais, por solicitação dos
pacientes ou como pré-consulta. Esterilizar materiais. Realizar o primeiro atendimento de
pacientes, nos casos necessários, quando as médicas estão indisponíveis. Acompanhar os
pacientes ao pronto socorro, quando necessário.
Atualmente, dada a carência de servidores, esses profissionais também
auxiliam a chefia nas atividades administrativas.
Analistas de Saúde – Clínica Médica - Prestação de atendimento médico aos
usuários dos serviços médicos da PR/SP, em regime ambulatorial. Excepcionalmente,
quando necessário, realização de visitas domiciliares e a prestação do primeiro atendimento
médico em quaisquer situações emergenciais que ocorram nas dependências da PR/SP, até
que seja providenciada a remoção da vítima para unidade de saúde mais próxima.
Supervisão e orientação dos técnicos em saúde que atuem junto aos médicos. Participação
em Juntas Médicas, por imposição legal ou juízo de conveniência, visando aferir as
condições de saúde de membros e servidores. Homologação de todos os atestados médicos
da PR/SP e PRM's, contatando os servidores e membros quando necessário.
Analista de Saúde - Psiquiatria - Prestação de atendimento médico
emergencial e de acompanhamento a membros e servidores da PR/SP. Realização, quando
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necessário, de visitas domiciliares ou em clínicas, visando subsidiar o controle da evolução
da saúde de servidores ou membros da PR/SP. Supervisão e orientação dos técnicos em
saúde que atuem junto aos médicos. Atuação no programa Girassol, de recuperação,
tratamento e prevenção de dependência do álcool e demais substâncias psicoativas.
Participação, presencialmente e por videoconferência, em Juntas Médicas onde sua
especialização se faça necessária.
Analista de Saúde – Assistência Social - Realização de diligências e visitas
domiciliares e hospitalares a membros, servidores, inativos, pensionistas, dependentes, e
excepcionalmente terceirizados, sempre que solicitado pelos médicos ou Plan-Assiste.
Participação no programa Girassol, de recuperação e prevenção de dependência do álcool e
demais substâncias psicoativas. Avaliação e acompanhamento social e funcional aos
membros, servidores e seus dependentes, quando necessário. Realização de estudos de casos
e a elaboração de pareceres nos processos de reabilitação e readaptação profissional de
membros e servidores.
Analista de Saúde – Odontologia - Prestação de atendimento odontológico de
acompanhamento e orientação a membros, servidores e dependentes dos mesmos pelo PlanAssiste ou IR. Atendimento emergencial a estes e a todos terceirizados e estagiários da
PR/SP. Realização de perícias iniciais e finais, visando os atendimentos odontológicos
realizados pelos profissionais cadastrados junto ao Plan-Assiste. Vistorias técnicas visando o
cadastramento de novos profissionais pelo Plan-Assiste. Supervisão e orientação dos
técnicos em saúde que atuem junto aos cirurgiões dentistas. Manutenção e
operacionalização do serviço de radiologia odontológica.
III – Produtividade
Indicador: Média anual per capita por colaborador lotado no setor de
atendimentos realizados e afastamentos homologados.
Tendo em vista que em 2011 houve a mudança da sede da PR/SP, o que afetou
principalmente o atendimento odontológico – a instalação dos novos equipamentos e
mobiliários, bem como o isolamento acústico do compressor somente se concretizaram
alguns meses depois da mudança – visando um indicador mais realista e completo, optamos
por trazer dados de 2010 (ano completo), 2011 (ano da mudança de sede) e 2012 (com
dados até setembro/2012).
1º indicador – Média anual per capita de atendimentos realizados
33
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2011
Número de
Servidores
Média per capita
Odontologia
924
2
462
Clínica Médica
1321
2
660,5
Psiquiatria
622
1
622
Média mensal de atendimentos realizados per capita do setor: 2867 (nº de
atendimentos)/ 12 (nº de meses) / 5 (nº de servidores) = 47,78
2º indicador – Média anual per capita de afastamentos homologados
Total de Licenças homologadas em 2011
PR/SP e PRM´s
Total de
servidores
Média per capita
2129 (1650 Licença para tratamento de saúde; 455
licenças para acompanhamento de cônjuge e 24
licenças maternidade)
2
1064,5
Média mensal de afastamentos homologados per capita do setor: 2129 (nº
de afastamentos)/ 12 (nº de meses) / 2 (nº de servidores) = 88,70
IV - Carências
Fisicamente, o Setor de Saúde apresenta atualmente uma estrutura adequada
em relação ao espaço, com grande ganho em relação ao prédio anterior. Tal constatação
permitiu que o Setor disponibilizasse uma sala anteriormente destinada à Assistência Social
ao Plan Assiste, que necessitava de uma área para arquivo de seus documentos. Quanto à
assistente social, suas atividades se relacionam não só a este Setor, mas também ao DRH
(onde atualmente possui seu principal local de trabalho) e ao Plan-Assiste. Necessitando de
um local para atendimento privado, poderá utilizar uma das três salas dos médicos.
Em termos de pessoal, também houve um avanço em relação a nossa realidade
histórica, com a chegada do psiquiatra e dos técnicos auxiliares de consultório dentário. As
atividades administrativas, no momento, são desempenhadas por esta chefia com a ajuda
dos técnicos de saúde – enfermagem.
A carência atual com maior prioridade se refere à abertura de uma vaga na
PR/SP de um Analista de Medicina do Trabalho/Perito. Este profissional poderia, inclusive,
34
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assessorar os membros do Ministério Público da União em processos administrativos e
judiciais, além de realizar vistorias, exames perícias, exames admissionais e periódicos,
avaliações, análise de documentos, realização de estudos técnicos e coleta de dados e
pesquisas. Parte destas atividades não pode ser realizada pelos atuais analistas, seja por
incompatibilidade com suas atividades de assistência médica aos pacientes ou por não se
tratar de sua área de atuação e formação.
A médio prazo, em termos de aumento de produtividade do Setor, e melhor
atendimento aos servidores e membros, seria interessante, também, a abertura de uma vaga
de Analista de saúde - Psicologia (o que auxiliaria a atual demanda crescente do
atendimento da psiquiatria e a área de assistência social), de um Analista de Saúde –
Periodontia (já que hoje contamos com dois consultórios odontológicos, e com este
profissional, grande parte dos tratamentos hoje realizados externamente, fundamentais para
a saúde bucal, poderiam ser realizados na própria Procuradoria) e de um Técnico
Administrativo (o que deixaria tempo livre para os técnicos de saúde realizarem outras
atividades como campanhas educativas voltadas à prevenção e manutenção da saúde).
Finalmente, em termos de material e mobiliário, atualmente necessitamos de
duas poltronas reclináveis próprias para repouso e inalação e da troca de nossos arquivos de
aço, muito antigos e em péssimo estado. As alternativas seriam, de forma ideal, um projeto
por parte do NEA da sala de arquivos, talvez fixos junto à parede ou, na impossibilidade
deste, a troca por arquivos novos. A telefonia do setor também se encontra precária com
apenas dois ramais e aparelhos muito antigos. São necessários mais ramais, um para o
Psiquiatra, um para a Chefia/Área administrativa e um para enfermagem/área de
esterilização.
3.2.2. SETOR DE PROJETOS, FISCALIZAÇÃO E CONTRATOS
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
4
Analista Administrativo
1
Menor Aprendiz
1
II – Atividades
O Setor de Projetos, Fiscalização e Contratos é responsável pela gerência de
cerca de 150 processos que envolvem Contratos, Atas de Registro de Preços, Processo de
35
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Apuração de Irregularidade e Aplicação de Penalidade, em todo o Estado de São Paulo.
O Setor é responsável pela elaboração, revisão, formalização e gerenciamento
de mais de 150 Contratos/Atas de Registro de Preços (análise de documentos, de planilhas,
publicidade, contato com as empresas, orientações aos demais setores sobre a execução
contratual), os quais atendem não apenas a PR/SP, mas também as 27 PRM´s.
Além disso, compete a esse Setor a análise e aplicação de penalidades, a
orientação de 27 PRM's e Departamentos da PR/SP quanto a dúvidas contratuais, a
alimentação do Portal da Transparência (em fase de implementação) e CONASI, a
elaboração de planilhas de repactuação de Preços, os atendimentos a solicitações da
AUDIN, a alimentação de planilhas no Site da AUDIN e a publicação de todos os extratos
encaminhados pelos DEOF, sobre dispensa e inexigibilidades.
III – Produtividade
1º indicador: nº de contratos no ano dividido pelo nº de servidores.
Contratos e Atas de registro
de Preços
Nº de servidores
Média per capita
102 contratos
5
20,4
30 contratos de garantia
5
6
18 atas de registro de preços
5
36
Média mensal de contratos per capita do setor: 150 (nº de contratos e atas) /
12 (nº de meses) / 5 (nº de servidores) = 2,5
2º indicador: (explicação abaixo)
Produtividade Mensal do Setor (PST): É o somatório das Produtividades
dos Servidores do SPFC dividido pela quantidade total de servidores do Setor. (0% ≤ PST ≤
100%)
Produtividade Mensal do Servidor (PSE): Consiste na soma da Avaliação da
Chefia Direta (ACD) e da Presença Efetiva do Servidor (PES).
Número Mensal de Horas Efetivamente Trabalhadas (NHT): Quantifica o
período de tempo efetivamente trabalhado, que é obtido desprezando-se os atrasos não
36
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compensados e eventuais atestados médicos, pois o que está em pauta não é o abono ou não
das horas, mas sim a produtividade. Caso o Servidor cumpra quantidade de horas superior
ao da jornada estabelecida, este deverá usufruí-la no mês corrente, não sendo esse excesso
de horas computado no cálculo. (0 ≤ NHT ≤ jornada mensal)
Número Total de Horas Mensais (NHM): É a jornada mensal do Servidor.
(NHM = nº dias úteis do mês X jornada diária)
Número de Servidores do Setor (NSS): Total de servidores do Setor.
Produtividade do Setor (PST):
PST =
∑ PSE
NSS
=
∑ ACDPES
NSS
Sendo:
1. A avaliação da Chefia Direta (ACD), que quantifica o desempenho
mensal do Servidor, terá valor máximo igual a 50, ou seja:
ACD  50
2. A avaliação referente à Presença Efetiva do Servidor (PES), cujo valor
máximo é igual a 50 (PES ≤ 50), será quantificada pela seguinte fórmula:
PES =
NHT
⋅ 50
NHM
Exemplo:
Setor com três Servidores: A, B e C. Portanto NSS = 3.
Num dado mês com 20 dias úteis, e jornada diária de 7 horas líquidas.
Portanto NHM = 140
Servidor A:
37
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Avaliação da Chefia Direta de 30. Portanto ACDA = 30.
O servidor trabalhou nesse mês 127 horas (embora tenha apresentado
atestados, considera-se esse número). Portanto NHTA = 127.
Obtém-se então a Presença Efetiva do Servidor A:
PES A =
127
⋅ 50 = 45,3
140
Logo, a Produtividade do Servidor A é: PSEA = 30 + 45,3 = 75,3
Servidor B:
Avaliação da Chefia Direta de 20. Portanto ACDB = 20.
O servidor trabalhou nesse mês 143 horas (embora tenha trabalhado além da
jornada estabelecida, será utilizado, neste cálculo, o limite máximo, ou seja, a jornada
mensal, no caso, de 140 horas), portanto NHTB = 140.
Obtém-se então a Presença Efetiva do Servidor B:
PES B =
140
⋅ 50 = 50
140
Logo, a Produtividade do Servidor B é: PSEB = ACD + PSE = 70
Servidor C:
Avaliação da Chefia Direta de 40. Portanto ACDB = 40.
O servidor trabalhou nesse mês 150 horas (embora tenha trabalhado além da
jornada estabelecida, será utilizado, neste cálculo, o limite máximo, ou seja, a jornada
mensal, no caso, de 140 horas), portanto NHTC = 140.
Obtém-se então a Presença Efetiva do Servidor C:
PES C =
140
⋅ 50 = 50
140
Logo, a Produtividade do Servidor C é: PSEC = 40 + 50 = 90
38
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PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
Assim sendo, a Produtividade do Setor será de:
PST =
75,37090
= 78,4
3
Ou seja, a Produtividade do Setor é de 78,4%.
Como o Setor de Contratos é um setor que não permite avaliar exatamente o
número de “serviços que entram” para poder comparar com o número de “serviços que
saem” (por exemplo: de um processo licitatório deriva pelo menos um contrato, gerando,
muitas vezes, termos aditivos, publicações no DOU, lançamentos de informações no SIASG
e no CONASI, preenchimento de planilhas da Audin, ofícios às empresas contratadas,
eventuais aberturas de processo de aplicação de penalidade, comunicações internas às
PRM's, e inúmeros outros procedimentos envolvidos) sugere-se adotar a seguinte
metodologia para quantificar a produtividade do setor: 50% da avaliação feita pela Chefia
Direta do Setor, e os outros 50% estão relacionados à presença do Servidor no local de
trabalho.
Esse método, quando aplicado a qualquer setor/departamento, padroniza a
avaliação, tanto do setor/departamento quanto do Servidor individualmente. Se, por
exemplo, a “Produtividade Mensal do Setor” de um determinado setor tiver um valor um
pouco acima de 50, infere-se que os servidores desse setor, em média, faltaram um pouco
mais que o desejável, pois o caso ideal é que a quantificação da “Presença Efetiva do
Servidor” seja de 50 (presença de 100%). Se o valor apurado da “Produtividade Mensal do
Setor” for inferior a 50, certamente esse setor/departamento está com algum
déficit/problema e deverá ser averiguado.
IV - Carências
O Setor necessita com urgência de, pelo menos, 01 (um) servidor com
formação jurídica, pois a aplicação de penalidades está severamente prejudicada, e 01 (um)
servidor da área administrativa em razão da quantidade de serviço. Ademais, um dos
servidores (Carlos Gibo) está participando de todos os concursos de remoção e é bem
possível que consiga ser removido logo.
3.2.3.NÚCLEO DE ENGENHARIA E ARQUITETURA
I – Estrutura
39
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Cargo em Comissão
1
Contratado até fevereiro de 2013
1
Estagiários
3
II - Atividades
O Núcleo de Engenharia e Arquitetura - NEA tem por objetivo o
desenvolvimento e coordenação e assistência aos projetos de arquitetura e de acessibilidade
para a PR/SP e PRM's.
Em relação a PR/SP, o Núcleo realiza a análise técnica de projetos
arquitetônicos, o desenvolvimento de layouts para os diversos setores, o acompanhamento
da entrega dos as buit dos projetos executivos da reforma contratada, o desenvolvimento de
projetos específicos para complementação de mobiliário de diversos setores, a assessoria e
desenvolvimento de projetos na área de segurança institucional e proteção contra incêndios,
a elaboração e complementação de projetos de acessibilidade, a elaboração e
complementação de projetos de comunicação visual, a preparação de Termos de Referência
para contratação de obras e de manutenção, os procedimentos para o recebimento provisório
e definitivo de Obra PR/SP.
Soma-se a isso a assessoria para o Projeto de reforma do auditório PR/SP, a
promoção de Cursos de Acessibilidade para servidores de todas as Procuradorias do estado,
a análise de Viabilidade para propostas e sugestões de reformas pleiteadas pelos setores, o
acompanhamento das ocorrências de obra junto à construtora e fornecedores, no prazo de
garantia, a elaboração de projetos de regularização para a prefeitura, o acompanhamento do
processo de regularização junto à Secretaria da Habitação e CONTRU da prefeitura, a
assessoria à DICAMP quanto à manutenção da PR/SP, a participação na parceria da PRDC
com o CREA para a fiscalização da acessibilidade nas casas lotéricas, o treinamento para
fiscais do CREA, para avaliação da acessibilidade das casas lotéricas e a análise de
processos sobre acessibilidade encaminhados pela PRDC.
Em relação às PRM's, o NEA é responsável por vistorias sistemáticas com
posterior emissão de relatórios contendo análises, levantamentos, avaliações e sugestões
para as sedes das 27 PRM´s, objetivando: o levantamento do nível de acessibilidade, o
desenvolvimento de projetos específicos de acessibilidade, as pesquisas de mercado para
aquisição de equipamentos e acessórios de acessibilidade, a implantação de projetos
específicos para padronização da comunicação visual interna, desenvolvimento de projetos
específicos de identificação de fachada, desenvolvimento de projetos específicos de
40
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mobiliário acessível, assessoria para a manutenção predial e racionalização do consumo de
água e energia, desenvolvimento de projetos específicos de arquitetura de interiores,
desenvolvimento de projetos específicos de layouts para implantação de novas sedes,
avaliação técnica de imóveis para locação, preparação dos Termos de Referência para
contratação de projetos, preparação dos Termos de Referência para contratação de reformas
de sedes próprias, acompanhamento e fiscalização de projetos próprios ou contratados,
acompanhamento e fiscalização de obras, recebimentos provisório e definitivo dos serviços
contratado e o treinamento em acessibilidade para coordenadores e servidores através de
cursos ministrados na PR/SP.
III - Produtividade
1ºIndicador: Número de atividades, dividida pelo número de servidores
responsáveis.
Expedientes/201
2
Período
(2012)
Número de
Servidores
Média por
servidor
Despachos
196
2 (à época)
98
Comunicação
Interna
117
2 (à época)
58,5
Ofícios
19
2 (à época)
9,5
Vistorias
Técnicas
9
3 (à época)
3
Média mensal per capita do setor: 341 (nº de expedientes) / 10 (nº de
meses) / 3 = 11,36
2º Indicador: soma das áreas das Procuradorias atendidas pelo NEA:
Soma das Áreas – PR/SP e
251 PRM´s
54.104,32m2
Número de Servidores
Média por Servidor
2 (atualmente)
27.052,16m2
IV - Carências
Para completar o quadro de funcionários do NEA se faz necessária a
1 Em 2013 serão acrescidas mais 06 sedes em virtude das novas PRM´s Osasco, Itapeva, Caraguatatuba, Barretos e
Jundiaí.
41
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contratação de um engenheiro civil, hidráulico e elétrico para atender a parte técnica dos
projetos e obras.
Outra carência é a de Softwares que auxiliem na elaboração de projetos,
comunicação visual, estudos e propostas.
3.2.4.SEGURANÇA INSTITUCIONAL
I – Estrutura
Técnicos de Apoio Especializado
3
II – Atividades
As atividades da Segurança Orgânica são a elaboração de relatórios sobre os
vários assuntos relacionados à segurança, minutas de portarias e normas internas que
precisam ser instituídas, diligências das mais variadas em órgãos públicos, pesquisas de
preços para compra de material relacionados a questões de segurança, controle de acesso
por meio do programa Biotime/Dimep, solicitação para emissão de crachás, cadastramento,
controle e distribuição para todo o Estado de São Paulo, intermediador e auxiliador da
brigada de incêndio em suas demandas, supervisão das atividades desenvolvidas pela
segurança terceirizada (em breve o contrato nos será repassado para que possamos efetuar a
sua gestão), condução de viaturas para resolver assuntos relacionados à segurança, gravação
das imagens do sistema de CFTV quando necessário, assessoria e parecer e assessoria à
distância aos processos sobre assuntos relacionados à segurança solicitados pelas PRM's e
esclarecimentos diversos aos servidores sobre o tema da segurança.
III - Produtividade
Em elaboração.
Justificativa: A separação das atividades desempenhadas por Técnicos de
Apoio Especializado em Segurança, das atividades desempenhadas pelos Técnicos de Apoio
Especializado em Transporte ocorreu após a mudança de localização da Procuradoria da
República no Estado de São Paulo para a Rua Frei Caneca, 1360. Portanto, a relação
objetiva e numérica a ser apresentada fica impossibilitada de ter como referência o ano de
2011.
42
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VI - Carências
Para um melhor desempenho de suas atividades, a Segurança Institucional
necessita da instituição formal do Setor, inclusive para que se possa definir por indicadores
no Sistema Único, qual é o número de processos movimentados por esse setor, pois sem
Portaria que o institua, não é possível criar no Sistema Único um Setor em separado,
dificultando a apresentação objetiva de produtividade relativa aos processos e pareceres que
hoje são feitos em nome da Secretaria Estadual.
A falta de efetivo é outra carência, devido à necessidade de assessorar as
PRM's em assuntos relativos à segurança, ficamos impossibilitados de visitá-las pois nosso
efetivo hoje é de 3 servidores. Assim sendo, os pareceres e assessorias são embasados no
que tem sido relatado pelos solicitantes/coordenadores de PRM's.
Além disso, os servidores do Setor necessitam de capacitação e treinamentos
relativos aos diversos assuntos ligados à segurança, como por exemplo, análise e controle de
riscos, gerenciamento de crises, planejamento estratégico, gerenciamento de segurança
pessoal etc.
3.2.5.SETOR DE CONFORMIDADE FINANCEIRA E DOCUMENTAL - SECOF
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
3
II - Atividades
O SECOF- Setor de Conformidade Financeira e Documental tem a função
básica de efetuar a certificação da existência de documentação hábil que comprove as
operações e retrate as transações efetuadas dos pagamentos e seus aspectos financeiros
referentes à Procuradoria da República no Estado de São Paulo - PR/SP e as demais 27
Procuradorias da República nos Municípios do Estado de São Paulo - PRM's.
Atualmente o SECOF conta com 3 (três) servidores, todos no cargo de
Técnico Administrativo, cujo número, atualmente, consideramos adequado para atender às
diversas atribuições do Setor.
O SECOF é responsável pelo registro da conformidade diária (CONFREG –
Conformidade de Registros de Gestão – pelo sistema SERPRO/SIAFI), cujo controle é da
43
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área de contabilidade da PGR e da AUDIN – Auditoria Interna. A Conformidade de
Registros de Gestão abrange as Conformidades Diária e Documental.
A conformidade diária consiste na ratificação pelo dirigente ou servidor,
formalmente designado para a prática de ato de gestão, aposta em relatório específico de
SIAFI referente aos documentos emitidos no dia, fixando a responsabilidade pelos atos
praticados, de acordo com a legislação vigente.
Outra atividade do Setor é a conformidade de suporte documental, o qual
consiste na responsabilidade da unidade gestora pela certificação da existência de
documento que comprove a operação e retrate a transação efetuada e deverá ser efetuada por
servidor credenciado da Unidade Gestora (UG), exclusivamente para esse fim, de modo que
seja mantida a segregação entre as funções de pagamento, autorização e emissão de
documentos e a de efetuar a conformidade.
A SECOF também faz leitura e toma ciência dos pareceres e normas da
AUDIN sobre problemas, questões e providências apresentados por consulentes e usuários
em todas as unidades do MPF no Brasil, leitura, ciência e atualizações periódicas para o
desempenho do serviço no SECOF de normas técnicas e administrativas, internas e
externas, legislações aplicadas aos órgãos públicos, aspectos fiscais e tributários,
fundamentos de Auditoria e Contabilidade Pública referentes ao TCU, Receita Federal STN, Governo Federal, INSS, IR, ISSQN, CFC e outros de interesse.
Outra atividade é a verificação, conferência, controle e arquivo documental,
sendo este em local seguro e de fácil acesso, de acordo com o período de 7 (sete) anos nos
casos de processos oriundos de pagamentos efetuados pela DEOF. Soma-se a isso os
movimentos diários contendo faturas, notas fiscais (faturas e serviços), recibos,
comprovantes diversos de pagamentos, originais e cópias, contratos, certidões, certificações
dos responsáveis, pesquisas de preços, contabilizações e códigos acerca dos pagamentos e
outros dados. Posteriormente, após o período supra citado, os documentos serão
encaminhados ao Arquivo Morto, seguindo o prazo de temporalidade.
Ressalte-se que o período de permanência dos documentos no SECOF é de 5
(cinco) anos para a Legislação Federal e mais 2 (dois) anos para o TCU, totalizando 7 (sete)
anos. Depois desse período os documentos seguirão para o Arquivo Morto, obedecendo aos
prazos de temporalidade, de acordo com os diversos tipos de documentos.
Ao SECOF compete a verificação, conferência, controle e arquivo
documental, sendo este em local seguro e de fácil acesso, pelo prazo de 7 (sete) anos dos
44
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processos de Suprimentos de Fundos encaminhados pela DEOF sobre consumo, serviços e
locomoção, bem como a sua documentação comprobatória, oriundos de toda a PR/SP
(Capital e Interior). Posteriormente, após o período supra citado, os documentos serão
encaminhados ao Arquivo Morto, de acordo com o prazo de temporalidade.
Outra atribuição é a verificação e conferência, controle e arquivo documental,
sendo este em local seguro e de fácil acesso, pelo prazo de 5 (cinco) anos de cópias de
documentos de pagamentos de contratos fornecidas pela DEOF sobre consumo, serviços,
aluguéis, contas de telefonia e outros, como suporte a eventuais providências.
Posteriormente, após o citado período, serão encaminhadas para o Arquivo Morto.
Além disso, o Setor é responsável pela guarda, conservação e controle de
cópias de contratos e de Termos Aditivos aos Contratos fornecidas pelo SPFC, os quais
permanecem em arquivo no SECOF por 5 (cinco) anos, anexadas às respectivas cópias de
pagamentos de contratos como suporte para eventuais providências. Posteriormente, após o
citado período, serão encaminhadas para o Arquivo Morto.
O SECOF faz, ainda, a verificação, conferência e providências para envio à
Secretaria Estadual dos Processos de Reembolsos de Despesas de diversas naturezas,
encaminhados pelos setores da PR/SP, Secretaria Estadual, Gabinetes e PRM's, tais como
combustível, pedágios, táxi, transportes aéreo e rodoviário, materiais de consumo e serviços,
acionados em caráter emergencial e outros, considerando os comprovantes apresentados,
tais como: faturas, notas fiscais, recibos e demais documentos comprobatórios, tendo em
vista as suas validades, adequações e certificações.
A guarda, conservação e controle de processos de Licitações da PR/SP
(Pregões, Tomadas de Preços, Convites etc.) de Setores, Divisões e Unidades da PR/SP,
quais sejam Licitações e Contratos, DEOF, Informática, Secretaria Estadual, Coordenadoria
Administrativa e outros, os quais, após encerrados os seus pagamentos ou fases legais
específicas são arquivados no SECOF como “arquivo vivo”, de acordo com o prazo legal e
normativo de 7 (sete) anos. Posteriormente, após o citado período, seguirão para o Setor de
Arquivo Morto, de acordo com o prazo de temporalidade.
A guarda, conservação e controle de processos diversos, documentos diversos
e Licitações de Adesão de outros Órgãos Públicos e ARP-Atas de Registro de Preços,
recebidos de vários Setores e Divisões, tais como: Licitações, Contratos (SPFC), DEOF
Informática, Secretaria Estadual, Coordenadoria Administrativa e outros, em termos de
“arquivo vivo”, de acordo com o prazo de 7 (sete) anos. Posteriormente, após o citado
período, os documentos seguirão para o Setor de Arquivo Morto, de acordo com o prazo de
45
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temporalidade.
A guarda, conservação e controle de processos de contas telefônicas sobre
pagamentos de reembolsos (PR/SP e PRM's), encaminhados pela DICAMP, permanecendo
no SECOF por 5 (cinco) anos. Posteriormente, após o citado período, os documentos
seguirão para o Arquivo Morto, conforme o prazo de temporalidade.
A guarda, conservação e controle de cópias de relatórios emitidos e fornecidos
pelo Almoxarifado (RMA) e também pelo Setor de Patrimônio sobre movimentação de bens
móveis (RMB).
O SECOF realiza o atendimento a toda a rede da PR/SP (setores, gabinetes e
PRM's) – seja por telefone, via malote ou via e-mail, sobre consultas e informações quanto
aos procedimentos a serem realizados em termos documentais sobre processos
administrativos e providências a respeito de seus trâmites (envio, destinação, pagamento
etc).
Por fim, ao Setor compete o atendimento a toda a rede da PR/SP quanto ao
fornecimento por empréstimo de documentos em geral (processos, licitações e outros) sob a
guarda do SECOF, por meio de controle em fichas de empréstimo com prazo de devolução
até 30 dias (1 mês), e, se necessário, posterior renovação pelo mesmo período.
O SECOF faz a guarda, conservação e controle de aproximadamente 2.500
volumes, incluindo as suas respectivas pastas, brochuras e anexos, o levantamento de dados
para subsidiarem processos licitatórios e outros serviços, aplicados ao SECOF, solicitados
pela Secretaria Estadual.
III - Produtividade
Indicadores: número de caixas utilizadas anualmente para o acondicionamento
da documentação encaminhada ao SECOF, dividido pelo número de servidores
responsáveis.
Número de Caixas (cerca
de 3 processo, com 300
folhas cada)
Ago/11 a set/12
Número de servidores
responsáveis
Média per capita
163
3
54,33
46
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Média mensal per capita do setor: 163/12/2 = 4,53
IV - Carências
Com o crescimento do Ministério Público Federal em São Paulo e o
surgimento de novos setores e unidades (PRM's), as demandas de serviços aumentaram
muito nos últimos anos. Hoje, por exemplo, o número de procedimentos administrativos
encaminhados ao SECOF é bem superior ao de 7 anos atrás, pois houve um progressivo
aumento de aquisições de materiais e serviços (seja por licitação, dispensa ou
inexigibilidade), pagamentos realizados, contratos assinados, pedidos de suprimentos de
fundos, reembolsos de despesas etc.
Em relação às necessidades do SECOF, informo que algumas carências como
o aumento no espaço físico para a guarda dos documentos, a colocação de novas estantes
para melhor acomodar o arquivo (no caso, “arquivo vivo”) e a instalação de mais uma
estação de trabalho, foram resolvidas com a mudança para a nova sede. Entretanto, cabe
ressaltar a importância da manutenção dos atuais servidores (no total de três) e, com a
previsão de instalação de novas PRM's para 2013, deverá surgir a necessidade de ingresso
de mais um servidor, haja vista a importância das atividades desenvolvidas por este setor,
bem como o crescimento.
47
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3.3. COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO
I – Estrutura
Analista Processual
1
Técnicos Administrativos
3
II - Atividades
A Coordenadoria de Administração é responsável por coordenar, orientar e
controlar, no âmbito da PR/SP e das demais PRM´s, as atividades relacionadas a pessoal,
serviços gerais e patrimônio, aquisições de bens e contratação de serviços, planejamento,
orçamento e finanças, observadas as diretrizes e orientações técnicas emanadas da PGR.
Suas atividades rotineiras são:
✔
Realização de diversas reuniões com as respectivas chefias para
discussão de estratégias, pendências, melhorias e soluções de problemas;
✔
Análise dos processos de dispensa/inexigibilidade de licitação,
instaurados pelos Setores da PR/SP e PRM´s, relacionados à execução de serviços ou
compras de bens do custeio básico da PR/SP, não inseridos na Programação Adicional
Priorizada. A análise compreende a verificação da plausibilidade da justificativa apresentada
pelo requerente, a conferência da regularidade das empresas vencedoras (certidões de
regularidade perante o FGTS, Receita Federal, Previdência Social e Justiça do Trabalho), a
conferência dos orçamentos apresentados, a verificação de verba disponível para tal despesa
e a observância do limite referente a respectiva rubrica relacionada à classificação da
despesa, além de outras providências;
✔
Instauração dos processos relacionados a cursos de aperfeiçoamento da
Administração. Para tanto, é feita a justificativa para a inexigibilidade da contratação,
pesquisa de mercado, contato com a empresa vencedora, extração de todas as certidões
fiscais e trabalhistas etc;
✔
Análise e encaminhamento à Secretaria Estadual para homologação de
editais de abertura de licitação;
48
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✔
Análise e encaminhamento à Secretaria Estadual para homologação dos
resultados das licitações realizadas pela Comissão Permanente de Licitação;
✔
Elaboração de ofícios diversos, em especial: para empresas
fornecedoras e órgãos gestores com vistas à autorização para adesão a Atas de Registro de
Preços; para notificar empresas fornecedoras acerca de alguma irregularidade que necessita
ser sanada ou para prestar esclarecimentos; para órgãos gestores com vistas à aplicação de
penalidade em empresas que descumprem as condições impostas em ARP etc;
✔
Despachos variados em outros processos administrativos;
✔
Elaboração de e-mail´s com orientações para todos os Coordenadores
das PRM´s e Setores da PR/SP;
✔
Planejamento anual para aquisições (bens, materiais e serviços),
realizado nas seguintes etapas:
a) Envio da planilha relativa à Programação Adicional Priorizada – PAP para
as 27 PRM´s, e aos Setores da PR/SP para preenchimento com as informações relativas ao
bem/serviço que desejam adquirir/executar durante o exercício;
b) Recolhimento das referidas planilhas na data estipulada;
c)Análise individual de aproximadamente 400 itens elencados pelas PRM´s e
pelos Setores da PR/SP:
d)Exclusão dos itens que não fazem parte da PAP, como por exemplo, serviços
já incluídos no custeio básico, bem como, de materiais cuja aquisição é vedada pela PGR;
e) Reformulação e compilação de todas as planilhas, item a item;
f) Remessa da planilha para a PGR;
g)Após retorno da planilha, contendo as informações de deferimento ou
indeferimento dos itens solicitados, é feita nova análise, item por item, separando aqueles
que serão adquiridos/contratados por: pregão, adesão à Ata de Registro de Preços ou
dispensa/inexigibilidade de licitação;
h)Aquilo que for licitado (ou adesão à ARP) será agrupado, autuado
individualmente e encaminhado para a CPL para providências; aquilo que for adquirido por
dispensa/inexigibilidade de licitação será encaminhado à DICAMP, no caso da PR/SP, para
pesquisa de mercado. No caso das PRM´s, a planilha específica daquela unidade é enviada
ao Coordenador para que instaure, para cada item (de baixo valor) aprovado, um
procedimento com vistas à respectiva aquisição/contratação, estipulando-se prazo para sua
conclusão e remessa à Coordenadoria de Administração da PR/SP;
i)Os procedimentos começam a retornar para análise da Coordenadoria de
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Administração que verifica: a validade das certidões fiscais e trabalhistas, a conformidade
dos orçamentos apresentados, a pesquisa de preços realizada, a justificativa apresentada para
a aquisição/contratação; se o valor solicitado está dentro do limite autorizado na PAP, bem
como, dentro do limite permitido para aquisição/contratação por meio de dispensa de
licitação etc;
j) Constatada alguma irregularidade, a Coordenadoria de Administração entra
em contato com o requerente, por e-mail ou por telefone, informando-o qual providência
deverá ser adotada, devolvendo-lhe o processo para novas regularização;
k) Em caso de conformidade, os autos são encaminhados à Secretaria Estadual
e depois para o(a) Procurador(a) Chefe para autorizar a emissão de nota de empenho para a
DEOF.
✔
Na falta de um Setor de Compras, na própria Coordenadoria muitas
vezes é instaurado processo administrativo para aquisição/contratação de serviços, por
dispensa de licitação, sendo certo que os autos são processados, instruído e concluídos, com
toda a documentação necessária;
✔
Na falta de um Setor de Compras, na própria Coordenadoria muitas
vezes é instaurado, processado e concluído processo administrativo com vistas à adesão à
ARP;
✔
Gerenciamento de Patrimônio, repassando à SEMP as necessidades de
Setores e Gabinetes desta PR/SP e PRM´s;
✔
Atender e resolver solicitações dos Setores e Gabinetes com relação à
troca de gabinetes, aquisição de novo mobiliário, consertos etc. e acompanha as trocas de
Gabinetes solicitadas pelos Procuradores da República na PR/SP;
✔
Prestar orientações contínuas e diárias aos Coordenadores das PRM´s,
bem como a todos os servidores e procuradores, dirimindo dúvidas com relação à
Programação Adicional Priorizada, assuntos relacionados ao mobiliário, aquisições,
contratações, gastos, suprimento de fundos etc;
✔
Tratamento do sistema GRIFO dos subordinados;
✔
Registro (recebimento e expedição) de Ofícios, documentos diversos e
processos administrativos;
✔
Fiscalização da administração dos Coordenadores das PRM´s;
50
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✔
Processo de tomada de decisão; resolver situações problemáticas
variadas e complexas com relação aos servidores, terceirizados, empresas contratadas;
✔
Emissão de relatórios quando necessário;
✔
Realização de diversas reuniões com a chefia imediata, Secretária
Estadual;
✔
Participação de reuniões com o (a) Procurador(a) Chefe;
✔
Análise e formulação de repostas, dentro do prazo legal, relacionadas
aos mais diversos questionamentos feitos por cidadãos, por meio da ferramenta SIC;
✔
Acúmulo da função de Coordenadora da Comissão Especial de
Demandas e Reestruturação;
✔
Acúmulo do cargo de Secretária Estadual Substituta;
III – Produtividade:
Indicadores: número de PRM´s por servidor.
Período
Número de PRM`s
atendidas
Número de
Servidores na
Coordenadoria de
Administração
Média Por servidor
Out/2011 a Out/2012
27
4
6,75
Apenas a título informativo, foram coletados outros dados das atividades
rotineiras do setor. Frise-se que o demonstrativo abaixo refere-se a algumas das atividades
passíveis de mensuração exercidas pela Coordenadoria de Administração. Os números
foram baseados em informações constantes nos arquivos da Coordenadoria, dados do
sistema Único e estimativas feitas de acordo com o número médio diário.
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Expedientes
De 01/11/2011 Quantidade de Produtividade
até
servidores que
30/10/2012 desempenham
a atividade
Despachos proferidos
1594
1
1594
Documentos Recebidos (pelo Sistema
Único)
822
2
411
Documentos Enviados (pelo Sistema
Único)
868
2
434
Análise de processos Administrativos
3106
3
1035,34
C.I. expedidas
101
1
101
Ofícios Expedidos
16
1
16
Reuniões
212
1
212
Média mensal de processos administrativos per capita do setor: 3106/12/3
= 86,27
Média mensal de expedientes per capita do setor: 3613/12/3 = 100,36
IV- Carências
A Coordenadoria de Administração encontrava-se sobrecarregada, pois toda
análise jurídica, despachos, pareceres, relatórios e reuniões são feitos apenas pela
Coordenadora de Administração. Assim, mostra-se impossível a elaboração de um relatório,
ou mesmo a análise mais aprofundada de um processo, em virtude do excesso de atividades
concentradas em apenas uma pessoa.
Dessa forma, considerando-se que as Coordenadorias Jurídica e de Informática
possuem servidores capazes de auxiliar os respectivos Coordenadores nas suas atividades
rotineiras, a Coordenadora de Administração necessita do acréscimo de um servidor, para
auxilio na análise dos procedimentos complexos, que demandam tempo, além da elaboração
de relatórios.
Ademais, importante frisar que a Procuradoria da República no Estado de São
Paulo é uma das maiores do país, sendo certo que a Coordenadoria de Administração
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atende, além da sede, outras 27 PRM´s. Frise-se que a partir de 2013 serão 32 PRM´s.
Por fim, a falta de um Setor de Compras dificulta o andamento de todos os
trabalhos, refletindo em todos os Setores que cuidam da aquisição e contratação de serviços,
em especial, na Comissão Permanente de Licitação, Dicamp e na própria Coordenadoria de
Administração. Faz-se imprescindível a criação urgente do referido Setor, contudo, para
tanto, é necessário, no mínimo, o aumento do número de servidores qualificados para
executar tal tarefa e a disponibilidade de Funções de Confiança ou Cargos em Comissão,
para a respectiva Chefia.
No mais, imperioso lembrar a falta treinamento para os servidores que atuam
na área administrativa, devido à liberação de pouca verba para a realização de cursos na
referida área. Não bastasse, alguns cursos solicitados são indeferidos, o que torna temerário
o trabalho executado.
Desse modo, mostra-se também necessário o treinamento contínuo e periódico
dos servidores que atuam na Administração.
3.3.1.DIVISÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA - DEOF
I – Estrutura
Analista Administrativo
1
Técnicos Administrativos
7
Técnico de Apoio Especializado
1
II – Atividades
À Divisão de Execução Orçamentária e Financeira compete as atribuições, que
se referem à PR/SP e às 27 PRM´s, de planejar e executar as atividades relacionadas à
movimentação e à utilização dos recursos orçamentários e financeiros, promover o registro,
execução, contabilização, controle e análise da movimentação e aplicação de recursos
orçamentários e financeiros da UG, emitir e exercer o controle de empenhos e provisões
autorizadas pelo Ordenador de Despesas, bem como processar as respectivas anulações,
proceder à apuração e manter posição atualizada dos saldos orçamentários, proceder à
apuração das despesas para inscrição em "Restos a Pagar", fornecer à unidade competente as
informações necessárias à elaboração da Proposta Orçamentária e de Créditos Adicionais
necessários, emitir documentos pertinentes ao pagamento de despesas orçamentárias
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realizadas e Restos a Pagar inscritos, efetuar e controlar o pagamento de todas as despesas
da unidade e manter o registro dos respectivos processos e documentos contábeis que devam
ser encaminhados ao Setor de Conformidade Documental e Financeira, de acordo com os
prazos e legislação em vigor e realizar a conciliação bancária mensal.
Além disso, essa divisão é responsável por registrar e controlar as concessões
de suprimentos de fundos, acompanhar as legislações tributárias federais e municipais,
previdenciária e demais aplicáveis à execução orçamentária e financeira, elaborar e enviar a
DIRF à Receita Federal, elaborar em enviar a GFIP à Caixa Econômica Federal, enviar os
relatórios mensais de serviços tomados e retenções de ISS efetuadas às Prefeituras
Municipais onde estão instaladas as PRM's assim como observar as demais obrigações
acessórias impostas por cada prefeitura aos responsáveis tributários, elaborar e acompanhar
a Previsão Orçamentária de Custeio Básico da Unidade Gestora, auxiliar na elaboração da
Tomada de Contas Anual da Unidade Gestora.
Ressalte-se que o valor anual aproximado de controle e execução de despesas
de custeio em 2012: R$ 24.000.000,00; que a previsão de custeio para 2013 é de R$
32.000.000,00; que o valor anual aproximado de despesas pagas do PLAN ASSISTE: R$
5.000.000,00 e o valor aprovado e em execução na PAP para 2012: R$ 903.961,00.
Além destes montantes devemos mencionar também a responsabilidade pela
execução dos recursos recebidos de Desenvolvimento e Capacitação, da Secretaria de
Informática, Secretaria de Administração da PGR, Secretaria de Concursos dentre outros
que porventura forem destacados para a Unidade.
As despesas de Custeio Básico compreendem as destinadas à manutenção dos
serviços administrativos, manutenção de bens imóveis e de viaturas, tais como aquisição de
materiais de expediente, suprimentos de informática, materiais médicos, odontológicos,
água mineral, contratos de telefonia, correios, publicação, manutenção de informática,
materiais elétricos, despesas com locomoção, contratos de locação de mão de obra
(segurança, limpeza, apoio administrativo, manutenção), assinaturas de jornais e periódicos,
reembolsos, locação de imóveis, contratos de manutenção de imóveis, serviços de energia
elétrica, água e esgoto, gás canalizado, locação de equipamentos, abastecimento e
manutenção de viaturas dentre outras.
Os pagamentos do Plan Assiste referem-se aos contratos de pessoa jurídica
(clínicas, hospitais, laboratórios, convênio UNIMED), pessoa física (médicos, dentistas e
demais autônomos do serviço de Saúde) e reembolsos de despesas, lembrando que o volume
é bastante significativo pois os pagamentos referem-se a despesas de Membros e Servidores
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da PR/SP, 27 PRM's e PRR 3º Região.
A liberação de recursos do Plano de Metas, Desenvolvimento e Capacitação e
da Secretaria de Informática concentra-se no último quadrimestre do exercício o que
demanda a abertura de inúmeros processos licitatórios e demais aquisições pela Dispensa e
que somado à rotina normal da DEOF torna-se indispensável o expediente da equipe durante
o recesso forense.
Há uma distribuição de trabalho por grupos de PRM's, contratos e assuntos
(cursos, Plan Assiste, tradução juramentada, movimento diário etc) para cada servidor da
DEOF incluindo a Chefia, sendo que de maneira geral todos seguem uma rotina conforme
detalhado a seguir:
Operação do SIAFI – Sistema de Administração Financeira do Governo
Federal para emissão de notas de empenhos, ordens bancárias, DARF, GPS e inúmeros
documentos gerados no sistema onde ficam registradas todas as operações efetuadas pela
UG, relatórios de controle contábil, conciliações de saldos de recursos orçamentários e
financeiros, ingresso de recursos, dentre outros.
Todos os pedidos de empenho são devidamente conferidos ao ingressar na
Divisão a começar pela aprovação e autorização expressa da despesa pelas autoridades
competentes e existência do recurso disponível na UG para atendimento. Não obstante a
obrigatoriedade do processo ingressar devidamente documentado e justificado, efetuamos
ainda outra revisão e constantemente encontramos certidões de regularidade fiscal vencidas,
classificações incorretas, propostas incompletas o que retarda o atendimento pois temos que
devolver o processo à origem para acerto.
Todos os documentos para pagamento (notas fiscais, recibos, boletos, contas
etc) que devem vir expressamente autorizados com o ateste pelo responsável são conferidas
para verificar a pertinência e existência do recurso, saldos no empenho, cláusulas
contratuais quando for o caso, análise e cumprimento de obrigações tributárias mediante
análise de inúmeras legislações (leis, instruções normativas, decretos, regulamentos,
portarias) para enfim emitir a ordem bancária e demais documentos como DARF, GPS,
documento de arrecadação municipal, de acordo com a exigência de cada uma das 26
legislações municipais que devemos observar. Temos muitos problemas para efetuar os
pagamentos de contratos pelas inúmeras falhas não detectadas pelos gestores dos contratos
no que tange à apresentação de documentações exigidas, prazos de vigência, valores a serem
pagos, ou seja, há muitas desconformidades com as cláusulas contratuais que são
impeditivas do pagamento e nesta situação temos que devolver o expediente à origem para
os devidos acertos ocasionando atrasos no pagamento ao fornecedor.
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Atendimento de ligações telefônicas de clientes externos (fornecedores) e
internos (27 PRM's, DICAMP, Patrimônio, Almoxarifado, SAA, dentre outros) além de emails e messenger. Entrada e movimentação de processos no Sistema Único.
Suprimentos de fundos: A concessão é precedida da consulta dos valores
autorizados, prazos de aplicação, verificação da indicação do suprido que não poderá estar
em férias e nem em alcance, não pode ter mais de 2 suprimentos para o mesmo suprido.
Apresentada a prestação de contas, as despesas são analisadas quanto à natureza,
classificação contábil, verificação se os comprovantes de despesas estão de acordo com a
legislação vigente, prazo de aplicação, atendimento ao limite máximo legal para despesas
com suprimentos, reclassificação contábil , baixa da responsabilidade do suprido no Sistema
SIAFI, verificação do ingresso de devolução através de GRU de saldos não utilizados,
apropriação da devolução, anulação do saldo de empenho. Concluída a prestação e colhidas
as assinaturas, o processo é devidamente autuado e encaminhado à SCOF para análise e
arquivo.
Cada município possui uma legislação específica de ISS o que demanda um
acompanhamento permanente com relação às alterações e exigências. Para o lançamento do
tributo, escrituração, emissão de guias é necessário a utilização de vários sistemas
disponibilizados pelas Prefeituras. Além disso, a título de precaução, entramos em contato
com os fiscos municipais para verificação de eventuais pendências, sanar dúvidas e muitas
vezes pedimos o auxílio de colegas de PRM's para abreviar determinadas condutas
dificultadas pela distância.
O Setor realiza movimentações diária para SCOF e Banco do Brasil, é dizer,
diariamente o expediente do Financeiro gera um processo que após as assinaturas é autuado
e encaminhado à SCOF para análise da conformidade e arquivo. O movimento abrange as
ordens bancárias, empenhos, suprimentos de fundos (concessão e acerto). Os empenhos
após as assinaturas são enviados ao solicitante e fornecedores por e-mail. As Relações de
Ordens Bancárias são encaminhadas ao Banco do Brasil para processamento dos depósitos e
voltam devidamente protocoladas e são anexadas ao processo de movimento diário entregue
na SCOF.
Envio mensal de informações (SEFIP) à CEF sobre todas as contratações e
pagamentos de pessoa física com demonstrativos dos recolhimentos de INSS efetuados e
demais dados de cada profissional contratado.
Verificação permanente de recursos empenhados, crédito disponível, ajustes de
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saldos necessários ao atendimento de todos os contratos e demais despesas da Unidade
Gestora – UG, assim como atualização da Planilha de Custeio Básico monitorada pela
Secretaria de Planos e Orçamentos da PGR.
Controles contábeis de diversas contas registradas no SIAFI efetuando os
devidos ajustes tais como: crédito disponível, restos a pagar a liquidar, recursos financeiros,
empenhos a liquidar, contas e registros de contratos, suprimentos de fundos, ISS a recolher,
DARF a emitir, GPS a emitir, contas a regularizar dentre outras.
Acompanhamento das notícias e orientações disponibilizadas na página da
AUDIN/MPU de interesse da Divisão assim como as emanadas pelo Tesouro Nacional no
D.O.U. e SIAFI.
Além das atribuições exclusivas da DEOF, a chefia e mais um servidor
acumulam a responsabilidade de Cadastrador de Operadores do SIAFI da UG conforme
determinação da AUDIN sendo que tal incumbência demanda o controle de conformidade
de operadores no sistema, ativação e reativação de senhas que constantemente são
solicitadas, preenchimento de formulários de operadores para atendimento às exigências do
Ministério do Planejamento e AUDIN.
III - Produtividade
Indicador: valor da movimentação financeira anual, dividido pelo número de
servidores no setor.
Período de Avaliação
Valor (R$)
Número de
Servidores
Média Por Servidor
(R$)
2012
30.400.000,00
9
3.377.777,78
Média mensal per capita do setor: 30.400.000,00/12/9 = 281.481,48
IV - Carências
O volume de trabalho é muito expressivo assim como a diversidade de
assuntos o que demanda uma urgente segregação de funções na Divisão que não conta com
nenhuma divisão por seções. Inclusive quando a Fundação Getúlio Vargas realizou o
trabalho para o Projeto de Modernização da Gestão Administrativa em 2010, em uma das
reuniões o próprio consultor apontou a necessidade da melhoria na estrutura da divisão para
comportar as inúmeras responsabilidades. A chefia acumula todas as responsabilidades de
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forma centralizada, além do controle de ponto de servidores e avaliações de desempenho
dos mesmos.
A execução orçamentária não se confunde com a financeira pois ambas
possuem necessidades totalmente diferenciadas e rotinas específicas. Com isso, faz-se
necessário a estruturação da Divisão para compor seções separadas. Todas as atividades
demandam conhecimentos de Contabilidade Pública assim como da Lei de Orçamento,
utilização de sistemas e subsistemas do Tesouro Nacional que estão se tornando cada dia
mais complexos pois os mesmos vêm sofrendo constantes modificações que exigem um
acompanhamento muito apurado.
Outra seção que se torna cada dia mais necessária e importante é a fiscal, que
controlaria todas as obrigações tributárias e previdenciárias, tanto as de ordem principal
como as acessórias. Temos 26 legislações municipais de ISS com exigências
individualizadas, legislação previdenciária e legislação tributária federal.
Ressalte-se que as dificuldades para aprovação de cursos que são muito
específicos e com pouca ou nenhuma oferta na cidade de São Paulo. A programação
solicitada de cursos pela SECD é inviável pois não temos a programação de cursos com a
antecedência de 01 ano e por consequência não conseguimos incluir na programação de
2012 alguns cursos que foram disponibilizados pela ESAF somente 45 dias antes da data de
realização. Neste exercício mesmo precisávamos treinar alguns servidores na utilização de
um sistema que é o mais importante da divisão que sofreu modificações profundas no final
do ano passado pelo Tesouro Nacional e como não constava na programação, o pedido foi
indeferido prejudicando ainda mais a rotina do escasso quadro de servidores da Divisão.
Para viabilizar a melhor distribuição e organização da divisão é necessário, no
mínimo, mais 2 servidores, tendo em vista que os colegas da equipe estão bem
sobrecarregados e a divisão está trabalhando no limite sem espaço para absorver a demanda
de trabalho decorrente do crescimento da Instituição. Neste exercício foram implantadas
mais 2 PRM's e em 2013 mais 7 PRM's. Teremos sob nossa responsabilidade 34 PRM's e a
PR/SP .
Não há no âmbito do MPU Unidade Gestora que administra a quantidade de
unidades que temos sob nossa responsabilidade com o número enxuto de servidores lotados
na DEOF com tantas atribuições, pois os mesmos exercem atividades de aproveitamento,
competência e interesse das PRM's. Atualmente são 27 PRM's e a PR/SP, com 134
Membros e PRM's com estruturas maiores que algumas unidades do MPF em outros
Estados.
58
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A título comparativo entre a PRR 3ª Região e a PR/SP (capital), aquela conta
com 4 servidores na DEOF só para cuidar da PRR e a PR/SP (capital) somente com 1
servidor e além disso executamos os pagamentos do Plan Assiste, despesas que não são
pagas pela PRR 3ª Região.
3.3.2.COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO – CPL
I – Estrutura
Analistas Administrativos
1
Técnicos Administrativos
4
II – Atividades
A Comissão Permanente de Licitação - CPL conta atualmente com 5
servidores. Ao Presidente da CPL compete a distribuição dos trabalhos e orientações, além
dos trabalhos normais exercidos pela equipe.
As principais atividades da CPL são a de preparar editais, atas das sessões,
mapas de preços e demais documentos que fundamentem os atos da Comissão, reunir-se em
sessões licitatórias para julgamento das propostas, elaborar as minutas dos convites e editais
de licitação, em todas as modalidades previstas na legislação, fazer publicar os avisos,
resultados e demais atos da Comissão, responder aos pedidos de esclarecimentos e
impugnações contra os instrumentos convocatórios de licitação e decidir sobre a
procedência das mesmas, examinar a documentação exigida para a habilitação,
considerando os requisitos estabelecidos no instrumento convocatório, examinar as
propostas dos interessados em participar da licitação e julgá-las de acordo com os requisitos
estabelecidos no instrumento convocatório e realizar as diligências que entender necessárias
quanto à aceitabilidade de propostas e à habilitação de licitantes.
Também compete a Comissão Permanente de Licitação examinar os recursos
interpostos contra suas decisões e encaminhá-los, com as informações necessárias, à
Secretária Estadual, dar ciência aos interessados sobre as decisões tomadas nos respectivos
procedimentos, propor à Secretária Estadual a revogação ou a anulação do procedimento
licitatório, desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade determinadas pela chefia
imediata.
Além disso, a Comissão analisa e elabora parecer relacionados a pedidos de
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esclarecimentos e impugnações encaminhadas pelos interessados, acerca dos editais
publicados e analisar e julgar recursos administrativos interpostos em decorrência dos
resultados das licitações e de atos praticados por integrantes da CPL. Em muitos casos de
pedidos de impugnação ou de esclarecimento, o Setor requisitante não consegue nos auxiliar
na elaboração de resposta, sendo que a própria CPL termina por realizar pesquisa técnica
para responder aos questionamentos satisfatoriamente.
Além das atribuições que lhe são devidas, a CPL ainda realiza as seguintes
atividades, que deveriam ser realizados por um Setor de Compras, o procedimento de
adesões às atas de Registros de preços de outros órgãos, a pesquisa de preços no mercado, a
elaboração de termos de referência e as aquisições por dispensa e inexigibilidade de
licitação.
III - Produtividade
Indicadores: Número de procedimentos licitatórios por servidor lotado no
setor.
Número de Licitações e Número de Servidores
ARP (2011)
60
06 (à época)
Média por Servidor
10
Média mensal de licitações per capita do setor: 60/12/6 = 0,83
Observação: Diante das informações prestadas no campo “atividades”, aferese a dificuldade de estabelecer um índice de avaliação de produtividade ao setor. Cada
processo tem suas particularidades e fatores supervenientes que influenciam no seu
resultado. Há processos de aquisição compostos por centenas de itens diferentes bem como
processos compostos por apenas um item.
Pode ocorrer que um processo composto por apenas um item pode demandar
mais tempo que outro composto por inúmeros itens, em razão de pedidos de
esclarecimentos, necessidade de pesquisa pelas especificações, recursos administrativos
interpostos, ausência de interessados, entre outros motivos.
Há processos que são encaminhados a este Setor com as devidas
especificações e pesquisa de preços, bem como aqueles que não contém os dados
suficientes. Há processos relativamente simples mas que demandam mais tempo, como por
exemplo, de materiais de expediente, onde há necessidade de análise de amostra pelo setor
60
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requisitante.
No exercício de 2011 houve cerca de 40 licitações e 20 procedimentos de
adesão a atas de Registro de preços. Considerando a quantidade de 6 servidores no setor em
2011, de uma forma genérica podemos estabelecer que houve 60 processos para 6
servidores, ou seja, um índice de produtividade igual a 10.
IV - Carências
Entendemos que algumas tarefas que hoje são desenvolvidas na CPL, tais
como: pesquisas e adesões a atas de Registros de preços de outros órgãos federais,
elaboração de termos de referência, aquisições por dispensa e inexigibilidade de licitação,
pesquisa de preços no mercado etc. deveriam ser distribuídas a outros setores mais
especializados, já existentes ou a serem criados.
A CPL já teve em seu quadro 9 (nove) servidores. Com a rotatividade, alguns
foram relocados e, mesmo com o aumento do volume de trabalho, nem todos foram
repostos, sendo certo que hoje apenas 5 (cinco) servidores encontram-se lotados neste setor.
Ressaltamos que além das aquisições e contratações para a sede da PR/SP,
também realizamos licitações para as 27 unidades localizadas no interior do estado. Devido
a esse fato precisamos frequentemente entrar em contato com as Coordenadorias das PRM's
para solicitar informações e pesquisas de preços locais.
Ademais, muitas das licitações são para a prestação de serviços continuados e
requerem trabalhos mais complexos e maior tempo do que as aquisições simples. Nestes
processos é necessário trabalhar com Planilhas de formação de custos, examinar as questões
legais e Convenções Coletivas de Trabalho da categoria. Além disso, em todas as
aquisições/contratações, devemos estar atentos às diversas orientações e determinações da
nossa Auditoria Interna (AUDIN/MPU), do Órgão de Controle Externo (TCU), dos
Tribunais Superiores, das legislações: locais, estadual e federal, bem como às normas
expedidas por entidades regulamentadoras.
Há também a necessidade de responder aos pedidos de impugnação e de
esclarecimentos que são encaminhadas pelos interessados à esta Comissão Permanente de
Licitação acerca dos editais publicados, além de analisar e julgar os Recursos
administrativos interpostos em decorrência dos resultados das licitações e de atos praticados
por integrantes da CPL. Em muitos casos de pedidos de impugnação ou de esclarecimento,
o Setor requisitante não consegue nos auxiliar na elaboração de resposta, sendo que a
61
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própria CPL termina por realizar pesquisa técnica para responder os questionamentos
satisfatoriamente.
Geralmente a CPL recebe apenas o pedido de abertura de licitação informando
apenas o objeto a ser licitado sem qualquer especificação deste, sendo necessário dispensar
muito tempo dos servidores aqui lotados para se dedicarem à pesquisa dos serviços,
materiais, mobiliário, equipamentos etc a serem adquiridos, buscando identificar as
características e especificações que melhor atendam as necessidades dessa Instituição e
submetê-las ao setor requisitante para análise e manifestação. Além disso, após a definição
exata do objeto a ser licitado, é necessário que a CPL disponibilize servidor e tempo para
promover a pesquisa de valores praticados no mercado com o intuito de definir o preço
máximo que será admitido na aquisição/contratação do objeto pretendido.
Com ampliação do quadro funcional dos membros e servidores dessa
Instituição, também há a imperiosa necessidade de aumentar as contratações de serviços e
aquisições de bens implicando também no aumento do volume de trabalho da CPL. Só
como exemplo, podemos informar que em 2011 houveram cerca de 40 licitações e neste
exercício, tivemos até a presente data, aproximadamente 30 licitações, entre as finalizadas e
aquelas que estão em andamento. A esses números devemos acrescentar as diversas adesões
a atas de registro de preços de outros órgãos federais e, ainda, as aquisições diretas:
dispensas e inexigibilidade de licitação.
Tendo em vista esta quantidade de tarefas, todos os servidores aqui lotados
encontram-se sobrecarregados e lidando com processos variados ao mesmo tempo, sendo
muitos deles bastante complexos em razão do seu objeto. O ideal seria termos um quadro
mínimo de 12 (doze) colaboradores. Se não bastasse, ainda temos problemas com espaço
físico e falta de mobiliário, pois, no momento, a sala da CPL possui condições de abrigar
apenas 8 (oito) pessoas. Mesmo com essas dificuldades, a CPL procura estabelecer
prioridades para os processos, buscando sempre atender a todos os pedidos da forma mais
satisfatória possível para que não acarrete prejuízos ao desempenho das atividades da
Instituição.
A forma que a CPL se encontra obrigada a atuar contatando empresas, seja
para definição exata do objeto a ser licitado ou para realizar a pesquisa de preços no
mercado, pode comprometer a impessoalidade no procedimento licitatório já que os mesmos
servidores que entram em contato com as empresas são obrigados a participarem da sessão
licitatória como pregoeiro ou fazendo parte da equipe de apoio e, por muitas vezes,
deparando-se com aqueles mesmos representantes das empresas que forneceram as
pesquisas de preços ou ajudou a definir o objeto da licitação. Assim, seria prudente que
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essas atividades fossem realizadas por setores distintos para que pudêssemos evitar o
contato dos servidores da CPL com representantes das empresas antes da sessão licitatória.
Outra causa que dificulta e aumenta o volume de trabalho na CPL é o
chamado “Fator K”, indicador presente nas planilhas da Auditoria interna. O Fator K
constitui indicador de gestão de economicidade aplicável aos dispêndios com serviços
terceirizados, de natureza contínua e que envolvam a alocação de empregados nas
instalações da unidade contratante. Os principais contratos de serviços a que se aplica o
Fator K são os de vigilância, limpeza/conservação, copeiragem, recepcionista, telefonista, e
brigadista, devendo ser utilizado também em outros possíveis tipos de serviços, desde que
tenham as características de continuidade e cessão de mão de obra. O Fator K corresponde à
razão entre o custo total de um trabalhador (remuneração, encargos sociais, insumos, reserva
técnica, despesas operacionais/administrativas, lucro e tributos) e o valor pago ao mesmo
trabalhador a título de remuneração.
Tal indicador acaba estabelecendo um limite para o custo total. Nas
experiências dos últimos contratos, muitas empresas não conseguem arcar com as despesas
do contrato e terminam rescindindo-o antes do término da vigência.
Verifica-se que a realidade do estado de São Paulo não é a mesma que Brasília
ou outros Estados. Em Brasília as empresas são voltadas para o Setor público, enquanto em
São Paulo as empresas tem maior aquecimento no Setor privado. Desta forma, o piso
salarial de uma Convenção coletiva torna-se inferior ao que é realmente pago a um
profissional em um mercado competitivo onde há cada vez mais falta de profissionais
qualificados.
Observa-se que o limite estabelecido pelo Fator K e a orientação de elaborar as
Planilhas de formação de custos com base no piso salarial da Convenção Coletiva acarreta
em estabelecer às licitações de serviços continuados um valor limite que dificilmente pode
ser conduzido pelas empresas no prazo de sessenta meses. Daí a ocorrência de vários
Pregões desertos, fracassados e rescisões de Contratos. Desta forma, licitamos o mesmo
serviço seguidas vezes em um espaço de tempo reduzido, muitas vezes em regime de
urgência.
Diante de todo o exposto, entendemos que, dado o volume de contratações e
aquisições que devem ser realizadas para atender as necessidades da PR/SP – capital e
interior- apropriado e oportuno que sejam tomadas as seguintes medidas: aumento do
número de servidores da Comissão Permanente de Licitação da Procuradoria da República
no Estado de São Paulo, criação de um Setor de Compras, compostas por servidores
especializados e com as seguintes atribuições: a) elaborar termos de referência para os
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diversos objetos a serem licitados ou adquiridos por dispensa ou inexigibilidade de licitação;
b) promover as aquisições diretas por dispensa ou inexigibilidade de licitação; c) realizar as
pesquisas de preços no mercado para definição dos preços máximos a serem pagos nos
processos de licitação, dispensa ou inexigibilidade; d) pesquisar e aderir atas de registro de
preços de outros órgãos federais.
3.3.3.DIVISÃO DE BIBLIOTECA
I – Estrutura
Analista de Biblioteconomia
3
Técnicos Administrativos
5
Estagiários
1
II – Atividades
Compete à Divisão de Biblioteca sistematizar e disseminar informações
jurídicas dando suporte às atividades dos Procuradores da República e à Área
Administrativa.
São atividades desenvolvidas pela Divisão de Biblioteca a pesquisa de
bibliografia, de legislação e de jurisprudência para dar suporte as atividades dos
procuradores, servidores e estagiários, bem como a leitura do DOU e seleção dos atos
normativos do MPF para posterior envio por e-mail aos solicitantes.
Outra atividade da Divisão é a aquisição de material bibliográfico para a
PR/SP e as 27 PRM's (elaboração da lista da PR/SP, solicitação das listas das PRM's,
compilação das listas, pesquisa de ata de registro de preço para aquisição dos livros,
controle dos valores gastos por cada PRM, recebimento e conferência do material
bibliográfico). Além disso, a Divisão realiza o processamento técnico (catalogação,
classificação e indexação) e físico (carimbos, etiquetas, preencher os carimbos e designar
qual a localização) de todos os livros adquiridos ou doados a PR/SP e PRM's, informa a
Seção de Material e Patrimônio (SEMP) qual o destino de cada livro e separa os livros por
PRM para envio por malote.
A divisão de Biblioteca também é responsável pela indexação e catalogação
analítica de livros (alimentação da base pergamum), empréstimo e devolução de livros e
periódicos pertencentes ao acervo da Biblioteca aos procuradores, servidores e estagiários
64
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da PR/SP e PRM´s e por viabilizar e controlar o empréstimo de livros entre PRM´s, bem
como realizar e controlar o empréstimo com bibliotecas de outras instituições e da RBMPF
(Rede de Bibliotecas do Ministério Público Federal) quando necessário.
Soma-se a essas atribuições a impressão do patrimônio dos livros (imprimir e
a etiqueta com o número do patrimônio e colar nos livros), instruir, controlar e encaminhar
processos de doação e desfazimento de material bibliográfico, a assinatura de periódicos, a
atualização da página da DIB (Divisão de Biblioteca) na intranet e internet, a digitalização
de artigos de periódicos e capítulos de livros para atender as PRM´s e RBMPF, o inventário
dos livros, a leitura de estante (certificar-se de que cada exemplar ocupa a posição correta
nas estantes) e a movimentação dos livros nas estantes quando necessário abrir espaço.
Por fim, a Divisão realiza a implantação, organização física e todo o
processamento técnico (catalogação, classificação,indexação e cadastro no Sistema
Pergamum) dos livros recebidos em doação que formam o acervo do Clube da Leitura
(serviço de empréstimo de livros e revistas colocado à disposição dos membros, servidores,
estagiários e terceirizados).
Frise-se que nesta Divisão de Biblioteca estão lotados 05(cinco) técnicos
administrativos que exercem as seguintes funções: uma técnica, por ser formada em
Biblioteconomia, exerce funções semelhantes às exercidas pelas Analistas de
Biblioteconomia, além de realizar o clipping do DOU quando das férias do servidor
designado para esta função e, quando necessário, faz atendimento ao público interno
(empréstimo, renovação e devolução).
Os demais técnicos exercem a função de atendimento ao público interno
(empréstimo, renovação e devolução) e, além disso, um técnico faz a recolação de
exemplares nos escaninhos e a colocação de sensores antifurto nos livros. Outro é
responsável pelas pesquisas encaminhadas por e-mail, telefone ou pessoalmente
encaminhadas à Biblioteca e responsável pela elaboração do clipping dos DOUs. Um
técnico faz a analítica dos livros (classificação) e uma técnica é substituta da chefe da
biblioteca e executa as atividades administrativas e de apoio à chefia.
III - Produtividade
Indicadores: números de livros comprados mais número de livros existentes
dividido por número de servidores e quantidade de pesquisa de portarias, ordens de serviços,
diário oficial, jurisprudência, legislação, doutrina realizadas dividido pelo número de
servidores que realizam tal tarefa.
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Ano
Total de
exemplares
Número de
Servidores
Média por servidor
2012
8745
7
1249
Média mensal de exemplares por servidor: 8745/10/7 = 124,9
Número aproximado de
pesquisas por ano
solicitadas exclusivamente
por e-mail2
Número de Servidores
Média per capita
1200
1
1200
Média mensal de pesquisas per capita por servidor: 1200/10/7 = 17,14
IV - Carências
A divisão, desde 1997, possui apenas 3 analistas de biblioteconomia,
necessitando de no mínimo mais 2 analistas de biblioteconomia, o que ocasiona uma
deficiência na elaboração de projetos e atividades para disseminação da informação.
Além disso, sempre que houver a necessidade de movimentação de livros nas
estantes (como exemplo a reestruturação do acervo), estas ocorrem por conta dos servidores,
o que tem gerado problemas respiratórios e musculares, bem como falta pessoal
especializado para limpeza e conservação física dos livros.
A falta de treinamentos na área é outra carência importante, pois, em razão da
política da PGR de não liberar cursos que demandem diárias e passagens, os servidores
deixam de participar de muitos cursos, seminários, congressos e afins relativos a bibliotecas
jurídicas, visto que a maioria dos cursos ocorrem em Brasília.
2
Não é possível o cálculo exato do número de pesquisas realizadas por esta Divisão, já que estas são encaminhadas por e-mail, fax, telefone e pessoalmente. Apenas as
pesquisas solicitadas por e-mail podem ser estimadas. No período de 31/07/2012 à 19/11/2012 somaram 100(cem). Não é possível estimarmos as pesquisas solicitadas por
outras vias, mas é de nosso conhecimento que elas são em número maior que as solicitadas por e-mail.
66
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3.3.4.SETOR DE GERENCIAMENTO DO PLAN ASSISTE
I – Estrutura
Analista Administrativo
1
Técnicos Administrativos
9
Auditoria Terceirizados Administrativos
5
Auditoria Terceirizados Técnicos
01 enfermeira, 02 médicos externos
II – Atividades
O PLAN-ASSISTE – PROGRAMA DE SAÚDE E ASSISTÊNCIA SOCIAL
é a autogestão em saúde do Ministério Público da União. A Administração do Programa é
constituída pelo Conselho Deliberativo, Conselho Gestor, Conselho Administrativo,
Comissão Diretora, Diretorias Executivas e Gerências Regionais.
Na PR/SP, a Gerência Regional está dividida em quatro Equipes
(Atendimento/Autorizações, Credenciamento/Negociações, Benefícios e Cadastro, Contas
Médicas), Gerência e uma empresa contratada de auditoria médica.
O PLAN ASSISTE tem rotinas de trabalho normatizadas, contempladas no
Regulamento Geral do Plan-Assiste e suas Normas Complementares, normatizações do
mercado de saúde e normas administrativas.
Busca-se no mercado externo Instituições Médicas/Hospitalares,
Odontológicas, Ambulatoriais, incluindo Pessoas Físicas, para que componham a rede
credenciada do PLAN, dentro dos parâmetros ditados pelo Regulamento Geral, ao qual está
ancorado, e de diretrizes de negociações e assuntos relativos a convênios junto à UNIDAS
- União Nacional das Instituições de Autogestão em Saúde, da qual o Plan-Assiste é
filiado.
As contratações visam atendimento aos beneficiários em regime ambulatorial,
hospitalar e home-care.
As contas médico-hospitalares são analisadas detalhadamente em conjunto
com a auditoria da enfermagem, além de auditoria e perícia médica nos hospitais
credenciados.
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O Plan-Assiste através de sua Gerência, fiscaliza as atividades da Empresa
contratada de Auditoria, quanto aos Serviços de Perícia Documental e/ou Clínica, Auditoria
Médica, Visitas Técnicas, Visitas a Pacientes Internados em Hospitais e em Home-Care,
Análises Internas e Externas de Faturas, Cotações de Materiais, Avaliações de Contratos,
Controle de Pacientes Internados (redes Plan, Gama e Unimed) e Controle de Frequência
dos funcionários terceirizados.
1→ EQUIPE DE BENEFÍCIOS DO PLAN-ASSISTE
As atividades da equipe de benefícios estão descritas abaixo:
A) Para Inscrições:
✔ Orientar os interessados em ingressar no Plan-Assiste (por telefone, pessoalmente ou
e-mail), sobre o funcionamento, atendimentos, contribuição mensal, custeio,
Regulamento e demais informações sobre o Programa de Saúde do MPF;
✔ Recebimento e conferência dos formulários de inscrições de titular e dependentes,
atentando especialmente para data de início, para aplicação ou não da carência.
✔ Pesquisa no Sistema “Hórus” referente a titular e dependentes.
✔ Cadastramento nos Sistemas: Benner, Rede Gama e Unimed FESP;
Obs. Os referidos cadastros são feitos em sistemas específicos com respectivas
exigências e complexidade, o que demanda um espaço de tempo considerável na
elaboração dos mesmos.
✔ Solicitação dos cartões junto às 03 Redes;
Obs.: Até o recebimento dos cartões, para que não haja prejuízo do atendimentos aos
beneficiários, são informados os números de inscrição de cada rede, podendo ser
assim utilizada.
✔ Acompanhamento da chegada dos cartões solicitados para envio aos titulares;
B) Para Desligamento:
✔ O desligamento é feito nas 03 Redes: Sistema Benner, Portal da Unimed e por e-mail
ao Gama Saúde;
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Em caso de desligamento do titular é feita a verificação das pendências financeiras
para acerto.
C) Para Reativação
✔ A reativação pode se dar a pedido do titular ou quando da apresentação dos
documentos pendentes que ensejaram o desligamento anteriormente;
É feita a análise da reativação para verificar se haverá carência, conforme cada caso e
o que dispuser o Regulamento Geral do Plan-Assiste;
Feita a reativação no sistema Benner são solicitados novamente os cartões da mesma
forma que são solicitados quando a inscrição é nova.
D) Para Movimentação de Beneficiários
✔ A movimentação de beneficiários acontece quando há remoção de
servidores/membros que é acompanhada pelas publicações e divulgações
normalmente realizadas;
Quando o beneficiário é removido da PRSP para outras unidades do mesmo ramo
faz-se a remessa da documentação completa para nova unidade, após efetivação e
cadastro no Plan-Assiste da unidade de destino é feito o desligamento da Unimed de
origem;
Quando o beneficiário é removido para outro ramo do MPU a documentação também
é enviada e após confirmação do novo cadastro, proceder o desligamento nesta
Unidade, Unimed e Gama;
Quando o beneficiário é removido de outra unidade do mesmo ramo para a PRSP é
feita a alteração no Benner, Unimed e Gama, com atualização nos Sistemas;
Quando o beneficiário é removido de outro ramo para a PRSP é feita a solicitação da
documentação da unidade de origem , bem como informações atualizadas do
beneficiário;
Será feito cadastro após a confirmação do recebimento do contracheque. Na
sequência solicita-se o desligamento do Plan-Assiste do órgão de origem fazendo
simultaneamente o cadastro na nova unidade a fim de que o beneficiário não fique
sem cobertura;
Quando a remoção é interna, entre unidades da PRSP, procede-se a atualização nos
Sistemas;
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D) Para Atualização
✔ Ocorrem nas seguintes hipóteses:
Remoção, atualização de endereços, dados bancários e pessoais, aposentadorias,
cadastro de pensionistas, óbito, nascimento, acompanhamento e cadastramento de
dependentes estudantes com idade entre 21 a 24 anos, e acima de 24 anos:
beneficiários especiais, tutelados, curatelados, dependentes pais;
E) Para Emissão de Cartões
✔ Solicitação para emissão de cartões, recebimento e envio aos beneficiários, nos
seguintes casos:
Inscrição, reativação, atualização cadastral, apresentação de documentos, solicitação
do titular por extravio, furto/roubo, defeito no cartão, entre outros motivos;
São recebidos e enviados aproximadamente 4500 cartões anualmente. No período de
setembro/2011 a agosto/2012 já foram mais de 5300 cartões, pois foram renovados
todos os cartões Plan-Assiste e Unimed.
F) Outras Atividades
✔ Informações sobre a regularidade dos beneficiários aos outros setores do PlanAssiste, a outras unidades do Plan e aos credenciados;
III – Produtividade da Equipe de Benefícios
Número de Cartões entregues Número de Servidores na Média por ser servidor
set/11 a ago/12
Equipe
5300
2
2650
Índice de Produtividade: 220,83
Número
Beneficiários
2568
de Número de Servidores na Equipe
2
Média por ser servidor
1284
Índice de Produtividade: 107
70
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2 → EQUIPE DE CREDENCIAMENTO/NEGOCIAÇÕES DO PLAN ASSISTE
a) Antes de iniciar o credenciamento
-
Recebe-se a documentação/propostas apresentadas em função do Edital
b) Credenciamento
O credenciamento envolve:
1º passo:
Verificar a documentação recebida do proponente e proceder à sua análise conforme as
orientações / exigências passadas pela PGR.
a) Atentar para validade da documentação:
tem que ser válida na data da apresentação - Os que não tiverem prazo mencionado
considerar validade até 3 meses contados da data da emissão – ATENTAR
PRINCIPALMENTE PARA AS CERTIDÕES.
b) Observar as especialidades a serem contratadas;
c) Documentação do Responsável Técnico:
d) Nenhum dos documentos poderá ter rasura ou emenda – Se apresentados constituirão
motivo de inépcia – Poderão ser apresentados novos documentos sem os vícios acima.
2º passo: Após análise dos documentos, a equipe deve:
 Formar processo de credenciamento conforme modelo padrão do Plan-Assiste;
 Elaborar memorando
 Solicitar vistoria de instalações
3º passo: Confeccionar:
a) o Termo de Credenciamento;
b) o Ofício contendo os valores praticados
c) a Declaração de Concordância;
Obs.: providenciar assinaturas nos documentos acima
71
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Emitir Parecer de Negociação
4º passo: Após as assinaturas, o processo é enviado para o DEPAM/PGR.
5º passo: Após retorno dos autos da PGR, é feita a publicação no DOU.
6º passo: Finalização do processo de credenciamento: Lançamentos em todos os arquivos
necessários e no sistema BENNER / gestão do PLAN-ASSISTE.
7º passo: É encaminhado ofício ao credenciado, a via da documentação do processo;
8º passo: O cadastro do credenciado é enviado à Divisão Orçamentária, e para outros ramos
(MPT E MPM), quando necessário.
Outras atividades do Setor Credenciamento e Negociações :
-avisos de vencimento de credenciamento;
- providenciar inclusões, alterações e exclusões dos credenciados no Guia Médico;
- atendimento e orientação por telefone e e-mail para credenciados e novos proponentes;
- visitas a novos credenciados;
- visita às instalações para verificar os serviços oferecidos, layout do local, acessibilidade,
qualidade atendimento;
- orientação e complementação dos serviços de credenciamento das PRM's; repasse todas as
instruções recebidas da PGR para as PRM's.; elaboração de roteiros de serviço de
credenciamento para as PRM's;
- negociação das tabelas hospitalares, de laboratórios e clínicas, bem como preços de
procedimentos fora tabelas contratadas;
- encaminhamento de documentações para a auditoria médica;
- emissão de relatórios/comprovantes de IR para declaração anual de rendimentos;
- negociações de Reajuste de Tabelas Hospitalares e de Valores de Consultas e CH;
- parametrização do BENNER;
- solicitação junto aos credenciados
para regularização Certidões (FGTS/CNDINSD/Tributos Federais/CNDT ;
- suspensão de atendimentos;
- processos de descredenciamento.
III – Produtividade da Equipe de Credenciamento
72
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PERÍODO
SET/2011 a
AGO/2012
SERVIÇOS
CREDENCIAMENTO
60
DESCREDENCIAMENTO
8
TERMOS ADITIVOS
10
NÚMERO DE
SERVIDORE
S
2 Servidores
Média
39
Índice de Produtividade: 3.25
Ano 2012
Número de
Servidores
Média
245
2
122,5
Total de
Credenciados
Índice de Produtividade: 10,2
3 → EQUIPE DE PAGAMENTO DE PROCESSOS DE CONTAS MÉDICAS
a) Recebimento de malote
✔ Receber o malote e correspondências externas, dar baixa no sistema Único das
correspondências/ cobranças dirigidas ao pagamento, e distribuir o restante.
b) Recebimento de cobranças – entradas de processos
✔ Receber as cobranças ou pedidos de reembolso via correio;
✔ Dar entrada no sistema Único, receber o documento,autuar no sistema, os processos
de pagamento;.
✔ Fazer as pastas de processos com o número/etiqueta obtidos através do sistema
Único;
c) Conferência/Lançamento no Sistema/ Pagamento
✔ Cada cobrança a ser paga passa por um processo de análise, onde são verificados os
preenchimentos das Notas Fiscais/Faturas/ Recibos/ a documentação enviada relativa
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aos impostos que o credenciado deveria anexar à cobrança.
✔ Após essa análise preliminar vem a análise do processo propriamente dito:
conferência da documentação necessária; assinatura das guias; pedidos médicos;
autorização nos pedidos de internações/cirurgias, entre outros;
d) Pagamentos PRR3
✔ Dar entrada manualmente na pasta de controle, para posterior baixa quando do
pagamento.
✔ São recebidos, autuados e enviados pelo sistema Único para a PRR-3ª Região após
prévia análise com a juntada de documentação necessária à análise, que se encontra
arquivada neste Plan-Assiste
✔ Receber de volta já analisados e inseridos na relação de pagamento.
III – Produtividade da Equipe* de Pagamento
Quantidade de Eventos**
107738
Guias Emitidas**
33141
Total
140879
Total de Servidores
4
Índice de produtividade (média por servidor/mês): 2.934,97
Total analisado R$
Total pago R$
9.200.977,41
8.694.007,51
766.748,12
724.500,63
Número de Servidores
4
Índice de produtividade (considerando-se o total analisado):191.687,03
Processos Pagos 2012
Número de Servidores
Média
2803
4*
700,75
Índice de produtividade (média por servidor/mês):58,39
* Equipe composta por 4 servidores e 3 terceirizados.
** Fonte: Sistema Benner.
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e) Processos arquivados no Setor
✔ Durante o período medido, a quantidade foi de 38 caixas de processos arquivadas.
DOCUMENTOS DO SISTEMA ÚNICO (PLAN-ASSISTE) CADASTRADOS NO
SETOR
NO PERÍODO DE SETEMBRO/2011 A AGOSTO/2012
DOCUMENTOS CADASTRADOS – SISTEMA
ÚNICO
Total Documentos criados
5892
Média Mensal
491
Índice de produtividade
49,10*
(média por servidor/mês)
* A média por servidor/mês engloba todos os setores (10 servidores).
OFICIOS CADASTRADOS – SISTEMA ÚNICO
Total Documentos criados
598
Média Mensal
49,84
Índice de produtividade
4,98*
(média por servidor/mês)
* A média por servidor/mês engloba todos os setores (10 servidores).
GUIAS QUE CONSTAM DO PROCESSO DE PAGAMENTO CADASTRADAS NO
SISTEMA BENNER/ASSISTE NO PERÍODO DE SETEMBRO/2011 A AGOSTO/2012
Guias
Quantidade
Encaminhamento:
Emitidas pelo setor
1.104
Emergência:
Emitidas pelo credenciado
13.678
TOTAL
14.782
Índice
de
produtividade (média
por servidor/mês)
123,2
75
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Obs.: Não incluem guias de autorização (quadro abaixo)
4 → EQUIPE DE ATENDIMENTO DO PLAN-ASSISTE ATENDIMENTO
NO PLAN ASSISTE
1 - Atender aos telefonemas dos servidores, hospitais, médicos e laboratórios, dando
informações sobre autorizações e/ ou feeback sobre dúvidas quaisquer;
2 - Recepcionar fax e e-mail, além de verificar o portal de autorizações da Unimed,
buscando responder a solicitações de exames, internações ou outros procedimentos
médicos;
3 - Organizar e encaminhar documentos e relatórios médicos para auditoria externa;
4 - De porte do parecer positivo do auditor, emitir guias de autorização, via sistema
Benner, e enviar ao credenciado ou beneficiário solicitante. Além disso, quando o
solicitante for a Unimed, autorizar pelo portal e quando o solicitante for o Gama
Saúde, autorizar via e-mail;
5 - Contatar hospitais ou serviços de Home Care buscando verificar as altas, e manter
relatório interno atualizado;
6 - Ao que se refere a atendimentos odontológicos e psicológicos, emitir as
autorizações e enviar ao profissional ou servidor solicitante em tempo hábil para o
tratamento, depois de recebido o documento autorizatório do Setor Médico da
PR/SP;
7 – Primar por relacionamento de qualidade para com os associados e os
credenciados, buscando a otimização dos serviços e consequente ganho de
credibilidade, objetivando uma parceria duradoura.
III – Produtividade da Equipe* de Atendimento
RESUMO DE GUIAS DE AUTORIZAÇÕES EMITIDAS PERÍODO DE
SETEMBRO/2011 A AGOSTO/2012
76
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Quantidade de
eventos
Total
107.738
Guias emitidas
33.141
Média
8.978,1
2.761,75
mensal
6
* Equipe composta por 1 servidor e 1 terceirizado.
→ GERÊNCIA:
✔ Atendimento à rede credenciada, associados e às unidades do Plan nas PRMs, PRR3
e outros “Plans” (MPT/MPM),
prestando esclarecimentos e orientações.
Atendimentos às solicitações da Diretoria do Programa. Buscar soluções a situações
particulares,
junto à Diretoria em Brasília e/ou Coordenadoria de
Administração/Secretaria Estadual, conforme o caso;
✔ Coordenar as atividades desenvolvidas no Plan-Assiste, Federação das Unimeds
(Portal), Gama Saúde e RC&C Consultoria e Gestão Hospitalar;]
✔ Participar das reuniões de captações, negociações, visitas às Instituições a serem
credenciadas, visitas sociais aos pacientes internados;
✔ Acompanhamento das Internações de nossos associados, caso a caso, e inserindo em
planilhas , liberações no Portal da Unimed (com participação dos Setores),
acompanhamento dos recursos orçamentários, junto á Diretoria Financeira em
Brasília, acompanhamento de saldos junto ao SIAFI, com os devidos lançamentos no
Sistema Benner que resultam em custeio ao associado e lançamento no extrato do
credenciado para base de Declaração de Imposto de Renda;
✔ Agilização de casos complexos visando a concretizar os atendimentos de urgência
junto às redes contratadas;
✔ Atividades relacionadas ao gerenciamento que envolvem pessoal, material,
coordenação; Reuniões periódicas com as seguintes Instituições: Empresa de
Auditoria Médica – RC & C; visando o cumprimento do contratado conforme
descrito; Federação das Unimeds (quando solicitadas pela Diretoria do PlanAssiste);Unidas – Camara Técnica de Saúde (por convocação); Atendimento às
Instituições ou Pessoas Físicas Credenciadas ou com interesse em Credenciamento.
IV - Carências
O PLAN-ASSISTE na PR/SP além de atender, de forma personalizada, os
associados de nosso Estado, também dá suporte aos associados de outros Estados e Distrito
Federal, que constantemente buscam solução de seus problemas de saúde nesta capital onde
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encontram-se Instituições de saúde renomadas e com grande resolutividade.
Na presente data, a Seção possuí 10 servidores aptos para atender 2568
associados no Estado de São Paulo, além dos associados de outros Estados e 245
credenciados. Contamos com uma empresa de auditoria médica terceirizada que nos dá
suporte através de 05 funcionários administrativos internos, 01 enfermeira padrão
(interna/externa) e médicos auditores (externos).
Pelo volume de trabalho estimamos uma quantidade ideal de servidores em 16
pessoas, considerando que este PLAN-ASSISTE é um Setor crescente e por tratar-se de
atendimento à saúde.
3.3.5.DIVISÃO DE CONTROLE E ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E
PATRIMÔNIO - DICAMP
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
7
Terceirizados
1
Estagiários
1
II – Atividades
A DICAMP - Divisão de Controle e Administração de Material e Patrimônio é responsável pela aquisição, distribuição, conserto e desfazimento dos itens de
almoxarifado e bens patrimoniados de todo o Estado de São Paulo, o que inclui PR/SP e 27
PRM's no interior do Estado e também é responsável por toda a infra estrutura da PR/SP.
As atividades próprias da Secretaria estão divididas em 03 áreas: fiscalização
de execução dos serviços, da regularidade documental e do pagamento dos benefícios
trabalhistas previstos nos contratos de terceirização, conferência de contas, incluindo as
faturas geradas pelos contratos da Capital e o gerenciamento das franquias de cópias
compartilhadas entre as PRM´s, conferência das faturas de contas de consumo.
Além disso, a Divisão realiza pesquisa de mercado de alguns itens e serviços a
serem adquiridos para a PR/SP, seja para instruir Procedimento Licitatório da CPL, seja
para Adesão à Ata de Registro de Preços ou para compra por Dispensa de Licitação, sendo
estas últimas duas modalidades de aquisição processadas inteiramente na Secretaria da
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DICAMP.
A Chefe da DICAMP, além de administrar as demandas das chefias dos
setores sob sua supervisão, organiza e conduz os trabalhos da secretaria da DICAMP, emite
parecer sobre assuntos afetos à Divisão, tanto sobre os atos iniciados pelas gestões
anteriores, que ainda não se exauriram e repercutem nas atividades atuais, quanto planeja
aprimoramentos no fluxo de trabalho, melhor aproveitamento dos recursos materiais e
humanos e apresenta estudos que subsidiam decisões administrativas superiores.
III – Produtividade
Indicadores: Número de atos praticados durante o período de um ano, dividido
pelo número de servidores responsáveis.
Atividades
2011/2012
Número de
Servidores
Responsáveis
Média por
Servidor
Contratos fiscalizados
20
3
6,6
Despachos
50
2
25
Comunicações Internas
120
2
60
Reuniões
60
1
60
Contas mensais de
consumo e de prestadores
120
2
60
Pesquisa de mercado
20
2
10
Ordem de Serviço para
confecção de carimbos
827
1
827
Media mensal de atos por integrante do setor: 1217 (nº de atos)/24 (nº de meses) / 7
(servidores) = 7,24
IV - Carências
Em elaboração.
79
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3.3.6.SEÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÕNIO – SEMP
I - Estrutura
Técnicos Administrativos
8
Terceirizados
3
Estagiários
1
II – Atividades
A SEMP administra o Almoxarifado e o Patrimônio.
Em relação ao Almoxarifado, compete a SEMP fiscalizar o cumprimento das
Atas de Registro de Preço, advertindo formalmente o fornecedor sobre a necessidade de
ajuste de conduta e informando o Setor de Contratos para a aplicação de penalidade, estimar
duração do estoque, pedir reabastecimento, agendar entrega, conferir e instruir o processo de
pagamento, acompanhar o pagamento no sistema SIAFI, dar entrada no estoque, atender
requisições, conferir, separar e distribuir materiais seguindo os pedidos das PRM's e dos
setores internos da PR/SP, fechar balancete contábil no final do mês, contar todo o estoque
através do inventário rotativo, analisar relatórios de amostras provenientes dos processos de
licitação, analisar Editais de licitação - Termos de Referência relacionados à compra de
materiais para o almoxarifado, corrigir lançamentos e providências quanto às diligências
contábeis, implantar inovações e pesquisa quanto às funcionalidades do sistema ASI-WEB e
gerenciar acessos dos usuários ao sistema ASIWEB - Módulo Almoxarifado.
Por sua vez, desempenha as seguintes atividades relativas ao Patrimônio:
informa a Coordenadoria de Administração sobre necessidade de aquisição de bens de
acordo com a demanda, fornece descrição do que deve ser adquirido, agenda, entrega,
confere e instruí processo de pagamento, acompanha pagamento no Sistema SIAFI, lança a
entrada dos bens, emplaqueta e distribuí para os setores requisitantes, registrando a
movimentação, recebe bens que necessitam de conserto, agenda retirada ou leva os bens
para conserto, elabora lista de bens para desfazimento ou doação, divulga a lista dos bens
para doação no sistema SIAFI, baixa do sistema os itens doados, gerencia o acesso dos
usuários ao sistema ASIWEB - Módulo Patrimônio, providencia o fechamento contábil a
cada mês, lança as depreciações dos bens no sistema SIAFI, implanta inovações e pesquisa
as funcionalidades do sistema e gerencia acessos dos usuários ao sistema ASIWEB Módulo Almoxarifado.
80
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III - Produtividade
A) Almoxarifado
Indicador: Valor movimentado dividido pelo número de servidores no setor.
Valor movimentado
Número de
Servidores no
Setor
Média Per Capita
R$ 761.338,78
4
R$ 190.334,69
Média mensal per capita do setor: 761.338,78/12/4 = 15.861,22
B) Patrimônio
Indicadores: Valor do patrimônio tutelado dividido pelo número de servidores
Valor movimentado
Número de
Servidores
Média Per Capita
R$ 5.057.548,26
4
R$ 1.264.387,06
Média mensal per capita do setor: 5.057.458,26/12/4 = 105.363,71
IV - Carências
Necessário se faz separara o almoxarifado do patrimônio, criando-se dois
setores distintos, uma vez que na prática, efetivamente, são setores muito diferentes, cuja
administração conjunta atrapalha o bom andamento dos trabalhos.
3.3.7.SETOR DE TRANSPORTES - SETRAN
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
2
Técnicos de Apoio Especializado
15
Terceirizados
1
81
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II - Atividades
A Seção de Transportes - SETRAN é responsável por organizar as saídas dos
veículos atendendo aos pedidos de transporte, solicitar diárias para os TAE´s quando viajam,
acompanhar o pagamento das multas de trânsito, manter atualizados os documentos dos
veículos e dos TAE´s de todo o Estado, avaliar a necessidade de renovação da frota,
administrar o sistema de abastecimento e conserto das viaturas – GOODCARD,
acompanhar o trabalho das comissões de desfazimento e doação de viaturas, acompanhar a
carga e descarga dos itens transportados pelas viaturas.
III – Produtividade
Indicadores: Para os TAE´s é o tempo de utilização externa dos veículos,
calculado por média mensal de horas por motorista lotado no setor. Para os técnicos
administrativos é o número de ASV´s elaboradas e demais atividades relacionada à
regularização dos veículos.
Indicador 1: Técnicos de Apoio Especializado
UTILIZAÇÃO DAS VIATURAS POR TAE-T – 37,50 horas/mês
Dado elaborado a partir do horário constante nas ASV's não sendo computado
o tempo gasto em procedimentos internos dos motoristas
Indicador 2: Técnicos Administrativos
Atividades
Ano 2011
Número de
Servidores
Média Por
Servidor
ASV's
3000
2
1500
Autorizações GoodCArd
368
2
184
DPVAT, CRVL, Inspeção veicular,
CNH's e Multas
280
2
140
Média mensal per capita do setor: 3648 (nº de expedientes) / 12 (nº de
meses)/2 (nº de servidores) = 152
82
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IV - Carências
Necessário o acréscimo de 01 técnico administrativo para atividades
exclusivamente administrativas.
3.3.8. SEÇÃO DE ATIVIDADES AUXILIARES – SAA
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
4
II – Atividades
A Seção de Atividades Auxiliares - SAA acompanha todas as atividades da
equipe terceirizada de manutenção predial, realiza a limpeza dos filtros de água, mede o
consumo das máquinas de bebidas quentes e das máquinas copiadores instaladas na PR/SP,
organiza os trabalhos de manutenção preventiva e corretiva, faz previsão e pedido de
materiais de reposição de uso imediato.
III – Produtividades
Indicadores: número de solicitações feitas por meio PANDA, dividido pelo
número de servidores que o atenderam.
Atividade
2011
Número de
Servidores
Média Por
Servidor
Pedido de serviços registrados no
sistema PANDA – Manutenção
corretiva
1175
4
293,75
Média mensal de pedidos PANDA per capita no setor: 1175/12/4 = 24,47
IV - Carências
O Setor necessita de um terceirizado para auxilio nas atividades gerais.
83
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3.3.9.SEÇÃO DE PROTOCOLO ADMINISTRATIVO
I - Estrutura
Técnicos Administrativos
6
Terceirizados
1
II - Atividades
A Seção de Protocolo Administrativo - SEPROA é responsável por toda
circulação de correspondências administrativas da PR (recebidas via malote, Correios ou
balcão de atendimento) e das PRM's. Recebe, distribui, recolhe e despacha documentos
através de malotes ou de cartas registradas.
Realiza também todas as atividades relacionadas aos arquivos da PR/SP, entre
elas: receber, organizar e guardar todos os documentos inativos da PR/SP - da área
Administrativa e da área Jurídica, atendendo aos pedidos de recuperação de documentos
formulados por todas as áreas da PR.
III – Produtividade
Indicadores: 1) Média mensal de documentos cadastrados, per capita por
colaborador lotado no setor e encarregado da referida atividade; 2) Média anual do acervo
de caixas de arquivo mantido, per capita por colaborador lotado no setor e encarregado da
referida atividade.
Atividades
Quantidade
Nº de servidores
Média
que
mensal/servidores
desempenham a
outubro 2011 a
atividade
outubro 2012
Malotes recebidos
340
3
113,3
Malotes enviados
340
3
113,3
Docs.
encaminhados/ca
dastrados no
sistema Único
1000
2
500
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para a PR/SP
Docs.
redespachados
para PGR/PRM'S
1500
2
750
Correspondências
entregues no
prédio
1050
1 (funcionário
terceirizado)
1050
Correspondências
expedidas via
Correios
1100
2
550
Caixas de arquivo
morto/total
arquivadas
6000
2
3000
Solicitações de
recuperação de
docs. (cxs.arquivo
morto)
155
1
155
Média mensal per capita do setor: 11485 (nº de expedientes) / 12 (nº de
meses)/6 (nº de servidores) = 159,51
IV - Carências
Sugere-se a criação de uma seção responsável pelas atividades arquivísticas da
instituição, considerando a incompatibilidade dessas tarefas com as desempenhadas pela
Seção de Protocolo Administrativo (SEPROA), atual gestora do “Arquivo Morto”,
trabalhando no limite, com o acúmulo dos serviços e podendo acarretar queda considerável
na qualidade do trabalho.
Inicialmente, cumpre destacar alguns conceitos advindos da prática
arquivística, necessários aos objetivos deste relatório. Conforme dispõe o art. 8º da Lei nº
8.159, de 08 de janeiro de 1991, os documentos públicos são identificados como:
- Documentos Correntes: constituídos de documentos em curso ou
frequentemente consultados, conservados nas repartições que os receberam ou produziram
ou em dependências próximas e de fácil acesso.
- Documentos Intermediários: constituídos de documentos que deixaram de
85
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ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam ou produziram podem
ainda solicitá-lo. Estes documentos são mantidos no arquivo intermediário, de forma
transitória e temporária, por conta dos prazos precaucionais e prescricionais, onde guardam
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
- Documentos Permanentes: constituídos de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental, constituindo meios de se conhecer o passado e sua evolução.
A política de gestão do patrimônio documental do Ministério Público Federal
(MPF) é regulamentada pela portaria PGR nº 119, de 5 de abril de 2010. Este documento foi
redigido tendo em vista “a necessidade de se estabelecer uma política de gestão do
patrimônio documental integrada a todas as unidades do MPF, que padronize, discipline e
oriente as práticas e metodologias de tratamento dos documentos e informações
arquivísticas, fundamentais no processo de tomada de decisões, na melhoria da qualidade de
prestação dos serviços à sociedade e na formação da memória institucional. Por gestão do
patrimônio documental, entende-se pelo “conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, classificação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
A portaria PGR nº 119/2010 também estabelece diretrizes técnicas ao processo
de salvaguarda dos documentos públicos produzidos e acumulados no âmbito do MPF por
meio da previsão de instrumentos arquivísticos de gestão documental e da instituição de
uma Comissão Permanente de Gestão do Patrimônio Documental do MPF (GPAD). Sobre
os instrumentos arquivísticos (plano de classificação de documentos; tabela de
temporalidade e destinação de documentos; manual de procedimento arquivísticos), importa
ressaltar que esses atuam principalmente na orientação temporal e territorial dos
documentos de arquivo. Por outro lado, a GPAD foi instituída “com a finalidade de orientar
e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e
acumulada”, tendo em sua composição, em nível decisório, a Exma. Sra. Ana Cristina
Bandeira Lins, Procuradora da República da PR-SP.
Além das disposições acima elencadas, a portaria veda, temporariamente, até a
avaliação do valor histórico pela GPAD, a eliminação dos documentos relacionados à
Atividade-Fim produzidos anteriormente à publicação da Lei Complementar nº 75/93.
Ademais, fica revogada a portaria SG nº 858, de 30 de dezembro de 2002, que permitia a
eliminação da documentação afeta à Atividade-Meio. Desta forma, qualquer atividade
relacionada ao tratamento e destinação final da documentação afeta às unidades gestoras e
unidades administrativas do MPF restam suspensas até a definição, pela GPAD, dos
86
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PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
procedimentos e das normativas que irão reger a matéria.
O “Arquivo Morto” da PR-SP está vinculado atualmente a Seção de Protocolo
Administrativo (SEPROA), compreendendo um acúmulo de documentos públicos em
espaços previamente definidos. Segundo relatório produzido pelo servidor Mário Félix (P.A.
1.34.001.006422/2011-87), o arquivo dispõe de aproximadamente 5.600 caixas, divididas
entre Arquivo Jurídico (AJ) e Arquivo Administrativo (AA).
Gráfico 1 – Composição do Arquivo Morto (em nº de caixas)
200; 4%
100; 2%
AJ cadastrado
1100; 19%
AA cadastrado
AJ não cadastrado
4250; 75%
AA não cadastrado
Outra importante estatística relativa às atividades desenvolvidas pelo Arquivo
Morto diz respeito à produção de documentos no âmbito da PR-SP. De acordo com o gráfico
2, somente no ano de 2011 foram cadastradas 1.120 caixas, o que equivale a
aproximadamente 20% do total dos documentos armazenados no Arquivo Morto. Este
aspecto possui uma particularidade negativa, considerando a ausência de critérios
normativos relacionados à análise, avaliação e seleção dos documentos. Vale lembrar que,
desde abril/2010, o MPF não dispõe de instrumentos arquivísticos que regulamentem o
tempo e local de guarda dos documentos públicos. Pode-se predizer que o Arquivo Morto
se encaminha a uma posição alarmante em meio a conhecida falta de espaços.
Gráfico 2 – Produção de Documentos (em nº de caixas)
87
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A Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP) consiste em um
conjunto de procedimentos sistematicamente ordenados, baseado em fatos e dados, que visa
à identificação e a eliminação de problemas que afetam os processos, bem como a
identificação e o aproveitamento de oportunidades para a melhoria contínua. No caso
específico da guarda de documentos da PR-SP, a metodologia utilizada sugere a criação de
uma Seção de Gestão de Patrimônio Documental da PR-SP, conforme se indica abaixo:
O processo vigente é o armazenamento de documentos públicos de valor
primário (atribuído-lhe em função do interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta sua utilidade para fins legais, administrativos, fiscais), constituindo um
processo de apoio a atividade-fim.
A SEPROA, após o recebimento da documentação selecionada pelo setor ou
gabinete, procede com o cadastro e guarda desta visando sua eliminação (ou não,
dependendo do tipo de documento) após a expiração do prazo determinado.
Os clientes do processo são os Clientes internos e os externos. O primeiro é
composto de setores e gabinetes, já que inexiste diferenciação entre documentos em fase
intermediária ou permanente na PR-SP. Deste modo, são armazenados para fins de
eliminação documentos de valor primário no Arquivo Morto, quando estes deveriam estar
localizados em espaços próprios, já que apesar de não serem frequentemente consultados,
ainda podem ser requisitados pelos setores que os produziram ou receberam. Vale lembrar
que esse tipo de cliente, a semelhança dos clientes externos, deseja consultar a informação
contida em um documento público com base nos critérios de confiabilidade (limitar o acesso
88
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PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
à informação tão somente àqueles envolvidos no processo), integridade (garantia de
manutenção das características originais da informação) e disponibilidade (garantia de que a
informação esteja sempre disponível para seu uso legítimo).
Os clientes externos são cidadãos, após requerimento dirigido à entidade
produtora do documento.
O resultado específico da atividade realizada é a guarda do documento visando
sua eliminação ou não, disponibilização da caixa ao gabinete ou setor para fins de consulta.
Assim, temos um sistema informatizado de gestão de documentos arcaico e
ineficiente, carente de um sistema de busca avançado, uma rotina falha de consulta dos
documentos arquivados, já que não é possível retirar apenas o documento desejado, mas sim
toda a caixa armazenada, prejudicando outros possíveis demandantes de informação, a falta
de caixas adequadas ao acondicionamento físico dos documentos, layout, iluminação e
umidade inadequados ao armazenamento de documento em suporte do tipo papel,
principalmente a sala suspensa do andar -3, local impróprio, onde estão armazenadas as
caixas administrativas e arranjo físico do local de armazenamento insuficiente, considerando
a produção de documentos e os prazos de guarda.
Pelo exposto, conclui-se que a melhor alternativa à política arquivística da
instituição reside na criação de um setor responsável pelo tratamento dos documentos e
informações arquivísticas da PR-SP.
Sobre a formação de recursos humanos da equipe, espera-se que esta possua
em seu quadro, além de um chefe de seção, um analista de arquivologia, responsável pela
orientação e aplicação de técnicas de arquivo e 2 servidores de nível técnico. Pelo seu
escopo de trabalho (documentos jurídicos e administrativos), sugere-se que a nova seção
esteja diretamente vinculada à Secretaria Estadual da PR-SP.
Outra causa que urge intervenção aborda a questão da insuficiência de espaços
físicos destinados à guarda de documentos na nova sede da PR-SP. A respeito desse ponto,
sugere-se a indicação de um local único para a guarda das caixas e adaptação das estantes
existentes para modelos contemplados com 7 prateleiras a fim de aumentar a capacidade de
carga do “Arquivo Morto”. Esta atividade, porém, requereria apoio patrimonial, a fim de
avaliar a utilidade destas como prateleiras adaptadas. Um eventual déficit de estantes de 7
prateleiras teria que ser compensado com a aquisição de novos modelos (estantes
deslizantes já foram utilizadas recentemente no prédio da rua Peixoto Gomide, 768, é a
melhor opção, reduzindo consideravelmente o déficit atual da falta de espaço e já pensando
89
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
em arquivamentos futuros).
Reforçamos nosso entendimento sobre os benefícios decorrentes da criação de
uma seção específica de apoio arquivístico, para promover uma gestão mais eficiente dos
documentos produzidos e recebidos pela PR-SP.
3.3.10.DIVISÃO DE RECURSOS HUMANOS
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
6
Analista de Saúde (Assistente Social)
1
Estagiários
1
II – Atividades
A Divisão de Recursos Humanos (DRH) e suas Seções são responsáveis pelas
demandas referentes à vida funcional dos servidores e membros, realizando desde as
providências iniciais para a admissão, até as referentes à capacitação, treinamento e
desenvolvimento funcional. Realizam o gerenciamento de licenças, alterações cadastrais e
jornada de trabalho dos servidores, sendo responsáveis também pelos procedimentos
referentes a aposentadorias, pensões, isenções, remuneração de cargos efetivos, funções de
confiança, cargos em comissão e respectivas substituições.
Realizam, ainda, os procedimentos para a celebração de convênios com
instituições de ensino, além do gerenciamento do recrutamento, admissão e regularidade das
atividades de estágio conforme a legislação vigente.
As atividades da Divisão de Recursos Humanos compreendem um
quantitativo de 962 pessoas, entre servidores e membros distribuídos na PR/SP e em 27
PRM's.
A Divisão de Recursos Humanos é responsável pelo controle das vagas
existentes na PR/SP e PRM's, controle de nomeações e procedimentos para posse e
exercício dos servidores, procedimentos referentes às férias dos servidores e membros,
procedimentos referentes às licenças prêmios de servidores e membros, elaboração e
encaminhamento para publicação de portarias de designação e dispensa de servidores para
funções de confiança e cargos em comissão.
90
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O DRH também é responsável pelos procedimentos referentes à remuneração
dos substitutos durante os afastamentos legais dos titulares, elaboração e encaminhamento
para publicação de portarias de designação de servidores para conduzirem
excepcionalmente viaturas oficiais, procedimentos referentes à vacância e exoneração dos
servidores e membros e à dispensa de cargo em comissão de servidores sem vínculo,
procedimentos referentes à lotação provisória, remoção, permuta, cessão e requisição de
servidores, procedimentos para viabilizar a participação de cursos de formação em outros
órgãos da administração pública federal, procedimentos relativos à concessão de
aposentadoria e abono de permanência e procedimentos relativos aos afastamentos de
servidores (acompanhamento de cônjuge, licença para trato de interesses particulares,
atividade política, licença capacitação, licença para conclusão de pós graduação, licença
maternidade etc).
A divisão compete dirimir dúvidas e outros problemas referentes à
remuneração dos servidores e membros, atender aos servidores e membros aposentados e
aos pensionistas, procedimentos referentes ao auxílio funeral e pensão civil,
recadastramento anual de aposentados e pensionistas, isenção de imposto de renda e plano
de seguridade social, elaboração de certidões e declarações e solicitação de emissão de
cédulas funcionais, realização de atendimento online e disponibilização de informações e
formulários atualizados na intranet, elaboração de ofícios e documentos diversos (alteração
de conta-corrente, alteração de nome e outros dados cadastrais, inclusão e exclusão de
dependentes para fins cadastrais e para fins de imposto de renda, mandados judiciais,
certidões para averbação de tempo de serviço na instituição, solicitação de auxílio
natalidade, requerimento de aposentadoria, solicitação de abono de permanência, solicitação
de licenças diversas, prorrogação de licença maternidade etc).
O DRH elabora minutas de ofícios e despachos para o gabinete do procurador
chefe em assuntos relacionados à gestão de pessoas (os requerimentos e documentos
relativos à vacância, exoneração, lotação provisória, permuta, são encaminhados à divisão
de recursos humanos, a qual após conferir a documentação e formulários, minuta ofício
próprio e encaminha ao GPC, para envio à PGR), elabora despachos diversos relativos à
gestão de pessoas, controla as publicações oficiais referentes à vida funcional dos servidores
e membros, arquiva e guarda procedimentos administrativos disciplinares e fornecimento de
informações requisitadas referentes à vida funcional dos servidores envolvidos.
Por fim, opera o sistema GPS (inclusão ou exclusão para obterem acesso ao
sistema GPS, bem como as permissões a serem conferidas de servidores da capital e
interior), a gestão do programa adolescente aprendiz (seleção e contratação de aprendizes,
91
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controle de folhas de frequência, envio e recebimento de documentação para o agente
intermediador - CIEE -, renovação e rescisão de contrato, controle das avaliações
periódicas, conferências das faturas, certidões e documentos para atestar o pagamento
mensal dos serviços), encaminha guias de recolhimento da União referentes as diárias
recebidas e não utilizadas (atribuição que entende não ser de sua competência realizar).
III - Produtividade
Indicadores: divisão do número de servidores no Estado de São Paulo em cada
ano pelo número de servidores presentes na Divisão de Recursos Humanos da PR/SP.
ano
servidores no Estado
(média anual aprox.)
servidores no DRH
índice
2011
843
7
120,43
IV – Carências
A Divisão de Recursos Humanos necessita de computadores mais rápidos,
uma máquina de scanner mais eficiente e softwares do Microsoft Office.
3.3.11.SEÇÃO DE REGISTRO E ACOMPANHAMENTO FUNCIONAL - SERAF
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
6
II - Atividades
As atribuições da Seção de Registro e Acompanhamento Funcional - SERAF
compreendem um quantitativo de aproximadamente 850 servidores, distribuídos na PR/SP e
em 27 PRM's.
A SERAF é responsável por orientar todos os servidores em relação às
portarias PGR 707/2006 e PR/SP 1608/2011, que regulamenta a jornada de trabalho dos
servidores da Procuradoria da República no Estado de São Paulo. Ela presta esclarecimentos
quanto à sua aplicação no sistema de frequência GRIFO, bem como auxílio às chefias para o
registro e tratamento de afastamentos e ocorrências na frequência dos servidores. Este
atendimento é prestado por todos os servidores da SERAF, por telefone, e-mail, messenger
92
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ou pessoalmente, demanda que aumenta nos dias próximos ao fechamento da frequência.
Também é sua atribuição ajustar a frequência do servidor nos casos em que as
chefias não a efetuam dentro do prazo, após análise do requerimento e autorização do(a)
Procurador(a) Chefe, a conferência de todos os registros em caso de afastamento,
encaminhando-os à PGR, se necessário, ou arquivando-os e digitalizar e arquivar toda a
documentação.
A SERAF é responsável pelo registro no GRIFO das delegações do
gerenciamento de frequência dos servidores dos gabinetes feitas pelos Procuradores, bem
como as delegações da frequência de coordenadores de PRM´s feitas pelo Procurador Chefe
da PR/SP, e eventuais registros de delegados substitutos nos afastamentos dos titulares, pela
análise dos requerimentos de acréscimo em banco de horas adquirido em viagem a serviço,
envio à PGR para o registro dos créditos e acompanhamento do atendimento à solicitação.
A Seção realiza o registro no GRIFO das jornadas especiais, registro de
feriados municipais e estaduais, pontos facultativos, além de suspensão de expediente e
abonos de faltas pelo Procurador Chefe, registro do banco de horas e do crédito de dias
eleitorais dos servidores informados pelo órgão de origem no respectivo ofício de
apresentação, cadastramento de novos procuradores no sistema Ronda, registro no Sistema
Ronda dos afastamentos de Procuradores. (Licença médica, Viagem a serviço, licença
prêmio, Afastamento para aperfeiçoamento etc), emissão e encaminhamento do Boletim de
frequência mensal dos Procuradores de São Paulo à PGR, manutenção da página da SERAF
na INTRANET da PR/SP por meio do Sistema Plone, e eventualmente atende solicitação de
emissão de relatórios diversos, recebimento e digitalização de toda a documentação
encaminhada.
A documentação comprobatória dos afastamentos ou ocorrências dos
servidores é enviada à SERAF, que verifica no sistema GRIFO se o respectivo registro foi
feito em acordo com as normas vigentes e também toma as seguintes providências:
arquivamento de atestados médicos de consultas, declaração de doação de sangue,
comprovantes de comparecimento em audiência judicial ou outros serviços obrigatórios por
lei, envio da documentação à PGR para homologação do afastamento de alistamento
eleitoral, certidões de nascimento, casamento e óbito (envio da Certidão de casamento ao
Setor de Saúde para homologação do afastamento e envio de toda a documentação à PGR
para alteração cadastral e homologação do afastamento). Nos casos de Certidão de
nascimento também enviamos ofícios de Auxílio Natalidade, Auxílio Pré Escolar,
Prorrogação de Licença Maternidade e Inclusão de dependentes no IRRF.
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Nos casos de declaração de serviços prestados à Justiça Eleitoral e documento
de autorização da Chefia para a respectiva dispensa de trabalho adquirida pelos serviços
prestados, há o envio da documentação à PGR para homologação do afastamento. O
controle da quantidade de dias de dispensa aos quais o servidor tem direito bem como o
acompanhamento de seu usufruto é feito pela SERAF em planilhas individualizadas.
Outras atividades realizadas no GRIFO pelo Setor são a análise dos
requerimentos de acréscimo em banco de horas adquirido em viagem a serviço, envio à
PGR para o registro dos créditos e acompanhamento do atendimento à solicitação.
No caso de servidores removidos para a PR/SP, o Setor providência o registro
do banco de horas e do crédito de dias eleitorais dos servidores informados pelo órgão de
origem no respectivo ofício de apresentação.
Quanto ao auxílio transporte, a SERAF é responsável pelo recebimento,
análise e encaminhamento à PGR dos requerimentos de Auxílio Transporte, além da
verificação dos recebidos de pagamentos de ônibus fretados e intermunicipais enviados
mensalmente pelos servidores afim da comprovação de sua utilização.
Cabe ressaltar que a grande quantidade de documentação encaminhada a esta
seção tem que ser recebida e movimentada ou arquivada por meio do sistema ÚNICO, e seu
arquivamento é concluído com a digitalização dos documentos.
Complementando, devido a GREVE realizada pelos servidores da PR/SP e da
prorrogação do prazo regulamentar para compensação dos dias não trabalhados, e
considerando que o sistema GRIFO não possibilita o registro e acompanhamento dessa
alteração de prazo, a SERAF está incumbida de fazer manualmente o controle paralelo
dessas compensações por meio de planilha eletrônica, procedimento que se estenderá ao
menos pelos próximos seis meses.
III - Produtividade
Indicadores: divisão do número de servidores no Estado de São Paulo em cada
ano pelo número de servidores presentes na Seção de Registro e Acompanhamento
Funcional da PR/SP.
ano
servidores no Estado
(média anual aprox.)
servidores no
SERAF
índice
2011
843
7
120,43
94
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IV - Carências
A principal carência material é a falta de uma impressora, o que faz com que
tenha que utilizar impressora instalada em outro setor, no caso o DRH. A Seção solicitou a
instalação deste equipamento, porém a Coordenadoria de Informática não tem equipamento
disponível.
A SERAF recebe uma grande quantidade de contatos telefônicos e os
aparelhos instalados no setor não permitem a criação de grupo de captação de ligações
recebidas por outros aparelhos e também não transferem ligações, recursos muito úteis para
o trabalho de atendimento.
Por fim, considerando ainda que os servidores desta Seção trabalham o dia
todo logados em sistemas, como o GRIFO e o ÚNICO, tratando de informações de um
grande número de servidores, se faz necessária a substituição dos computadores por outros
mais modernos e velozes.
3.3.12.SEÇÃO DE ESTÁGIO, SELEÇÃO E CONCURSO
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
5
Estagiário
1
II – Atividades
Atualmente, a Seção de estágio, Seleção e Concurso – SESC é formada por 5
servidores e 1 estagiário, quadro que foi alterado em agosto de 2012, antes desse mês, havia
apenas 4 servidores no Setor e não havia estagiários.
As atividades da Seção de estágio, Seleção e Concurso compreendem um
quantitativo de 351 estagiários, distribuídos na PR/SP e em 27 PRM's, com rotatividade
média de 220 entradas/saídas de estagiários por ano.
Dentre as atribuições da SESC encontram-se a realização de processos
seletivos para recrutamento e seleção de estagiários, envolvendo desde a elaboração do
edital, definição dos locais de prova mediante negociação com instituições de ensino,
elaboração de página na internet para divulgação do certame e orientação e inscrição dos
candidatos, divulgação nas instituições de ensino, recebimento das inscrições presenciais,
95
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organização da equipe de fiscalização, elaboração, aplicação e correção de provas,
elaboração do processo administrativo de solicitação da GECC - Gratificação por Encargo
de Curso e Concurso, recebimento e divulgação de resultado de recursos, divulgação final
do processo seletivo.
Além disso, a Seção faz o controle das vagas existentes na PR/SP e PRM's,
com acompanhamento do cadastro de reserva e eventual necessidade de realização de novo
processo seletivo, os procedimentos de contratação, renovação e rescisão contratual,
contemplando o recebimento e análise da documentação admissional, elaboração do
contrato e plano de atividades, controle de entrega da documentação, lançamento de
informações cadastrais em sistema informatizado, obtenção de matrícula, confecção de
crachás, abertura e arquivo de pastas funcionais, o controle da frequência dos estagiários:
entrega, recebimento e arquivo das folhas de ponto, lançamento das ocorrências no sistema
Hórus bem como no sistema Ronda (para estagiários da PR/SP).
Somam-se a essas atribuições a emissão de senhas a estagiários para acesso ao
contracheque e sistema Hórus, elaboração, renovação e rescisão de termos de convênios
com instituições de ensino, remessa mensal de informações relativas ao seguro contra
acidentes pessoais contratado para os estagiários (informações à corretora/seguradora acerca
da entrada e saída de estagiários), conferências das faturas, certidões e documentos para
atestar o pagamento mensal dos serviços, o cadastro dos recessos remunerados dos
estagiários em sistema informatizado e controle do recebimento dos respectivos pedidos, o
controle de entrega do relatório semestral de atividades de cada estagiário e
encaminhamento dos relatórios às instituições de ensino.
Por fim, a SESC controla o recebimento dos atestados de matrícula dos
estagiários (rotina semestral), emite certidões e declarações diversas a respeito das
atividades e tempo de estágio, cuida da manutenção e atualização da página da seção na
intranet, orienta e atende de forma presencial, por telefone e por email estagiários e PRM's,
organiza os arquivos corrente e inativo (arquivo morto) e elabora a planilha de controle para
rápida identificação das pastas funcionais de estagiários, presta suporte operacional e
administrativo à Subcomissão Estadual do Concurso para Procurador da República,
abrangendo o recebimento de inscrições e recursos, definição dos locais de prova,
participação na fiscalização das provas, elaboração dos processos administrativos de
compras de materiais, guarda e arquivo da documentação inerente.
III – Produtividade
Indicadores: número total de contratos efetuados pela seção, levando-se em
96
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conta contratações, renovações e rescisões, dividido pelo número de servidores.
Atividade
principal
2011
Servidor 1
Contratação
293
Servidor 2
Renovação
298
Servidor 3
rescisão
224
Média mensal per capita do setor: 815 (nº de expedientes) / 12 (nº de
meses)/3 (nº de servidores) = 22,63
Inscrições em Concursos
Processo
Seletivo
direto
outras
áreas
Servidores
Média per
capita
2011
1.812
150
4
480
2012
1.129
170
4
299
Média mensal per capita do setor: 1812 (nº de expedientes) / 12 (nº de
meses)/4 (nº de servidores) = 37,75
Observações: As contratações, renovações e rescisões são feitas por 3
servidores, cada um faz uma modalidade, ou seja, há 01 servidor que tem como atividade
principal contratação, outro renovações e outro rescisões. A chefia não participa destas
atividades diretamente e sim, na resolução das demandas diárias (problemas, dúvidas etc) na
capital e nas 27 unidades do interior. Administra e aloca as vagas de estagiários nos
gabinetes da capital e atua na organização geral dos processos seletivos no Estado. Quanto
às inscrições para concursos de estágio, será separado o número de inscritos conforme os
cursos, pois a quantidade de pessoas que prestam concurso para o curso de direito é mais
significante.
IV - Carências
A grande carência do Setor é material, necessitando de 5 mesas novas com
gaveteiro para a substituição das atuais, 06 apoios para os pés e 3 cadeiras com rodízios e
espaldar alto.
97
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3.3.12.SEÇÃO DE CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
4
II – Atividades
As atribuições da SECD que compreendem um quantitativo de
aproximadamente 850 servidores distribuídos na PR/SP e em 27 PRM's, são a pesquisa de
mercado de vários cursos a serem ministrados, a verificação da regularidade das empresas
consultadas (certidões de regularidade perante o FGTS, Receita Federal, Previdência Social
e Justiça do Trabalho), a divulgação e fomento da instrutoria interna, cadastro de instrutores,
organização e realização dos eventos, preenchimento dos formulários de instrutoria interna,
encaminhamento e acompanhamento dos pedidos junto à PGR), a montagem dos processos
de treinamento (preenchimento de formulários, pesquisa de mercado, obtenção das certidões
de regularidade fiscal, montagem do processo administrativo, prestação de informações
sobre os cursos, controle de inscrições e frequência, recebimento e entrega de certificados,
realização das providências administrativas para fins de pagamento, realização de avaliação
geral dos cursos).
A SECD cuida da contratação e acompanhamento de eventos ligados à
capacitação e desenvolvimento dos servidores, o acompanhamento do desenvolvimento na
carreira mediante Progressão/Promoção Funcional (elaboração dos Planos de Desempenho
Individual – PDI´s, avaliações de desempenho em estágio probatório; avaliações anuais de
desempenho; comprovação das 100 horas de treinamento necessárias para Promoção
Funcional).
Por fim, são de responsabilidade da SECD o cadastro, análise e envio de
documentos para fins de Adicional de Qualificação por graduação e especialização e
Adicional de Qualificação por ações de treinamento, a divulgação, orientação e inscrição de
participantes no Subprograma de Pós Graduação, a celebração de convênios e parcerias com
instituições de ensino para descontos em cursos e demais benefícios e o levantamento da
necessidade de treinamentos: identificação das áreas e temas com maior prioridade e
elaboração de planejamento anual dos treinamentos a serem oferecidos, por meio do sistema
LNT.
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III – Produtividade
Indicadores: número de cursos ministrados em cada ano divido pelo número
total de participantes durante cada ano.
ano
participantes
Servidores
índice
2011
508
4
127
ano
cursos
ministrados
Servidores
índice
2011
33
4
8,25
IV - Carências
A SECD necessita um menor aprendiz ou terceirizado para a execução de
tarefas corriqueiras como tirar cópias, entregar processos nos diversos setores, distribuir
certificados, apostilas manuais, além de montagem de apostilas, certificados, encadernação
etc.
A SECD necessita também de uma lousa digital interativa para apresentação
de aulas, palestras, encontros e outros eventos. A lousa digital possui várias funções,
podendo servir como scanner e impressora, tela para projeção, substituindo com vantagem o
flip chart, o quadro branco e a tela para retroprojetor. Além dos cursos, pode ser útil nos
eventos da Procuradoria em geral, ao setor de Núcleo de Eventos, cursos da Coordenadoria
de Informática, entre outros. A SECD necessita ainda de uma geladeira, um micro-ondas
(para o apoio a eventos que necessitem de coffee-break) e um púlpito com microfone para a
utilização no auditório.
99
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3.4.COORDENADORIA JURÍDICA
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
3
Terceirizados
2 (1 Menor Aprendiz e 1 Funcionário AME)**
* Uma das Técnicas Administrativas é Assessora do Gabinete da Doutora Anamara Osório
Silva, atual Procuradora Chefe da PR/SP.
** A funcionária AME, faz às vezes de funcionária “coringa”, executando suas tarefas
também em outras Divisões ou Seções ligadas à Coordenadoria Jurídica, quando necessário
e solicitado pela chefia da Seção ou Divisão.
II - Atividades
A Coordenadoria Jurídica é responsável pelo controle, orientação,
coordenação e todo apoio técnico administrativo aos 43 (quarenta e três) gabinetes dos
Procuradores da República da PR/SP. É composta também por 4 (quatro) Divisões, 6 (seis)
Seções e a PRDC (Procuradoria Regional dos Direitos do Cidadão), sendo que em relação
aos setores mencionados, como desempenham tarefas de área fim, porém individualizadas,
poucas vezes oferecem margem de remanejamento de servidores entre eles.
Suas principais atividades são:
–
Coordenação direta das Divisões e Seções ligadas à Área Fim;
–
Coordenação das equipes de servidores lotados em Gabinetes de
Procuradores da República;
–
Coordenação dos menores aprendizes da Jurídica;
–
Participação e implementação de Projetos solicitados pelo Gabinete da
Procuradora Chefe;
–
Atendimento individualizado aos Procuradores da República, sempre
que solicitado e com visitas eventuais a todos os gabinetes, para integração;
–
Orientações às PRM's, via telefone ou email, quando solicitado pela
área fim ou pelos Procuradores;
–
Solicitação e organização junto à Seção de Capacitação, de
treinamentos pertinentes à área fim;
–
Elaboração de manuais e rotinas de serviço, bem como treinamento
100
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direto de servidores novos que atuarão nos gabinetes de Procuradores da República;
–
Elaboração de minutas de Portarias, Instruções de Serviço, Relatórios,
Ofícios e E-mails em atendimento às determinações da Coordenadora Jurídica, bem como às
do Gabinete da Procuradora Chefe, quando pertinente à área fim;
–
Leitura e conferência diária da caixa de e-mails da Coordenadoria, com
encaminhamento, resposta e arquivamento das mensagens, quando necessário;
–
Triagem dos documentos e procedimentos recebidos na Coordenadoria,
com consequentes despachos e encaminhamentos;
–
Conferência mensal da página da intranet de todos os setores da
Coordenadoria;
–
Informação da lotação dos servidores da Coordenadoria e dos gabinetes
de Procuradores, ao DRH e a Coordenadoria de Informática;
–
Controle de frequência via Sistema Grifo, dos Chefes de Divisões e
Seções, e também de Analistas Processuais e Técnicos Administrativos ligados aos
gabinetes, quando da ausência dos Procuradores da República;
–
Atualização diária da planilha de afastamentos dos gabinetes;
–
Substituição dos servidores em gabinetes, alimentando planilha própria
e ranking de pontuação;
–
Atualização das planilhas de atendimento ao público;
–
Manutenção da agenda da Coordenadora Jurídica, com agendamento de
reuniões e compromissos institucionais;
–
Recebimento, expedição e movimentação de documentos e envelopes
no Sistema Único;
–
Recebimento de todos os atestados médicos referentes aos servidores
atuantes em gabinetes de Procurador da República, somente para juntada e reenvio a
Divisão de Recursos Humanos e/ou ao Setor de Serviço Médico;
–
Solicitação de liberação da estrutura do prédio, para que os servidores
lotados em gabinetes de Procuradores da República, possam trabalhar, quando necessário,
nos finais de semana e feriados;
–
Elaboração das pontes de feriados e escalas de recesso do final de ano;
–
Atualização e divulgação da listagem de ramais;
–
Realização de reuniões com as Chefias das Divisões e das Seções;
–
Análise e despacho em processos administrativos, quando da
necessidade da manifestação do Coordenador Jurídico;
–
Elaboração e repasse de e-mail´s com orientações para todos os setores
jurídicos das PRM's e da PR/SP, sobre as funcionalidades do Sistema Único, Coordenadores
das PRM´s e Setores da PR/SP, quando solicitado pela Secretaria de Acompanhamento e
Documentação Processual – SADP, da PGR;
101
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–
Participação em lista de discussões dos Coordenadores Jurídicos da
SADP/PGR, com visibilidade para todas as Procuradorias da República nos Estados;
–
Preenchimento anual da planilha relativa à Programação Adicional
Priorizada - PAP, com as informações necessárias a bem ou serviço a ser adquirido ou
executado, inclusive com levantamento de dados e preços, conforme solicitado pela
Coordenadoria de Administração. Tal levantamento refere-se a todos os gabinetes de
Procuradores e todos os setores da Coordenadoria Jurídica;
–
Participação em reuniões externas, junto à Justiça Federal, quando
solicitado e para tratativas sobre trabalhos pertinentes aos dois órgãos;
–
Participação de reuniões com o (a) Procurador(a) Chefe;
–
Análise e formulação de repostas, dentro do prazo legal, relacionadas a
questionamentos feitos por cidadãos, referentes a área jurídica, por meio da ferramenta SIC;
–
Participação em comissões criadas pelo Gabinete da Procuradora
Chefe;
–
Atualização da intranet da Coordenadoria Jurídica, com informações
próprias e também das Coordenadorias Criminal e de Tutela Coletiva, com supervisão dos
Procuradores Coordenadores.
III - Produtividade:
Indicador: número de procuradores da capital e servidores vinculados a
COJUR (setores e gabinetes) per capita.
Período Nº de Servidores atendidos + nº
Nº de Servidores na
Média por
de Procuradores atendidos
Coordenadoria Jurídica
servidor
2012
159 servidores + 40 procuradores
3
66,33
Média mensal per capita do setor: 199/12/3 = 5,52
Observações: O volume de trabalho da Coordenadoria Jurídica é muito
expressivo, assim como a diversidade de assuntos, daí a necessidade de não se misturar
certas competências com as das Divisões ou Seções. As Divisões e Seções estão mais
ligadas a resolução das demandas da área fim, enquanto a Coordenação cuida das
necessidades de gestão de pessoal e logística.
A produtividade da Coordenadoria Jurídica pode ser medida principalmente
pelo envolvimento dos três servidores, com todas as demandas: atualmente são 43 gabinetes
de Procuradores da República, cada um com dois servidores.
102
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IV- Carências
A atual Coordenação Jurídica assumiu em Junho de 2011 e contava à época
com duas assessoras. Em Abril de 2012, uma das assessoras foi designada para atuar junto
ao Gabinete da Procuradora Chefe, com uma suposta troca, trazendo para a COJUR a
assessora da Procuradora que é atualmente a Chefe.
É bom frisar que a assessora citada é ligada realmente ao gabinete da
Procuradora que atua como Procuradora Chefe e está apenas cedida à Coordenadoria
Jurídica.
Embora o Coordenador Jurídico tenha apoio irrestrito de sua assessoria, nem
todas as funções podem ser divididas entre eles, tendo em vista que algumas tarefas devem
ser desenvolvidas diretamente pelo Coordenador.
Cumpre ressaltar também, que os funcionários terceirizados ligados à
Coordenadoria Jurídica não desenvolvem nenhum tipo de tarefa ligada à área fim. Não
possuem acesso a nenhum sistema utilizado na PR/SP e limitam suas tarefas a entrega de
documentação e atendimento telefônico.
Muitas vezes, o Coordenador Jurídico passa a maior parte do seu expediente
de trabalho em reuniões fora de sua sala, ou em atendimentos aos senhores Procuradores, o
que traz a necessidade de ter um servidor sempre na sala da Coordenação, para outras
funções. E isto nem sempre pode ser executado por funcionário terceirizado.
Destarte, a funcionária terceirizada da AME que atua na Coordenação, não é
fixa. Ela foi contratada para atuar como “coringa” em todas as Divisões e Seções, diante do
excesso de serviço, cobrindo principalmente as férias de algum servidor, onde possa não
deixar desfalcado qualquer setor em atendimento a telefone ou outras funções mais simples.
A estrutura da Coordenadoria Jurídica está abaixo da ideal, principalmente ao
considerarmos que a Procuradoria da República no Estado de São Paulo é a maior do país,
comparando-se somente à PR/RJ, em número de Procuradores da República e de
Servidores.
A COJUR não conta com estagiários de nenhuma área.
Mesmo para atendimento aos gabinetes de Procuradores da República, a falta
estrutura de pessoal é o maior problema enfrentado atualmente pela Coordenadoria Jurídica.
103
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Seria ideal poder contar com um número maior de técnicos administrativos, para suprir os
gabinetes quando em períodos de férias. Por vezes as substituições ficam prejudicadas,
sobrecarregando os secretários, por acúmulo de gozo de férias e outras licenças, num
mesmo período. A ideia é criar um núcleo pequeno de servidores, técnicos administrativos,
que possa servir de back up, quando necessário.
3.4.1.DIVISÃO CRIMINAL
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
6
Terceirizados
11 (1 Menor Aprendiz, 2 Funcionários AME e 8 outros)*
* A Divisão conta com 8 funcionários terceirizados da Empresa BK, que fazem a
movimentação de processos entre a Justiça Federal e a Procuradoria da República.
II – Atividades
A Divisão de Matéria Criminal - DIM-CRIMINAL, é subdividida
internamente em SEDIPO – Seção de Distribuição de Inquéritos Policiais e SEDIA – Seção
de Controle de Denúncias, Inquéritos e Audiências. E está vinculada administrativamente à
Coordenadoria Jurídica e subordinada ao Procurador Coordenador da Área Criminal.
A esta Divisão compete o registro e distribuição de todos os inquéritos,
processos e procedimentos judiciais criminais. E sua principal atividade é a movimentação
de processos criminais, encaminhados pela Justiça Federal de São Paulo e Justiça federal de
Osasco, pelo Tribunal Regional Federal da 3ª Região e Inquéritos Policiais enviados pela
Polícia Federal conforme Resolução CNJ nº 63 de 2009.
As chefias da Divisão Criminal, bem como da SEDIPO e SEDIA desenvolvem, diariamente,
um trabalho de apoio aos Gabinetes dos Procuradores da República, além do atendimento às
PRM's.
A Divisão de Matéria Criminal tem por objetivos:
a - Disponibilizar informações e andamentos dos inquéritos policiais e autos
judiciais que tramitam no M.P.F.;
b - Assegurar a rastreabilidade dos procedimentos judiciais e extrajudiciais em
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face da fase judicial;
c - Permitir a manifestação do M.P.F. nos processos de competência da Justiça
Federal e nos inquéritos policiais com tramitação direta com a Polícia Federal;
Os trabalhos da DIM-CRIMINAL atendem aos seguintes clientes:
- Internos : Procuradores da República, Coordenadoria Jurídica e Coordenador
Criminal do Ministério Público Federal.
- Externos : Público em geral e representantes dos jurisdicionados, Secretarias
das Varas da Justiça Federal e Cartórios das delegacias da Polícia Federal.
É importante ressaltar que, ao atender com agilidade aos clientes citados, a
DIM-CRIMINAL contribui para que o M.P.F. cumpra seus objetivos frente a sociedade em
geral. E para tanto, realiza três processos principais:
1. Movimentação e registro da entrada física dos inquéritos policiais e dos
autos judiciais;
2. Movimentação e registro de saída física dos inquéritos policiais e autos
judiciais;
3. Disponibilizar informações próprias dos feitos criminais e sobre a fase em
que se encontram, excetuando-se aqueles processos que contenham decretação de sigilo.
A principal atividade da Divisão Criminal é a movimentação de processos
criminais, encaminhados pela Justiça Federal de São Paulo e Justiça federal de Osasco, pelo
Tribunal Regional Federal da 3ª Região e Inquéritos Policiais enviados pela Polícia Federal,
conforme Resolução CJF nº 63, de 26 de junho de 2009.
O programa utilizado para lançamento das informações processuais é o sistema
Único, instalado há pouco mais de um ano nesta Procuradoria da República em São Paulo,
em substituição ao Caetés. É importante ressaltar que o sistema Único, pela sua própria
constituição e por ser utilizado por todo o território nacional, deixou o trabalho muito mais
lento que aquele desenvolvido no sistema de controle processual anteriormente utilizado.
A movimentação e registro da entrada física dos feitos criminais, compreende
a seguintes etapas:
- O recebimento e a retirada na Justiça Federal, diariamente, dos feitos
criminais com vista aberta aos Srs. Procuradores da República;
105
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- Datação e separação, por vara, de todos os autos criminais retirados
diariamente das varas da Justiça Federal ou daqueles recebidos todas às segundas-feiras da
Polícia Federal;
- Datação, registro e distribuição ao Procurador plantonista na semana dos
processos recebidos e retirados na Primeira Turma Recursal Cível e Criminal em São Paulo;
- Autuação, distribuição e registro de todos os inquéritos novos recebidos da
Polícia Federal e que ainda não tenham autuação e distribuição na Justiça Federal;
- Registro dos processos criminais no Sistema ÚNICO e separação dos
mesmos, por finais e por Procurador, de acordo com o quadro resumo elaborado pela
SEDIA e baseado em Portarias expedidas pelo Gabinete do Procurador Chefe;
- Movimentação e registro de saída física dos feitos criminais.
Etapa antecedida por:
- Verificação de todos os pacotes retirados dos Gabinetes para posterior
remessa à Justiça Federal, à Polícia Federal, à Primeira Turma Recursal Cível e Criminal e
ao Tribunal Regional Federal da 3ª Região;
- Separação dos pacotes direcionados ao SEDIPO, daqueles com remessa à
Divisão de Matéria Criminal.
- Conferência dos processos com a sua respectiva lista, tendo como objetivo, a
correção de possíveis erros de encaminhamento dos processos;
- Entrega desses processos conferidos à Justiça Federal, Polícia Federal, Turma Recursal
Cível e Criminal ou Tribunal Regional Federal da 3ª Região, mediante respectivo recibo do
destinatário;
- Verificação e posterior remessa aos Gabinetes dos Srs. Procuradores autores das peças e
ofícios que foram protocoladas nas varas criminais da Justiça Federal, na Polícia Federal, na
Turma Recursal ou no Tribunal Regional Federal da 3ª Região.
Para realizar todo esse trabalho de registro das entradas dos processos e
inquéritos no sistema de controle processual ÚNICO, bem como as saídas desses mesmos
106
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processos e inquéritos policiais, a DIM-CRIMINAL possui a lotação de 5 servidores e mais
a sua chefia e a SEDIPO possui lotação de outros 5 servidores e mais a sua chefia. Desta
forma, há um total de 12 servidores responsáveis por todas as atividades de registro e
movimentação de entrada e saída processual no sistema ÚNICO.
A atividade referente às movimentações de entrada e saída de processos e
inquéritos é realizada pela DIM-CRIMINAL em conjunto com a SEDIPO.
A SEDIA tem um trabalho próprio e muito extenso que, na maior parte do
tempo, impede que os 3 (três) servidores ali lotados possam dedicar-se integralmente na
ajuda às atividades de registro e movimentação processual executados pela Divisão
Criminal e SEDIPO.
III - Produtividade
Indicadores: Média mensal de entradas de processos per capita por
colaborador lotado no setor e encarregado da referida atividade.
MÊS/ANO
Nº DE PROCESSOS Nº DE SERVIDORES
MÉDIA
Total*
DIMCRI + SEDIPO PROCESSOS/SERVIDOR
Jan/2011
3870
11
352
Fev/ 2011
7918
11
720
Mar/2011
7437
11
676
Abr/2011**
6302
11
573
Mai/2011
5676
11
516
Jun/2011
5103
11
464
Jul/2011
9322
14
666
Ago/2011
7721
13
594
Set/2011
3864
13
297
Out/2011***
2930
12
244
Nov/2011
7142
12
595
Dez/2011
5882
12
490
TOTAL 2011
73167
(1) Movimentações processuais fornecidas pelo Setor de Estatística desta Procuradoria e pelo Gcons – Relatório 4365 – Judicial
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* Inclui processos de Osasco/SP
** Implantação do Sistema Único em São Paulo – Capital
*** Mudança da Procuradoria da República em São Paulo para a nova Sede
**** Até agosto de 2012
Assim, podemos resumir os dados acima conforme segue:
Período
Número de entrada
de processos
Nº de servidores
(DIMCRI +
SEDIPO)
Média per capita
Jan/11 a dez/11
73167
12
6097,25
Média mensal per capita do setor: 73167/12/12 = 508,10
IV - Carências
Cabe ressaltar que na tabela acima não estão considerados fatores críticos de
sucesso e que podem alterar, significativamente, as médias de processos por servidor, tais
quais:
- Férias de servidores: Como existem 12 (doze) servidores envolvidos na
tarefa de registro e movimentação processual, teoricamente, apenas se pode contar com 11
(onze) deles, uma vez que haverá no mínimo 1 (hum) servidor em gozo de férias;
- Às quartas-feiras, um servidor da SEDIPO vai para a Polícia Federal para
acompanhar a entrega dos inquéritos àquele Órgão, enquanto um outro servidor lança no
Sistema Único todas as movimentações de saída desses mesmos inquéritos. Portanto, nesse
dia, temos 2 (dois) servidores a menos para a tarefa de registro e movimentação de entrada
processual;
– Todos os dias, um dos servidores da DIM-CRIMINAL dedica várias horas
para o lançamento das movimentações de saída de todos os processos remetidos, naquele
dia, para a Justiça Federal, Tribunal Regional Federal e Turma Recursal. Desta forma,
ocorre a ausência desse servidor para a realização das movimentações de entrada
processual;
108
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3.4.2.SEÇÃO DE DISTRIBUIÇÃO DE INQUÉRITOS POLICIAIS – SEDIPO
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
6
II – Atividades
À SEDIPO compete todo o controle de inquéritos policiais recebidos e
remetidos à Polícia Federal, bem como o controle de entrada, autuação, distribuição aos
Ofícios Criminais da Capital, registro no sistema de controle processual e saída dos
inquéritos policiais novos com tramitação direta entre o Ministério Público Federal e a
Polícia Federal.
A SEDIPO tem por objetivos:
a) Disponibilizar informações e andamentos dos inquéritos policiais que
tramitam no Ministério Público Federal;
b) Permitir a rastreabilidade de inquéritos policiais já judicializados ou não;
c) Permitir a manifestação do Ministério Público Federal nos inquéritos
policiais em tramitação direta entre A Procuradoria e a Polícia Federal;
d) Autuar e distribuir de forma equânime, a cada um dos 10 (dez) Ofícios
Criminais da Capital, todos os inquéritos recebidos da Polícia Federal sem autuação e
distribuição na Justiça Federal;
e) Protocolar na Justiça Federal e na Polícia Federal os Ofícios dos Srs.
Procuradores e que informam o declínio de atribuição dos inquéritos policiais;
Os trabalhos desenvolvidos pela Seção de Entrada e Distribuição de Inquéritos
Policiais – SEDIPO, visam ao atendimento das solicitações dos seguintes clientes:
- Internos: Procuradores da República, Coordenadoria Jurídica e Coordenador Criminal do
Ministério Público Federal.
- Externos: Público em geral e representantes dos jurisdicionados, Secretarias
das varas da Justiça Federal e Cartórios das delegacias da Polícia Federal.
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III - Produtividade
A produtividade da SEDIPO pode ser visualizada na mesma tabela da Divisão
Criminal.
IV - Carências
Em elaboração.
3.4.3.SEÇÃO DE DENÚNCIAS, INQUÉRITOS E AUDIÊNCIAS – SEDIA
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
3
II – Atividades
À SEDIA compete a aplicação das regras de distribuições de finais de feitos
judicializados e Inquéritos Policiais, constantes essencialmente nas Atas de reunião do
Núcleo Criminal, aos Membros desta unidade, o controle das audiências e do acervo de
denúncias.
A Seção tem por objetivos:
a) A elaboração do Quadro-Resumo, que contém a distribuição de finais dos
feitos judicializados entre os Procuradores da República atuantes na área criminal;
b) O cadastramento, no sistema Único, das pautas de audiências enviadas
pelas Varas Criminais Federais da Subseção Judiciária de São Paulo, Osasco e Turma
Recursal do Juizado Especial, para consulta pelos usuários; montagem e divulgação da
escala de Procuradores da República que atuarão nas audiências; e, ainda, a edição do
ranking de distribuição de audiências a cada Procurador;
c) Manutenção do arquivo de Denúncias oferecidas pelos Membros do MPF,
para subsidiá-los quando da realização das audiências ou no caso de eventual restauração de
autos.
Os trabalhos desenvolvidos pela Seção de Controle de Denúncias, Inquéritos e
Audiências – SEDIA visam ao atendimento das solicitações e necessidades por parte de:
110
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- Internos: Procuradores da República e Coordenadoria Jurídica;
- Externos: Secretarias das Varas da Justiça Federal;
Para elaborar o Quadro-Resumo, a SEDIA realiza os seguintes procedimentos:
- Realização da distribuição dos finais dos Membros ausentes e vagos, após
análise das Tabelas de afastamentos dos Procuradores atuantes na Área Criminal e Cível —
disponibilizada na Intranet – GPC - do Organograma da Distribuição de Finais por Vara e
do Ranking da Área Criminal — disponibilizado na Intranet – Outros Sistemas.
- Confecção de Portarias das Varas que apresentam configuração diversa do
Organograma original;
- Atualização do Quadro no Sistema disponível na Intranet – Outros Sistemas
– Quadro Resumo;
- Atualização dos afastamentos no Sistema Único.
Para elaborar a Pauta de Audiências, a SEDIA realiza os seguintes
procedimentos:
- Remessa de e-mail aos Gabinetes de Procuradores atuantes na Área
Criminal, para que informem as semanas em que os respectivos Membros atuarão nas
audiências ocorridas na Vara Criminal de sua responsabilidade;
- Compilação das informações oriundas dos Gabinetes em um documento que
nos permite aferir os dias que, em situações extraordinárias previstas nas normas de
distribuição de audiências, são distribuídos a todos os Procuradores mediante sistema de
rodízio;
- Distribuição dos dias de Rodízio, atendendo a ordem decrescente da
classificação do Procurador no ranking e elaboração da escala de audiências;
- Cadastro das audiências — informadas nas Pautas enviadas pelas 10 (dez)
Varas Criminais da Subseção Judiciária de São Paulo/SP, 2 (duas) Varas de Osasco e Turma
Recursal do Juizado Especial — e Procuradores indicados na Escala de Audiências, no
Sistema Único.
Para elaborar as Pastas componentes do arquivo de denúncias, a SEDIA
realiza os seguintes procedimentos:
111
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- Extração, por período, de relatórios no Sistema Único – GCONS com as
denúncias oferecidas pelos Membros desta Unidade;
- Confrontação do relatório emitido com as denúncias que retornam recibadas
pelas Varas Criminais Federais;
–
Ocorrendo inconformidades na confrontação, diligenciamos a fim de
suprir as deficiências de nosso acervo.
III - Produtividade
Período
Indicadores: Número de atos dividido pelo número de servidores.
Atividade
Quantitativo
Nº de servidores Média
capita
Portarias
Set/11 a
Ago/12
386
3
128,66
Escala
Audiências
de 12
3
4
Cadastro
Audiências
de 3774
3
1258
per
Média mensal per capita do setor: 4.172 (total de expedientes)/12/3 = 115,88
IV - Carências
Em elaboração.
3.4.4.DIVISÃO CÍVEL
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
7
Terceirizados
6 (1 Menor Aprendiz, 1 Funcionário AME e 4 outros*)
* A Divisão conta com 4 funcionários terceirizados da Empresa BK, que fazem a movimentação de processos entre a Justiça Federal e a Procuradoria
da República.
112
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II – Atividades
A Divisão de Matéria Cível - DIMCI é responsável pelo recebimento dos
processos judiciais cíveis, com a finalidade de triagem e remessa aos gabinetes dos
Procuradores do Núcleo da Tutela Coletiva, em conformidade com os critérios temáticos
estabelecidos em Atas.
Os processos cíveis são oriundos de:
a) 23 (vinte e três) Varas Cíveis;
b) 7 (sete) Varas Previdenciárias;
c) 12 (doze) Varas de Execuções Fiscais;
d) Juizado Especial Federal Cível da Capital, através do acesso ao Portal das
Intimações.
1. Sistemática de retirada e devolução de autos judiciais:
a) A retirada e devolução de autos judiciais ocorre diariamente nas Varas
Federais Cíveis, por meio dos funcionários terceirizados.
b) Às terças e quintas-feiras é feita a devolução e retirada de processos do
Fórum Previdenciário, também por meio dos terceirizados.
c) Processos oriundos das Varas de Execuções são entregues por Oficial de
Justiça, uma vez que são remetidos esporadicamente.
d) Processos do Juizado Especial Cível da Capital – As intimações são
verificadas no Portal das Intimações, divididas entre os Procuradores em efetivo exercício e
inseridas no Sistema Único.
02. Cadastramento de autos judiciais:
Inicialmente, os processos são classificados entre “DISPONÍVEIS”, ou seja,
aqueles nos quais o Ministério Público opina pelo regular processamento do feito e os
“INDISPONÍVEIS”, nos quais existe parecer sobre o mérito da demanda judicial.
Os processos DISPONÍVEIS são distribuídos de forma equânime entre todos
os Membros da Tutela Coletiva.
Os processos INDISPONÍVEIS são classificados nos 5 (cinco) Grupos
Temáticos, de acordo com critérios anteriormente definidos em Atas da Tutela Coletiva.
113
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Existem ainda os processos oriundos dos Juizados Especiais Federais, cuja
intimação se dá com o acesso ao Portal das Intimações no site da Justiça Federal. São
inseridos no Sistema Único e distribuídos de forma equânime entre os Membros em efetivo
exercício na PRSP.
III - Produtividade
Indicadores: Média mensal de entradas de processos per capita por
colaborador lotado no setor e encarregado da referida atividade.
A entrada de processos pelo Sistema Único (Auto Judicial/IPL - Estatística Estatística de Movimentação) do período de Nov/2011 a Out/2011 resultando em 25.618
processos que divididos por 07 servidores 3659,71, ou arredondando 3670 processos por
servidos no período de Nov/2011 a Out/2012
Período
Número de entradas
Número de
servidores
Média per capita
Nov/2011 a out/2012
25618
7
3659,7
Média mensal per capita do setor: 25618/12/7 = 304,97
IV - Carências
Atualmente, a Divisão de Matéria Cível conta com 7 (sete) servidores. Porém
já temos a notícia de que uma das servidoras solicitou acompanhamento de cônjuge militar e
já tem seu pedido em andamento na PGR. Com isso, a defasagem aumentará ainda mais.
Também o trabalho desenvolvido pela Divisão, no que tange ao Juizado
Especial da Capital, tem aumentado gradativamente. Porém, o Portal de Intimações da
Justiça Federal ainda é falho e não traz todas as informações que ajudariam a diminuir a
carga de retrabalho nos cadastramentos. E já existem tratativas entre a PR/SP e a JF/SP para
melhorar o sistema para que seja bom para ambos os órgãos.
3.4.5.SEÇÃO DE AÇÕES CIVIS PÚBLICAS – SEACP
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
2
114
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II – Atividades
O Setor de Controle das Ações Civis Públicas – SEACP é responsável pelo:
a) Acompanhamento da movimentação processual e gerenciamento das
informações das Ações Civis Públicas, Cautelares, Ações Populares, Executivas de
Alimentos Internacionais, Cartas Precatórias extraídas de Ações Civis Públicas de outras
unidades do MPF e demais ações transindividuais em que haja atuação, como parte ou fiscal
da lei, do Ministério Público Federal;
b) Prestação das informações acerca das Ações Coletivas propostas pelos
Procuradores da República lotados na Capital e no Interior; gerenciamento das peças iniciais
de todas as ações propostas;
c) Realização de outras atividades correlatas sobre às ações de interesse do
Ministério Público Federal, tais como pesquisa e outras providências pertinentes.
Os processos cíveis são oriundos de:
a) 25 (vinte e cinco) Varas Cíveis;
b) 7 (sete) Varas Previdenciárias;
1. Rotinas das Ações Públicas
Cadastramento
Registro da ACP / 1ª Entrada na PRSP:
Se a Ação Civil Pública não é registrada pelo próprio Gabinete ao realizar o
encerramento da movimentação do PA (Procedimento Administrativo) ou ICP (Inquérito
Civil Público), a SEACP providencia o cadastramento no Sistema Único, para fins da
estatística de produtividade (propositura inicial). Neste momento, é realizada a vinculação
ao Membro que propôs ação.
Elaboração da ficha
A Ficha de Acompanhamento de Ações Civis Públicas tem por objeto a
descrição das partes, objeto da ação, dispositivo legal, dados específicos da Tutela Coletiva,
links de consulta, dados complementares e por último das fases, onde são mencionadas
todas as decisões, despachos e demais atos processuais, para fins de consulta rápida pelo
115
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Gabinete.
Guarda dos atos e Registro Eletrônico
Após anotações dos atos em ficha, são digitalizadas as principais peças
processuais e manifestações do MPF, para disponibilização em meio virtual, viabilizando a
consulta pelos Gabinetes.
O objetivo deste controle é a manutenção de um arquivo atualizado que dê
subsídios à atuação dos Membros da Tutela Coletiva, uma vez que as consultas ao sítio da
Justiça Federal não contêm todas as fases de forma completa, nem todas as peças
processuais.
Verificação da decisão
Na ficha de Acompanhamento de Ações Civis Públicas existe um campo
específico denominado “Dados complementares”. Naquele item, podemos relacionar data de
propositura da ação, decisão de antecipação da tutela, decisão abrindo a fase instrutória e
por último a sentença.
III - Produtividade
A produtividade da SEACP pode ser visualizada na mesma tabela da Divisão
Cível.
IV - Carências
Em elaboração.
3.4.6.SEÇÃO DE ATENDIMENTO AO CIDADÃO E AOS JUIZADOS ESPECIAS –
SEAD
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
2
II – Atividades
A Seção de Atendimento ao Cidadão e Juizados Especiais – SEAD – é
116
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responsável pelo recebimento e destinação dos processos recebidos no Portal de Intimações
dos Juizados Especiais Federais dos Municípios de São Paulo em que não há PRM
instalada, e cuja administração compete à PR/SP. Atualmente, são eles: Andradina, Avaré,
Botucatu, Catanduva, Jundiaí, Lins, Mogi das Cruzes, São Vicente e Registro.
A SEAD também é responsável pelo recebimento das intimações no Portal de
Intimações da PRM de Osasco e o respectivo cadastramento dos feitos no sistema Único,
enquanto não estruturada a respectiva sede.
A atividade principal da SEAD consiste na consulta aos Procuradores da
República do Estado de São Paulo, por meio eletrônico, sobre o interesse em atuar nas
itinerâncias abertas pela Seção, que incluem audiências e processos dos Juizados Especiais
Federais.
Compete ainda à SEAD, o controle de todos os processos do Juizado Especial
Federal das cidades anteriormente mencionadas, a verificação junto aos Juizados Especiais
sobre a efetiva ocorrência das audiências, efetuar a relação de processos que será enviada
para o Procurador Itinerante do Portal do Juizado e o cadastramento, no sistema Único, dos
processos das itinerâncias dos Procuradores Itinerantes lotados na Capital.
O controle dos processos é realizado semanalmente, com o recebimento das
intimações no Portal do Juizado Especial Federal, organizadas em uma planilha em ordem
cronológica, separadas de acordo com os municípios, verificando, dentro do possível, os
feitos com urgência de atuação do MPF que são encaminhados com prioridade nas
itinerâncias, sendo determinada a limitação do envio de 60 (sessenta) processos virtuais para
cada Procurador a cada itinerância.
Essa limitação de 60 (sessenta) processos por Procurador a cada itinerância faz
gerar um excedente de feitos que acaba sendo organizado em planilha para as próximas
itinerâncias. Esses feitos são devidamente registrados em relatório quinzenal entregue ao
Gabinete da Procuradora-Chefe que demonstra o número de autos que foram recebidos pelo
Portal e que ainda não tiveram manifestação do MPF.
Também compete à SEAD o auxílio às PRM's quanto à inserção dos processos
das itinerâncias no Sistema Único, a inclusão de manifestação no site do Juizado Especial
Federal e orientação sobre o requerimento de senha junto aos Juizados.
As itinerâncias para os municípios de Jundiaí, Lins e Mogi das Cruzes, por
suas novas Subseções Judiciárias e Juizados Especiais autônomos, são realizadas para
atuação em audiências e processos, pelo Gabinete da Procuradora Chefe e estão sob a
117
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responsabilidade deste. Eventualmente será aberta pela SEAD, nos casos em que houver
somente audiências (CIJ) dos Juizados Especiais Federais, havendo permanente troca de
informações entre a SEAD e o GPC para abertura e fechamento de itinerâncias nessas
cidades.
Os email's de comunicação sobre abertura de itinerâncias, feito pelo GPC para
as cidades de Jundiaí, Lins e Mogi das Cruzes, informam aos Procuradores, da necessidade
de atuação nos feitos e audiências das Varas Federais e também sobre feitos e audiências dos
Juizados Especiais Federais.
A lista de autos virtuais retirados do Portal dos Juizados Especiais e a pauta de
audiências, são encaminhadas pela SEAD ao Procurador da República que irá fazer a
itinerância, por meio eletrônico.
As informações retiradas do Portal da Justiça Federal sobre Juizados Especiais
Federais, não possuem comunicação digital dentro dos sistemas utilizados pelo Ministério
Público Federal, o que resulta em permanente trabalho diário de cadastramento dos feitos do
Juizado Especial nas planilhas de controle.
As manifestações dos Procuradores nos feitos dos Juizados são, em muitos
casos, anexadas no sítio da Justiça Federal, porém continuam sendo encaminhadas em papel
para protocolo nas cidades onde são feitas as itinerâncias e também, por vezes, entregues à
SEAD para posterior protocolo manual e devolução aos gabinetes com o efetivo registro da
Justiça no protocolo integrado.
III - Produtividade
Indicadores: número de intimações dos juizados federais especiais no interior,
dividido pelo número de servidores.
JEC
Set/ Out Nov/ Dez Jan/ Fev Mar Abr/ Mai Jun Jul/ Ago Total Média
11 /11 11 /11 12 /12 /12 12 /12 /12 12 /12
per
capita
(total/ser
vidor)*
Andradina 44 77
Avaré
43
2
36
83 117
74
97
82
54
89
798
212 104 182 99 106 76 335 164 220 217 256 275 1715
Botucatu 84 39
34
7
4
14 149
118
91
79 157 120 215 993
399
857,5
496,5
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Catanduva 79
Jundiaí
9
8
0
22
92
59
121 203 238 194 124 1149
574,5
104 125 48
70 184 158 227 158 144 128 163 107 1616
808
Lins
15 44
25
0
26
604
302
Mogi
26 83
37
20
62 180 183 180 230 116 74 127 1318
659
73
48
86
87
51
94
55
Osasco
96 47 201 59
9
145 146 119 324 147 352 176 1821
910,5
Registro
4
41
20
0
5
25 143
58
63
40
54
60
513
256,5
S. Vicente 0
0
0
30
58
83
95
108 63
87
52
644
322
Total
68
664 569 598 287 512 929 1475 1146 155 123 144 128 1117
5
9
8
0
1
5585,5
* Foram considerados 2 servidores para a divisão.
Obs.: A SEAD passou a receber as intimações do JEF São Vicente a partir de 13/12/2011.
IV - Carências
Em elaboração.
3.4.7.DIVISÃO DE PROCEDIMENTOS EXTRAJUDICIAIS - DIPEJ
I – Estrutura
Analista Processual
1 (Chefe da Divisão)
Técnicos Administrativos
8
Terceirizados
3 (1 Menor Aprendiz, 1 Funcionário AME e 1 outro)*
* A Divisão conta com 1 funcionário terceirizado da Empresa BK, que faz a movimentação
de peças informativas aos gabinetes dos Procuradores da República.
II – Atividades
A Divisão de Procedimentos Extrajudiciais Criminais tem como principais
atividades:
- Recebimento de ofícios pertinentes a Peças Informativas e Procedimentos
Criminais Diversos, para distribuição e juntada aos mesmos;
119
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- Autuação, cadastramento e distribuição de Peças Informativas aos gabinetes
dos Procuradores da República;
- Controle de entrada e saída das Peças Informativas, Pedidos de Cooperação
Internacional e expedientes criminais;
- Controle e envio de ofícios e feitos extrajudiciais a Polícia Federal, para
eventual instauração de Inquérito Policial;
- Controle e envio à 2ª CCR/PGR, das Peças Informativas, para apreciação da
possibilidade de arquivamento oferecido pelos Procuradores da República;
- Atendimento ao público, relativo aos feitos extrajudiciais em andamento e às
representações ou denúncias oferecidas junto à PR/SP, para possível instauração.
III - Produtividade
Indicadores: número de distribuições realizadas durante o período de um ano,
divido pelo número de servidores.
Período
Nº de distribuições
realizadas
Nº de Servidores
Média per capita
Set/11 a Ago/2012
5770
9
641,11
Média mensal per capita do setor: 5770/12/9 = 53,42
IV - Carências
Atualmente o número de servidores lotados na DIPEJ é de 08 (oito), porém o
ideal é que seja de 11 (onze).
3.4.8.DIVISÃO DE TUTELA COLETIVA - DITC
I – Estrutura
Analista Processual
1 Chefe da Divisão
Analista Administrativo
1
Técnicos Administrativos
2
Terceirizados
1*
* A Divisão conta com 1 funcionário terceirizado da Empresa BK, que faz a movimentação de procedimentos administrativos e documentos
pertinentes, aos gabinetes dos Procuradores da República. Este mesmo funcionário serve também ao Gabinete da Procuradora Chefe, tendo seu
120
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horário de trabalho dividido entre as duas áreas, ao longo do dia.
II – Atividades
A DITC – Divisão da Tutela Coletiva é responsável pelo recebimento de
documentação e denúncias não criminais, dentro da Procuradoria da república em São
Paulo.
Os documentos recebidos pela Divisão são analisados, autuados e distribuídos
aos Procuradores da República atuantes na área cível, conforme sua matéria temática a um
dos grupos da Tutela Coletiva:
a) 1° Grupo: Meio Ambiente, Patrimônio Histórico e Cultural, Índios e Outras
Populações Tradicionais;
b) 2° Grupo: Patrimônio Público e Social;
c) 3° Grupo: Consumidor, Ordem Econômica e Sistema Financeiro de
Habitação;
d) 4° Grupo/PRDC: Família, Criança, Adolescente, Idoso, Pessoa com
Deficiência, Estrangeiros e Cidadania (minorias, discriminação, questão agrária, tortura,
brasileiros no exterior, segurança pública, comunicação social, trabalho escravo e infantil,
tratados internacionais, defensoria pública); OAB, Defensoria Pública, Alimentos
Internacionais;
e) 5° Grupo: Saúde e Educação;
Quando do arquivamento ou declínio de atribuição a outro órgão, os
procedimentos são sempre encaminhados à DITC para que seja dada a devida baixa no
sistema.
Dessa forma, a Divisão é responsável pelo recebimento e análise de denúncias
cíveis, bem como a autuação e distribuição das peças informativas, procedimentos
administrativos e inquéritos civis públicos.
Além disso, a Divisão presta atendimento ao público em geral e fornece
suporte e orientação aos gabinetes e às PRM's, visando padronização de procedimentos.
III - Produtividade
Indicadores: número de distribuições realizadas durante o período de um ano,
divido pelo número de servidores
121
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Período
Nº de distribuições
realizadas
Nº de servidores
Média per capita
Set/11 a Ago/12
1345
4
336,25
Média mensal per capita do setor: 1345/12/4 = 28,02
IV – Carências
Em elaboração.
3.4.9.SECRETARIA CRIMINAL – SECRIM
I – Estrutura
Cargos em Comissão
3
II – Atividades
A Secretaria de Matéria Criminal – SECRIM, foi criada pela Portaria nº
1597/2011 com o objetivo de auxiliar os gabinetes nas atividades burocráticas e
eminentemente administrativas. É composta, atualmente, por três Assessores, contratados
em regime de Cargo em Comissão.
Suas principais atribuições são:
a - Elaboração, expedição e acompanhamento dos ofícios relacionados a
procedimentos investigatórios que tratem dos crimes contra a ordem tributária e
assemelhados (artigos 168-A e 337-A, ambos do Código Penal) e/ou
descaminho/contrabando;
b - Análise das respostas dos ofícios expedidos;
c - Eventual reiteração diante da omissão de resposta;
d – Acautelamento e acompanhamento de prazos dos respectivos autos;
e - Juntada de documentos referentes aos autos acautelados no setor;
f - Atendimento a advogados e outros interessados no que se refere à
informações sobre autos acautelados pela Secretaria;
g - Elaboração de peças processuais de arquivamento ou suspensão do
processo, dos feitos que foram instruídos pela Secretaria;
h - Análise de conexão entre feitos (extrajudiciais e/ou judiciais).
122
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III - Produtividade
Indicadores: Número de atos, dividido pelo número de servidores
responsáveis.
Atividade
Quantidade
Nº de despachos
485
Nº de Ofícios
62
Total
547
Nº de Servidores
Média por servidor
161,67
3
20,67
182,33
Média mensal per capita do setor: 1094 (total de expedientes)/12/3 = 30,38
IV - Carências
Em elaboração.
3.4.10.SECRETARIA DE MATÉRIA CÍVEL
I – Estrutura
Cargos em Comissão
3
II – Atividades
A Secretaria de Matéria Cível – SMC, foi instituída em 26/10/2011, por meio
da Portaria nº 1597/2011 e tem por atribuições as seguintes:
I – analisar as ações judiciais no âmbito das quais mostra-se necessária a
intervenção do Ministério Público Federal como custos legis, elaborando minutas de
manifestações sobre os feitos;
II – analisar dados obtidos em ações judiciais e demais fontes de informação,
visando a subsidiar a atuação dos Procuradores da República atuantes no Núcleo Cível desta
unidade;
III – assessorar a Coordenação da Tutela Coletiva, propondo novas rotinas de
serviço assim como melhorias nas rotinas existentes dos diversos setores afetos à Divisão da
Tutela Coletiva – DITC.
123
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
Na execução de suas atribuições a Secretaria de Matéria Cível seguirá a rotina
de serviço descrita neste documento.
A Secretaria, sempre que solicitado pela Coordenação da Tutela Coletiva,
realizará a análise de determinada rotina interna de setor afeto à atuação dos gabinetes da
Área, buscará informações sobre o seu funcionamento e proporá, juntamente com o setor,
modificação da rotina de trabalho, no prazo fixado pela Coordenação.
Produzirá, mediante requisição dos Procuradores integrantes da Tutela
Coletiva, relatórios, pareceres ou pesquisas concernentes a procedimentos administrativos
em curso, ações judiciais, ou assuntos referentes à área de atuação da Tutela Coletiva.
Cumpre ressaltar que as requisições deverão ser encaminhadas à Secretaria de
Matéria Cível acompanhadas de despacho do Procurador da República requerente,
apontando as questões a serem analisadas pela Secretaria.
As requisições serão recebidas por meio do sistema Único, concomitantemente
a seu recebimento físico e serão distribuídas igualmente entre os Assessores, por ordem de
chegada, para análise e elaboração do relatório, parecer ou pesquisa.
No caso de procedimentos administrativos ou processos judiciais, os autos
serão devolvidos com o relatório, parecer ou pesquisa impressa e anexado à capa dos autos.
E o servidor que elaborar o relatório, parecer ou pesquisa deverá realizar a movimentação
do documento para o gabinete do(a) Procurador(a) por meio do sistema Único, imprimindo
duas guias, das quais uma deverá ser assinada pelo(a) secretário(a) do(a) Procurador(a) e
devolvida à Secretaria.
O prazo de resposta para as requisições será de 10 (dez) dias úteis a contar de
seu recebimento, podendo ser prorrogado justificadamente por igual período mediante
autorização do Procurador da República responsável.
A Secretaria de Matéria Cível promoverá, em cooperação com a Assessoria de
Comunicação e a Coordenadoria de Informática, a divulgação no site da Procuradoria da
República de São Paulo de informações referentes a Ações Civis Públicas que mereçam
maior publicidade mediante requisição dos Procuradores da República do Núcleo Cível.
III - Produtividade
Indicadores: Número de atos, dividido pelo número de servidores.
124
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PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
Atividades
Quantidade
Nº de
Servidores
Média por
servidor
Pareceres em Mandados de Segurança
420
140
Análise e pareceres de processos sobre
pensão por morte
149
49,67
Análise de processos sobre LOAS
1304
Feitos de Tutela Coletiva (pareceres e
minutas de Ações Civis Públicas)
6
Total
1879
434,67
3
2
626,34
Observações: A Secretaria de Matéria Cível trabalhou, desde sua criação, em novembro de
2011, até agosto de 2012, com projetos específicos, compreendidos em períodos de
aproximadamente 4 meses cada. A partir de setembro de 2012 a Secretaria passou a
trabalhar sob demanda dos gabinetes da Tutela Coletiva.
Média mensal per capita do setor: 1879/12/3 = 52,19
IV - Carências
Em elaboração.
3.4.11.SEÇÃO DE PROTOCOLO JURÍDICO
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
7
Terceirizados
1 (Funcionário da Empresa BK*)
* O funcionário terceirizado é responsável por toda a entrega de documentação recebida pela Seção, pertinente à área jurídica
.
II – Atividades
Os clientes principais da Seção de Protocolo Jurídico da PR/SP são:
advogados, estagiários, cidadãos, Membros e servidores.
O atendimento ao público é realizado no período das 13h00 às 19h00. Por sua
125
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PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
vez, os advogados e estagiários são atendidos no período das 11h00 às 19h00. As previsões
de horários para atendimento, estão dispostas na Portaria nº 184/2010.
O Protocolo Jurídico realiza o atendimento inicial aos cidadãos, orientando-os
e direcionando-os aos setores ou órgãos competentes. Recepciona, analisa e registra os
expedientes encaminhados por meio de malote, correio ou entregues diretamente no balcão,
distribuindo-os de acordo com a competência para apuração.
A demanda pode ser apresentada por telefone (em consulta sobre a localização
de IPL's ou esclarecimentos de dúvidas), por correspondências e pessoalmente (nos horários
citados acima).
Neste sentido, podemos enumerar, quanto ao atendimento ao público, os
seguintes pontos:
1.Atendimento individual ao cidadão;
2.Orientação quanto aos direitos do cidadão;
3.Tomada de termo de declarações;
4.Atendimento telefônico na prestação de informações (localização de IPL's e Processos);
5.Atendimento de advogados e estagiários no balcão (localização de IPL's e Processos);
6.Comunicação com os gabinetes dos Procuradores da República, para verificar a
possibilidade de vistas, por parte dos interessados (cidadãos, advogados e estagiários);
7.Atendimento de servidores para obter informação acerca de processos ou inquéritos
policiais sigilosos;
8.Emissão de certidões sobre a existência de procedimentos extrajudiciais.
A Seção de Protocolo Jurídico também é responsável pelo recebimento de
petições, ofícios e outros documentos: no balcão da Seção, por e-mail, através do Sistema de
Informações ao Cidadão, pelo Sistema de Digi-Denúncias e pelos correios.
Tem como rotina de trabalho:
-Recebimento de documentos;
-Alimentação de dados no Sistema Único;
-Análise, recebimento e distribuição de expedientes;
-Recebimento e distribuição de Digi-denúncias;
-Realizar pesquisas no Sistema Único, para rastrear documentos e expedientes,
visando à rápida distribuição dos feitos (diretamente ao gabinete atuante), eliminando-se
intermediários;
126
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
-Propor minuta de ofício para remessa de expediente (no caso de declínio de
atribuição);
- Impressão de etiquetas e reserva de números no Sistema Único;
- Abertura dos expedientes endereçados ao GPC, DITC e DIPEJ;
- Remessa de processos ou inquéritos policiais, via Sistema Único, aos órgãos
devidos (2ªCCR, PRR's, PR's ou PRM's).
III - Produtividade
Indicadores: Média mensal de documentos cadastrados, per capita por
colaborador lotado no setor e encarregado da referida atividade; 2) Média mensal de
atendimentos ao público e pedidos de informação (incluem certidões emitidas) recebidos
per capita por colaborador lotado no setor e encarregado da referida atividade.
Atendimentos realizados
Interessados Advogados Estagiários
Setembro/11
Outubro/11
Novembro/11
Dezembro/11
Janeiro/12
Fevereiro/12
Março/12
Abril/12
Maio/12
Junho/12
Julho/12
Agosto/12
Setembro/12
Outubro/12
35
33
35
30
44
47
36
40
69
44
53
50
65
57
155
79
135
103
110
156
114
140
195
177
160
46
153
154
478
273
509
283
486
477
533
455
469
415
440
254
410
502
Interessados
Assuntos
(inicial)
(inicial)
40
Previd. e Serv. Pub.
28
Educação e Serv. Púb.
40
Saúde
26
Saúde
36
INSS
42
INSS
45
INSS
43
Concurso Público
25
INSS
26
INSS
17
INSS
16
INSS
31
Educação
32
Previdenciário
MÉDIA → 8.946 atendimentos/7 servidores = 1278 atendimentos por
servidor/12 meses = 106,5
127
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SIC – Serviço de Informação ao Cidadão
Mês
SIC
Junho de 2012
4
Julho de 2012
3
Agosto de 2012
-
Setembro de 2012
-
Outubro de 2012
-
Certidões Emitidas
Mês
Certidões Emitidas
Setembro de 2011
22
Outubro de 2011
13
Novembro de 2011
12
Dezembro de 2011
18
Janeiro de 2012
16
Fevereiro de 2012
55
Março de 2012
30
Abril de 2012
30
Maio de 2012
20
Junho de 2012
37
Julho de 2012
56
Agosto de 2012
12
Setembro de 2012
22
Outubro de 2012
36
MÉDIA → 379 certidões/1 servidor/12 meses = 31,58 certidões mensais
por servidor. Somente o chefe do Protocolo Jurídico emite certidões.
128
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
Documentos Cadastrados
Mês
Documentos Cadastrados
Setembro de 2011
1019
Outubro de 2011
846
Novembro de 2011
911
Dezembro de 2011
672
Janeiro de 2012
858
Fevereiro de 2012
923
Março de 2012
1069
Abril de 2012
836
Maio de 2012
882
Junho de 2012
821
Julho de 2012
1004
Agosto de 2012
1216
Setembro de 2012
989
Outubro de 2012
1063
MÉDIA → 13109 documentos/7 servidores = 1872,71 documentos por
servidor/12 meses = 156,05
IV - Carências
Quanto ao atendimento ao público, podemos citar que a demanda por pessoas
com habilidades para o trato ao público é essencial, bem como com conhecimentos jurídicos
para atender ao cidadão de maneira digna. Isso porque, é o que se espera do Ministério
Público Federal.
O Protocolo Jurídico da PR/SP ainda não possui uma estrutura para
atendimento ao público, como por exemplo, a dos estados do Paraná e Ceará, que são
modelos a serem seguidos e que tem o aval da PGR.
O Estado do Paraná possui staff e salas próprias, com pessoas aptas ao
atendimento. Porém é bom frisar que não se trata de um capricho, mas de uma orientação
129
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
contida no Manual de Normas e Procedimentos, expedido pela Fundação Getúlio Vargas,
juntamente com o MPF.
O Chefe do Protocolo Jurídico já foi inclusive advertido por médica da PR/SP,
de que o atendimento ao público, da forma feita atualmente, poderia prejudicar os servidores
do setor, causando futuros afastamento por licença médica, tendo em vista a falta de
estrutura emocional e psicológica. Os servidores do setor não se sentem seguros para o
atendimento ao público, por não terem formação jurídica (com medo de passar uma
informação incorreta). Como exemplo, podemos citar um caso concreto, no qual o cidadão
buscava seu direito em um concurso público, tomou-se termo de declarações, mas o cidadão
deveria ir à Defensoria Pública da União para a impetração de Mandado de Segurança (se
não fosse um analista processual da Casa para informá-lo, certamente o interessado perderia
o prazo e culparia o MPF).
3.4.12.SEÇÃO PERICIAL – SEP
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
3
Analistas Periciais
10
II – Atividades
A Seção Pericial foi criada em substituição ao Núcleo Pericial, por meio da
Portaria PGR n.º 386, de 4 de setembro de 2006, que estabelece a estrutura organizacional
das unidades administrativas da Procuradoria da República no Estado de São Paulo.
A atribuição da Seção Pericial é a prestação de assessoramento qualificado aos
Membros do Ministério Público Federal em procedimentos judiciais e extrajudiciais nas
diversas áreas do conhecimento científico, sendo composta por analistas/peritos de
diferentes formações acadêmicas, técnicos administrativos e estagiários.
A distribuição das solicitações e a definição das urgências dos trabalhos
desenvolvidos pelos analistas/peritos atendem às normas estabelecidas pela Portaria n.º 717,
de 20 de junho de 2012, que vincula a Seção Pericial à coordenação operacional de um
Membro do Ministério Público Federal e a subordina administrativamente à Coordenadoria
Jurídica.
A Seção Pericial é composta por dois antropólogos, um biólogo, três
130
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
contadores, dois economistas, um engenheiro florestal, um engenheiro civil e um
engenheiro sanitário para atender a demanda de todo o Estado de São Paulo. Há quatro
vagas de estagiários nas especialidades: contabilidade, antropologia, biologia e engenharia
civil e, estão preenchidas a vaga de biologia e engenharia civil. Aguarda-se novo concurso
para o preenchimento das vagas existentes.
As funções do Chefe Administrativo da Seção Pericial e seu substituto, estão
restritas às rotinas de expediente. Três técnicos administrativos, incluído o chefe
administrativo, desempenham atividades administrativas dando suporte aos analistas
peritos.
As atividades são distribuídas para os três técnicos administrativos e apenas o
Sistema GRIFO e INTERNET – SEP está sob responsabilidade da chefia administrativa.
Sistemas que são utilizados nas atividades dos técnicos administrativos para
atendimento da demanda da SEP.
Sistema Único – Alimentação do Sistema referente ao recebimento e saída de
autos; pesquisa; geração de números de Parecer, Parecer Técnico, Relatório, Relatório
Técnico e comunicação Interna utilizados pelos Peritos.
Sistema Pericial – Alimentação dos afastamentos, recebimento e distribuição
das demandas, geração de relatórios, consulta/pesquisa de procedimentos.
Sistema SGV – Viagem – Solicitação de diárias e passagens para atender
atividades externas dos analistas/peritos, pesquisa de voos e hotelaria, reserva de viatura
oficial quando necessário.
Sistema ASI – Almoxarifado – Solicitação e recebimento de material de
consumo.
Sistema Locus – Reserva de sala de reunião.
Sistema Panda – Solicitação e controle de serviços diversos.
Sistema Grifo – É de responsabilidade exclusiva da Chefia Administrativa.
Intranet – Seção Pericial – Atualização, sempre que necessário da página da
SEP.
Outras atividades: Atendimento telefônico, Xerox, encadernamento,
arquivamento de documentos, escaneamento de documentos, controle de material de
almoxarifado, bem como de bens patrimoniados (máquinas fotográficas e carregamento de
pilhas/baterias, trenas, pendrives). Estas atividades não são possíveis de contabilizar, no
entanto elas ocorrem diariamente. Há 3 (três) técnicos administrativos para atender
11(onze) analistas/peritos que produzem uma demanda significativa de atividades.
131
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PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
III - Produtividade
Indicadores: Para os técnicos administrativos é o número de atos, dividido
pelo número de servidores. Para os analistas, é o número de demanda, dividido pelo número
de servidores.
Produtividade dos Técnicos Administrativos:
Média de utilização dos Sistemas no período de 01/10/2011 a 01/10/2012
ÚNICO
PERICIAL
SGV
LOCUS
ASI
PANDA
GRIFO INTRANET
Entrada/ Entrada/Saída Viagen Reserva Pedido Solicitação Mensal/
Saída de
de guias
se
de Sala
de
de
Diário
documen
periciais
Diárias
material serviços
12
tos
(média)
servidor
es
01/08/60
320 / 327
41
4
22
168
Sempre que
necessário
12
6
Não está sendo contabilizado pesquisas efetuadas para finalização dos
trabalhos.
Produtividade da Seção Pericial – Analistas/Peritos:
Demandas periciais no período de 01/10/2011 a 01/10/2012
Especialidade
Nº de Peritos
Saldo anterior
Entrada
no
período
Engenharia Florestal
1
19
37
42
42
Economia
2
11
47
55
27,5
Contabilidade
3
7
60
54
18
Antropologia
2
34
68
77
38,5
Engenharia Sanitária
1
17
35
39
39
Engenharia Civil
1
18
37
29
29
132
Saída Média
no
per
período capita*
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
Biologia
1
13
36
31
31
Total
11
119
320
327
29,72
* A média foi feita dividindo-se o nº de saídas no período pelo nº de peritos
** Dados extraídos do Sistema Pericial em 09/11/2012.
Resultado das atividades meio e produto final da perícia
ATIVIDADE QUE PRECEDE O PRODUTO FINAL
PRODUTO
FINAL
Infor Atuali Pesqu Reun Visto Oiti Audi Ent Deg quesi Minu Pare Lau Relató
ma. za. de isas
ião
ria va ên
re ra
tos
tas cer do
rio
intern valore divers
cia vist vaç
ofici
a
s
as
a
ão
o
TAC
258
4
115
138
69
2
2
36
18
12
44
176
9
80
É chamado de Produto Final, o resultado do trabalho da perícia que é
apresentado em três formatos: Parecer. Laudo ou Relatório. Uma perícia poderá contemplar
mais de um PRODUTO FINAL.
IV - Carências
Demandas periciais nos últimos anos: 2009, 2010, 2011 e 2012
Especialidade
2009
2010
2011
2012
(até
09/11/2012)
Antropologia
47
56
53
65
Biologia
28
23
34
42
Contabilidade
35
39
65
56
Economia
65
68
54
41
-
28
38
31
Engenharia Florestal
50
38
49
35
Engenharia Sanitária
38
56
24
34
Total
263
308
317
304
Engenharia Civil
133
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
Assim, devido ao aumento significativo das demandas nos últimos anos,
considera-se necessária a ampliação do quadro de analistas peritos nas seguintes áreas de
especialização em ordem de prioridade:
1 - um engenheiro civil: as solicitações de urgência relacionadas a esta matéria tem sido
objeto de indeferimento por parte desta Coordenadoria, com sugestão de encaminhamento à
5ªCCR, uma vez que, conforme se verifica no cronograma, tais trabalhos só poderiam ser
entregues no início de 2013.
2 - mais um engenheiro civil, um antropólogo, um biólogo e um engenheiro florestal.
Conforme indicação dos Procuradores da República, além destas especialidades, seria
necessária a criação de vagas nas áreas de arquitetura, engenharia ambiental, arqueologia,
geologia, engenharia química, medicina e informática, pois nelas não é possível sequer a
solicitação de perícia, por falta de especialistas que possam atendê-la.
Quanto ao espaço físico da Seção Pericial:
Há necessidade de mais uma sala para atender a demanda, caso seja atendida
em primeiro momento a lotação de novos analistas/peritos, ou, preparar-se para futura
lotação, uma vez que em cada sala comporta dois analistas/peritos e um estagiário, espaço já
totalmente ocupado.
Neste sentido, a sala contígua à Seção Pericial, no fim do corredor do 5º andar,
destinada ao Concurso de Procuradores, conforme cartaz colado na porta, deve ser reservada
para uso da SEP.
3.4.13.SEÇÃO DE ESTATÍSTICA – SEE
I – Estrutura
Técnicos Administrativos
2
II – Atividades
A Seção de Estatística – SEE, é responsável pela elaboração de relatórios,
planilhas mensais e anuais de produtividade e movimentação processual da PR-SP e das
PRM´s do Estado de São Paulo.
134
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
É esta Seção que apresenta dados estatísticos sobre a atuação da Procuradoria
da República no Estado de São Paulo, colhidos através de pesquisas, por feitos judiciais e
extrajudiciais, por meses e áreas.
Além disso atende às solicitações feitas periodicamente pelos Membros e
pelos órgãos externos e executa outras atividades de mesma natureza.
Tais dados não têm sua utilidade restrita à prestação de contas da função
institucional do MPF, mas também a órgãos como o Conselho Nacional do MP, o Conselho
Superior do MP, a Corregedoria, Câmaras de Coordenação e Revisão, entre outros.
Os dados podem ser utilizados como parâmetros que subsidiem a escolha da
unidade a ser beneficiada com vaga de força de trabalho, tanto de membros como de
servidores, por apresentar quantitativo de pessoal desproporcional com a demanda
processual.
Além de produzir relatórios diversos, a Seção de Estatística também colhe e
envia à SADP – Secretaria de Acompanhamento e Documentação Processual, da PGR,
ofícios com a produtividade dos Procuradores atuantes na PR/SP. Assim como, à
Corregedoria do MPF e à Secretaria Geral.
Ainda que não seja informado oficialmente, por falhas do Sistema Único,
reconhecidas pela SADP, a Seção também colhe os dados de produtividade dos
Procuradores e mantem um arquivo para que possa ser alimentada nossa página na intranet.
A Seção também confecciona regularmente ofícios com a produtividade dos
Procuradores, referente aos períodos de abono pecuniário.
III - Produtividade
Em elaboração.
IV - Carências
Em elaboração.
135
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
3.4.14.NÚCLEO DE CRIMES CIBERNÉTICOS
I – Estrutura
Analistas Processuais
2
Técnicos Administrativos
1
II – Atividades
Foi criado através da Portaria nº 500/2010, que considerou a necessidade de
fazer existir um núcleo técnico de apoio ao Grupo de Combate aos Crimes Cibernéticos da
PR-SP, bem como aos demais membros do Estado que atuem em investigações ou processos
judiciais relativos a crimes cometidos por intermédio da rede mundial de computadores.
Considerando-se as peculiaridades de tais crimes, bem como a especificidade
dos conhecimentos técnicos e jurídicos exigidos para o seu enfrentamento, o NTCCC –
Núcleo Técnico de Combate aos Crimes Cibernéticos é composto por servidores tanto da
área técnica, ligados à Coordenadoria de Informática, quanto por servidores ligados à
Coordenadoria Jurídica.
O NTCCC tem como atribuições:
I – subsidiar tecnicamente os Procuradores da República no Estado em
investigações e processos judiciais de crimes praticados por intermédio da rede mundial de
computadores;
II – elaborar estudos, planejamentos, projetos e especificações necessários
para a auxiliar as atividades do Grupo de Combate aos Crimes Cibernéticos da PR-SP e
Procuradores da República no Estado;
III – desenvolver sistemas, ferramentas, manuais e treinamentos para os
membros e servidores do Estado;
IV – realizar laudos, perícias, informações e notas técnicas conforme
solicitação dos Procuradores da República no Estado;
V – automatizar os procedimentos de recebimento de notícias-crime, bem
136
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
como o processamento e integração com os sistemas existentes no Ministério Público
Federal, desde que autorizado previamente pela Coordenadoria de Informática.
O Núcleo é coordenado por um Procurador da República integrante do Grupo
de Combate aos Crimes Cibernéticos da PR-SP, a quem compete:
- orientar a execução dos trabalhos;
- decidir, ante a existência de trabalhos urgentes que apresentem conflito
quanto ao prazo de sua execução, qual será a ordem de atendimento;
- decidir pela restituição, sem atendimento, de trabalho que fuja às atribuições
próprias do Núcleo.
III – Produtividade
Indicadores: Numero de distribuições feitas para o referido setor, dividido pelo
número de servidores responsáveis.
Período
Nº de distribuições
realizadas
Nº de Servidores
Média per capita
Set/11 a Ago/2012
1299
3
433
Média mensal per capita do setor: 1299/12/3 = 36,08
IV – Carências
Em elaboração.
137
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
3.5.COORDENADORIA DE INFORMÁTICA
I – Estrutura
Coordenadora
(técnica de informática)
1
Técnico Administrativo
1
Técnico de Informática
1
II - Atividades
Tem como atribuição planejar, controlar e acompanhar as atividades
relacionadas à área de tecnologia da informação, de acordo com a política adotada pela
Secretaria de Tecnologia da Informação do MPF e determinações da chefia da Unidade.
A Coordenadoria gerencia e planeja as atividades dos núcleos da CI, realiza o
planejamento e aquisição de equipamentos, tecnologias e treinamentos de TI para a PR/SP e
PRM's do Estado. Além disso, orienta e acompanha as PRM's na instalação/transferência de
links de dados, implantação/ampliação de infraestrutura e implantação de sistemas.
Em relação ao planejamento de aquisições é importante acrescentar que no
início de cada ano a Coordenadoria de Informática tem que consolidar todas as solicitações
realizadas pelas PRM's, através do Sistema Plano de Metas, incluindo detalhamento dos
itens solicitados e valores de mercado, necessitando assim de várias pesquisas e solicitações
de orçamento a fornecedores.
Soma-se a essas atribuições a elaboração de termo de referência e pesquisa de
mercado (fornecedores, comprasnet, web), para a licitação de aquisições dos itens
aprovados no Plano de Metas da Informática, cujo valor anual gira em torno de R$
220.000,00 (Duzentos e vinte mil reais) e para a realização de treinamentos dos servidores
de informática de todo o estado de São Paulo.
A Coordenadoria de Informática também é responsável pelo controle e envio
dos equipamentos adquiridos, tanto do Plano de Metas da Informática quanto dos recebidos
diretamente da STI, às PRM's do estado de São Paulo, sendo que nos últimos doze meses
realizamos o envio de770 (setecentos e setenta) equipamentos.
Os servidores da Coordenadoria de Informática realizam o controle e
138
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
organização dos depósitos de equipamentos novos e dos em vias de desfazimento.
III – Produtividade
Indicadores: número de servidores no Estado vinculados à área de informática
e número de PRM´s, dividido pelo número de servidores.
Nº de servidores
vinculados à área de
informática na
PR/SP
Nº de técnicos de
informática nas
PRM's
27
52
Nº de servidores na Média por servidor
Coordenadoria de
Informática
3
26,33
Nº de PRM's
Nº de servidores na
Coordenadoria de
Informática
Média por servidor
27
3
9
A titulo informativo, também foi realizado o indicador de número de atos
realizados em um ano, dividido pelo número de servidores:
Expedientes
Novembro/2011 à
Outubro/2012
Despachos proferidos
110
1
110
Documentos recebidos (pelo
Sistema Único)
555
2
277,5
Documentos enviados (pelo
Sistema Único)
625
2
312,5
Comunicações Internas expedidas
85
1
85
Ofícios Expedidos
60
1
60
Resoluções Eletrônicas
5500
1
5500
Realização de reuniões ou
70
1
70
139
Número de Produtividade
servidores
que
desempenham
a atividade
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL
PROCURADORIA DA REPÚBLICA NO ESTADO DE SÃO PAULO
participação
Atendimentos telefônicos –
Coordenadora (média diária de 9
ligações)
2300
1
2300
Atendimentos telefônicos Secretaria
1700
2
850
Atendimentos via Messenger –
Coordenadora (média de 6 diários)
1500
1
1500
Média mensal per capita do setor: 12.505/12/3 = 347,36
VI - Carências
A Coordenadoria de Informática necessita de pessoal para auxílio
administrativo, com conhecimento em licitações e contratos, que realize o trabalho
relacionado às aquisições (elaboração de termo de referência, pesquisas de mercado etc).
Um Setor de Compras na PR/SP resolveria grande parte do trabalho.
3.5.1.NÚCLEO DE ATENDIMENTO
I – Estrutura
Analista de Desenvolvimento
1
Técnico de Informática
5
Técnico Administrativo
1
Terceirizado
1
Estagiário (o estagiário foi transferido ao NURED
em julho/2012
1
II – Atividades
O Núcleo de Atendimento é responsável pelo primeiro contato com o usuário
no que tange aos problemas em equipamentos ou sistemas da Informática. Este setor
também gerencia e distribui todos os equipamentos no Estado.
O Setor estabelece o primeiro contato com o usuário na ocorrência de
140
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incidentes relacionados a equipamentos ou sistemas de informática. Além disso, ele auxilia
e orienta os usuários na utilização dos recursos dos softwares, equipamentos e sistemas,
administra/instala/e presta manutenção a periféricos, estações de trabalho, notebooks,
netbooks, celulares blackberries, equipamentos de projeção e outros equipamentos móveis.
Por fim, o Setor também é responsável por preparar equipamentos para
upgrade, montagem de salas de reunião, salas de treinamento e auditório, controlar
equipamentos de Informática na PR/SP, pelos processos de manutenção e doação de
equipamentos e por auxiliar os técnicos de informática das PRM's.
Em relação ao upgrade de equipamentos, anualmente recebemos um grande
volume de estações de trabalho para substituição. Segundo política da STI, para reduzir
problemas de desempenho e a interrupção das atividades devido a problemas de manutenção
de hardware, são adquiridos equipamentos novos com 4 anos de garantia e removidos
aqueles que não tem mais cobertura. Portanto, cerca de 25% das estações do parque da
PR/SP em todo o estado de São Paulo são substituídas a cada ano. Uma vez que neste estado
há o maior número de unidades e de servidores, essa atividade exige um grande esforço de
logística de todos os setores envolvidos. Entre os passos necessários para a conclusão dessa
tarefa, podemos citar o recebimento dos equipamentos e acomodação em depósito,
conferência das especificações para autorização de pagamento, incorporação dos bens como
ativos, emplaquetamento com número de patrimônio dos equipamentos, customização de
software, testes de ambiente, transporte dos equipamentos e instalação no local definitivo.
Obviamente, determinados passos desse processo são de responsabilidade de outros setores,
como por exemplo o emplaquetamento dos equipamentos (SEMP) e o transporte das
estações às PRM's (SET), contudo eles interferem no resultado final percebido pelos
usuários. Os usuários podem estar utilizando computadores com desempenho insuficiente
devido a atrasos em qualquer um dos passos desse processo, sendo necessário garantir a
celeridade dos estágios anteriores ao preparo e disponibilização desses equipamentos.
Esforços têm sido envidados para que o preparo e a instalação dos
equipamentos sejam feitos com a maior eficiência possível, como por exemplo o recurso à
utilização de imagens de instalação com todos os programas básicos incluídos e posterior
uso de um servidor de imagem que possibilita a formatação de múltiplas máquinas de
maneira simultânea, assim como a utilização de depósitos intermediários nos andares do
prédio para reduzir o tempo de deslocamento e utilização de elevadores. Ainda assim,
alguns fatores impedem um melhor desempenho na substituição desses equipamentos. O
maior tempo despendido durante as substituições é devido à backups de arquivos dos
usuários, que muitas vezes poderiam estar em mapeamentos de rede, são desnecessários ou
pessoais não relacionados ao trabalho. Seria necessário fazer um estudo para estabelecer se
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esse problema persiste por cultura dos usuários ou por questões estruturais (espaço
disponível em áreas de armazenamento de rede), sem deixar de considerar que o uso
indevido dos armazenamentos de rede também podem consumir parcela muito significativa
do espaço disponível.
Cabe observar que, devido ao processo de mudança de prédio da sede da
PR/SP e da adaptação pós-mudança, houve atrasos na instalação de equipamentos do ano
anterior. Isto causou o aumento da quantidade de equipamento substituídos no ano corrente
porque antes mesmo de termos disponibilizado os equipamentos novos, já estávamos
recebendo mais equipamentos, ou seja, teremos substituído cerca de 50% das estações de
trabalho até o final desse ano.
Considerando a quantidade de equipamentos, é possível vislumbrar as
dificuldades envolvidas no controle de um processo tão dinâmico. Além das instalações é
necessário manter informações atualizadas da quantidade e localização desses bens de TI.
Apesar de existir um sistema nacional de bens patrimoniados (ASI/WEB), cujos dados
relativos a PR/SP são administrados pela SEMP, o Núcleo de Atendimento utiliza um
sistema de controle paralelo de localização chamado Wally. Isto ocorre pela necessidade
constante de obter, com rapidez e maior precisão possível, informações sobre a quantidade e
características dos equipamentos, seja para instruir a solicitação de novos equipamentos a
PGR ou para outras atividades como consulta a garantia, para identificar quais máquinas
serão substituídas, controle de saída de equipamentos para conserto etc. Portanto, além de
informar alterações a SEMP (atualmente por formulário em e-mail ou através de cópias das
Guias de Remessa enviadas), também precisamos atualizar um sistema próprio com as
mesmas informações. Entendemos que essa atividade, até mesmo pelas grandes quantidades
de equipamentos envolvidas, demanda muitos recursos (de tempo e humanos), além de ser
em grande parte um retrabalho muitas vezes ingrato visto que é feito por dois setores em
paralelo e ao mesmo tempo ambas as bases de dados possuem informações com atualização
e precisão inferior ao que seria desejável. Dessa forma, indicamos a necessidade urgente de
uma solução conjunta entre o NA e a SEMP que evite o retrabalho, atenda as necessidades
de rapidez de atualização, consulta e precisão dos dados relativos a equipamentos. Isso seria
de fundamental importância, não apenas para a instalação de máquinas novas, como para o
ciclo completo de vida dos equipamentos que também envolve o desfazimento de
equipamentos que precisa ser bem instruído (eles precisam ser baixados do ASI/WEB que é
o sistema oficial) e rápido para evitar o desperdício de espaço em depósito com materiais
ociosos.
O NA é responsável pela análise inicial de equipamentos com defeito e a
solução dos mesmos se possível conforme os recursos disponíveis. Caso contrário, o NA é
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responsável pela abertura de chamado junto ao fabricante se o equipamento está em
garantia, ou pela abertura de uma ordem de serviço junto a empresa contratada pela PR/SP
para manutenção corretiva de equipamentos de TI se a garantia estiver vencida. Nesse caso,
ainda é responsável pela entrega dos equipamentos para orçamento, análise de orçamento,
aprovação ou rejeição de orçamentos e envio dos dados ao DEOF para pagamento.
Anteriormente, cada uma PRM's (ou a maioria delas), possuía um contrato semelhante com
alguma empresa de manutenção local. Posteriormente esse contrato foi unificado a uma
prestadora de serviço que atendia as unidades do Estado, excluída a capital. Porém essa
prestadora faliu e atualmente as PRM's não possuem contratos de manutenção, tendo
enviado a PR/SP seus equipamentos defeituosos para que sejam consertados na capital. Essa
centralização tem sobrecarregado o NA e também tem se mostrado ineficiente e
dispendiosa, uma vez que são as próprias viaturas da PR/SP ou das PRM's que efetuam o
transporte. O que pode implicar em gastos com combustível, diárias e tempo. Atualmente
está em implantação um contrato de Outsourcing de impressão na capital e nas PRM's, que
provavelmente irá reduzir esse problema porque os equipamentos enviados para conserto
em sua grande maioria eram impressoras.
Também são frequentes os auxílios aos técnicos de informática das PRM's,
que geralmente tem apresentado muitas dúvidas em relação aos procedimentos que devem
ser tomados em relação a softwares, sistemas e equipamentos. Acrescenta-se a isso o fato de
algumas PRM's não possuírem técnicos de informática lotados. Mesmo que haja técnicos
lotados, este goza férias, pede remoção, ou necessita eventualmente se ausentar por período
prolongado, quando os usuários entram diretamente em contato com o NA para resolução de
seus problemas, cuja solubilidade é comprometida pelas restrições ocasionadas pela
distância física e o desconhecimento da estrutura local.
De fato, esses problemas podem ser resolvidos através de maior integração
entre os técnicos de informática do estado, com progressiva padronização de procedimentos
e estrutura tecnológica. Apesar dessa integração ser fundamental, ela não tem sido possível
na prática devido à priorização de outras atividades, escassez de tempo e recursos
(treinamentos, licenças de softwares, diárias para reuniões da área técnica na capital etc).
Por exemplo, na PR/SP estamos utilizando recursos que permitem o restabelecimento do
sistema operacional ao seu estado de instalação inicial (com softwares e configurações
básicas comuns a todos os setores) com a simples seleção de uma opção em uma lista
durante a inicialização do computador. Esse procedimento agiliza muito a recuperação de
falhas de sistema operacional, mas somente é possível se todos os dados do usuário
estiverem salvos em armazenamento separado da partição do Windows.
Em relação aos atendimentos, existem algumas dificuldades enfrentadas pelo
143
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setor que interferem em seu desempenho. A organização e priorização de atividades é
comprometida pela resistência dos usuários em registrar as solicitações, que muitas vezes
são feitas verbalmente, via messenger, telefone etc. Dessa forma, muitas das atividades que
refletem em melhores condições globais de funcionamento do parque de equipamentos,
como atividades preventivas ou disponibilização de máquinas em melhores condições de
uso, são preteridas em função de solicitações com exigências de atendimento imediato,
ainda que em muitos casos sua urgência ou relevância para o trabalho sejam contestáveis.
Apesar de representarem parcela significativa do trabalho do Núcleo, a maior parte dessas
solicitações permanecem não-registradas e devido a pressões dos usuários acabam sendo
atendidas antes mesmo das que foram registradas de fato. Existe também a resistência por
parte de alguns usuários ao uso de ferramentas de atendimento remoto (como VNC ou
telefone) que permitem um atendimento mais rápido uma vez que o tempo de deslocamento
é reduzido.
Percebe-se também que muitas das solicitações feitas pelos usuários são
relativas a dificuldades de operação básica de programas, sistemas e equipamentos
ocasionadas por falta de treinamento. Por exemplo, entrariam nessa categoria o uso de
recursos de suítes de escritório (BROffice), e-mail, entre outros cujo o conhecimento pode
ser inferido pelas exigências do próprio concurso público a que estes servidores se
submeteram.
Problemas semelhantes acontecem com a utilização do principal sistema da
casa, o Único. Muitas das solicitações recebidas via GLPI se referem a erros conceituais do
trâmite de documentos e processos, pouquíssimos são os casos de erros do sistema em si.
Para que os técnicos possam fazer um atendimento adequado, eles precisariam de
treinamento específico não apenas do sistema mas também do trâmite de processos e
documentos, caso contrário corre-se o risco de fornecer uma solução técnica adequada
conforme a utilização do sistema, mas que seja errônea do ponto de vista dos processos
internos dos setores. Portanto, acredita-se que é necessário rever a estrutura de atendimento
do Único, de forma que apenas problemas técnicos do sistema sejam encaminhados. Por
exemplo, conforme informações recebidas, o primeiro atendimento às demandas de
gabinetes em diversas unidades é feito pela área jurídica e encaminhado à informática
somente nos casos que envolvem problemas técnicos do sistema.
Outro ponto a ser considerado é a grande frequência de solicitações repentinas
e urgentes que surgem causando transtornos aos usuários e aos técnicos porque precisam ser
atendidas em condições inadequadas de tempo e de recursos, mas que poderiam ser evitadas
se houvesse maior planejamento e comunicação antecipada. Por exemplo, reuniões ou
eventos repentinos comunicados às pressas (ainda que exista um sistema de reserva e
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agendamento de salas de reunião), entrada em exercício de novos usuários (sejam
estagiários, servidores recém-empossados ou removidos), mudanças de local de trabalho,
etc. Em vários desses casos seria possível efetuar os preparativos se as necessidades fossem
comunicadas antecipadamente, assim evitando falhas e problemas previsíveis.
Também contam como dificultadores, o fato do sistema de privilégios dos
usuários do Windows ainda permitirem modificações do sistema ou programas, o que pode
causar incidentes devido a alterações efetuadas indevidamente pelos usuários (seja
acidentalmente ou por uso inadequado). A atual baixa utilização ou indisponibilidade de
ferramentas de configuração remota por grupo de equipamentos, causando a necessidade de
que algumas configurações sejam feitas individualmente em cada equipamento. Estas
circunstâncias ocasionam aumento da quantidade de incidentes e do tempo levado para
solucioná-los.
III – Produtividade
Indicadores: número de equipamentos, dividido pelo número de servidores.
Equipamentos
Média em uso na PR/SP no
período 01/11/2011 à
30/10/2012
Número de
Servidores
Média por
Servidor
Estações de trabalho
600
7
85,71
Impressoras
174
7
18,57
Média mensal per capita do setor: 774/12/7 = 9,21
Sistemas de registro de
incidentes
Quantidade de
solicitações no
período 01/11/2011 à
30/10/2012
Número de
Servidores
Média por
Servidor
Panda, GLPI e Ocomon
4622
7
660,29
Média mensal per capita do setor: 4622/12/7 = 55,02
IV – Carências
O Setor tem carência de pessoal para atender as demandas. Necessidade de
treinamento em relação ao sistema Único e ao trâmite de processos e documentos, de
145
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solução conjunta com o SEMP para um controle mais eficiente de informações de
equipamentos, de estrutura de serviços e normativa para que os arquivos sejam armazenados
em rede, de incremento no uso de ferramentas que possibilitem gerenciamento de
configurações em múltiplos equipamentos, de maior integração com os técnicos das PRM's
(poderiam ser organizadas reuniões com os técnicos das PRM's para padronização de
procedimentos). Carência de manuais para resolução de incidentes ou serviços relacionados
com as demais áreas da CI.
3.5.2.NÚCLEO DE DADOS E SISTEMAS
I – Estrutura
Analista de Desenvolvimento
2
Analista de Banco de Dados
1
Técnico de Informática
5
Técnico Administrativo
1
II – Atividades
O Núcleo de Dados e Sistemas tem como função planejar, desenvolver,
implementar e fornecer manutenção dos Sistemas e Banco de Dados de Informática da
PR/SP.
Além destas atividades, o mesmo auxilia no suporte aos sistemas em situações
que seja necessário manipular códigos ou base de dados.
Atualmente o setor também trabalha em atividades de documentação dos
sistemas desenvolvidos localmente, auxilia na criação de conteúdo para a capacitação dos
usuários e pretende fomentar o desenvolvimento cooperativo de sistemas entre as unidades
do MPF, principalmente nas unidades instaladas nos municípios de São Paulo.
III – Produtividade
Indicadores: número de atendimentos, dividido pelo número de servidores
responsáveis.
Expedientes
Setembro/2011 a Setembro/2012
Atendimentos ao Sistema Único - GLPI
1266
146
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Atendimentos a Outros Sistemas - Panda
521
Entrega de Sistemas/Serviços Novos
17
Manutenção de Sistemas Existentes
45
Total
1849
Média por servidor*
264
*São 7 servidores.
Média mensal per capita do setor: 3962/12/7 = 47,166
Sistemas e Serviços entregues no período - set/2011 a set/2012
Reformulação da página de portarias do GPC
Participação no PNTI do Gcons
Implantação do Sistema Grifo
Desenvolvimento da Consulta Processual da Internet (subst. Pela versão da PGR)
Participação nos trabalhos do Grupo Técnico de Tecnologia da Informação do MPF
Customização dos módulos de distribuição extrajudicial e judicial da PR/SP
Desenvolvido a ferramenta de Enquete Virtual na página da Intranet
Desenvolvimento de nova versão do Sistema Pericial
Desenvolvimento da Calculador do Grifo
Desenvolvimento do Sistema Locus – Reserva de Sala de Reuniões
Implementação do módulo LDAP na página de intranet
Desenvolvimento da ferramenta de Consulta Digital na página de intranet
Melhorias no Sistema de busca da página de intranet
Entregue minuta da nova página do Digi-Denúncia da PR/SP
Desenvolvimento da nova versão do Sistema LOCUS
Desenvolvimento da nova versão do Sistema PERICIAL
Criação de vídeos de treinamento da WIKI
IV – Carências
Melhorar a organização interna e externa do setor para diminuir a quantidade
147
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de atendimentos aos usuários e aumentar o foco no desenvolvimento de sistemas.
Capacitar a equipe em ferramentas de desenvolvimento utilizadas na PGR,
como a linguagem Java, orientação a objetos e frameworks de mercado. Implementar
metodologias de desenvolvimento de sistemas e melhorando a infraestrutura de
desenvolvimento através da implementação de ferramentas de gerenciamento de projetos,
injeção de dependências, desenvolvimento em camadas MVC etc.
3.5.3.NÚCLEO DE REDE
I – Estrutura
Técnico de Informática
5
Estagiário – entrou no NURED em julho/2012
1
II – Atividades
O Núcleo de Redes tem como função implementar e manter a infraestrutura
física e lógica necessária à disponibilização dos serviços de tecnologia da informação na
PR/SP. Também é responsável pelo projeto, instalação, configuração e monitoramento de
todos os serviços de rede, para que estejam disponíveis 24 horas por dia.
Somam-se a essas atribuições a administração da infraestrutura da rede local e
o gerenciamento, instalação, manutenção, administração e backup dos servidores de rede
físicos e virtuais (30 servidores virtuais e 9 servidores físicos). O Núcleo é responsável,
ainda, por gerenciar o acesso aos sistemas internos e externos e a distribuição de aplicativos
e atualizações pela rede, disponibilizar e garantir o acesso à Intranet, Internet, Correio
eletrônico e Sistemas alocados na PR/SP para todo o Estado, garantir a segurança e
disponibilidades dos dados institucionais: antivirus, firewall, controle de acesso aos arquivos
e serviços da rede, gerência links de dados da PR/SP e PRM's do Estado, auxílio aos
técnicos de informática das PRM's, além de frequente colaboração com os núcleos da CI,
para resolução de problemas técnicos.
Detalhamento dos serviços gerenciados pelo Núcleo de Rede:
SERVIÇO DE REDE
DESCRIÇÃO
1
Servidor de aquivos 1
Servidor de aquivos dos gabinetes e
setores da PR/SP
2
Servidor de arquivos 2
Servidor de aquivos da CI
148
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3
Árvore de usuários da rede
4 DHCP
-
5
6
Dynamic Host
Protocol
Gerenciamento das contas de usuários
da rede
Configuration Configuração de endereços IP's em
todos os equipamentos conectados à
rede de computadores da PR/SP
Servidor Plone – intranet da PR/SP
Gerenciamento da infraestrutura do
servidor ZOPE/PLONE que hospeda a
intranet da PR/SP
Servidor Plone – página de internet da PR/SP Gerenciamento da infraestrutura do
servidor ZOPE/PLONE que hospeda a
intranet da PR/SP
7
IPrint - Servidor de impressão
Gerenciamento
do
servidor
impressão da PR/SP
8
Arcserve - Servidor de backup
Servidor de backup
9
Proxy - Squid
Proxy de internet
10
Dotproject
11
Blackberry Enterprise ServerBES
Fornece sincronização entre o servidor
de e-mails e os dispositivos(celulares)
blackberry
12
Antivirus – Trend Micro Office Scan
Antivirus instalados em todas os
microcomputadores da PR/SP e PRM's
13
ZENworks
Serviço
de
gerenciamento
de
configurações das estações de trabalho
14
Wsus - Windows Server Update Services
Serviço de atualização automática para
os
equipamentos
com
sistema
operacional Windows
15
Servidor de e-mail - GroupWise
Servidor de e-mais da PR/SP e PRM's
16
FTP - File Transfer Protocol
Área na rede para armazenamento de
softwares e arquivos. Facilita a troca de
arquivos grandes entre as unidades da
PR/SP. Pode ser acessada no endereço:
ftp://ftp.prsp.mpf.gov.br
17
DNS - Domain Name System
Serviço que “traduz” os endereços da
Software
149
para gerenciamento
projetos
de
de
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internet em números IP's possibilitando
a utilizações de nomes amigáveis nas
URLs. Ex.: www.prsp.mpf.gov.br.
18
NetSight - Configuração de Switches
Serviço que permite a configuração e
monitoramento dos Switches instalados
na PR/SP à distância
19 Nágios – monitoramento de serviços de rede Monitora a disponibilidade dos
serviços e servidores de rede
20
UTM – Firewall
Serviço que fornece proteção contra
acessos indevidos à rede de
computadores da PR/SP
21
Vmware - Vsphere
Gerenciamento
das
máquinas
virtuais(servidores virtuais) instalados
em servidores físicos.
22
Servidor – CFTV
Servidor de Gravação do sistema de
CFTV da PR/SP
23
SAN – Storage Area Network
Área de armazenamento para todos os
servidores virtuais da PR/SP
24
Novell e-Directory
Serviço de sincronização entre a árvore
de usuários da PR/SP e suas réplicas
instaladas em algumas PRM's bem
como sincronização com a árvore
nacional instalada na PGR
III – Produtividade
Indicadores: quantidade de serviços de rede e a quantidade de contas de
usuários gerenciados pelo Núcleo de Rede.
Cabe ressaltar que para cada serviço de rede são executadas dezenas de tarefas
diariamente, que não foram detalhadas por não fazerem parte do escopo deste estudo.
Número de contas de usuários da
rede
Número de
Servidores
Média por Servidor
1760
4
440
150
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Serviços disponibilizados na rede
Número de
Servidores
Média por Servidor
24
4
6
Média mensal per capita do setor: 1760/12/4 = 36,66
24/12/4 = 0,5
IV – Carências
A divisão de tarefas entre o Núcleos da CI não está claramente definida,
acarretando, por vezes, a realização de tarefas secundárias (urgentes) em detrimento das
principais tarefas do Núcleo de Rede. Foi iniciado um estudo para definição de tarefas pela
CI e os núcleos, porém o mesmo foi interrompido e será retomado oportunamente.
O elevado número de atendimento telefônico também compromete as
atividades do setor, uma vez que, os servidores necessitam de concentração para conclusão
das tarefas em tempo aceitável.
Para realização das tarefas do NURED são necessários conhecimentos
técnicos aprofundados na área de Tecnologia da Informação, em temas específicos à área de
rede de computadores. Com o número reduzido de servidores no NURED, a troca de
conhecimento entre a equipe se torna inviável pela falta de tempo, desta forma o
investimento em treinamentos específicos para os servidores seria a melhor opção.
Umas das maiores carências do NURED é a de pessoal. Para atender melhor a
demanda de trabalho existente, seria necessário mais um analista de suporte e um técnico de
informática, pois com a quantidade atual de servidores não conseguimos disponibilizar
vários serviços que trariam melhorias ao trabalho dos usuários da rede da PR/SP.
Serviços não disponibilizados
Benefícios
Configuração de VLANS
Melhoria na performance e organização da rede
da PR/SP;
Configuração de um DMZ
Mecanismo que aumenta a segurança da rede
contra ciberataques;
Implantação do i-Folder
Acesso externo às pastas da rede (disco G:);
Efetiva implementação da Storage Aumento da segurança dos servidores de rede e
Area Network
da velocidade de acesso aos aquivos, além
151
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proporcionar rápida recuperação em caso de
falhas;
Instalação do servidor Zabbix
Efetiva implantação
ZENworks
do
Monitoramento da rede, tem como objetivo
diminuir o tempo de indisponibilidade dos
serviços;
servidor - Gerenciamento de configurações de todas as
estações de trabalho;
- Instalação em lote de softwares, quando
necessário, diminuindo a necessidade de
atendimento presencial pelo técnico de
informática;
Gerenciamento mais efetivo da Menor tempo de indisponibilidade dos serviços
infraestrutura de rede da PR/SP entre hospedados na PR/SP.
outras.
Menor tempo de recuperação dos serviços em
caso de falhas.
3.5.4.NÚCLEO TÉCNICO DE COMBATE AOS CRIMES CIBERNÉTICOS
I – Estrutura
Técnico de Informática
2
Técnico Administrativo
2
II – Atividades
Dentre as atribuições do NTCC citamos:
–
subsidiar tecnicamente os Procuradores da República no Estado em
investigações e processos judiciais de crimes praticados por intermédio da rede mundial de
computadores;
–
elaborar estudos, planejamentos, projetos e especificações necessários
para a auxiliar as atividades do Grupo de Combate aos Crimes Cibernéticos da PR-SP e
Procuradores da República no Estado;
–
desenvolver sistemas, ferramentas, manuais e treinamentos para os
membros e servidores do Estado;
–
realizar laudos, perícias, informações e notas técnicas conforme
solicitação dos Procuradores da República no Estado;
152
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–
automatizar os procedimentos de recebimento de notícias-crimes, bem
como o processamento e integração com os sistemas existentes no Ministério Público
Federal, desde que autorizado previamente pela Coordenadoria de Informática.
III – Produtividade
Indicadores: número de atos, dividido pelo de servidores responsáveis.
Atividade
Quantidade
Número de
Média por Servidor
(set/11 a set/12)
Servidores
Notas Técnicas
727
4
181,75
Manual Técnico
1
1
1
Pareceres Técnicos
149
4
37,25
* Outras
58
1
58
* Tarefas Diversas (Desenvolvimentos de Ferramentas, Participação em Reuniões,
Manutenção de Sistemas de Servidores etc.)
Média mensal per capita do setor: 935/12/4 = 19,48
É importante ressaltar que outras atividades como auxílio técnico e/ou jurídico
via telefone, e-mail ou messenger a Técnicos e Analistas desta e de outras Procuradorias da
República, além do trabalho desenvolvidos pelas Analistas Processuais deste setor, não
compõem os números supramencionados. Outrossim, este Núcleo Técnico ficou desfalcado
de 02 Técnicos Administrativos em Setembro de 2011 e de 01 Técnico Administrativo em
Outubro do mesmo ano, os quais afastaram-se por motivo de saúde.
Quanto ao Manual Técnico de Investigação de Crimes Cibernéticos – Versão
2, o setor foi responsável pela criação e revisão da parte técnica.
IV – Carências
Atualmente o setor carece de pelo menos um Perito em Informática, visto que
o trabalho de desenvolvido pelos mesmos muitas vezes demandam análises e confecções de
laudos.
O setor também possui demandas reprimidas relacionadas a criação de
treinamentos e desenvolvimento de ferramentas de investigação em crimes cibernéticos.
Tais solicitações já foram solicitadas e não foram atendidas por falta de servidores.
153
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O Setor possui carência de pessoal para atender as demandas e
desenvolver/melhorar sistemas, carência de equipamentos e Programas e carência de espaço
físico.
O setor NTCCC é informal e aguarda a sua formalização na estrutura da
PR/SP.
154