ISSN 0870-8398
PORBASE
Boletim Informativo da Base Nacional de Dados Bibliográficos
Sumário
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Editorial
Mangas - Manipulação e Gestão de Metadados Descritivos
Plataforma IRIS
Perfil Cooperação PORBASE
Nível Mínimo de Preenchimento de registos em UNIMARC
Novo Directório de Cooperantes da Porbase
Sessões públicas da PORBASE
Formação PORBASE 2005
Endereços úteis
Editorial
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O 2º número do PORBASE – Boletim Informativo da Base
Nacional de Dados Bibliográficos corresponde à entrada em funcionamento
de um novo processo de integração de registos de bibliotecas cooperantes
na PORBASE. Esta integração baseia-se em dois processos fundamentais:
o de avaliação, que é realizado através da aplicação Mangas – Manipulação
e Gestão de Metadados Descritivos e o de detecção de duplicados, que
utiliza a plataforma de trabalho IRIS. A divulgação destes novos procedimentos
foi feita em duas acções destinadas aos cooperantes da PORBASE, levadas
a efeito em Novembro e Dezembro de 2004. O reinício da integração de
registos leva-nos a relembrar aos cooperantes qual o nível mínimo de
preenchimento dos campos Unimarc exigido para a descrição de monografias
(que corresponde ao perfil de cooperação definido para o Mangas), de modo
a garantir a informação essencial à consistência da base de dados. O
estreitamento das relações com a comunidade dos cooperantes é também
uma das nossas preocupações, encontrando-se em fase de conclusão um
novo Directório das Bibliotecas Cooperantes que permitirá a estas uma
participação mais activa na gestão da sua informação e na cooperação com
a PORBASE. Sendo igualmente nossa preocupação adequar as acções de
formação desenvolvidas no âmbito da PORBASE às necessidades sentidas
pelas bibliotecas cooperantes, foi lançado em Agosto último um inquérito
cujas respostas permitiram não só preparar o programa de formação para
2005 como também perspectivar o desenvolvimento de acções mais específicas
e de seminários de curta duração, que tentaremos começar a implementar
ainda durante 2005. É por isso fundamental que, ao longo do ano, os
cooperantes estejam atentos à sua caixa de correio electrónico, via através
da qual serão anunciadas essas acções, assim como aos próximos números
deste Boletim.
Luísa Santos – Chefe de Divisão da PORBASE
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P
P ORBASE
2ª série | número 2 | Janeiro 2005
conteúdo e de relatórios de erros: chamamos relatório de conteúdo à análise
que é feita em relação aos elementos passíveis de construir uma estatística,
como datas de publicação, tipos de material catalogado, país de publicação,
língua de publicação e classes CDU. Quanto ao relatório de erros, é elaborado
com base na avaliação da correcta aplicação da estrutura do formato
UNIMARC bibliográfico, todo ele presente no Mangas, ao nível dos campos,
subcampos, indicadores e dados codificados. Esta apreciação prévia é
fundamental para avaliar se os registos em questão se encontram em condições
de ser integrados na PORBASE.
Em complemento, o Mangas possui um conjunto de operações
automáticas, resultado da compilação de alguns dos erros mais frequentes
e em relação aos quais é possível efectuar correcções de forma sistemática.
A essas correcções juntaram-se ainda algumas operações de limpeza
relacionadas com os requisitos do próprio sistema HORIZON que não
suporta caracteres inválidos em determinadas posições, donde resulta o
seguinte conjunto de correcções em bloco: limpeza de campos e subcampos
vazios, correcção de subcampos de preenchimento standard, adição do
campo 801, correcção de códigos de língua e país ao nível das maiúsculas
e minúsculas nos diversos campos onde ocorrem, só para citar alguns
exemplos. Um passo importante é a adição de um campo 001 (que na
PORBASE se converte em 035) onde se regista a sigla do cooperante ao
qual pertence aquele lote de registos, o lote a que corresponde e a data de
tratamento, sendo deste modo preservada a “história” do registo, que irá
permitir a qualquer momento identificar a sua origem.
Depois de avaliado e feitas algumas correcções, o ficheiro em tratamento
é sujeito a um conjunto de filtros de registos, que permitem a separação de
um lote em dois ou mais lotes, com registos de características pré definidas.
Destes lotes, os que não são imediatamente integrados na PORBASE, são
guardados até que existam as condições para a sua integração. São 3 os filtros
aplicados aos registos para integração na PORBASE: filtro de analíticos identifica e separa os registos de analíticos, assim identificados pela etiqueta
de registo (isto porque a PORBASE ainda não está em condições de integrar
os registos de analíticos, que serão alvo de um projecto específico); filtro de
bloco 4XX - identifica e separa os registos que contêm campos do bloco
4XX preenchidos, uma vez que não se estão a integrar ainda registos com
ligações ao bloco 4XX; e filtro de nível mínimo - identifica e separa os
registos que respeitam o nível mínimo de catalogação definido pela PORBASE
e os que respeitam esse nível mínimo são integrados na Base Nacional de
Dados Bibliográficos.
Desenvolvida para responder às necessidades da rotina de integração
dos registos das bibliotecas cooperantes da PORBASE, pretende-se agora
que esta aplicação se converta numa ferramenta pedagógica de uso corrente
para as bibliotecas e centros de documentação, uma vez que permite avaliar
quase de imediato o estado da base de dados, não só em termos de conteúdo
como também em termos de incorrecções na aplicação do formato
UNIMARC, identificando não só o erro, como o registo onde o erro ocorre,
tornando assim mais fácil e mais rápido o processo de correcção.
Com esta nova ferramenta, que irá ser disponibilizada a todos os
cooperantes e candidatos a cooperantes da PORBASE, a BN pretende dar
significado ao termo normalizar e garantir que a actividade cooperativa que
é a manutenção da Base Nacional de Dados Bibliográficos seja uma
responsabilidade e uma preocupação verdadeiramente comunitária.
Mangas - Manipulação e Gestão de Metadados Descritivos
Como foi já anunciado no número anterior deste Boletim, a Biblioteca
Nacional desenvolveu um novo utilitário de leitura, análise, correcção e
filtragem de ficheiros em formato ISO-2709, Mangas - Manipulação e
Gestão de Metadados Descritivos, que se transformou numa peça
fundamental da nova rotina de tratamento e integração dos registos das
bibliotecas cooperantes.
O Mangas permite de imediato uma avaliação da base de dados que o
cooperante enviou para integração, através da produção de relatórios de
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Plataforma IRIS
A plataforma de trabalho IRIS surge no contexto das ferramentas criadas
para o tratamento e análise de registos no âmbito da PORBASE e é parte
integrante do processo de importação dos registos para a Base Nacional de
Dados Bibliográficos. Permite submeter os lotes de registos validados pela
plataforma MANGAS a uma comparação com uma réplica da PORBASE.
Esta comparação intrinsecamente contém vários objectivos pré-determinados:
separar registos duplicados dos restantes; obter lotes de registos bibliográficos
novos com exemplar; obter lotes de registos de exemplar novos para
bibliográficos já existentes na PORBASE; detectar possíveis duplicados.
O IRIS, para alcançar os objectivos a que se propõe, tem configuradas
várias regras de análise aplicadas a uma réplica da PORBASE, com uma
arquitectura e arrumação dos dados que facilita a performance do processo
de comparação. Esta réplica da PORBASE é actualizada diariamente garantindo
a máxima fiabilidade nos resultados apresentados.
Por questões óbvias de segurança, para aceder à utilização da ferramenta
IRIS é necessário a detenção dos dados de identificação perante a interface,
ou seja, utilizador e senha. Já dentro do sistema de comparação IRIS, o
administrador inicia o processo de comparação com a réplica da PORBASE
obtendo um relatório com os resultados dessa comparação.
No relatório está presente a informação relativa aos registos novos, aos
registos duplicados e aos registos possíveis duplicados. Desta forma é possível
ficar também a saber que duplicados existem na própria PORBASE, uma
vez que o resultado apresentado também evidencia esse aspecto.
Para a integração dos registos são utilizadas duas ferramentas distintas:
o Marcin e o MarcImport, ambas ferramentas proprietárias do sistema
Horizon (sistema que suporta a PORBASE). Para cada uma das ferramentas
foram criadas import_sources com definições e especificidades relativas aos
objectos a importar e objectivos a alcançar.
Os parâmetros referidos correspondem aos do filtro de nível mínimo
presente no utilitário MANGAS, a que se chamou “Perfil cooperação
PORBASE”, pelo qual têm de passar todos os registos bibliográficos enviados
pelas bibliotecas cooperantes, e que corresponde a uma das fases mais
importantes e decisivas do processo de integração, pois apenas os registos
que passam neste filtro são considerados em condições de poderem entrar
na PORBASE.
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Está actualmente em fase de conclusão um novo Directório das bibliotecas
cooperantes, que ficará acessível em breve no endereço www.porbase.org e
que irá permitir aos cooperantes participar muito mais activamente na gestão
da sua informação e da sua cooperação com a PORBASE, funcionando
como um verdadeiro espaço de trabalho virtual.
Este novo sistema de gestão de informação foi desenvolvido com 2
grandes objectivos. Por um lado, integrar num sistema único toda a informação
até aqui dispersa relativa às bibliotecas cooperantes, de forma a optimizar
o fluxo de dados e a permitir a organização, pesquisa e extracção da informação
por diferentes perfis, de modo flexível. Por outro lado, dar aos cooperantes
a possibilidade de fazerem directamente a actualização dos seus próprios
dados e a submissão pela Internet de lotes de registos para integração na
PORBASE.
O acesso ao directório pelos cooperantes será feito mediante a atribuição
a cada um de uma palavra-chave, que lhe permitirá aceder à sua ficha, editar
parte dos dados e submeter directamente lotes de registos pela Internet. Os
lotes darão assim automaticamente entrada no processo de integração na
PORBASE, sendo gerados a cada momento desse processo avisos, enviados
por e-mail para o cooperante, sobre a evolução dos trabalhos de integração
desencadeados pela submissão do lote. Na sua ficha, o cooperante terá
também acesso ao histórico dos processos de todos os lotes enviados até ao
momento.
A informação disponível ao público inclui os habituais dados gerais de
contacto e alguns outros dados – tipo de biblioteca, área geográfica, área
temática - que vão constituir perfis das bibliotecas cooperantes pesquisáveis,
quer no directório, quer na própria PORBASE. Dentro em breve será assim
possível pesquisar e ordenar no directório as bibliotecas cooperantes, segundo
as suas características. Da mesma forma, vai ser possível restringir as pesquisas
na PORBASE a obras existentes em bibliotecas cooperantes com determinadas
características – localizadas em determinada zona geográfica, especializadas
em determinada área temática, etc.
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O processo de importação dos registos novos de exemplar é despoletado
automaticamente pelo gestor de importações.
O IRIS é uma ferramenta de cariz altamente técnico, com tecnologia
simples e de fácil utilização, e transformou-se assim no ”olho” que faltava
para que a percentagem de duplicados fosse diminuída à priori e não à
posteriori com acontecia até ao momento, libertando recursos humanos e
financeiros para outras actividades.
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Perfil Cooperação PORBASE
Nível Mínimo de Preenchimento de registos em UNIMARC
De modo a garantir a consistência e qualidade mínimas da Base Nacional
de Dados Bibliográficos, e para além dos campos e subcampos do UNIMARC
considerados, pelo próprio formato, de preenchimento obrigatório, foram
definidos alguns campos e subcampos cujo preenchimento se considerou
essencial para fins de cooperação. Embora este nível mínimo de preenchimento
tenha sido definido com base na última edição em língua portuguesa (1999)
do Manual UNIMARC, a versão utilizada pela maioria das bibliotecas
cooperantes, estão neste momento em estudo eventuais alterações que
venham a ser necessárias introduzir-lhe, em função dos novos
desenvolvimentos do Unimarc.
Neste momento encontram-se definidos apenas 4 tipos de documentos,
que correspondem aos mais comuns nas colecções das bibliotecas cooperantes
da PORBASE: monografias impressas; publicações periódicas impressas;
documentos electrónicos; analíticos. O esquema completo pode ser consultado
em “Referências Técnicas” no site da PORBASE em http://www.porbase.org.
Novo Directório de Cooperantes da Porbase
Sessões públicas da PORBASE
Tiveram lugar, no passado dia 24 de Novembro no auditório da BN em
Lisboa, e no dia 16 de Dezembro no auditório da Biblioteca Pública Municipal
do Porto, duas sessões públicas dirigidas aos cooperantes, tendo como
principal objectivo explicar os procedimentos subjacentes ao novo processo
de integração de registos de cooperantes na PORBASE. Estas sessões
contaram com a participação de cerca de 90 pessoas, em representação de
47 bibliotecas cooperantes, e constituíram, a nosso ver, uma forma privilegiada
de contacto directo com as diversas bibliotecas e centros de documentação
que cooperam com a Base Nacional de Dados Bibliográficos, tendo permitido
esclarecer dúvidas e aspectos práticos importantes, relativos a todo o processo
de cooperação.
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Formação PORBASE 2005
Encontra-se já disponível o plano de formação PORBASE para 2005,
que inclui acções nas áreas da Normalização Biblioteconómica, da Preservação
e Conservação e em Porbase 5. Pode consultá-lo no site da PORBASE, em
http://www.porbase.org/formacao/. Para informações adicionais, contacte
os serviços da Divisão da PORBASE por via telefónica (217 982 033), por
fax (217 982 123) ou por correio electrónico ([email protected]).
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Endereços úteis
Estatísticas PORBASE – http://stats.porbase.org
Serviço de Acesso URN – http://urn.porbase.org
Serviço de Referência por Z39.50 – http://zzz.porbase.org
Bibliografia Nacional Portuguesa em Linha – http://bnp.bn.pt
PORBASE: boletim informativo da Base Nacional de Dados Bibliográficos – ISSN 0870-8398 Biblioteca Nacional – Divisão da PORBASE – Área de Cooperação
Campo Grande, 83, 1749-081 Lisboa
Telefone: 217 982 033; E-mail: [email protected]; http://www.porbase.org