Parecer Consultoria Tributária Segmentos
Novo procedimento de cadastramento dos trabalhadores no
cadastro Número de Inscrição Social (NIS)
11/09/2014
Parecer Consultoria Tributária Segmentos
Título do documento
Sumário
1.
Questão ...................................................................................................................................................... 3
2.
Normas Apresentadas pelo Cliente ............................................................................................................ 3
3.
Análise da Consultoria ............................................................................................................................... 3
4.
Conclusão .................................................................................................................................................. 8
5.
Informações Complementares ................................................................................................................... 10
6.
Referências ................................................................................................................................................ 10
7.
Histórico de Alterações .............................................................................................................................. 10
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procedimento de cadastramento dos trabalhadores no cadastro
Número de Inscrição Social (NIS)
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1. Questão
Este parecer contempla o novo procedimento de cadastramento dos trabalhadores no cadastro número de inscrição social (NIS).
2. Normas Apresentadas pelo Cliente
Apresenta como embasamento legal para sua solicitação a circular da Caixa Econômica Federal nº 659 de 01/07/2014.
3. Análise da Consultoria
Por meio da circular da Caixa Econômica Federal nº 659 de 01/07/2014, foram estabelecidos novos procedimentos para o
cadastramento de trabalhadores no cadastro número de inscrição Social (NIS).
Altera os procedimentos pertinentes ao cadastramento de trabalhadores no Cadastro NIS, estabelecidos pela Circular CAIXA
574/12, de 02 de março de 2012.
A CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem o parágrafo 1º, artigo 7º da Lei Complementar Nº 7, de
07.09.1970 e o artigo 9º do Decreto Nº 4.751, de 17.06.2003, baixa a presente Circular.
1. Considerando a implantação de mais uma forma de cadastramento de pessoas no Cadastro NIS (Número de Identificação
Social), por meio do Conectividade Social - CNS, faz-se necessário alterar o processo atual de cadastramento dos
trabalhadores.
2. DO CADASTRO DO TRABALHADOR
2.1 Deve ser cadastrado o trabalhador, vinculado à empresa privada ou cooperativa, enquadrado em uma das seguintes
categorias:
- empregado - assim definido pela legislação trabalhista, inclusive o vinculado a repartição oficial estrangeira,
desde que seu contrato de trabalho seja regido pela legislação trabalhista brasileira;
- empregado de cartório não oficializado;
- empregado doméstico - cadastrado pelo empregador com registro CEI (Cadastro Específico do INSS), para o
recolhimento e pagamento dos depósitos do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e concessão do
Seguro-Desemprego;
- pescador artesanal - cadastrado para efeito de concessão do benefício Seguro-Desemprego e Plano de
Formação e Valorização do Pescador;
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- trabalhador avulso - cadastrado pelo
sindicato do
da categoria;
Título
documento
- trabalhador rural.
2.2 O Cadastramento do trabalhador pode ser feito:
2.2.1
•
On-line - Acesso direto da Empresa ao Cadastro NIS;
•
Em lote - pelo uso do Conectividade Social – CNS;
O cadastramento on-line é realizado pela empresa por meio de acesso direto a aplicação da CAIXA.
2.2.1.1 As instruções para o acesso direto a aplicação
http://www.caixa.gov.br/pj/pj_comercial/mp/pis/index.asp.
2.2.2
pode
ser
capturada
no
sitio
da
CAIXA
O cadastramento em lote é realizado pelo envio de arquivo por meio do Conectividade Social - CNS, no layout padrão
definido pela CAIXA, sendo que o processamento ocorre em até D+2 da data de recebimento do arquivo pela CAIXA.
2.2.2.1 Após o processamento, a CAIXA devolve à empresa o número da inscrição localizada ou atribuída, por meio de arquivo
retorno.
2.2.2.2 As instruções para construção e envio de arquivo para localização e atribuição podem ser capturadas no sítio da CAIXA
http://www.caixa.gov.br/pj/pj_comercial/mp/pis/index.asp.
3 DO DESUSO DO CADASTRAMENTODO VIA DCN - DOCUMENTO DE CADASTRAMENTO DE NIS
3.1 O DCN (Documento de Cadastramento do NIS) poderá ser utilizado como documento de cadastramento até 31/10/2014.
3.1.1 Após essa data o cadastramento somente será possível pelo uso das alternativas disciplinadas por essa Circular.
4 Está Circular CAIXA entra em vigor na data da sua publicação.
Abaixo o comunicado da Caixa Econômica Federal, sobre o novo serviço de auxiliar a qualificação para p eSocial.
NSU: 2014005
Data de Envio:16/05/2014
Título: NOVO SERVIÇO AUXILIAR A QUALIFICAÇÃO PARA ESOCIAL
Prezados Empregadores,
4
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Informamos que foi disponibilizado no Conectividade Social ICP o novo serviço: Envio dos Arquivos Cadastro NIS.
Com esse novo serviço, será possível realizar, por meio de arquivo no layout padrão definido pela CAIXA, o cadastramento de vários
trabalhadores no Cadastro NIS.
Esta mesma solução também viabiliza a localização do número do NIS para o trabalhador já cadastrado e ainda a atualização dos
seguintes dados cadastrais: NOME, DATA DE NASCIMENTO e CPF.
Os procedimentos para elaboração do arquivo
http://www.caixa.gov.br/pj/pj_comercial/mp/pis/index.asp.
constam
da
página
da
CAIXA
no
endereço
Após a postagem do arquivo a empresa receberá o retorno em até dois dias úteis com o resultado do processamento.
Com a disponibilização deste serviço você empregador, passa a contar com mais uma ferramenta para cadastramento de NIS, além
do acesso online ao Cadastro NIS disponibilizado desde março de 2013.
Ressaltamos ainda que este serviço facilitará a preparação da empresa para o eSocial. Assim, sempre que o eSocial apresentar
necessidade de ajuste cadastral no NIS, a empresa poderá enviar os dados dos empregados para consulta e atualização dos dados
do NIS, se for o caso.
Esta é uma oportunidade de qualificação dos dados do trabalhador mediante apropriação das informações enviadas pela empresa,
desonerando assim a necessidade de o trabalhador procurar a CAIXA para realizar a atualização.
O serviço poderá ser outorgado para Pessoa Física ou Jurídica, conforme regras vigentes do Conectividade Social ICP, por meio
das opções "Outorgar Procuração" ou "Aditar Procuração" disponíveis no menu PROCURAÇÃO do Conectividade Social.
Com a disponibilização deste novo Serviço, a solicitação de cadastramento por meio da entrega do DCN - Documento de
Cadastramento do NIS (MO 31.445) nas agências da CAIXA será descontinuado, sendo realizado somente até 31/10/2014.
Prepare-se para esta mudança, antecipe sua migração para o canal de atendimento mais adequado para o seu perfil e aproveite
esta ação vantajosa para a empresa, para o empregado e para a CAIXA.
CAIXA ECONÔMICA FEDERAL
Conforme circular CAIXA nº 574, de 02/03/2014, publicada em D.O.U de 05/03/2012, a Empresa pode solicitar o cadastramento do
trabalhador em lote, mediante envio de arquivo no formato layout padrão definido pela CAIXA, a partir da implantação do novo
sistema de cadastramento de pessoas.
Trata-se de layout único, que torna o processamento das informações mais rápido e padronizado. A estrutura do layout é no formato
“pilha”, semelhante aos arquivos XML.
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Este documento tem como proposito apresentar instruções
para construção
do arquivo para localização e atribuição de NIS/PIS
Título
do documento
pela CAIXA.
Estrutura geral do arquivo
O arquivo poderá ser gerado em duas estruturas distintas.
1. Simplificada – usada para os casos de envio de arquivo diretamente pela Empresa, com o seguinte conjunto de registros
lógicos:
• Header Geral;
• N Registros Detalhe, onde n varia de zero a 99999999999;
• Trailer Geral.
2. Completa – usada para os casos de envio de arquivo por Empresa com dos dados segregados por filial ou Escritório de
Contabilidade com dados de várias empresas distintas, contendo um conjunto de registros lógicos com a seguinte estrutura;
• Header Geral;
• Header Parcial;
• N Registros Detalhe, onde n varia de zero a 99999999999;
• Trailer Parcial;
• Trailer Geral.
Neste caso, a sequência “Header Parcial, Registro Detalhe e Trailer Parcial” doravante denominada Lote, poderá ocorrer várias
vezes no arquivo e corresponderá aos dados de uma empresa.
Estrutura genérica dos registros
O arquivo é composto de registros lógicos.
Cada registro lógico corresponde a um conjunto de informações, por exemplo, dados do header, trailer ou de uma pessoa dentro do
arquivo.
Cada registro logico é composto por um ou mais registros físicos.
Cada registro físico corresponde a um campo do registro logico.
No layout padrão, os campos do registro logico estão dispostos em “pilha”, uns abaixo dos outros. Ou seja, cada registro físico
corresponde a uma linha do arquivo.
Nome do Arquivo
Nome do arquivo: Informar MIC.ISO.ECNPJ.ECNPJC.D*.Vxx, sendo;
MIC.ISO – nome fixo que se repetirá em todos os arquivos;
ECNPJCNP.ECNPJC – letra ‘E’ + CNPJ da empresa (7 posições) + ponto ‘.’ + letra ‘E’ + CNPJ da empresa (5 posições), desprezando
os dois últimos algarismos do CNPJ.
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Exemplo: E0036030.E50001 equivale ao CNPJ 00.360.305/0001-04.
D* – letra ‘D’ + data no formato ‘anoanomêsmêsdiadia’.
o Vxx – letra ‘V’ + número da versão do arquivo na data (2 posições). Sempre inicia por ‘V00’. Caso a Empresa envie mais de um
arquivo no dia, usar números subsequentes (V01, V02, V03...). Atenção! Uma nova versão de arquivo significa informação de novos
dados. Poderá ser informada a mesma versão de arquivo anteriormente postado nos casos de retificação.
Retorno do Processamento
No Arquivo de Entrada, deverá estar zerado.
Campo utilizado para informar o resultado do processamento no Arquivo Retorno e assumirá os valores conforme tabela Anexo IV,
desta circular.
Envio do Arquivo
O arquivo deverá ser elaborado, formato texto, com o mesmo nome do especificado no campo “Nome do Arquivo” e enviado por
meio do Conectividade Social – CNS.
Para mais informações sobre o envio, verificar o documento “Como Enviar – Arquivo CNS” disponível no sitio da CAIXA, Documentos
para Download.
Retorno do Arquivo
O arquivo será retornado com o formato idêntico ao enviado, porem com as seguintes informações;
•
•
NIS incluídos ou localizados, posição 266 a 276;
Códigos de retorno, posição 277 a 280.
Caso os códigos de rejeição não estejam no arquivo, significa que o processamento não foi efetuado devido a erro estrutural no
arquivo.
Nesse caso, deve ser revisto os seguintes campos: 0900, 0902, 0912 e coluna ordem está numerada sequencialmente.
Dúvidas
Dúvidas sobre o cadastramento do trabalhador em Lote poderão ser dirimidas pelo telefone 0800-7260104.
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4. Conclusão
Título do documento
Sobre os questionamentos feitos temos o seguinte a esclarecer;
1) Este cadastramento para 1º emprego justificaria a criação de um programa no TOTVS 11, linha Datasul?
Resposta
A consultoria tributária só verifica questões referentes a legislação e enquadramento das normas existentes no sistema ou já
elencadas pela inovação como pertinentes e necessárias ao produto.
Se é passível de implementação ou não, devem responder a áreas de desenvolvimento (Sustentação para manutenção do produto
e Inovação para novas ferramentas ou novas adequações).
Sendo assim, sugiro que busque as informações que necessita do produto com uma das áreas para este tipo de esclarecimento.
2) O cliente será obrigado a enviar periodicamente ou esporadicamente este arquivo com seus funcionários para validar
informações do PIS? Talvez como pré-requisito para o eSocial?
Resposta
Não sabemos a periodicidade que as informações serão solicitadas pelo órgão, fato que atualmente serve para cumprir neste
momento uma obrigação da CAIXA. Sendo que a CAIXA enviou para algumas Empresas comunicando a realização deste
procedimento.
De acordo com o comunicado da CAIXA NSU: 2014005, ressalva que este serviço facilitará a preparação da empresa para o eSocial.
Lembrando que depois ainda haverá uma outra Qualificação Cadastral para o eSocial.
3) O arquivo de retorno deve ser importado no sistema TOTVS?
Resposta
A consultoria tributária só verifica questões referentes a legislação e enquadramento das normas existentes no sistema ou já
elencadas pela inovação como pertinentes e necessárias ao produto.
Se é passível de implementação ou não, devem responder a áreas de desenvolvimento (Sustentação para manutenção do produto
e Inovação para novas ferramentas ou novas adequações).
Sendo assim, sugiro que busque as informações que necessita do produto com uma das áreas para este tipo de esclarecimento.
4) O arquivo de retorno traria o número do PIS para funcionários 1o emprego?
Resposta
Sim. Após o envio do arquivo conforme layout definido pela CAIXA, para cadastramento do trabalhador em lote. Após dois dias
uteis do recebimento do arquivo, a CAIXA devolve a Empresa o número da inscrição localizada ou atribuída, por meio de arquivo
de retorno no próprio Conectividade Social.
5) O arquivo de retorno traria o que para funcionários que já possuem PIS?
Resposta
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Nas documentações liberadas até o momento não consta esta informação. Sugerimos que a equipe de desenvolvimento acompanhe
um cliente para testes de tal funcionalidade. Lembrando que o cliente precisa ter recebido a comunicação da CAIXA para tal
atualização.
6) A validação dos funcionários que já possuem PIS pode ocasionar a troca de número de PIS de algum funcionário?
Resposta
O processo não deveria ocasionar a troca de número do PIS dos funcionários e apenas qualificar as informações. Sendo que o
responsável pelo processo são os órgãos administradores, neste caso a CAIXA.
7) Se este cadastramento é pré-requisito para o eSocial, porque as tabelas de países, logradouros, etc, não são coerentes?
Resposta
Não temos está informação, pois o desenvolvimento é feito pelos órgãos competentes. Esta qualificação não ira substitui qualificação
cadastral para o eSocial.
8) Existe algum validador?
Resposta
Não. O arquivo deverá ser gerado de acordo com o layout liberado pela CAIXA, e no arquivo de retorno serão disponibilizadas as
mensagens conforme Anexo IV – Tabela de Mensagens do Sistema, indicando a gravidade dos erros.
9) Pelo que entendi, é transmitido pelo Conectividade Social, porém tentei usar o Conectividade aqui e ele pede um
Certificado Eletrônico. Vocês possuem algum que possamos utilizar como teste? Ou sabe onde podemos conseguir?
Resposta
Não possui ambiente de testes.
Para acessar o Conectividade Social, é imprescindível que a Empresa possua Certificação Digital padrão ICP-Brasil. Conforme
orientações disponíveis no site http://www.certificado.caixa.gov.br.
Sugestão: Contatar um cliente e sugerir uma parceria como empresa piloto, pois apenas o cliente poderá efetuar a transmissão e
terá o retorno dos arquivos.
10) O campo NIS presente na Estrutura Posicional do Arquivo (página 7) do arquivo
Instrucoes_Layout_Padrao_Empresa_v12.pdf precisa ser enviado em todas as linhas correspondentes a este funcionário
quando o mesmo já possuir este número?
Resposta
Verificar no Anexo I - Tabela de Código de Campo, na coluna obrigatoriedade quando a mesma estiver definida como S.
11) O campo NIS Ativo presente na Estrutura Posicional do Arquivo (página 8) do arquivo
Instrucoes_Layout_Padrao_Empresa_v12.pdf virá apenas no arquivo de retorno, correto!? E virá em todas as linhas
correspondentes a este funcionário quando for cadastrado ou funcionário já tinha número?
Resposta
De acordo com o layout disponível, somente no arquivo de retorno, e no arquivo de entrada deve ser informado zerado.
12) Quando o funcionário estive lotado em tomador, o CNPJ/CEI a enviar no arquivo no campo Dados de Vínculo na
Estrutura Posicional do Arquivo (página 6) do arquivo Instrucoes_Layout_Padrao_Empresa_v12.pdf será o CNPJ/CEI do
estabelecimento ou do tomador?
Resposta
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Será o CNPJ do contrato de trabalho do empregado.
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13) O campo Nacionalidade na Estrutura Posicional do Arquivo (página 2) do arquivo
Instrucoes_Layout_Padrao_Empresa_v12.pdf não possui as opções de conteúdo que devem ser enviadas. Podemos usar
as mesmas nacionalidades da RAIS?
Resposta
Não temos esta informação. Somente será possível adquirir este retorno e deve ser retirado quando estiver transmitindo o arquivo,
ou seja, o cliente piloto
No layout não consta, pressupomos que a tabela utilizada será a mesma que a da tabela da SEFIP.
5. Informações Complementares
Na visão dos processos junto ao ERP, poderão ter impactos a geração do arquivo de entrada e retorno, para o novo procedimento
de cadastramento do NIS.
6. Referências
•
•
http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=44&data=03/07/2014
http://www1.caixa.gov.br/download/asp/download.asp
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ID
Data
Versão
Descrição
Chamado
FL
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1.0
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