ARQUIVO DA MARINHA
GESTÃO DE DOCUMENTOS
- CONCEITO
- LEGISLAÇÃO
- CONTEXTUALIZAÇÃO/APLICAÇÃO
- TREINAMENTO
CC(T) CLÁUDIA DRUMOND
DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO
E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA
DPHDM
ARQUIVO DA MARINHA
CONCEITO
Considera-se Gestão de Documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
ARQUIVO DA MARINHA
LEGISLAÇÃO
ARQUIVO DA MARINHA
A preocupação com a organização e o acesso aos
documentos públicos é antiga, mas somente em
1991, com a lei N. 8.159 que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e
privados, foi preconizada a revitalização dos
serviços arquivísticos do Poder Público por meio
da implantação de programas de Gestão de
Documentos.
ARQUIVO
ARQUIVO DA
DA MARINHA
MARINHA
Legislações mais importantes:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
Art. 5º. Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer
natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no
País, a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à
segurança e à propriedade, nos termos seguintes:
(...)
X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a
imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano
material ou moral decorrente de sua violação;
(...)
ARQUIVO
ARQUIVO DA
DA MARINHA
MARINHA
Legislações mais importantes:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
XIV - é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o
sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional;
(...)
XXXIII - Todos tem direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular, ou de
interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo
da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujo sigilo seja imprescindível a segurança da sociedade
e do estado;
(...)
ARQUIVO
ARQUIVO DA
DA MARINHA
MARINHA
Legislações mais importantes:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
XXXIV – são a todos assegurados, independentemente do pagamento
de taxas:
a) o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa
de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder;
b)a obtenção de certidões em repartições públicas,
para defesa de direitos e esclarecimento de situações de
interesse pessoal;
(...)
LX – a lei só poderá restringir a publicidade dos atos
processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse
social o exigirem;
(...)
ARQUIVO
ARQUIVO DA
DA MARINHA
MARINHA
Legislações mais importantes:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
LXXII – concender-se-á habeas-data:
a) para assegurar o conhecimento de informações relativas a
pessoa do impetrante, constantes de registros ou bancos de
dados de entidades governamentais ou de caráter público;
b) para a retificação de dados, quando não se prefira fazê-lo
por processo sigiloso, judicial ou administrativo;
ARQUIVO
ARQUIVO DA
DA MARINHA
MARINHA
Legislações mais importantes:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
Inciso LXXIII – qualquer cidadão é parte legítima para propor
ação popular que vise a anular ato lesivo ao patrimônio público
ou de entidade de que o Estado participe, à moralidade
administrativa, ao meio ambiente e ao patrimônio histórico e
cultural, ficando o autor, salvo comprovada má-fé, isento de
custas judiciais e do ônus da sucumbência;
(...)
II – recusar fé aos documentos públicos;
(...)
ARQUIVO
ARQUIVO DA
DA MARINHA
MARINHA
Legislações mais importantes:
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO
BRASIL, DE 1988.
Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios:
I – Zelar pela guarda da constituição, das leis e das instituições
democráticas e conservar o patrimônio público;
Art. 216.
§ 2° - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providencias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO-LEI Nº 2.848, DE 07 DE DEZEMBRO DE
1940 - CÓDIGO PENAL
• Capítulo I - dos crimes praticados por funcionário Público
contra a administração em geral.
– Art. 314 Extraviar livro oficial ou qualquer
documento, de que tem a guarda em razão do cargo,
sonega-lo ou inutiliza-lo total ou parcialmente:
Pena: reclusão de um a quatro anos, se o fato não
constituir crime mais grave.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
• - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências.
• Art. 1º - é dever do Poder Público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração, `a cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
• Art. 2º - Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• LEI Nº 9.051, DE 18 DE MAIO DE 1995
• - Dispõe sobre a expedição de certidões para a defesa
de direitos e esclarecimentos de situações.
Art. 1º - As certidões para a defesa de direitos e
esclarecimentos de situações, requeridas aos órgãos da
administração centralizada ou autárquica, às esferas
públicas, às sociedades de economia mista e às fundações
públicas da União, dos estados, do Distrito Federal e dos
Municípios, deverão ser expedidas no prazo improrrogável
de 15 (quinze) dias, contado do registro do pedido no
órgão expedidor.
• LEI Nº 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997 - Regula o direito
de acesso a informações e disciplina o rito processual do habeas
data.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• LEI Nº 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998
• - Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas
de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá
outras providências.
• Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou
decisão judicial;
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação
científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou
decisão judicial;
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a
um ano de detenção, sem prejuízo da multa.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE
AGOSTO DE 2001
• - Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas - ICPBrasil.
• Art. 10 Consideram-se documentos públicos ou particulares,
para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que
trata esta Medida Provisória.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO N° 1799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968,
• que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá
outras providências.
• Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por
empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de
documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo,
além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro
no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este
será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente
Decreto.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999
• - Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às
condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras
providências.
• Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
• I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão
judicial; ou
• II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou
similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
• Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$500.000,00 (quinhentos mil reais).
• Parágrafo único. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada, em
virtude de seu valor artístico arqueológico ou histórico, a multa é aumentada
em dobro.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 4.073, DE 03/01/ 2002
• -Regulamenta a Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos.
– Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
• I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas
funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no
exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas
sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas
como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço
Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei
nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 4.073, DE 03/01/ 2002
• -Regulamenta a Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
• - que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos.
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
• Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal
será constituída comissão permanente de avaliação de documentos,
que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada
no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos
documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos
de valor.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 4.073, DE 03/01/ 2002
• -Regulamenta a Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
• - que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos.
§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados
e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos
prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida
pelo CONARQ.
§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela
referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos
arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e
selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em
conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas
pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo
Nacional.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações , documentos
e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do
Estado, no âmbito da administração Pública Federal, e dá
outras providências.
Ar.t 35 – As entidades e órgãos públicos constituirão
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Sigilosos com as seguintes atribuições:
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações , documentos
e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do
Estado, no âmbito da administração Pública Federal, e dá
outras providências.
• Art. 37 § 1° Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste
Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas,
civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003
• Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá
outras providências.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• RESOLUÇÃO Nº 14 DE CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ), DE
03 DE JANEIRO DE 2002
• - Atualiza o Código de Classificação de Documentos de
Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio
da Administração Pública.
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• RESOLUÇÃO Nº 21 DE CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ), DE
09 DE AGOSTO DE 2004
• - Acrescenta a classe 080 – Pessoal Militar - no Código
de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo relativos às Atividades-Meio da
Administração Pública.
D.O 152 - SEÇÃO 1 DE 09-8-2004
ARQUIVO DA MARINHA
Legislações mais importantes:
• LEI 11.111, DE 05 DE MAIO DE 2005
•
– Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do
Caput do art. 5 da Constituição.
– Art. 7º Os documentos públicos que contenham informações
relacionadas à intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas, e
que sejam ou venham a ser de livre acesso poderão ser franqueados por
meio de certidão ou cópia do documento, que expurgue ou oculte a parte
sobre a qual recai o disposto no inciso X do caput do art. 5º da
Constituição Federal.
Parágrafo único. As informações sobre as quais recai o disposto no
inciso X do caput do art. 5º da Constituição Federal terão o seu acesso
restrito à pessoa diretamente interessada ou, em se tratando de morto
ou ausente, ao seu cônjuge, ascendentes ou descendentes, no prazo de
que trata o § 3º do art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
ARQUIVO DA MARINHA
Diante da legislação
apresentada, como
proceder com a
documentação?
ARQUIVO DA MARINHA
Com o advento das Leis de Arquivo, torna-se
absolutamente necessário tomar decisões
estratégicas a nível de Gestão dos Documentos
em todas as fases do ciclo de vida da
documentação. (Corrente , Intermediário e
Permanente)
ARQUIVO DA MARINHA
Gestão de Documentos na Marinha
do Brasil
Contextualização/aplicação
ARQUIVO DA MARINHA
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD)
ARQUIVO DA MARINHA
Cumprindo determinação legal de estabelecer
uma organização sistêmica nos arquivos da MB, o
EMA criou, através da portaria nº 57/2000, a
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos da Marinha (CPAD).
ARQUIVO DA MARINHA
A CPAD é composta por um
representante do EMA, três da SGM e um
de cada ODS, sendo presidida por
representante da SGM.
ARQUIVO DA MARINHA
Objetivos
• Racionalizar a produção documental.
• Controlar o fluxo de documentos e cumprimento das
diversas formas de destinação.
• Otimizar o processo de recuperação de informações
técnico-administrativas.
• Estabelecer normas de avaliação de documentos,
determinando prazos de retenção nos arquivos
corrente, intermediário e permanente ou eliminação.
ARQUIVO DA MARINHA
METODOLOGIA
•
•
•
•
Levantamento da tipologia documental
Análise e processamento das informações
levantadas
Elaboração do Código de classificação
Elaboração da tabela de temporalidade
ARQUIVO DA MARINHA
Código de Classificação de Documentos
Instrumento arquivístico utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido
ou recebido pela OM. Os assuntos constantes do
Código referem-se às atividades desempenhadas
pelos diversos setores da MB.
ARQUIVO DA MARINHA
Tabela de Temporalidade
Registro esquemático do ciclo de vida dos
documentos produzidos e recebidos por um órgão,
determinando os prazos de guarda desses no
Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo
Intermediário, eliminação ou recolhimento para o
Arquivo Permanente.
ARQUIVO DA MARINHA
Subcomissões Permanentes de Avaliação de
Documentos da Marinha (SPAD).
ARQUIVO DA MARINHA
SPAD
São as subcomissões criadas:
– pelo Vice-Chefe do Estado-Maior da Armada, no
âmbito do Órgão de Direção-Geral e OM
subordinadas;
– pelo Chefe do Gabinete do Comandante da
Marinha, no âmbito dos órgãos de assessoramento
superior, dos órgãos de assistência direta e imediata
ao Comandante da Marinha, exceto o Centro de
Inteligência da Marinha, e das entidades e órgãos
diretamente subordinados ou vinculados ao
Comandante da Marinha;
ARQUIVO DA MARINHA
SPAD
– pelo Diretor do Centro de Inteligência da Marinha, no
âmbito exclusivo do referido órgão; e
– pelos titulares das Organizações Militares.
As autoridades mencionadas acima poderão
estabelecer mais de uma SPAD, de acordo com a
conveniência de cada setor.
ARQUIVO DA MARINHA
SPAD
As Subcomissões serão constituídas dos seguintes
elementos organizacional
• I) Vice-Diretor, Imediato ou Ajudante (Presidente);
• II) Encarregado da SECOM (Secretário); e
• III) Encarregados de Setores, que poderão ser Chefes de
Departamento, Encarregados de Divisões ou equivalentes
Os órgãos e entidades que não possuírem a estrutura
organizacional que atenda a constituição prevista
deverão escolher os elementos organizacionais que
mais se assemelhem àquelas condições.
ARQUIVO DA MARINHA
SPAD
Essas comissões são responsáveis, nos
respectivos setores, pela análise
periódica de documentos públicos.
ARQUIVO DA MARINHA
SPAD
As SPAD deverão, anualmente, no período de
janeiro a abril, analisar, selecionar e
ordenar a documentação produzida/recebida
pela OM, a fim de efetivar a destinação dos
documentos, ou seja, eliminar ou manter na
própria OM e transferir ou recolher ao
arquivo da MB, de acordo com a Tabela
Básica de Temporalidade de Documentos de
Arquivo.
ARQUIVO DA MARINHA
DOCUMENTOS SIGILOSOS
AVALIAÇÃO,TRANSFERÊNCIA,
RECOLHIMENTO E ELIMINAÇÃO.
• Obedecerá ao disposto na publicação EMA-414 Normas para Salvaguarda de Materiais Controlados,
Dados, Informações, Documentos e Materiais
Sigilosos na Marinha.
ARQUIVO DA MARINHA
DOCUMENTOS SIGILOSOS
• Na MB, a avaliação é realizada pela
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos
Sigilosos
da
Marinha
(CPADSM), auxiliada pelas Subcomissões
Permanentes de Avaliação de Documentos
Sigilosos da Marinha (SPADSM).
ARQUIVO DA MARINHA
DOCUMENTOS SIGILOSOS
• A SPADSM deverá, após analisar e avaliar os
documentos, submeter à autoridade que o
classificou a decisão sobre a sua desclassificação,
reclassificação ou a manutenção do respectivo
grau de sigilo.
• A documentação
tornada
ostensiva será
analisada e os documentos classificados na guarda
intermediária ou permanente deverão ser
selecionados e transferidos/recolhidos ao Arquivo
da MB.
ARQUIVO DA MARINHA
TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
É a passagem dos documentos, após análise, seleção
e ordenação, do arquivo corrente para o arquivo
intermediário visando a comprovação e o registro de
direitos. Nesta ocasião, será verificada a necessidade
desses documentos serem eliminados pela OM, ou
recolhidos à DPHDM, conforme o critério temporal
estabelecido pela Tabela Básica de Temporalidade
de Documentos de Arquivo
ARQUIVO DA MARINHA
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
É a passagem dos documentos produzidos e
acumulados pelas OM, para a guarda
permanente, após processo de análise, seleção e
ordenação, visando a conservação e a
preservação do patrimônio documental da MB
necessário para subsidiar a pesquisa da História
Marítima Brasileira.
ARQUIVO DA MARINHA
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
– Um documento é passível de eliminação após ter
cumprido os prazos definidos na Tabela Básica de
Temporalidade.
– Nenhum documento poderá ser eliminado, sem que
sejam observados os procedimentos dispostos a
seguir.
ARQUIVO DA MARINHA
TABELA DE TEMPORALIDADE
ARQUIVO DA MARINHA
TABELA DE TEMPORALIDADE
ARQUIVO DA MARINHA
TABELA DE TEMPORALIDADE
ARQUIVO DA MARINHA
TABELA DE TEMPORALIDADE
ARQUIVO DA MARINHA
PROCEDIMENTOS PARA A ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS
– Os documentos a serem eliminados pela OM deverão constar
em Solicitação de Autorização para Eliminação de
Documentos (anexo C) que deverá ser encaminhada para a
DPHDM, em duas vias, sem ofício, pelo SISPOSTAL,
lançando-se no campo “OM Destino” o indicativo naval
“ARQMAR”.
– Após análise e avaliação pela DPHDM da supramencionada
solicitação, a OM será informada, por mensagem, quais são
os documentos autorizados a serem eliminados, de acordo
com o art. 9º da Lei 9.159 de 1991.
ARQUIVO DA MARINHA
ANEXO C
ARQUIVO DA MARINHA
PROCEDIMENTOS PARA A ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS
Tendo por base a mensagem da DPHDM, a OM tomará as seguintes
providências, a fim de efetuar a eliminação de fato dos documentos:
• a) preencherá o Termo de Eliminação de Documentos (Anexo D) e
encaminhará para a DPHDM;
• b) preencherá o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
(Anexo E) e enviará para publicação no Diário Oficial da União
(DOU.); e
• c) efetivará a eliminação, a partir do 45º dia subseqüente à publicação
do edital, por meio de fragmentação manual ou mecânica, sob a
supervisão de militar ou servidor civil, preferencialmente, portador
de Credencial de Segurança.
ARQUIVO DA MARINHA
ANEXO D
ARQUIVO DA MARINHA
ANEXO E
ARQUIVO DA MARINHA
PROCEDIMENTOS PARA O RECOLHIMENTO DE
DOCUMENTOS AO DPHDM
• Após a pertinente análise, seleção e ordenação pelas
SPAD, os documentos a serem recolhidos deverão
ser organizados, higienizados e acondicionados em
caixas-box, bem como, acompanhados de um Termo
de Recolhimento de Documentos (Anexo F) em que
constará o registro das informações pertinentes aos
mesmos, permitindo a sua identificação e controle.
ARQUIVO DA MARINHA
ANEXO F
ARQUIVO DA MARINHA
PROCEDIMENTOS PARA O RECOLHIMENTO DE
DOCUMENTOS A DPHDM
• Os documentos acima referidos e seu respectivo
Termo de Recolhimento deverão ser encaminhados,
sem ofício, pelo SISPOSTAL, lançando-se
no
campo “OM Destino” o indicativo naval
“ARQMAR”.
• O Termo de Recolhimento de Documentos deverá
ser enviado para a DPHDM, obedecendo os critérios
previstos para cada forma de recolhimento, sendo
preenchido distintamente, e ainda por ocasião da
baixa ou extinção de OM.
ARQUIVO DA MARINHA
PROCEDIMENTOS PARA O RECOLHIMENTO DE
DOCUMENTOS AO DPHDM
• Enquanto não houver lei aprovada que disponha
sobre a legalidade dos documentos eletrônicos, as
OM deverão recolher os documentos produzidos e
transmitidos eletronicamente, de forma impressa e
assinados/autenticados.
ARQUIVO DA MARINHA
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
PRODUZIDOS EM SUPORTES ESPECIAIS
• Documentos tais como fotografias, negativos de
fotografias, slides, microfilmes (microfichas, jaquetas,
rolos etc.), discos, fitas (vídeo, rolo e cassete) deverão
ser recolhidos, devidamente identificados,
imediatamente após terem produzido seus efeitos e não
importarem mais em responsabilidade por parte de
seus detentores.
ARQUIVO DA MARINHA
EXTINÇÃO OU BAIXA DE OM
• Por ocasião da extinção ou baixa da OM, o seu acervo
documental será recolhido à DPHDM ou transferido à sua
OM sucessora. No caso do recolhimento à DPHDM,
deverá ser solicitado um técnico do Departamento de
Arquivos para orientar a triagem dos documentos.
ARQUIVO DA MARINHA
ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS
RECOLHIDOS
• As alterações em documentos recolhidos à DPHDM só
serão processadas mediante documento da mesma espécie.
ARQUIVO DA MARINHA
Dados Estatísticos Mensal
•
•
•
•
•
•
•
ATIVIDADES
DOC. RECEBIDOS
DOC. INDEXADOS
DOC. MICROF.
CONS. TELEFÔNICAS
ATEND. SALA CONS.
CONS. INTERNET
QUANT. MENSAL
17.200
36.000
460.200
360
1.020
120
• RESP. EXP. (OF/MSG)
330
• Palestras
04
DPHDM
Departamento de Arquivos e Biblioteca da
Marinha
• Telefones:
• 2253 6883
• 2104 5487
• 2104 5488
• 2104 6723
• [email protected]
CC(T) CLÁUDIA DRUMOND
DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO
E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA
[email protected]
Download

palestra gestão de documentos