Intercâmbio de Grupos de Estudos
PROGRAMA INTERNACIONAL DE INTERCÂMBIO
PARA JOVENS PROFISSIONAIS
GUIA PARA ROTARIANOS
A publicação Intercâmbio de Grupos de Estudos — Guia para Rotarianos é dirigida a presidentes de
subcomissão distrital de IGE, líderes de equipe de IGE, governadores de distrito, e outros rotarianos
envolvidos com este programa da Fundação Rotária.
Use-a para familiarizar-se com as normas e os procedimentos que regem essa iniciativa internacional da
Fundação Rotária para jovens profissionais.
As informações contidas neste manual eram válidas por ocasião da publicação. Modificações adotadas pelos curadores da
Fundação Rotária após sua impressão sobrepõem-se às afirmações aqui dispostas. Além disso, outras circunstâncias que fogem a nosso
controle podem afetar certos aspectos, tais como preparativos de viagem e cumprimento de exigências de determinados
países. As subcomissões distritais de IGE dos países anfitrião e patrocinador, tanto quanto os integrantes e líderes de equipe de IGE,
devem checar antes da viagem se houve alguma mudança nos requisitos. Caso qualquer das normas aqui contidas viole algum preceito legal aplicado em seu distrito, contate o departamento de IGE, na Fundação Rotária, para obter instruções
sobre como proceder.
Conteúdo
Cronograma do IGE 2
Introdução 3
Seção 1: Participação e formação de parcerias no programa de IGE
Seleção da subcomissão distrital de IGE 6
Preenchimento e envio do formulário de inscrição distrital para IGE 8
Formação de parcerias 8
Divulgação das parcerias 9
Assembleia internacional 9
Seção 2: Recebendo equipes de IGE
Como receber uma equipe 10
Seção 3: Patrocínio de equipes de IGE
Como enviar uma equipe 16
Seleção e orientação 17
Viagem da equipe 23
Avaliação do intercâmbio e contato com ex-participantes 25
Seção 4: Implementação de programas bem-sucedidos
Status probatório 26
Suspensão da bolsa 26
Procedimentos para status probatório e suspensão de subsídios 27
Conscientização cultural 27
Prevenção de abuso e assédio sexual 27
Resolução de divergências 28
Dúvidas mais comuns 28
Cancelamento de um IGE 29
Recursos 30
Seção 5: Formulários
Guia para Promoção do Intercâmbio de Grupos de Estudos 32
Solicitação de Reserva de Passagens para a Equipe de IGE 37-38
Representantes autorizados dos Serviços de Viagem do RI (RITS) 39
Pedido de Autorização para Compra Local de Passagens para a Equipe de IGE 40
Certificado de Obtenção de Seguro para os Membros e o Líder da Equipe de IGE 41
Atestado Médico para os Membros e o Líder da Equipe de IGE 42
Intercâmbio de Grupos de Estudos Itinerário no distrito anfitrião 43
Pedido de Subsídio por Participação de Equipe de IGE na Conferência Distrital 44
Pedido para Subsídio por Viagens da Equipe de IGE no Distrito Anfitrião 45
Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma por Equipe de IGE 46
Pedido de Subsídio para Pernoite Forçado 47
Pedido de Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE 48
Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos 49-50
Dados Pessoais 51
Relatório Final do IGE 52-53
Avaliação do IGE 54-55
Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião 56
Relato sobre Experiência com o IGE 57
Cronograma do IGE
Segue abaixo um cronograma geral para auxiliar rotarianos a planejar o IGE de seus distritos.
Julho e agosto
Governadores eleitos de distrito recebem por e-mail os formulários de Inscrição Distrital para IGE (167-PT).
1º de outubro
Prazo final para entrega por e-mail à Fundação Rotária dos formulários de Inscrição Distrital preenchidos.
Novembro a janeiro
Curadores confirmam as parcerias e notificam os distritos.
Os governadores eleitos de distrito confirmam as datas de viagem das equipes por meio do formulário IGE
— Informações sobre Viagem, que deve ser enviado por e-mail à Fundação Rotária até o dia 1º de janeiro.
Junho e julho
Presidente da subcomissão distrital de IGE recebe formulários de inscrição de membros e líder de equipe
programação e material promocional por e-mail e distintivos de lapela por correio.
Pelo menos seis meses antes da partida
Comissão distrital de seleção de IGE entrevista candidatos e escolhe líder e membros da equipe.
Um mês e meio antes do embarque
Anfitriões enviam por e-mail o itinerário proposto aprovado pelas equipes visitantes ao coordenador de IGE
na Fundação Rotária.
Formulários de inscrição, certificados de obtenção de seguro e atestados médicos devem ser enviados por
e-mail à Fundação Rotária.
Pedidos de reserva de passagens para a equipe de IGE devem ser remetidos por e-mail ao Departamento
de Intercâmbio de Grupos de Estudos e ao RITS (Serviços de Viagens do Rotary International) ou representante autorizado.
Observação: Se os documentos exigidos não forem recebidos pela Fundação no mínimo 45 dias antes da
partida, o IGE pode ser CANCELADO ou ADIADO.
Dois meses após o retorno
Prazo para encaminhamento por e-mail dos relatórios finais (em formato eletrônico) das equipes à Fundação Rotária, aos governadores dos distritos e aos presidentes das subcomissões distritais de IGE dos distritos participantes.
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Introdução
O que é o Intercâmbio de
Grupos de Estudos?
O Intercâmbio de Grupos de Estudos é um
programa educacional da Fundação Rotária
em que distritos rotários de diferentes países
formam parcerias para enviar e receber equipes
profissionais, compostas de um líder rotariano
e de membros não-rotarianos, por quatro a seis
semanas. Sempre que possível, os participantes
se hospedam em lares de rotarianos. Uma equipe de IGE típica é formada por quatro membros e um líder rotariano. Os distritos têm a
opção de financiar até dois membros adicionais
com seu Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) (para mais informações veja
a seção Suplementação para Programa de IGE
através do Sistema SHARE, na página 4).
Metas e Objetivos
O Intercâmbio de Grupos de Estudos oferece
oportunidade única, em termos culturais e
de capacitação, a jovens profissionais em fase
inicial de carreira. O programa foi criado com
o intuito de aprimorar nos participantes as habilidades vocacionais e qualidades de líder, para
que possam atender às necessidades de suas
comunidades e cumprir as exigências de um
mercado de trabalho cada vez mais globalizado.
Além disso, o IGE oferece a rotarianos a oportunidade de participar do processo de envio e
recepção de grupos, uma experiência educativa
que contribui para o cumprimento da missão
do Rotary.
O IGE é um programa abrangente de viagens
internacionais e atividades em equipe.
• Dias de observação profissional
—Oferecem aos participantes a oportunidade de verificar como suas ocupações
são exercidas em outros países.
—Beneficiam suas carreiras a longo prazo,
por meio de participação em programas
de estudos, debates e troca de ideias em
suas áreas específicas de atuação.
• Oportunidades para companheirismo
—Proveem a oportunidade de convivência
entre os membros das equipes e seus anfitriões, em ambiente de amizade e boa
vontade.
—Permitem a conscientização recíproca
sobre problemas, aspirações e inquietações comunitárias.
—Fomentam amizades duradouras e maior
compreensão internacional.
O impacto
humanitário
do Rotary
International ao
redor do globo
é realmente
inspirador.
As viagens de
intercâmbio
transformam vidas
e a organização está
definitivamente
contribuindo para
um mundo melhor:
uma viagem, um
sócio e um clube
de cada vez. Ao
regressar tornei-me
o mais novo sócio
do Rotary Club de
minha comunidade.
• Participação de rotarianos
—O IGE oferece a rotarianos a oportunidade de prestar serviços internacionalmente e proporcionar a jovens
profissionais, em início de carreira, uma
perspectiva de como suas ocupações são
exercidas em outros países e culturas.
— Membro de
equipe de IGE do
Distrito 5570
(Oklahoma, EUA)
que visitou o
Distrito 4480
(Brasil)
• Experiências culturais
—Permitem que os participantes, por
meio de um programa estruturado,
conheçam povo, cultura, idioma, e instituições de outros países.
—Promovem a apreciação da diversidade
cultural em todo o mundo.
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Responsabilidades do
coordenador de IGE na
Fundação Rotária
• Fornecer material de apoio e sugestões para
o planejamento do intercâmbio.
• Oferecer informações sobre intercâmbios
anteriores do distrito.
• Ajudar a contatar o distrito parceiro, se
necessário.
• Receber e analisar os documentos exigidos
antes da viagem e os pedidos de reembolso.
Antes de contatar o coordenador consulte
este manual, pois ele contém respostas para
muitas perguntas.
Financiamento de IGE
Para inscrever-se em um programa de IGE, o
distrito deve enviar à Fundação o formulário
de inscrição distrital (167-PT) preenchido e assinado pelo governador eleito e pelo presidente
da comissão distrital da Fundação Rotária. Na
página 8, encontrará detalhes sobre esse formulário. Os pedidos distritais de IGE são aprovados somente se houver verbas disponíveis do
Fundo Mundial ou FDUC para o ano de realização dos intercâmbios solicitados.
IGE financiado pelo Fundo Mundial
• Em abril de 2009, os curadores da Fundação Rotária decidiram que a partir de
2010-11, os distritos poderão enviar uma
equipe de IGE financiada pelo Fundo
Mundial somente a cada dois anos, independente de suas contribuições à Fundação
Rotária. A quantia disponível para IGE no
Fundo Mundial não é cumulativa.
• Os distritos podem enviar e receber equipes
todo ano ou a cada dois anos, dependendo
do acordo feito com os distritos parceiros.
Observe que os distritos têm a opção de
alocar uma porção do FDUC através do
SHARE para realizar intercâmbios todo
ano. Estas diretrizes estão sujeitas a mudanças pelos curadores da Fundação Rotária,
portanto, cheque os dados atualizados sobre financiamentos do programa em
www.rotary.org/pt/gse.
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IGE adicional
• Distritos podem optar por alocar FDUC
por intermédio do SHARE para financiar
intercâmbios adicionais. O custo para o
distrito enviar uma equipe de IGE utilizando FDUC é de US$13.000 (ou US$7.000
no caso de IGE com país vizinho).
• O distrito deve ter fundos alocados no Sistema SHARE à época em que se inscrever
para enviar uma equipe de IGE.
Quantidade de IGEs permitidos por
distrito
• Os distritos podem enviar no máximo duas
equipes de IGE por ano.
IGE doado
• O IGE patrocinado por FDUC doado pelo
distrito parceiro pode ser realizado por
distritos que estejam enviando e recebendo
uma equipe de IGE no mesmo ano.
• O FDUC doado pode ser na forma de “doação única” de US$13.000 (US$7.000 no
caso de IGE com país vizinho), ou “doação
conjunta”, que ocorre quando o distrito
doador cobre metade das despesas de envio
da equipe do distrito parceiro (US$6.500,
ou US$3.500 no caso de intercâmbio com
país vizinho), e este último aloca o restante
do custo por meio do FDUC.
• Doações de FDUC podem ser efetuadas
exclusivamente pela totalidade ou metade
do custo do IGE.
• O distrito doador é responsável tanto pela
doação ao distrito parceiro quanto pelo
financiamento de sua própria equipe de
IGE, seja por meio do Fundo Mundial ou
por alocação do FDUC.
• Financiamento para IGE proveniente do
Fundo Mundial não pode ser doado por
um distrito a outro, nem dividido para ser
utilizado em dois anos do programa.
Suplementação para Programa de IGE
através do Sistema SHARE
Se o distrito solicitou suficiente alocação de fundos ao Sistema SHARE, pode utilizar uma das
seguintes opções de suplementação. (Formulário
para solicitar suplementação encontra-se no Pedido de Suplementação para Programa de IGE
através do Sistema SHARE, na página 48.)
• Membros adicionais de equipe
—O distrito pode incluir até dois membros adicionais alocando US$3.000
do FDUC por pessoa, ou US$2.000
no caso de IGE entre países vizinhos.
A emissão de passagens para membros
adicionais somente é autorizada após o
coordenador do IGE verificar se há suficiente FDUC alocado.
—A aprovação para a inclusão de
membros adicionais é condicional ao
recebimento de um pedido de suplementação com endosso do governador
do distrito anfitrião.
• Orientação da equipe
—O distrito é elegível para receber verba
de US$1.000 para orientação de equipe
de IGE, desde que tenha alocado o mesmo valor em FDUC para esta categoria
do Sistema SHARE.
—A quantia visa cobrir as despesas associadas a planejamento e implementação
das atividades de orientação das equipes
que viajarão a outros países, e poderá
ser usada para custear a participação
da equipe de IGE em um seminário de
orientação multidistrital. É obrigatória
a participação da equipe, antes da viagem, em programa de orientação de
pelo menos 12 horas.
• Suplementação para estudo de idioma
—O distrito é elegível a subsídio adicional
(além dos US$1.000 oferecidos pela
Fundação) para cobrir custos de estudo
de idioma, se tiver alocado fundos a essa
categoria por intermédio do Sistema
SHARE.
A Fundação Rotária financia
• O transporte mais econômico para cada
equipe, desde um ponto de partida comum
no distrito patrocinador (ou redondezas),
até o ponto de chegada no distrito anfitrião
(ou redondezas), bem como o transporte de
volta, entre os mesmos pontos.
• Custos adicionais resultantes de cancelamento justificado das passagens de membros ou líderes de equipe que não possam
participar da viagem e subseqüente emissão
de novas passagens para os suplentes.
• Acomodações e refeições até um máximo
de US$150, ou equivalente por pessoa,
para pernoites em virtude da falta de conexão direta, ou uma diária de US$100 no
caso de problemas com conexão de voos.
Os reembolsos são efetuados após
a conclusão do intercâmbio, mediante
apresentação dos recibos pertinentes.
• Custos relacionados a suplementações do
programa, dependendo da elegibilidade do
distrito e da alocação do FDUC.
Verbas adicionais estão disponíveis a
distritos de países de baixa renda. O valor
independe do tamanho da equipe. (Detalhes na página 45.)
A Fundação Rotária não financia
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Transporte de ida e volta aos aeroportos
Taxas de embarque dos países
Vistos
Custos referentes à obtenção de seguro
Vacinas/imunizações
Pernoites opcionais durante a viagem ao
distrito anfitrião
Viagens particulares
Despesas decorrentes de alterações no
roteiro de viagens, inclusive escalas
opcionais
Aumento no valor de tarifa aérea e taxas em
decorrência de antecipação da viagem
Taxas por excesso de bagagem e seguro
contra cancelamento de voo
Aumento de preço das passagens em conseqüência de apresentação extemporânea ou
incompleta de documentação e informações, ou demora na finalização do roteiro
da viagem
IGEs poderão ser cancelados ou adiados
se os documentos exigidos não forem
recebidos pela Fundação pelo menos 45 dias
antes da data de partida. Todos os
planos de viagem, inclusive relativos às
viagens pessoais após a conclusão do
programa, devem ser finalizados um mês antes da partida.
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S E Ç Ã O
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Participação e formação de
parcerias no programa de IGE
SELEÇÃO DA SUBCOMISSÃO
DISTRITAL DE IGE
O governador forma a subcomissão distrital
de IGE com pelo menos três membros com
mandatos escalonados. O governador eleito
deve integrar a subcomissão e, junto com o
governador, selecionar os demais membros. A
subcomissão distrital de IGE difere da comissão de seleção, que é responsável pela seleção
da equipe de IGE do distrito. O governador e
o governador eleito participam de ambas.
Planejamento de um IGE
IGEs bem planejados, com orientação e objetivos claros, tendem a obter
êxito. Considere as metas de serviços internacionais do distrito como
um todo e defina como o IGE poderá contribuir para alcançá-las.
De que outros programas da Fundação o distrito participa?
Se o distrito concluiu projeto de Subsídios Equivalentes com outro
distrito, um IGE seria excelente oportunidade de observar o resultado do
projeto.
Quais são as indústrias predominantes no distrito?
Talvez seja interessante procurar distritos parceiros que tenham o
mesmo tipo de indústrias.
Em que áreas de prestação de serviços do Rotary o distrito está envolvido: paz e prevenção/resolução de conflitos, prevenção e tratamento
de doenças, recursos hídricos e saneamento, saúde materno-infantil,
educação básica e alfabetização, desenvolvimento econômico e comunitário?
Uma equipe de IGE composta de especialistas nessas áreas poderia ser
indicada para dar continuidade a projetos de clube ou distrito.
Que regiões do mundo foram visitadas por equipes de IGE do distrito
nos últimos cinco anos?
Os relatos de parcerias devem ser variados. Por exemplo, caso o distrito
não tenha enviado recentemente equipe de IGE ao sudeste da Ásia ou
a país de baixa renda, talvez seja interessante formar parceria com um
distrito dessas regiões do mundo.
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Responsabilidades da subcomissão
distrital de IGE
• Certificar-se de que a equipe visitante e a
que vai viajar recebam o devido apoio dos
clubes e distrito
• Distribuir materiais sobre o IGE
• Divulgar o programa
• Preparar as equipes antes da viagem por
meio de programa de orientação
• Preparar o itinerário para a equipe visitante
e detalhes logísticos
• Assegurar a observância das normas do programa
• Fixar prazos distritais importantes relacionados ao IGE
• Atuar como elo entre as comissões de clubes e os funcionários responsáveis por IGE
na Fundação Rotária
• Coordenar os procedimentos necessários
após a conclusão do intercâmbio e assegurar que os relatórios finais sejam enviados à
Fundação
A subcomissão distrital de IGE não é responsável por selecionar os membros da equipe.
Veja Comissão de Seleção (página 17) para
mais detalhes.
Variações no modelo
tradicional de IGE
Não é necessária aprovação dos curadores para
os seguintes tipos de intercâmbio, supondo que
todos os candidatos satisfaçam os critérios de
elegibilidade do programa:
IGE em área de enfoque
As equipes devem ser compostas por pessoas
com profissões relacionadas a uma ou mais das
áreas de enfoque da Fundação (paz e prevenção/
resolução de conflitos, prevenção e tratamento
de doenças, recursos hídricos e saneamento,
saúde infantil e maternal, educação básica e
alfabetização, e desenvolvimento comunitário
e econômico). Se o distrito determina que a
comunidade possui um ponto forte relacionado
a uma das áreas de enfoque, este pode recrutar
profissionais locais para ajudar em atividades
no distrito parceiro. Do mesmo modo, necessidades da comunidade podem ser tratadas por
profissionais do outro distrito.
IGE univocacional (composto de
representantes de uma única profissão)
Uma equipe de IGE pode ser composta por
membros de uma única profissão, ou seja, todos
médicos, ecologistas, psicólogos, professores, etc.
IGE cultural
A equipe pode ser composta por pessoas com
diferentes vivências (tal como músicos, artistas, lingüistas, curadores de museus, etc.) para
que compartilhem seus talentos e experiências
artísticas, educacionais e culturais com a comunidade anfitriã.
IGE com distritos adjacentes
Dois distritos adjacentes podem unir-se para
participar do mesmo IGE, desde que escolham
equipes compostas de membros provenientes
de ambos os distritos e que o itinerário a ser
seguido pela equipe visitante inclua pontos
de interesse, atividades profissionais e estadias
com famílias em ambos os distritos durante a
parte recíproca do intercâmbio.
IGE entre países vizinhos
Distritos podem participar de intercâmbios
com países vizinhos por um custo reduzido de
US$7.000 do FDUC.
• IGE entre países vizinhos é um intercâmbio entre distritos localizados em nações
fronteiriças ou geograficamente próximas.
• Em distritos que abrangem mais de um
país, as duas localidades envolvidas no intercâmbio devem ser de países fronteiriços
ou geograficamente próximos.
Funcionários responsáveis por IGE na Fundação
Rotária podem ser contatados para saber se o
distrito se qualifica para intercâmbio com determinado país vizinho.
IGE humanitário
Inúmeras equipes de IGE encontraram a maneira
perfeita de fortalecer amizades travadas durante
seus intercâmbios — identificaram necessidades
do distrito anfitrião e retornaram a seus países
com uma proposta para pedido de subsídio da
Fundação. Talvez uma comunidade do distrito
anfitrião tenha acesso limitado a água potável,
clínicas de reabilitação ou serviços de imunização
ou, ainda, as escolas locais careçam de suprimentos adequados. Seja qual for a necessidade, não
há melhor maneira de estreitar as relações entre
distritos do que complementar um IGE com um
projeto de Subsídio Humanitário. Os distritos
devem solicitar aos membros de equipe que, com
base em suas habilidades profissionais, sugiram
ideias de projetos em seus relatórios finais.
Necessária aprovação dos curadores
Propostas de IGE que requerem análise dos
curadores
Criando tolerância e compreensão por
meio do IGE
O Distrito 5490 (EUA)
e o Distrito 9680 (Austrália) trabalharam
juntos para criar uma
experiência histórica
através de um IGE. Em
2008-09 eles realizaram
o primeiro IGE específico para pessoas
em cadeira de rodas,
que mudou a percepção sobre deficientes
físicos e serviu como
inspiração para outras
equipes.
Desde sua criação, em 1965, o programa de
IGE vem se dedicando principalmente a intercâmbios entre países rotários. Nos últimos anos,
diversos intercâmbios foram realizados com
países ainda não afiliados ao Rotary, como o
Vietnã. Em caráter excepcional e com a aprovação dos curadores, os distritos podem usar
verbas do Fundo Distrital de Utilização Controlada para intercâmbios com países não-rotários cujo custo seja igual ao de um IGE regular.
Os dois Rotary Clubs da China (Pequim e
Xangai) são agora elegíveis para obter subsídios
conjuntos através do Fundo Mundial para enviar
equipe de IGE anualmente. Porém, como a China vem se tornando um parceiro cada vez mais
cobiçado, a Fundação recomenda que distritos
interessados em parceria com clubes daquele
país os contatem e informem-se sobre o interesse
destes últimos na parceria antes de enviarem o
formulário de inscrição em IGE (167-PT).
Contate o departamento de IGE na Fundação
Rotária para obter informações adicionais sobre
as diretrizes dos curadores e procedimentos para
submeter uma proposta.
Busca de parceiros futuros
Se a subcomissão distrital de IGE tem uma
ideia clara dos países com os quais deseja fazer intercâmbio no futuro, o distrito poderá
contatar um parceiro potencial com meses de
antecedência. Veja abaixo algumas formas de
aumentar as chances de encontrar um parceiro
de IGE para o distrito:
• Envie e-mails, faxes ou cartas a possíveis
parceiros.
• Aproveite as reuniões e eventos do Rotary
International para conhecer pessoas e fazer
contatos.
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Dicas para
obter êxito
Convide ex-membros
e ex-líderes de equipes para ajudar a
promover o programa em reuniões de
clube.
Destaque o aspecto
profissional do IGE e
convide rotarianos
para falar de suas
ocupações.
Destaque a relação
do IGE com outros
programas da Fundação.
• Passe uma lista dos distritos ou regiões
desejados ao governador eleito para que ele
tente estabelecer contato durante a assembleia Internacional. É possível que haja uma
reunião prevista especialmente para distritos
que estejam buscando parceiros de IGE.
• Peça ao governador eleito que divulgue o
perfil do distrito a parceiros potenciais e
colha informações para os anos seguintes.
• Lembre ao governador eleito que os acordos realizados durante a assembleia devem
ser posteriormente discutidos no distrito e
seguidos de termo de compromisso.
• Termos de compromisso entre os governadores de distrito não são documentos formais, mas ajudam a registrar o diálogo que
poderá levar a um acordo de intercâmbio.
• Pergunte ao outro distrito se planeja enviar
uma ou mais equipes de IGE e certifique-se
de que há fundos disponíveis, ou aborde a
possibilidade de uma doação de FDUC.
Os distritos não devem planejar um intercâmbio com mais de três anos de antecedência.
Dessa forma, os futuros líderes do distrito poderão participar do planejamento de intercâmbios que acontecerão durante seus mandatos. A
equipe de funcionários da Fundação encarregada
do programa IGE auxilia no emparceiramento
apenas para o ano seguinte.
PREENCHIMENTO E ENVIO DO
FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO
DISTRITAL PARA IGE
O governador eleito, em conjunto com a comissão distrital da Fundação Rotária, deve enviar
por e-mail o formulário de Inscrição Distrital
para Intercâmbio de Grupos de Estudos (167PT) para viagens no ano de seu mandato. O
Pensamos que estávamos de acordo.
“O distrito prometeu formar parceria conosco e agora descobrimos
que já acertou com outro distrito!” Situações similares ocorrem todos
os anos. Para evitar esse inconveniente é importante obter um acordo
por escrito do distrito parceiro, manter contato regular com este e
lembrá-lo do acertado ao se aproximar o prazo para o envio do pedido.
Distritos não devem aceitar compromissos que não possam cumprir.
Fazer diversos acordos em um único ano é injusto e prejudicial aos
distritos com os quais se comprometeu, podendo resultar em distritos
sem parceiros para IGE.
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formulário deve ser recebido pelo departamento
de IGE na Fundação Rotária até 1º de outubro
do ano anterior ao da realização do intercâmbio.
Consulte o cronograma na página 2.
O material de inscrição e instruções para seu preenchimento são enviados por e-mail aos distritos
em julho de cada ano, estando também disponíveis para download no site do RI (www.rotary
.org). O formulário de inscrição distrital deve:
• Indicar o tipo de financiamento que o distrito usará para cobrir as despesas de envio
da equipe de IGE.
• Indicar claramente o objetivo e metas do
intercâmbio.
• Citar tipos de atividades das quais a equipe
visitante irá participar e locais que visitará.
• Apresentar os planos para hospedagem da
equipe visitante.
• Indicar qual é o distrito parceiro. Se ainda
não houver um distrito parceiro definido,
indicar as três regiões geográficas de preferência (ver seção de Formação de Parcerias).
• Antes de enviar o formulário, certificar-se
de que inclui as assinaturas do atual governador eleito de distrito e do presidente da
comissão distrital da Fundação Rotária.
Os distritos podem enviar até duas equipes
de IGE ao ano. Cada intercâmbio requer um
formulário de inscrição à parte.
FORMAÇÃO DE PARCERIAS
Autoemparceiramento
Distritos que possuem parceiros potenciais
devem indicá-los na seção “Autoemparceiramento prévio” da Inscrição Distrital para IGE
(167-PT). Os curadores considerarão como
autoemparceiramento somente os distritos que
indicarem interesse mútuo. Os distritos NÃO
devem listar parceiros que não concordaram
previamente em trabalhar em conjunto.
Os curadores reconhecem os benefícios dos autoemparceiramentos e dão preferência àqueles
que exploram diversidade cultural, de idioma e
de regiões.
Parcerias determinadas pelos curadores
Todo ano, cerca de 40% dos distritos não conseguem encontrar parceiros de IGE antes do
prazo final de inscrição de 1º de outubro. Nesses
casos, os curadores organizam parcerias apropriadas com base na história, disponibilidade e
preferência geográfica dos distritos envolvidos.
No formulário de inscrição devem estar listadas, em ordem de prioridade, três regiões geográficas de preferência para a parceria. A menos
que já tenha sido feito um acordo, não se deve
indicar um distrito de preferência. A Fundação Rotária incentiva os distritos a selecionar
regiões geográficas com as quais não tenham
formado parcerias nos últimos 5 a 10 anos.
Os curadores reservam-se o direito de determinar quais distritos serão emparceirados, de
acordo com fatores geográficos, sócioeconômicos e culturais. Os distritos devem ser flexíveis e
aceitar a parceria determinada pelos curadores,
pois a disponibilidade de intercâmbios varia de
um ano para outro. Caso a parceria seja cancelada, não há garantia de que a Fundação possa
designar um distrito parceiro alternativo.
Perfil dos distritos
Dados sobre o histórico de participação e desempenho dos distritos em programas de IGE
podem ser compilados mediante solicitação. O
coordenador de IGE deve ser contatado para
obter mais detalhes.
DIVULGAÇÃO DAS PARCERIAS
As parcerias são anunciadas até janeiro, o
mais tardar. Governadores eleitos receberão a
confirmação eletrônica do emparceiramento
juntamente com o formulário de Informações
sobre Viagem a ser preenchido com as datas da
viagem, local de partida/chegada no distrito
anfitrião e alojamento da equipe, e posteriormente enviado ao departamento de IGE até 1º
de janeiro. Ao ser notificado da formação de
parceria, o distrito deve:
• Contatar o parceiro de IGE para juntos
preencherem o formulário Informações
sobre Viagem por e-mail. Os dados para
contato do governador eleito do distrito
parceiro poderão ser encontrados no fórum
do IGE disponível através do Acesso ao
Portal, no site do RI, www.rotary.org/pt,
ou contatando o coordenador de IGE.
• Resolver problemas relativos às parcerias
contatando o coordenador de IGE.
• Informar os sócios do distrito sobre a parceria formada, por meio da carta mensal ou de
um comunicado geral. Essa é também ótima
oportunidade para pedir ajuda dos clubes na
busca de candidatos para formar a equipe.
Se o distrito ficou sem parceiro
O fato de o distrito enviar um formulário de
inscrição para IGE não garante que este será
aprovado. Se não for possível formar uma parceria até janeiro, funcionários do programa de
IGE se reunirão com o governador eleito, durante a assembleia internacional, para garantir
que uma seja estabelecida. O distrito deve contatar o departamento de IGE para conhecer as
opções existentes para sua área.
Dicas para
obter êxito
Se dois distritos
concordam em formar parceria, ambos
podem encaminhar
a inscrição antes de
1o de outubro, para
aprovação antecipada pelos curadores.
ASSEMBLEIA INTERNACIONAL
Como a formação de parcerias é, em geral,
finalizada muito antes da assembleia internacional, os governadores eleitos não devem
considerar tal evento como oportunidade para
procurar um distrito parceiro.
A subcomissão distrital de IGE deve informar
o governador eleito sobre suas atribuições com
relação ao programa durante a assembleia internacional.
Uma comunicação
escrita da intenção
de participar de um
IGE não substitui o
pedido de inscrição.
Todos os distritos
devem enviar o formulário de Inscrição
Distrital para Intercâmbio de Grupos de
Estudos (167-PT) à
Fundação Rotária.
Responsabilidades do governador eleito
• Conhecer pessoalmente o governador eleito
do distrito parceiro, o qual estará sentado
ao seu lado em uma ou mais sessões plenárias da assembleia internacional. As datas e
horários dessas sessões serão divulgados com
antecedência.
• Confirmar as datas de partida e de chegada
da própria equipe e da equipe visitante.
• Esclarecer o que se espera quanto ao itinerário da visita, tamanho da equipe, expectativas profissionais e conhecimento de
idiomas.
• Assegurar que ambos os governadores
eleitos tenham enviado o formulário Informações sobre Viagem preenchido ao departamento de IGE.
• Visitar o estande da Fundação para esclarecer dúvidas relativas a IGE e entregar qualquer documentação faltante.
Autoemparceiramento de distritos
Recomenda-se que o governador eleito leve de cinco a dez kits do perfil
distrital à assembleia internacional. Cada um deles deve conter modelos
de itinerários usados no passado, fotos e vídeos de lugares de interesse
histórico ou cultural, informações para contato com o presidente da
subcomissão distrital de IGE e uma proposta para intercâmbio futuro.
Esse material é útil em encontros com governadores eleitos de distritos
parceiros potenciais.
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Recebendo equipes de IGE
COMO RECEBER UMA EQUIPE
Se seu distrito está recebendo uma equipe de
distrito piloto do Plano Visão de Futuro, esta
seção ainda assim é aplicável. Veja mais informações em www.rotary.org/pt/futurevision.
Responsabilidades financeiras do
distrito
As responsabilidades financeiras têm início na
chegada da equipe visitante ao distrito anfitrião, entre elas:
• Refeições e acomodações para a equipe
• Viagens internas durante a estadia, inclusive transporte de ida e volta ao aeroporto
(distritos localizados em países de baixa
renda devem utilizar o Pedido de Subsídio
para Viagens Internas da Equipe de IGE,
na página 45)
—Citar o país que a equipe irá visitar e a
época da viagem, se esta já estiver determinada.
• Esclarecer que os candidatos a membros de
equipe deverão inscrever-se por intermédio
dos Rotary Clubs locais.
• Convidar palestrantes para promover o
programa nas reuniões dos Rotary Clubs
(ex-membros e ex-líderes de equipes de
IGE que residam no distrito, e membros da
subcomissão distrital de IGE).
• Contatar rotarianos, residentes locais ou
membros de organizações internacionais
que tenham morado no país que a equipe
visitará.
• Pedir ajuda de rotarianos que trabalhem
nas áreas de publicidade e relaçõespúblicas.
• Acomodações públicas (hotéis, pensões,
etc.) quando necessário ou quando não
houver possibilidade de hospedagem em
lares de rotarianos
• Informar empresas, negócios e associações
locais, da possibilidade de enviar palestrantes para divulgar essa oportunidade internacional a potenciais membros de equipe.
• Comparecimento à conferência distrital,
caso esteja na programação da equipe de
IGE (veja Pedido de Subsídio para Participação na Conferência Distrital, na página 44)
Comunicação com o distrito
parceiro
• Definir a duração da visita.
Divulgação do programa
• Consulte o Guia para promoção do Intercâmbio de Grupos de Estudos, na seção 5
(Apêndices e formulários) e o site do RI,
www.rotary.org/pt/gse.
• Enviar comunicados promovendo o IGE
aos principais jornais no distrito.
—Enfatizar o aspecto educativo do
programa e a importante missão de
representantes do país exercida pelos
participantes.
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• Confirmar com o distrito a data e o local
de chegada e partida no distrito parceiro.
A equipe deverá chegar e partir da mesma cidade no distrito anfitrião.
• Enviar à subcomissão de IGE do distrito
parceiro informações sobre o país, ou países, em que o distrito se localiza. Fornecer
informações sobre o clima, indumentária
usual, costumes, etc.
• O distrito de origem deve providenciar os
dados pessoais e profissionais da equipe de
IGE e enviá-los ao distrito anfitrião com
pelo menos três meses de antecedência. É
preciso especificar claramente as qualificações e expectativas profissionais dos membros da equipe para que a parte vocacional
do programa seja devidamente programada. Se o distrito anfitrião não receber essas
informações, não poderá planejar um itinerário adequado à experiência da equipe.
Busca de famílias anfitriãs
• Pedir aos clubes que recomendem
famílias anfitriãs potenciais e forneçam seus
nomes, endereços, telefone, fax, e-mail e
outras informações úteis, tais como número de membros na família, respectivas
profissões e idade dos filhos.
• Solicitar aos clubes que enviem os dados das
famílias à subcomissão pelo menos quatro
meses antes da chegada da equipe visitante.
• Uma sugestão é criar lista na qual rotarianos indiquem datas e por quanto tempo
podem hospedar visitantes.
Acomodações alternativas
As normas do programa exigem que o distrito
hospede as equipes de IGE em lares de rotarianos, entretanto, sabemos que nem sempre
isto é possível. É responsabilidade do distrito
anfitrião encontrar acomodações alternativas
adequadas.
• Explicar, no formulário de Inscrição Distrital para IGE (167-PT), porque o distrito
não pode oferecer hospedagem com famílias de rotarianos.
• O distrito anfitrião é responsável pelos custos de acomodação alternativa, como hotéis
ou pensões.
Preparação do itinerário da
equipe visitante
O distrito anfitrião deve fornecer um itinerário
final à equipe visitante e à Fundação Rotária
pelo menos um mês e meio antes do embarque.
Caso o distrito anfitrião não o faça, a viagem
poderá ser adiada ou cancelada. O distrito
patrocinador deverá aprovar tal itinerário final
antes da emissão das passagens, indicando que
concorda com o tipo e número de dias de observação profissional e com as informações de
contato fornecidas.
Distritos anfitriões devem ter em mente que são
tão responsáveis pela equipe de IGE quanto o
distrito patrocinador, inclusive durante o processo de planejamento. Os distritos devem trabalhar juntos para enviar ao RI o itinerário e os
outros documentos exigidos dentro do prazo.
Um exemplo de itinerário para uma semana
pode ser visto na seção 5 (Apêndices e formulários) deste guia e em www.rotary.org/pt/gse.
O itinerário a ser enviado pode ser em diferente formato deste exemplo, o importante é que
contenha os dados mencionados acima.
O itinerário deve conter uma lista detalhada de
todos os locais, dias e horários das atividades
planejadas para os visitantes. O itinerário do
distrito anfitrião deve indicar o local e uma
pessoa de contato para cada membro em qualquer momento da viagem.
Os programas de IGE devem durar entre quatro e seis semanas. Qualquer exceção com respeito à duração do programa deve ser aprovada
pela Fundação.
O itinerário do distrito anfitrião deve conter as
seguintes informações:
• Nomes, endereços e informações de contato
de cada família anfitriã
• Datas de estadia na casa de cada família
anfitriã
• Horário de todas as atividades planejadas
• Local específico de todas as atividades
planejadas
• Nomes e informações de contato dos rotarianos que estarão acompanhando a equipe
• Cinco dias dedicados à observação
profissional para cada membro da equipe
• Um ou dois dias de descanso após a chegada
• Meio dia de descanso no meio da semana
Dicas para
obter êxito
O itinerário deve
ser preparado pelo
menos quatro meses
antes da viagem da
equipe de IGE.
Os presidentes das
subcomissões de IGE
de ambos os distritos
devem iniciar contato
pelo menos cinco
meses antes da data
marcada para a
viagem, para planejar
as atividades.
As equipes devem
passar significativo
período de tempo
com as famílias
anfitriãs.
Todos os clubes anfitriões devem ter sido
orientados e estar
preparados para
receber a equipe.
• Um dia de descanso no fim de semana
• Dois dias inteiros de descanso no meio da
viagem
• Aprovação do distrito patrocinador
Outros requisitos:
• Dedicar cinco dias à observação profissional para cada membro da equipe.
—Designar um membro da subcomissão
distrital de IGE para coordenar o aspecto profissional do intercâmbio.
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—Os cinco dias de observação profissional
exigidos para cada membro não têm que
ser consecutivos, uma vez que dependem da disponibilidade de seus colegas
de profissão.
—A área de trabalho observada deve obrigatoriamente corresponder à profissão
dos integrantes da equipe. A importância dos dias de observação profissional
deve ser enfatizada. É geralmente difícil para profissionais tirar uma licença
prolongada de seu trabalho. Visitas bem
planejadas de observação profissional
mostram à empresa, organização e empregado, os benefícios que podem resultar de um IGE.
• Um ou dois dias de descanso imediatamente após a cerimônia de boas-vindas e
antes do início oficial das atividades planejadas para a visita, para que a equipe se
recupere da viagem.
Dicas para um bom itinerário
Na medida do possível, o itinerário deve atender aos interesses dos
visitantes, procurando incluir:
A cidade. Arquitetura local, sistema de transporte público, edifícios
importantes, locais históricos.
O país. Recursos naturais, beleza cênica e locais históricos.
O governo. Estrutura governamental, debates com autoridades
locais.
Sistema judiciário. Tribunais, escritórios de advocacia, presídios,
delegacias de polícia.
Sistema educativo. Escolas, faculdades, universidades, institutos
técnicos, ministério da educação.
Serviços sociais. Órgãos de assistência social e instituições de
prestação de serviços.
Agricultura. Fazendas e sítios agrícolas, pecuários, agropecuários.
Comércio. Bancos, shopping centers, bolsas de valores, estabelecimentos comerciais.
Indústria. Indústrias de manufatura, fábricas de produtos alimentícios, centros comerciais de indústrias.
Pesquisa. Laboratórios, instituições de pesquisa e desenvolvimento.
Religião e cultura. Templos religiosos, salas de concertos e ópera,
museus, teatros, galerias de arte.
Recreação e esportes. Praias, estâncias, centros recreativos e de
lazer, centros desportivos.
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Esse período de descanso é obrigatório,
preferivelmente passado em um hotel e não
com as famílias rotárias, sem atividades
organizadas nem contato com rotarianos.
O distrito anfitrião é responsável pelas despesas incorridas durante esse período.
• Pelo menos meio dia livre no meio de
cada semana e um dia livre durante os fins
de semana para que os membros da equipe
possam relaxar. Tempo livre significa que
nenhuma atividade deverá ser planejada,
seja com rotarianos ou famílias anfitriãs.
• Um ou dois dias de descanso no meio do
intercâmbio, pago pelo distrito anfitrião,
sem nenhum contato com rotarianos —
em algum lugar afastado, como hotel fazenda — para dar à equipe a oportunidade
de compartilhar experiências, avaliar o intercâmbio até aquele momento e fortalecer
o espírito de grupo.
Deve-se programar um encontro entre o líder
da equipe e o presidente da subcomissão distrital de IGE ou governador do distrito anfitrião,
de preferência logo após o descanso na metade
do intercâmbio. Isso proverá a oportunidade
de discutir e buscar soluções para problemas
eventuais.
A subcomissão distrital de IGE pode planejar o
roteiro da visita utilizando a agenda de atividades
da equipe e um mapa com a localização dos Rotary Clubs. A subcomissão deve considerar que:
• A viagem de estudos não precisa cobrir todo
o distrito. Aqueles de grande extensão geográfica devem planejar para que diferentes
regiões sejam visitadas ao longo dos anos.
• A equipe deve permanecer junta todo o
tempo, exceto quando os membros estiverem com suas famílias anfitriãs e durante os
dias de observação profissional.
• Os membros da equipe devem permanecer
com as famílias anfitriãs entre quatro e sete
dias para que possam conhecê-las melhor e
para não se cansarem tanto.
• A participação em um número excessivo de
eventos rotários deve ser evitada, e não se
deve programar o comparecimento a mais
de três reuniões de Rotary Club por semana. Sempre que possível, deve-se organizar
reuniões interclubes.
• É recomendável que se evite programar
excursões ou visitas vocacionais redundantes. Selecione os destaques de cada cidade
e varie o itinerário para que as equipes não
repitam as mesmas atividades em cada local
que visitam.
O IGE dura de quatro a seis semanas, e
intercâmbios com duração diferente desta
requerem aprovação da Fundação Rotária.
A versão final do itinerário deve ser encaminhada às pessoas a seguir, pelo menos dois
meses antes da chegada da equipe visitante:
• Governador do distrito
• Governador do distrito da equipe visitante
• Presidente da subcomissão distrital de IGE
do distrito da equipe visitante
• Todos os clubes do distrito anfitrião
• Rotariano do distrito anfitrião encarregado
de planejar a conferência e assembleia distrital, reuniões interclubes e outras
reuniões distritais
• Contatos na mídia responsáveis por matérias sobre o IGE
• Não-rotarianos, órgãos e organizações interessados no assunto
• Coordenador de IGE na Fundação Rotária
Atividades perigosas e a segurança da
equipe de IGE
• Os membros da equipe não devem participar de atividades perigosas que possam prejudicar ou pôr em risco a saúde, segurança
e bem-estar deles mesmos ou de outros participantes. Tais atividades incluiriam, mas
não estariam limitadas a skydiving, bungee
jumping, esportes arriscados e operação de
maquinário pesado.
• A equipe não deve realizar nenhum tipo de
atividade ou prática médica, inclusive mas
não limitada a procedimentos médicos de
rotina ou cirúrgicos, consultas dentárias
ou contato com doenças infecciosas. Participantes de programas educacionais que
se envolvam em atividades proibidas irão
arcar inteira e exclusivamente com qualquer responsabilidade jurídica que surja em
conseqüência de sua participação em tais
atividades, inclusive cobertura de seguro.
• Caso seja necessário que a equipe retorne
ao país de origem prematuramente por razões de segurança, mas um membro optar
por ficar, ele(a) aceitará a responsabilidade
de retornar com segurança e concordará em
abrir mão da bolsa outorgada pela Fundação.
Transporte da equipe
• O transporte diário da equipe, inclusive de
um clube anfitrião a outro, deve ser programado com antecedência. Todas as despesas
com viagens internas são de responsabilidade do distrito anfitrião (distritos localizados
em países de baixa renda podem solicitar
subsídio para viagens internas para ajudar a
cobrir tais custos).
• Nenhum tipo de viagem, mesmo que seja
de lazer, deve ser efetuado em voos não
comerciais, pois a maioria dos seguros não
cobre despesas ou perdas decorrentes de
voos em aviões particulares. Devido a questões de responsabilidade civil e abrangência
de seguro contra terceiros, membros e líderes de equipes estão terminantemente proibidos de dirigir veículo motorizado durante
o intercâmbio.
• As equipes devem sempre locomover-se ou
viajar no distrito anfitrião acompanhadas de
um rotariano anfitrião.
Outras dicas de planejamento
• Selecionar rotarianos em cada região do
distrito responsáveis por evitar, ou resolver,
problemas durante a visita.
• Selecionar um rotariano (possivelmente
membro da subcomissão distrital de IGE)
para receber e entregar a correspondência
enviada aos visitantes. Informar o nome e
endereço desta pessoa ao distrito visitante
antes da partida do grupo, para que seja
transmitido aos familiares dos viajantes.
Incentivando
relacionamento
duradouro
entre distritos:
O Distrito 6290 (parte
de Ontário, Canadá,
e Michigan, EUA) e o
Distrito 2440 (Turquia)
criaram uma relação
forte, permanencendo
em contato e mais
tarde formando parceria em projeto de
Subsídio Equivalente.
O apoio dos distritos e
da Fundação Rotária
ajudou a comprar um
equipamento para realização de mamografia
em mulheres carentes
da Turquia. Estima-se
que 50.000 passarão
pelo exame no período
de 10 anos.
• Informar à equipe visitante os nomes,
endereços, e-mails e números de telefone
dos principais rotarianos anfitriões e outras
pessoas-chave de contato.
• Planejar uma reunião ao final da visita para
discutir a opinião da equipe sobre o programa do distrito anfitrião.
Observação: Todas as atividades incluídas no
itinerário devem ser realizadas no território do
distrito anfitrião. Em alguns casos, entretanto,
breves visitas a áreas de outro distrito, geralmente adjacente, podem ser benéficas à equipe
e incluídas na programação, desde que:
• Estejam diretamente relacionadas com uma
ou mais áreas específicas de interesse do
intercâmbio (comercial, educativa, governamental, etc.).
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• Não ofereçam os mesmos benefícios disponíveis no distrito anfitrião.
• Estejam previstas e justificadas no itinerário
enviado ao departamento de IGE na Fundação Rotária.
• Não durem mais de um ou dois dias.
• Envolvam apenas custos que o distrito esteja disposto ou seja capaz de absorver.
• Ocorram com o conhecimento e a concordância dos distritos envolvidos.
Áreas de enfoque
Distritos parceiros têm a opção de basear seu
IGE em uma ou mais das áreas de enfoque da
Fundação Rotária:
• Paz e prevenção/resolução de conflitos
• Prevenção e tratamento de doenças
• Recursos hídricos e saneamento
• Saúde materno-infantil
• Educação básica e alfabetização
• Desenvolvimento econômico e comunitário
Os dois distritos devem decidir juntos como
incorporar a área de enfoque ao itinerário de
viagem da equipe.
Sugestões de ex-participantes do IGE
• Hospedar membros das equipes com anfitriões da mesma profissão e que tenham os
mesmos hobbies e interesses.
• Expor os membros das equipes a pessoas da
mesma faixa etária.
• Limitar o roteiro da equipe a certas áreas
para que os visitantes possam absorver a
experiência no país anfitrião sem correr de
um lado para outro.
• Planejar as atividades com moderação —
evitar uma carga horária extenuante de 12
a 15 horas por dia.
• Programar para que as equipes dos distritos
parceiros se encontrem em ambos os países.
• Organizar encontros entre os participantes
do intercâmbio e bolsistas do Rotary que
estejam no distrito.
• Oferecer oportunidades de interação com
jovens locais, especialmente estudantes universitários e de ensino médio.
• Entregar aos participantes uma pasta com o
perfil das famílias anfitriãs e fotografias.
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• Incluir um número suficiente de dias para
observação profissional.
• Oferecer orientação e treinamento para as
famílias anfitriãs.
• Certificar-se de que o distrito anfitrião
aloque tempo suficiente para apresentar os
visitantes nas reuniões de clube.
Dicas para as famílias anfitriãs
Boas famílias anfitriãs:
Dão as boas-vindas ao convidado. Se possível, um ou mais membros da família anfitriã
devem participar da recepção à equipe de IGE
por ocasião de sua chegada ao distrito. A família deve apresentar-se ao membro da equipe
que estará hospedando e mostrar como está
feliz por recebê-lo.
Compartilham o lar e estilo de vida. Enquanto o membro da equipe estiver hospedado
na casa, deve-se evitar que a rotina familiar
diária seja alterada. A família deve mostrar sua
cultura como ela é no cotidiano, sem festas e
entretenimento elaborado, permitindo ao hóspede participar de atividades rotineiras, sejam
religiosas, comunitárias ou outras.
Prestam atenção a problemas relacionados a
idioma. Preparação e comunicação são essenciais para o sucesso do IGE. Os governadores
de distrito devem indicar para líder da equipe
um rotariano proficiente no idioma do país
anfitrião.
Caso tenha dificuldades de comunicar-se com
o hóspede, a família deve falar devagar, pronunciando bem cada palavra e evitando o uso
de expressões idiomáticas. Algumas vezes pode
ser necessária a ajuda de alguém fluente no
idioma do convidado — o líder da equipe de
IGE, um professor, um intérprete especificamente designado pela subcomissão distrital de
IGE para esse fim, ou alguma outra pessoa do
mesmo país do hóspede.
Oferecem refeições e lavagem de roupa.
Exceto quando devidamente especificado no
itinerário, os membros da equipe não almoçam
com as famílias anfitriãs. Verificar antes da chegada do hóspede se este está sujeito a alguma
restrição alimentar.
Chegada da equipe visitante
A primeira reunião
• Imediatamente após a chegada, e assim que
a equipe tiver se recuperado do cansaço
da viagem, deve haver uma reunião informativa para revisar o itinerário e oferecer
aos membros da equipe a oportunidade de
fazer perguntas, formular pedidos especiais
e explicar o que esperam do intercâmbio.
• Os representantes do distrito também
devem expor suas expectativas, para que
qualquer conflito possa ser resolvido logo
no início. Os membros das equipes devem
ser incentivados a oferecer detalhes sobre
suas metas profissionais, para que a subcomissão distrital de IGE possa ajustar o programa dos dias de observação profissional e
garantir que os participantes aproveitem a
experiência ao máximo.
• A equipe deve ser informada de que deverá
fazer uma avaliação do intercâmbio no fim
da viagem.
Durante a viagem de estudos
O itinerário não deve ser modificado. Os clubes
não podem incluir atividades que não tenham
sido planejadas, para evitar cancelamentos de
outras atividades previstas e/ou redução do
tempo reservado para descanso e lazer da equipe visitante.
Assegure que os rotarianos responsáveis pela organização de reuniões e/ou pelo transporte da
equipe aos diversos pontos incluídos no roteiro
estejam cientes de suas atribuições.
Convoque uma reunião com o time visitante para
conversar abertamente sobre o andamento do
programa, o que está indo bem e o que pode
ser melhorado (por exemplo, transporte, tipos
de atividade de observação profissional, tempo
de descanso, etc.). Determine como a equipe
ou o distrito anfitrião pode resolver as questões
de modo que todos fiquem satisfeitos.
Partida da equipe visitante
Avaliação do IGE pelo distrito anfitrião
Para melhorar a qualidade do programa de
IGE, é importante que o distrito anfitrião
envie informações sobre a equipe visitante à
Fundação Rotária. O formulário de Avaliação
do IGE pelo Distrito Anfitrião (veja página 56)
deve ser preenchido e enviado por e-mail ao
coordenador de IGE na Fundação Rotária.
Solicitação de subsídios
Os distritos devem enviar por e-mail o formulário
apropriado, devidamente preenchido, acompanhado de todos os recibos e outros documentos
pertinentes, para receber reembolso das despesas
incorridas durante a participação no intercâmbio.
(Veja detalhes sobre formulários para reembolso
na Seção 5.)
• Subsídio para Viagens Internas. Distritos
localizados em países de baixa renda podem solicitar, para cada intercâmbio, um
subsídio de até US$600, ou equivalente em
moeda local, para ajudar a cobrir despesas
de transporte da equipe visitante dentro
do distrito. Todos os distritos que abrangem um ou mais países de baixa renda têm
direito a uma ajuda adicional no valor de
US$2.500, ou equivalente em moeda local,
para cobrir despesas com passagens aéreas dos membros da equipe de IGE entre
países do distrito. O coordenador de IGE
pode oferecer mais informações.
• Subsídio para Participação na Conferência Distrital. Os distritos podem solicitar
um subsídio de até US$500, ou equivalente em moeda local, por intercâmbio para
financiar os gastos com a participação da
equipe visitante na conferência distrital. Os
visitantes devem fazer uma apresentação de
30 minutos e assistir a maior parte da conferência.
• Subsídio para Estudo de Idioma. Os
distritos podem solicitar até US$1.000, ou
equivalente em moeda local, por equipe
para cursos de idioma. Para receber reembolso de gastos com materiais de estudo ou
aulas, os distritos devem enviar os recibos
pertinentes.
Todos os documentos devem ser enviados à
Fundação Rotária no máximo dentro de dois
meses depois das despesas terem sido incorridas. As suplementações para o programa são
sempre do mesmo valor, independentemente
do tamanho da equipe. A menos que de outra
forma indicado, subsídios para viagens de equipes podem ser provenientes do Fundo Mundial
ou do Fundo Distrital de Utilização Controlada alocado ao SHARE.
Leia na página 4 sobre a suplementação para
IGE disponível por meio da alocação de fundos do SHARE.
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3
Patrocínio de equipes de IGE
COMO ENVIAR UMA EQUIPE
• Os membros da equipe de IGE são uma
mostra dos melhores profissionais da
região. Eles serão os representantes do
distrito durante a viagem e devem ser selecionados para desempenhar com eficácia
este papel.
IGEs serão adiados
ou cancelados caso
a Fundação Rotária não receba os
documentos
exigidos pelo menos
45 dias antes da
data de embarque
da equipe.
Sugere-se aos
distritos que
enviem tais
documentos ao
Departamento de
Intercâmbio de
Grupos de Estudos
por fax ou e-mail.
| • Presidente do Rotary Club
• Presidente da comissão distrital da Fundação Rotária
• Presidente da subcomissão distrital de IGE
• Governador de distrito
• Os distritos devem selecionar os candidatos
mais qualificados para participar do intercâmbio, sem pré-determinar a composição
da equipe.
Todos os líderes e membros da equipe, assim
como os suplentes, devem assinar e enviar o
Certificado de Obtenção de Seguro e Atestado Médico (páginas 41 e 42).
• O governador do distrito é responsável por
verificar a elegibilidade dos candidatos selecionados e ratificar os pedidos de inscrição.
Pedido de Reserva de Passagens
O presidente da subcomissão distrital de IGE,
ou o líder da equipe, deve enviar por e-mail o
formulário de Pedido de Reserva de Passagens
(veja páginas 37 e 38) ao Departamento de
Intercâmbio de Grupos de Estudos bem como
ao Serviço de Viagens do Rotary International (RITS) ou ao representante autorizado a
organizar o transporte de ida e volta para os
membros da equipe. O formulário deve ser
enviado eletronicamente até 45 dias antes da
data programada para a viagem. Os bilhetes
aéreos serão enviados ao presidente da comissão distrital de IGE ou ao líder da equipe. Se
os documentos pré-viagem não forem enviados
corretamente e dentro do prazo à Fundação
Rotária, seu coordenador de IGE reserva-se o
direito de cancelar ou adiar a viagem.
• Os distritos devem selecionar as respectivas
equipes pelo menos seis meses antes da
data da viagem.
Os seguintes documentos, devidamente preenchidos, devem ser recebidos pelo coordenador
de IGE na Fundação pelo menos 45 dias antes
da partida da equipe.
Inscrição para Membro de Equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (161-PT)
• “Ratificação do Rotary Club”, na página 4
do formulário de Inscrição para Membro
de Equipe de IGE, deve ser preenchida e
assinada pelo presidente do Rotary Club
patrocinador de cada membro da equipe.
• “Ratificação do Distrito”, na página 4 do
formulário de Inscrição para Membro de
Equipe de IGE, deve ser assinada pelo presidente atual da comissão distrital da Fundação Rotária, presidente da subcomissão
distrital de IGE e governador de distrito.
• Cada membro da equipe deve assinar sua
própria inscrição.
Inscrição para Líder de Equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (260-PT)
Os Formulários de Inscrição para Líder de
Equipe devem ser preenchidos e assinados pelo:
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• Líder da equipe (ou suplente)
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Responsabilidades
financeiras dos membros e
líder da equipe
Os dispêndios a seguir não são cobertos pela
Fundação Rotária:
• Despesas pessoais e imprevistas
• Despesas com visto, passaporte e vacinas
• Transporte de ida e volta ao ponto comum
de partida no distrito de residência
• Transporte de ida e volta aos aeroportos
SELEÇÃO E ORIENTAÇÃO
• Despesas com excesso de bagagem
Comissão de seleção
• Apólice de seguro com cobertura mínima
de US$250.000 ou equivalente, para despesas médico-hospitalares básicas, inclusive
gastos com doença e acidente, internação
e benefícios relacionados; US$50.000 ou
equivalente para transporte médico de
emergência; US$10.000 ou equivalente contra morte acidental ou invalidez e
US$20.000 ou equivalente para repatriação
de restos mortais. A cobertura deve ter validade para os países que a equipe visitará
durante o intercâmbio, desde a data da
partida até o final da viagem. A cobertura
de seguro exigida pelo Rotary International/
Fundação Rotária não representa necessariamente o nível mais apropriado à proteção
do participante, que deve consultar um profissional da área de seguros para determinar
quais coberturas e limites serão adequados
para cobertura na(s) área(s) visitada(s). O
Rotary International e a Fundação Rotária
não proveem nenhum tipo de seguro aos
participantes deste programa. Embora esses
sejam os valores mínimos exigidos para cobertura, recomenda-se a obtenção de seguro
mais alto. Além disso, incentiva-se os membros das equipes a adquirir seguro adicional
contra perda de bagagem e outros pertences
pessoais, como câmeras fotográficas, laptops, etc. Participantes de programas de
IGE que se envolvam em atividades médicas irão arcar inteira e exclusivamente com
toda e qualquer responsabilidade jurídica
que surja em conseqüência de sua participação em tais atividades, inclusive cobertura
de seguro.
• Despesas com viagens particulares após o
intercâmbio
• Aumento na tarifa aérea devido a atraso
evitável na conclusão dos preparativos da
viagem dentro do prazo regulamentar (se
desejarem, os distritos rotários podem arcar
com essas despesas)
• Aumento no valor de tarifa aérea e taxas em
decorrência de cancelamento da participação
antes da conclusão da viagem
• Taxas de embarque e de trânsito cobradas
pelo países
Devem integrar a comissão distrital de seleção
de equipe de IGE:
• O presidente da subcomissão distrital de
IGE, como líder da comissão distrital de
seleção
• O governador, governador eleito e exgovernador imediato
• Três rotarianos com mandatos escalonados
• Consultores não-votantes, tais como exmembros e ex-líderes de equipes, doadores
ao Fundo Permanente, peritos em relações
internacionais e comunicação intercultural,
empresários locais e dirigentes governamentais da localidade
Observação: Presidentes de subcomissão distrital de IGE podem servir mandatos de um ou
mais anos, conforme determinado com antecedência pelo distrito.
Sugestões para o processo de seleção
• Iniciar o processo de seleção o quanto
antes, para que os vistos necessários saiam
dentro do prazo.
• Ampliar o grupo de requerentes para que
haja diversidade de candidatos.
• Escolher membros e líderes suplentes, para
o caso de integrantes originais da equipe
serem impossibilitados de viajar. Número
insuficiente de integrantes pode comprometer a viagem de toda a equipe.
• Selecionar cuidadosamente candidatos motivados a alcançar os objetivos da equipe,
que não intencionam utilizar a viagem para
tratar de interesses próprios.
• As entrevistas dos candidatos devem ser
minuciosas, com duração maior que 20 ou
30 minutos. A comissão distrital de seleção
deve conhecer bem os candidatos, para assegurar que estes sejam compatíveis com os
demais membros da equipe.
• Escolher um líder que seja no máximo 20
anos mais velho do que o membro mais
jovem da equipe. O líder deve ter bastante
energia e ser flexível.
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Seleção do líder da equipe
A comissão distrital de seleção deve escolher o
líder da equipe após analisar os formulários de
inscrições e as avaliações dos candidatos. O governador do distrito verifica e ratifica a decisão.
A escolha definitiva não pode ser feita antes da
concessão oficial da bolsa de IGE ao distrito.
Qualificações e responsabilidades
O líder da equipe:
• Deve ser rotariano com experiência principalmente em atividades de Serviços Internacionais, e bem informado a respeito de
seu país e do Rotary.
• Não pode ser o atual governador, exgovernador imediato e governador eleito
do distrito que esteja fazendo a nomeação; nem cônjuge, descendente direto ou
enteado (adotado ou não) do governador
do distrito que está fazendo a nomeação.
Outros ex-governadores podem liderar a
equipe desde que haja um processo de seleção democrático. Habilidades especiais, tais
como conhecimento de idioma estrangeiro,
profissional e outros, determinarão quem
são os candidatos mais qualificados para o
intercâmbio. Não é necessário que o líder
da equipe tenha servido como dirigente do
distrito.
• Deve assumir responsabilidade integral pela
equipe e servir como elo entre a equipe e os
clubes anfitriões.
• Deve acompanhar a equipe durante toda a
viagem de estudos, exceto quando os membros participarem de atividades individuais.
Em nenhuma circunstância o líder da
equipe pode planejar partir antes da conclusão da viagem.
• Deve ser atento e energético, e estar física e
mentalmente preparado para acompanhar a
intensa programação planejada para a equipe.
• Deve ser proficiente (e de preferência fluente) no idioma do distrito anfitrião.
• Não pode estar, em nenhuma circunstância durante o IGE, acompanhado de seu
cônjuge, companheiro(a), noivo(a) ou de
qualquer outro parente ou dependente.
• Deve ajudar os membros da equipe a
preparar as apresentações a ser feitas em
reuniões de Rotary Clubs e outros eventos,
como a conferência do distrito anfitrião.
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• Deve auxiliar na orientação dos membros
da equipe antes de sua partida, assegurando
que estejam bem informados, motivados e
coesos.
• Deve atuar como contato principal entre a
equipe e o agente dos Serviços de Viagens
do Rotary International, e assegurar que
todos os requisitos de documentação e as
obrigações antes do embarque tenham sido
cumpridos.
Um bom líder de equipe influencia positivamente a qualidade de um IGE. Recomenda-se
que o distrito procure atrair diversos candidatos a essa posição. Não é recomendável que se
escolha o mesmo rotariano para líder de equipe
de IGE mais de uma vez.
Como atrair candidatos ideais
Divulgar na carta mensal do governador o
próximo IGE e a necessidade de preenchimento da posição de líder da equipe. Sempre que
possível, o governador do distrito deve também
anunciar essa oportunidade em suas visitas aos
clubes. Os candidatos devem estar cientes de
que não é necessário terem atuado em cargos
distritais no passado.
• Líderes de clube. Presidentes e outros dirigentes de clubes são excelentes candidatos
para liderar uma equipe, pois possuem experiência em cargos de liderança e em projetos de serviços internacionais do Rotary.
• Futuros líderes. O IGE é ótima oportunidade para a capacitação de futuros líderes
distritais. Deve-se dar preferência a rotarianos que tenham proposto projetos para
seus clubes e distritos, ou que tenham organizado com sucesso eventos e programas.
• Futuros presidentes de subcomissões de
IGE. Pessoas com potencial para presidir
futuras subcomissões de IGE devem ser
consideradas para líder de equipe. A experiência adquirida com um intercâmbio internacional pode ser extremamente benéfica
para o desempenho do cargo.
Procura dos candidatos para
integrar a equipe
Seleção dos membros da
equipe de IGE
Divulgação da oportunidade
Pré-requisitos
• Informar os rotarianos sobre o programa
IGE.
Os candidatos devem:
• Divulgar o programa na comunidade utilizando jornais locais, canais de rádio e televisão, websites e e-mail.
• Incentivar rotarianos a procurar candidatos
com as qualificações desejadas entre seus
colegas de trabalho e conhecidos.
• Contatar ex-membros e ex-líderes de equipes de IGE do distrito. (Pedir informações
de contato à subcomissão distrital de exparticipantes de programas e ao presidente
da comissão distrital da Fundação Rotária.)
Solicitar que ajudem a divulgar o programa
proferindo palestras em reuniões de Rotary Clubs e outras organizações locais. O
presidente e os membros da subcomissão
distrital de IGE também podem se oferecer
para discursar nesses eventos.
• Marcar reuniões com líderes de empresas,
organizações profissionais e associações
no distrito para explicar as vantagens e
os benefícios a longo prazo advindos do
IGE, tanto para os participantes do programa como para as companhias em que
trabalham. Pedir aos administradores que
recomendem funcionários como possíveis
candidatos para o programa de IGE.
• Estar empregados há pelo menos dois anos
em tempo integral em profissão reconhecida, para aproveitar ao máximo os benefícios a longo prazo do intercâmbio e ter de
25 a 40 anos na data da inscrição.
• Trabalhar ou morar no distrito que esteja
enviando a equipe.
• Ser cidadãos do país em que residem.
O não cumprimento das exigências pode resultar em alterações de última hora na composição da equipe. Para esclarecer dúvidas quanto à
elegibilidade, queira contatar o coordenador do
IGE na Fundação Rotária.
Para que possam atender às demandas relacionadas à viagem e participação nas atividades do
programa, os candidatos devem:
• Gozar de boa saúde
• Ter boa aparência e capacidade de expressar-se de maneira clara e lógica
• Possuir bom nível de educação e sensibilidade cultural
• Demonstrar interesse e entusiasmo por suas
profissões, além de apresentar excelente
qualificação profissional
• Consultar o Guia para promoção do Intercâmbio de Grupos de Estudos, na seção 5
(Apêndices e formulários) ou www.rotary
.org/pt/gse.
• Estar abertos a novas ideias, ser tolerantes e
flexíveis
• Enviar folhetos, formulários de inscrição,
cartazes promocionais e uma carta com
informações sobre o IGE a todos os clubes
do distrito. Incentivá-los a divulgar ampla
e imediatamente o programa e a procurar
candidatos qualificados.
• Poder se ausentar do trabalho por 4 a 6
semanas com o consentimento do empregador
Lembre-se de que os candidatos não podem ser
cobrados para participar do processo de seleção.
• Ser proficientes (de preferência fluente) no
idioma do distrito anfitrião
• Possuir visto de entrada no país anfitrião
ou ter possibilidades de obtê-lo
• Poder embarcar no mesmo local e data que
os demais integrantes da equipe
Dicas de exorganizadores
de IGE
Pedir aos associados
do clube que distribuam folhetos em seus
locais de trabalho.
Estabelecer uma
meta de distribuição.
Solicitar ajuda de exbolsistas de IGE para
identificar candidatos
potenciais.
Promover o programa
em organizações de
jovens profissionais.
Divulgar o IGE em
publicações internas
ou boletins eletrônicos de empresas.
Contatar associações
de profissionais da
área.
Distribuir folhetos em
centros comunitários
locais e respectivos
Websites.
Solicitar brindes
de empresas locais
para levar ao distrito
anfitrião. Isso ajudará
a promovê-las e as
incentivará a divulgar
o programa entre os
funcionários.
Observação: Rotaractianos qualificados devem
ser incentivados a candidatar-se para participar
de um IGE. Parentes de rotarianos falecidos
podem se candidatar, desde que satisfaçam os
requisitos acima.
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Inelegibilidade
As pessoas abaixo não se qualificam para receber bolsas ou subsídios da Fundação Rotária,
e são inelegíveis para integrar uma equipe de
IGE:
• Rotarianos ou rotarianos honorários
• Associados de clubes provisórios, funcionários de Rotary Clubs, distritos, entidades
rotárias ou do Rotary International
Dicas de exparticipantes
do IGE
Ao recrutar candidatos, entrar em contato com profissionais
locais pertencentes
aos mesmos tipos
de indústria predominantes no distrito
parceiro.
Convidar os candidatos para uma reunião
informal de divulgação do IGE.
Durante a entrevista,
simular uma situação
para averiguar a
reação do candidato
diante dela. O que
fariam se perguntados sobre o governo
e religião de seu
país? Como agiriam
diplomaticamente em
situações delicadas?
(continua)
• Cônjuges, ascendentes (pais ou avós maternos ou paternos), descendentes diretos
(filhos ou netos legítimos, ou enteados
legalmente adotados ou não) ou cônjuges de descendentes diretos de rotarianos,
rotarianos honorários ou funcionários do
Rotary
• Cônjuge de um membro da equipe
• Ex-rotarianos ou ex-rotarianos honorários
que tenham se desligado da organização
com o expresso propósito de integrar uma
equipe de IGE e seus respectivos cônjuges,
ascendentes (pais ou avós maternos ou
paternos) e descendentes diretos (filhos ou
netos legítimos, ou enteados legalmente
adotados ou não) ou cônjuges destes (para
ser elegível, a baixa do ex-rotariano deve ter
ocorrido pelo menos três anos antes de se
candidatar à equipe)
Análise das inscrições e processo de
entrevista
Antes de receber os formulários de inscrição
dos clubes, a subcomissão distrital de IGE deve
definir o processo de seleção dos candidatos.
Qualquer que seja o método escolhido, o líder
da equipe pode participar das entrevistas como
conselheiro.
Depois de receber os formulários de inscrição
dos clubes, e pelo menos seis meses antes do
embarque da equipe, a comissão distrital de
seleção deve:
• Entrevistar todos os candidatos ou, se
forem muitos, os mais promissores.
• Verificar se os candidatos atendem aos
requisitos exigidos.
• Analisar a redação preparada por cada candidato (parte do formulário de Inscrição
para Membro de Equipe de IGE [161-PT])
descrevendo os benefícios que esperam obter com a experiência do IGE.
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• Analisar as cartas de recomendação dos empregadores, ou outros, para garantir que os
melhores candidatos sejam selecionados.
• Levar em consideração candidatos que
tenham residido no país anfitrião e, conseqüentemente, estejam familiarizados com o
idioma e cultura da região.
• Selecionar um ou mais suplentes para
substituir membros da equipe que eventualmente não possam viajar. Não se deve
deixar a entrevista de candidatos suplentes para a última hora. As qualificações
dos suplentes devem ser exatamente as
mesmas dos demais membros da equipe.
Os suplentes devem participar das reuniões
de orientação, obter os documentos necessários para a viagem (passaporte e visto) e
providenciar reserva no mesmo voo que os
demais membros da equipe, estando preparados caso sejam chamados para participar
do intercâmbio. É extremamente recomendável a escolha de um líder e quatro membros suplentes, para garantir a viagem da
equipe ao distrito parceiro. Suplentes que
não viajarem podem ser considerados para
o intercâmbio do ano seguinte.
Todos os rotarianos que sejam membros de uma
comissão distrital de seleção de IGE devem informar a comissão caso tenham algum relacionamento com os candidatos (seja no plano pessoal
ou profissional). Caso haja conflito de interesse,
o presidente da comissão de seleção decidirá se
esse membro irá participar do processo de seleção do candidato com quem tem ligação.
Depois da seleção
• Assegurar que todos os membros da equipe, inclusive suplentes, tenham encaminhado o Atestado Médico preenchido por
seus médicos particulares, bem como os
Certificados de Obtenção de Seguro, ao
presidente da subcomissão distrital de IGE
ou líder da equipe. Esses documentos e os
formulários de inscrição dos candidatos
(ratificados pelo presidente do clube, presidente da comissão distrital da Fundação
Rotária, presidente da subcomissão distrital
de Intercâmbio de Grupos de Estudos e governador do distrito) devem ser enviados ao
coordenador de IGE na Fundação Rotária.
Os formulários de inscrição dos suplentes,
ratificados por todas as partes necessárias,
também devem ser enviados ao coordenador
de IGE. Prefere-se que o envio seja feito
por e-mail.
• Verificar imediatamente quais são os requisitos para obtenção de passaporte e visto
de entrada no país anfitrião e outros países
visitados. Por ser um processo demorado,
é essencial tomar essas providências com
tempo suficiente para evitar atrasos de última hora com a expedição de passaportes
e vistos. A Fundação Rotária não poderá
contatar consulados ou embaixadas em
nome dos participantes que estiverem buscando a obtenção de vistos, mas em alguns
casos, se solicitada, pode fornecer uma carta explicando a natureza do programa.
• Notificar a equipe a respeito das vacinas
necessárias para viajar ao país anfitrião.
• Enviar fotografias e dados biográficos dos
membros da equipe aos rotarianos anfitriões o quanto antes, para que os dias de
observação profissional possam ser devidamente organizados.
• Caso a programação inclua treinamento
cultural e de língua estrangeira, ou um programa de orientação para vários distritos,
reconfirmar a participação dos membros da
equipe antes do seu embarque.
• Alertar os membros da equipe e os suplentes que, se o distrito patrocinador julgar
apropriado, podem ser excluídos da equipe
a qualquer momento.
Orientação da equipe
Depois de selecionar a equipe de IGE, e três
a quatro meses antes do embarque, o distrito
deve começar a orientar e preparar os integrantes para a viagem de estudos ao exterior, com o
intuito de maximizar os benefícios advindos do
programa. Todos os participantes deverão receber pelo menos 12 horas de orientação.
Orientação
Realizar várias reuniões de orientação para informar os membros da equipe e seus suplentes
sobre:
• O Rotary International e a Fundação Rotária, inclusive sua estrutura no clube, distrito e internacionalmente
• Os ideais do Rotary e suas conquistas na
promoção da compreensão internacional
• Programas Educacionais e programa de
Subsídios Humanitários da Fundação, bem
como sobre a campanha de erradicação da
poliomielite
• Dados demográficos, geográficos e culturais
do país que irão visitar
• Atividades das quais participarão no país
anfitrião (entregar itinerário da equipe visitante ou exemplo de itinerário)
Objetivos da orientação
• Estabelecer bom relacionamento entre os
membros da equipe e desenvolver boa dinâmica de grupo
• Discutir aspectos logísticos e coordenar as
providências para a viagem
—Preparar os documentos necessários para
a obtenção de vistos e o encaminhamento à Fundação Rotária
—Resolver se a equipe usará uniforme
—Providenciar crachás para os membros
da equipe
—Providenciar cartões de visita para os
membros da equipe
—Preparar álbuns de fotografias dos membros da equipe para mostrar às famílias
anfitriãs
—Trocar listas de endereços, telefone e
e-mail para contato
Organizar um encontro, antes da orientação, entre o governador do distrito, governador eleito,
membros da subcomissão de IGE, líder e membros da equipe, suplentes e respectivos cônjuges.
• Apresentar dados sobre o programa de
IGE, o Rotary International e a Fundação
Rotária
Os membros da equipe devem ser apresentados
uns aos outros o quanto antes. É útil comparecer a uma sessão de orientação multidistrital
para bolsistas de IGE ou de programas educacionais com a finalidade de conhecer outros
participantes. Caso isso não seja possível,
deve-se planejar sessões curtas, onde a equipe
possa enfocar determinados assuntos e estudar
aspectos diversos do IGE.
• Rever fatos sobre o distrito e país de origem, inclusive conexões históricas com o
distrito anfitrião
Dicas,
continuação
Fazer com que cada
candidato represente
o papel de líder e de
membro de equipe
em diferentes cenários. Por exemplo, o
que fariam se um dos
integrantes da equipe se perdesse no
distrito anfitrião? Isso
ajuda a determinar
qual seria a reação
dos candidatos em
cada uma das situações.
Incluir discussões a
respeito de tópicos
éticos (política, pena
de morte, discriminação racial) para
determinar se os candidatos são abertos a
novas ideias.
Conduzir parte da
entrevista no idioma
do distrito anfitrião,
se possível.
• Ensinar sobre o país a ser visitado, por
meio de aulas de assuntos gerais, estudo da
língua e treinamento cultural
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Outras sugestões
• Pedir à equipe que prepare um projeto conjunto de pesquisa sobre o país anfitrião.
• Convidar a equipe para participar de reuniões de clube no distrito patrocinador antes
da viagem.
• Ir a um restaurante de comida típica da região que a equipe visitará.
• Pedir aos membros da equipe que preparem um álbum mostrando onde moram e
trabalham, suas famílias, etc.
• Praticar o emprego de palavras e frases na
língua do distrito anfitrião durante as reuniões da equipe.
• Informar os membros da equipe sobre cuidados necessários ao viajar para país menos
desenvolvido, se for o caso.
• Preparar uma apresentação em PowerPoint
ou vídeo sobre o distrito ou país de origem.
• Experimentar fazer uma videoconferência ou ligação pela internet (por meio do
Skype) entre a equipe visitante e a anfitriã
com o intuito de apresentá-las.
• Convidar palestrantes para a orientação, os
quais podem incluir rotarianos que trabalharam, moraram ou são originários do país
anfitrião, pessoas de outra nacionalidade e
participantes do Intercâmbio de Jovens do
Rotary ou bolsistas do país anfitrião que
residam na comunidade.
Documentando o intercâmbio
A equipe é incentivada a filmar e fotografar sua viagem de intercâmbio
e o distrito deve registrar atividades tanto da equipe visitante quando
da patrocinada. Fotografias documentam a participação da equipe e do
distrito anfitrião e podem ser aproveitadas em campanhas e publicações rotárias. Sugestões:
• Fotos dos integrantes da equipe ao lado dos anfitriões, participando
de atividades comunitárias, durante os dias de observação profissional e em apresentações aos clubes.
• Sempre que possível, o emblema do Rotary Internacional ou da
Fundação Rotária deve ser captado na foto.
• Fotos digitais para divulgação em publicações impressas rotárias
exigem alta definição, de pelo menos 2 megapixels ou 300 pontos
por polegada).
• As fotos devem ser acompanhadas de legenda e enviadas ao coordenador de IGE ou junto com o relatório final da equipe.
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• Nos seminários de orientação para bolsistas
que irão estudar no exterior, muitos distritos abordam tópicos como diferenças culturais, adaptação a novos meios, como agir
diplomaticamente e informações rotárias. A
Fundação Rotária deve ser contatada para
obter lista local de seminários de orientação
para bolsistas e informações sobre como
incluir a equipe de IGE.
Curso de idioma
Distritos podem solicitar à Fundação Rotária
subsídio, de até US$1.000, ou equivalente em
moeda local, por equipe, para estudo de língua
estrangeira. O distrito se qualifica ao subsídio
se a equipe estiver viajando a país cujo idioma
seja diferente do seu, e desde que os distritos
participantes não tenham uma língua comum
que seja falada pela maioria da população.
O subsídio pode cobrir despesas com aulas em
grupo, monitoria ou workshops de treinamento intensivo de idioma, além de materiais autodidáticos como CD-ROMs, DVDs, programas
de áudio ou videocassete, dicionários, guias
geográficos locais e livros de exercícios. No
entanto, tal subsídio não financia gastos com o
envio desses materiais pelo correio. A escolha
do programa de treinamento de idioma e toda
a administração do processo didático serão feitas pelo distrito patrocinador. O formulário de
pedido para este subsídio encontra-se no final
deste guia.
Distritos que desejarem oferecer estudo de
idioma mais extensivo, de custo superior a
US$1.000, podem solicitar alocação do Fundo
Distrital de Utilização Controlada (FDUC)
para esse propósito. O formulário de Pedido de
Suplementação para Programa de IGE através
do Sistema SHARE pode ser encontrado na
página 48.
VIAGEM DA EQUIPE
Providências de viagem
A subcomissão distrital de IGE deve planejar
o transporte de ida e volta ao distrito anfitrião.
Para evitar problemas, apenas uma pessoa,
de preferência o presidente da subcomissão
distrital de IGE ou o líder da equipe, deve
assumir a responsabilidade de lidar com
todos os assuntos relacionados à viagem. A
pessoa designada para esse fim deve consultar
o distrito anfitrião sobre datas e locais de chegada e partida. A compra das passagens aéreas
deve ser feita por intermédio dos Serviços de
Viagens do Rotary International (RITS) ou um
dos representantes autorizados da lista.
O distrito patrocinador deverá confirmar com
o distrito anfitrião as datas de viagem e as cidades de chegada e partida antes de encaminhar o
Pedido de Reserva de Passagens para a Equipe
de IGE (páginas 37 e 38). Este formulário
deve ser preenchido eletronicamente e enviado
ao Departamento de IGE do RI ou à agência
autorizada do RITS apropriada (página 39).
Formulários preenchidos à mão não serão aceitos. Se o RITS não receber os documentos até
45 dias antes da partida da equipe, as passagens
não serão reservadas, Neste caso, a viagem terá
que ser adiada ou o distrito terá que comprar
os bilhetes localmente e pedir reembolso, sujeito a valor aprovado pelo RITS.
São permitidas somente duas reservas por
equipe, e os itinerários precisam ser aprovados
assim que você os receber.
Os preparativos para o intercâmbio, inclusive
viagens pessoais antes ou após sua realização,
devem ser finalizados um mês antes da data de
partida. Para evitar transtornos, é fundamental
que se mantenha em contato com a Fundação
e o RITS nos 45 dias antes da viagem.
O RITS comprará as passagens após receber o
formulário para Solicitação de Reserva de Passagem. Contudo, se sua equipe não enviar todos
os documentos pré-viagem, inclusive o itinerário do distrito anfitrião, a Fundação reserva-se
o direito de cancelar ou adiar a compra dos bilhetes sem o prévio consentimento da equipe.
As passagens aéreas serão enviadas ao presidente da comissão distrital de IGE ou
ao líder da equipe. Depois de emitidas as
passagens, o distrito patrocinador é responsável por custos relacionados a alterações no
itinerário.
Preparativos para a viagem
Ao organizar o transporte da equipe é importante lembrar que:
• A equipe deverá viajar junta (ida e volta)
pela rota de menor custo entre determinado ponto no distrito de origem (ou mais
próximo dele) e outro no distrito anfitrião
(ou mais próximo dele).
• O transporte para o ponto de partida é
da responsabilidade do distrito e/ou cada
membro da equipe.
• A Fundação não cobre despesas de traslados
aos aeroportos e taxas de embarque dos
países.
• A Fundação não cobre despesas com pernoite depois da chegada da equipe no distrito anfitrião.
• A equipe pode, ainda, durante a viagem ao
distrito anfitrião, optar por passar 24 horas
na cidade da escala. Se esse for o caso, as
despesas correrão por conta do distrito
patrocinador ou dos integrantes. A equipe
pode fazer uma escala de no máximo 3 dias
na viagem ao distrito anfitrião, desde que
previamente aprovada pela Fundação e
paga com cartão de crédito.
• A Fundação paga até US$150 ou equivalente (por pessoa) por acomodação e refeições
caso o RITS julgue necessário um pernoite
forçado, ou até US$100 para estada em
hotel em caso de voos perdidos ou cancelados. Você será informado pelo RITS se o
seu distrito qualificar para um pernoite
forçado. As restituições serão enviadas pela
Fundação após o fim do intercâmbio e recebimento de todos os recibos pertinentes.
Em mãos generosas
e capazes
Esse intercâmbio
ultrapassou minhas
expectativas e
alcançou tudo que
havia prometido.
Do momento que
saímos do avião
na Austrália,
fomos tratados
extremamente bem.
Desde as famílias
que nos receberam,
aos “guias” que
nos ajudaram a
cumprir nossa
agenda, estivemos
sempre em mãos
generosas e capazes.
As experiências que
vivemos através dos
rotarianos foram
fantásticas
— Jenna Vaicius,
membro de
equipe de IGE do
Distrito 7080
(Canadá) ao
Distrito 9820
(Austrália)
• Os distritos devem iniciar os preparativos
de viagem pelo menos 45 dias antes da
partida da equipe. Atraso nos preparativos
de viagem pode causar aumento no custo
e menor disponibilidade de passagens, resultando no adiamento ou cancelamento
do intercâmbio ou em despesas adicionais
para o distrito.
• Os membros da equipe podem programar
viagens pessoais após a conclusão do intercâmbio, desde que tenham duração máxima de quatro semanas. Caso queiram fazer
as reservas por intermédio do RITS, um
itinerário digitado e detalhado com datas
e cidades deve acompanhar o formulário
de Pedido de Reserva de Passagens para
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a Equipe de IGE enviado ao presidente
da subcomissão distrital de IGE ou líder
da equipe. Os membros da equipe devem
custear todas as despesas de suas viagens
particulares. A Fundação recomenda que
essas viagens não sejam realizadas antes do
início do IGE. Aqueles que tiverem outras
solicitações pessoais de viagem antes ou
depois do intercâmbio deverão pagar uma
taxa administrativa de US$15 para trechos
domésticos (dentro dos EUA) e US$35
para trechos internacionais.
• O coordenador de IGE na Fundação
reserva-se o direito de cancelar ou adiar a
viagem se não receber da equipe um ou
mais dos seguintes documentos:
—Os formulários de inscrição dos membros da equipe devidamente preenchidos
—O formulário de inscrição do líder da
equipe
—Atestados médicos e certificados de obtenção de seguro de todos os participantes
—Confirmação de que os vistos, se apropriado, foram obtidos para todos os
membros da equipe
— Nome das companhias aéreas e números
dos voos
—Horário e local da chegada no distrito
anfitrião
Antes da partida da equipe
• Organizar uma cerimônia de despedida
para a equipe e convidar rotarianos, personalidades locais, representantes do distrito
ou país anfitrião, familiares dos membros
da equipe e a mídia local.
• Preparar artigos com notícias sobre o andamento do intercâmbio para que o governador publique na carta mensal.
• Divulgar as atividades da equipe no distrito
anfitrião por meio de websites, recortes
de artigos de jornais locais, fotografias e
relatórios da equipe durante sua estadia no
exterior.
• Usar o Guia para promoção do Intercâmbio
de Grupos de Estudos, seção 5 (Apêndices
e formulários), disponível para download
no site do RI (www.rotary.org/pt), para sugestões sobre como divulgar o programa na
comunidade.
—Itinerário do distrito anfitrião
—Itinerário de visitas profissionais planejado pelo distrito anfitrião
• A Fundação Rotária cobre despesas relacionadas ao cancelamento inevitável de
passagens de membros da equipe, exceto de
viagens particulares, e à emissão das passagens dos respectivos suplentes. Entretanto,
se o cancelamento for em decorrência do
atraso de envio dos documentos ou não
obediência das diretrizes estabelecidas para
o programa de IGE, o distrito é responsável
pelos custos incorridos.
• As passagens aéreas são emitidas três a
quatro semanas antes da partida da equipe,
desde que todos os requisitos pré-embarque
tenham sido atendidos.
—O presidente da subcomissão de IGE ou
o líder de equipe não deverá distribuir
as passagens dos participantes antes do
dia da viagem.
• Quando o planejamento de viagem for
concluído, a subcomissão distrital de IGE
deve informar ao distrito anfitrião:
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Na volta da equipe
• Organizar uma cerimônia de boas-vindas
à equipe e convidar as mesmas pessoas que
participaram da cerimônia de despedida.
Se todos os membros da equipe voltarem
juntos do distrito anfitrião, a cerimônia
pode ser realizada no dia da chegada. Entretanto, se alguns dos membros planejam
viajar após a conclusão da visita oficial de
intercâmbio, a cerimônia de boas-vindas
deve ser adiada até que todos os integrantes
estejam de volta no distrito patrocinador.
• A Fundação Rotária incentiva os empregadores dos membros da equipe a participar
de pelo menos uma reunião de clube após
o intercâmbio para ouvir a apresentação da
equipe. Isso os ajudará a compreender o
valor da experiência.
AVALIAÇÃO DO
INTERCÂMBIO E CONTATO
COM EX-PARTICIPANTES
Ex-participantes de equipes
de IGE
Relatórios do IGE
Reuniões de ex-participantes e
recrutamento
No prazo de dois meses após o retorno da
equipe, o distrito de origem deve enviar eletronicamente à Fundação Rotária um relatório e
uma avaliação descrevendo a experiência dos
participantes durante a viagem de estudos.
O formulário Relatório Final na página 52 e
o formulário de avaliação na página 54 deste
manual devem ser utilizados como guia. A
versão eletrônica do formulário está disponível
mediante solicitação. O relatório deve ser uma
coletânea eletrônica dos relatos de cada membro
da equipe (uma ou duas páginas por pessoas) e
incluir:
• Ex-participantes de IGE qualificados devem ser convidados a tornar-se rotarianos e
a participar de reuniões e eventos locais.
• A natureza e duração da colaboração com o
distrito anfitrião
• Descrição do processo de seleção da equipe
• Trechos dos relatórios individuais preparados pelos membros da equipe
• Citações dos integrantes da equipe
Devem acompanhar o relatório:
• Formulários de Avaliação do IGE preenchidos pelos membros da equipe (contidos no
Manual para a Equipe de IGE [164-PT])
• Formulário de Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião (página 56)
• Relato sobre Experiência com o IGE
(ver página 57)
Uma das metas do programa de IGE é manter
contato com ex-participantes. Se mereceram
participar da equipe, muito provavelmente
merecerão atenção também após a conclusão
do intercâmbio. Membros de equipes de IGE
são excelentes meios de promoção do Rotary
na comunidade em geral pois, se apreciaram a
experiência com o intercâmbio, divulgarão os
trabalhos que o Rotary realiza local e internacionalmente.
• Incentive os ex-participantes de programas
de IGE a colaborar com a orientação da
equipe de IGE do ano seguinte. Se possível,
envie um ex-participante ao seminário de
orientação regional ou multidistrital onde
poderá compartilhar suas experiências com
o grupo prestes a viajar.
• Recomenda-se a organização de uma reunião de ex-bolsistas da Fundação, de diferentes anos, para compartilhar experiências,
falar sobre as famílias e distritos anfitriões e
discutir projetos atualmente sendo implementados no distrito.
• Membros de equipe com menos de 30 anos
de idade devem ser convidados para se associar ao Rotaract e apresentados a rotaractianos do distrito.
• Exemplos da experiência vivida por cada
membro nos dias de visitas profissionais,
com uma descrição sobre como sua vida profissional será afetada
• Fotografias e recortes de jornais relacionados
à visita da equipe ao distrito anfitrião
• Qualquer pedido de subsídio que o distrito
esteja solicitando, com recibos pertinentes
O presidente da subcomissão distrital de IGE
deve recolher todos os formulários dos participantes e enviar cópias deles aos membros
da subcomissão de IGE, aos governadores de
ambos os distritos parceiros, ao presidente da
comissão distrital de ex-participantes de programas da Fundação e ao coordenador de IGE
na Fundação Rotária.
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Implementação de programas
bem-sucedidos
As informações contidas neste manual visam assegurar a qualidade e a continuidade do programa de IGE. Entretanto, às vezes, podem ocorrer
problemas. Quando dois distritos não conseguem completar um intercâmbio com sucesso,
os curadores podem tomar medidas que levem à
suspensão ou cancelamento de IGE.
Se o distrito for colocado em status probatório,
seu envolvimento no intercâmbio é cuidadosamente monitorado durante o ano subseqüente
do programa para assegurar que nenhuma infração seja repetida e que os distritos parceiros
estejam informados sobre a situação.
Caso a participação do distrito no programa
tenha sido suspensa, não lhe é permitido obter
bolsa de IGE (por intermédio do Fundo Mundial ou FDUC) no ano rotário subseqüente.
Status probatório
Os distritos ficam sujeitos a status probatório
no ano seguinte do programa quando cometem
determinadas infrações, inclusive:
• Atraso na entrega dos documentos exigidos
antes da viagem ou do Pedido de Reserva
de Passagens para a Equipe de IGE
• Não envio, ou envio fora do prazo, da programação preparada pelo distrito anfitrião
seguindo as diretrizes pré-determinadas
• Não cumprimento da programação pelo
distrito anfitrião ou pela equipe
• Comunicação insuficiente com o distrito
parceiro e/ou com os funcionários do RI
• Seleção de membros da equipe inconsistente com as metas e objetivos do programa
• Não finalização dos preparativos da viagem
dentro do prazo regulamentar
• Não apresentação dos documentos da equipe dentro dos prazos
• Orientação ou preparação insuficiente da
equipe antes da partida
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• Exclusão de elementos essenciais do itinerário tais como dias para observação profissional, hospedagem com famílias e tempo
para descanso
• Inobservância de diretrizes e normas do
programa
• Quaisquer outras infrações que, a critério
dos curadores, mereçam a decretação do
status probatório
Suspensão da bolsa
Certas infrações têm como conseqüência a
suspensão de subsídios no ano seguinte à sua
ocorrência, inclusive:
• Comportamento inapropriado de um ou
mais membros da equipe, tal como assédio
sexual, abuso de álcool ou drogas, etc.
• Dias insuficientes dedicados à observação
profissional pelo distrito anfitrião
• Participação de cônjuges durante o intercâmbio
• Seleção de rotarianos para integrar a equipe, exceto quando devidamente aprovado
pelos curadores
• Métodos inapropriados ou antiéticos de
seleção dos membros e líderes das equipes
• Programação inadequada no distrito anfitrião, contendo visitas ou atividades contrárias ao espírito do programa
• Violações repetidas, durante o período de
status probatório, de procedimentos e diretrizes previamente estabelecidos
• Quaisquer outras infrações que os curadores julguem significativas
Procedimentos para status
probatório e suspensão de
subsídios
Se um distrito for colocado em status probatório ou tiver os subsídios suspensos por violações ocorridas no ano rotário anterior, deverá
seguir procedimentos de monitoramento no
ano seguinte. O distrito deverá enviar relatórios trimestrais ao Departamento de IGE indicando as ações sendo tomadas com relação às
infrações e comunicar-se frequentemente com
o coordenador de IGE na Fundação.
No fim do ano, a Fundação irá rever os relatórios e os comunicados enviados pelo distrito.
Se ficar determinado que houve significativa
melhora nos seus procedimentos de IGE,
poderá participar novamente do programa no
ano rotário seguinte. A Fundação, contudo,
reserva-se o direito de manter o distrito em
status probatório ou suspenso se não observar
melhora significativa da situação.
Conscientização cultural
As diferenças culturais se evidenciam durante
o intercâmbio nos costumes sociais, papéis
delegados a homens e mulheres, bem como
nas maneiras de vestir, se alimentar e viver.
Solicita-se aos membros da equipe e aos anfitriões que demonstrem tolerância e respeito por
essas diferenças. Atividades desrespeitosas prejudicam a imagem do programa, da Fundação
Rotária e dos países envolvidos.
Prevenção de abuso e assédio
sexual
Os líderes distritais devem fazer todo o possível
para prevenir a ocorrência de comportamento inadequado, inclusive no que se refere a
assédio sexual. Os distritos devem orientar os
rotarianos anfitriões e membros da equipe para
que prestem atenção especial ao que possa ser
considerado assédio sexual ou atitudes inapropriadas. Os participantes do programa devem
ser informados de que comportamento de tal
natureza não é tolerado e pode resultar no
cancelamento do intercâmbio, além de afetar
a participação futura do distrito no programa
de IGE. Líderes e membros da equipe, assim
como famílias anfitriãs, devem ser contatadas
com antecedência para discutir situações que
possam vir a surgir e como resolvê-las.
Todos os rotarianos, clubes e distritos devem
seguir o código de conduta para trabalhos com
jovens estabelecido pelo Rotary International e
as seguintes diretrizes adotadas pelos curadores
da Fundação Rotária:
1. A Fundação Rotária não admite, em hipótese alguma, o abuso e o assédio sexual.
2. Uma investigação independente e detalhada deverá ser conduzida para toda denúncia
relacionada a abuso e assédio sexual.
3. Toda pessoa envolvida em um programa
da Fundação, que esteja sendo alvo de
alegações relacionadas a abuso e assédio
sexual deve ser afastada do convívio com os
participantes do referido programa até que
a situação seja esclarecida.
4. Toda alegação de abuso deve ser imediatamente comunicada às devidas autoridades.
5. O Código Normativo do RI oferece diretrizes sobre Rotary Clubs e associados envolvidos em assédio sexual. Um não-rotariano
que tenha admitido, sido condenado, ou
de outra forma considerado culpado de
envolvimento em abuso ou assédio sexual,
deverá ser proibido de trabalhar com participantes de programas da Fundação em
atividades rotárias.
6. Se uma investigação sobre alegação de abuso ou assédio sexual for inconclusiva, para
segurança dos participantes, e do acusado,
devem ser adotadas medidas adicionais
para proteger os estudantes que tenham
que ter contato com o adulto em questão.
Se alegações subseqüentes forem feitas contra a mesma pessoa, esta deve ser proibida
de trabalhar com jovens em atividades rotárias. Independente de culpa criminal ou
civil, a contínua presença desse indivíduo
pode ser prejudicial à reputação da organização e danosa aos participantes do programa. O afastamento da pessoa em questão
ajudará a prevenir que acusações adicionais
sejam feitas pelos participantes. Qualquer
indivíduo que tenha sido acusado mas,
após avaliação, seja julgado inocente deve
ser autorizado a voltar a participar de programas envolvendo jovens. A reintegração
não é um direito e não é dada garantia de
que este voltará a ocupar o mesmo cargo.
7. O secretário geral do RI deverá tomar medidas que garantam a obediência dos distritos a essas diretrizes.
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Resolução de divergências
É comum que os ditritos envolvidos no planejamento de um intercâmbio enfrentem
dificuldades. Mas, se vivenciarem qualquer das
infrações mencionadas nesta seção, seja durante
ou após a implementação do programa, deverão relatá-la à Fundação. O Departamento de
IGE irá contatar os rotarianos e/ou distritos
envolvidos e investigará as queixas. Se necessário, o Departamento de IGE continuará a
comunicar-se com os dois distritos para determinar se é preciso uma ação disciplinar.
Dúvidas mais comuns
P: O distrito parceiro não responde aos
e-mails.
R: Telefonar para o presidente da subcomissão
distrital de IGE. Tentar contatar os dirigentes
do distrito (governador do distrito e coordenador regional da Fundação Rotária). Pedir a
ajuda do coordenador regional da Fundação
Rotária e estabelecer um prazo final para obter
a informação necessária. Assegurar que as informações de contato estejam corretas.
P: O itinerário do distrito anfitrião não foi
recebido.
R: Contatar o distrito parceiro diretamente
por telefone, fax ou e-mail e perguntar se as
informações sobre a equipe são suficientes para
preparar o itinerário. Destacar a importância
do itinerário para a equipe explicando sua necessidade e o que se espera da visita. O senso de
urgência do distrito patrocinador pode ser diferente daquele do parceiro, portanto, recomenda-se estabelecer uma data final para a entrega
do documento e, para mostrar as expectativas
próprias, enviar ao distrito anfitrião cópia do
programa local de recebimento de equipes.
P: O itinerário não inclui dias suficientes
para observação profissional e a equipe já se
encontra no distrito anfitrião.
R: Contatar o presidente da subcomissão distrital de IGE ou o governador do distrito e solicitar uma reunião. Empregar diplomacia para
explicar a importância da reunião. Perguntar
aos anfitriões se conhecem pessoas que exerçam
a mesma profissão dos membros da equipe visitante. Tentar determinar o motivo pelo qual dias
de observação profissional não foram planejados
(diferença de conceito? de interpretação? nunca ouviram falar daquela profissão?). Sugerir
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exemplos específicos de atividades profissionais
que correspondam às expectativas da equipe.
P: Reclamação da equipe visitante quanto ao
itinerário.
R: Marcar uma reunião com o objetivo de
esclarecer quais são as principais áreas de
conflito, verificar que problemas podem ser
solucionados pelo distrito, determinar as expectativas da equipe, explicar porque o itinerário foi preparado daquela maneira e tentar
encontrar uma solução satisfatória para todos.
P: Um membro da equipe foi acometido de
doença grave ou teve uma emergência em
casa.
R: Obter assistência médica qualificada imediatamente. Consultar o comprovante de
obtenção de seguro e entrar em contato com a
companhia de seguros para informar-se sobre
os devidos procedimentos. Notificar o coordenador de IGE na Fundação Rotária e os líderes
do distrito anfitrião, e contatar a companhia
aérea para trocar as passagens, se necessário.
P: Alegações de comportamento impróprio
praticado pelos visitantes ou anfitriões.
R: Coletar fatos concretos. Discutir o assunto
imediatamente com o presidente da subcomissão distrital de IGE ou com o governador do
distrito. Separar as pessoas envolvidas (designar
um novo anfitrião, colocar o membro da equipe temporariamente em um hotel, hospedar
os membros da equipe em locais separados).
Reunir os envolvidos e estabelecer um código
de conduta com o qual todos concordem. Reunir os membros da equipe e informar a respeito
da conduta deles esperada, se apropriado ou
necessário. Notificar a Fundação Rotária sobre
as alegações e as pessoas envolvidas. Toda pessoa envolvida em um programa da Fundação,
que esteja sendo alvo de alegações relacionadas
a abuso e assédio sexual, deve ser afastada do
convívio com participantes de programas até
que a situação seja esclarecida.
P: Os distritos parceiros não entram em
acordo sobre a data do intercâmbio.
R: Ambos os distritos devem entender o
motivo pelo qual determinadas datas foram
propostas (as datas da viagem afetam os dois
distritos). Lembrar que a duração da estadia de
cada uma das equipes não precisa necessariamente ser a mesma. O único requisito é que a
viagem dure de quatro a seis semanas. As datas
de viagem podem ser alteradas, contanto que
dentro do ano do programa e sob acordo mútuo dos distritos parceiros. Toda mudança nas
datas deve ser comunicada à Fundação Rotária.
P: Foi impossível obter vistos para a equipe.
R: Averiguar os requisitos exigidos pelo consulado e incluí-los entre os critérios do distrito
para seleção e recrutamento de candidatos. Evitar entrevistar candidatos que não atendam aos
requisitos necessários para a obtenção do visto.
Obter carta de recomendação para membros
e líder da equipe. Utilizar a carta sobre vistos
preparada pela Fundação Rotária para confirmar a validade do programa e elegibilidade dos
candidatos a vistos. A Fundação não poderá
contatar consulados ou embaixadas em nome
dos participantes do programa.
P: A equipe não fala a língua do distrito
anfitrião.
R: Financiar estudo de idioma antes da partida
da equipe com subsídio para essa finalidade
(ver página 46). O governador do distrito e
o presidente da subcomissão distrital de IGE
devem solicitar ajuda de rotarianos do distrito
para traduzir correspondências, fazer chamadas
telefônicas e prestar outros serviços em nome
do distrito. Pedir ajuda com traduções aos participantes do Intercâmbio de Jovens, bolsistas
da Fundação Rotária ou ex-membros de equipes de IGE. Procurar também voluntários entre
professores de idiomas em escolas ou universidades locais ou contratar serviços profissionais
de tradução, a ser pagos pelo distrito.
Observação: Se os problemas persistirem, pedir
ajuda ao coordenador de IGE na Fundação
Rotária. Documentar os problemas enfrentados
no relatório final e na avaliação do programa.
P: Gostaríamos de fazer parceria com um
distrito piloto do Plano Visão de Futuro.
R: Distritos não-pilotos podem realizar intercâmbios semelhantes ao IGE ou treinamentos
profissionais com distritos participantes do
Plano Visão de Futuro financiando a atividade
com Fundo Mundial ou FDUC. Os distritos
pilotos devem usar um subsídio distrital. Cada
distrito deve seguir as normas estipuladas pelo
programa de onde a verba for proveniente. Os
dois distritos podem optar por enviar equipes,
mas esta condição não é obrigatória. Observe
que os distritos pilotos estarão sob a coordenação de seu coordenador sênior do Plano Visão
de Futuro, não no coordenador de IGE.
Cancelamento de um IGE
Cancelamento é uma medida drástica que
somente deve ser considerada se todas as tentativas de chegar a um acordo falharem. O
coordenador de IGE na Fundação colaborará
com os distritos parceiros oferecendo apoio
e orientação a fim de evitar o cancelamento.
Muitas dificuldades podem ser solucionadas se
os distritos comunicarem-se aberta e frequentemente entre si. (Consulte a seção “Dúvidas
mais comuns”, na página 28.) Um dos objetivos do programa de IGE é incentivar melhor
relacionamento entre rotarianos de diferentes
países. Aprender a superar obstáculos pode ser
um componente valioso da experiência com o
intercâmbio.
Em circunstâncias extremas, o distrito pode
recomendar o cancelamento imediato de um
intercâmbio em andamento. Os curadores aceitarão tal recomendação, mesmo após intervenção dos funcionários encarregados pelo IGE,
caso não haja comunicação entre os distritos
parceiros em tempo hábil e de acordo com as
diretrizes do programa de IGE. Antes de requisitar o cancelamento, o distrito deve demonstrar que esforçou-se para que o intercâmbio
fosse bem-sucedido.
Se o distrito pretende cancelar um intercâmbio,
cabe a este fazer tal recomendação ao coordenador de IGE na Fundação Rotária e ao distrito
parceiro. Caso o cancelamento seja confirmado, nenhum dos distritos envolvidos poderá
formar parcerias com distritos suplentes.
Se o intercâmbio cancelado era patrocinado
pelo FDUC, por meio de alocação ao Sistema
SHARE, os fundos não utilizados serão devolvidos ao FDUC do distrito (ou à conta do
FDUC do distrito doador, no caso de FDUC
doado). Caso o IGE tenha sido financiado pelo
Fundo Mundial, o subsídio simplesmente não
será utilizado. Subsídios do Fundo Mundial não
podem ser transferidos de um ano para outro.
Ao ser comunicada da existência de um problema, a Fundação Rotária notifica imediatamente os governadores dos distritos envolvidos
para que enviem informações adicionais sobre
as alegações ou situação. O coordenador de
IGE oferece apoio e assistência aos distritos
parceiros para evitar problemas semelhantes em
futuros intercâmbios.
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RECURSOS
Publicações sobre o IGE
Guia para Promoção do Intercâmbio de Grupos
de Estudos. Usuário alvo: Rotarianos que desejam divulgar o IGE em seus distritos por meio
de vários representantes da mídia.
Intercâmbio de Grupos de Estudos — Manual
para a Equipe (164-PT). Usuário alvo:
Membros e líderes de equipes de IGE. Ajuda a
preparar as equipes para a viagem de estudos.
Intercâmbio de Grupos de Estudos (folheto)
(160-PT). Usuários alvo: rotarianos, empregadores e potenciais membros de equipe de IGE.
Ideal para promover o programa de IGE na
comunidade.
Estas publicações estão disponíveis para download no site do RI (www.rotary.org/pt).
Outras publicações relevantes
Isto É Rotary (001-PT), sumário sobre o Rotary International e a Fundação Rotária.
Fundação Rotária — Guia de Referência (219PT), sumário sobre os programas e serviços da
Fundação.
A Fundação Rotária — Cartão de Bolso (159PT), dados estatísticos sobre doações e financiamentos de programas.
Relatório Anual do RI e da Fundação Rotária de
2008-09 (187-PT), Folheto com relatórios sobre
principais eventos e realizações do ano rotário de
2008-09 e resumo dos demonstrativos financeiros.
Internet
Muitos recursos informativos estão disponíveis
na internet, inclusive:
Site do Rotary International
www.rotary.org/pt/gse
Site do Plano Visão de Futuro
www.rotary.org/pt/futurevision
As últimas notícias podem ser encontradas no
boletim do Plano Visão de Futuro, no mesmo site.
A internet como recurso para o IGE
• Trocar e-mails com o distrito parceiro é excelente forma de
dinamizar o diálogo.
• Criar uma página na internet para a equipe de IGE.
• Pesquisar informações sobre o país anfitrião por intermédio dos
recursos citados nesta publicação e muitos outros.
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Agência de seguros Harbour Group
www.hginsurance.com/rotary
O Rotary recomenda, mas não exige, a compra
de apólice de seguros através da agência Harbour Group, especializada em Intercâmbios de
Grupos de Estudo.
Guia para ligações telefônicas e códigos de
acesso
www.business.att.com/bt/dial_guide.jsp
Fusos horários em todo o mundo
www.timeanddate.com/worldclock
Conversão de moedas
www.oanda.com
Site BBC Languages
www.bbc.co.uk/languages/
Site de tradução
www.worldlingo.com/wl/translate
http://translate.google.com/translate
Embaixadas no mundo e banco de dados de
consulados
www.worldembassyinformation.com/
Centro Norte-Americano para Controle e
Prevenção de Doenças
www.cdc.gov
CIA World Factbook
www.odci.gov/cia/publications/factbook
Blogger
(instruções para criar seu próprio blog)
www.blogger.com/start
Blogstream
(outro site de criação de blogs)
www.blogstream.com
Outros recursos
• Embaixadas e consulados podem oferecer
informações sobre o país anfitrião e seu sistema educacional.
• Os Voluntários da Paz e outras organizações educacionais internacionais podem
oferecer sugestões sobre como superar o
choque cultural e melhorar a comunicação
com outras culturas.
• Universidades nos distritos anfitrião e
patrocinador podem oferecer a rotarianos
informações adicionais sobre diferenças
culturais.
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Formulários
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Guia para Promoção do Intercâmbio de
Grupos de Estudos
A visão reformulada da Fundação Rotária possibilita novas
oportunidades para publicações referentes a relações públicas.
Desde seu lançamento em 1965, o programa Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE) proporcionou experiências profissionais, educacionais e culturais a mais de 70.000 pessoas. Recentemente, os distritos começaram a explorar maneiras inovadoras de expandir a abrangência e
enfoque do IGE. Reconhecendo os benefícios dessas ideias, os curadores da Fundação Rotária
concordaram em 2008 em rever a missão da entidade e incentivar todos os distritos a alinhar
suas atividades com as áreas de enfoque da Fundação. São seis essas áreas de enfoque: paz
e prevenção/ resolução de conflitos; prevenção e tratamento de doenças; recursos hídricos e
saneamento; saúde materno-infantil; educação básica e alfabetização; desenvolvimento econômico e comunitário.
Incorporação de atividades de relações públicas ao processo
de planejamento
Com o intuito de permitir que os distritos sejam criativos no planejamento dos intercâmbios, é
importante que as relações públicas sejam consideradas desde a primeira fase do planejamento.
Equipes envolvidas em atividades relevantes à comunidade como um todo normalmente obtêm
melhor cobertura da mídia. Vale lembrar que os distritos têm a liberdade de formar equipes
adequadas às necessidades locais. As categorias de IGE descritas a seguir podem aumentar a
visibilidade do programa e torná-lo mais atrativo para a mídia.
• IGE em área de enfoque — As equipes podem ser compostas por participantes com
profissões relacionadas a uma ou mais das áreas de enfoque, e os distritos devem identificar
os pontos fortes e as necessidades da comunidade. Se o distrito constatar que a comunidade
possui um ponto forte relacionado a uma das áreas de enfoque, poderá recrutar profissionais
para ajudar em atividades no distrito parceiro. Do mesmo modo, as necessidades da comunidade podem ser tratadas por profissionais do outro distrito.
• IGE univocacional — Equipes compostas de representantes de uma única ocupação (médicos, professores, agricultores, engenheiros, etc.) enriquecem as comunidades que visitam e
ampliam os próprios horizontes profissionais através da troca de informações relacionadas a
sua especialidade.
• IGE cultural — O objetivo dos intercâmbios culturais é permitir que artistas, escritores,
músicos, linguistas ou administradores de museus compartilhem seus talentos e interesses
através de um IGE direcionado aos aspectos criativos da área em que atuam. O aprimoramento profissional pode dar-se assistindo aulas de ioga na Índia, de tango na Argentina ou
regendo um ensaio da Filarmônica de Nova York.
• IGE entre países vizinhos — Intercâmbio entre distritos localizados em nações que fazem
fronteira ou que estejam geograficamente próximas, podendo envolver mais de dois países.
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• IGE com países não-rotários — Novidades sempre chamam a atenção da mídia. Intercâmbios de Grupos de Estudos geralmente são organizados entre países rotários, mas nos
últimos anos, tem havido troca de visitas com vários países não-rotários, como o Vietnã.
Com frequência, IGEs são precursores de expansão rotária em novas regiões. Em áreas onde
o Rotary não é conhecido, um IGE é visto com interesse e curiosidade pela mídia e pela
comunidade.
• IGE humanitário — Muitas equipes de IGE fortalecem seus laços de amizade detectando
necessidades humanitárias nos distritos anfitriões e retornando a seus distritos com propostas para projetos que possam fazer jus a subsídios da Fundação. O Distrito 6290 (Canadá
e EUA) e o Distrito 2440 (Turquia) criaram uma relação forte, permaneceram em contato e
acabaram formando parceria em projeto de Subsídio Equivalente. Com o apoio da Fundação
Rotária os distritos compraram um equipamento de mamografia para beneficiar mulheres
carentes da Turquia. Estima-se que 50.000 mulheres passarão pelo exame no período de
10 anos.
Recrutamento de participantes para o IGE
A qualidade do programa de IGE é proporcional às habilidades de seus participantes. Para
atrair pessoas qualificadas, divulgue o IGE a diversos setores da comunidade:
• Alerte a mídia. Envie comunicados a jornais, revistas e estações de rádio e TV locais anunciando a disponibilidade de vagas no programa (veja exemplo). O distrito americano 5170
criou anúncios de utilidade pública para rádio, de 30 e 60 segundos de duração, convidando
participantes em potencial a se inscrever para uma equipe de IGE que visitaria a América
Central. Várias estações veicularam o anúncio, o que ajudou a atrair candidatos (veja exemplo).
• Crie um anúncio atraente. Rotarianos muitas vezes podem comprar espaço publicitário
em jornais e revistas por preço reduzido. Trabalhe com um programador visual ou com o
departamento de publicidade de algum jornal e seja criativo. Os anúncios devem ter título
e texto sucintos, com breves explanações sobre o objetivo da viagem e o local a ser visitado
pela equipe de IGE, além da data, tipo de candidato procurado, prazo final para inscrição,
nome, telefone, fax e e-mail da pessoa de contato para informações adicionais.
• Tenha em mente os empregadores. Alguns candidatos em potencial podem estar preocupados com a licença ou férias que terão que tirar (de até seis semanas) do trabalho. É importante que os empregadores reconheçam os benefícios do IGE e apoiem o programa. Envie
informações sobre os próximos intercâmbios, panfletos sobre o IGE e formulários de inscrição aos gerentes de recursos humanos para que passem as informações aos funcionários. Em
empresas de maior porte, é apropriado reunir-se com um representante de recursos humanos para discutir a melhor maneira de divulgar as informações dentro da empresa. Considere a possibilidade de expor materiais sobre o IGE em bibliotecas ou escritórios municipais.
• Use redes sociais na internet. As redes sociais são ótimas maneiras de se conectar com jovens profissionais e promover o IGE. O Rotary possui uma página oficial no Facebook e no
Twitter, um grupo no LinkedIn e seu próprio canal no YouTube. Além disso, muitos participantes de IGE têm blogs sobre sua experiência.
• Use a rede de contatos do Rotary. Muitos participantes de IGE tomaram conhecimento
sobre o programa ao conversar com amigos, colegas ou rotarianos que fizeram parte de
uma equipe de intercâmbio. Informe os Rotary Clubs a respeito do próximo IGE e peça aos
rotarianos para divulgar o programa a colegas de trabalho e amigos. Peça a ex-participantes
de IGE para relatar a outras pessoas sobre suas experiências e os benefícios de participar do
programa.
Cada distrito deve criar e manter um banco de dados sobre os ex-participantes que patrocinaram. Se precisar de ajuda para criar tal banco, contate o escritório de ex-participantes de
programas da Fundação Rotária na sede mundial do RI.
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Interação com a mídia
A mídia procura histórias interessantes, atraentes, relevantes e adequadas ao momento. A visão
dos membros de uma equipe estrangeira a respeito da comunidade local pode ser matéria que
chame a atenção. Procure oportunidades de relações públicas que vão além do simples envio
de comunicado à mídia anunciando as inscrições. Após contatar um repórter envie-lhe, pelo
menos uma semana antes da chegada da equipe, cópia do itinerário a ser seguido pelos visitantes, breves biografias de cada um deles e o nome, telefone, fax e e-mail da pessoa de contato.
Envie fotos
Uma maneira de obter cobertura da mídia é oferecendo fotos a jornais ou boas oportunidades
de filmagem televisivas. Se o jornal não puder enviar um fotógrafo, tire as fotografias você
mesmo ou contrate um profissional. Fotos bonitas e de boa qualidade têm grandes chances de
serem usadas.
Coloque legendas nas fotos explicando as cenas e identificando as pessoas.
Ao tirar fotografias, seja criativo. Grupos de pessoas olhando para a máquina fotográfica
normalmente não são muito interessantes. Tire fotos que denotem ação, sejam expressivas ou
reflitam o propósito do IGE, como por exemplo:
• Integrantesdaequipeemaçãocolaborandocomprofissionaisdacomunidade
• Exemplodeinteraçãoentreduasculturas
• Membrosdaequipefazendoapresentações
• Equipetrabalhandocomrotarianosemprojetohumanitárioouinteragindocomcrianças
• Semprequepossível,incluaoemblemadoRotaryretratadoemplacaoupeçadevestuário
Envie fotos ilustrativas do IGE ao Rotary International para uso em publicações e pôsteres.
Prepare os integrantes das equipes
Participantes e ex-participantes de IGE são os melhores porta-vozes do programa. Durante
um intercâmbio, os membros da equipe devem estar preparados para falar sobre o Rotary e
seu país de origem. Com essa finalidade, entregue aos participantes dados sobre o Rotary e as
iniciativas de prestação de serviços do distrito patrocinador. Sugerimos que realize sessões de
orientação, com entrevistas simuladas com a mídia, para preparar os membros para possíveis
perguntas. Antes de partir, todos devem estar aptos a:
• Fazerumaapresentaçãocurtasobreseupaísdeorigem,adequadaaRotaryClubsououtras
audiências.
• Respondercomperspicáciaaperguntasdamídiaedopúblico.
• DemonstrarcertoconhecimentoaoconversarsobreosprogramaseatividadesdoRotary.
Divulgue os resultados
Algumas das melhores oportunidades de relações públicas surgem depois da conclusão do
intercâmbio. Chris Orr, deficiente visual integrante de equipe de IGE da Nova Zelândia que
em 1989 visitou a Suécia, estabeleceu um relacionamento duradouro com o Rotary que já deu
origem a diversos projetos voltados a deficientes visuais. O Rotary Club de Newmarket, em
Auckland, com a ajuda de Orr, atualmente treinador de cães para cegos na Royal New Zealand
Foundation for the Blind, fundou um estúdio de produção de audiolivros.
Diversos intercâmbios resultaram em projetos que receberam Subsídios Equivalentes ou foram
implementados conjuntamente pelos distritos internacionais e locais. Integrantes da equipe
também voltam com ideias inovadoras que podem aprimorar seu desempenho no trabalho. Divulgando os resultados de um IGE é possível ilustrar o impacto duradouro de um intercâmbio
e produzir matéria de conteúdo humano que atraia a atenção da mídia.
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Crise!
Um integrante da equipe é ferido ou roubado durante o intercâmbio. Um participante relata
à mídia alguma experiência desagradável ocorrida durante o intercâmbio. Apesar de todos os
esforços, às vezes surgem situações desse tipo. Quando um repórter o contatar a respeito de
matéria potencialmente negativa, o melhor a fazer é falar a verdade. Se não puder responder na
hora, peça tempo para informar-se antes de fazer uma declaração. Depois que o problema for
resolvido, contate o repórter para informá-lo sobre o que foi feito para reparar a situação.
Avise o governador do distrito e os funcionários da seção de IGE sobre qualquer publicidade
potencialmente negativa.
Materiais sobre relações públicas
Diversas publicações e materiais disponíveis através do Rotary International ajudam a promover
o programa IGE. Encomende materiais por meio de shop.rotary.org, da central de pedidos (tel.:
+1-847-866-4600; fax: +1-847-866-3276; [email protected]) ou do escritório internacional de sua região.
• IntercâmbiodeGruposdeEstudos(folheto)(160) — Informações essenciais sobre o
programa IGE. Pode ser enviado à mídia ou a empresas, exposto em áreas de movimento ou
oferecido a pessoas interessadas no programa.
• Isto É Rotary (001) — Todo clube deve ter este folheto, que dá uma descrição geral do
Rotary a associados potenciais, público em geral e beneficiários de programas da entidade,
e é ótima ferramenta de relações públicas em eventos não-rotários.
• O Que É o Rotary? (419) Este cartão, excelente para entregar a não-rotarianos, cabe na
carteira e dá uma breve descrição sobre o Rotary e seu campo de atuação. Ideal para distribuição a não-rotarianos.
• FolhadeDadossobreoRotary (somente na web) — Folhas informativas que ajudam a
preparar comunicados à mídia e materiais promocionais para ajudar na divulgação do trabalho rotário.
• RelaçõesPúblicasEficazes:GuiaparaRotaryClubs (257) — Ótimo manual com sugestões e orientação sobre como divulgar as atividades do clube e exemplos de técnicas específicas de relações públicas.
• Rotary PR Tips (somente na web) — Boletim quinzenal para clubes e distritos em busca de
ideias de como divulgar o Rotary na comunidade. Cadastre-se on-line em www.rotary.org ou
envie e-mail a [email protected].
• IstoÉRotary(vídeo) (449) — Compilação de histórias sobre o Rotary mundo afora. Pode
ser mostrado em reunião de clube, a associados potenciais e também, para motivar projetos
na comunidade. Pode também ser veiculado na televisão. Em segmentos, com duração total
de 27 minutos.
• Humanidade em Ação V (607) — A próxima fase da Campanha Global de Divulgação do
Rotary. O jogo de quatro DVDs com anúncios de utilidade pública para televisão, rádio,
mídia impressa, internet e outdoors provê materiais de apoio ao desenvolvimento do quadro
associativo e à campanha Elimine a Pólio Agora. Tais anúncios podem ser baixados de
www.rotary.org/pt/Members/RunningAClub/InformingTheCommunity/Pages/Humanityin
Motion.aspx. Gratuito, limite de um por rotariano.
Para informações atualizadas, visite www.rotary.org/pt.
Mais informações . . .
Para saber mais como promover o programa IGE, contate o departamento de Relações Públicas
pelo telefone +1-847-866-3237; fax +1-847-866-8237; ou e-mail:
[email protected].
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Exemplo de comunicado à mídia: Em busca de participantes
(Insirainformaçõesdecontatoaqui)
RotaryClubprocuraprofissionaisparafazerintercâmbioem(país)
(Cidade), (estado/província), (data) — Rotarianos de (área — pode ser distrito, clube ou região
geográfica) estão em busca de profissionais qualificados para visitar (país) em (mês, ano) como
parte do programa Intercâmbio de Grupos de Estudos da Fundação Rotária.
Através desse programa, equipes compostas por profissionais de diversos campos de atuação
visitam, durante quatro a seis semanas, profissionais de outro país, para trocar informações culturais e entrar em contato direto com diferentes hábitos, técnicas de trabalho e estilos de vida.
O objetivo de um Intercâmbio de Grupos de Estudos é promover compreensão e boa vontade
internacionais através de contato pessoal. Enquanto estão no exterior, os membros das equipes ficam hospedados em lares de rotarianos e têm a chance de conhecer colegas de profissão.
Além disso, fazem apresentações sobre seu país em reuniões de Rotary Clubs e outros eventos.
A Fundação Rotária paga a passagem de ida e volta, e os rotarianos do país anfitrião oferecem
refeições e alojamento e cobrem despesas de viagens dentro dos limites do distrito. Os visitantes arcam com as despesas pessoais e gastos imprevistos.
Os interessados precisam ser pessoas que possuam emprego de tempo integral em empresa
reconhecida. Profissionais de 25 a 40 anos são incentivados a participar. Os candidatos devem
morar ou trabalhar no Distrito Rotário (indique o número e especifique os limites geográficos
do distrito).
Para obter o formulário de inscrição, contate (providencie as informações para contato inclusive nome, endereço, telefones comercial e residencial e e-mail da pessoa encarregada, assim
como o prazo final para inscrições).
Modelo de anúncio de utilidade pública para rádio — Procuram-se
integrantes para equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos
DICA: Quando enviar este modelo de script ao diretor de programação de alguma estação de
rádio, inclua carta explicando a razão pela qual o distrito deseja veiculá-lo. Inclua também
informações básicas sobre o programa IGE como, por exemplo, panfleto ou folha de dados.
Procuram-separticipantesparaintercâmbiodoRotary—30segundos
PROFISSIONAIS ENTUSIASMADOS, BEM INFORMADOS E ELOQUENTES ESTÃO CONVIDADOS A PARTICIPAR DE VISITA PATROCINADA PELO ROTARY A (PAÍS) EM (MÊS). ATRAVÉS DO PROGRAMA INTERCÂMBIO DE GRUPOS DE ESTUDOS DO ROTARY, RESIDENTES
DE NOSSA REGIÃO TERÃO A OPORTUNIDADE DE CONTRIBUIR PARA O AUMENTO DA
COMPREENSÃO MUNDIAL VISITANDO OUTRO PAÍS. OS CINCO MEMBROS DA EQUIPE
SERÃO APRESENTADOS A COLEGAS DE PROFISSÃO E HOSPEDADOS POR ROTARIANOS,
E TERÃO CONTATO DIRETO COM O POVO E A CULTURA DE (PAÍS ANFITRIÃO).
PESSOAS DE 25 A 40 ANOS, INTERESSADAS EM REPRESENTAR (ÁREA) NO EXTERIOR,
DEVEM SE INSCREVER. CONTATE O ROTARY PELO TELEFONE (NÚMERO) PARA OBTER
FORMULÁRIOS DE INSCRIÇÃO E MAIS INFORMAÇÕES.
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Solicitação de Reserva de Passagens para a Equipe de IGE
– referente às diretrizes de viagem na página 23
Este formulário deve ser recebido no departamento de IGE da Fundação Rotária e na agência RITS apropriada pelo
menos 45 dias antes da partida. É obrigatório o envio eletrônico, pois formulários preenchidos à mão não serão aceitos. Se
o RITS não receber os documentos dentro do prazo, a reserva das passagens não será feita. Neste caso, a viagem terá que
ser adiada ou o distrito terá que comprar os bilhetes localmente e pedir reembolso, de acordo com valor aprovado pelo
RITS.
•
Para minimizar possíveis mudanças na reserva, planeje o itinerário da viagem da equipe cuidadosamente com o distrito
anfitrião e organize a equipe adequadamente antes do envio deste formulário. O RITS se comunicará apenas com o presidente
da comissão distrital de IGE ou o líder da equipe.
•
Todas as passagens devem ser emitidas pelo menos um mês antes da data de partida.
•
As passagens não poderão ser alteradas após sua emissão. Revise cuidadosamente todas as sugestões de voo e verifique se os
nomes dos participantes estão digitados exatamente como aparecem em seus passaportes.
•
Os bilhetes aéreos serão enviados ao presidente da comissão distrital de IGE ou ao líder da equipe. Se os documentos préviagem não forem enviados corretamente e dentro do prazo à Fundação Rotária, seu coordenador de IGE reserva-se o direito
de cancelar ou adiar a viagem.
•
O RITS exige que todas as solicitações de compra de passagem lhe sejam enviadas pelo menos 45 dias antes da data
programada para a partida. São permitidas somente duas reservas por equipe, e os itinerários precisam ser aprovados assim
que você os receber.
•
As pessoas que tiverem outras solicitações pessoais de viagem antes ou depois do intercâmbio deverão pagar uma taxa
administrativa de US$15 para trechos domésticos (dentro dos EUA) e US$35 para trechos internacionais.
COORDENADOR DE VIAGENS (presidente da comissão distrital de IGE ou líder da equipe)
SOBRENOME
NOME
TELEFONE RESIDENCIAL
TELEFONE COMERCIAL
DISTRITO PATROCINADOR
DISTRITO ANFITRIÃO
E-MAIL
LÍDER DA EQUIPE Escrever o nome como consta do passaporte.
SOBRENOME
NOME
ENDEREÇO
ESTADO/PROVÍNCIA
NACIONALIDADE
CIDADE
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
E-MAIL
FAX
TELEFONE RESIDENCIAL
TELEFONE COMERCIAL
MEMBROS DA EQUIPE Escrever o nome como consta do passaporte.
SOBRENOME
NOME
NACIONALIDADE
SOBRENOME
NOME
NACIONALIDADE
SOBRENOME
NOME
NACIONALIDADE
SOBRENOME
NOME
NACIONALIDADE
ATENÇÃO! O distrito alocou fundos SHARE e recebeu a devida aprovação do distrito anfitrião para a inclusão de
membros adicionais na equipe? Fornecer o nome como consta do passaporte.
SOBRENOME
NOME
NACIONALIDADE
SOBRENOME
NOME
NACIONALIDADE
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DETALHES DA VIAGEM
CIDADE DE EMBARQUE NO DISTRITO PATROCINADOR
CIDADE DE CHEGADA/EMBARQUE* NO DISTRITO ANFITRIÃO
CIDADE DE EMBARQUE NO DISTRITO ANFITRIÃO
DATA DE CHEGADA (DD/MM/AAAA)
DATA DE RETORNO (DD/MM/AAAA)
* Segundo as normas da Fundação, todas as equipes devem embarcar e chegar na mesma cidade do distrito anfitrião .
Viagens pessoais: Se algum dos membros da equipe desejar fazer viagens particulares após o intercâmbio, forneça um itinerário
detalhado de tais viagens no espaço abaixo. Os membros da equipe devem pagar as despesas referentes às passagens aéreas de suas
viagens particulares quando estas forem emitidas. Os agentes do RITS calcularão os custos pertinentes e informarão o valor ao
líder da equipe. O RITS não faz reservas de passagens saindo de cidade diferente daquela do embarque original.
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Representantes autorizados dos Serviços de Viagem do RI (RITS)
Se não houver um representante autorizado do RITS em seu país, queira enviar o pedido de reserva de passagem ao escritório
do RITS nos EUA. Digite “RITS” no campo de busca de www.rotary.org/pt para encontrar a lista de agências mais recente.
ARGENTINA, CHILE, URUGUAI
Contato - Martha Sanchez
Eduardo Sanchez Viajes y Turismo
Florida 833
2 Piso Of. 202 “H”
1005 Buenos Aires
ARGENTINA
Tel: 54 11 43 11 6141
Fax: 54 11 43 13 8091
E-mail: [email protected]
FORA DO HORÁRIO COMERCIAL
54 11 4613 0067
AUSTRÁLIA & NOVA ZELÂNDIA
Contato - Debbie Fraser
Gilpin Travel
DX CP31045, PO Box 99381
Newmarket, Auckland
NOVA ZELÂNDIA
Tel: 64 09 361 4730
Fax: 64 09 361 4731
E-mail: [email protected]
FORA DO HORÁRIO COMERCIAL
64 9 3614 4730
Ligação gratuita: 0800 800 798
disque 1 (somente na Nova
Zelândia) fora da Nova Zelândia 1 800 244 914
BRASIL
Contato - Rosely Tamashiro
Flytour American Express Business
Travel
Avenida Jurua, 641
Alphaville
Barueri, SP
BRASIL
Tel: 55 11 4502 2613
Fax: 55 11 4502 2625
E-mail:
[email protected]
FORA DO HORÁRIO COMERCIAL
55 11 4506 7766
Outras regiões do Brasil: 4004-0007
São Paulo 4706 77 66
ÍNDIA
Contato - Bejoy Samuel
Escritório do RI para Sul da Ásia
Thapar House
New Delhi, 110 001
ÍNDIA
Tel: 91 11 42613838 or 42250156
Fax: 91 11 42250191/92
E-mail: [email protected]
JAPÃO
Contato - Akihiko Soga (Aki)
Tonichi Travel Service (TNK)
Rotary Section
Tsukiji KY Bldg. 4th Flr
4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku
Tokyo 104-0045
JAPÃO
Tel: 81 3 5148 1730
Fax: 81 3 5148 1827
E-mail: [email protected]
FORA DO HORÁRIO COMERCIAL
81 90 1799 2736
COREIA
Contato - Kerry Park
Sejoong Namo Travel Service
19th Flr Samsung Life Bldg.
150, Taepyeongro 2-Ga
Jung-gu, Seoul, 100-716
COREIA
Tel: 82 2 2126 7897
Fax: 82 2 753 3114
E-mail: [email protected] or
[email protected]
FILIPINAS
Contato - Cecile Vergara
The Baron Travel Corporation
Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2)
6817 Ayala Avenue North Corner
Dela Costa Street
Salcedo Village, Makati City
FILIPINAS
Tel: 63 2 817 4926
Fax: 63 2 819 2993
E-mail:
[email protected]
FORA DO HORÁRIO COMERCIAL
63 921 9285110 ou 63 917 3201006
EUA
American Express
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Ave. 12NW
Evanston, IL 60201-3698
EUA
Tel: 847 866 3411
Fax: 847 866 6297
E-mail: [email protected]
FORA DO HORÁRIO COMERCIAL
800 842 0242 ou
313 271 7887 (fora dos EUA)
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Pedido de Autorização para Compra Local de Passagens para a Equipe de IGE
Envie o formulário preenchido a [email protected] ou à agência do RITS em sua região pelo menos 45 dias antes da
data de partida. É obrigatório o envio eletrônico, pois formulários preenchidos à mão não serão aceitos. Quando enviar o
e-mail, anexe o orçamento referente à compra local da passagem e copie seu coordenador de IGE. O itinerário indicando
números dos vôos, horários, nome da companhia e tarifa da passagem deve ser dado por um agente de viagens ou empresa
aérea.
•
•
O distrito não será reembolsado pela compra local da passagem até que os documentos exigidos sejam recebidos pela
Fundação e o coordenador do IGE tenha autorizado o reembolso.
O distrito não será reembolsado pela compra local da passagem a menos que os documentos exigidos sejam enviados no
mínimo 45 dias antes da viagem.
Importante: Viajantes podem solicitar autorização para comprar a passagem localmente caso consigam preço melhor que
o oferecido pelo RITS ou seu representante (o custo deve ser pelo menos US$100 mais baixo que o preço do RITS).
Favor digitar.
Distrito patrocinador
Distrito anfitrião
LÍDER DA EQUIPE Escrever o nome como consta do passaporte.
SOBRENOME
NOME
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
NACIONALIDADE
TELEFONE
FAX
E-MAIL
MEMBROS DA EQUIPE Escrever o nome como consta do passaporte.
SOBRENOME
NOME
SOBRENOME
NOME
NOME
NACIONALIDADE
SOBRENOME
NACIONALIDADE
SOBRENOME
NACIONALIDADE
NOME
NACIONALIDADE
ATENÇÃO! O distrito alocou fundos SHARE e recebeu a devida aprovação do distrito anfitrião para a inclusão de
membros adicionais na equipe? Escrever nome de membros adicionais como consta do passaporte.
SOBRENOME
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NACIONALIDADE
SOBRENOME
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NACIONALIDADE
Certificado de Obtenção de Seguro para os Membros e o Líder da Equipe de IGE
A passagem aérea somente será emitida após a entrega deste formulário. Favor digitar abaixo os dados do seu seguro.
Por meio deste documento atesto que pesquisei os custos de hospitalização e tratamento médico no país anfitrião e que
adquiri cobertura de seguro apropriada para esses custos, válida no(s) país(es) em que viajarei, estudarei e visitarei durante
minha participação no programa de Intercâmbio de Grupos de Estudos, desde a data da partida até o término oficial da
viagem. Esta cobertura atende ao requisito mínimo estipulado pela Fundação Rotária, a saber:
US$250.000, ou equivalente, para cobrir gastos médico-hospitalares, inclusive despesas devido a acidentes e
enfermidades, hospitalização e benefícios relacionados
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA DE GASTOS MÉDICOS, HOSPITALIZAÇÃO E TRANSPORTE DE EMERGÊNCIA, E NÚMERO DA APÓLICE
US$50.000 ou equivalente para transporte médico de emergência
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA DE GASTOS MÉDICOS, HOSPITALIZAÇÃO E TRANSPORTE DE EMERGÊNCIA, E NÚMERO DA APÓLICE
US$10.000 ou equivalente contra morte acidental e invalidez
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA EM CASO DE MORTE ACIDENTAL OU INVALIDEZ, E NÚMERO DA APÓLICE
US$20.000 ou equivalente para repatriação de restos mortais
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA POR REPATRIAÇÃO DE RESTOS MORTAIS, E NÚMERO DA APÓLICE
Estou ciente de que a cobertura de seguro exigida pelo Rotary International/Fundação Rotária não representa
necessariamente o nível mais apropriado à proteção do participante, e de que devo consultar um profissional da área de
seguros para determinar quais coberturas e limites serão adequados para cobertura na(s) área(s) visitada(s). Sei também que
o Rotary International e a Fundação Rotária não proveem nenhum tipo de seguro aos participantes deste programa.
Atesto, além disso, que meu seguro já estava em vigor e/ou foi obtido localmente; que examinei a apólice e confirmo que ela
oferece a cobertura mínima exigida para despesas significativas com assistência médico-hospitalar, inclusive gastos com
doença e acidente, internação e benefícios relacionados, transporte médico de emergência, morte acidental ou invalidez, e
repatriação de restos mortais. A apólice é válida para todos os países que visitarei durante minha participação no
Intercâmbio de Grupos de Estudos.
Indique abaixo o período de validade da apólice. A cobertura deve ser válida desde a data planejada para embarque ao país
de estudos até a data oficial de término da viagem.
/
DE:
DIA
/
MÊS
ANO
A:
/
DIA
/
MÊS
ANO
Atesto que li e compreendi os termos deste formulário.
NOME DO PARTICIPANTE DA EQUIPE DE IGE (EM LETRA DE FORMA)
DISTRITO
ASSINATURA DO PARTICIPANTE DA EQUIPE DE IGE
DATA (DD/MM/AAAA)
ESTE FORMULÁRIO DEVE SER RECEBIDO PELO PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE IGE
DOIS MESES ANTES DA VIAGEM
Envie o formulário preenchido ao presidente da subcomissão distrital de IGE.
Este o enviará, com as inscrições de todos os integrantes da equipe, ao coordenador de IGE na Fundação Rotária. Toda a
documentação preparatória para a viagem da equipe deve ser enviada em apenas uma correspondência.
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Atestado Médico para os Membros e o Líder da Equipe de IGE
Data:
Examinei nesta data
NOME DO PARTICIPANTE DA EQUIPE DE IGE (EM LETRA DE FORMA)
e atesto que encontra-se fisicamente saudável e mentalmente apto a cumprir um programa intensivo de viagem e estudos no
exterior.
NOME DO MÉDICO EXAMINADOR (EM LETRA DE FORMA)
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
PAÍS
ASSINATURA DO MÉDICO EXAMINADOR
ESTE FORMULÁRIO DEVE SER RECEBIDO PELO PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE IGE
DOIS MESES ANTES DA VIAGEM
Envie o formulário preenchido ao presidente da subcomissão distrital de IGE.
Este o enviará, com as inscrições de todos os integrantes da equipe, ao coordenador de IGE na Fundação Rotária. Toda a
documentação preparatória para a viagem da equipe deve ser enviada em apenas uma correspondência.
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Fundação Rotária
Intercâmbio de Grupos de Estudos
Itinerário no distrito anfitrião
Este formulário tem o propósito de ajudar o distrito anfitrião a estabelecer um itinerário para a equipe de IGE visitante. As normas do
programa exigem que a estadia total do grupo inclua cinco dias vocacionais para cada membro e os seguintes dias de descanso: um ou dois
dias após a chegada ao país, meio dia no meio da semana, um dia do fim de semana e dois dias inteiros no meio da viagem.
O itinerário deve ser recebido pelo distrito patrocinador e pelo departamento de IGE no RI pelo menos 45 dias antes da data de
chegada. As equipes não poderão viajar se não tiverem seu itinerário previamente aprovado pela Fundação Rotária. Forneça o
máximo de informações possível para que os membros da equipe possam ser contatados rapidamente em caso de emergência.
Este modelo é para uma semana de atividades. Faça cópias conforme necessário. O campo de texto é autoajustável. Se possível, use o
idioma do distrito patrocinador.
Distrito patrocinador:
Semana
Manhã
_________
Distrito anfitrião:
Tarde
________
Noite
Rotary Club
Data:
Data:
Data:
Data:
Data:
Data:
Data:
Dados da família anfitriã
Datas:
Endereço:
Dados da família anfitriã
Datas:
Endereço:
Dados da família anfitriã
Datas:
Endereço:
Dados da família anfitriã
Datas:
Endereço:
Dados da família anfitriã
Datas:
Endereço:
Líder da equipe:
Contato:
Telefone:
E-mail:
Membro da equipe:
Contato:
Telefone:
E-mail:
Membro da equipe:
Contato:
Telefone:
E-mail:
Membro da equipe:
Contato:
Telefone:
E-mail:
Membro da equipe:
Contato:
Telefone:
E-mail:
F U N D A Ç Ã O R O T Á R I A D O R O T A R Y I N T E R N A T I O N A L • tel.: +1-847-866-3000 • w w w . r o t a r y . o r g | 1
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Pedido de Subsídio por Participação de Equipe de IGE na Conferência Distrital
O valor máximo do subsídio é de US$500, ou o equivalente em moeda local.
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE, por e-mail ou fax (+1-847-556-2143).
Requisitos para receber um subsídio:
1) Devem ser apresentados recibos de todos os gastos incorridos, inclusive despesas com transporte.
2) Toda equipe de IGE visitante deve fazer uma apresentação de 30 minutos na conferência distrital.
3) Deve ser anexada a programação da conferência distrital com indicação de quando a apresentação da equipe foi
realizada.
4) Este formulário deve ser enviado no máximo dois meses após as despesas terem sido incorridas. A Fundação
Rotária não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
5) Os distritos devem incluir uma folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação possa restituílos eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do formulário.
Data da conferência distrital
Despesas que qualificam para este subsídio:
Acomodações
Custo
Refeições
Custo
Taxas de inscrição
Custo
Transporte
Custo
Total solicitado:
Importante: A Fundação Rotária não autoriza pagamentos de despesas que não sejam comprovadas por meio de recibos e
documentação completa, tal como programação da conferência distrital.
Favor digitar.
Pedido enviado pelo Distrito
Distrito parceiro
NOME
E-MAIL
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
E-MAIL
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
Envie este formulário por e-mail ou fax ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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PAÍS
Pedido para Subsídio por Viagens da Equipe de IGE no Distrito Anfitrião
APENAS PARA DISTRITOS EM PAÍSES DESIGNADOS PELO RI COMO DE BAIXA RENDA
O valor máximo do subsídio é de US$600, ou o equivalente em moeda local, para transporte da equipe visitante dentro do
distrito anfitrião.
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE por e-mail ou fax (+1-847-556-2143).
Requisitos para receber o subsídio:
1) Devem ser apresentados recibos de todos os gastos incorridos, inclusive despesas com transporte.
2) As viagens internas da equipe de IGE visitante devem ser efetuadas por meio de transportes comerciais. A Fundação
Rotária não reembolsará despesas pessoais.
3) Este formulário deve ser enviado no máximo dois meses após as despesas terem sido incorridas. A Fundação Rotária
não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
4) Os distritos devem incluir a folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação faça o
ressarcimento eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do formulário.
Despesas de viagem que qualificam para o subsídio:
De
Para
Distância
Custo
De
Para
Distância
Custo
De
Para
Distância
Custo
De
Para
Distância
Custo
Total solicitado:
Importante: A Fundação Rotária não autoriza pagamentos de despesas que não sejam comprovadas por meio de recibos e
documentação completa.
Favor digitar.
Pedido enviado pelo Distrito
Distrito parceiro
NOME
E-MAIL
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
E-MAIL
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
Envie este formulário por e-mail ou fax ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma por Equipe de IGE
O valor máximo do subsídio é de US$1.000, ou o equivalente em moeda local.
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE por e-mail ou fax (+1-847-556-2143).
Favor digitar.
Pedido submetido pelo Distrito
Distrito parceiro
NOME
E-MAIL
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
E-MAIL
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
Elegibilidade: A equipe deve estar viajando para um distrito cujo idioma seja diferente do seu ou onde um idioma comum
não seja falado pela maioria da população.
Para qualificar-se ao subsídio o distrito deve, antes de incorrer na despesa:
1) Apresentar documentos indicando o conteúdo e o custo do programa de treinamento tais como folhetos, contratos, listas
de preços ou quaisquer outros comprovantes dessa natureza.
2) Enviar este formulário à Fundação Rotária dois meses antes do embarque da equipe.
3) Incluir uma folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação faça o ressarcimento
eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do formulário.
Para qualificar ao reembolso o distrito deve:
1) Incluir os recibos e uma breve descrição de cada uma das despesas incorridas.
2) Enviar este formulário à Fundação Rotária no máximo dois meses após a ocorrência das despesas. A Fundação
Rotária não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
3) Incluir a folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação faça o ressarcimento
eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do formulário.
Tipo de despesa
Descrição da despesa
Moeda
Valor da despesa
Aulas
Material autodidático
Livros e publicações
Outra
Total do pedido (Não pode exceder US$1.000, a menos que alocações tenham
sido feitas através do Sistema SHARE)
Importante: Se o distrito estiver solicitando reembolso, lembre-se de que a Fundação Rotária não autoriza pagamentos de
despesas que não sejam comprovadas por meio de recibos e documentação completa. Será processado apenas um pedido por
equipe.
Aprovação de alocação SHARE: Se o valor do subsídio solicitado exceder US$1.000 e o distrito tiver alocado fundos
adicionais SHARE para estudo de idioma, favor preencher o formulário Pedido de Suplementação para Programa de IGE
através do Sistema SHARE.
Envie este formulário por e-mail ou fax ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Subsídio para Pernoite Forçado
O valor máximo do subsídio é de US$150 por pessoa (acomodação e refeições) ou o equivalente em moeda local, ou
US$100 por pessoa para escala inevitável. A Fundação reembolsará essas despesas após a conclusão do intercâmbio, desde
que sejam apresentados os recibos apropriados. A Fundação não cobrirá despesas de transporte de ida e volta ao aeroporto e
taxas de embarque dos países, tampouco pernoite depois da chegada da equipe no distrito anfitrião.
Caso a equipe opte por passar 24 horas na cidade de escala, as despesas correrão por conta desta ou do distrito patrocinador.
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE por e-mail ou fax (+1-847-556-2143).
Para ser elegível ao subsídio, o distrito deve:
1) Incluir recibos de todos os gastos incorridos, inclusive despesas com acomodação e refeições, e extrato de cartão de
crédito mostrando a taxa de câmbio aplicada à transação.
2) Obter aprovação do RITS para pernoite forçado ou escala inevitável.
3) Enviar este formulário no máximo dois meses após as despesas terem sido incorridas.
4) Incluir a folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação faça o ressarcimento
eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do formulário.
Despesas aplicáveis de pernoite forçado: Favor digitar.
Pedido enviado pelo Distrito
Distrito parceiro
NOME
E-MAIL
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
E-MAIL
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
Envie este formulário por e-mail ou fax ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE por e-mail ou fax (+1-847-556-2143)
MEMBROS ADICIONAIS DA EQUIPE (veja página 5)
Custo: US$3.000 do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) por membro adicional (no máximo dois por equipe)
US$2.000 do FDUC por membro adicional para IGE entre Países Vizinhos (no máximo dois por equipe)
Elegibilidade:
• Distritos que alocaram fundos SHARE à Suplementação de Programas
• Os distritos devem obter o endosso, por escrito, do governador do distrito anfitrião
Total do FDUC a ser utilizado US$
ORIENTAÇÃO DA EQUIPE (veja página 21)
Custo: US$1.000 do FDUC por equipe
Elegibilidade:
• Distritos que alocaram fundos SHARE à Suplementação de Programas.
• Os distritos devem apresentar recibos de todos os dispêndios até dois meses após as despesas terem sido
incorridas. A Fundação Rotária não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
• Os membros da equipe devem participar, obrigatoriamente, de um programa de no mínimo doze horas de
orientação, independente deste pedido.
• Os distritos devem incluir a folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação faça o
ressarcimento eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do
formulário.
Total do FDUC a ser utilizado US$
ESTUDO DE IDIOMAS (que exceda os US$1.000 outorgados pela Fundação Rotária) (veja página 22)
Custo: Uso do FDUC sem restrições
Elegibilidade:
• Distritos que alocaram fundos SHARE à Suplementação de Programas.
• Os distritos devem apresentar recibos de todos os dispêndios até dois meses após as despesas terem sido
incorridas. A Fundação Rotária não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
• Consulte o formulário de Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma (página 46).
• Os distritos devem incluir a folha de Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos para que a Fundação faça o
ressarcimento eletronicamente. É importante que as informações da conta bancária do distrito constem do
formulário.
Total do FDUC a ser utilizado US$
Total do FDUC a ser utilizado (soma dos três itens) US$
ASSINATURA DO PRESIDENTE DA COMISSÃO DISTRITAL DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA (OBRIGATÓRIA CASO FUNDOS SHARE SEJAM UTILIZADOS)
DATA
ASSINATURA DO GOVERNADOR DE DISTRITO (OBRIGATÓRIA CASO FUNDOS SHARE SEJAM UTILIZADOS)
DATA
Pedido enviado pelo Distrito
NOME
E-MAIL
TÍTULO
DISTRITO
Distrito parceiro
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
ENDEREÇO
CIDADE
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ESTADO/PROVÍNCIA
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Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos
Todos os rotarianos que solicitarem reembolsos do Rotary International devem preencher este
formulário. O pagamento poderá atrasar caso as informações fornecidas estejam incompletas
ou incorretas, portanto, siga as intruções. Este formulário e outros documentos, como cópia
de recibos, devem ser enviados à Fundação Rotária dentro de dois meses após a ocorrência
das despesas. A Fundação não pode garantir o reembolso de pedidos enviados depois deste
período.
Instruções
1. Preenchimento
Seção A: Preencha esta seção independente do método de pagamento.
Seção B: Indique como prefere receber os fundos marcando o quadrado correspondente.
Consulte as Diretrizes para Pagamento para verificar o método de pagamento, moeda e o que
é necessário para remessa de dinheiro ao seu país. Se tiver conta em banco situado fora de seu
país de residência, verifique as informações do país para onde o dinheiro deve ser enviado.
• EFT:Amaioriadospagamentoséfeitaportransferênciaeletrônicadefundos(EFT),queéo
meiomaisseguroeeconômico.Forneçaosdadosdocorrentistaexatamentecomoaparecem
na conta, além de outras informações, se necessário.
• Cheque:Pagamentosemcheque,enviadosdiretamenteaoendereçofornecido,valem
somenteparaalgunspaíses(vejaDiretrizes para Pagamento).
Seção C: Preencha esta seção se o dinheiro for enviado por EFT. É necessário fornecer os
dados do banco nos EUA que intermediará a transação se o pagamento for feito em dólares
americanos. Contate seu banco para obter essas informações.
2. Entrega do formulário
Envie o formulário preenchido para o coordenador de IGE. Não é necessário assinar o
documento, pois o próprio e-mail vale como confirmação de identidade. Se não puder mandar
pore-mail,dateeassineoformulárioeenvieaofax+1-847-556-2143.Setiverqueprenchê-lo
à mão, faça-o em letra de forma com caneta preta ou azul.
Dúvidas? Fale com seu coordenador de IGE.
As Diretrizes para Pagamento podem ser encontradas em www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf
/rits_payment_guidelines_pt.pdf, ou no site www.rotary.org/pt clicando Associados >
Informações gerais > Servicos de viagem > Diretrizes do departamento de contas a pagar.
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Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos
Envie
formulário
e-mailRecebedor
ao seu coordenador
dedos
IGE. SeFundos
não for possível, assine e date o formulário e
Envie oeste
formulário
ao e-mailpor
[email protected]
ou ao fax +1-847-556-2137.
Dados
do preenchido
Rotariano
encaminhe-oporfaxaocoordenadordeIGE(+1-847-556-2143)
SEÇÃO
A: formulário
Dados pessoais
Envie
este
ao e-mail [email protected] ou ao fax +1-847-556-2137.
Nome A: Dados pessoais
SEÇÃO
Sobrenome
Nome
Número de sócio
Sobrenome
Endereçode sócio
Número
Cidade/Estado/Código postal/País
Endereço
Telefone
Cidade/Estado/Código postal/País
Telefone
E-mail de preferência
E-mail
de recebedor
preferênciados fundos (pagamento em cheque)
Nome do
Nome do recebedor dos fundos (pagamento em cheque)
SEÇÃO B: Opção de pagamento
SEÇÃO
IndiqueB:o Opção
métodode
de pagamento
pagamento preferido (veja Diretrizes para Pagamento para saber como funciona em seu país):
 Cheque/Ordem
pagamento
para endereço
(endereço
que
aparece na
Seção
A)como funciona em seu país):
Indique
o método de de
pagamento
preferido
(veja Diretrizes
para
Pagamento
para
saber
 Cheque/Ordem
EFT (preencha Seção
C)

de pagamento
para endereço (endereço que aparece na Seção A)
 EFT (preencha Seção C)
SEÇÃO C: Preencha esta seção se o pagamento for feito por transferência eletrônica
SEÇÃO
C: Preencha
esta(obrigatório)
seção se o pagamento for feito por transferência eletrônica
Nome exato
do correntista
Nome
exato
do correntista
Número
da conta
bancária(obrigatório)
Número da conta bancária
Moeda da conta (dólares americanos ou moeda local)
Moeda da conta (dólares americanos ou moeda local)
Dados do banco recebedor
Dados do banco recebedor
Nome
Nome
Endereço/Cidade/Código postal/País
(cidade e país são exigidos)
Endereço/Cidade/Código
postal/País
(cidade e país são exigidos)
Telefone
Telefone
Código ABA Routing (exigido para todos os EFTs nos EUA):
Código ABA Routing (exigido para todos os EFTs nos EUA):
(exigido para todas as transferências
SWIFT Code/BIC
(exigido
para todas as transferências
internacionais):
SWIFT Code/BIC
internacionais):
(exigido para todos os pagamentos feitos
IBAN
(exigido
para todos os pagamentos feitos
na Europa):
IBAN
na Europa):
Especifique outras referências bancárias requeridas, como clearing
Especifique
referências
bancárias
code, códigooutras
do banco
e agência,
BSB, requeridas,
Sort, IFSC,como
etc... clearing
Esclareça
code,
códigoestá
do banco
agência, BSB, Sort, IFSC, etc... Esclareça
que código
sendo efornecido.
que código está sendo fornecido.
Banco nos EUA que intermediará a transação (para transferência internacional de dólares)
Banco nos EUA que intermediará a transação (para transferência internacional de dólares)
Nome do banco
Nome do banco
Endereço/Cidade/Estado
Endereço/Cidade/Estado
Telefone
Telefone
Código ABA Routing (exigido)
Código ABA Routing (exigido)
Assinatura do
do rotariano
rotariano
Assinatura
5 0
Data
Data
2 2
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Dados Pessoais
Importante: Este não é o formulário de inscrição (161-PT) para participar da equipe
de IGE. Formulários de inscrição podem ser obtidos por intermédio do presidente da
comissão de IGE do distrito patrocinador.
Foto
Favor digitar.
Sou (assinale uma opção)
Líder de equipe
Membro de equipe
DADOS DE CONTATO
NÚMERO DO DISTRITO PATROCINADOR
PAÍS
NOME
SOBRENOME
Sexo:
Masculino
Feminino
Data de nascimento:
/
DIA
/
MÊS
TELEFONE RESIDENCIAL
TELEFONE COMERCIAL
FAX
E-MAIL
ESTADO CIVIL (PARA USO DO DISTRITO ANFITRIÃO)
Nº DE FILHOS
ANO
NOMES E IDADES DOS FILHOS
DADOS PROFISSIONAIS
OCUPAÇÃO
ANOS NO EXERCÍCIO DA PROFISSÃO
SETOR PROFISSIONAL
TAREFAS ESPECÍFICAS RELACIONADAS À PROFISSÃO
VISITAS A LOCAIS ESPECÍFICOS RELACIONADOS À PROFISSÃO
METAS PROFISSIONAIS PARA A EXPERIÊNCIA DE IGE
PREFERÊNCIAS DE ACOMODAÇÃO
LÍNGUA MATERNA
OUTROS IDIOMAS
ACOMODAÇÕES ESPECIAIS
RESTRIÇÕES MÉDICAS OU ALIMENTARES
Prefiro ser hospedado pela família anfitriã junto com outro membro da equipe.
Sim
Não
Sem preferência
ESTE FORMULÁRIO DEVE SER ENVIADO AO PRESIDENTE DA COMISSÃO DISTRITAL DE IGE TRÊS
MESES ANTES DA VIAGEM
O presidente da comissão distrital de IGE deve enviar cópias dos formulários de dados pessoais dos membros da equipe ao
distrito anfitrião imediatamente após a seleção dos membros da equipe.
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Relatório Final do IGE
Também disponível para download no site www.rotary.org/pt.
Favor digitar.
Eu fui (assinale uma opção)
Líder de equipe
Membro de equipe
NOME
ANO DO INTERCÂMBIO
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
FAX
E-MAIL
DISTRITO PATROCINADOR E PAÍS
DISTRITO ANFITRIÃO E PAÍS
PAÍS
Responda às questões a seguir. Se precisar, utilize folhas avulsas. Envie cópia deste relatório ao presidente da comissão
distrital de IGE do distrito patrocinador.
Por que decidiu participar do IGE? O programa de IGE correspondeu às suas expectativas?
De que forma os materiais e treinamentos recebidos da Fundação e do distrito patrocinador ajudaram em sua preparação
para o intercâmbio? Tem sugestões para a melhoria do processo de orientação?
Como a vivência no exterior influenciou sua forma de ver o mundo, o país anfitrião e seu próprio país? De que forma o
intercâmbio foi útil como experiência profissional? Qual o aspecto mais importante do intercâmbio?
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De quais atividades você e os outros integrantes da equipe participaram durante o intercâmbio?
Que conselho ou informação daria a futuros participantes de IGE?
De que forma pretende continuar envolvido com o Rotary? Se convidado, gostaria de tornar-se sócio de Rotary Club ou
Rotaract Club?
ENVIAR AO PRESIDENTE DA COMISSÃO DISTRITAL DE IGE NO MÁXIMO ATÉ DOIS MESES APÓS O
RETORNO DA EQUIPE (INCLUIR, SE POSSÍVEL, FOTOS DIGITAIS DO INTERCÂMBIO). CASO OS
RELATÓRIOS NÃO SEJAM ENTREGUES DENTRO DO PRAZO ESTIPULADO, OS DISTRITOS PODERÃO
NÃO TER CONFIRMADAS AS PARCERIAS PARA O ANO ROTÁRIO SUBSEQUENTE.
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Avaliação do IGE
Deve ser enviado ao presidente da comissão distrital de IGE juntamente com o relatório final.
Favor digitar.
Fui (assinale uma opção)
Líder de equipe
Membro de equipe
NOME
ANO DO INTERCÂMBIO
ENDEREÇO
CIDADE/ESTADO/PROVÍNCIA
CEP/CÓDIGO POSTAL
PAÍS
FAX
E-MAIL
DISTRITO PATROCINADOR E PAÍS
DISTRITO ANFITRIÃO E PAÍS
Utilize a escala abaixo para avaliar cada item. Escolha
o valor que melhor expresse sua opinião. Escreva o
número no espaço à esquerda. As respostas são
confidenciais.
0
1
2
3
4
5
Não se aplica
Péssimo
Ruim
Razoável
Bom
Excelente
I. Avalie:
1. Orientação e cooperação recebidas:
a. do presidente da comissão de IGE do
distrito patrocinador
b. do líder da equipe (para membros de
equipe)
c. do presidente da comissão de IGE do
distrito anfitrião
d. do coordenador de IGE na Fundação
Rotária (pertinente apenas a líderes da
equipe)
e. por meio dos materiais sobre o IGE
2. Eficácia da orientação recebida antes da
viagem sobre:
a. vida e costumes no país anfitrião
b. metas e objetivos do Rotary
c. metas e objetivos do IGE
d. suas atribuições/missão como
integrante de equipe e embaixador do
Rotary
e. relacionamento, trabalho em equipe e
dinâmica de grupo
3.
Experiência com a família anfitriã
4.
Eficácia dos dias de observação
profissional
5.
Qualidade do atendimento prestado
pelos Serviços de Viagens do Rotary
International (para membros de
equipe)
6. Caso o idioma falado no distrito anfitrião tenha
sido diferente de sua língua pátria, avalie sua
proficiência:
a. antes do intercâmbio ou do curso de
idioma estrangeiro financiado pela
Fundação, se aplicável
b. depois do curso de idioma financiado
pela Fundação
(se aplicável)
c. durante e após o intercâmbio
7.
Não recebi orientação
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Sua opinião geral sobre o IGE
II. Número aproximado de apresentações durante
e após o intercâmbio:
1.
Rotary Clubs durante o intercâmbio
2.
Outras audiências durante o
intercâmbio
3.
Rotary Clubs após o intercâmbio
4.
Outras audiências após o intercâmbio
9. Acredita que o intercâmbio terá impacto
positivo na sua vida pessoal e profissional?
Sim
Não
IV. Comentários (use folhas avulsas se necessário)
1. Sugestões para aumentar a eficácia do
programa:
III. Assinale apenas as alternativas pertinentes.
1. Como tomou conhecimento do programa de
IGE:
Empregador
Rotariano
Ex-participante de IGE
Rotaractiano
Outro
2. Antes de ser selecionado para integrar a equipe
fui:
Bolsista da Fundação Rotária
Rotaractiano
Ex-participante de programa da Fundação
Nenhuma das opções acima
2. Sugestões para futuros participantes de IGE:
3. Participou do mínimo de cinco dias de
observação profissional?
Sim
Não
4. Compareceu à conferência distrital do distrito
anfitrião durante o intercâmbio?
Sim
Não
5. Compareceu à conferência distrital do distrito
patrocinador antes ou após o intercâmbio?
Sim
Não
6. Viajou às suas próprias custas a outros lugares
após o intercâmbio?
Sim
Não
Caso afirmativo, informe por quanto tempo:
Este formulário deve ser enviado para o presidente
da comissão distrital de IGE, que o encaminhará à
Fundação Rotária.
Group Study Exchange Department
The Rotary Foundation
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EUA
Menos de 1 semana
1 a 2 semanas
Mais de 2 semanas
7. Se convidado, aceitaria tornar-se rotariano ou
rotaractiano?
Sim
Não
CASO OS RELATÓRIOS DA VIAGEM NÃO
SEJAM ENTREGUES DENTRO DE DOIS
MESES APÓS O RETORNO, OS DISTRITOS
PODERÃO NÃO TER CONFIRMADAS SUAS
PARCERIAS PARA O ANO ROTÁRIO
SUBSEQUENTE.
8. O programa de IGE correspondeu às suas
expectativas?
Sim
Não
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Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião
A ser preenchido pelo distrito anfitrião e submetido ao coordenador de IGE na Fundação Rotária após a finalização da
viagem.
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE por e-mail ou fax (+1-847-556-2143).
NOME
CARGO
DISTRITO ANFITRIÃO
DISTRITO VISITANTE
E-MAIL
Suas opiniões:
Sim
Não
1.
A equipe visitante recebeu o itinerário antes de chegar a seu distrito?
2.
O conhecimento de língua estrangeira dos membros da equipe visitante era adequado para que estes se beneficiassem
do intercâmbio?
Sim
Não
Avalie os seguintes itens de acordo com a escala abaixo, utilizando o valor que melhor expresse sua opinião. Escreva o
número no espaço à esquerda. As respostas são confidenciais.
1 = Péssimo
1.
2.
3.
4.
5.
2 = Ruim 3 = Razoável 4 = Bom 5 = Excelente
Integração e relacionamento da equipe durante a viagem de estudos
Comunicação com o distrito da equipe visitante antes da chegada desta
Qualidade das apresentações da equipe visitante
Adequação dos membros da equipe visitante
Adequação do líder da equipe visitante
DADOS ESTATÍSTICOS
Número de famílias disponíveis para hospedar membros da equipe
1.
Número de clubes participantes
2.
3.
Número total de dias de observação profissional
Número de dias de descanso da equipe
4.
5.
Número de visitas a clubes e apresentações
COMENTÁRIOS ADICIONAIS:
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Relato sobre Experiência com o IGE
Mande artigos e fotos do IGE.
Envie este formulário ao seu coordenador de IGE por e-mail ou fax (+1-847-556-2143).
Local da experiência
Data da experiência
Contatos para mais informações:
NOME DA PESSOA QUE PREENCHEU ESTE FORMULÁRIO
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
TELEFONE
FAX
E-MAIL
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
TELEFONE
FAX
E-MAIL
NOME
ENDEREÇO
Tomei conhecimento por telefonema, conversa ou correspondência, sobre o fato ou evento a seguir relacionado ao
Rotary/Fundação Rotária que poderá servir de assunto para matéria ou artigo. Entendo que este material será copiado e
divulgado às divisões de Relações Públicas e de Comunicação, conforme apropriado.
Descrição do evento:
De que forma este evento interessa a rotarianos e ao público em geral?
Anexe cartas, artigos de jornal e fotografias relevantes.
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Fundação Rotáriado
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
Telefone: +1-847-866-3000
Fax: +1-847-556-2143
www.rotary.org
165-PT—(510)