INTERCÂMBIO DE GRUPOS DE ESTUDOS
PROGRAMA INTERNACIONAL DE INTERCÂMBIO
PARA JOVENS PROFISSIONAIS
GUIA PARA ROTARIANOS
A publicação Intercâmbio de Grupos de Estudos — Guia para Rotarianos é
dirigida a presidentes de subcomissão distrital de IGE, líderes de equipe de IGE, governadores de distrito,
e outros rotarianos envolvidos com este programa da Fundação Rotária.
Use-a como um guia para familiarizar-se com o programa e obter informações sobre as normas
e os procedimentos que regem essa iniciativa internacional da Fundação Rotária.
A informações contidas neste manual eram válidas por ocasião da publicação. Modificações adotadas pelos curadores da Fundação
Rotária após sua impressão sobrepõem-se às afirmações aqui dispostas. Além disso, outras circunstâncias que fogem a nosso controle
podem afetar certos aspectos, tais como preparativos de viagem e cumprimento de exigências de determinados países. As subcomissões
distritais de IGE dos países anfitrião e patrocinador, tanto quanto os integrantes e líderes de equipe de IGE, devem checar antes da
viagem se houve alguma mudança nos requisitos. Caso qualquer das normas aqui contidas viole algum preceito legal aplicado em
seu distrito, contate o departamento de IGE, na Fundação Rotária, para obter instruções sobre como proceder.
CONTEÚDO
Cronograma do IGE
Introdução
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CICLO DO IGE
Seção 1: Participação e formação de parcerias no programa de IGE
Participação 6
Inscrição distrital 7
Formação de parcerias 8
Divulgação das parcerias 8
Assembléia internacional 9
Seção 2: Recebendo equipes de IGE
Como receber uma equipe 10
Seção 3: Patrocínio de equipes de IGE
Como enviar uma equipe 16
Seleção e orientação 17
Viagem da equipe 22
Avaliação do intercâmbio e contato com ex-participantes
Implementação de programas bem-sucedidos 24
Recursos 28
24
Seção 4: Formulários
Pedido de Reserva de Passagens para a Equipe de IGE 31
Pedido de Autorização para Compra Local de Passagens
para a Equipe de IGE 33
Certificado de Obtenção de Seguro e Atestado Médico 35
Pedido de Subsídio para Participação na Conferência Distrital 37
Pedido de Subsídio para Viagens Internas da Equipe de IGE 38
Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma 39
Pedido de Subsídio para Pernoite Forçado 40
Pedido de Suplementação para Programa de IGE
através do Sistema SHARE 41
Relatório final do IGE 43
Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião 45
Relato sobre Experiência com o IGE 47
CRONOGRAMA DO IGE
Segue abaixo um cronograma geral para auxiliar rotarianos a planejar o
IGE de seus distritos.
Julho e agosto
Governadores de distrito recebem os formulários de Inscrição Distrital
para IGE.
1º de outubro
Prazo final de entrega à Fundação Rotária dos formulários de Inscrição
Distrital preenchidos.
Novembro a janeiro
Curadores confirmam as parcerias e notificam os distritos.
Junho e julho
Presidente da subcomissão distrital de IGE recebe formulários de inscrição de membros e líder de equipe, programação, material promocional e
distintivos de lapela.
Pelo menos seis meses antes da partida
Comissão distrital de seleção de IGE entrevista candidatos e escolhe líder
e membros da equipe.
Dois meses antes do embarque
Anfitriões enviam o itinerário proposto ao coordenador de IGE na Fundação Rotária e às equipes visitantes.
Formulários de inscrição, certificados de obtenção de seguro e atestados
médicos devem ser enviados à Fundação Rotária
Pedidos de reserva de passagens para a equipe de IGE devem ser remetidos ao RITS (Serviços de Viagens do Rotary International) ou representante autorizado.
Observação: A partir de 2004-05, se os documentos exigidos antes da
viagem não forem recebidos pela Fundação no mínimo 45 antes da
partida, o IGE pode ser CANCELADO.
Dois meses após o retorno
Prazo para encaminhamento dos relatórios finais das equipes à Fundação
Rotária, aos governadores dos distritos e aos presidentes das subcomissões
distritais de IGE dos distritos participantes.
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INTRODUÇÃO
O que é o Intercâmbio de
Grupos de Estudos?
O Intercâmbio de Grupos de Estudos é um
programa educacional da Fundação Rotária
em que distritos rotários de diferentes países
formam parcerias para enviar e receber equipes
profissionais, compostas de um líder rotariano
e quatro a seis membros não-rotarianos, por
quatro a seis semanas. Sempre que possível a
hospedagem é em lares de rotarianos.
•
Dias de observação profissional
— Oferecem aos participantes a oportunidade de verificar como suas ocupações
são exercidas em outros países.
— Beneficiam suas carreiras a longo prazo,
por meio de participação em programas
de estudos, debates e troca de idéias em
suas áreas específicas de atuação.
•
Experiências culturais
— Permitem que os participantes, por
meio de um programa estruturado,
conheçam povo, cultura, idioma, e instituições de outros países.
— Promovem a apreciação da diversidade
cultural em todo o mundo.
•
Oportunidades para companheirismo
Metas e Objetivos
O Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE)
oferece oportunidade única, em termos culturais e de capacitação, a jovens profissionais em
fase inicial de carreira. O programa foi criado
com o intuito de aprimorar nos participantes
as habilidades vocacionais e qualidades de líder,
para que possam atender às necessidades de
suas comunidades e cumprir as exigências de
um mercado de trabalho cada vez mais globalizado. Além disso, o IGE oferece a rotarianos
a oportunidade de participar do processo de
envio e recepção de grupos, uma experiência
educativa que contribui para o cumprimento
da missão do Rotary.
O IGE é um programa abrangente de viagens
internacionais e atividades em equipe.
— Provêem a oportunidade de convivência
entre os membros das equipes e seus
anfitriões, em ambiente de amizade e
boa-vontade.
— Permitem a conscientização recíproca
sobre problemas, aspirações e inquietações comunitárias.
— Fomentam amizades duradouras e maior
compreensão internacional.
•
Participação de rotarianos
— O IGE oferece a rotarianos a oportunidade de prestar serviços internacionalmente e proporcionar a jovens
profissionais, em início de carreira, uma
perspectiva de como suas ocupações são
exercidas em outros países e culturas.
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“Prezarei esta
experiência
inesquecível para o
resto da minha vida
— a oportunidade
inigualável de ter
vivenciado uma
cultura diferente em
todos seus aspectos e
sua plenitude.”
— FRANK MARTIN,
LÍDER DE EQUIPE
DE IGE DO DISTRITO
9780 (AUSTRÁLIA)
PARA O DISTRITO
3790 (FILIPINAS)
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Responsabilidades do
coordenador de IGE na
Fundação Rotária
•
Ajudar a encontrar um distrito parceiro
para IGE
•
Fornecer material de apoio e sugestões para
o programa de orientação
•
Oferecer informações sobre intercâmbios
anteriores do distrito
•
Ajudar a contatar o distrito parceiro
Antes de contatar o coordenador consulte este
manual, pois poderá encontrar respostas para
muitas questões.
Financiamento de IGE
A aprovação de fundos para um IGE regular
é baseada nas informações do formulário de
inscrição distrital (167-PO), preenchido pelo
governador eleito e presidente da comissão
distrital da Fundação Rotária. Na página 7
encontrará detalhes sobre este formulário. Os
pedidos distritais de IGE são aprovados somente se Fundo Mundial ou FDUC tiver sido alocado para o ano de realização dos intercâmbios
sendo solicitados.
•
IGE concluído em um ano rotário
Distritos podem optar por alocar FDUC por
intermédio do SHARE para financiar intercâmbios em qualquer ano. O custo para o
distrito enviar uma equipe de IGE utilizando
FDUC é de US$11.000 (ou US$6.000 no caso
de IGE com país vizinho). Caso um dos distritos parceiros tenha alocado FDUC para o IGE,
as duas equipes podem viajar no mesmo ano.
Para poder solicitar financiamento para equipe
de IGE através do FDUC, o distrito deve ter
fundos alocados no sistema SHARE.
IGE doado
•
O IGE patrocinado por FDUC doado
pelo distrito parceiro pode ser realizado no
decorrer de um ano, sendo que os dois distritos podem enviar e receber uma equipe
nesse período.
•
O FDUC doado pode ser na forma de
“doação única” de US$11.000 (US$6.000
no caso de IGE com país vizinho), ou
“doação conjunta”, que ocorre quando o
distrito doador cobre metade das despesas
de envio da equipe do distrito parceiro
(US$5.500, ou US$3.000 no caso de intercâmbio com país vizinho), e este último
aloca o restante do custo por meio do
FDUC.
•
Doações de FDUC podem ser efetuadas
exclusivamente pela totalidade ou metade
do custo do IGE.
•
O distrito doador é responsável tanto pela
doação ao distrito parceiro quanto pelo
financiamento de sua própria equipe de
IGE, seja por meio do Fundo Mundial ou
por alocação do FDUC.
IGE financiado pelo Fundo Mundial
•
•
Distritos podem solicitar IGE por intermédio do Fundo Mundial a cada dois anos,
independentemente de suas contribuições à
Fundação Rotária. Para saber o último ano
em que solicitou financiamento por meio
do Fundo Mundial, o distrito deve consultar a World Fund Availability List (Lista de
verbas disponíveis do Fundo Mundial) no
site www.rotary.org, ou pedir assistência ao
coordenador de IGE.
Se ambos os distritos parceiros estiverem
utilizando o Fundo Mundial, o programa
deve ser realizado no decorrer de dois anos.
— Os distritos recebem e enviam equipes
em anos alternados, mas consecutivos,
para que todos os anos estejam envolvidos com um intercâmbio de IGE.
— Os distritos parceiros determinam o ano
em que as respectivas equipes viajarão.
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Caso um distrito tenha obtido financiamento do Fundo Mundial para enviar
sua equipe e o distrito parceiro tenha patrocínio do Fundo Distrital de Utilização
Controlada (FDUC) para também mandar
um grupo, os dois intercâmbios podem ser
realizados no mesmo ano. Leia a seguir as
diretrizes para IGE concluído em um ano
rotário.
• Financiamento para IGE proveniente do
Fundo Mundial não pode ser doado por
um distrito a outro, nem dividido para ser
utilizado em dois anos do programa.
Suplementação para Programa de IGE
através do Sistema SHARE
Se o distrito solicitou suficiente alocação de
fundos ao sistema SHARE, pode utilizar
uma das seguintes opções de suplementação.
(Formulário para solicitar suplementação
encontra-se na página 41.)
•
Membros adicionais de equipe
— O distrito pode incluir até dois membros adicionais alocando US$2.000
do FDUC por pessoa, ou US$1.000
no caso de IGE entre países vizinhos.
A emissão de passagens para membros
adicionais somente é autorizada após o
coordenador do IGE verificar se há suficiente FDUC alocado.
— A aprovação para a inclusão de membros adicionais é condicional ao recebimento de um pedido de suplementação
com endosso do governador do distrito
anfitrião.
•
Orientação da equipe
— O distrito é elegível para receber verba
de US$500 para orientação de equipe
de IGE, desde que tenha alocado o mesmo valor em FDUC para esta categoria
do sistema SHARE.
— A quantia visa cobrir as despesas associadas a planejamento e implementação
das atividades de orientação das equipes
que viajarão a outros países. É obrigatória a participação da equipe, antes da
viagem, em programa de orientação
de pelo menos 12 horas.
•
Suplementação para estudo de idioma
— O distrito é elegível a subsídio adicional
(além dos US$1.000 oferecidos pela
Fundação) para cobrir custos de estudo
de idioma, se tiver alocado fundos a essa
categoria por intermédio do sistema
SHARE.
A Fundação Rotária financia:
•
O transporte mais econômico para cada
equipe, desde um ponto de partida comum
no distrito patrocinador (ou redondezas),
até o ponto de chegada no distrito anfitrião
(ou redondezas), bem como o transporte de
volta, entre os mesmos pontos.
•
Custos adicionais resultantes de cancelamento justificado das passagens de membros ou líderes de equipe que não possam
participar da viagem e subseqüente emissão
de novas passagens para os suplentes.
•
Acomodações e refeições até um máximo
de US$100, ou equivalente por pessoa,
para pernoites em virtude da falta de conexão direta, ou uma diária de US$80 no
caso de problemas com conexão de vôos.
Os reembolsos são efetuados após a conclusão do intercâmbio, mediante apresentação
dos recibos pertinentes.
•
Custos relacionados a suplementações do
programa, dependendo da elegibilidade do
distrito e da alocação do FDUC. Verbas
adicionais estão disponíveis a distritos de
países de baixo poder econômico. O valor
independe do tamanho da equipe. (Detalhes na página 41.)
A Fundação Rotária não financia:
•
Transporte de ida e volta aos aeroportos
•
Taxas de embarque dos países
•
Vistos
•
Pernoites opcionais durante a viagem ao
distrito anfitrião
•
Viagens particulares
•
Despesas decorrentes de alterações no roteiro de viagens, inclusive escalas opcionais
•
Aumento no valor de tarifa aérea e taxas em
decorrência de antecipação da viagem
•
Taxas por excesso de bagagem e seguro
contra cancelamento de vôo
•
Aumento de preço das passagens em conseqüência de apresentação extemporânea ou
incompleta de documentação e informações, ou demora na finalização do roteiro
da viagem
Os documentos devem ser recebidos pela
Fundação pelo menos dois meses antes do
embarque, e todos os planos de viagem, inclusive relativos a viagens pessoais a ser realizadas após a conclusão do programa, devem
ser finalizados um mês antes da partida.
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S E Ç Ã O
1
PARTICIPAÇÃO E FORMAÇÃO DE
PARCERIAS NO PROGRAMA DE IGE
SELEÇÃO DA
SUBCOMISSÃO
DISTRITAL DE IGE
A subcomissão distrital de IGE deve incluir
pelo menos três membros com mandatos escalonados. O governador eleito deve integrar a
subcomissão e, junto com o governador, selecionar os demais membros.
Responsabilidades da subcomissão
distrital de IGE
•
Distribuir materiais sobre o IGE
•
Divulgar o programa
•
Preparar as equipes antes da viagem por
meio de programa de orientação
•
Preparar o itinerário para a equipe visitante
e detalhes logísticos
•
Assegurar a observância das normas do
programa
•
Fixar prazos distritais importantes relacionados ao IGE
•
Atuar como elo entre as comissões de clubes e os funcionários responsáveis por IGE
na Fundação Rotária
•
Coordenar os procedimentos necessários
após a conclusão do intercâmbio e assegurar que os relatórios finais sejam enviados
à Fundação
A subcomissão distrital de IGE não é responsável por selecionar os membros da equipe.
Consulte Comissão de Seleção na página 17
para obter mais detalhes.
Planejamento de um IGE
IGEs bem planejados, com orientação e objetivos claros tendem a obter
êxito. Considere as metas de serviços internacionais do distrito como
um todo e defina como o IGE poderá contribuir para alcançá-las.
De que outros programas da Fundação o distrito participa?
Se o distrito concluiu projeto de Subsídios Equivalentes com outro
distrito, um IGE seria excelente oportunidade de observar o resultado
do projeto.
Quais são as indústrias predominantes no distrito?
Talvez seja interessante procurar distritos parceiros que tenham o mesmo tipo de indústrias.
Em que áreas de prestação de serviços do Rotary o distrito está
envolvido: alfabetização, saúde pública, meio ambiente ou outras?
Uma equipe de IGE composta de especialistas nessas áreas poderia ser
indicada para dar continuidade a projetos de clube ou distrito.
Que regiões do mundo foram visitadas por equipes de IGE do distrito nos últimos cinco anos?
Os relatos de parcerias devem ser variados. Se o distrito nunca enviou
equipe de IGE ao sudeste da Ásia ou a país de baixa renda, talvez seja
interessante formar parceria com um distrito dessas regiões do mundo.
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Aprovação do clube
O pedido de intercâmbio deve obter a aprovação de pelo menos dois terços dos clubes do
distrito.
A subcomissão distrital de IGE deve decidir se
a aprovação dos clubes será obtida em votação
na assembléia ou conferência distrital, ou por
via postal.
Variações no modelo
tradicional de IGE
Não é necessária aprovação dos curadores para:
Equipes compostas de representantes
de uma única profissão
Uma equipe de IGE pode ser composta por
membros de uma única profissão, ou seja,
todos médicos, ecologistas, psicólogos, agrônomos, etc.
Equipes culturais
A equipe pode ser composta por pessoas com
diferentes vivências (tal como músicos, artistas, lingüistas, curadores de museus, etc.) para
que compartilhem seus talentos e experiências
artísticas, educacionais e culturais com a comunidade anfitriã.
IGEs entre distritos adjacentes
Dois distritos adjacentes podem unir-se para
participar do mesmo IGE, desde que escolham
equipes compostas de membros provenientes
de ambos os distritos e que o itinerário a ser
seguido pela equipe visitante inclua pontos
de interesse, atividades profissionais e estadias
com famílias em ambos os distritos durante a
parte recíproca do intercâmbio.
IGEs entre países vizinhos
Distritos podem participar de intercâmbios
com países vizinhos por um custo reduzido de
US$6.000 do FDUC.
•
IGE entre países vizinhos é um intercâmbio entre distritos localizados em nações
fronteiriças ou geograficamente próximas.
•
Em distritos que abrangem mais de um
país, as duas localidades envolvidas no intercâmbio devem ser de países fronteiriços
ou geograficamente próximos.
Funcionários responsáveis por IGE na Fundação Rotária podem ser contatados para saber
se o distrito se qualifica para intercâmbio com
determinado país vizinho.
IGEs humanitários
Inúmeras equipes de IGE encontraram a maneira perfeita de fortalecer amizades travadas
durante seus intercâmbios — identificaram
necessidades do distrito anfitrião e retornaram
a seus países com uma proposta para pedido de
subsídio da Fundação. Talvez uma comunidade
do distrito anfitrião tenha acesso limitado a
água potável, clínicas de reabilitação ou serviços de imunização ou, ainda, as escolas locais
careçam de suprimentos adequados. Seja qual
for a necessidade, não há melhor maneira de
estreitar as relações entre distritos do que complementar um IGE com um projeto de Subsídio Humanitário. Os distritos devem solicitar
aos membros de equipe que, com base em suas
habilidades profissionais, sugiram idéias de
projetos em seus relatórios finais.
Necessária aprovação dos curadores
Propostas de IGE que requerem análise
dos curadores
Desde sua criação, em 1965, o programa de
IGE vem se dedicando principalmente a intercâmbios entre países rotários. Nos últimos
anos, diversos intercâmbios foram realizados
com países ainda não afiliados ao Rotary (por
exemplo, República Popular da China e Vietnã). Em caráter excepcional e com a aprovação
dos curadores, os distritos podem usar verbas
do Fundo Distrital de Utilização Controlada
para intercâmbios com países não-rotários cujo
custo seja igual ao de um IGE regular.
Contate o departamento de IGE na Fundação
Rotária para obter informações adicionais sobre as diretrizes dos curadores e procedimentos
para submeter uma proposta.
PREENCHIMENTO E
ENVIO DO FORMULÁRIO
DE INSCRIÇÃO DISTRITAL
PARA IGE
O governador eleito, em conjunto com a
comissão distrital da Fundação Rotária, deve
enviar o formulário de Inscrição Distrital para
Intercâmbio de Grupos de Estudos (167-PO)
para viagens no ano de seu mandato. O formulário deve ser recebido pelo departamento de
IGE na Fundação Rotária até 1º de outubro do
ano anterior ao da realização do intercâmbio.
Criatividade e
foco em ação
No ano de 2002-03, o
Distrito 9470, no oeste
da Austrália, e o Distrito 5500, no Arizona
(EUA), organizaram um
intercâmbio cultural
especial com povos indígenas de seus países,
com equipes formadas
de aborígenes australianos e indígenas
norte-americanos. Por
intermédio do IGE esses jovens profissionais
puderam compartilhar
suas experiências e
conhecer outra cultura.
O material de inscrição e instruções para seu
preenchimento são enviados aos distritos em
julho de cada ano, estando também disponíveis
para download no site do RI (www.rotary.org).
O formulário de Inscrição Distrital deve:
•
Indicar o tipo de financiamento que o
distrito usará para cobrir as despesas de
envio da equipe de IGE (na página 4 encontrará explicações sobre as opções de
financiamento).
•
Indicar claramente o objetivo e metas do
intercâmbio.
•
Citar tipos de atividades das quais a equipe
visitante irá participar e locais que visitará.
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•
Dicas para
obter êxito
Convide ex-membros e ex-líderes de
equipes para ajudar
a promover o programa em reuniões de
clube.
Destaque o aspecto
profissional do IGE e
convide rotarianos
para falar de suas
ocupações.
Destaque a relação
do IGE com outros
programas da
Fundação.
Apresentar os planos para hospedagem da
equipe visitante.
•
Incluir plano detalhado de preparação e
orientação da equipe local que viajará ao
exterior
•
Indicar qual é o distrito parceiro. Se ainda
não houver um distrito parceiro definido,
indicar as três regiões geográficas de preferência (ver seção de Formação de Parcerias).
•
Antes de enviar o formulário, certificar-se
de que inclui as assinaturas necessárias.
Distritos podem enviar, no máximo, duas
equipes de IGE por ano de programa.
Exige-se formulário de inscrição separado
para cada equipe.
FORMAÇÃO DE
PARCERIAS
Auto-emparceiramento
As parcerias podem ser organizadas antes de
1º de outubro, prazo final de envio de formulários de Inscrição Distrital para IGE
(167-PO). Distritos que possuem parceiros
potenciais devem indicá-lo na seção “Autoemparceiramento prévio” do formulário. Os
curadores considerarão como auto-emparceiramento somente os distritos que indicarem interesse mútuo. Os distritos NÃO devem listar
parceiros que não concordaram previamente
em trabalhar em conjunto.
Os curadores reconhecem os benefícios dos
auto-emparceiramentos e dão preferência
àqueles que exploram diversidade cultural,
de idioma e de regiões.
Parcerias determinadas pelos curadores
Todo ano, cerca de 40% dos distritos não
conseguem encontrar parceiros de IGE antes
do prazo final de inscrição de 1º de outubro.
Nesses casos, os curadores organizam parcerias
apropriadas com base na história, disponibilidade e preferência geográfica dos distritos
envolvidos.
No formulário de inscrição devem estar listadas, em ordem de prioridade, três regiões geográficas de preferência para a parceria. A menos
que já tenha sido acordado, não se deve indicar
um distrito de preferência. A Fundação Rotária incentiva os distritos a selecionar regiões
geográficas com as quais não tenham formado
parcerias nos últimos 5 a 10 anos. Os curadores reservam-se o direito de determinar quais
distritos serão emparceirados, de acordo com
fatores geográficos, sócio-econômicos e culturais. Os distritos devem ser flexíveis e aceitar
a parceria determinada pelos curadores, pois a
disponibilidade de intercâmbios varia de um
ano para outro. Caso a parceria seja cancelada,
não há garantia de que a Fundação possa designar um distrito parceiro alternativo.
Perfil dos distritos
Dados sobre o histórico de participação e desempenho dos distritos em programas de IGE
podem ser compilados mediante solicitação. O
coordenador de IGE deve ser contatado para
obter mais detalhes.
DIVULGAÇÃO DAS
PARCERIAS
As parcerias são anunciadas até janeiro, o mais
tardar. Ao ser notificado da formação de parceria, o distrito deve tomar as seguintes medidas:
•
Contatar o coordenador de IGE na Fundação se necessitar resolver problemas relativos às parcerias.
•
Informar os sócios do distrito sobre a parceria formada, por meio da Carta Mensal
ou de um comunicado geral. Essa é também ótima oportunidade para pedir ajuda
dos clubes na busca de candidatos para
formar a equipe.
Pensamos que estávamos de acordo.
“O distrito prometeu formar parceria conosco e agora descobrimos que
já acertou com outro distrito!” Situações similares ocorrem todos os
anos. Para evitar esse inconveniente é importante obter um acordo por
escrito do distrito parceiro, manter contato regular com este e lembrá-lo
do acertado ao se aproximar o prazo para o envio do pedido.
Distritos não devem aceitar compromissos que não possam cumprir.
Fazer diversos acordos em um único ano é injusto e prejudicial aos
distritos com os quais se comprometeu, podendo resultar em distritos
sem parceiros para IGE.
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•
Contatar o distrito anfitrião (governador,
governador eleito, presidente da comissão
distrital da Fundação Rotária ou presidente
da subcomissão distrital de IGE). Contatar
o coordenador de IGE se necessitar obter
informações de contato do distrito parceiro.
Se o distrito ficou sem parceiro
O fato de o distrito enviar um formulário de
inscrição para IGE não garante que receberá o
subsídio solicitado. Se não for possível formar
uma parceria, a Fundação notificará o distrito
explicando os motivos. O distrito deve contatar
o departamento de IGE na Fundação para conhecer as opções existentes para sua área.
ASSEMBLÉIA
INTERNACIONAL
equipes no futuro, pode procurar um parceiro
com vários meses de antecedência. As chances
de encontrar um futuro parceiro de IGE podem ser aumentadas se:
•
Enviar cartas, faxes ou e-mails a distritos
parceiros em potencial.
•
Aproveitar os eventos e reuniões do Rotary
International para fazer contato e estabelecer relacionamentos.
•
Entregar ao governador eleito uma lista de
regiões ou distritos para tentar contatar durante a assembléia internacional.
•
Incentivar o governador eleito a distribuir
um perfil do distrito aos parceiros em potencial e colher informações de contato
para uso futuro.
•
Como a formação de parcerias é finalizada
muito antes da assembléia internacional, os
governadores eleitos não devem considerar tal
evento como oportunidade para procurar um
distrito parceiro.
Lembrar o governador eleito de que acordos feitos durante a assembléia deverão
ser discutidos com o líderes distritais e em
seguida formalizados por escrito.
•
A subcomissão distrital de IGE deve informar
o governador eleito sobre suas atribuições com
relação ao programa durante a assembléia internacional.
Cartas trocadas entre governadores eleitos
não obrigam as partes, mas facilitam a documentação do diálogo que poderá levar ao
acordo final.
•
Perguntar sobre as fontes de financiamento
(FDUC ou Fundo Mundial) do distrito
parceiro para determinado ano, para definir
se os IGEs ocorrerão no mesmo ano ou em
dois anos consecutivos.
Responsabilidades do governador eleito
•
Participar da sessão plenária, na qual deve
sentar-se ao lado do governador eleito do
distrito parceiro.
•
Esclarecer as datas de partida e de chegada
da própria equipe e da equipe visitante.
•
Esclarecer o que se espera quanto ao itinerário da visita, tamanho da equipe, expectativas profissionais e conhecimento de
idiomas.
•
Entregar, no final da sessão plenária de
IGE, a Folha de Dados do Distrito preenchida.
•
Visitar o estande da Fundação para esclarecer dúvidas relativas a IGE e entregar qualquer documentação faltante.
Distritos para parcerias futuras
Se um distrito tem idéias específicas sobre os
países com os quais gostaria de intercambiar
Dicas para
obter êxito
Se dois distritos
concordam em formar parceria, ambos
podem encaminhar
a inscrição antes do
prazo, para aprovação antecipada pelos
curadores.
Uma comunicação
escrita da intenção
de participar de um
IGE não substitui o
pedido de inscrição.
Todos os distritos
devem enviar o formulário de Inscrição
Distrital para Intercâmbio de Grupos de
Estudos (167-PO) à
Fundação Rotária.
Os distritos não devem planejar intercâmbios
com mais de três anos de antecedência, para
que os futuros líderes possam participar da
organização de intercâmbios que ocorrerão
durante seus mandatos. Os funcionários da Fundação Rotária encarregados de IGE auxiliam a
organizar parcerias apenas para intercâmbios no
ano seguinte, e não em anos subseqüentes.
Auto-emparceiramento de distritos
Recomenda-se que o governador eleito leve de cinco a dez kits do perfil
distrital à assembléia internacional. Cada um deles deve conter modelos
de itinerários usados no passado, fotos e vídeos de lugares de interesse
histórico ou cultural, informações para contato com o presidente da
subcomissão distrital de IGE e uma proposta para intercâmbio futuro.
Esse material é útil em encontros com governadores eleitos de distritos
parceiros potenciais.
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S E Ç Ã O
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RECEBENDO EQUIPES DE IGE
COMO RECEBER
UMA EQUIPE
•
Esclarecer que os candidatos a membros de
equipe deverão inscrever-se por intermédio
dos Rotary Clubs locais.
Responsabilidades financeiras do
distrito
•
Convidar palestrantes para promover o
programa nas reuniões dos Rotary Clubs
(ex-membros e ex-líderes de equipes de
IGE que residam no distrito, e membros
da subcomissão distrital de IGE).
•
Contatar rotarianos, residentes locais ou
membros de organizações internacionais
que tenham morado no país que a equipe
visitará.
•
Pedir ajuda de rotarianos que trabalhem
nas áreas de publicidade e relações públicas.
•
Informar empresas, negócios e associações
locais, da possibilidade de enviar palestrantes para divulgar essa oportunidade internacional a potenciais membros de equipe.
As responsabilidades financeiras têm início na
chegada da equipe visitante ao país anfitrião,
entre elas:
•
Refeições e acomodações para a equipe
•
Viagens internas durante a estadia, inclusive transporte de ida e volta ao aeroporto
(distritos localizados em países de baixa
renda devem utilizar o Pedido de Subsídio
para Viagens Internas da Equipe de IGE,
na página 38)
•
Acomodações públicas (hotéis, pensões,
etc.) quando necessário ou quando não
houver possibilidade de hospedagem em
lares de rotarianos
•
Comparecimento à conferência distrital,
caso esteja na programação da equipe
de IGE (veja Pedido de Subsídio para
Participação na Conferência Distrital, na
página 37)
Comunicação com o distrito
parceiro
•
Definir a duração da visita.
•
Entrar em acordo sobre o local de chegada
e partida no distrito parceiro (ou próximo a
este, caso necessário).
•
Enviar à subcomissão de IGE do distrito
parceiro informações sobre o país, ou países, em que o distrito se localiza. Fornecer
informações sobre o clima, indumentária
usual, costumes, etc.
•
Caso os dados biográficos e profissionais
dos membros da equipe visitante, necessários para planejamento das atividades de
observação profissional, não tenham sido
recebidos até três meses antes da data de
chegada da equipe, solicitar seu envio ao
distrito patrocinador.
Divulgação do programa
•
Enviar comunicados aos principais jornais
no distrito explicando as particularidades
do programa IGE.
— Enfatizar o aspecto educativo do
programa e a importante missão de
representantes do país exercida pelos
participantes.
— Citar o país que a equipe irá visitar e a
época da viagem, se esta já estiver determinada.
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Busca de famílias anfitriãs
•
•
•
— Os cinco dias de observação profissional
exigidos para cada membro não têm que
ser consecutivos, uma vez que dependem da disponibilidade de seus colegas
de profissão.
Pedir aos clubes que recomendem famílias
anfitriãs potenciais e forneçam seus nomes,
endereços, telefone, fax, e-mail e outras
informações úteis, tais como número de
membros na família, respectivas profissões
e idade dos filhos.
— A área de trabalho observada deve
obrigatoriamente corresponder à do integrante da equipe. A importância dos
dias de observação profissional deve
ser enfatizada. É geralmente difícil para
profissionais tirar uma licença prolongada de seu trabalho; visitas bem planejadas de observação profissional mostram
à empresa, organização e empregado, os
benefícios que podem resultar de um
IGE.
Solicitar aos clubes que enviem os dados
das famílias à subcomissão pelo menos
quatro meses antes da chegada da equipe
visitante.
Uma sugestão é criar lista na qual
rotarianos indicam datas e por quanto
tempo podem hospedar visitantes.
Acomodações alternativas
•
As normas do programa exigem que o distrito
hospede as equipes de IGE em lares de rotarianos, entretanto, sabemos que nem sempre
isto é possível. É responsabilidade do distrito
anfitrião encontrar acomodações alternativas
adequadas.
•
•
Preparação do itinerário da
equipe visitante
•
O distrito anfitrião deve fornecer um itinerário final à equipe visitante e à Fundação
Rotária pelo menos dois meses antes do
embarque.
O itinerário deve conter uma lista detalhada de
todos os locais, dias e horários das atividades
planejadas para os visitantes.
•
Esse período de descanso é obrigatório,
preferivelmente passado em um hotel e não
com as famílias rotárias, sem atividades
organizadas nem contato com rotarianos.
O distrito anfitrião é responsável pelas despesas incorridas durante esse período.
Explicar, no formulário de Inscrição
Distrital para IGE, porque o distrito não
pode oferecer hospedagem com famílias
de rotarianos.
O distrito anfitrião é responsável pelos custos de acomodação alternativa, como hotéis
ou pensões.
Dedicar cinco dias a observação profissional para cada membro da equipe.
— Designar um membro da subcomissão
distrital de IGE para coordenar o aspecto profissional do intercâmbio.
Um ou dois dias de descanso imediatamente após a cerimônia de boas-vindas e
antes do início oficial das atividades planejadas para a visita, para que a equipe se
recupere da viagem.
•
•
Pelo menos meio dia livre no meio de
cada semana e um dia livre durante os fins
de semana para que os membros da equipe
possam relaxar. Tempo livre significa que
nenhuma atividade deverá ser planejada,
seja com rotarianos ou famílias anfitriãs.
Um ou dois dias de descanso no meio
do intercâmbio, pago pelo distrito anfitrião, sem nenhum contato com rotarianos
— em algum lugar afastado, como hotel fazenda — para dar à equipe a oportunidade
de compartilhar experiências, avaliar o intercâmbio até aquele momento e fortalecer
o espírito de equipe.
Dicas para
obter êxito
O itinerário deve
ser preparado pelo
menos quatro meses
antes da viagem da
equipe de IGE.
Os presidentes das
subcomissões de IGE
de ambos os distritos devem iniciar
contato pelo menos
cinco meses antes da
data marcada para a
viagem, para planejar
as atividades.
As equipes devem
passar um tempo
significativo com as
famílias anfitriãs.
Todos os clubes
anfitriões devem ter
sido orientados e
estar preparados para
receber a equipe.
Deve-se programar um encontro entre o líder
da equipe e o presidente da subcomissão distrital de IGE ou governador do distrito anfitrião,
de preferência logo após o descanso na metade
do intercâmbio. Isso proverá a oportunidade de
discutir e buscar soluções para eventuais problemas existentes.
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A subcomissão distrital de IGE pode planejar o
roteiro da visita utilizando a agenda de atividades da equipe e um mapa com a localização dos
Rotary Clubs. A subcomissão deve considerar
que:
•
A viagem de estudos não precisa cobrir todo
o distrito. Aqueles de grande extensão geográfica devem planejar para que diferentes
regiões sejam visitadas ao longo dos anos.
•
A equipe deve permanecer junta todo o
tempo, exceto quando os membros estiverem com suas famílias anfitriãs e durante os
dias de observação profissional.
•
Cada membro da equipe deve ficar de quatro a sete dias com sua família anfitriã, para
diminuir a fadiga de viagem e poderem se
conhecer melhor.
Dicas para um bom itinerário
•
O IGE dura de quatro a seis semanas, e
intercâmbios com duração diferente desta
requerem aprovação prévia da Fundação
Rotária.
A versão final do itinerário deve ser encaminhada às pessoas a seguir, pelo menos dois meses antes da chegada da equipe visitante:
•
Governador do distrito
•
Governador do distrito da equipe visitante
•
Presidente da subcomissão distrital de IGE
do distrito da equipe visitante
•
Todos os clubes do distrito anfitrião
•
Rotariano do distrito anfitrião encarregado
de planejar a conferência e assembléia distrital, reuniões interclubes e outras reuniões
distritais
•
Contatos na mídia responsáveis por matérias sobre o IGE
•
Não-rotarianos, órgãos e organizações interessados no assunto
•
Coordenador de IGE na Fundação Rotária
Na medida do possível, o itinerário deve incluir:
A cidade. Arquitetura local, sistema de transporte público, edifícios
importantes, locais históricos.
O país. Recursos naturais, beleza cênica e locais históricos.
O governo. Estrutura governamental, debates com autoridades locais.
Sistema judiciário. Tribunais, escritórios de advocacia, presídios, delegacias
de polícia.
Sistema educativo. Escolas, faculdades, universidades, institutos técnicos,
ministério da educação.
Serviços sociais. Órgãos de assistência social e instituições de prestação de
serviços.
Transporte da equipe
•
O transporte diário da equipe, inclusive de
um clube anfitrião a outro, deve ser programado com antecedência. Todas as despesas
com viagens internas são de responsabilidade do distrito anfitrião (distritos localizados
em países de baixa renda podem solicitar
subsídio para viagens internas para ajudar a
cobrir tais custos).
•
Nenhum tipo de viagem, mesmo que seja
de lazer, deve ser efetuado em vôos não
comerciais, pois a maioria dos seguros não
cobre despesas ou perdas decorrentes de
vôos em aviões particulares. Devido a questões de responsabilidade civil e abrangência
Agricultura. Fazendas e sítios agrícolas, pecuários, agropecuários.
Comércio. Bancos, shopping centers, bolsas de valores, estabelecimentos
comerciais.
Indústria. Indústrias de manufatura, fábricas de produtos alimentícios,
centros comerciais de indústrias.
Pesquisa. Laboratórios, instituições de pesquisa e desenvolvimento.
Religião e cultura. Templos religiosos, salas de concertos e ópera, museus,
teatros, galerias de arte.
Recreação e esportes. Praias, estâncias, centros recreativos e de lazer,
centros desportivos.
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A participação em um número excessivo
de eventos rotários deve ser evitada, e não
se deve programar o comparecimento a
mais de três reuniões de Rotary Club por
semana. Sempre que possível, deve-se
organizar reuniões interclubes.
•
de seguro contra terceiros, membros e líderes de equipes estão terminantemente proibidos de dirigir veículo motorizado durante
o intercâmbio.
•
Não durem mais de um ou dois dias.
•
Não envolvam custos que o distrito não esteja disposto ou não seja capaz de absorver.
As equipes devem sempre locomover-se ou
viajar no distrito anfitrião acompanhadas
de um rotariano anfitrião.
•
Ocorram com o conhecimento e a concordância dos distritos envolvidos.
Outras dicas de planejamento
•
Evitar repetição de atividades. O programa
deve ser bem equilibrado e organizado.
•
Selecionar rotarianos em cada região do
distrito responsáveis por evitar, ou resolver,
problemas durante a visita.
•
•
•
Selecionar um rotariano (possivelmente
membro da subcomissão distrital de IGE)
para receber e entregar a correspondência
enviada aos visitantes. Informar o nome e
endereço desta pessoa ao distrito visitante
antes da partida do grupo, para que seja
transmitido aos familiares dos viajantes.
Informar à equipe visitante os nomes,
endereços, e-mails e números de telefone
dos principais rotarianos anfitriões e outras
pessoas-chave de contato.
Planejar uma reunião ao final da visita para
discutir a opinião da equipe sobre o programa do distrito anfitrião.
Observação: Todas as atividades incluídas no
itinerário devem ser realizadas no território do
distrito anfitrião. Em alguns casos, entretanto,
breves visitas a áreas de outro distrito, geralmente adjacente, podem ser benéficas à equipe
e incluídas na programação, com a condição
de que:
•
Estejam diretamente relacionadas com uma
ou mais áreas específicas de interesse do
intercâmbio (comercial, educativa, governamental, etc.).
•
Não ofereçam os mesmos benefícios disponíveis no distrito anfitrião.
•
Estejam previstas e justificadas no itinerário
enviado ao departamento de IGE na Fundação Rotária.
Sugestões de ex-participantes do IGE
•
Hospedar membros das equipes com anfitriões da mesma profissão e que tenham os
mesmos hobbies e interesses.
•
Expor os membros das equipes a pessoas da
mesma faixa etária.
•
Limitar o roteiro da equipe a certas áreas
para que os visitantes possam absorver a
experiência no país anfitrião sem correr de
um lado para outro.
•
Planejar as atividades com moderação
— evitar uma carga horária extenuante de
12 a 15 horas por dia.
•
Programar para que as equipes dos distritos
parceiros se encontrem em ambos os países.
•
Organizar encontros entre os participantes
do intercâmbio e bolsistas da Fundação
Rotária que estejam no distrito.
•
Oferecer oportunidades de interação com
jovens locais, especialmente estudantes universitários e de ensino médio.
•
Entregar aos participantes uma pasta com o
perfil das famílias anfitriãs e fotografias.
•
Incluir um número suficiente de dias para
observação profissional.
•
Permitir que os visitantes participem da
vida diária dos anfitriões, possivelmente em
projetos rotários.
•
Oferecer orientação e treinamento para as
famílias anfitriãs.
•
Certificar-se de que o distrito anfitrião
aloque tempo suficiente para apresentar os
visitantes nas reuniões de clube.
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Colaboração resulta em projeto
de melhoramento da qualidade
da água:
Em abril de 2002, o
Distrito 4110 (México)
e o Distrito 5520 (Texas
e New Mexico, EUA)
participaram de um
IGE singular, enfocando problemas hídricos
de ambos os lados da
fronteira entre os dois
países. As equipes visitaram juntas instituições governamentais e
privadas responsáveis
pelas operações de
gerenciamento de
recursos hídricos nos
arredores da cidade de
El Paso, no Texas, e Ciudad Juarez, no México.
O IGE foi seguido por
um projeto financiado
por Subsídio Equivalente que continuou
a abordar e resolver
questões relativas à
água de ambos os
países e incentivou
a colaboração futura
entre esses dois distritos rotários.
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Dicas para as famílias anfitrãs
Chegada da equipe visitante
Boas famílias anfitriãs:
A primeira reunião
Dão as boas-vindas ao convidado. Se possível, um ou mais membros da família anfitriã
devem participar da recepção à equipe de IGE
por ocasião de sua chegada ao distrito. A família deve apresentar-se ao membro da equipe
que estará hospedando e mostrar como está
feliz por recebê-lo.
•
Imediatamente após a chegada, e assim que
a equipe tiver se recuperado do cansaço
da viagem, deve haver uma reunião informativa para revisar o itinerário e oferecer
aos membros da equipe a oportunidade de
fazer perguntas, formular pedidos especiais
e explicar o que esperam do intercâmbio.
Compartilham o lar e estilo de vida. Enquanto o membro da equipe estiver hospedado na
casa, deve-se evitar que a rotina familiar diária
seja alterada. Incentiva-se a família a mostrar
sua cultura como ela é no quotidiano, sem
festas e entretenimento elaborado, permitindo
ao hóspede participar de atividades rotineiras,
sejam religiosas, comunitárias ou outras.
•
Os representantes do distrito também
devem expor suas expectativas, para que
qualquer conflito possa ser resolvido logo
no início. Os membros das equipes devem
ser incentivados a oferecer detalhes sobre
suas metas profissionais, para que a subcomissão distrital de IGE possa ajustar o programa dos dias de observação profissional e
garantir que os participantes aproveitem a
experiência ao máximo.
•
A equipe deve ser informada de que deverá
fazer uma avaliação do intercâmbio no final
da viagem.
Prestam atenção a problemas relacionados a
idioma. Preparação e comunicação são essenciais para o sucesso do IGE. Os governadores
de distrito devem indicar para líder da equipe
um rotariano proficiente no idioma do país
anfitrião.
Caso tenha dificuldade em comunicar-se com o
hóspede, a família deve falar devagar, pronunciando bem cada palavra e evitando o uso de
expressões idiomáticas. Algumas vezes pode ser
necessária a ajuda de alguém fluente no idioma
do convidado — o líder da equipe de IGE, um
professor, um intérprete especificamente designado pela subcomissão distrital de IGE para
esse fim, ou alguma outra pessoa do mesmo
país do hóspede.
Oferecem refeições, lavagem de roupa e
pequenas lembranças. Exceto quando devidamente especificado no itinerário, os membros
da equipe não almoçam com as famílias anfitriãs. Verificar antes da chegada do hóspede se
este está sujeito a alguma restrição alimentar.
Durante a viagem de estudos
O itinerário não deve ser modificado. Os clubes
não podem incluir atividades que não tenham
sido planejadas, para evitar cancelamentos de
outras atividades previstas e/ou redução do
tempo reservado para descanso e lazer da equipe visitante.
Assegurar que os rotarianos responsáveis pela
organização de reuniões e/ou pelo transporte
da equipe aos diversos pontos incluídos no roteiro estejam cientes de suas atribuições.
Partida da equipe visitante
Avaliação do IGE pelo distrito anfitrião
Para melhorar a qualidade do programa de
IGE, é importante que o distrito anfitrião
envie informações sobre a equipe visitante à
Fundação Rotária. O formulário de Avaliação
do IGE pelo Distrito Anfitrião (veja página 45)
deve ser preenchido e enviado ao coordenador
de IGE na Fundação Rotária.
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Solicitação de subsídios
Os distritos devem enviar o formulário apropriado, devidamente preenchido, acompanhado de
todos os recibos e outros documentos pertinentes,
para receber reembolso das despesas incorridas durante a participação no intercâmbio. (Veja detalhes sobre formulários para reembolso na seção 4.)
•
•
Subsídio para Viagens Internas. Distritos
localizados em países de baixa renda podem solicitar, para cada intercâmbio, um
subsídio de até US$600, ou equivalente em
moeda local, para ajudar a cobrir despesas
de transporte da equipe dentro do distrito.
A partir do ano rotário de 2004-05, todos
os distritos que abrangem um ou mais países de baixa renda têm direito a uma ajuda
adicional no valor de US$2.500, ou equivalente em moeda local, para cobrir despesas com passagens aéreas dos membros
da equipe de IGE entre países do distrito.
O coordenador de IGE pode oferecer mais
informações.
financiar os gastos com a participação da
equipe visitante na conferência distrital.
Os visitantes devem fazer uma apresentação
de 30 minutos e assistir a maior parte da
conferência.
•
Subsídio para Estudo de Idioma. Os
distritos podem solicitar até US$1.000, ou
equivalente em moeda local, por equipe
para cursos de idioma. Para receber reembolso de gastos com materiais de estudo ou
aulas, os distritos devem enviar os recibos
pertinentes.
Todos os documentos devem ser enviados à
Fundação Rotária no máximo dois meses
depois das despesas terem sido incorridas. As
suplementações para o programa são sempre
do mesmo valor, independentemente do tamanho da equipe. A menos que de outra forma
indicado, subsídios para viagens de equipes
podem ser provenientes do Fundo Mundial ou
do Fundo Distrital de Utilização Controlada
alocado ao SHARE.
Subsídio para Participação na Conferência Distrital. Os distritos podem solicitar
um subsídio de até US$500, ou equivalente em moeda local, por intercâmbio para
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S E Ç Ã O
3
PATROCÍNIO DE EQUIPES DE IGE
COMO ENVIAR
UMA EQUIPE
•
•
Os distritos devem selecionar os candidatos
mais qualificados para participar do intercâmbio, sem pré-determinar a composição
da equipe.
O governador do distrito é responsável por
verificar a eligibilidade dos candidatos selecionados e ratificar os pedidos de inscrição.
Os seguintes documentos, devidamente preenchidos, devem ser recebidos pelo coordenador
de IGE na Fundação pelo menos dois meses
antes da partida da equipe.
Inscrição para Membro de Equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (161-PO)
• “Ratificação do Rotary Club”, na página 4
do formulário de Inscrição para Membro
de Equipe de IGE, deve ser preenchida e
assinada pelo presidente do Rotary Club
patrocinador de cada membro da equipe
•
A partir do
ano rotário de
2004-05, IGEs
serão cancelados,
sem exceção,
caso a Fundação
Rotária não receba
os documentos
exigidos pelo menos
45 dias antes da
data de embarque
da equipe.
1 6
|
“Ratificação do Distrito”, na página 4 do
formulário de Inscrição para Membro de
Equipe de IGE, deve ser assinada pelo presidente da comissão distrital da Fundação
Rotária, presidente da subcomissão distrital
de IGE e governador de distrito.
Inscrição para Líder de Equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (260-PO)
Os Formulários de Inscrição para Líder de
Equipe devem ser preenchidos e assinados pelo:
•
Líder da equipe (ou suplente)
•
Presidente do Rotary Club
•
Presidente da comissão distrital da
Fundação Rotária
•
Presidente da subcomissão distrital de IGE
•
Governador de distrito
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Todos os líderes e membros da equipe, assim
como os suplentes, devem enviar o Certificado
de Obtenção de Seguro e Atestado Médico
(página 35).
Pedido de Reserva de Passagens
O presidente da subcomissão distrital de IGE,
ou o líder da equipe, deve enviar o formulário de Pedido de Reserva de Passagens para a
Equipe de IGE ao Serviço de Viagens do Rotary International (RITS) ou ao representante
autorizado a organizar o transporte de ida e
volta para os membros da equipe. As passagens
são emitidas somente após o coordenador do IGE
receber e aprovar todos os documentos relacionados acima.
Responsabilidades financeiras
dos membros e líder da equipe
Os dispêndios a seguir não são cobertos pela
Fundação Rotária:
•
Despesas pessoais e imprevistas
•
Despesas com visto, passaporte e vacinas
•
Transporte de ida e volta ao ponto comum
de partida no distrito de residência
•
Transporte de ida e volta aos aeroportos
•
Despesas com excesso de bagagem
•
Apólice de seguro com cobertura mínima
de US$50.000 ou equivalente, para despesas médico-hospitalares; US$10.000
ou equivalente para transporte médico de
emergência; US$10.000 ou equivalente
contra morte acidental ou invalidez; e
US$7.500 ou equivalente para repatriação
de restos mortais (A cobertura deve ter
validade para os países que a equipe visitará
durante o intercâmbio, desde a data da
partida até a de retorno, inclusive viagens
particulares. Embora esses sejam os valores
mínimos exigidos para cobertura, recomenda-se a obtenção de seguro mais alto. Além
disso, recomenda-se que os membros das
equipes adquiram seguro adicional contra
perda de bagagem e outros pertences pessoais, como câmaras fotográficas, etc.)
•
Despesas com viagens particulares após o
intercâmbio
•
Aumento na tarifa aérea devido a atraso
evitável na conclusão dos preparativos da
viagem dentro do prazo regulamentar (se
desejarem, os distritos rotários podem arcar
com essas despesas)
•
Aumento no valor de tarifa aérea e taxas em
decorrência de antecipação da viagem
•
Taxas de embarque e de trânsito cobradas
pelo países
SELEÇÃO E ORIENTAÇÃO
Comissão de seleção
Devem integrar a comissão distrital de seleção
de equipe de IGE:
•
O presidente da subcomissão distrital de
IGE, como líder da comissão distrital de
seleção
•
O governador, governador eleito e exgovernador imediato
•
Três rotarianos com mandatos escalonados
•
Consultores não-votantes, tais como exmembros e ex-líderes de equipes, doadores
ao Fundo Permanente, peritos em relações
internacionais e comunicação intercultural,
empresários locais e dirigentes governamentais da localidade
•
Escolher membros e líderes suplentes,
para o caso de integrantes originais da
equipe serem impossibilitados de viajar.
Número insuficiente de integrantes pode
comprometer a viagem de toda a equipe.
•
Selecionar cuidadosamente candidatos
interessados em alcançar os objetivos da
equipe e não interesses próprios.
•
As entrevistas dos candidatos devem ser
minuciosas, com duração maior que 20 ou
30 minutos. A comissão distrital de seleção
deve conhecer bem os candidatos, para assegurar que estes sejam compatíveis com os
demais membros da equipe.
•
É importante que as idades dos membros
da equipe sejam similares. Os líderes devem
ser energéticos e flexíveis e no máximo
20 anos mais velhos do que os demais
integrantes.
Seleção do líder da equipe
A comissão distrital de seleção deve escolher
o líder da equipe após analisar os formulários
de inscrições e as avaliações dos candidatos.
O governador do distrito verifica e ratifica a
decisão. A escolha definitiva não pode ser feita
antes da concessão oficial do subsídio de IGE
ao distrito.
Qualificações e responsabilidades
O líder da equipe deve:
•
Ser rotariano com experiência principalmente em atividades de Serviços Internacionais, e bem informado a respeito de seu
país e do Rotary.
•
O atual governador, ex-governador imediato e governador eleito não são elegíveis.
Ex-governadores de distrito podem atuar
como líderes de equipe, desde que haja
um processo de seleção democrático e que
habilidades especiais, tais como conhecimento de idioma estrangeiro, profissional e
outros, determinem que são os candidatos
mais qualificados para o intercâmbio. Não
é necessário que o líder da equipe tenha
servido como dirigente do distrito.
•
Assumir responsabilidade integral pela
equipe e servir como elo entre a equipe e os
clubes anfitriões.
Observação: Presidentes de subcomissão distrital de IGE podem servir mandatos de um ou
mais anos, conforme determinado com antecedência pelo distrito.
Sugestões para o processo de seleção
•
Iniciar o processo de seleção o quanto antes.
•
Ampliar o grupo de requerentes para que
haja diversidade de candidatos.
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•
Acompanhar a equipe durante toda a viagem de estudos, exceto quando os membros participarem de atividades individuais.
Em nenhuma circunstância o líder da
equipe pode planejar partir antes da conclusão da viagem.
•
Estar disposto e ser capaz, tanto fisicamente
quanto em outros aspectos, de acompanhar
a intensa programação planejada para a
equipe.
•
Ser proficiente (e de preferência fluente) no
idioma do distrito anfitrião.
•
Não estar, em nenhuma circunstância durante o IGE, acompanhado de seu cônjuge,
companheiro(a), noivo(a) ou de qualquer
outro parente ou dependente.
•
Ajudar os membros da equipe a preparar
as apresentações a ser feitas em reuniões
de Rotary Clubs e outros eventos, como a
conferência do distrito anfitrião.
•
Auxiliar na orientação dos membros da
equipe antes de sua partida, assegurando
que estejam bem-informados, motivados e
coesos.
•
Atuar como contato principal entre a
equipe e o agente do Serviços de Viagens
do Rotary International, e assegurar que
todos os requisitos de documentação e as
obrigações antes do embarque tenham sido
cumpridos.
Um bom líder de equipe influencia positivamente a qualidade de um IGE. Recomenda-se
que o distrito procure atrair diversos candidatos a essa posição. Não é recomendável que se
escolha o mesmo rotariano para líder de equipe
de IGE mais de uma vez.
para liderar uma equipe, pois possuem experiência em cargos de liderança e em projetos de serviços internacionais do Rotary.
•
Futuros líderes. O IGE é ótima oportunidade para a capaticação de futuros líderes
distritais. Deve-se dar preferência a rotarianos que tenham proposto projetos para
seus clubes e distritos, ou que tenham organizado com sucesso eventos e programas.
•
Futuros presidentes de subcomissões de
IGE. Pessoas com potencial para presidir
futuras subcomissões de IGE devem ser
consideradas para líder de equipe. A experiência adquirida com um intercâmbio
internacional pode ser extremamente
benéfica para o desempenho do cargo.
Procura dos candidatos para
integrar a equipe
Divulgação da oportunidade
•
Informar os rotarianos sobre o programa
IGE.
•
Divulgar o programa na comunidade utilizando jornais locais e canais de rádio e
televisão.
•
Incentivar rotarianos a procurar candidatos
com as qualificações desejadas entre seus
colegas de trabalho e conhecidos.
•
Contatar ex-membros e ex-líderes de equipes de IGE do distrito. (Pedir informações
de contato à subcomissão distrital de exparticipantes de programas e ao presidente
da comissão distrital da Fundação Rotária.)
Solicitar que ajudem a divulgar o programa
proferindo palestras em reuniões de Rotary Clubs e outras organizações locais. O
presidente e os membros da subcomissão
distrital de IGE também podem se oferecer
para discursar nesses eventos.
•
Marcar reuniões com líderes de empresas,
organizações profissionais e associações
no distrito para explicar as vantagens e
os benefícios a longo prazo advindos do
IGE, tanto para os participantes do programa como para as companhias em que
trabalham. Pedir aos administradores que
recomendem funcionários como possíveis
candidatos para o programa de IGE.
Como atrair candidatos ideais
Divulgar na Carta Mensal do governador o
próximo IGE e a necessidade de preenchimento da posição de líder da equipe. Sempre que
possível, o governador do distrito deve também
anunciar essa oportunidade em suas visitas aos
clubes. Os candidatos devem estar cientes de
que não é necessário terem atuado em cargos
distritais no passado.
•
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|
Líderes de clube. Presidentes e outros dirigentes de clubes são excelentes candidatos
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•
Enviar folhetos, formulários de inscrição e
uma carta com informações sobre o IGE a
todos os clubes do distrito. Incentivá-los a
divulgar ampla e imediatamente o programa e a procurar candidatos qualificados.
Seleção dos membros da
equipe de IGE
Pré-requisitos
Os candidatos devem:
•
Estar empregados há pelo menos dois anos
em tempo integral em profissão reconhecida, para aproveitar ao máximo os benefícios a longo prazo do intercâmbio.
•
Ter de 25 a 40 anos na data da inscrição.
•
Trabalhar ou morar no distrito que esteja
enviando a equipe.
•
•
Gozar de boa saúde
•
Ter boa aparência e capacidade de expressar-se de maneira clara e lógica
•
Possuir bom nível de educação e sensibilidade cultural
Demonstrar interesse e entusiasmo por suas
profissões, além de apresentar excelente
qualificação profissional
•
Estar abertos a novas idéias, ser tolerantes e
flexíveis
•
Ser proficiente (de preferência fluente) no
idioma do distrito anfitrião
•
Poder se ausentar do trabalho por 4 a 6 semanas com o consentimento do empregador
•
Possuir visto de entrada no país anfitrião
ou ter possibilidades de obter um
Poder embarcar no mesmo local e data que
os demais integrantes da equipe
Observação: Rotaractianos qualificados devem
ser incentivados a candidatar-se para participar
de um IGE. Parentes de rotarianos falecidos
podem se candidatar, desde que satisfaçam os
requisitos acima.
Critérios de elegibilidade
As pessoas abaixo não se qualificam para receber bolsas ou subsídios da Fundação Rotária,
e são inelegíveis para integrar uma equipe de
IGE:
•
Rotarianos ou rotarianos honorários
•
Sócios de clubes provisórios, funcionários
de Rotary Clubs, distritos, entidades rotárias ou do Rotary International
•
Ser cidadão do país em que reside.
O não cumprimento das exigências estabelecidas pelos curadores quanto à faixa etária pode
resultar no cancelamento do intercâmbio. Para
que possam atender às demandas relacionadas à
viagem e participação nas atividades do programa, os candidatos devem:
•
•
Cônjuges, ascendentes (pais ou avós maternos ou paternos), descendentes diretos
(filhos ou netos legítimos, naturais ou
legalmente adotados) ou cônjuges de descendentes diretos de rotarianos, rotarianos
honorários ou funcionários do Rotary
•
Cônjuge de um membro da equipe
•
Ex-rotarianos ou ex-rotarianos honorários
que tenham se desligado da organização
com o expresso propósito de integrar uma
equipe de IGE e seus respectivos cônjuges,
ascendentes (pais ou avós maternos ou paternos) e descendentes diretos ou cônjuges
destes (para ser elegível, a baixa do ex-rotariano deve ter ocorrido pelo menos três
anos antes de se candidatar à equipe)
Análise das inscrições e processo de
entrevista
Antes de receber os formulários de inscrição
dos clubes, a subcomissão distrital de IGE deve
definir o processo de seleção dos candidatos.
A subcomissão pode selecionar a equipe ou,
mediante aprovação do governador do distrito,
autorizar a formação de um painel especial
para a tarefa. Qualquer que seja o método escolhido, o líder da equipe pode participar das
entrevistas como conselheiro.
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Dicas de exorganizadores
de IGE
Pedir aos sócios do
clube que distribuam
folhetos em seus
locais de trabalho. Estabelecer uma meta
de distribuição.
Solicitar ajuda de exbolsistas de IGE para
identificar candidatos
potenciais.
Promover o programa
em organizações de
jovens profissionais.
Organizar uma feira
de IGE (do mesmo
modo que uma feira
de empregos) para
atrair candidatos.
Divulgar o IGE em
publicações internas
de empresas.
Contatar associações
de profissionais da
área.
Distribuir folhetos em
centros comunitários
locais.
Divulgar o programa
em rádio e televisão,
de preferência tarde
da noite, por ser mais
barato.
Solicitar brindes
de empresas locais
para levar ao distrito
anfitrião. Isso ajudará
a promovê-las e as
incentivará a divulgar
o programa entre os
funcionários.
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1 9
Depois de receber os formulários de inscrição
dos clubes, e pelo menos quatro meses antes
do embarque da equipe, a comissão distrital de
seleção deve:
Dicas de exparticipantes
do IGE
Ao recrutar candidatos, entrar em contato com profissionais
locais pertencentes
aos mesmos tipos
de indústria predominantes no distrito
parceiro.
Convidar os candidatos para uma reunião
informal de divulgação do IGE.
Durante a entrevista,
simular uma situação para averiguar a
reação do candidato
diante dela. O que fariam se perguntados
sobre o governo e
religião de seu país?
Como agiriam diplomaticamente em
situações delicadas?
•
Entrevistar todos os candidatos ou, se
forem muitos, os mais promissores.
•
Verificar se os candidatos atendem aos
requisitos exigidos.
•
Analisar a redação preparada por cada
candidato descrevendo os benefícios que
esperam obter com a experiência do IGE.
(Essa redação faz parte do formulário de
Inscrição para Membro de Equipe de IGE
[161-PO].)
•
•
•
(continua)
Analisar as cartas de recomendação dos empregadores, ou outros, para garantir que os
melhores candidatos sejam selecionados.
A comissão distrital de seleção pode decidir
escolher candidatos que tenham residido
no país anfitrião e, conseqüentemente, estejam familiarizados com o idioma e cultura
da região.
Selecionar um ou mais suplentes para
substituir membros da equipe que eventualmente não possam viajar. Não se deve
deixar a entrevista de candidatos suplentes para a última hora. As qualificações
dos suplentes devem ser exatamente as
mesmas dos demais membros da equipe.
Os suplentes devem participar das reuniões
de orientação, obter os documentos necessários para a viagem (passaporte e visto) e
providenciar reserva no mesmo vôo que os
demais membros da equipe, estando preparados caso sejam chamados para participar
do intercâmbio.
Depois da seleção
•
2 0
|
Assegurar que todos os membros da equipe, inclusive suplentes, tenham encaminhado o Atestado Médico preenchido por seus
médicos particulares, bem como os Certificados de Obtenção de Seguro, ao presidente da subcomissão distrital de IGE ou líder
da equipe. Esses documentos e os formulários de inscrição dos candidatos (ratificados
pelo governador do distrito) devem ser
enviados ao coordenador de IGE na Fundação Rotária. Os formulários de inscrição
dos suplentes, ratificados pelo governador
do distrito, também devem ser submetidos
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ao coordenador de IGE. São aceitas cópias
ou faxes dos itens mencionados acima.
•
Verificar imediatamente quais são os requisitos para obtenção de passaporte e visto
de entrada no país anfitrião e outros países
visitados. Por ser um processo demorado,
é essencial tomar essas providências com
tempo suficiente para evitar atrasos de última hora com a expedição de passaportes
e vistos. A equipe deve ser notificada a respeito das vacinas necessárias para viajar ao
país anfitrião.
•
Enviar fotografias e dados biográficos dos
membros da equipe aos rotarianos anfitriões o quanto antes, para que os dias de
observação profissional possam ser devidamente organizados.
•
Caso a programação inclua treinamento
cultural e de língua estrangeira, reconfirmar
a participação dos membros da equipe antes do seu embarque.
Observação: Os membros da equipe e os suplentes devem ser alertados que, se o distrito
patrocinador julgar apropriado, podem ser
excluídos da equipe a qualquer momento.
Preparação da equipe
Depois de selecionar a equipe de IGE, e três
a quatro meses antes do embarque, o distrito
deve começar a orientar e preparar os integrantes para a viagem de estudos ao exterior, com o
intuito de maximizar os benefícios advindos do
programa.
Orientação
Organizar um encontro, antes da orientação,
entre o governador do distrito, governador
eleito, membros da subcomissão de IGE, líder
e membros da equipe, suplentes e respectivos
cônjuges.
Realizar várias reuniões de orientação para informar os membros da equipe e seus suplentes
sobre:
•
O Rotary International e a Fundação Rotária, inclusive sua estrutura no clube, distrito e internacionalmente
•
Os ideais do Rotary e suas conquistas na
promoção da compreensão internacional
•
Programas Educacionais e Humanitários da
Fundação e a campanha de erradicação da
poliomielite
•
Dados demográficos, geográficos e culturais
do país que irão visitar
•
Atividades das quais participarão no país
anfitrião (entregar itinerário da equipe visitante ou exemplo de itinerário)
•
Convidar a equipe para participar de
reuniões de clube antes da viagem.
•
Ir a um restaurante de comida típica da
região que a equipe visitará.
•
Pedir aos membros da equipe que preparem um álbum mostrando onde moram e
trabalham, suas famílias, etc.
•
Praticar o emprego de palavras e frases na
língua do distrito anfitrião durante as reuniões da equipe.
•
Informar os membros da equipe sobre cuidados necessários ao viajar para país menos
desenvolvido.
•
Preparar uma apresentação de slides ou vídeo sobre o distrito ou país de origem.
•
Experimentar fazer uma videoconferência
entre a equipe visitante e a anfitriã com o
intuito de apresentá-las e reduzir a ansiedade relacionada à viagem.
Objetivos da orientação
•
•
Estabelecer bom relacionamento entre os
membros da equipe e desenvolver boa dinâmica de grupo
Discutir aspectos logísticos e coordenar as
providências para a viagem
— Preparar os documentos necessários para
a obtenção de vistos e o encaminhamento à Fundação Rotária
— Resolver se a equipe usará uniforme
— Providenciar crachás para os membros
da equipe
•
Convidar palestrantes para a orientação, os
quais podem incluir rotarianos que trabalharam, moraram ou são originários do país
anfitrião, pessoas de outra nacionalidade e
participantes do Intercâmbio de Jovens do
Rotary ou bolsistas do país anfitrião que
residam na comunidade.
•
Muitos distritos, nos seminários de orientação para bolsistas que irão estudar no
exterior, abordam tópicos como diferenças
culturais, adaptação a novos meios, como
agir diplomaticamente e informações
rotárias. A Fundação Rotária deve ser contatada para obter lista local de seminários
de orientação para bolsistas e averiguar a
possibilidade de inclusão da equipe de IGE.
— Providenciar cartões de visita para os
membros da equipe
— Preparar álbuns de fotografias dos membros da equipe para mostrar às famílias
anfitriãs
— Trocar listas de endereços, telefone e
e-mail para contato
•
Apresentar dados sobre o programa de
IGE, o Rotary International e a Fundação
Rotária
•
Ensinar sobre o país a ser visitado, por
meio de aulas de assuntos gerais, estudo da
língua e treinamento cultural
•
Rever fatos sobre o distrito e país de origem
Os membros da equipe devem ser apresentados
uns aos outros o quanto antes. Incentiva-se a
organizar orientação de fim de semana, onde
membros da equipe possam interagir e se
conhecer. Caso isso não seja possível, deve-se
planejar sessões curtas, onde a equipe possa enfocar determinados assuntos e estudar aspectos
diversos do IGE.
Outras sugestões
•
Dicas, continua
Fazer com que cada
candidato represente
o papel de líder e de
membro de equipe
em diferentes cenários. Por exemplo,
o que fariam se um
dos integrantes da
equipe se perdesse
no distrito anfitrião?
Isso ajuda a determinar qual seria a
reação dos candidatos em cada uma das
situações.
Incluir discussões a
respeito de tópicos
éticos (política, pena
de morte, discriminação racial) para
determinar se os
candidatos são abertos a novas idéias.
Conduzir parte da
entrevista no idioma
do distrito anfitrião,
se possível.
Curso de idioma
Distritos podem solicitar à Fundação Rotária
subsídio, de até US$1.000, ou equivalente em
moeda local, por equipe, para estudo de língua
estrangeira. O distrito se qualifica ao subsídio
se a equipe estiver viajando a país cujo idioma
seja diferente do seu, e desde que os distritos
participantes não tenham uma língua comum
que seja falada pela maioria da população.
Pedir à equipe que prepare um projeto conjunto de pesquisa sobre o país anfitrião.
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O subsídio custeia despesas de aulas em grupo,
aulas para membros da equipe ou workshops
de estudo intensivo de idioma. O subsídio
pode também cobrir custos associados a materiais auto-didáticos, tais como CD-ROMs,
vídeos ou fitas cassete, dicionários, guias do
país a ser visitado e livros de exercícios. A seleção dos cursos de idiomas e a administração do
treinamento são de responsabilidade do distrito
patrocinador da equipe, o qual deve submeter
uma avaliação do curso à Fundação Rotária
após a conclusão do IGE. O formulário para
pedido desse subsídio encontra-se na seção 4
deste manual.
Distritos que desejarem oferecer estudo de
idioma mais extensivo, de custo superior a
US$1.000, podem solicitar alocação do Fundo
Distrital de Utilização Controlada (FDUC)
para esse propósito. O formulário de Pedido de
Suplementação para Programa de IGE através
do Sistema SHARE pode ser encontrado na
página 41.
VIAGEM DA EQUIPE
Providências de viagem
A subcomissão distrital de IGE deve planejar
o transporte de ida e volta ao distrito anfitrião.
Para evitar problemas, apenas uma pessoa,
de preferência o presidente da subcomissão
distrital de IGE ou o líder da equipe, deve
assumir a responsabilidade de lidar com
todos os assuntos relacionados à viagem. A
pessoa designada para esse fim deve consultar o
distrito anfitrião sobre datas e locais de chegada
e partida. A compra das passagens aéreas deve
ser feita por intermédio do Serviços de Viagens
do Rotary International (RITS) ou um dos representantes autorizados da lista.
Ao receber do distrito o Pedido de Reserva de
Passagens para a Equipe de IGE (página 31),
o RITS cria e envia um itinerário de viagem
provisório para aprovação pelo distrito. As
passagens aéreas não são emitidas até que o
coordenador de IGE na Fundação Rotária
receba toda a documentação exigida e a pessoa de contato do distrito aprove o itinerário
proposto pelo RITS. Depois de emitidas as
passagens, o distrito patrocinador é responsável por custos relacionados a alterações no
itinerário.
Preparativos para a viagem
Ao organizar o transporte da equipe é importante lembrar:
•
Os membros e o líder da equipe devem
partir de um ponto comum no distrito
patrocinador e a rota escolhida deve ser a
mais direta entre os dois distritos.
•
O transporte para o ponto de partida é
da responsabilidade do distrito e/ou cada
membro da equipe.
•
Escalas com pernoites são permitidas apenas quando não houver vôos diretos. Uma escala com pernoite é custeada pela Fundação
somente quando a equipe viajar por mais
de 24 horas, inclusive pernoite forçado devido à falta de vôos de conexão. O mesmo
se aplica à volta, desde que a equipe viaje
imediatamente após a conclusão do intercâmbio. A Fundação fornece uma ajuda
de custo, de até US$100, ou equivalente
em moeda local, por pessoa, para cobrir
as despesas incorridas durante a escala
(acomodação e refeições). A Fundação
reembolsa essas despesas após a conclusão
do intercâmbio, desde que recibos apropriados sejam apresentados.
•
A Fundação não cobre despesas de traslados aos aeroportos e taxas de embarque dos
países.
Documentando o intercâmbio
A equipe é incentivada a filmar e fotografar sua viagem de intercâmbio
e o distrito deve registrar atividades tanto da equipe visitante quando
da patrocinada. Fotografias documentam a participação da equipe e do
distrito anfitrião e podem ser aproveitadas em campanhas e publicações rotárias. Sugestões:
• Fotos dos integrantes da equipe ao lado dos anfitriões, participando
de atividades comunitárias, durante os dias de observação profissional e em apresentações aos clubes.
• Sempre que possível, o emblema do Rotary Internacional ou da
Fundação Rotária deve ser captado na foto.
• A utilização de câmeras digitais facilita o envio eletrônico das fotos.
(Observação: Fotos adequadas para divulgação em publicações
rotárias exigem alta definição, de pelo menos 300 dpi.)
• As fotos devem ser acompanhadas de legenda e enviadas ao coordenador de IGE ou junto com o relatório final da equipe.
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•
•
A Fundação não cobre despesas com pernoite depois da chegada da equipe ao distrito anfitrião.
A equipe pode, ainda, durante a viagem ao
distrito anfitrião, optar por passar 24 horas na cidade da escala. Se esse for o caso,
as despesas correrão por conta do distrito
patrocinador ou dos integrantes. A equipe
pode fazer uma escala de no máximo 3 dias
na viagem ao distrito anfitrião, desde que
previamente aprovado pela Fundação.
IMPORTANTE: Contanto que não haja diferença de preço, os membros da equipe podem
entrar e sair do distrito anfitrião por cidades
diferentes. Caso haja custos adicionais, estas
correrão por conta do distrito patrocinador ou
dos próprios membros da equipe.
•
•
•
Os distritos devem iniciar os preparativos
de viagem pelo menos dois meses antes da
partida da equipe. Estes devem ser concluídos e aprovados pelo departamento de IGE
na Fundação Rotária pelo menos um mês
antes da saída. Atraso nos preparativos de
viagem pode causar aumento no custo e
menor disponibilidade de passagens, resultando no adiamento ou cancelamento
do intercâmbio ou despesas adicionais
para o distrito.
Os membros da equipe podem programar
viagens pessoais após a conclusão do intercâmbio, desde que tenham duração máxima de quatro semanas. Caso queiram fazer
as reservas por intermédio do RITS, um
itinerário datilografado e detalhado com
datas e cidades deve acompanhar o formulário de Pedido de Reserva de Passagens
para a Equipe de IGE enviado ao presidente da subcomissão distrital de IGE ou líder
da equipe. Os membros da equipe devem
custear todas as despesas de suas viagens
particulares. A Fundação recomenda que
essas viagens não sejam realizadas antes do
início do IGE.
O coordenador de IGE na Fundação não
libera as passagens nem os fundos para a
viagem até receber:
— Os formulários de inscrição dos membros da equipe devidamente preenchidos
— O formulário de inscrição do líder da
equipe
— Atestados médicos e certificados de obtenção de seguro de todos os participantes
— Itinerário de viagem de todos os membros da equipe
•
O Pedido de Reserva de Passagens para a
Equipe de IGE deve ser enviado mesmo
que a documentação acima relacionada
não esteja pronta, para que o RITS possa
preparar o itinerário de viagem com antecedência.
•
A Fundação Rotária cobre despesas relacionadas ao cancelamento inevitável de
passagens de membros da equipe, exceto de
viagens particulares, e à emissão das passagens dos respectivos suplentes. Entretanto,
se o cancelamento for em decorrência do
atraso de envio dos documentos ou não
obediência das diretrizes estabelecidas para
o programa de IGE, o distrito é responsável
pelos custos incorridos.
•
As passagens aéreas são emitidas três a
quatro semanas antes da partida da equipe,
desde que todos os requisitos pré-embarque
tenham sido atendidos.
•
Quando o planejamento de viagem for
concluído, a subcomissão distrital de IGE
deve informar ao distrito anfitrião:
— Nome das companhias aéreas e números
dos vôos
— Horário e local da chegada no distrito
anfitrião
De membro de
equipe a rotariano
O impacto
humanitário do
Rotary International
ao redor do globo é
realmente inspirador.
As viagens de
intercâmbio
transformam vidas
e a organização está
definitivamente
contribuindo para
um mundo melhor:
uma viagem, um
sócio e um clube
de cada vez. Ao
retornar, tornei-me
o mais novo sócio
do Rotary Club de
minha localidade.
— MEMBRO DE
EQUIPE DE IGE DE
2002 DO DISTRITO
5570 (OKLAHOMA,
EUA) QUE VISITOU
O DISTRITO 4480
(BRASIL)
Antes da partida da equipe
•
Organizar uma cerimônia de despedida
para a equipe e convidar rotarianos, personalidades locais, representantes do distrito
ou país anfitrião, familiares dos membros
da equipe e a mídia local.
•
Preparar artigos com notícias sobre o andamento do intercâmbio para que o governador publique na Carta Mensal.
•
Divulgar as atividades da equipe no distrito
anfitrião por meio de recortes de artigos
de jornais locais, fotografias e relatórios da
equipe durante sua estadia no exterior.
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Na volta da equipe
•
•
Organizar uma cerimônia de boas-vindas
à equipe e convidar as mesmas pessoas que
participaram da cerimônia de despedida.
Se todos os membros da equipe voltarem
juntos do distrito anfitrião, a cerimônia
pode ser realizada no dia da chegada. Entretanto, se alguns dos membros planejam
viajar após a conclusão da visita oficial de
intercâmbio, a cerimônia de boas-vindas
deve ser adiada até que todos os integrantes
estejam de volta no distrito patrocinador.
AVALIAÇÃO DO
INTERCÂMBIO E
CONTATO COM
EX-PARTICIPANTES
Relatórios do IGE
No prazo de dois meses após o retorno da equipe, o distrito deve enviar à Fundação Rotária
um relatório descrevendo a experiência dos
participantes durante a viagem de estudos. O
formulário Relatório Final, na seção 4 deste
manual, deve ser utilizado como guia. O relatório deve ser uma coletânea dos relatos de cada
membro da equipe (uma ou duas páginas por
pessoas) e incluir:
•
A natureza e duração da colaboração com o
distrito anfitrião
•
Descrição do processo de seleção da equipe
•
Trechos dos relatórios individuais preparados pelos membros da equipe
•
Citações dos integrantes da equipe
Deve acompanhar o relatório:
2 4
|
•
Formulários de Avaliação do IGE preenchidos pelos membros da equipe (contido no
Manual para a Equipe de IGE [164-PO])
•
Formulário de Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião (página 45)
•
Relato sobre Experiência com o IGE (ver
página 47)
•
Fotografias e recortes de jornais relacionados à visita da equipe ao distrito anfitrião
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Qualquer pedido de subsídio que o distrito
esteja solicitando, com recibos pertinentes
A subcomissão distrital de IGE deve enviar
cópias desse relatório aos governadores e membros da subcomissão de IGE de ambos os distritos parceiros, bem como ao coordenador de
IGE na Fundação Rotária.
Ex-participantes de
equipes de IGE
Reuniões de ex-participantes e
recrutamento
Uma das metas do programa de IGE é manter
contato com ex-participantes. Se mereceram
participar da equipe, muito provavelmente
merecerão atenção também após a conclusão
do intercâmbio. Membros de equipes de IGE
são excelentes meios de promoção do Rotary
na comunidade em geral pois, se apreciaram a
experiência com o intercâmbio, divulgarão os
trabalhos que o Rotary realiza local e internacionalmente.
•
Ex-participantes de IGE qualificados devem ser convidados a tornar-se rotarianos
e a participar de reuniões e eventos locais
após seu retorno.
•
Incentiva-se a organizar uma reunião de exbolsistas da Fundação, de diferentes anos,
para compartilhar experiências, falar sobre
as famílias e distritos anfitriões e discutir
projetos atualmente sendo implementados
no distrito.
•
Membros de equipe com menos de 30 anos
de idade devem ser convidados para se associar ao Rotaract e apresentados a rotaractianos do distrito.
IMPLEMENTAÇÃO
DE PROGRAMAS
BEM-SUCEDIDOS
As informações contidas neste manual visam
assegurar a qualidade e a continuidade do
programa de IGE. Entretanto, às vezes, podem
ocorrer problemas. Quando dois distritos não
conseguem completar um intercâmbio com sucesso, os curadores podem tomar medidas que
levem à suspensão ou cancelamento de IGE.
Se o distrito for colocado em status probatório,
seu envolvimento no intercâmbio é cuidadosamente monitorado durante o ano subseqüente
do programa para assegurar que nenhuma infração seja repetida e que os distritos parceiros
estejam informados sobre a situação. Caso o
distrito seja colocado em status probatório,
não lhe é permitido participar do programa de
IGE (por intermédio do Fundo Mundial ou
FDUC) no ano rotário subseqüente.
Suspensão de subsídios
Certas infrações têm como conseqüência a
suspensão de subsídios no ano seguinte à sua
ocorrência, inclusive:
•
Comportamento inapropriado de um ou
mais membros da equipe, tal como assédio
sexual, abuso de álcool ou drogas, etc.
•
Dias insuficientes dedicados à observação
profissional pelo distrito anfitrião
Status probatório
•
Os distritos ficam sujeitos a status probatório
no ano seguinte do programa quando cometem
determinadas infrações, inclusive:
Participação de cônjuges durante o intercâmbio
•
Seleção de rotarianos para integrar a equipe, exceto quando devidamente aprovado
pelos curadores
•
Métodos inapropriados ou antiéticos de
seleção dos membros e líderes das equipes
•
Atraso na entrega dos documentos de inscrição ou do Pedido de Reserva de Passagens para a Equipe de IGE
•
Não envio, ou envio fora do prazo, da programação preparada pelo distrito anfitrião
seguindo as diretrizes pré-determinadas
•
Programação inadequada no distrito anfitrião, contendo visitas ou atividades contrárias ao espírito do programa
•
Não cumprimento da programação pelo
distrito anfitrião ou pela equipe
•
•
Comunicação insuficiente com o distrito
parceiro e/ou com os funcionários do RI
Violações repetidas, durante o período de
status probatório, de procedimentos e diretrizes previamente estabelecidos
•
•
Seleção de membros da equipe inconsistente com as metas e objetivos do programa
Quaisquer outras infrações que os curadores julguem significativas
•
Não finalização dos preparativos da viagem
dentro do prazo regulamentar
•
Não apresentação dos documentos da equipe dentro dos prazos
•
Orientação ou preparação insuficiente da
equipe antes da partida
•
Exclusão de elementos essenciais do itinerário tais como dias para observação profissional, hospedagem com famílias e tempo
para descanso
•
Inobservância de diretrizes e normas do
programa
•
Quaisquer outras infrações que, a critério
dos curadores, mereçam a decretação do
status probatório
Conscientização cultural
As diferenças culturais se evidenciam durante
o intercâmbio nos costumes sociais, papéis
delegados a homens e mulheres, bem como nas
maneiras de vestir, se alimentar e viver. Solicita-se aos membros da equipe e aos anfitriões
que demonstrem tolerância e respeito por essas
diferenças. Atividades desrespeitosas prejudicam a imagem do programa, da Fundação
Rotária e dos países envolvidos.
Comportamento inapropriado
Os curadores confiam nos líderes distritais
para prevenir a ocorrência de comportamento
inadequado, inclusive no que se refere a
assédio sexual. Os distritos devem orientar os
rotarianos anfitriões e membros da equipe para
que prestem atenção especial ao que possa ser
considerado assédio sexual ou atitudes inapropriadas. Os participantes do programa devem
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ser informados de que comportamento de tal
natureza não é tolerado e pode resultar no
cancelamento do intercâmbio, além de afetar
a participação futura do distrito no programa
de IGE.
É importante que os membros da equipe,
famílias anfitriãs e subcomissões distritais de
IGE compreendam que reflexões culturais
apresentadas em filmes, livros e revistas são, às
vezes, distorcidas no que se refere aos papéis
delegados a homens e mulheres e ao relacionamento entre ambos os sexos. Além disso, certas
sociedades são mais abertas do que outras em
relação a gestos e maneiras de vestir. Tais características não devem ser interpretadas como
permissividade. Demonstrações exageradas de
afeto que possam fazer com que membros da
equipe ou anfitriões sintam-se constrangidos
devem ser evitadas. Líderes e membros da
equipe, assim como famílias anfitriãs, devem
ser consultadas com antecedência para discutir
situações que possam vir a surgir e como resolvê-las. Consulados e embaixadas do país anfitrião podem oferecer orientação às equipes que
viajam ao exterior e às famílias anfitriãs.
Perguntas mais comuns
P: O distrito parceiro não responde às
correspondências.
R: Telefonar para o presidente da subcomissão
distrital de IGE. Tentar contatar os dirigentes
do distrito (governador do distrito e coordenador regional da Fundação Rotária). Pedir a
ajuda do coordenador regional da Fundação
Rotária e estabelecer um prazo final para obter
a informação necessária. Assegurar que as informações de contato estejam corretas.
P: O itinerário do distrito anfitrião não foi
recebido.
R: Contatar o distrito parceiro diretamente por
telefone, fax ou e-mail e perguntar se as informações sobre a equipe são suficientes para preparar o itinerário. Destacar a importância do
itinerário para a equipe explicando sua necessidade e o que se espera da visita. O senso de
urgência do distrito patrocinador pode ser diferente daquele do parceiro, portanto, recomenda-se estabelecer uma data final para a entrega
do documento e, para mostrar as expectativas
próprias, enviar ao distrito anfitrião cópia do
programa local de recebimento de equipes.
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P: O itinerário não inclui dias para observação profissional e a equipe já se encontra no
distrito anfitrião.
R: Contatar o presidente da subcomissão distrital de IGE ou o governador do distrito e solicitar uma reunião. Empregar diplomacia para
explicar a importância da reunião. Perguntar
aos anfitriões se conhecem pessoas que exerçam
a mesma profissão dos membros da equipe visitante. Tentar determinar o motivo pelo qual
dias de observação profissional não foram planejados (Diferença de conceito? De interpretação? Nunca ouviram falar daquela profissão?).
Sugerir alternativas de atividades profissionais
que correspondam às expectativas da equipe.
P: Um membro da equipe foi acometido de
doença grave ou teve uma emergência em
casa.
R: Obter assistência médica qualificada, entrar
em contato com a companhia de seguros para
obter as informações necessárias, notificar o
coordenador de IGE na Fundação Rotária, notificar os líderes do distrito anfitrião, contatar
a companhia aérea para trocar as passagens e
arcar com os custos da antecipação da viagem,
se necessário.
P: Reclamação da equipe visitante quanto ao
itinerário.
R: Marcar uma reunião com o objetivo de
esclarecer quais são as principais áreas de
conflito, verificar que problemas podem ser
solucionados pelo distrito, determinar as expectativas da equipe, explicar porque o itinerário foi preparado daquela maneira e tentar
encontrar uma solução satisfatória para todos.
P: Alegações de comportamento impróprio
praticado pelos visitantes ou anfitriões.
R: Coletar fatos concretos. Discutir o assunto
imediatamente com o presidente da subcomissão distrital de IGE ou com o governador do
distrito. Separar as pessoas envolvidas (designar
um novo anfitrião, colocar o membro da equipe temporariamente em um hotel, hospedar
os membros da equipe em locais separados).
Reunir os envolvidos e estabelecer um código
de conduta com o qual todos concordem. Reunir os membros da equipe e informar a respeito
da conduta deles esperada, se apropriado ou
necessário. Notificar a Fundação Rotária sobre
as alegações e as pessoas envolvidas.
P: Os distritos parceiros não entram em
acordo sobre a data do intercâmbio.
R: Ambos os distritos devem entender o
motivo pelo qual determinadas datas foram
propostas (as datas da viagem afetam os dois
distritos). Lembrar que a duração da estadia de
cada uma das equipes não precisa necessariamente ser a mesma. O único requisito é que a
viagem dure de quatro a seis semanas. Considerar a hipótese de adiar o intercâmbio para uma
data conveniente a ambos os distritos no ano
rotário seguinte. Se os distritos concordaram
em participar de IGE patrocinado pelo Fundo
Mundial a cada dois anos e as datas das viagens
já foram determinadas, o governador entrante
não pode cancelar esse acordo. Entretanto, as
datas de viagem podem ser alteradas, contanto
que dentro do ano do programa e sob acordo
mútuo dos distritos parceiros.
P: Foi impossível obter vistos para a equipe.
R: Averiguar os requisitos exigidos pelo consulado e incluí-los entre os critérios do distrito
para seleção e recrutamento de candidatos. Evitar entrevistar candidatos que não atendam aos
requisitos necessários para a obtenção do visto.
Obter carta de recomendação para membros
e líder da equipe. Utilizar a carta sobre vistos
preparada pela Fundação Rotária para confirmar a validade do programa e elegibilidade dos
candidatos a vistos.
P: A equipe não fala a língua do distrito
anfitrião.
R: Financiar estudo de idioma antes da partida
da equipe com subsídio para essa finalidade
(ver página 39). O governador do distrito e
o presidente da subcomissão distrital de IGE
devem solicitar ajuda de rotarianos do distrito
para traduzir correspondências, fazer chamadas
telefônicas e prestar outros serviços em nome
do distrito. Pedir ajuda com traduções aos participantes do Intercâmbio de Jovens, bolsistas
da Fundação Rotária ou ex-membros de equipes de IGE. Procurar também voluntários entre
professores de idiomas em escolas ou universidades locais ou contratar serviços profissionais
de tradução, a ser pagos pelo distrito.
Observação: Se os problemas persistirem, pedir ajuda ao coordenador de IGE na Fundação
Rotária. Documentar os problemas enfrentados
no relatório final e na avaliação do programa.
Cancelamento de um IGE
Cancelamento é uma medida drástica que
somente deve ser considerada se todas as tentativas de chegar a um acordo falharem. O
coordenador de IGE na Fundação colaborará
com os distritos parceiros oferecendo apoio
e orientação a fim de evitar o cancelamento.
Muitas dificuldades podem ser solucionadas se
os distritos comunicarem-se aberta e freqüentemente entre si. (Consulte a seção “Perguntas
mais comuns”, na página 26.) Um dos objetivos do programa de IGE é incentivar melhor
relacionamento entre rotarianos de diferentes
países. Aprender a superar obstáculos pode ser
um componente valioso da experiência com o
intercâmbio.
Em circunstâncias extremas, os distritos podem recomendar o cancelamento imediato de
um intercâmbio em andamento. Os curadores aceitarão tal recomendação, mesmo após
intervenção dos funcionários encarregados
pelo IGE, caso não haja comunicação entre
os distritos parceiros em tempo hábil e de
acordo com as diretrizes do programa de IGE.
Antes de requisitar o cancelamento, o distrito
deve demonstrar que esforçou-se para que o
intercâmbio fosse bem-sucedido. Se o distrito
pretende cancelar um intercâmbio, cabe a este
fazer tal recomendação ao coordenador de IGE
na Fundação Rotária e ao distrito parceiro.
Caso o cancelamento seja confirmado, nenhum
dos distritos envolvidos poderá formar parcerias com distritos suplentes. Se o intercâmbio
cancelado era patrocinado pelo FDUC, por
meio de alocação ao sistema SHARE, os fundos não utilizados serão devolvidos ao FDUC
do distrito (ou à conta do FDUC do distrito
doador, no caso de FDUC doado). Caso o IGE
tenha sido financiado pelo Fundo Mundial, o
subsídio simplesmente não será utilizado.
Ao ser comunicada da existência de um problema, a Fundação Rotária notifica imediatamente os governadores dos distritos envolvidos para
que enviem informações adicionais sobre as
alegações ou situação. O coordenador de IGE
na Fundação Rotária oferece apoio e assistência
aos distritos parceiros para evitar problemas
semelhantes em futuros intercâmbios.
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RECURSOS
Outras publicações relevantes
Isto É Rotary (001-PO), sumário sobre o
Rotary International e a Fundação Rotária.
Publicações sobre o IGE
Kit de IGE: Guia para a promoção do Intercâmbio de Grupos de Estudos. Usuário alvo:
Rotarianos que desejam divulgar o IGE em
seus distritos por meio de vários representantes
da mídia. O kit pode ser acessado exclusivamente no site do RI.
Intercâmbio de Grupos de Estudos — Manual para a Equipe (164-PO). Usuário alvo:
Membros e líderes de equipes de IGE. Ajuda a
preparar membros e líderes de equipes para a
viagem de estudos.
Intercâmbio de Grupos de Estudos (folheto)
(160-PO). Usuário alvo: Rotarianos e a
comunidade. Ideal para promover o programa
de IGE na comunidade.
Intercâmbio de Grupos de Estudos — Um
Programa Internacional de Desenvolvimento
Profissional (304-PO). Usuário alvo: Empresas
e organizações cujos funcionários são recrutados ou qualificados para participar como
membro de equipe de IGE. Ideal para explicar
o efeito positivo que o IGE pode ter nos jovens
profissionais e como empresas podem se beneficiar com o programa.
Estas publicações estão disponíveis para download no site do RI (www.rotary.org).
Fundação Rotária — Guia de Referência
(219-PO), sumário sobre os programas e
serviços da Fundação.
A Fundação Rotária — Cartão de Bolso
(159-PO), dados estatísticos sobre doações e
financiamentos de programas.
Você e Sua Fundação Rotária (171-PO),
brochura com breve descrição das atividades
internacionais da Fundação Rotária e informações sobre como participar.
Relatório Anual da Fundação Rotária
(187B-PO), panorama das finanças e programas da Fundação.
Internet
Muitos recursos informativos estão disponíveis
na Internet, inclusive:
Rotary International
www.rotary.org
Clique em “Fundação Rotária”, em “Programas
Educacionais” e em “materiais para download”.
The Online World Handbook
http://home.eunet.no/~presno
Fusos e horários em todo o mundo
www.timeanddate.com/worldclock
A Internet como recurso para o IGE
• Trocar e-mails com o distrito parceiro é eficiente e barato, além de
ser excelente forma de dinamizar o diálogo.
CNN Interactive
www.cnn.com
Conversão de moedas
www.oanda.com
• Criar uma página na Internet para a equipe de IGE.
• Pesquisar informações sobre o país anfitrião por intermédio dos
inúmeros recursos oferecidos pela Internet.
Website de tradução
www.worldlingo.com/wl/translate
Embaixadas no mundo e banco de
dados de consulados
www.embassyworld.com
Centro Norte-Americano para Controle
e Prevenção de Doenças
www.cdc.gov
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Outros recursos
•
Embaixadas e consulados podem oferecer
informações sobre o país anfitrião e seu sistema educacional.
•
Os Voluntários da Paz e outras organizações educacionais internacionais podem
oferecer sugestões sobre como superar o
choque cultural e melhorar a comunicação
com outras culturas.
•
Universidades nos distritos anfitrião e
patrocinador podem oferecer a rotarianos
informações adicionais sobre diferenças
culturais.
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FORMULÁRIOS
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Pedido de Reserva de Passagens para a Equipe de IGE
O formulário preenchido deve ser enviado ao escritório do RITS, ou representante autorizado, pelo menos dois meses antes
da partida da equipe.
•
Para evitar mudanças na reserva, o que acarreta gastos extras, solicitamos que o itinerário da viagem da equipe seja cuidadosamente planejado com o distrito anfitrião antes do envio deste formulário. O RITS se comunicará apenas com o
presidente da subcomissão distrital de IGE ou líder de equipe.
•
Todos os preparativos da viagem concernentes ao RITS devem ser concluídos pelo menos um mês antes do embarque.
Viagens pessoais: Se após o intercâmbio, qualquer um dos membros da equipe desejar fazer viagens particulares, um itinerário datilografado relacionando as datas e local(is) deve acompanhar este formulário. Os membros da equipe devem pagar as
despesas referentes às passagens aéreas de suas viagens particulares quando estas forem emitidas. Os agentes do RITS calcularão os custos pertinentes e informarão o valor ao líder da equipe.
Favor datilografar ou usar letra de forma.
PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE IGE
E-MAIL
DISTRITO PATROCINADOR
DISTRITO ANFITRIÃO
LÍDER DA EQUIPE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
E-MAIL
FAX
TELEFONE RESIDENCIAL
TELEFONE COMERCIAL
MEMBROS DA EQUIPE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
ATENÇÃO! O distrito alocou fundos SHARE e recebeu a devida aprovação do distrito anfitrião para a inclusão de membros
adicionais à equipe?
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
NACIONALIDADE
CIDADE DE CHEGADA NO DISTRITO ANFITRIÃO
DATA DE CHEGADA
DETALHES DA VIAGEM
CIDADE DE EMBARQUE NO DISTRITO PATROCINADOR
CIDADE DE PARTIDA NO DISTRITO ANFITRIÃO, SE DIFERENTE DA CIDADE DE CHEGADA
DATA DE RETORNO
As cidades de chegada e partida podem ser diferentes desde que não acarretem despesas extras.
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Representantes autorizados do RITS
ARGENTINA, CHILE, URUGUAI
Contato – Eduardo Sanchez
Eduardo Sanchez Viajes y Turismo
Florida 833
2 Piso Of. 202 “H”
1005 Buenos Aires
ARGENTINA
Tel: 54-11-43-11-6141
Fax: 54-11-43-13-8091
E-mail: [email protected]
AUSTRÁLIA
Contato – Linda Sesta
American Express
Level 12
151 Clarence St.
Sydney 2000 NSW
AUSTRÁLIA
Tel: 61-2-9271-7518
Fax: 61-2-9271-3050
E-mail: [email protected]
BRASIL
Contato – Rosely Tamashiro
Flytour Business Travel
Alameda Jurua, 641
Alphaville
Barueri, SP
BRASIL
Tel: 55-11-4502-2600
Fax: 55-11-4502-2625
E-mail: rosely.tamashiro@flytour
.com.br
ÍNDIA
Contato – Bejoy Samuel
Lionel India Ltd.
M-32
Greater Kailash
II Shopping Complex
New Delhi, 110 048
ÍNDIA
Tel: 91-11-51637424
Fax: 91-11-29211158
E-mail: [email protected]
JAPÃO
Contato – Akihiko Soga
Tonichi Travel Service (TNK)
Rotary Section
Tsukiji KY Bldg. 4th Floor
4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku
Tokyo 104-0045
Japão
Tel: 81-3-5148-1730
Fax: 81-3-5148-1736
E-mail: [email protected]
CORÉIA
Contato – Mi Sook Cho
K Travel Service
7th Floor Youone Bldg.
75-95, Seosomun-Dong
Chung-Ku, Seoul, 100-110
CORÉIA
Tel: 82-2-779-3413
Fax: 82-2-775-8189
E-mail: [email protected]
NOVA ZELÂNDIA
Contato – Rebecca Oscroft
Distinctive TMC Limited
Level 2, Gosling Chapman Bldg
63 Albert St.
Auckland Central
NOVA ZELÂNDIA
Tel: 64-9-958-2508
Fax: 64 -9-373-3143
E-mail: [email protected]
FILIPINAS
Contato – Jennifer Penesa
American Express
1810 A Mabini cor Remedios Sts.
Malate, Manila
FILIPINAS
Tel: 632-5268406
Fax: 632-5261306
E-mail: [email protected]
SUÉCIA
Contato – Peter Vinna
American Express
Wallingatan 33
111 24 Stockholm
SUÉCIA
Tel: 46-8-791-65-00
Fax: 46-8-791-65-40
E-mail: [email protected]
EUA
American Express
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Ave. 12NW
Evanston, IL 60201-3698
EUA
Tel: (847) 866-3411
Fax: (847) 866-6297
E-mail: [email protected]
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Pedido de Autorização para Compra Local de Passagens
para a Equipe de IGE
Envie este formulário, devidamente preenchido e acompanhado de um itinerário oficial de viagem, ao Serviço de Viagens do
Rotary International (RITS), em Evanston, IL, EUA (fax: 847-866-6297), pelo menos dois meses antes da data de embarque. O itinerário indicando números dos vôos, horários, nome da companhia e tarifa da passagem deve ser provido por um
agente de viagens ou empresa aérea.
Se os documentos não forem recebidos pelo RITS no máximo 45 dias antes da data de embarque, o distrito pode não vir a
ser reembolsado pela compra local da passagem.
Importante: Viajantes podem solicitar autorização para comprar a passagem localmente, caso consigam preço melhor que o oferecido pelo RITS ou seu representante (o custo deve ser pelo menos US$100 mais baixo que o preço do RITS).
Favor datilografar ou usar letra de forma.
Distrito patrocinador
Distrito anfitrião
LÍDER DA EQUIPE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
ENDEREÇO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
NACIONALIDADE
TELEFONE
FAX
E-MAIL
PAÍS
MEMBROS DA EQUIPE
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
ATENÇÃO! O distrito alocou fundos SHARE e recebeu a devida aprovação do distrito anfitrião para a inclusão de membros
adicionais à equipe?
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
SOBRENOME (COMO NO PASSAPORTE)
NOME (COMO NO PASSAPORTE)
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Certificado de Obtenção de Seguro para Membros
e Líderes de Equipe do IGE
A passagem aérea somente será emitida após a entrega deste formulário. Favor datilografar ou usar letra de forma.
Por meio desta certifico que investiguei os custos de hospitalização/tratamento médico no(s) país(es) de estudo e adquiri cobertura de seguro de acordo com esses custos, válida no(s) país(es) para onde viajarei e estudarei durante minha participação
no programa de Intercâmbio de Grupos de Estudos.
US$50.000, ou equivalente, para cobrir gastos médicos, inclusive despesas devido a acidentes e enfermidades, hospitalização e benefícios relacionados
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA DE GASTOS MÉDICOS, HOSPITALIZAÇÃO E TRANSPORTE DE EMERGÊNCIA, E NÚMERO DA APÓLICE
US$10.000 ou equivalente para transporte médico de emergência
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA DE GASTOS MÉDICOS, HOSPITALIZAÇÃO E TRANSPORTE DE EMERGÊNCIA, E NÚMERO DA APÓLICE
US$10.000 ou equivalente para morte acidental e desmembramento
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA POR MORTE ACIDENTAL E DESMEMBRAMENTO E REPATRIAÇÃO DE RESTOS MORTAIS, E NÚMERO DA APÓLICE
US$7.500 ou equivalente para repatriação de restos mortais
NOME DA COMPANHIA RESPONSÁVEL PELA COBERTURA POR MORTE ACIDENTAL E DESMEMBRAMENTO E REPATRIAÇÃO DE RESTOS MORTAIS, E NÚMERO DA APÓLICE
Atesto, além disso, que meu seguro já estava em vigor e/ou foi obtido localmente; que examinei a apólice e confirmo que ela
oferece (pelo menos) a cobertura mínima exigida para assistência médico-hospitalar, transporte médico de emergência, morte
acidental e desmembramento, e repatriação de restos mortais. A apólice é válida para os países que visitarei durante minha
participação no Intercâmbio de Grupos de Estudos.
Indique abaixo o período de validade da apólice. A cobertura deve ser válida desde a data planejada para embarque ao país de
estudos até a data de retorno ao país de origem.
DE:
DIA
/
MÊS
/
ANO
A:
DIA
/
MÊS
/
ANO
NOME DO PARTICIPANTE DA EQUIPE DE IGE (EM LETRA DE FORMA)
DISTRITO
ASSINATURA DO PARTICIPANTE DA EQUIPE DE IGE
DATA
Atestado Médico para Membros e Líder de Equipe de IGE
Data:
Examinei nesta data
NOME DO PARTICIPANTE DA EQUIPE DE IGE (EM LETRA DE FORMA))
e atesto que encontra-se fisicamente saudável e mentalmente apto a cumprir um programa intensivo de viagem e estudos no
exterior.
NOME DO MÉDICO EXAMINADOR (EM LETRA DE FORMA)
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
PAÍS
ASSINATURA DO MÉDICO EXAMINADOR
ESTE FORMULÁRIO DEVE SER RECEBIDO PELO PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DO IGE
DOIS MESES ANTES DA VIAGEM
Envie o formulário preenchido ao presidente da subcomissão distrital de IGE.
Este o enviará, mais as inscrições de todos os integrantes da equipe, aos funcionários do programa de IGE na Fundação
Rotária. Toda a documentação preparatória para a viagem da equipe deve ser enviada em apenas uma correspondência.
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Pedido de Subsídio para Participação na Conferência Distrital
O valor máximo do subsídio é de US$500, ou o equivalente em moeda local.
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
Requisitos para receber um subsídio:
1) Devem ser apresentados recibos de todos os gastos incorridos, inclusive despesas com transporte.
2) As equipes visitantes devem fazer uma apresentação de 30 minutos na conferência distrital.
3) Deve ser anexada a programação da conferência distrital com indicação de quando a apresentação da equipe visitante foi
realizada.
4) Este formulário deve ser submetido no máximo dois meses após as despesas terem sido incorridas. A Fundação Rotária
não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
Número do distrito visitante
Data da conferência distrital
Despesas que qualificam para este subsídio:
Acomodações
Custo
Refeições
Custo
Taxas de inscrição
Custo
Transporte
Custo
Total solicitado:
Importante: A Fundação Rotária não autorizará pagamentos de despesas que não sejam comprovadas por meio de recibos e
documentação completa, tais como programas da conferência distrital.
Favor datilografar ou usar letra de forma.
Pedido submetido pelo Distrito
NOME
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
ENDEREÇO PARA REEMBOLSO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
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Envie este formulário ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Subsídio para Viagens Internas da Equipe de IGE
*APENAS PARA DISTRITOS EM PAÍSES DESIGNADOS PELO RI COMO DE BAIXA RENDA
O valor máximo do subsídio é de US$600, ou o equivalente em moeda local.
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
Requisitos para receber um subsídio:
1) Devem ser apresentados recibos de todos os gastos incorridos, inclusive despesas com transporte.
2) As viagens internas da equipe visitante devem ser efetuadas por meio de transportes comerciais. A Fundação Rotária não
reembolsará despesas pessoais.
3) Este formulário deve ser submetido no máximo dois meses após as despesas terem sido incorridas. A Fundação Rotária
não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
Despesas de viagem que qualificam para o subsídio:
De
Para
Distância
Custo
De
Para
Distância
Custo
De
Para
Distância
Custo
De
Para
Distância
Custo
Total solicitado:
Importante: A Fundação Rotária não autorizará pagamentos de despesas que não sejam comprovadas por meio de recibos e
documentação completa.
Favor datilografar ou usar letra de forma.
Pedido submetido pelo Distrito
NOME
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
ENDEREÇO PARA REEMBOLSO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
Envie este formulário ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma
O valor máximo do subsídio é de US$1.000, ou o equivalente em moeda local.
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
Favor datilografar ou usar letra de forma.
Pedido submetido pelo Distrito
NOME
CARGO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
ENDEREÇO PARA REEMBOLSO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
Elegibilidade: A equipe deve estar viajando para um distrito cujo idioma seja diferente do seu ou onde um idioma comum
não seja falado pela maioria da população.
Para qualificar-se ao subsídio o distrito deve, antes de incorrer na despesa:
1) Apresentar documentos indicando o conteúdo e o custo do programa de treinamento tais como brochuras, contratos,
listas de preços ou quaisquer outros comprovantes dessa natureza.
2) Enviar este formulário à Fundação Rotária no máximo dois meses antes do embarque da equipe.
Para qualificar-se ao reembolso, o distrito deve:
1) Incluir os recibos e uma breve descrição de cada uma das despesas incorridas.
2) Enviar este formulário à Fundação Rotária no máximo dois meses após a incorrência das despesas. A Fundação Rotária
não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
Tipo
de despesa
Descrição da
despesa
Valor da
despesa
Moeda
Aulas
Material auto-didático
Livros e publicações
Outra
Total do pedido
(Não pode exceder US$1.000, a menos que alocações tenham sido feitas através do Sistema SHARE)
Importante: Se o distrito estiver solicitando reembolso, lembre-se de que a Fundação Rotária não autorizará pagamentos de
despesas que não sejam comprovadas por meio de recibos e documentação completa. Será processado apenas um pedido por
equipe.
Aprovação de alocação SHARE: Se o valor do subsídio solicitado exceder US$1.000 e o distrito tiver alocado fundos adicionais SHARE para estudo de idioma, é necessário obter a aprovação abaixo.
ASSINATURA DO PRESIDENTE DA COMISSÃO DISTRITAL DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA
DATA
Envie este formulário ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Subsídio para Pernoite Forçado
O valor máximo do subsídio é de US$100 por pessoa ou o equivalente em moeda local, ou US$80 por pessoa para escala
inevitável
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
Escalas com pernoites são permitidas apenas quando não há vôos diretos. Uma escala com pernoite custeada pela Fundação
durante a viagem ao distrito anfitrião somente será permitida quando a equipe viajar por mais de 24 horas, inclusive pernoite
forçado, devido à falta de vôos de conexão. O mesmo se aplica à viagem de volta, desde que a equipe viaje imediatamente
após a conclusão do intercâmbio. A Fundação fornece uma ajuda de custo de até US$100 por pessoa, para cobrir as despesas
incorridas durante a escala (acomodação e refeições). A Fundação reembolsará essas despesas após a conclusão do intercâmbio, desde que recibos apropriados sejam apresentados. A Fundação não cobrirá despesas de transporte de ida e volta ao aeroporto e taxas de embarque dos países, tampouco pernoite depois da chegada da equipe no distrito anfitrião.
Se a equipe, por conta própria, optar por passar 24 horas na cidade da escala obrigatória durante a viagem ao distrito
anfitrião, as despesas correrão por conta do distrito patrocinador ou dos membros da equipe, sem direito a reembolso.
Para ser elegível ao subsídio, o distrito deve:
1) Incluir recibos de todos os gastos incorridos, inclusive despesas com acomodação e refeições
2) Obter aprovação do RITS para pernoite forçado ou escala inevitável
3) Enviar este formulário no máximo dois meses após as despesas terem sido incorridas
Favor datilografar ou usar letra de forma.
Pedido submetido pelo Distrito
NOME
TÍTULO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
ENDEREÇO PARA REEMBOLSO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
Envie este formulário ao coordenador de IGE na Fundação Rotária.
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Pedido de Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE
Distrito
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
MEMBROS ADICIONAIS DA EQUIPE (veja página 5)
Custo: US$2.000 do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) por membro adicional (no máximo dois por equipe)
US$1.000 do FDUC por membro adicional para um IGE entre Países Vizinhos (no máximo dois por equipe)
Elegibilidade:
• Distritos que alocaram fundos SHARE à Categoria de Suplementação de Programas
• Os distritos devem obter o endosso, por escrito, do governador do distrito anfitrião
Total do FDUC a ser utilizado US$
ORIENTAÇÃO DA EQUIPE (veja página 20)
Custo: US$500 do FDUC por equipe
Elegibilidade:
• Distritos que alocaram fundos SHARE à Categoria de Suplementação de Programas
• Os distritos devem apresentar recibos de todos os dispêndios até dois meses após as despesas terem sido incorridas. A Fundação Rotária não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
• Os membros da equipe devem participar, obrigatoriamente, de um programa de no mínimo doze horas de orientação, independente deste pedido
Total do FDUC a ser utilizado US$
ESTUDO DE IDIOMAS (que exceda os US$1.000 outorgados pela Fundação Rotária) (veja página 21)
Custo: Uso do FDUC sem restrições
Elegibilidade:
• Distritos que alocaram fundos SHARE à Categoria de Suplementação de Programas
• Os distritos devem apresentar recibos de todos os dispêndios até dois meses após as despesas terem sido incorridas. A Fundação Rotária não fará reembolso de pedidos enviados após essa data.
• Consulte o formulário de Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma (página 39)
Total do FDUC a ser utilizado US$
Total do FDUC a ser utilizado (soma dos três itens) US$
ASSINATURA DO PRESIDENTE DA COMISSÃO DISTRITAL DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA (OBRIGATÓRIA CASO FUNDOS SHARE SEJAM UTILIZADOS)
DATA
Pedido submetido pelo Distrito
NOME
TÍTULO
DISTRITO
ASSINATURA
EMITIR O REEMBOLSO EM NOME DE (DEVE SER UM ROTARIANO OU DISTRITO ROTÁRIO)
ENDEREÇO PARA REEMBOLSO
CIDADE
ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
G U I A
P A R A
R O TA R I A N O S
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4 1
Relatório Final do IGE
Também disponível para download no site www.rotary.org
Favor datilografar ou usar letra de forma.
Eu fui (assinale uma opção)
Líder de equipe
Membro de equipe
NOME
ANO DO INTERCÂMBIO
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
PAÍS
FAX
E-MAIL
DISTRITO PATROCINADOR E PAÍS
DISTRITO ANFITRIÃO E PAÍS
Responda às questões a seguir. Se precisar, utilize folhas avulsas. Envie cópia deste relatório ao presidente da subcomissão distrital de IGE do distrito patrocinador.
Por que decidiu participar do IGE? O programa de IGE correspondeu às suas expectativas?
De que forma os materiais e treinamentos recebidos da Fundação e do distrito patrocinador ajudaram em sua preparação para
o intercâmbio? Sugestões para melhoria do processo de orientação:
Como a vivência no exterior influenciou sua forma de ver o mundo, o país anfitrião e seu próprio país? De que forma o intercâmbio foi útil ao aumento de sua experiência profissional? Qual o aspecto mais importante do intercâmbio?
G U I A
P A R A
R O TA R I A N O S
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4 3
De quais atividades você e os outros integrantes da equipe participaram durante o intercâmbio?
Que conselho ou informação daria a futuros participantes de IGE?
De que forma pretende continuar envolvido com o Rotary? Se convidado, gostaria de tornar-se sócio de Rotary Club ou
Rotaract Club?
ENVIAR AO PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE IGE NO MÁXIMO ATÉ DOIS MESES APÓS O
RETORNO DA EQUIPE.
4 4
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I N T E R C Â M B I O
D E
G R U P O S
D E
E S T U D O S
Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião
A ser preenchido pelo distrito anfitrião e submetido ao coordenador de IGE na Fundação Rotária após a finalização da viagem de estudos.
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
NOME
ASSINATURA
DISTRITO ANFITRIÃO
DISTRITO VISITANTE
SUAS OPINIÕES
1. A equipe visitante recebeu o itinerário antes de chegar a seu distrito?
Sim
Não
2. O conhecimento de língua estrangeira dos membros da equipe visitante era adequado para que estes se beneficiassem do
Sim
Não
intercâmbio?
Avalie os seguintes itens de acordo com a escala abaixo, utilizando o valor que melhor expresse sua opinião. Escreva o número
no espaço à esquerda. As respostas são confidenciais.
1 = Péssimo 2 = Sofrível 3 = Razoável 4 = Bom 5 = Excelente
1.
Integração e relacionamento da equipe durante a viagem de estudos
2.
Comunicação com o distrito visitante antes da chegada da equipe
3.
Qualidade das apresentações da equipe visitante
4.
Adequação dos membros da equipe visitante
5.
Adequação do líder da equipe visitante
DADOS ESTATÍSTICOS
1.
2.
3.
4.
5.
Número de famílias disponíveis para hospedar membros da equipe
Número de clubes participantes
Número total de dias de observação profissional
Número de dias de descanso da equipe
Número de visitas a clubes e apresentações
COMENTÁRIOS ADICIONAIS:
G U I A
P A R A
R O TA R I A N O S
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4 5
Relato sobre Experiência com o IGE
Compartilhe artigos e fotos do IGE.
Envie para: The Rotary Foundation, Group Study Exchange Department, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, IL 60201-3698, EUA
Local
Quando
Contatos para mais informações:
NOME DA PESSOA QUE PREENCHEU ESTE FORMULÁRIO
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
TELEFONE
FAX
PAÍS
NOME
ENDEREÇO
CIDADE, ESTADO/PROVÍNCIA
CÓDIGO POSTAL
TELEFONE
FAX
PAÍS
Tomei conhecimento, por intermédio de telefonema, conversa ou correspondência, sobre o evento rotário, relato, rotariano
ou ex-participante de programa da Fundação a seguir, e acredito que deveria ser publicada matéria a respeito. Autorizo a
divulgação das informações inclusas, conforme apropriado.
Descrição do evento
De que forma este evento interessa a rotarianos e ao público em geral?
Queira anexar cartas, artigos de jornal ou fotografias relevantes, quando disponíveis.
G U I A
P A R A
R O TA R I A N O S
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4 7
The Rotary Foundation
of Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EUA
Telefone: (847) 866-3000
Fax: (847) 866-0934
www.rotary.org
165-PO—(704)