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Email no celular: algumas regras básicas
Quando os primeiros celulares surgiram no Brasil no início de década de 90, eles só serviam
para uma coisa: falarmos com alguém sem estarmos amarrados ao fio do telefone. Duas
décadas depois, nossos celulares viraram uma central de comunicação móvel e
entretenimento – viraram smartphones que nos permitem enviar e receber mensagens de
texto, ler e enviar e-mails, fazer conferência e videoconferência, usar como ramal móvel no
nosso escritório, gravar notas e lembretes, fora toda a gama de jogos, TV digital, músicas,
vídeos e aplicativos para todos os gostos.
Temos realmente computadores em nossas mãos hoje em dia. O problema é que, em termos
de comunicação, em geral não fomos “treinados” para viver neste novo mundo, com
comunicação disponível em qualquer lugar. Por isto seguem algumas dicas:
Uso da ferramenta de comunicação correta: Sugira a criação na empresa ou no seu time de
trabalho de um código de comunicação onde se defina claramente e de forma simples quais as
melhores práticas de comunicação esperadas e que meios de comunicação devem ser usados,
em quais situações e quais os prazos de resposta esperados para cada meio. Exemplo:
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assuntos urgentes, prefira um contato pessoal;
Se não encontrar a pessoa, ligue ou envie SMS - retorno previsto: no máximo 2 horas;
Para informar algo ou solicitações não urgentes, envie um e-mail – retorno previsto:
24 horas.
Sobre e-mails: A maioria de nós recebe uma quantidade cada vez maior de e-mails, e muitos
deles poderiam ser evitados. Dar conta destes e-mails parece cada dia mais difícil, e mesmo
em um smartphone selecionar quais dos 100 ou 200 e-mails devem ser lidos primeiro é uma
tarefa árdua... Para melhorar a comunicação com e-mails, algumas ações e pequenas
mudanças de comportamento podem ser de grande valia.
Escrevendo e-mails: Se você vai enviar um e-mail, primeiro tenha em mente que e-mail é uma
comunicação apenas escrita, e por isto é um meio “pobre” de comunicação. Mais de 90% da
comunicação humana está no visual, nos gestos e na entonação de voz. Portanto, tenha
certeza de que sua comunicação por e-mail é a forma mais eficaz de comunicar o que você
quer e de ter a resposta que precisa. Se realmente for escrever um e-mail, observe estas dicas:
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Seja objetivo na comunicação. Menos palavras e mais direto ao ponto.
Releia o que escreveu antes de enviar.
Veja se está claro o que você quer, se colocou as pessoas corretas no e-mail, e
SOMENTE elas.
Se precisa de algo, digo o que precisa, de quem precisa e principalmente para quando
precisa.
Coloque um título/assunto claro no e-mail. A dica aqui é deixar para colocar o assunto
por último, depois de ter escrito o e-mail.
Nunca escreva e-mails em estado emocional muito alterado. Palavras escritas de
forma emocional podem causar grandes confusões. E tenha consciência de que o que
você escreveu poderá ser lido por quem recebe a qualquer momento, e o estado
emocional de quem recebe é um aspecto sobre o qual você não tem controle.
O Blog do Call Center não se responsabiliza pelos Artigos assinados e permite a reprodução dos mesmos, desde que
mantida a integridade dos textos, mencionando o autor, fonte e a origem da cópia através do Blog do Call Center
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Não copie todo mundo. Muita gente adora copiar o chefe em tudo, só que a maioria
deles acha que recebe muitos e-mails desnecessários dos subordinados, portanto,
cheque com seu chefe que tipo de e-mail ele quer receber cópia.
E-mail no celular:
 Use seu Smartphone para ler e-mails mais urgentes e e-mails que precisem de
respostas muito rápidas.
 Use também para apagar aqueles que são desnecessários (e spams, é claro).
 Deixe para responder e-mails que precisam de respostas mais elaboradas para
momentos em que você tenha mais tempo, ou até prefira respondê-los através de seu
computador.
 Leia e-mails no celular apenas em momentos em que não esteja fazendo outra coisa.
 Nunca leia e-mails quando estiver dirigindo ou fazendo qualquer atividade de risco.
 Se estiver almoçando ou em reunião com outras pessoas, priorize as pessoas e deixe o
celular para depois. Se estiver esperando algo urgente, comunique de antemão às
pessoas que estão com você de que talvez você precise responder rapidamente algo
urgente que está esperando.
 Desative o alerta de chegada de novo e-mail no celular (e no computador também).
Isso só serve para lhe tirar do foco do que está fazendo.
 Para fácil identificação, adicione no início do título/assunto do e-mail um código de
comunicação que seja de conhecimento de todos da equipe. Este código pode incluir
siglas, indicando a ação a ser tomada, como por exemplo:
• AR: Ação Requerida
• RR: Resposta Requerida
• PSI: Para Sua Informação. Assume-se que quem está em cópia ou oculto é SEMPRE PSI;
somente pessoas no para deveriam ter ações ou respostas requeridas.
• OK: Resposta positiva para algum assunto enviado anteriormente.
Wagner Mancini é diretor da OmRá Technologies for a Better Life, especialista em
produtividade pessoal. Contato: [email protected]
http://www.mobiletime.com.br/26/09/2011/email-no-celular-algumas-regrasbasicas/238538/news.aspx
Fonte e créditos: Mobile Time
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