Dicas DIPOA para boas reuniões
Apanhado “Internáutico”
Organização de Conteúdo/Edição: marília.carvalho/agenda.dipoa
Fontes:
http://www.efetividade.net http://www.profissionaisti.com.br
Antes da reunião:
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Analisem a sua real necessidade.
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Definam uma pauta que deve conter, no mínimo, os seguintes itens:
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Apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral isto pode ser feito apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.
Envolva não apenas os tomadores de decisão. Uma reunião só com as pessoas diretamente envolvidas tem mais chances de ser produtiva.
Convoque pessoas que são capazes de resolver os problemas.
Solicitem o agendamento da reunião com antecedência de, pelo menos uma semana.
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Adéqüe o tempo aos assuntos, se necessário
Considerem a Pessoas que você gostaria que participassem da reunião e o objetivo da presença de cada um.
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Tema da reunião
Motivo da sua realização
Tópicos agendados
Data, horário e duração prevista
Analisem a relação entre os tópicos agendados e a duração prevista.
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Se o assunto proposto pode ser tratado por meio eletrônico ou depende (rá) de procedimentos de outros órgãos ou setores, considere a possibilidade de postergar
o seu agendamento para uma época mais adequada.
A antecedência necessária depende do tema e do contexto. Reuniões marcadas com pouca antecedência tendem a não produzir decisões tão eficientes quanto as
marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
Urgências são urgências, mas deixar de planejar e acertar as datas e dimensionar tempo necessário é um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade da
reunião.
Tenham uma política clara e explicitada sobre telefonemas, computadores e smartphones durante a reunião.
Durante:
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Estejam presente no horário marcado para o início da reunião.
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Lidem com participantes temporários.
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O tempo de cada um dos envolvidos tem o mesmo valor.
Com uma pauta bem definida, podem-se dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico da mesma, depois de tratado.
 Deixe isto claro desde o princípio.
Procurem não perder de vista o motivo, a pauta e a duração da reunião, conforme agendada.
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Uma reunião efetiva, deve se desenvolver de forma que o tempo seja bem distribuído no seu desenrolar, preferencialmente, em três momentos-chave (Scott
Berkun). Quando:
1º. A reunião completa seus primeiros 20 (ou 15) minutos, para que as pessoas percebam que já chega de introduções e preliminares;
2º. Faltam 15 minutos para o horário previsto para seu término, para que as discussões finais (ou de fechamento) se iniciem
3º. Faltam 5 minutos para o término - para que se inicie a revisão do que foi decidido, próximos passos e quem é o responsável por o que. Se tiver como,
combine com o secretário para tentar fazer a reunião terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.
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Definam um Secretário encarregado do relógio e do registro.
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O Secretário deve ficar encarregado de:
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Acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos
Fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.
Tomar notas sobre as decisões relacionadas e
Gerar uma ata sumarizando-as, preferencialmente até o final da reunião
 Registros posteriores tendem a perder em qualidade e quantidade de informações sobre a reunião.
Cinco minutos antes de terminar a reunião, ler as anotações sobre as decisões tomadas para certificar-se de que estão todos de acordo e tomar as assinaturas dos
presentes.
Conduzam a reunião de forma efetiva
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Tenham em mente que qualquer reunião precisa ter um condutor que deverá ser anunciado e se encarregará de:
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Administrar um tempo para que cada participante exponha suas idéias;
Procurar não fugir da pauta, evitando que a reunião se prolongue com discussões que pertencem a outra reunião;
Intervir quando alguém estiver falando muito ou com muita freqüência, todos devem participar;
Desestimular a polarização e os monólogos.
Gerar decisões efetivas, incluindo o próximo passo de cada tema, o responsável por ele e seu prazo.
Deixar a discussão de temas fora da pauta apenas para o final, após encerrar a pauta divulgada previamente.
Pular as discussões operacionais paralelas que possam ser melhor discutidas, diretamente, entre os envolvidos nos “pós-reunião”.
Abrir a palavra para considerações finais: verifique se alguém tem comentários adicionais sobre os temas que estiveram em pauta.
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No encerramento o condutor deve:
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Certificar-se de que todos os participantes estejam presentes. Se alguém saiu da reunião e não voltou.
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Não há como o encerramento surtir efeito imediatamente para esta pessoa. Registre o fato, e certifique-se de enviar um resumo por escrito para ele
o quanto antes.
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Terminar a reunião no horário agendado, mesmo que a pauta não tenha fechado.
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Repassar, brevemente, os principais pontos discutidos
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Repassar, não tão brevemente, a lista do que precisará ser feito, por quem e até quando.
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Possivelmente este é o ponto crucial e quase sempre, o motivo da solicitação ou necessidade da reunião - o próximo passo de cada tema, o
responsável por ele e seu prazo - Explore-o até não restar qualquer dúvida, ambigüidade ou margem para confusão.
Agendar a próxima reunião se for o caso.
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Basear-se em suas anotações, prestar atenção na realimentação e registrar, especialmente, se alguém discordar delas, retificando-as.
Planejem junto, e neste momento, o próximo encontro e a pauta a ser tratada.
Encerrar a reunião de forma positiva.
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Pouca gente gosta de reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro que valoriza o esforço e a presença de cada um, e reforce a
importância do que foi discutido.
Depois...
Caso a ata não tenha sido gerada durante a reunião, para ser lida e divulgada para os participantes no encerramento, providenciem para que seja feita e
divulgada para os participantes o mais breve possível, com o registro de forma clara e direta das decisões tomadas.
Lembrem-se: Exceder a duração definida para uma reunião denota, quase sempre, lapso de atenção no seu planejamento e agendamento.
Boas reuniões!
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