Profa. Msc Sandra Helena Pedroso
SESCON
Outubro/2011
Résumé
Mestre em Sistema de Gestão de Projetos com foco em
Responsabilidade Social pela UFF e bacharel em Ciências Contábeis.
Diretora do Ateliê de Cultura e do Instituto Pro3. Coordenadora de
Certificação da Lei de Incentivo à Cultura do Estado. Nos últimos 29
anos exerceu diversas funções na área cultural e cinematográfica. Foi
Coordenadora Técnica da ANCINE, professora de produção na Faculdade
de Cinema da Universidade Estácio de Sá e da Faculdade de Produção
Cultural da Candido Mendes. Atualmente atua como professora de
Gestão Financeira na pós-graduação e no MBA de Produção Cultural da
UCAM. E como consultora em Gestão de Projetos em diversas
empresas. É do grupo de trabalho da ABCR-Rio.
Tópicos
 Projeto
 Desafio
 Documentos fiscais
A
NATUREZA
DE UM
PROJETO
SEQÜÊNCIA
TÍPICA DE
EVENTOS
DURANTE O
CICLO DE
VIDA DO
PROJETO
Fase conceitual
Estudo de
Proposta
viabilidade
inicial
e risco
Conceito
Objetivos
e plano
mestre
Aceitação
Fase de planejamento
Plano de
Exame dos
atividade e
contratos de
de
recursos
recursos
Fase de implementação
Análise e
Monitoração e
revisão do
controle da
projeto
implementação
Fase de conclusão
Entrega
Avaliação e
acompanha
mento
Conclusão
Desafio do projeto: guardar estreita vinculação
entre o proposto e o executado.
Desafio
 Eficácia – resultado;
 Eficiência – gestão, cumprir os objetivos;
 Efetividade – atender as expectativas.
Desafio
 Eficácia
– fazer as coisas certas;
 Eficiência – fazer certo as coisas;
 Efetividade – gerar impacto positivo.
Desempenho
Eficaz e eficiente
Avaliação
Objetivos propostos atingidos
com os recursos disponíveis
Eficaz, mas ineficiente Objetivos alcançados com
maior consumo de recursos
Eficiente, mas ineficaz Recursos de acordo com o
estabelecido e os objetivos
não foram alcançados
Ineficaz e ineficiente Os objetivos não foram
alcançados e consumo de
recursos maior do que o
previsto
Prestação de Contas
Legislação
 Instrução Normativa nº 01/1997 – STN
 Lei 8.666/1993
 Acórdão do TCU
 Súmulas do TCU
 Orientações do órgão ordenador da despesa
Execução
Registra na
contabilidade
LICITAÇÃO
RELATÓRIO DA
EXECUÇÃO
CONTRATOS
DOCUMENTOS
E
PAGAMENTOS
ENVIA A PRESTAÇÃO DE
CONTAS
ACOMPANHAMENTO
Recebe os
recursos
ANÁLISE
DOS
REGISTROS
ANÁLISE
DOS
RELATÓRIOS
ANÁLISE
DA PC
Definição
Demonstrativo organizado pelo recebedor do recurso,
acompanhado de documentos comprobatórios das
operações de receita e despesa, os quais deverão ser
aprovados por quem autorizou dar os recursos.
 Física = Realizado
 Financeira = Recursos
 Física e Financeira = Realizado e Recursos
Documentos Necessários












Conferência dos documentos
Termo de compromisso
Carta de aprovação
Publicação do diário oficial
Extratos bancários
Cópia completa do projeto
Fases de execução
Cronograma
Orçamento
Recibo de Mecenato/Patrocínio
Contratos
Documentos fiscais
ITENS QUE PODEM SER PAGOS COM OS RECURSOS RECEBIDOS
•
Todas as despesas previstas no orçamento;
•
Despesas com telefones de terceiros podem ser ressarcido
mediante recibo junto com a conta paga;
•
Reembolsos devem ser pagos mediante recibo com os
dados da organização e da pessoa
juntando os
documentos fiscais válidos;
•
Tíquete de estacionamento: não vale o documento de
saída e sim um cupom fiscal;
•
Recibo de táxi sem rasura, com destino e dados do carro;
•
Passagens aéreas devem estar acompanhadas do cartão
de embarque.
Ordenação dos Documentos
 Despesas feitas antes da obtenção dos recursos – não são
válidas para alguns patrocinadores ou ógãos públicos
 Observe o prazo final do contrato de patrocínio
 Observe o prazo final de execução e captação
 Documentos fiscais : de acordo com cada tipo de
pagamento
Documentos Fiscais
Sempre observe em uma Nota Fiscal os seguintes itens:
 A data de emissão tem que ser anterior a data do
cheque e nunca posterior a data de compensação do
cheque no banco;
 Verifique a data limite da emissão e/ou prazo de
validade da Nota Fiscal;
 Ausência de rasuras;
 Nome do projeto e contrato ou identificação do
patrocínio.
Documentos Fiscais
 Pagamento aos índios
 Pagamento aos analfabetos e menores
 Pagamento dos sócios - também exerça função
 Equipamentos e materiais da proponente ou
responsável
 Idoneidade do fornecedor
 Captação de recursos - pela proponente
 Captação de recursos - terceiros
 Taxa de administração
Documentos Fiscais
 Nota fiscal com observação de impostos devem ser
retidos;
 DARF’S de retenção de impostos devem ser pagos com
os recursos do patrocínio;
 FGTS, INSS e rescisão de contrato de trabalho, podem
desde que estejam previsto no orçamento e os
profissionais tenham trabalhado no projeto;
 Recibo de prestação de serviço, aluguel e afins,
verifique a retenção de IR e INSS.
Documentos Fiscais
 A discriminação do serviço tem que ser clara e
compatível com o orçamento;
 Tem que constar na descrição o
projeto;
nome do
 Tem que constar o nome da empresa, cnpj e
endereço completo igual ao que está no
contrato.
IDEAL TER UM CARIMBO OU INFORMAÇÃO “RECEBEMOS” ou
“PAGO”.
ITENS QUE NÃO PODEM SER PAGOS PELO PATROCÍNIO
•
Multa de carro, colégio de filhos, cursos e correlatos
não podem ser pagos;
•
Multa, juros, IOF, tarifa de devolução de cheques e
tarifa cheque superior e inferior devem ser pagos
com recursos próprios;
•
Despesas não previstas e não autorizadas.
Tipos de Nota Fiscal
 Serviço
 Mercadoria
 Cupom Fiscal
 Avulsa
 Outras moedas
Nota de Serviço
Verifique se a localidade do prestador
de serviço não está obrigada a emitir
a Nota Fiscal eletrônica.
Nota de Serviço
Nota de Serviço
Documentos Fiscais
CORRETO
INCORRETO
SERVIÇO – R$ 100,00
SERVIÇO – R$ 100,00
ISS – R$ 5,00 INCLUSO
ISS – R$ 5,00
TOTAL – R$ 100,00
TOTAL – R$ 105,00
Obs: ISS DEVERÁ ESTAR INCLUSO NO SERVIÇO, NÃO ACRESCIDO
Notas de Gasolina
Notas de Alimentação
Cupom Fiscal
Cupom Fiscal
Documentos Fiscais
Sempre observe em um cupom fiscal:
 Se consta o nome da empresa, CNPJ e endereço do
emitente;
 Se o serviço, o produto ou mercadoria está
especificado corretamente:
 Exemplo: código 01 R$ 12,00 – não vale. Solicite ao
emitente um recibo ou NF válida.
Nota Fiscal Avulsa
• transporte de mercadoria ou bem, realizado pelo próprio emitente ou
por transportador por ele contratado;
• na liberação de mercadoria ou bem apreendido pelo Fisco;
• na saída de mercadoria ou bem decorrente de arrematação em
processo de inventário, falência, liquidação ou dissolução de sociedade;
• na saída de mercadoria ou bem de depósito público;
• no retorno, ao Estado de origem, de mercadoria transferida para a
venda ou demonstração em feira, exposição ou similar;
• na arrematação em leilão ou na aquisição em concorrência promovida
pelo poder público, no caso de mercadoria ou bem importado e
apreendido ou abandonado;
• de móveis e utensílios pertencentes a não-contribuinte, realizado em
decorrência de mudança.
Artigo 36 e 37, do Livro VI, alterada pelo Decreto Estadual n.º 28.333/2001, vigente a partir de 01.07.2001 - RJ
Nota Fiscal Avulsa
Nota em outra moeda
 Utilize o câmbio oficial para a conversão ou a da
compra de moeda estrangeira;
 As despesas podem ser pagas com cartão da
empresa ou do sócio, desde que a Nota/Invoice
esteja no nome da proponente;
 A despesa tem que estar prevista no orçamento;
 Verifique a legislação específica do projeto.
Nota em outra moeda
Procedimento de emissão de Nota Fiscal
Modelo NF
Procedimento de emissão de Nota Fiscal
Modelo NF
Procedimento de emissão de Nota Fiscal
Modelo NF
Documentos não aceitos









Nota;
Nota de Venda;
Nota de Balcão;
Orçamento;
Pedido;
Nota de Compra/Serviços;
Ticket de máquina registradora;
Outros sem valor fiscal;
Depósito não acompanhado de um documento fiscal
válido.
Peculiaridades
 Conta bancária: outros recursos não podem ser
misturados;
 Geralmente são duas: captação e movimento;
 Primordial o extrato inicial estar zerado e o final também;
 Verifique as inconsistências dos saldos entre um extrato e
outro;
 Crie uma planilha eletrônica de verificação do extrato
bancário, para sanar as dúvidas.
Peculiaridades
 O saldo do projeto tem que ser ressarcido ao
órgão ou patrocinador, verifique a forma correta;
 Encerrar a conta bancária após o término do
projeto;
 A contabilidade tem que espelhar a prestação de
contas enviada;
Procedimentos Internos







Cheques diferentes – mesma nota fiscal
Pagamentos diversos – cheque caixa
Caixa – pequenos valores
Evitar cheques caixa altos valores
Cheque – nota fiscal
Filtragem dos documentos
Controlar os recebimentos e despesas
Procedimentos Internos
 Confira sempre os extratos bancários;
 Coerência com a solicitação;
 Relatórios – coerência e objetividade;
 Manter histórico do projeto;
 Faça um controle orçamentário;
 Faça um fluxo de caixa.
Procedimentos Internos
 NÃO MISTURAR DINHEIROS – INCENTIVO
 COLOCAR CARIMBO DE RECEBIMENTO
 TER DOCUMENTO DE QUITAÇÃO
 IDEAL TER NAS NOTAS FISCAIS CARIMBO:
PROJETO: XXXXXX
NÚMERO: 000000
RECURSOS: XXXX
ITEM DO ORÇAMENTO: XXX
Recomendações
 Guardar os documentos de forma organizada por ordem de data ou
emissão de cheque ou ordem bancária;
 Colar em uma folha de rascunho ou branca as pequenas notas fiscais e os
cupons fiscais;
 Guardar com cuidado e em ordem os extratos bancários;
 Recursos podem ser aplicados em poupança;
 Os rendimentos financeiros devem ser utilizados no projeto, mediante
autorização ou nos itens já previstos no orçamento.
 O relatório de execução financeira deverá ser feito no modelo fornecido
pela patrocinador ou da lei de incentivo.
Contabilidade
 Escrituração dos documentos fiscais
 Programas contábeis – prestação de contas
 Conhecer o projeto
 Legislação
 Montagem da prestação de contas
Exemplo de PC
2011\PC_Modelo.xls
“Nos tempos de hoje, em arte,
o que aparece tem mais importância
do que o que não aparece;
a superfície vale mais do que o fundo.”
Joaquim Nabuco
Obrigada!!!!
Sandra Helena Pedroso
(21) 8216-5201
[email protected]