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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
CPC BRASIL SISTEMAS
MÓDULO PARA
CONTROLE DE ESTOQUES
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Elaboração e compilação de textos:
Eduardo Cavalcante
Consultor técnico
Avaliação e revisão:
Arnaldo Neto
Diretor
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Apresentação
Prezado Cliente,
Este é o nosso módulo de treinamento do sistema de almoxarifado/farmácias, material
elaborado com o objetivo de contribuir para o melhor uso do sistema no intuito de auxiliar
no controle eficiente de estoques.
A carga horária deste módulo é de 40 (quarenta) horas.Sendo uma apresentação geral do
sistema, suas características básicas, informações detalhadas e controles gerenciais;
Abordaremos as rotinas de duas formas, a básica (rápida) e as detalhadas, tentando
apresentar a melhor forma de agilizar o fluxo do trabalho, sendo importante o
entendimento da aplicação e o encaixe das rotinas do sistema ao fluxo administrativo.
Os conteúdos foram organizados em unidades de estudo, subdivididas em capítulos, de
forma didática, objetiva e coerente. Eles serão abordados por meio de textos básicos, com
ilustrações e terá o apoio de um modulo simulador com um banco de dados de teste.
Muito grato,
Eduardo Cavalcante
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Módulo de Estoques
Parte I - Visão Geral Modulo de Estoques
Visão Geral
Características básicas
Abertura dos módulos
Login no Sistema
Apresentação geral da Tela e seus objetos
Botões de Atalho
Busca
Auditoria
Barra de Ferramentas
Filtro de impressão
Preview de Impressão
Grade do Sistema
Troca de Senha
Envio de mensagens correio Interno
Pedidos de Material de Consumo
Solicitação de Manutenção
Solicitação de Suporte
Parte II - Cadastros essenciais
Cadastro de Produtos
Cadastro de Fornecedores
Centro de Custos
Classificação de produtos
Criação de Agrupamentos
Criação de Estoques
Cadastro de Kits
Parte III - Movimentação de estoque
Movimentação dos itens
Entrada de Itens no Estoque
Pedidos de Material Comum
Pedidos de Matmed
Saída de produtos
Solicitação de Devolução
Registro de Devolução
Transferências
Compras (autoriza)
Parte IV – Gerencia dos estoques
Gerenciamento
Relatório de Consumo
Inventario de Estoque
Ajuste de Estoque
Curva ABC
Giro e Antigiro
Ficha de Cardex e Razão
Fechamento de Estoque
Parâmetros de Configuração
Relatórios
6
9
9
9
10
11
11
12
12
13
13
14
14
16
18
21
22
24
30
32
33
34
37
40
42
43
59
62
69
78
80
92
114
114
118
123
125
129
131
133
136
138
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Visão geral
Parte I - Visão Geral Modulo de Estoques
De fundamental importância para a administração hospitalar o estoque deve estar
ajustado à realidade de consumo do mesmo.
Um estoque hospitalar bem administrado, deve ter um controle apurado, controlando
custos, mas como fazer quando se trata de substancias que fazem a diferença entre uma
vida e morte? Como poderemos lidar com as incertezas?
Sabemos que os itens de farmácia alem de indispensáveis aos cuidados dos pacientes, tem
uma relevante importância no faturamento hospitalar.
O modulo de controle de estoques é uma ótima ferramenta para auxiliar na administração
de materiais. O controle de estoques/farmácia compreende um ciclo contínuo de
operações interdependentes que são a previsão, aquisição, transporte, recebimento,
armazenamento, distribuição, conservação e análise de controle de inventários, sendo
importante enquanto assegura ao hospital o reabastecimento racional dos materiais
necessários à manutenção de seu ciclo operacional.
O controle de estoque consiste, numa movimentação continua e equilibrada entre
consumo e compras, num fluxo ininterrupto de requisições, entradas, saídas e devoluções.
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Sistema de controle de estoques
Ferramenta de auxilio ao gerenciamento e do fluxo de estoque. Atenderá à
demanda de estoques centrais e subestoques (satélites), rastreará e facilitará toda
movimentação de materiais comuns ou matmed para os pacientes. Integrado com o
Faturamento Hospitalar e Prescrição Medica. Tem por objetivo primordial controlar
consumo por centro de custos e unidades de negocio. Toda operação logística de compra
e ressuprimento automatizada de forma pratica e eficiente;
Em resumo, as funções do modulo de controle de estoque Hospitalar são:
• Movimentar os estoques (entradas, pedidos, saídas, devoluções,
transferências, compras);
• Determinar quanto e quando comprar (ponto de pedido e ou
ressuprimento);
• Rastrear e possibilitar controle de estoques; (razão, cardex, controle de lote
e validade)
• Controlar quantidades e valores estocados (inventários, balanço por centro
de custos, custo médio);
• Identificar itens importantes dentro do estoque; (curva ABC, giro e antigiro)
• Fazer o faturamento on-line dos matmed em contas médicas de acordo
com as tabelas SIMPRO e Brasindice;
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Um bom cadastro dos itens é de fundamental importância para a gestão dos estoques e
facilitará sua movimentação (entradas, saídas e devoluções). Se tratando e uma farmácia
hospitalar é importantes ressaltarmos a padronização dos medicamentos a serem prescritos
aos pacientes, para organizar o fluxo de dispensação e faturamento em contas medicas.
O modulo de estoques funciona com a quantidade ilimitada de unidades de estocadoras
sendo possível criar n- farmácias satélites, e fazer o controle independente.
O processo de ressuprimento é baseado na movimentação, gerando sistematicamente o
ponto de pedido por consumo em um intervalo de tempo e valores estoques mínimos de
acordo com a margem de segurança.
O custo contábil / gerencial será baseado na formula de custo médio.
Os preços para faturamento em contas médicas respeitarão as regras de pagamento dos
convênios e prestadores, ou seja a composição do preço do mat-med, será feita através das
amarrações com as revistas Simpro (geralmente para materiais) e Brasindice (geralmente
para medicamentos).
O sistema traz uma serie de relatórios operacionais que ajudaram na gerencia e controle de
estoques, como preços por fornecedor e por produto, compras por intervalo de data, balanço
por centro de custos, relação de saídas, inventario, lista para contagem física, estoques por
grupo, por classificação, giro e anti-giro, media de estocagem e etc.
Para iniciar o controle de estoque é necessário fazer o cadastramento dos itens e classificálos, a criação dos estoques, informar o saldo inicial (inventariar) e se possível o custo
inicial de cada item.
A rotina de controle de estoque pode ser resumida da seguinte forma:
1. Autorização de Compra (cotação), entrada de produtos pela nota fiscal;
2. Solicitação de produtos, saídas (dispensa), e devoluções;
3. Fazer o balanço, Inventariar e ajustar os estoques;
Como sabemos o estoque hospitalar é um ambiente bastante complexo em que sempre
teremos cuidado de ter um estoque mínimo para não faltar itens aos cuidados dos pacientes,
também respeitando o controle de custos, mantendo um estoque racional, tomando
cuidados com ressuprimento e a validade dos itens.
Esse é o nosso desafio.
Vamos lá...
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Características Básicas:
Como proceder:
Abertura dos módulos – Lançador do sistema
A abertura dos módulos do sistema se dará pelo lançador dos módulos, que chamamos de a
barra de abertura que fica semi-oculta na lateral da tela, sendo necessário clicar com o
mouse para disponibilizá-la;
Fig. Funções do lançador
Fig. Barra de abertura - lançador
A barra contém as versões Atual, anterior e antiga do sistema, alem de possibilitar a
abertura do manual e ou a escolha do banco de dados. (Importante que esta barra esteja
sempre on-line)
Login no Sistema
Para entrar no sistema o usuário deve fazer o login com sua senha previamente registrada
no cadastro de usuários, e terá acesso de acordo com o perfil do controle de acesso;
Fig. Tela de login
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Apresentação geral da Tela e seus objetos:
Informação do estoque
Menus de Acesso
às telas
Usuário logado
Versão do Sistema
Estoque aberto
Fig. Tela inicial do modulo de estoques
Botões de Atalho
Unidades Estocadoras
Abas das telas
ex: F9, F10 etc
Fig. Tela de produtos
Menu de acesso
Barra de ferramentas (botões
movimentação, ação,
confirmação ou impressão)
Tem a função de abrir as telas do sistema.
Fig. Menu do sistema
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Botões de Atalho
Nas telas se apresentam botões que servem de atalho, para buscas ou outras funções como
por exemplo:
Busca – F3 ou F6
Auditoria – F12
Localizar- F1
Ajuda do sistema
Informações dos componentes: (hints)
Ao parar o mouse em cima de um botão ou componente o sistema poderá trazer a
informação exemplo:
Fig.04
Abas
São as “sub-telas” ou telas complementares; No caso da tela principal não conter espaço
para todas as informações, funções ou campos, usa-se abas como por exemplo no cadastro
de paciente, tem a aba de Serviços-F8 que traz a busca de todos os serviços (consultas,
exames ou procedimentos) realizados pelo paciente no hospital.
Busca por itens
Existem vários mecanismos de busca. Pode-se fazer uma busca por código do produto, cód.
Saída, por nome, por numero de cotação etc, a depender da tela do sistema serão
disponibilizados os mecanismos de buscas necessários para a agilização do processo. No
caso de buscas por nome faz-se uma ordenação de acordo com a letra e na grade se
apresentam algumas informações como descrição e ou código. Geralmente as buscas têm o
atalho pelo F1, F3 ou F6.
Fig. Consulta a itens
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Auditoria
A auditoria traz a informação de quem criou, data, hora, ip da maquina e versão do sistema
e quando foi feita a ultima alteração.
Fig. Auditoria em tela
Barra de Ferramentas
A barra de ferramentas do sistema se encontra geralmente no rodapé da tela e tem botões
que efetuam as operações básicas:
1.
2.
3.
4.
Movimentação de registros
Ações (incluir, alterar, excluir)
Confirmação (gravar ou cancelar)
Impressão
1-
2-
3-
4-
Fig. Barra de ferramentas padrão
1 - Movimentação - Disponibiliza a movimentação entre os registros:




Ir para o Inicio do Arquivo = Primeiro Registro;
Ir para o Registro Anterior = Registro Anterior;
Ir para o Próximo Registro = Avançar um Registro;
Ir para o Final do Arquivo = Ultimo Registro do Arquivo;
2 - Ação - Disponibiliza as operações de Adicionar, alterar ou excluir algum registro:



Incluir = Adiciona novo registro (Coloca o registro em modo de Inclusão); Ctrl + N
Alterar = Altera dados do registro (Coloca o registro de modo de Edição); Ctrl + E
Excluir = Apaga o registro atual. Definitivamente!
3 - Confirmação - Realiza a Confirmação ou não numa inclusão ou alteração de
registro:


Registrar = Confirma os dados que foram incluídos/Modificados; Crtl + G
Não Registrar = Cancela um comando de alteração/inclusão de dados. esc
4 - Impressão - Permite a impressão do registro:
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Imprimir = Imprime o registro atual;
Os botões de impressão podem exibir um preview do impresso que é a exibição em tela ou
enviar direto para a impressora (sem exibir em tela)
Filtro de impressão
A característica principal deste filtro é que ao desmarcar o “checkbox” todos, abrirar a
possibilidade de escolha do departamento.
fig. Filtro de impressão
Preview de Impressão (visualizar a impressão)
Fig. Pre-impresso
Barra de ferramenta do pré-Impresso (preview em tela)
1 -de ferramentas
Fig. Barra
2-
3-
4-
5Barra de ferramenta
1 – Aumentar a exibição; zoom
2 – Movimentação entre as paginas (primeira, próxima, anterior e ultima)
3 – Selecionar uma pagina ou Procurar Texto
44.1 Copiar para a memória
4.2 Configurar impressão (selecionar impressora diferente da impressora padrão);
4.3 Imprimir; (mandar para a impressora)
4.4 ler .qrp; (formato de impresso quickreport)
4.5 salvar caso deseje enviar o arquivo em formato eletrônico (Excel, Word (rtf) ou Pdf)
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Fig. salvar arquivo eletrônico do impresso
5 – cancelar visualização, fechar
Grade de visualização;
Este componente da tela (grade), traz a busca, por exemplo das movimentações dos itens (entrada, saída e
devoluções) onde não podemos inserir itens, apenas consta uma visualização de uma consulta ao banco de
dados.
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Grade de inclusão de itens
Fig. Grade de visualização de itens
Na grade de inclusão encontramos propriedades semelhantes ao Excel, onde estão pre-formatadas regras de
cálculos, podemos acionar mecanismos de localização (busca-F1).
O funcionamento de inclusão de linhas ou exclusão, gravação ou cancelamento, também herda as
características do Excel, ou seja, para adicionar uma linha clica na grade e coloca a seta para baixo que
automaticamente será disponibilizado uma linha em branco para inclusão, para salvar o registro basta
movimentar o cursor do mouse, entre as linhas da grade que pode ser pelas setas do teclado, pelo Tab ou pelo
clique do mouse, para exclusão basta escolher o item e apertar o control + delete e para cancelar um
lançamento aperte o ESC do teclado;
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Alguns Utilitários
Troca de senha – Caso o próprio usuário deseje fazer uma troca da senha: Entrar pelo
Menu: Utilitários >> Correio Eletrônico Interno / Troca Senha >> Aba Mudar
Dados / Senha
Digitar a nova senha
e confirmar
Fig. Troca de senha
Envio de mensagens correio Interno
Utilitários >> Correio Eletrônico Interno / Troca Senha
Para enviar uma mensagem para um usuário do sistema, na aba Redigir Mensagem, clique no botão da Ação
Incluir, escolha o usuário (Para) digite assunto e mensagem e confirme. O usuário receberá a mensagem ao
entrar no sistema ou se já estiver logado, o sistema possui um timer interno que checa de tempos em tempos e
dispara as mensagens.
Fig. Redigir mensagens
Fig. Tela das mensagens
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Para fazer a leitura das suas mensagens
clique no botão de atalho situado no canto
direito superior da tela principal do sistema;
Mensagem para um grupo ou usuários de um Aba redigir Mensagem para Grupo;
A mensagem será disparada a todos os membros
setor;
selecionados;
Para que seja possível verificar a caixa de entrada, imprimir etc,
acesse pelo menu Utilitários>Correio Eletrônico interno / Troca
senha >>> aba Caixa de Entrada;
Essa ferramenta pode servir como um mecanismo de
CI, pois a mensagem sempre ficará disponível no
login ate que o usuário do sistema marque como lida;
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Módulo de Treinamento
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Pedidos de material de consumo
Solicitação de produtos para o almoxarifado
Para fazer a solicitação de produtos é necessário definir o centro de custos solicitante, e o
estoque para o qual esta pedindo, geralmente o pedido comum são itens de consumo para o
almoxarifado. Nesse caso iremos ilustrar como fazer o pedido pelo modulo SYSHOSP;
Entre no menu Utilitários > Estoque >> Solicitação de Produtos
Fig. Menu da solicitação de produtos
Cabeçalho do Pedido
No cabeçalho pedido constam:
Numero do pedido, centro de
custos, data + hora, e a unidade de
estoque.
Grade de Lançamentos
Na grade de lançamentos:
Código do item, descrição e a
quantidade.
Fig. Tela de solicitação de produtos
Para fazer a inclusão do pedido clique no botão Incluir da barra de ferramentas,
automaticamente será preenchido o campo da data e hora. Se o sistema estiver padronizado,
preencherá automaticamente o Centro de Custos e o estoque, caso não o solicitante deverá
informar o preenchimento.
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Módulo de Treinamento
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Inclusão de itens na grade
Após o preenchimento do cabeçalho, será necessário fazer a inclusão de itens na grade de
pedido. Acione a busca de itens clicando na caixa de busca do campo (quadrado com 3
pontinhos) ou clicando no F1 dentro do campo do código do item.
Fig. Tela com a busca de itens
Fig. Solicitação de Kits (ctrl+Insert)
Características da Grade
Na grade de busca verifique o saldo do estoque que esta solicitando, preencha a grade com
a quantidade necessária;
Para adicionar novo item basta com a seta do teclado “chamar” uma nova linha;
Para excluir um item da grade de pedidos, digite control + delete (Ctrl+Del) no item
desejado;
Para confirmar basta movimentar com a seta do teclado para outra linha;
Para solicitar um Kit - Digite Ctrol Insert e aparecerá a busca por kit ou vá para a aba
apresentada como Kits;
Alteração de Pedido
Para alterar um pedido ou clique no botão alterar se for no cabeçalho, ou clique na grade de
lançamentos e faça a alteração necessária;
Ctrl+Del (excluir item)
F1 – buscar itens
Caso tente alterar um pedido que não seja proprietário o sistema emitirá uma informação de
aviso;
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Módulo de Treinamento
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Confirmação do Pedido - Para confirmar o pedido, basta clicar no botão de
impressão, não sendo necessária a impressão física do documento apenas “explodir” em
tela;
Fig. Confirmação da solicitação de produtos
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Solicitação de Manutenção de equipamentos internos
A Solicitação de manutenção, envolve os aspectos técnicos dos equipamentos.
Agendamento e previsão de concerto, histórico por equipamentos, setor, custo de
manutenção, garantias etc;
Como proceder para solicitar manutenção de equipamentos



Abrir o módulo de manutenção;
Clicar no botão de ação novo na barra de ferramentas;
Preencher a solicitação;
Fig. menu de abertura da solicitação de manutenção
Fig. modulo de solicitação de manutenção, cabeçalho e grade de solicitação, aba de resposta e central de ajuda
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Módulo de Treinamento
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Solicitação de Suporte
A solicitação de suporte se refere ao chamado técnico de correções ou melhorias do
sistema; As correções identificadas terão suporte imediato. Solicita-se que sejam passados
os chamados com o Maximo possível de informações para facilitar o rastreio da falha e a
providencia imediata da solução;
Como proceder para abrir chamado




Abrir o módulo do suporte na aba suporte técnico da tela inicial dos Sistemas
Conectar o suporte
Clicar no botão incluir da barra de ferramentas
Preencher os dados do chamado e gravar
Fig. tela inicial do suporte técnico
Fig. tela de abertura
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Módulo de Treinamento
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Fig. tela de registro de chamado
Fig. tela de acompanhamento dos chamados
Clicar em filtrar para visualização dos
chamados, podendo filtrar por tipo, status etc
Ou Imprimir
Fig. tela de acompanhamento das versões do
sistema
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Módulo de Treinamento
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Cadastros essenciais ao uso do sistema
Cadastro de Produtos
É o local de armazenamento das informações acerca dos itens de todo o estoque, importante
ressaltar que quanto melhor for o cadastro, mais bem organizado será o controle do
estoque;
Existem muitos campos de armazenamento de informações dos itens, e a tela esta
subdividida em abas: (dados do produtos F7, Outras informações – F8, etc), dentro de um
itens é essencial ter o tipo (família ou classificação) que geralmente é macro, o grupo (que
contem os subgrupos), e a unidade de Medida, (embalagem, Unidade, KG, Ltr Etc);
Como proceder para cadastrar produtos



Acessar a tela de cadastro de produtos pelo menu Cadastros > Cadastros de
Produtos;
Clicar na ação incluir na barra de ferramentas;
Preencher nome, nome para faturamento, classificação, grupo, embalagem (itens
obrigatórios) e gravar;
Fig. Tela de cadastro de produtos
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Para cadastrar o produto é necessário, informar o nome, nome para faturamento,
classificação, grupo, embalagem.
Quanto melhor for a classificação e agrupamento, mais organizado estará o estoque. Na aba
de outras informações, poderemos aderir a subgrupos, fazer a padronização, ativar ccih,
antibióticos, genéricos etc;
Para exemplificar criamos um item chamado teste, com o tipo (classe),
ALMOXARIFADO, coloca o grupo como material de consumo e ilustramos os subgrupos
que podem ser definidor de acordo com o agrupamento. Ou seja dentro do grupo Material
de Consumo podemos ter alguns subgrupos para ampliar o agrupamento; (verifique o
manual de agrupamento)
Informações das Abas do cadastro de produtos
Fig. Tela de outras informações
Preenchimento de outros campos: (Controlado, CCIH, Padronização)
Sub-Agrupar os itens
Desativar
Sugerir para prescrição
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Módulo de Treinamento
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Fig. tela de guia farmacêutico
Cadastro de Bula, interações,
Reações adversas, incompatibilidades...
Fig. Aba dos Fornecedores
Nesta tela fica o histórico de fornecimento do item
Ultima cotação ou compra, preço...
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Módulo de Treinamento
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Fig. Aba de movimentações
Essa aba tem uma importância, pois registra todo o histórico de movimentação por estoque,
entradas, saídas e devoluções;
Fig. Aba listagem de produtos
Apresenta uma visualização dos itens
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Módulo de Treinamento
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Fig. Listagem com valores de venda
Apresenta uma listagem contendo valores de comercialização
Fig. Relatório razão de produtos no estoque
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Fig. Ficha de Cardex do estoque
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Cadastro de Fornecedores
O cadastro de fornecedores será utilizado para as entradas dos produtos, pela nota fiscal,
para o planejamento de compras, cotações de produtos (autorização de fornecimento);
Este cadastro estará amarrado com o modulo financeiro.
No modulo de cadastro de fornecedores existem diversos campos para alimentação dos
dados, como endereço, informações de impostos, contatos, digitalização de contratos e
como esta integrado com o financeiro poderá ser visualizada as informações financeiras
como baixas de títulos etc;
Outra função interessante do modulo de cadastros de fornecedores é de verificar os itens
trabalhados (vinculo com compras), podendo fazer a importação de cotações ou exportação
(modelo do Excel);
Como proceder para cadastrar fornecedores
 Abrir o módulo de cadastro de fornecedor pelo menu Cadastros >
Cadastro de Fornecedores;
 Clicar na ação de incluir da barra de ferramentas;
 Preencher as informações e gravar;
Fig. menu de acesso ao modulo de cadastro de fornecedores
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Fig. modulo de cadastro de fornecedores
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Cadastro de Centro de Custos
O cadastro de centro de custos é essencial para a movimentação dos itens do estoque, serve
para a departamentalizar os consumos, para possibilitar por exemplo, ter o consumo por
centro de custos;
Como proceder para criar centro de custos



Acessar o módulo de cadastro de centro de custos pelo menu cadastros> centro de
custos;
Clicar na ação de incluir da barra de ferramentas;
Preencher os dados e gravar;
Fig. tela de menu de acesso ao modulo
Fig. modulo de cadastro de centro de custos
Essencialmente definir o nome, se movimenta estoque, podendo definir um estoque padrão
para as transferências diretas e gravar;
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Classificação de produtos
A classificação de produtos é obrigatória ao cadastro de produtos. Como sugestão criar
grupos macros para a classificação e depois fazer o agrupamento dos itens;
Na criação de relatórios é muito importante uma boa classificação dos itens.
Como proceder para criar classificações dos produtos
·
·
·
Acessar o módulo pelo menu Cadastros> classificação de produtos;
Clicar em incluir na barra de ferramentas
Criar o tipo e definir o código de agrupamento
Fig. menu de acesso ao modulo de classificação
Fig. modulo de classificação de produtos
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Módulo de Treinamento
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Agrupamento de produtos
O agrupamento de produtos é fundamental para a organização dos itens do estoque. Dentro
de um agrupamento poderemos definir os subgrupos para os itens; Quanto melhor for a
definição dos subgrupos, mais eficiente será a visualização dos relatórios. Importante criar
subgrupos chaves e relevante ao controle de estoques. O subgrupo é importante na hora de
tirar um relatório, por exemplo, caso queira acompanhar os custos com seringas
descartáveis, sairá uma pagina somente com as seringas;
Como proceder para agrupar os itens





Abrir o módulo de criação de grupos de produtos;
Clicar na ação de incluir na barra de ferramentas;
Escolher a classe;
Definir a descrição do agrupamento;
Criar os subgrupos do agrupamento;
Fig. menu de criação dos agrupamentos
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Fig. do modulo de criação do agrupamento
Os itens da grade são os subgrupos do agrupamento;
Fig. tela de cadastro de produtos
Observar o grupo escolhido Material de consumo, da classe almoxarifado;
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Fig. da tela de cadastro de produtos, agrupando o item com grupo e subgrupos
Observar que os subgrupos disponíveis são os que estão dentro do grupo
criado como material de consumo;
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Cadastrar Unidades de Estoque
O sistema trabalha com o conceito de multi-estoque, ou seja ele faz o controle efetivo das
unidades estocadoras necessárias ao operacional hospitalar;
Um Hospital geralmente trabalha com subestoques de farmácia como as farmácias satélites,
de centro cirúrgicos, das unidades abertas, UTI;
O modulo de estoque trabalhara com tantas unidades estocadoras quanto forem necessárias
e tratará sua movimentação de forma independente, computando saldos, transferências,
inventários, custos, pontos de reposição etc;
Como Proceder para criar estoques:



Abrir o módulo pelo menu cadastros > Criação de Estoques
Clique na ação de incluir na Barra de Ferramentas
Preencher os campos e gravar
Fig. menu do modulo de criação de estoques
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Tela de criação de estoques
Grade de estoques no cadastro de produtos informando o saldo por estoque:
fig. tela de produtos grade de estoques
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Quando se esta logado no sistema observe a unidade de estoque que esta aberta, toda
movimentação se tratará desta unidade assim como os relatórios;
Fig. Filtro de impressão
Filtro de relatório: Observe que pode definir de qual unidade de estoque deseja extrair o relatório e ou de
todas as unidades de estoque;
Para que seja possível visualizar na barra de abertura os estoques disponíveis temos duas configurações
básicas na chave principal do config.ini
[main]
NumTotal = 10 >> informando a quantidade de estoques disponíveis
[estoque]
estoque1=Almoxarifado Central
estoque2=Satélite Centro Cirúrgico
estoque3=Satélite Emergência
estoque4=Satélite UTI
estoque5=Satélite 1 Andar
estoque6=Satélite OPME
estoque7=NUTRIÇÃO
estoque8=NUTROLOGIA
estoque9=Manutenção estoque
estoque10=Carro Emerg. emergência
Fig. Abertura dos módulos
Observe as unidades estocadoras
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Cadastro de KITS
Os Kits de estoque são facilitadores da movimentação que garantem também
que não seja esquecido nenhum material necessário para uma requisição, ou
seja, alem de agilizar a movimentação entre requisições e dispensa, ainda
auxilia para o não esquecimento de algum item;
Como proceder para montar Kits de produtos




Acessar o módulo de cadastro de KITS, pelo menu Cadastros >KITS;
Clicar na ação de incluir na barra de ferramentas;
Preencher o cabeçalho com nome do kit, grupo etc;
Definir os itens do kit (quantidade e cobrança SIM ou Não);
Fig. menu de acesso ao cadastro de kits
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Fig. modulo de cadastro dos kits
Ao lançar o kit Nutrologia serão dispensados os itens relacionados;
 1 Equipo p/ Bomba R$ 272,16
 Recipiente para Nutrição 4 ao valor de R$ 1,65
No caso de movimentação serão dispensados todos os itens, No caso de a
dispensação para a cobrança em contas medicas o item setado como
COBRAR N, ira movimentar o saldo, porem cairá na conta para constar no
controle de custos;
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PONTO DE PEDIDO
Parte III - Movimentação de estoque
FORNECEDORES
Movimentação
Gerenciamento
AUTORIZACAO
DE
FORNECIMENTO
COTAÇÃO
COMPRAS
RESSUP.
MATERIAL COMUN
ENTRADA
DE
PRODUTOS
PEDIDOS PENDENTES
SOLICITE DE
PRODUTOS
UNIDADE
DE
ESTOQUE
FARMACIA /
PRESCRIÇÃO
CONTROLES
REL. DE CONSUMO
SOLICITA
DEVOLUÇÃO
INVENTARIO
GIRO DE ESTOQUES
SAÍDA DE
PRODUTOS
CURVA ABC
RAZAO OU CARDEX
REGISTO DE
DEVOLUÇÃO
COSNUMO
CONTA
MÉDICA
FECHAMENTO
DE CONTROLE
FATURAMENTO
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AJUSTE
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Movimentação de Entrada de produtos
Nesta opção são registradas todas as entradas de material no estoque decorrentes de
compra, empréstimos, transferências etc., atendendo a pedidos de compras ou processando
transferências.
Como proceder para realizar a entrada de itens do estoque
Para inserir um movimento de entrada será necessário preencher o cabeçalho informando o
fornecedor, centro de custos, tipo de entrada, numero da nota fiscal e depois registrar os
itens na grade de lançamento. Será necessário confirmar a entrada para que a
movimentação seja concretizada.




Acesse a modulo de entrada pelo menu Movimentação > Entrada de Produtos;
Clicar na ação de incluir na barra de ferramentas;
Preencher o cabeçalho da Nota e gravar;
Preencher a grade de itens;
Cabeçalho da entrada
Grade de lançamentos
Abas da Tela
Barra de ferramentas
Fig., tela de entrada de produtos
Como proceder para fazer a entrada dos itens no estoque
1. Para fazer o movimento de entrada do estoque clique no botão incluir da barra de
ferramentas, preencha o cabeçalho com fornecedor, data e numero da nota fiscal,
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Módulo de Treinamento
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centro de custos e o tipo de entrada (compra, empréstimo, consignados,
transferência etc.)
Preencha a grade de itens e clique no botão de impressão para confirmar o
movimento;
Digite o F1 para fazer a busca dos itens (caso tenha dificuldade de localizar pela
nomenclatura digite %% como caractere curinga de busca ou seja,
%itemprocurado% e o sistema fará a localização)
Para inclusão de itens novos basta com a seta do teclado clicar para baixo ou apertar
o botão de insert.
Para gravar os itens, basta movimentar o cursor entre as linhas da grade. (verifique o
asterisco em modo de edição e a seta depois de gravado)
Para Excluir um item digite Ctrl+Del;
Para Incluir um KIT digite Ctrl+Insert e mostrará a tela de busca de kits;
Para confirmar a entrada clique no botão de impressão da barra de ferramentas, não sendo
necessária a impressão física, o sistema emitirá uma pergunta se deseja travar a nota de
entrada para alterações;
Fig. impresso da confirmação da entrada (espelho de entrada)
Informações Detalhadas do movimento de entrada
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Módulo de Treinamento
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Preenchimento da Nota da entrada; (cabeçalho)
Características da Grade de lançamentos;
Impressão de Etiquetas; (comum e código de barra)
Exportação para o financeiro; (parcelas ou rateio)
Processar Transferências;
Digitalização de Documentos; (gerencia eletrônica de documentos)
Vinculo com o Pedido de Compras;
Parâmetros do sistema; (configurações personalizadas)
1 – Preenchendo a Nota de entrada
Cabeçalho
da entrada
Fig. cabeçalho da entrada
Incluir uma nova entrada: Clicar na barra de ferramenta no botão incluir;
Caso exista o pedido de comprar incorporado, basta colocar o numero do pedido e o sistema consultara o
pedido autorizado e preencherá o modulo de entrada de acordo com as informações.
Cada movimento de compra contem obrigatoriamente um fornecedor, e um tipo (compra, consignados, ajuste,
transferência etc) e opcionalmente pode ter um numero de pedido.
Fig. cabeçalho a entrada detalhado
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Módulo de Treinamento
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Para informar o fornecedor clique na busca por fornecedor ou digite F1, caso necessite cadastrar um novo
fornecedor clique no botão com a figura de um papel em branco para que o sistema abra a tela de cadastro de
fornecedor.
fig. botão busca, fornecedor novo e vai p/ pagina internet do fornecedor
Fig. tela de busca de fornecedor
Definir o centro de custos da compra e o tipo de entrada.
Importante definir a data e o numero da nota fiscal; (obrigatório para imprimir espelho)
Informar o tipo de frete e seu valor, CIF (por conta do vendedor não aumenta na nota) ou FOB por conta do
comprador;
Após preencher e confirmar o cabeçalho da nota, ir para a grade de lançamentos para efetuar o preenchimento
dos itens da compra. Caso a compra seja de caixa, usar o fator (divisor) para compor o custo unitário, se for
medicamento é importante preencher o lote e a validade;
2 – Características da Grade de lançamentos
Fig. grade de lançamentos
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Para fazer o lançamento dos produtos digite o F1 no campo código da grade de produtos ou dê duplo clique.
Fig. busca por produto
>> Informações importantes da grade de entrada
Lote, validade, quantidade, fator, preço da caixa, valor unitário, desconto, Ipi, total;
Observe o iten 1918 AAS que se trata de 10 caixas cada uma com 10 unidades (fator) o preço da caixa é R$
5,00 e o unitário 0,50.
Para o item 7029 temos 15 caixas cada uma com 5 unidades, o saldo será de 75 peças em estoque.
Fig. Grade de Estoques dentro do cadastro de produtos (menu cadastros > Produtos)
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Módulo de Treinamento
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Faz-se a necessária a impressão do espelho da entrada, documento de comprovação que
equivale à nota que contem as informações necessárias. Após a impressão o sistema emite
uma pergunta se deseja travar a entrada, após o travamento será impossível modificar a
entrada.
O travamento da entrada significa que essa nota conferida não pode ser alterada;
3 – Impressão de Etiquetas (comum e código de barra);
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As etiquetas podem ser nos modelos matricial (lote e validade) ou com
código de barras para a impressora térmica.
Impressão convencional pela impressora matricial Lx-300 >> (código, descrição, lote, validade)
► modelo matricial
2382-DUROGESIC DLote: xxxlotexx
Val.: 1/4/2011
2382-DUROGESIC D- 2382-DUROGESIC D- 2382-DUROGESIC DLote: xxxlotexx
Lote: xxxlotexx
Lote: xxxlotexx
Val.: 1/4/2011
Val.: 1/4/2011
Val.: 1/4/2011
Modelos de impressora térmica para código de barra
Modelo x
Modelo y
Modelo z
Modelo x1
Estaremos a disposição para especificar o modelo de tamanho das etiquetas disponíveis.
1.
As impressoras térmicas podem ser adquiridas junto a qualquer revendedor zebra;
link do site: http://www.zebra.com/id/zebra/na/en/index/ep/products.html
4 - Exportação para o financeiro (parcelas ou rateio)
Informações financeiras
Existe a integração do modulo de estoque com o sistema financeiro, onde pode ser feito o trabalho de
exportação das notas fiscais de entrada para o contas a pagar, para isso se faz necessário o preenchimento das
abas parcelas, centro de custos e natureza
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Módulo de Treinamento
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Fig. Preenchimento de parcelas
Para que a nota fiscal seja exportada para o financeiro preencha a aba parcelas com o vencimento, caso esteja
parcelada informar previsão.
Fig. Preenchimento do centro de custos e natureza financeira
Informar o centro de custos e a natureza de operação financeira;
Existe a possibilidade de dividir a compra entre setores, porem essa informação de rateio é mais especifica e
precisa ser definida junto com o setor financeiro ou custos;
5.
Processar Transferências
Processar transferências
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O sistema pode trabalhar com dois tipos de transferências entre estoques, transferência via confirmação, onde
é necessário que seja dada a saída do estoque do estoque com o tipo transferência e que com o numero da
saída faça o processamento da transferência no estoque recebedor, ou seja, para uma maior segurança do que
esta sendo transferido, pega-se a confirmação do que saiu do estoque x e processa a entrada no estoque y pelo
numero da saída.
Fig. Tela da transferência
Fig. Nota de entrega de produtos
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Fig. Processando uma transferência
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6 - Digitalização de Documentos – GED (gerencia eletrônica de
documentos)
Scaneamento de documentos
O processo de digitalização serve como arquivamento eletrônico das notas fiscais e ou
documentos relacionados ao processo de compras. Facilita a busca e melhora o tempo de
resposta para futuros questionamentos pois com a digitalização o documento estará sempre
disponível para consulta, impressão, podendo ser extraído para envio por e-mail etc.
Fig Tela de Digitalização de documentos
Funções de importar e exportar
arquivos;
Fig. Botões da barra de ferramentas 2
Importante salientar que o modulo de arquivamento de documentos serve para digitalizar
qualquer arquivo, podendo ser anexado ou copiado da memória de uso do computador.
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Módulo de Treinamento
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Gerenciamento de documentos no banco de dados
Este módulo de GED, faz o completo gerenciamento eletrônico de documentos. Extensões
como Word, pdf, Excel etc, podem ser guardadas em forma de banco de dados, podendo ate
ser excluídas dos documentos para que no momento necessário possa ser re-convertida pelo
banco de dados do sistema.
Para fazer a inclusão de um documento do Excel no bando de
dados de imagens, clique na barra de ferramentas na ação de
incluir novo;
Inclua a data e o nome do arquivo, verifique que estará
disponibilizado o botão de incluir Imagem do arquivo;
Fig. Arquivamento GED Formato Excel
Fig. dos botões de digitalização
Escolha o arquivo e para o arquivamento;
Confirme para que o documento fique arquivado;
Fig. definição do tipo de arquivo para
importação pro banco de dados
Fig. com a imagem do tipo de arquivo armazenado em banco de
dados
Clique em exportar o arquivo para restabelecer o
documento;
Essa função é bastante útil, pois serve como backup
dos documentos relacionados a um determinado
processo;
Fig. Exportação do arquivo armazenado em banco de dados
Defina o local onde o arquivo será restabelecido;
Fig. Seleção do local de exportação do doc.
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Parâmetros da entrada
Os parâmetros são configurações especiais que definem o comportamento do sistema e servem para
configurações gerais; Segue a lista de possíveis paramentos da entrada de produtos;
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Módulo de Treinamento
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Pedidos pendentes
O modulo de entrada, esta acoplado ao modulo de compras podendo a entrada ser montada
a partir do numero da autorização de compras e ou fazer a consulta de pedidos pendentes;
Ao verificar a chegada do pedido, pode-se gerar a entrada dando um clique duplo no pedido pendente e o
sistema montará a grade de produtos de acordo com o pedido. Importante salientar de que é necessário fazer a
conferencia do pedido para o emitido em nota fiscal pelo fornecedor para fazer o espelho da entrada;
Exemplo:
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. tela da geração do pedido de compra





Consulta de pedidos pendentes;
Duplo clique no pedido;
Definir o centro de custos;
Entrada montada para conferencia;
Impressão do espelho da nota fiscal;
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Módulo de Treinamento
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Fig. Montando entrada a partir do pedido
Fig. Entrada montada pelo duplo clique no pedido
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Módulo de Treinamento
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Pedidos de material comum
Solicitação de produtos para o almoxarifado (material de consumo)
Para fazer a solicitação de produtos é necessário definir o centro de custos solicitante, e o
estoque para o qual esta pedindo, geralmente o pedido comum são itens de consumo para o
almoxarifado.
Nesse caso iremos ilustrar como fazer o pedido pelo modulo SYSHOSP;
Entre no menu Utilitários > Estoque >> Solicitação de Produtos
Tela de Solicitação
Cabeçalho do Pedido
No cabeçalho pedido constam:
Numero do pedido, centro de
custos, data + hora, e a unidade de
estoque.
Grade de Lançamentos
Na grade de lançamentos:
Código do item, descrição e a
quantidade.
Fig. Menu da solicitação de produtos
Fig. Tela de solicitação de produtos
Para fazer a inclusão do pedido clique no botão Incluir da barra de ferramentas,
automaticamente será preenchido o campo da data e hora. Se o sistema estiver padronizado,
preencherá automaticamente o Centro de Custos e o estoque, caso não o solicitante deverá
informar o preenchimento.
Inclusão de itens na grade
Após o preenchimento do cabeçalho, será necessário fazer a inclusão de itens na grade de
pedido. Acione a busca de itens clicando na caixa de busca do campo (quadrado com 3
pontinhos) ou clicando no F1 dentro do campo do código do item.
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Fig. Tela com a busca de itens
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Fig. Solicitação de Kits (ctrl+Insert)
Características da Grade de lançamento dos itens
Na grade de busca verifique o saldo do estoque que esta solicitando, preencha a grade com
a quantidade necessária;
Para adicionar novo item basta com a seta do teclado “chamar” uma nova linha;
Para excluir um item da grade de pedidos, digite control + delete (Ctrl+Del) no item
desejado;
Para confirmar basta movimentar com a seta do teclado para outra linha;
Alteração de Pedido
Para alterar um pedido ou clique no botão alterar se for no cabeçalho, ou clique na grade de
lançamentos e faça a alteração necessária;
Ctrl+Del (excluir item)
F1 – buscar itens
Caso tente alterar um pedido que não seja proprietário o sistema emitirá uma informação de
aviso;
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Módulo de Treinamento
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Confirmação do Pedido - Para confirmar o pedido, basta clicar no botão de
impressão, não sendo necessária a impressão física do documento apenas “explodir” em
tela;
Fig. Confirmação da solicitação de produtos
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Módulo de Treinamento
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Solicitação de Matmed
Existem duas formas de solicitação de mat-med, para o setor, ou para o prontuário do
paciente. Caso o prontuário seja de internamento será necessário informar o tratamento.
Para fazer uma Solicitação de Produtos acesse pelo menu: Movimentação > Solicitação de
Produtos;
No caso de um internamento
será necessário Informar o
cps e o tratamento;
Basicamente preencher o cabeçalho com centro de custos, estoque e
cps.
Após isso preencher a grade com os itens do pedido e a quantidade.
Poderemos fazer o pedido através do kit que agilizará o processo;
Fig tela da solicitação de matmed
Como proceder para fazer a solicitação:
1 – clicar em incluir na barra de ferramentas;
2 – Preencher o cabeçalho com os dados (centro de custos, cps, estoque e tratamento)
2.1 – para procurar uma cps clique no botão de busca pelo mapa de internados;
Importante ressaltar a importância de fazer o pedido para o estoque correto;
3 – Gravar o preenchimento do cabeçalho; (bastando dar um clique na grade)
4 – Montar a grade de pedidos com os itens;
5 – Confirmar; (clicar no botão imprimir)
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Módulo de Treinamento
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Botão para procurar o
mapa de ocupação (caso
internamento)
Fig do cabeçalho montado;
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Módulo de Treinamento
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Fig. solicitação de produtos com o formulário de busca dos matmed
Pedido através dos KITS
Para abrir o formulário de busca dos kits, posicione o cursor dentro da grade de itens e
aperte os botões do teclado control+delete; (ctrl+Del)
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Fig. da tela com o formulário de busca dos kits
No botão de impressão temos a opção de imprimir condensado, ou seja somando os itens
ou item a item a depender de como foi lançado na grade de pedidos;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
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Módulo de Treinamento
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Fig. impressão normal
Na impressão normal mostra exatamente como esta na lista de pedidos ou seja, observe o
item 40 – agulha hipodérmica 40x12 aparecendo diversas vezes na visualização;
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Módulo de Treinamento
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Fig. impressão condensada
Observe o item 40 – agulha hipodérmica 40x12 somando as quantidades;
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Movimentação de Saída de produtos
Para efetuar um movimento de saída, é necessário informar basicamente no cabeçalho o
centro de custos e o tipo de saída. Na grade de lançamentos os itens com a quantidade e
fazer a confirmação da saída;
Tela de Saída acesse pelo menu: Movimento > Saída de produtos
Fig menu do modulo de saídas de produtos
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Cabeçalho da Saída
Grade de lançamentos
Abas da Tela
Barra de ferramentas
Fig. Tela de saída sem prontuário
Antes de tudo é preciso explicar os tipos de saída. Basicamente são dois tipos; Por Centro
de Custos, que é a dispensação normal para os setores, e geralmente utilizada para o
material comum (de consumo); e a saída para prontuário do paciente (CPS), ou seja nesse
tipo de saída, os itens irão cair diretamente na conta medica do paciente; As saídas também
podem se dar através de uma solicitação (pedido de itens), por uma prescrição, ou digitada
pelo próprio dispensador;
Caso a saída seja tipo Transferência entre estoques, pode ser direta em que os itens cairão
automaticamente para o estoque dispensado, ou via confirmação em que ao receber os itens
o responsável pelo estoque satélite irá realizar uma confirmação;
Para fazer o movimento de saída do estoque clique no botão incluir da barra de ferramentas,
preencha o cabeçalho com centro de custos e o tipo de saída (empréstimo, devolução,
transferência etc.)
Preencha a grade de itens e clique no botão de impressão para confirmar o movimento;
Características:
- Digite o F1 para fazer a busca dos itens (caso tenha dificuldade de localizar pela
nomenclatura digite %% como caractere curinga de busca ou seja, %itemprocurado% e
o sistema fará a localização)
- Para inclusão de itens novos basta com a seta do teclado clicar para baixo ou apertar o
botão de insert.
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
- Para gravar os itens, basta movimentar o cursor entre as linhas da grade. (verifique o
asterisco em modo de edição e a seta depois de gravado)
- Para Excluir um item digite Ctrl+Del;
- Para Incluir um KIT digite Ctrl+Insert e mostrará a tela de busca de kits;
Saída pela Lista de pedidos;
Na tela da saída de produtos temos uma ‘aba’ que mostra os pedidos dos produtos. Esta tela
contém um mecanismo de busca automático que de tempos em tempos consultará ao banco
de dados sobre novos pedidos. Existe a possibilidade de filtrar os pedidos por intervalo de
data e ou centro de custos;
Caso necessite, para uma melhor conferencia e ou organização do pedido, faça a impressão
dos itens solicitados, clicando no botão imprimir.
No painel do cabeçalho da aba de pedidos podemos
filtrar por centro de custos, e imprimir a lista de itens
solicitados, o que facilita a busca em estoque dos itens.
Visualização em tela dos itens solicitados e a
quantidade. Caso seja um kit termos também
a visualização em tela.
O ato de dispensação será feito a partir do duplo clique encima do pedido, o que levará
automaticamente à tela de dispensa de itens.
Para que a dispensação ocorra de fato é necessário confirmar a nota de entrega pelo botão
de impressão, não sendo necessária a impressão física, ou seja, será suficiente visualizar em
tela;
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Fig. Tela de dispensação pelo pedido
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Fig. Confirmação da saída (Nota de entrega)
Listagem de Ultimas saídas
Através da aba de lista de ultimas saídas, é possível verificar se a saída esta impressa, ou
seja se foi confirmada. Nesta tela pode-se fazer um filtro por intervalo de datas;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
É importante ressaltar que no caso das saídas para o prontuário de paciente, se não
estiver confirmado (IMPRESSO = S), os itens não estarão adicionados nas contas medicas,
pois após a confirmação que os itens serão cobrados na conta medica.
Saída por Prontuário (CPS)
A saída por prontuário, se da ao preencher no cabeçalho da saída o numero do prontuário
e no caso da internação o tratamento;
A questão do tratamento é um ponto importantíssimo dentro da conta de internamento,
pois define em qual parte da conta irão cair os itens de matmed.
Um exemplo seria a de uma internação de longo período em que o paciente faz uma
cirurgia (tratamento cirúrgico), depois vai para uma unidade de tratamento intensivo
(tratamento intensivo), depois vai para um leito (tratamento clinico) ate receber a alta. Esse
fluxo do paciente deve ser observado no ato da dispensação dos itens para que a cobrança
fique bem definida e se tenha a idéia exata do tratamento por uma parcial da conta;
No caso de um atendimento de emergência ou ambulatório
a conta, não tem tratamento, bastando inserir o numero do
prontuário;
Fig. Saída pro prontuário de emergência
CPC Brasil Sistemas
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Fig. Prontuário de internamento com tratamento
Saída via solicitação de Prescrição Medica
Na tela de busca das prescrições, existe a possibilidade de
visualização da prescrição, podendo gerar a impressão
para facilitar o ato da dispensação.
O duplo clique funcionará para montar a tela de saída
com os itens prescritos;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. tela das prescrições feitas
Para realizar a Impressão da prescrição clique no botão acima
Fig. Impresso da prescrição
No impresso da prescrição aparece o item prescrito como BUSCOPAN COMPOSTO INJ.
No ato da dispensação irá ‘explodir’ todos os itens padronizados no KIT BUSCOPAN, para
que agilize o processo de dispensação;
No formulário de dispensa dos itens pela
prescrição, preencher o cabeçalho com o
centro de custos e o tratamento;
Fig. dispensa pela prescrição
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Módulo de Treinamento
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Fig. itens da saída pela prescrição
Existem duas vantagens claras para a prescrição e dispensa automática.
A primeira envolve a velocidade para se fazer o pedido, pois se houver um
banco de dados com a padronização dos kits será muito mais fácil de gerar a
prescrição.
A segunda vantagem é de evitar que o dispensador esqueça lançar algum
material para a cobrança;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. notas de entrega de produtos com o numero da prescrição
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Solicitação de Devolução
Para fazer uma solicitação de devolução acesse pelo menu: Movimentação > Solicitação de
devolução;
Fig. menu de acesso a solicitação de devolução
Caso seja item dispensado em conta medica será necessário informar o prontuário e o
tratamento para que o sistema localize o item e faça a devolução da conta;
Fig. solicitação para devolução
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. impresso / confirmação da devolução
Fig. tela da conta medica
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Registro de Devolução
Para fazer um Registro de devolução acesse pelo menu: Movimentação > Registro de
devolução;
Fig. menu de acesso ao registro de devolução
Para registrar uma devolução:
Clicar em incluir na barra de ferramentas;
Preencher o cabeçalho da devolução, obrigatório informar o centro de custos e o tipo de
devolução;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Caso haja o pedido de devolução poderemos verificar via aba LISTA DE DEVOLUÇÃO, e
preencher o registro através do numero do pedido de devolução que a grade de itens irá ser
preenchida automaticamente, facilitando o processo;
Fig. lista de devolução
Existem duas formas de devolução de itens. Devolvendo para o estoque
apenas (c. custos) e devolvendo item que já esta em conta de paciente (este
processo será exemplificado, pois requer maior atenção);
Para o item dispensado em conta medica será necessário informar o prontuário
e o tratamento (se for internamento) para que o sistema localize o item e faça a
devolução da conta, para o estoque;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Figura da tela da conta medica (cps), informando auditoria de lançamento,
observe que temos o numero da saída e o estoque responsável;
Fig. Tela de item na conta medica com informação da dispensa (auditoria)
Para registrar uma devolução de um item que já esta numa conta medica e que
tenha sido dispensado por uma farmácia satélite, acesse a tela de
movimentação > Registro de devolução;
Clique em incluir novo e preencha o cabeçalho com o numero do prontuário e
o centro de custos;
Importante observar o estoque de onde saiu o item e para onde esta sendo feita
a devolução;
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Caso tente usar o pedido de devolução de um estoque errado o sistema irá
avisar do erro;
Fig. devolução para o estoque errado
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. item 5435 na tela de conta medica
Esta imagem é para ilustrar a movimentação de devolução em que o item consta na conta e
após o registro da devolução será retirado e voltará o saldo para o estoque.
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Fig. Grade de estoques do item 5435
Nesta figura mostramos a quantidade do estoque 3 – Satélite emergência do item 5435,
contendo o saldo de 17 antes de registrar a devolução, é importante ilustrar para ensinar
como fazer um acompanhamento básico do saldo do item em unidades de estoques;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Registro de devolução
Nessa imagem ilustramos um registro de devolução de uma conta de
emergência, observar que na conta de emergência ou ambulatório não tem
tratamento (fica em branco), bastando informar o cps (prontuário), o centro de
custos, e o tipo de devolução no cabeçalho e na grade os itens e a quantidade a
ser devolvida;
Obs.: Lembrar de confirmar a devolução, apertando no botão de impressão;
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Fig. Grade de estoques informando o saldo do item 5435 após o registro de devolução;
Observar o estoque da satélite emergência – estoque 3 contendo agora 18 itens de saldo;
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. conta medica após o registro de devolução;
Observar que o item 5435 foi removido da conta medica;
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Aba Movimento de estoque – F10 do cadastro de produtos
Essa figura mostra a aba de movimento de estoque, com o gráfico da
devolução dos itens desse subestoque, contendo a grade de visualização que
mostra para onde foi devolvido (cps) e o numero do centro de custos;
Importante ressaltar que to do esse movimento ficará registrado no relatório de
razão do produto, no inventario e no balanço por centro de custos;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Balanço por centro de custos somente do item 5435 e estoque Satélite Emergência
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Inventario configurado no filtro somente o item 5435 e estoque 3 (satélite emergência)
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Estoques Almoxarifado / Farmácias
Transferência de produtos
O sistema pode ser parametrizado para dois tipos de transferência no modulo de
estoques, Saída/transferência com Confirmação e Saída Direta.
A saída ou transferência com confirmação significa que haverá a dispensa dos itens com o
tipo transferência e será necessário imprimir o documento para que o funcionário que vai
receber os itens possa conferir e após isso processar (confirmar) a transferência, somente
nesse momento os itens que saíram de um estoque, farão a entrada no outro. (transferir os
saldos)
Visualize que na saída de itens de um estoque, no trajeto pode ocorrer de algum desses
itens cair e quebrar então o que fazer???
Na transferência por confirmação é necessário processar a entrada que será tipo
transferência, ou seja serão duas ações. A saída tipo 4 – Transferência conforme exibido na
figura abaixo e a confirmação da transferência, (pelo numero da saída), ou seja a entrada
tipo transferência com os itens relacionados na saída;
Fig. saída tipo 4 (transferência)
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. processamento da entrada via transferência
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Módulo de Treinamento
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Saída Direta
Na saída direta ao confirmar a saída tipo transferência o sistema automaticamente gerará a
entrada no estoque que foi transferido.
Para que isso ocorra é necessário informar (parametrizar) o sistema da seguinte forma:
Amarrar o centro de custos da saída ao estoque de entrada.
Fig. do Centro de Custos com as amarrações necessárias
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. da confirmação da transferência
Na saída direta, automaticamente após confirmar a saída tipo transferência (fig acima) o
sistema gerara a entrada no estoque, interligado ao centro de custos.
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. processamento da entrada (diretamente após a confirmação da saída)
O sistema retornará para a tela de saída após o processamento da entrada;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. do processamento da transferência no estoque relacionado
Nessa transferência o custo unitário será o custo médio do item. Observar no campo
empenho a sigla TR + o numero da saída que gerou a transferência.
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Compras
Neste modulo são montadas as cotações para a aprovação de compra. Chamamos de
Autoriza, pois nela geramos a Autorização do Fornecimento, assim como o mapa de
cotação.
O mapa pode ser montado com itens individualmente ou a partir da lista de reposição
(estoque mínimo); Fica a critério do comprador a relação dos itens para a cotação;
Neste manual iremos abordar:
Quadro ferramentas - Algumas ferramentas de apoio ao comprador; (lista de estoque
minimo, grafico de consumo, compra automatica)
Barra de ferramentas - Cotação via mapa (envio por e-mail ou pdf ou Excel) , Geração da
AF;
Como proceder:
1 - Para iniciar uma nova cotação clique no botão incluir na barra de ferramentas, defina no
cabeçalho o centro de custos e o estoque e depois Grave a cotação;
2 - Escolha os itens a serem comprados; (individualmente ou pela lista de reposição)
3 - Imprimir o Mapa de Cotação, enviar por e-mail, (Excel, pdf)
4 - Gerar o Pedido, imprimir a Autorização de Fornecimento;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. tela do Autoriza (compras)
Modulo de Cotação
1.
2.
3.
4.
Cabeçalho (dados da cotação) e Quadro de ferramentas
Grade com a relação dos itens da cotação
Relação de fornecedores para o item selecionado
Barra de ferramentas (botões de ação, confirmação, impressão, geração de
Autorização de fornecimento AF)
Fig. da aba Busca de cotações
Possibilidade de busca por centro de custos etc
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
A.F. geradas
Fig. Digitalização de Documentos
Arquivamento eletrônico no banco de dados de todos os documentos relacionados a compra
Para montar a Relação de itens da cotação individualmente;
Clique na grade e digite F1 no campo do código do produto.
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Busca itens da cotação
Ferramentas de Apoio (quadro de ferramentas)
Lista de estoque mínimo
Para gerar a mapa de cotação automaticamente (gerar pedido) com a lista de
itens com o saldo Abaixo do Estoque Mínimo;
1. Adicione uma nova cotação, preencha o cabeçalho (centro de custos, estoque,
prioridade) e confirme (salve);
2. Clicar no botão Gerar Lista; (estoque mínimo)
3. Definir pela Classe de produtos;
4. Selecionar itens;
5. Gerar o pedido;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. da tela de filtro de estoque mínimo, acesse pelo botão em ferramentas
Fig. com a tela relacionando itens com o estoque mínimo pelo tipo
Selecionar ou Marcar Todos e Clicar em gerar pedido
Código | descrição | PP(ponto pedido) | Saldo | COMPRAR | Selecionar
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. com a relação de itens baseada no consumo;
Média do Período de consumo + margem de segurança
Selecionar ou Marcar Todos e Clicar em gerar pedido
Verificar Ultimas compras
No quadro ferramentas, clique na opção de verificar as ultimas compras feitas para um
fornecedor. Essa ferramenta pode nos servir de parâmetro para a montagem do mapa de
cotação;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Ultimas compras
Gráfico de consumo
Demonstração em tela do consumo de um determinado item
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. com o gráfico de consumo dos itens
Barra de ferramentas - impressos
Mapa de cotação;
Após a montagem da grade de itens o próximo passo será de preencher o mapa de
cotação;
Para cada item, selecionamos o fornecedor cotado e adicionamos o preço de compra;
Podemos imprimir um mapa em branco para enviar por fax, fazer o envio via Excel, ou
salvar em pdf para envio pro e-mail do fornecedor no intuito de agilizar uma cotação;
Fig. Impressão do Mapa de cotação
Possibilidade de imprimir com ou sem os fornecedores, ou salvar em pdf e enviar por email;
Para enviar diretamente pro e-mail é necessário preencher o e-mail no cadastro do
fornecedor e
Configurar a porta de smtp no cadastro do usuário do sistema (CPD);
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Envio por email do mapa de cotação
Necessita de configurações do SMTP (verificar com cpd)
Na BARRA DE FERRAMENTAS existe uma gama de possibilidades de impressos,
exportação para o Excel da cotação, geração de xml (pregão on-line), envio direto de e-mail
pro fornecedor;
O importante é gerar o pedido (autorização de fornecimento para dar continuidade no
processo)
Existe também a cotação via Tomada de preço a qual o sistema gerará um registro para
cada fornecedor para que seja possível individualizar a cotação. Esse procedimento é
gerado pela opção do botão Gerar Pedidos (A.F.).
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. variados tipos de orçamentos
Geração de pedidos via Excel
Fig. geração de arquivo Excel para o envio ao fornecedor
Este arquivo pode ser importado para dentro do sistema gerando a cotação
automatizada, bastando que seja preenchido na coluna valor o item cotado pelo
fornecedor;
Tela de Pedido/Tomada de preços
O sistema pode gerar todo o mapa de cotação gerando os orçamentos e depois a autorização
de fornecimento;
Clicando no botão gerar AF do modulo autoriza, serão criadas as autorizações de
fornecimento individuais por fornecedor;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Tela de Pedido ou Tomada de Preços
Este modulo é fundamental ao processo de compras, pois fica aqui arquivado todos os
pedidos feitos por fornecedor, existe uma consulta de pedidos pendentes e uma tela para
digitalização de arquivos, qualquer tipo de documentos Word, Excel, pdf ou scaneados.
Fig. Impressão da Tomada de Preços
Após os envios dos pedidos de cotação, gera-se a Autorização de
Fornecimento;
Ou seja clicando no botão Gerar Pedidos AF, o sistema gerará um documento (pedido) para
cada fornecedor ganhador da cotação;
Nesse exemplo serão geradas 2 autorização de fornecimento
Fornecedor ALMOXARIFADO CENTRAL com 2 itens e o fornecedor CPC BRASIL;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Mapa de cotação montado com fornecedores autorizados
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. impresso do Pedido de compras
Este pedido de compras contem uma numeração que deverá ser usada no ato da entrada dos produtos para
agilizar no preenchimento da nota de entrada;
O numero do pedido ao ser gerado serve como o documento de acompanhamento para o
setor de entrada e facilita no momento de conferencia da entrega dos produtos;
Alem disso serve como um facilitador da entrada da nota fiscal emitida pelo fornecedor;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig de acompanhamento dos pedidos de compra gerados, existe na tela de pedido/tomada
de preço e na tela da entrada, tendo a função de acompanhamento por prazo de entrega e
preenchimento automático da entrada;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Cadastro Cliente / Fornecedor
Toda a amarração da compra fica arquivada no cadastro do fornecedor.
Fig. Cadastro de fornecedores
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. Importação de Cotação
O vinculo do fornecedor com os produtos se da pela aba de produtos do cadastro de
fornecedores, que pode ser alimentada por importação de planilha Excel ou naturalmente através
da tela de cotação;
A planilha de Excel gerada pela tela de cotações ao ser devolvida pelo fornecedor com os preços
preenchidos pode ser importada para o sistema facilitando o processo de montagem do mapa;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Parte III – Gerencia dos estoques
Relatório de Consumo
Balanço por Centro de Custos
Um balanço por centro de custos traz notadamente toda a movimentação por centros de
custos; As entradas saídas e devoluções têm uma grande importância pra a gestão
hospitalar e controle de estoques. Poder observar um consumo de um determinado setor,
por data, por unidade estocadora, por custo médio e ainda por apenas um determinado
item é realmente um adianto para o administrador;
Este documento mostrará como gerar o relatório de Consumo acessando pelo menu:
Relatórios >> Balanço por Centro de Custos, as características de funcionamento do filtro
e a ilustração do relatório;
Como proceder:
Acesse o filtro pelo menu Relatórios>Balanço por centro de custos
Fig. menu de acesso ao filtro do relatório
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
A unidade estocadora
pode ser o estoque que o
usuário esta logado ou
outra ou TODAS.
Filtro por item ou todos,
ou por tipo.
Um Centro de Custos ou
Und. Negócios
Agrupado por Classe de
produto
Agrupado por Grupo
específico
Somente de um subgrupo
do estoque.
Outras opções do
impresso.
Fig. do Filtro
de relatório do Balanço por centro de custos
Características do Filtro: Poder definir a unidade de estoque (ou todas), intervalo de data, o tipo de
consumo, filtrar por produto (item) ou todos, os classificados como CCIH, Antibióticos ou
Controlados, por um determinado centro de custos ou todos, unidade de negócios, por grupos,
subgrupos.
Apresentar-se de forma resumida, sem zebrado ou sem valor;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. do relatório de consumo – Balanço por centro de custos do setor almoxarifado do centro de custos 1 a 34
e da data de 01/08/2010 ate 03/10/2010
- Código do item, descrição;
- Agrupado por centro de custos;
- Subgrupado por classe dos produtos;
- Quantidade de saídas e devoluções totalizando o consumo do item, por
uma unidade estocadora;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. do relatório de consumo do estoque almoxarifado, do centro de custos 16 ate 16
(apenas o centro de custos Nutrição) e com o intervalo de data de 01/08/2010 ate
06/08/2010;
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Inventario de estoque e Ajuste de Estoque
A maioria das empresas, de um modo geral, comete erros e tende a possuir um volume de
material acima do necessário quando as demandas são incertas. Em função disso, o ideal é
que haja uma análise cuidadosa e um balanço adequado entre os níveis de demanda
esperados e o inventário existente, de modo a viabilizar um melhor desempenho na cadeia
de abastecimento, com maior rentabilidade.
Mas qual é a quantidade recomendada para um inventário? Quais estoques utilizam mais
produtos? Que produtos são mais requisitados? Quando temos diversas unidades
estocadoras, farmácias satélites direcionadas a um tipo de demanda o desafio cresce.
Certamente um dos caminhos é ter disponível todos os dados necessários para redistribuir o
inventário de acordo com uma demanda previsível dos pacientes dentro de cada grupo, por
exemplo, centro cirúrgico, emergência, UTI etc;
E como atingir um nível adequado do estoque? Deve-se calcular as variáveis de tempo de
cada produto em cada lugar da administração, controlando de forma antecipada os
aumentos na demanda por razões sazonais ou por fases criticas, como surtos, para que as
novas necessidades sejam devidamente cumpridas.
Os inventários e balanços podem ser tratados de forma independente por unidade de
estoque, para que seja possível fazer um estudo detalhado dentro da organização. Esses
procedimentos são importantes para minimizar certas ingerências no inventário. Afinal,
custos de armazenamento e de manejo de material, vida útil limitada, obsolescência,
desperdícios e mau uso acabam por afetar a rentabilidade dos hospitais.
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Como Proceder para tirar o relatório do inventario



Verificar inventário;
Listagem para contagem;
Ajuste de estoque;
Para acessar o relatório
Estatísticas/Resumos>Inventario
de
inventario
entre
pelo
menu
relatórios>
Fig. menu de acesso ao relatório de inventario
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. filtro do relatório de inventario
No Filtro poderemos definir o estoque a ser inventariado ou todos, intervalo de
data, por grupo, resumido ou no formato simples.
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. relatório de inventario do estoque Satélite Cirúrgico, contendo o agrupamento dos itens, do intervalo de data 1/8/2010 ate 8/8/2010
No relatório de inventario, verificamos o saldo anterior, as entradas, saídas e
devoluções, computando o saldo total e o valor por custo médio dos itens do
estoque;
Caso seja necessário realizar a contagem dos itens, poderemos utilizar a listagem
para contagem;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig menu de acesso a listagem para contagem
Fig. filtro da lista para contagem
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. listagem para contagem sem saldo
Fig. menu da tela de ajuste de estoque
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig ajuste do estoque
Como proceder para ajustar o estoque
Clicar na ação de incluir novo ajuste;
Escolher o centro de custos e montar a grade de itens;
Na grade colocar no campo QUANTIDADE o saldo físico que existe realmente no estoque;
Ao clicar no botão Ajuste Estoque, o sistema gerará uma saída ou devolução para ajustar o
estoque, e na coluna Saldo Agora ficará computado a quantidade definida;
Importante ressaltar que o ajuste se refere à Unidade Estocadora que o modulo esta aberto;
Essa manobra de ajuste não deve ser feita com freqüência;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Curva ABC
A curva ABC é um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a
identificação daqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua
administração.
Ela consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do
consumo em valor monetário, ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser
classificados em ordem decrescente de importância.
Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor, ou da quantidade, dá-se a
denominação de itens da classe A, aos intermediários, itens da classe B, e aos menos
importantes, itens da classe C.
Trata-se de classificação estatística de materiais, baseada no princípio de Pareto, em que se
considera a importância dos materiais, baseada nas quantidades utilizadas e no seu valor.
A curva ABC, no caso de administração de estoques, apresenta resultados da demanda de
cada item nas seguintes áreas:



Giro no estoque;
Proporção sobre o faturamento no período;
Margem de lucro obtida.
Os itens são classificados como:



de Classe A: de maior importância, valor ou quantidade,
correspondendo a 20% do total (podem ser itens do estoque com uma
demanda de 65% num dado período);
de Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediário,
correspondendo a 30% do total (podem ser itens do estoque com uma
demanda de 25% num dado período);
de Classe C: de menor importância, valor ou quantidade,
correspondendo a 50% do total (podem ser itens do estoque com uma
demanda de 10% num dado período).
O que importa é que a análise destes parâmetros propicia o trabalho de controle de estoque
do analista cuja decisão de compra pode se basear nos resultados obtidos pela curva ABC.
Os itens considerados de Classe A merecerão um tratamento preferencial. Assim, a
conseqüência da utilidade desta técnica é a otimização da aplicação dos recursos
financeiros ou materiais, evitando desperdícios ou aquisições indevidas e favorecendo o
aumento da lucratividade.
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Como proceder para fazer a Curva ABC
Fig. do menu de acesso da Curva Abc
Fig. filtro para curva ABC
Observar a possibilidade de curva pela quantidade ou pelo valor
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. curva ABC pela quantidade
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. curva ABC pelo valor
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Giro no estoque
A rotatividade ou giro de estoque é a relação entre o consumo e o estoque médio, dentro de
um período de tempo.
Giro = Consumo no período (em unidades) / Estoque médio no período (em unidades)
Assim, se um hospital consome 200 caixas de seringas de 10 ml por mês e possui um
estoque médio de 400 caixas, o giro desse item será 0,5. Isso significa que o estoque do
produto girou meia vez em um mês. (1 vez a cada dois meses precisou reabastecer)
O inverso do giro (ou antigiro) indica o número de períodos necessários para o consumo do
estoque. No caso acima, dois períodos, que equivalem a dois meses.
Valores elevados de giro indicam a necessidade de compras
freqüentes; por outro lado, valores baixos revelam um volume
elevado de estoque e, portanto, grandes valores monetários
imobilizados.
Fig. menu do relatório giro ou antigiro
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. do relatório de giro / anti-giro
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Ficha de Kardex e Livro Razão de Produtos no Estoque
A ficha de kardex, demonstra toda movimentação dentro de um período, incluindo
quantidade e custo da entrada saída e devolução;
Os resultados de quantidade de estoque são baseados nos lançamentos feitos através de
notas fiscais, das baixas realizadas pelas saídas dos produtos.
É possível escolher o período que se deseja verificar;
Como proceder para verificar o kardex
Fig. tela do cadastro de produtos
Filtro para definição do período de avaliação do cardex
Fig. da tela do cardex do produto
Entradas, saídas, devoluções num período computando o saldo do item e seu
custo total.
Vale ressaltar a importância do custo do produto no estoque;
LIVRO RAZAO
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
O livro razão traz toda a movimentação por centro de custos, totalizando o
saldo do item;
Analise e rastreio da movimentação;
Fig. livro razão
Produto Teste
Verificar a movimentação do estoque 1, por período e centro de custos;
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fechamento de Estoque
Realizar um fechamento do estoque para um determinado período (mensal), o que impede
que o sistema faça alterações ou novos lançamentos num período anterior ao fechamento. O
fechamento serve como garantia da integridade dos dados, pois uma vez executada a rotina
de fechamento, as movimentações de entrada, saída ou devoluções não poderão ser
alteradas;
Fig. menu de acesso ao travamento de estoque
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. executando trava de estoque
Necessário escolher o estoque
Definir o mês e clicar no botão 1 (fechar mês)
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig com estoque travado no mês 08/2010
CPC Brasil Sistemas
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Parâmetros de Configuração do Sistema de estoque
Os parâmetros de configuração definem o comportamento do sistema. São fundamentais
para ativar uma função, ou uma trava, de forma simples e de âmbito geral no sistema;
Essa função esta restrita ao Administrador do sistema, mas é importante que os gerentes
saibam de suas atribuições pois interferem no comportamento geral dos módulos.
Como proceder para ativar ou desativar parâmetros
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Acesse o modulo de dados da empresa pelo menu utilitários > dados da empresa,
aba parâmetros do sistema;
Buscar o parâmetro;
Alterar o valor para ativação;
Fig. menu de acesso aos dados da empresa (parâmetros)
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. modulo cadastro de empresas, aba parâmetros
Para ativar um parâmetro, localize-o e na coluna valor coloque S (ativar) ou N (desativar);
Exemplo:
O paramento LocalFisico: Mostrar Localização Física Alfanumérico no Cadastro de
Produtos? = N
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Relatórios
O sistema de estoque possui uma boa gama de relatórios que auxiliam na administração de materiais;Os relatórios podem ser tirados por
intervalo de tempo, agrupados, setados para apenas uma Unidade de Estoque ou para todas, e ou obedecer aos critérios específicos do filtro.
Relação de compras por Data
Básico
Verificar as compras por intervalo de data
Relação de compras por Fornecedor
Básico
Verificar histórico de compras por fornecedor
Relatório de compra por Produto
Verificar histórico por produto
Relatório de ponto de Pedido
Verificar saldos e ponto de pedido
Relação de Saídas
Verificar as saídas por estoque
Balanço por Centro de Custos
Gerencial Relatório de consumo por centro de custos
Curva ABC
Gerencial
Relação de compras por Nota Fiscal
Gerencial Verificação financeira das compras com nota fiscal
Relação quantitativa de Saídas
Básico
Totais de saídas por produtos agrupados por dia
Listagens
Lista de Fornecedores
Básico
Lista fornecedores por grupo ou tipo
Centro de custos
Básico
Listagem de centro de custos
Classificação
Básico
Classificação dos itens
Medidas
Básico
Classificação das medidas
Produtos pela Classificação
Básico
Produtos pela classe e ou subgrupo, ordem alfabética, pelo principio ativo etc
Listagem de saldos
Básico
Listagem de produtos com saldo por unidade de estoque
Saída diária da farmácia
Básico
Acompanhamento sistemático das saídas das farmácias
Compara custos Mat/Méd
Gerencial Ultima compra, versus valor de faturamento (simpro ou brasindice) % UC
Produtos irregulares
Gerencial Mostrar itens com alguma inconformidade (saldo negativo)
Auditoria Saída
Gerencial Verificar todas as saídas de um determinado item
Listagem para Contagem
Básico
Produtos com saldo atual e espaço para anotar 3 contagens (c/ ou sem saldo)
Listagem de preços
Listagem geral condensando diversas informações (valor de faturamento)
Listagem de ajustes de estoque
Gerencial Verificar os ajustes de estoque
Estatísticos / Resumo
Resumo de saídas
Gerencial Verificar saídas condensadas
Avaliação de fornecedores
Gerencial Verificação de totais por fornecedores
Avaliação de produtos
Gerencial Classificação por valor de compra
Gráfico de saldos
Gerencial Demonstra gráfico de consumo por período
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Listagem resumida de saídas
Valores de Entrada x Consumo
Livro de Controlados
Controle de medicações/Materiais
Giro / Anti-Giro
Media Estocagem
Listagem de Pedidos
Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Gerencial
Gerencial
Gerencial
Gerencial
Gerencial
Gerencial
Gerencial
Gerencial
Condensa as saídas e devoluções dos produtos
Compra, saída, venda e diferença
Listagem de consumo dos controlados
Mostra a medicação e os pacientes que utilizaram
Avaliação da quantidade de vezes que o estoque girou
Entradas do mês x Consumo do mês
Pedidos ainda não dispensados
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Este manual de treinamento esta condensado no modulo de treinamento on-line, que fica
disponível no lançador do sistema;
Versão on-line: www.cpcbrasil.com.br
Versão sistema almoxarifado 2.3
Fig. abertura do manual pelo lançador do sistema
Fig. modulo de treinamento tela inicial
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Módulo de Treinamento
Estoques Almoxarifado / Farmácias
Fig. modulo de treinamento
Grato pela atenção.
Esperamos que nosso módulo possa nos auxiliar no bom uso do sistema.
Dúvidas ou sugestões: [email protected]
Tel: 71 – 3418-0600
Diretoria:
Antonio Ribeiro e Arnaldo Neto
Equipe técnica:
Antonio Bacelar
Eduardo Cavalcante
Marcio F. Bento
Mauricio Senna
Samara Sechler
Oracilia Alves
Tarcio Nogueira
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