Tutorial
O Trade e a Nota Fiscal Eletrônica
Este tutorial explica como configurar o Trade Solution
e realizar as principais atividades relacionadas à
emissão e ao gerenciamento das Notas Fiscais Eletrônicas
1. Introdução
2. Configurar o Trade
Passo 1: Fazer a configuração geral do software
Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal
Passo 3: Ajustar cadastro de cidades
Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade
Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet
Passo 6: Cadastrar o Estado
Passo 7: Download e instalação dos Schemas
3. Emitir a NF-e
4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.
5. Endereços úteis
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Trade Solution 2.23g
Maio/2009
2ª. edição deste tutorial
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1. Introdução
O Trade Solution foi totalmente adaptado para emitir e gerenciar a Nota Fiscal
Eletrônica. Antes de entender o que muda no software, vamos à definição de Nota
Fiscal Eletrônica:
•
•
•
É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado
eletronicamente.
Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de
mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente
(garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do
documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.
Portanto, a NF-e não irá apenas substituir o papel por um documento eletrônico.
Ela implica em uma nova prática dentro das empresas e junto a órgãos de
fiscalização.
Se sua empresa vai emitir a NF-e, deve
conhecer as novas regras e entrar em
contato com a SEFAZ, para adquirir a
autorização para a emissão, bem como
obter informações de como adquirir o
certificado digital, que será a assinatura da
sua empresa na NF-e.
Saiba mais:
A principal fonte de informação sobre a Nota
Fiscal Eletrônica é o site:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal
Vamos mostrar aqui neste tutorial como sua empresa poderá preparar o Trade
Solution para emitir a nota fiscal eletrônica.
Os temas explicados são:
2.
3.
4.
5.
Configurar o Trade
Emitir a NF-e
Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.
Endereços úteis
2. Como configurar o Trade para emitir a Nota Fiscal Eletrônica
Para configurar o Trade Solution para emitir a NF-e são necessários cinco passos:
-
Passo
Passo
Passo
Passo
Passo
Passo
Passo
1:
2:
3:
4:
5:
6:
7:
Fazer a configuração geral do software
Cadastrar número do CNAE Fiscal
Ajustar cadastro de cidades
Gravar o Código IBGE no campo Cidade
Cadastrar a conexão com a internet
Cadastrar o Estado
Fazer download dos Schemas XML
2
Passo 1: Fazer a configuração geral do software
Com esta configuração, o Trade passará a identificar todas as operações de
venda ou movimentação de produtos que envolvam a emissão de Nota Fiscal
Eletrônica e acionar o AtimoECF, a fim de emiti-las automaticamente. Os
passos necessários para esta configuração são:
1. Abra o Menu Utilitários > Configurações.
2. Clique no botão Nota Fiscal. O Trade irá abrir a tela a seguir:
3. Marque a opção “Utilizar Emissão de Nota Fiscal Eletrônica” e em seguida
clique em Gravar.
O Trade Solution irá marcar automaticamente todos os outros campos
obrigatórios para configurar a NF-e.
3
Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal
Atenção: este passo é obrigatório apenas
para empresas que têm inscrição municipal.
O CNAE Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é o código
que identifica a atividade econômica de sua empresa junto aos órgãos
fiscais. Esta informação é utilizada na emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e.
Identifique junto ao contabilista o CNAE de sua empresa. E depois cadastre
este código no Trade Solution, realizando os passos a seguir:
1. Abra o Menu Utilitários > Configurações.
2. Clique no botão Empresa. O Trade irá abrir a tela:
3. Informe o código CNAE Fiscal de sua empresa e em seguida clique em
Gravar.
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Passo 3: Ajustar cadastro de cidades
Um dos principais ajustes que você deve realizar no Trade Solution será
padronizar a grafia dos municípios cadastrados.
Até o momento, o cadastramento de municípios era feito de forma livre.
Você poderia cadastrar o município através de diferentes ferramentas, tais
como: Clientes, Fornecedores, Transportador, Funcionários, Bancos,
Administradoras de Cartões de Crédito e Empresas Para Transferência de
Produtos.
Agora, com a nova versão, formou-se um banco de dados únicos, reunindo
todos os municípios cadastrados nas diversas ferramentas. No entanto, é
possível que haja problemas de grafia, ou seja, você pode ter digitado São
Paulo (SP) em um cadastro e S.Paulo em outro.
Portanto, para padronizar a forma como escrever os nomes dos municípios,
realize os passos a seguir:
1. Abra o Menu Utilitários.
2. Clique na opção Diversos.
3. Clique na opção Ajustar Cadastro de Cidades, para abrir a tela abaixo:
4. Nas duas listas (“De cidades” e “Para cidades”) estão os nomes de todas
as cidades gravadas.
Na coluna "De Cidade" selecione todos os nomes relacionados a uma cidade
e na coluna "Para Cidade" escolha o nome correto. Quando você clicar em
[Gravar], o Trade Solution irá substituir todos os nome (selecionados) da
primeira coluna pelo nome selecionado na segunda coluna (nome correto).
Ao fazer isso, o Trade Solution irá alterar em todos os cadastros e vincular
ao município correto.
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Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade.
Depois de alterar o cadastro de cidades, é hora de acrescentar uma
informação importante sobre cada município brasileiro: o código IBGE. Esta
informação é imprescindível para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Para isso, realize os passos a seguir:
1. Localize no seu computador a pasta onde o Trade está instalado. Na
maior parte das vezes, costuma ser a pasta C:\Trade.
2. Dentro desta pasta, localize e abra o arquivo em PDF chamado
Municípios.PDF.
3. Agora abra no Trade Solution o Módulo Fichário.
4. Clique na opção Cidade.
5. Ao localizar cada cidade, clique no botão Editar e digite as informações
consultadas no arquivo Municípios.PDF:
- Código IBGE: informe o código da cidade.
- UF IBGE: informe o código do Estado.
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Passo 5: Cadastrar a conexão com a internet
A cada nota emitida, o Trade irá se comunicar via internet com o site da
SEFAZ, a fim de obter a autorização para a emissão (entenda melhor este
processo no tópico 3 – Emitir Nota Fiscal Eletrônica).
Vamos ver neste tópico como configurar no Trade a conexão com a SEFAZ.
São três tipos de configurações:
•
•
•
Configurações gerais da NF-e
Configuração para Geração dos Arquivos da NF-e
Configurações para Acesso a Internet com Proxy
Para isso, realize os passos a seguir:
1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da
barra Trade Solution abaixo:
2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE.
3. Clique agora na opção Parâmetros da NFE:
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Configurações Gerais da Nf-e - Configure nestes campos os tipos de
operações que poderão ser realizadas junto à SEFAZ:
• Utilizar Nota Fiscal Eletrônica: clique nesta opção para habilitar a
comunicação entre o Trade Solution e a SEFAZ.
• Em contingência: Habilite esta opção quando houver algum problema
técnico que impeça a comunicação com o WebService da SEFAZ,
exemplo: falta de internet ou WebService Inoperante.
• Em homologação: Habilite esta opção para efetuar os testes da nota
fiscal eletrônica.
• Número de tentativas para consultar a situação de NF-e enviada: No
caso de falha na comunicação com o WebService, o sistema pode
tentar ainda “N” vezes antes de entrar em contingência.
Configurações para Geração dos Arquivos da Nf-e - Nos campos desta
área indique em quais pastas de seu computador o Trade irá salvar os três
tipos arquivos gerados:
• Pasta para salvar os arquivos assinados: Na primeira vez que o
AtimoECF for executado esta pasta será criada. Porém fica a seu
critério alterar ou não este caminho. O backup desta pasta é
imprescindível, pois o Fisco pode solicitar uma cópia dos arquivos.
• Pasta que contém os Schemas: Esta pasta também será criada na
primeira vez em que o AtimoECF for executado. Ela serve para
armazenar os arquivos que posteriormente serão baixados para
validação dos arquivos XML.
• Certificado Digital: Neste campo será armazenado o certificado digital
válido.
Configurações para Acesso a Internet com Proxy - Proxy é um servidor
que serve de intermediário a outros servidores. Ao conectar com um
servidor proxy, este irá repassar aos servidores todas as nossas solicitações
de acesso a sites, serviços, arquivos, etc.
Se sua empresa irá utilizar a conexão via Proxy, defina nesta área as
informações necessárias para estabelecer a comunicação:
• Utiliza proxy?: clique neste campo para configurar a conexão via
Proxy.
• Servidor: informe o endereço do servidor.
• Porta: informe a porta utilizada para comunicação
• Usuário: informe o login junto ao servidor.
• Senha: informe a senha.
• Gravar
Após configurar esta tela, clique no botão EXECUTAR.
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Passo 6: Cadastrar o Estado
O Trade Solution cadastra automaticamente o Estado (Unidade da
Federação) para o qual sua empresa enviará as NF-es.
Para isso ele se baseia na informação que já está cadastrada na
configuração da empresa.
Se for necessário modificar o Estado, realize os passos:
1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da
barra Trade Solution abaixo:
2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE.
3. Clique agora na opção Conexão com o WebService, para abrir a tela a
seguir:
Esta tela registra todos os sites envolvidos na comunicação com o órgão
fiscal.
4. Apesar de parecer complexa, nesta tela a única configuração que você
precisa fazer é no campo "Estado", localizado no rodapé da tela. Ao
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escolhê-lo, automaticamente serão preenchidas todos os campos de
"Configurações dos Links para Conexão com os WebServices" da NF-e.
5. Depois, clique em GRAVAR.
Passo 7: Download e instalação dos Schemas em XML
Para concluir o processo de instalação, neste passo vamos instalar os
arquivos necessários para formatar, validar e transmitir a Nota Fiscal
Eletrônica, os Schemas em XML.
Para isso, realize os passos a seguir:
1. Acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica, na página para download dos
Schemas:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/schemas.aspx
2. Você verá vários arquivos para download. Procure a parte
“Versão(ões) oficial(is), em uso atualmente”.
3. Localize o link que tenha o título "Schemas XML NF-e - Pacote de
Liberação". Clique para fazer o download.
4. Descompacte o arquivo recebido na “Pasta que contêm os Schemas",
conforme indicado na tela a seguir:
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Tela Parâmetros da NF-e, localizada no AtimoEcf, menu NFE.
Com isso, está concluído o processo de configurar a Nota Fiscal Eletrônica no
Trade Solution.
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3. Emitir Nota Fiscal Eletrônica
Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada
nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações
comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas ou físicas.
O processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica tem a seguinte dinâmica:
O Trade Solution preencherá automaticamente a nota fiscal eletrônica, com os
dados da operação, seja ela de venda, transferência, devolução etc.
Depois, o Trade se comunica com o site da SEFAZ. Envia os dados da nota e a
SEFAZ autoriza a emissão. Só então a NF-e se torna um documento fiscal válido.
Em seguida, o Trade Solution imprime o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica). De acordo com a definição da Receita, o DANFE:
- é uma representação gráfica simplificada da NF-e;
- contém a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas
informações na Internet);
- acompanha a mercadoria em trânsito.
Todas as notas fiscais eletrônicas ficam arquivadas e podem ser consultadas
posteriormente, através do Módulo Átimo ECF, opção NFE.
Este processo é feito a cada nota emitida. As transmissões são automáticas. Porém
se não houver acesso à Sefaz na hora da venda, veja no tópico a seguir como fazer
a transmissão manualmente.
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4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.
O Módulo Servidor Fiscal reúne as ferramentas necessárias para acompanhar de
perto o que acontece com as notas fiscais emitidas. É possível realizar as seguintes
atividades:
- visualizar retorno
- gerar NF-e em contingência
- consultar uma NF-e emitida e verificar seu status na Sefaz.
- transmitir uma NF-e.
- imprimir Danfe
- cancelar NF-e
Para isso, realize os seguintes passos:
1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da
barra Trade Solution abaixo:
2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE:
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4. Clique agora na opção “Consultar NFE”.
5. Faça uma busca pela nota. Para isso, você pode utilizar os campos
localizados na parte superior da tela:
- Cliente: clique neste botão para abrir a listagem com todos os clientes
cadastrados.
- Situação: escolha a nota de acordo com uma das situações possíveis:
- Todas
- Autorizado o uso da NF-e
- Cancelamento da NF-e
- Lote em processamento
- Uso denegado
− Tipo de Emissão: operações normais, em situações de contingência
ou todas.
− Chave de Acesso: se você possui a chave de acesso da nota, informea aqui neste campo.
− Data: escolha a data da emissão da nota.
Campos para busca
Listagem com as notas fiscais
Botões com as opções
6. O resultado da busca será listado no centro da tela. Você poderá verificar
todas as informações relativas àquela nota:
- Nota
- Situação
- Imp. DANFE?
- Autorização
- Tipo Emis.
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- Recebido
- Protocolo
- Status
- Chave de Acesso
− Emissão
Ao selecionar uma nota e clicar com o botão direito, vai aparecer um
menu suspenso com as seguintes opções:
> Visualizar Retorno: Se por um acaso a nota não foi gerada ou não
foi autorizada, o usuário poderá visualizar o motivo clicando nessa
opção.
> Gerar NF-e em contingência: Caso ocorra algum problema técnico
que impeça a comunicação com o WebService e alguma NF-e fique
pendente de retorno o usuário deve utilizar essa opção para transformar
uma NF-e que anteriormente foi gerada no formato normal para o
formato contingência, e assim poder imprimir o DANFE em formulário de
segurança.
Os botões na barra inferior da janela servem para:
> Transmitir: Caso o sistema entre em contingência (por falta de
conexão com a internet, webservice fora do ar etc), e o usuário comece
a emitir NF-e em contingência, posteriormente ao restabelecer a conexão
o usuário deverá transmitir os arquivos nessa opção.
> Imprimir DANFE: De acordo com a legislação, a NF-e não possui
“VIAS”, ou seja, a NF-e (arquivo digital) sempre será a única via. As
cópias serão consideradas primeiras vias também. Devido a isso, o
usuário poderá imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica) sempre que achar necessário. Somente em duas ocasiões
será possível imprimir o DANFE, quando a nota tiver com a situação
“Autorizado o uso da NF-e” e o status for igual a 100, ou quando a
situação for “Rejeitada” e o status for igual a 2 (em contingência).
> Consultar Situação da SEFAZ: O usuário pode eventualmente, de
acordo com sua necessidade, utilizar essa opção para consultar alguma
NF-e.
> Cancelar Nf-e: Essa opção serve para cancelar a NF-e na SEFAZ. Ela
em nada interfere na situação da Nota no Trade. Se o usuário precisar
emitir novamente, terá que estornar a venda e realizar outra.
> Salvar Arquivo: O cliente pode solicitar uma cópia do arquivo digital.
Nesse caso, o usuário deverá localizar a NF-e e clicar nessa opção. O
sistema irá localizar na pasta “Pasta para salvar os arquivos assinados” e
fará uma cópia para o local escolhido.
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5. Endereços úteis
Portal da Nota Fiscal Eletrônica: Se você quer obter mais informações sobre a
NFe, pode acessar o portal: http://www.nfe.fazenda.gov.br. Lá é possível encontrar
informações relevantes, notícias, legislação e uma lista de perguntas freqüentes.
www.atimosoftware.com.br
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