CASE STUDY
Uniformização da gestão de tesouraria através
da automatização dos fluxos de informação, uma
vantagem em prol da melhoria da competitividade
Cliente: Bergé y Cía.
Objetivos: dispor de uma ferramenta que
uniformize a área da gestão de tesouraria de todas
as empresas do grupo, tanto em Espanha como
fora das nossas fronteiras, e que nos permita operar
de forma consistente.
Solução: Sage XRT Treasury.
O grupo Bergé y Cía é um dos principais grupos empresariais de Espanha. Com uma presença
internacional de grande amplitude, as suas operações abrangem vários setores, incluindo serviços
marítimos e portuários, distribuição de veículos automóveis, logística e serviços de reboque e
amarração. Fundada em 1870 em Bilbau como uma empresa de prestação de serviços de estiva e
agência de navegação, expandiu as suas operações no país durante o século XX, com a abertura de
escritórios nos principais portos de Espanha.
O ano de 1979 marcou o início da diversificação dos seus negócios, que se traduziu na importação
de equipamento industrial e criação de empresas de distribuição de veículos automóveis. Esta
expansão de negócios conduziu à sua presença noutras áreas, nomeadamente a da logística. Em
2000, a aposta é feita no sentido da internacionalização, sobretudo na América Latina, onde é
atualmente líder na distribuição de veículos automóveis.
No setor marítimo, a Bergé y Cia opera em 36 portos, onde
na ampla utilização das tecnologias de informação em todas as
por ano e detém 4,2 milhões de metros quadrados de área de
da Bergé y Cía., José Ángel Hermida, do Departamento de
despacha aproximadamente 26 milhões de toneladas métricas
armazenamento. Em Espanha, é o segundo maior operador de
rebocadores, com mais de 10 000 serviços por ano, e o maior
operador de amarração, com mais de 20 000 serviços por ano.
É também o maior operador de logística automóvel de Espanha,
com uma capacidade de armazenamento de 2.126.000 metros
quadrados capaz de albergar até 96 800 veículos automóveis.
No setor automóvel, a Bergé é o maior importador da Península
Ibérica e América Latina, com presença em seis países e
mais de 1,5 milhões de unidades vendidas desde o início das
operações. Representa atualmente 26 marcas diferentes de
veículos automóveis. Estes valores permitem ter uma ideia da
magnitude dos negócios da empresa.
Para gerir este elevado volume de negócios, a Bergé apoia-se
suas áreas e departamentos. De acordo com o diretor financeiro
Gestão de Tesouraria, "Tínhamos, à partida, uma situação
complexa para resolver, pois geríamos mais de 100 empresas
de exploração sem ligação entre elas nesta área. As propostas
eram abordadas individualmente, o que nos dificultava a tarefa
de dar uma resposta cabal a todas elas."
Neste momento, os dashboards são a principal
ferramenta estratégica dos gestores e analistas de hoje
em dia. São a arma concorrencial mais poderosa para
monitorizar a evolução da empresa e do mercado, e
reagir com rapidez e eficácia.
José Ángel Hermida, Diretor Financeiro da Bergé y Cía.
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União de forças
Assim que os responsáveis da Bergé tomaram a decisão de
adquirir a plataforma Sage, deu-se início ao respetivo processo
de implementação em cada uma das empresas do grupo. José
Hermida comenta que "Foi um processo simples do ponto de
vista operacional. Não havia nada em concreto que distinguisse
as empresas entre si, o que as diferenciava era a cultura das
pessoas. Tínhamos de conseguir unir forças, razão pela qual a
implementação foi levada a cabo com base numa perspetiva
de colaboração. Foi um projeto colocado em marcha, mas que
ainda não chegou ao fim, já que a empresa continua a crescer
e a evoluir, e é preciso assegurar que o sistema continue a
adaptar-se às novas necessidades.""Quando se está habituado
a trabalhar de uma certa forma ao longo de 10 anos", prossegue
A situação descrita por José Ángel Hermida despoletou a
reflexão dos gestores desta área no sentido de equacionar a
necessidade de um sistema único que permitisse promover a
uniformização não só entre todas as empresas do grupo, mas
também entre este e terceiros, tais como clientes, fornecedores
de serviços e instituições bancárias, dentro e fora do país.
"Quando nos demos conta do que nos fazia falta, começámos
a procurar uma plataforma tecnológica capaz de fazer face às
nossas necessidades.
O objetivo era encontrar um sistema de gestão de tesouraria
único que nos proporcionasse uma gestão centralizada, que
disponibilizasse uma solução para os problemas do dia a dia
e que melhorasse a comunicação a nível bancário", explica o
diretor financeiro da Bergé.
Ajuda de fora
Para dar início à primeira fase da implementação deste projeto,
a Bergé procurou a colaboração da Accenture, a empresa de
consultoria encarregue de definir os requisitos e, acima de tudo,
realizar um estudo de mercado detalhado destinado a identificar
as ferramentas mais bem posicionadas para ir ao encontro das
necessidades da empresa. Na sequência desta fase de estudo,
a escolha recaiu na solução Sage XRT Treasury.
"A Sage não era o objetivo final propriamente dito, e sim o
instrumento para lá chegarmos. Tínhamos uma via de sentido
único a percorrer e, além disso, precisávamos de estabelecer
padrões de comunicação interna com os sistemas ERP da
organização.
Necessitávamos de uma solução que, não sendo possível
implementar de uma só vez do ponto de vista tecnológico,
pudesse ser modernizada e nos oferecesse a possibilidade de
crescermos com ela", salienta José Ángel Hermida.
José Ángel Hermida, "o fator mudança pode apanhar-nos de
surpresa. É por isso que não estamos a tentar impô-la a todos
ao mesmo tempo. Pelo contrário, estamos a trabalhar com
cinco empresas por semana, escolhidas com base no respetivo
volume. Esta abordagem permitiu-nos retificar erros e, acima
de tudo, garantir que as pessoas mais relutantes em aceitar
essa mudança teriam o produto acabado à sua disposição
e não sentiriam dificuldades. Assim sendo, o primeiro passo
consistiu em identificar as pessoas cujo contributo pudesse ser
uma mais-valia para o grupo, para quem a mudança de cultura
fosse mais fácil e cujas necessidades fossem mais prementes."
As primeiras fases do projeto permitiram-nos implementar o
sistema em 20 empresas que representam 80% do negócio.
Principais características
O Sage XRT Treasury fornece as ferramentas necessárias para
otimizar, controlar e automatizar a troca de dados financeiros
no seio de grupos empresariais e com instituições bancárias,
assegurando a conectividade e a integração (STP) entre os
diversos sistemas de informação da empresa e com entidades
externas. Dos vários módulos do Sage XRT que a Bergé
incorporou nos seus sistemas, há que destacar o módulo
Banking Communication. Trata-se de um sistema de ligação
automática interbancário que dá acesso aos principais bancos
sem qualquer intervenção manual, permitindo assim a receção e o
processamento das informações necessárias à gestão financeira.
O módulo de gestão de caixa permite que os utilizadores controlem
e otimizem a gestão de tesouraria graças à oferta de uma vasta
gama de opções de personalização, à integração homogénea no
sistema de informação da empresa, à automatização do controlo
diário das posições consoante a data-valor e à otimização das
decisões de gestão de tesouraria. Além disso, a solução de
conciliação permite que a empresa concilie automaticamente até
100 000 transações bancárias e contabilísticas por minuto. Por
último, a Bergé incorporou ainda o módulo Budget, utilizado para
obter uma previsão de receitas e pagamentos.
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todas as informações de que necessita para criar um dashboard
de gestão de tesouraria e um relatório do mapa bancário do
Por outras palavras, decidiram exportar o Sage XRT Treasury
para os diversos países em que a empresa opera.
grupo, com critérios comuns para todas as entidades jurídicas.
Benefícios obtidos
em todos os níveis, por entidade jurídica ou instituição financeira,
de tesouraria e consolidação bancária resultou em vários
Além disso, tem acesso às previsões de receitas e pagamentos
numa base individual ou consolidada, por empresa ou por país,
acompanhadas de um mapa bancário com todos os produtos
financeiros contratados, respetivos termos, média de utilização
ou datas de maturidade. “Neste momento, os dashboards são a
principal ferramenta estratégica dos gestores e analistas de hoje
em dia. São a arma concorrencial mais poderosa para monitorizar
a evolução da empresa e do mercado, e reagir com rapidez e
eficácia”, afirma José Ángel Hermida.
Uma nova realidade
A implementação do Sage XRT Treasury coincidiu com uma
mudança organizacional estratégica na sequência da decisão
tomada de integrar, do ponto de vista funcional, as mais de 100
empresas do grupo. Este cenário ditou a necessidade de se
proceder à adaptação da solução Sage para fazer face a esta nova
realidade interna. "A verdade é que nem sequer foi necessário
mudar nada, a adaptação da plataforma fluiu sem problemas. Um
sistema que facilitasse esse tipo de adaptabilidade é exatamente o
que pretendíamos desde o início", comenta José Ángel Hermida.
Porém, o processo não terminou nesse ponto. No ano passado, os
responsáveis da empresa decidiram lançar este mesmo projeto nas
localizações internacionais da empresa.
Todo o trabalho desenvolvido pela Bergé no domínio da gestão
benefícios e melhorias para a organização no seu todo, resultados
estes que para o diretor financeiro da empresa se traduzem do
seguinte modo: "Constatámos as melhorias que o Sage XRT
Treasury tornou possíveis, em primeiro lugar devido à fiabilidade
do produto em si, mas também em virtude da automatização que
o uso do mesmo subentende, o que torna o nosso trabalho mais
seguro. Por outro lado, também permite que todas as empresas
do grupo trabalhem de forma consistente, e este é um passo
importante. Além disso, o nosso trabalho torna-se mais fácil
quando a vertente tecnológica é assegurada por um fornecedor
com as competências técnicas necessárias."
"Outro dado importante a ter em conta prende-se com as
informações detalhadas obtidas em relação às nossas posições
em termos bancários e orçamentais, permitindo-nos estabelecer
um calendário automatizado e recorrente", acrescenta José
Ángel Hermida. Outro aspeto do Sage XRT Treasury que
também se traduziu em melhorias diz respeito a tudo o que está
relacionado com liquidez a médio e longo prazo. De acordo com
o diretor financeiro da Bergé, "Esta solução permite-nos agir de
forma automática, algo que no passado era quase impensável,
e o acesso a dados atualizados ajuda-nos a tomar decisões e a
determinar o passo seguinte."
Sobre o The Sage Group plc
Soluções Sage XRT
Fornecemos às pequenas e médias empresas (PME) uma gama
de software e de serviços de gestão de empresas fáceis de utilizar,
seguros e eficientes – desde contabilidade e processamento de
salários a sistemas integrados de gestão empresarial, sistemas de
gestão das relações com os clientes e sistemas de pagamento.
Os nossos clientes recebem aconselhamento e apoio contínuos
através da nossa rede global de peritos locais que os ajudam
a resolver os seus problemas empresariais, transmitindo-lhes a
confiança de que necessitam para alcançarem as suas ambições
empresariais. Constituída em 1981, a Sage está cotada na Bolsa
de Londres desde 1989 e passou a fazer parte do índice Footsie
100 em 1999. A Sage tem mais de seis milhões de clientes e mais
de 12 700 funcionários em 24 países, incluindo no Reino Unido e
Irlanda, na Europa continental, na América do Norte, na África do
Sul, na Austrália, na Ásia e no Brasil.
Para mais informações, visite www.sage.com
Ao utilizar as soluções Sage XRT – Sage XRT Treasury, Sage
XRT Business Exchange e Sage XRT Online Banking – beneficia
de uma perspetiva global da sua cadeia de valor financeiro
em tempo real. As soluções Sage XRT ajudam as empresas a
alcançar um elevado desempenho comercial em todas as frentes
do negócio e contribuem para os objetivos estratégicos.
As funções de gestão de caixa e tesouraria de elevado
desempenho ajudam a promover a excelência operacional em
toda a empresa.
Para saber mais, visite
www.sage.com/treasury
ou contacte-nos
808 200 482 - [email protected]
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Com a implementação do Sage XRT Treasury, a empresa detém