Seleção e priorização de projetos não só na filosofia, mas também na prática Um modelo de seleção e priorização de projetos deve ser utilizado como ferramenta de apoio na escolha dos melhores projetos a fim de indicar dentro de uma janela de tempo os projetos que devem ser executados antes que outros considerando um pool de recursos préestabelecido. Porém o que temos atualmente são tentativas de encontrar ferramentas que tragam embasamento a decisões já tomadas e que justifiquem escolhas, ou seja, uma forma de dar sustentabilidade à determinações. Dessa forma, a manipulação dos pesos dos critérios se tornam torneirinhas de modo que ficam sendo ajustadas até que um determinado projeto ganhe papel de destaque. Partindo dessa visão, este artigo tem por objetivo mostrar que o modelo/ferramenta deve ser utilizado de forma correta, mostrando para cada etapa suas principais premissas e contribuições, a fim de garantir que a Estratégia Corporativa esteja sendo atendida, e não somente a Política. Palavras-Chave: Seleção e priorização de projetos e programas, portfólio, PMO, alinhamento estratégico, decisão multicritério com método AHP, benefícios de projetos; recursos em projetos; restrições de projetos; missão e visão organizacional; 1. Introdução Selecionar: Fazer seleção ou escolha; escolher e separar um ou alguns, dentre muitos; decidir baseado em critérios pré-estabelecidos de forma consciente ou não. Do ponto de vista estratégico, o portfólio de projetos de uma empresa deve refletir suas diretrizes. A composição de um BOM PORTFÓLIO está associada à identificação dos MELHORES e mais RENTÁVEIS PROJETOS e PROGRAMAS para a organização. Ou seja, a escolha dos projetos em si não é o mais difícil, mas sim estabelecer critérios assertivos para que a decisão seja a melhor possível em um determinado contexto. Mecanismos como a seleção dos “melhores” projetos, priorização de projetos ou programas e acompanhamento dos benefícios conferem à empresa visibilidade e controle, permitindo determinar e otimizar recursos humanos e materiais aos projetos prioritários. Alguns problemas geram grandes armadilhas na construção de um bom portfólio, como: descolamento entre as propostas de projetos e os objetivos estratégicos; falta de planejamento / acompanhamento / visão de benefícios dos projetos; dificuldade de consolidar visão fim a fim do projeto, nomeação de um único dono por gerir o projeto em toda a cadeia; o processo de seleção e priorização não é claro e ou padronizado, onde a escolha dos projetos corporativamente não levam em consideração os melhores projetos que garantem mais impactos positivos nas metas; baixa rastreabilidade de alocação financeira e de retorno ao investimento dos projetos; entre outros. 2. Preparando o terreno Antes de tudo, é vital para o sucesso desta metodologia/ferramenta um forte Patrocinador. Se não houver alguém que compre e desafie a organização a utilizar o que será proposto e implantado, será árduo e longo o caminho para convencer toda a organização que seleção e priorização de projetos é mais do que o ‘feeling’ do executivo. Achar um Patrocinador também não é tarefa nada fácil, principalmente devido à necessidade de seu grau de influência na organização. Uma grande armadilha para o modelo é quando o Patrocinador também propõe projetos, onde neste caso duas situações podem enfraquecer a implantação deste na organização: os projetos do próprio Patrocinador podem não estar elegíveis após o ciclo de análise de seleção e priorização, o que implicaria em uma provável revisão dos critérios para que estes se tornem elegíveis; ou o projeto de algum outro executivo não ser selecionado e o modelo ser questionado por ‘favorecer’ os projetos do Patrocinador. Como sair dessa ‘sinuca’? Basta montar um bom material para o Patrocinador de forma que ele consiga enxergar os resultados e o desafio que a implantação desta traz. De forma que não somente perante o mercado ele terá um ótimo status, quanto internamente um reconhecimento que a ferramenta por ele implantada mudará o patamar de como a organização encara e executa seus programas e projetos, trazendo resultados de maior expressão e se colocando na vanguarda se comparado aos concorrentes. Envolver outros fortes executivos no início da implantação do modelo também pode render bons frutos, pois dessa forma eles podem se sentir parte fundamental para o sucesso desta. Mas é bem sensível a escolha destes, que dependendo do seu perfil já no início pode impor muito mais ‘problemas’ do que necessariamente ajuda. Este material deve estar pautado em 4 grandes marcos: Seleção: Escolha dos projetos mais aderentes e de maior impacto à estratégia da organização (projetos certos). Controle: Processos claros para proposição de novos projetos, reforçando um planejamento mais estruturado e compromisso de resultados claros. Inibição de uso de ‘Bolsos’ apenas por comodidade de planejamento tardio, evitando o descolamento de gastos com entregas e resultados. Padronização: Modelo corporativo e aderente à estratégia da empresa visando garantir a priorização adequada às demandas de mercado e estratégicas. Acompanhamento: Medição dos Benefícios do Projeto (12 meses após conclusão). Retroalimentação dos pesos dos critérios de acordo com os resultados obtidos no portfólio atual. O Escritório de Projetos, PMO, deve ser o guardião da ferramenta, porém outras atividades devem ser desempenhadas antes e após a seleção e priorização de projetos que não estão somente a cargo do PMO ou fogem totalmente ao seu escopo. Conforme a Figura 1 mostra, uma proposta de projeto deve ser inicialmente avaliada por um grupo de pessoas de mesma área, Fórum Setorial, a fim de já fazer um pré-filtro, críticas e análises antes mesmo deste ser analisado junto ao todo. Dessa forma, conseguimos evitar que iniciativas parecidas concorram entre si em recursos (pessoas, tempo e dinheiro), onde se forem apresentadas como um único projeto ganhará maior importância e incorporará mais benefícios. Figura 1. Fluxo de aprovação de projetos O Fórum Setorial deve ter como principais atividades: • Garantir espaço para as áreas apresentarem as fichas de projeto (Termo de Abertura do Projeto, Benefícios, VPL, Visão Forecast Física e Financeira, etc). • Garantir que para cada proposta tenha sido realizada a análise dos impactos pelos pontos focais (TI, Engenharia, Mercado, Escritório de Projetos). O papel do Escritório de Projetos, PMO, nesta análise é fundamental, pois é o escritório que detém maiores informações sobre todas as iniciativas em andamento no portfólio. • Realizar a categorização dos Projetos: Melhoria Operacional, Redutor de Despesa, Gerador de Receita, Obrigações, etc. Neste próprio artigo, no capítulo ‘Priorização de Projetos’, será mostrada em detalhes em qual momento a categorização deverá acontecer. • Candidatura dos Projetos: ‘Go/no Go’. Cabe ao Fórum Setorial definir quais os projetos serão candidatos à ferramenta corporativa de seleção e priorização de projetos. • Para novos projetos durante o ano orçamentário, avaliar: Quais projetos cederão recursos financeiros x solicitação de budget novo para projetos não previstos. Mensurar e registrar riscos / impactos na execução de outros projetos 3. Critérios de Seleção Para a construção dessa fase, alguns passos são importantes: 1º passo: Saber dosar a quantidade de critérios a serem utilizados, bem como definir quais os mais relevantes para que a Estratégia esteja totalmente representada é essencial. Uma boa dica é utilizar dois níveis de critérios; não menos para não ser superficial demais, não mais para não ser complexo demais. Dessa forma, categorizamos os critérios, agrupando critérios em comum para facilitar a comparação par-a-par. Como melhores práticas, o mercado utiliza não mais que 12 critérios únicos dentro do seu modelo de seleção e priorização de projetos. A escolha do primeiro nível de critérios, ou categorias, tem que ser um bom reflexo da área de atuação da organização. Como exemplo, temos: Financeiro; Operacional; Inovação; Qualidade; Foco; etc. A escolha do segundo nível de critérios tem que ser um bom reflexo da missão e visão da organização, bem como ajustada ao direcionamento estratégico do ciclo orçamentário em questão. Como exemplo, temos para a categoria de primeiro nível Inovação: lançamento de novos produtos/serviços na visão da empresa; Market Share; Imagem Organizacional; Exposição aos Riscos; Orçamento; VPL (valor presente líquido); Payback (período de retorno do investimento); Impacto da não implantação; Prazo de execução; Knowhow da equipe – conhecimento da equipe quanto à tecnologia, solução, processos e esforço para gerar os produtos do projeto; etc. Para cada critério, porém é necessário reduzir a possibilidade de informações incoerentes ou desalinhadas com o objetivo desta. Ou seja, garantir que a informação do projeto para cada critério seja padronizada. Assim, sugere-se criar faixas de valores para cada critério onde, por exemplo, um critério como Prazo teria as seguintes opções: até 6 meses; de 6 a 12 meses; de 12 a 24 meses; de 24 a 36 meses; maior que 36 meses. 2º passo: Dar importância aos critérios quando comparados entre si, ou seja, comparálos par-a-par dentro de cada nível / categoria. Aqui já são citadas algumas características do modelo AHP (Analytic Hierarchy Process [Saaty]). Para garantir um julgamento de importância entre critérios consistente, recomenda-se que 3 ou mais pessoas chaves sejam envolvidas, para dar sua opinião sobre as comparações. Para fazer esta comparação, tabelar as informações torna o processo mais prático e de melhor entendimento visual, conforme na Figura 2. Para a resposta quando comparado dois critérios, recomenda-se utilizar as seguintes opções de valores [escala Saaty]: 9 - extremamente mais importante; 7 - muitíssimo mais importante; 5 - muito mais importante; 3 - moderadamente mais importante; 1 - igualmente importante. Operacional Financeiro Inovação Qualidade 1 1/5 1/9 Operacional 5 1 1 Financeiro 9 1 1 Inovação 1 1/5 1/5 Qualidade Figura 2. Matriz de comparação par-a-par dos critérios 1 5 5 1 Desta forma, intuitivamente a pergunta a se fazer é: Financeiro é quão mais importante que Operacional? E na visão dos envolvidos, essa resposta deve ser traduzida em números de acordo com as opções de valores anteriormente sugeridas. Para melhor leitura de como utilizar a matriz de comparação, Figura 2, a comparação deve seguir pela linha, onde ‘se Financeiro é muito mais importante que Operacional’, o valor 5 deve ser colocado no local correto, ou seja, na célula da linha ‘financeiro’. Em contrapartida ‘se Financeiro é muito mais importante que Operacional’, o valor a ser colocado na outra célula correspondente é o valor invertido, ou seja, 1 divido pelo valor, na célula da linha ‘operacional’. É fundamental se atentar à integridade das informações, ou seja, observar para que não aconteça o loop de importância. Por exemplo: Financeiro ser mais importante que Operacional; Operacional ser mais importante que Inovação; e Inovação, por sua vez, ser mais importante que Financeiro. Alguns softwares de mercado auxiliam nessa consistência de dados, porém ao se fazer o processo de forma manual, deve-se atentar para que furos como estes não passem despercebidos. Da mesma forma, deve se fazer a comparação par-a-par com os critérios de 2º nível entre si, onde devem ser avaliados separadamente por grupos ou categorias de critérios. Para um critério de 1º nível, a comparação de seus critérios de 2º nível não podem ser comparados com critérios de 2º nível de outra grupo de 1º nível. 3º passo: Para interpretar e dar os pesos relativos a cada critério é necessário normalizar a matriz comparativa, conforme mostra a Figura 3. A normalização é feita pela divisão entre cada valor da planilha com o total de cada coluna. Operacional ∑ coluna Operacional Financeiro Inovação Qualidade Financeiro Inovação Qualidade 12,00 16,00 2,40 2,31 1/16 - 0,063 0,2/2,4 = 0,083 0,11/2,31 = 0,048 1/12 = 0,083 5/16 = 0,313 1/2,4 = 0,417 1/2,31 = 0,433 5/12 = 0,417 9/16 = 0,563 1/2,4 = 0,417 1/2,31 = 0,433 5/12 = 0,417 1/16 = 0,063 0,2/2,4 = 0,083 0,2/2,31 = 0,087 1/12 = 0,083 Figura 3. Matriz normalizada dos critérios Esse processo é realizado a fim de se encontrar o valor Eigen [Eigen Vector], conforme mostra a Figura 4. Operacional Financeiro Inovação Qualidade Cálculo do valor de Eigen % do Eigen [ 0,063 + 0,083 + 0,048 + 0,083 ] / 4 = 0,0693 6,93% [ 0,313 + 0,417 + 0,433 + 0,417 ] / 4 = 0,3946 39,46% [ 0,563 + 0,417 + 0,433 + 0,417 ] / 4 = 0,4571 45,71% [ 0,063 + 0,083 + 0,087 + 0,083 ] / 4 = 0,0789 7,89% Figura 4. Cálculo do valor de Eigen por critério Observa-se que o somatório dos valores de Eigen sempre totalizam 1. Com maior riqueza de detalhes, essa lógica matemática da aplicação do método AHP foi descrito no trabalho de Ricardo Vargas [Vargas]. 4º passo: Para encontrar o valor de Eigen para cada critério de 2º nível, basta multiplicar o seu resultado pelo valor de Eigen do critério de grupo ao qual pertence. Hipoteticamente, os valores abaixo foram inseridos a fim de compor o exemplo, conforme mostra a Figura 5. Valor Eigen do Critério Cálculo Valor de Eingen Final Financeiro 0,3946 VPL {0,6489} [ 0,3946 * 0,6489 ] Investimento {0,2746} [ 0,3946 * 0,2746 ] Payback {0,0765} [ 0,3946 * 0,0765 ] Figura 5. Cálculo do valor Eigen por critério de 2º nível 0,2561 0,1084 0,0302 Note que a soma de todos os critérios dentro de um grupo será igual a 1, e a soma do valor de Eigen Final será igual ao valor do critério de 1º nível. Consequentemente a soma de todos os critérios de 2º nível, entre os grupos, será igual a 1. Uma vez encontrados os valores de Eigen para cada critério, basta acompanhar a sua aplicação conforme descrito no capítulo deste artigo ‘Aplicando o Modelo’. 4. Priorização de Projetos Os critérios de seleção de projetos por si só não devem eliminar o projeto da concorrência de recursos. Pelo contrário, será através deles que os projetos serão colocados em ranking de importância, que consequentemente trarão melhores resultados à Estratégia definida. A priorização de projetos sim deve dizer quais os projetos serão eleitos e em que momento eles serão executados, uma vez que é nesta fase que se define ou se informa o budget do ciclo orçamentário e informações de outros recursos como pessoas, equipamentos, fornecedores, etc. Para facilitar o entendimento, imagine a possibilidade de se comparar um projeto de Melhoria Operacional com um projeto de Geração de Receita. Uma vez que encontramos na fase anterior a resposta que o Financeiro é muito mais importante que o Operacional, fatalmente este projeto de melhoria operacional seria preterido se comparado ao de geração de receita. Para garantir que projetos sejam colocados em competição com projetos de mesmo perfil, dando condições de todos os tipos de projetos serem executados, utiliza-se uma categorização, corporativamente chamada de ‘dar cor ao dinheiro’. Dessa forma banana será comparada com banana. Essa categorização pode ser por área ou setor da organização, por categoria de projetos, ou por qualquer outra segmentação que se justifique dado ao segmento ou estratégia da organização. Aqui cada categoria receberia um pedaço do budget, onde os projetos seriam selecionados dentro desta margem pré-estabelecida. Outro ponto importante quando se fala em priorização, são os demais recursos (pessoas, equipamentos, fornecedores, etc) comumente esquecidos por ser de difícil planejamento. Porém estas informações são essenciais, pois serão elas que garantiram a saúde organizacional, uma vez que sem elas podemos levar a organização a um estresse em determinados períodos e escassez de atividades em outros. Restrições também devem ser lembradas, mapeadas e consideradas ESSENCIAIS. Uma vez que para a conclusão ou iniciação de um projeto, um outro determinado projeto deva estar concluído ou iniciado, este projeto com restrição só poderá ser priorizado caso o seu predecessor esteja dentro dos critérios de corte, ou melhor, eleito. Ainda em restrições, imagine que um projeto de lançamento de um novo produto tenha restrição temporal, por exemplo o lançamento de um novo ‘Ovo de Pascoa’. Os recursos existentes (pessoas, equipamentos, fornecedores, etc) devem estar disponíveis até a data alvo de lançamento, pois não se justificaria um investimento, por qualquer montante que seja, realizado com expectativa de conclusão para Maio, por exemplo. Desta forma é fácil concluir que mesmo um projeto de potencial sucesso, por exemplo em 21º lugar no ranking de critérios (de um total de 100) pode não ser eleito, dando lugar a um projeto em 78º lugar, por questões de cor do dinheiro, recursos e restrições. Figura 6. Projetos selecionados e priorizados através do Budget orçamentário por categoria 5. Aplicando o modelo Depois de definir, comparar e normalizar os critérios chega o momento de efetivamente colocar informações de projetos no modelo para que estes sejam ranqueados. Este capítulo se restringe às dicas de como utilizar o modelo de seleção de projetos e também algumas dicas de como balancear o portfólio através da disponibilidade dos recursos, além claro das restrições dos projetos a fim de encontrar a priorização dos projetos. Pegando 3 propostas de projetos fictícias e avaliando somente sob o critério de 1º nível Financeiro, apenas para exemplificar, temos as seguintes informações: Proposta de Projeto Um – VPL = 40MM ; Investimento = 300MM ; Payback = 15 meses Proposta de Projeto Dois – VPL = 32MM ; Investimento = 200MM ; Payback = 28 meses Proposta de Projetos Três – VPL = 5MM ; Investimento = 50MM ; Payback = 6 meses Conforme anteriormente falado, para evitar erros informacionais, é interessante elaborar opções para cada critério, quantas forem necessárias. Outra dica importante é definir se dentre as opções “quanto maior = melhor” ou “quanto menor = melhor”. Alguns são mais intuitivos, por exemplo o VPL, ou seja, quanto maior o VPL melhor. Seguindo este raciocínio, neste exemplo coloca-se distribuídos nas opções as informações de forma que o ‘número’ da opção, a medida que cresce, terá a melhor opção. Isso facilita para o exemplo, conforme a seguir: VPL • (1) ‘até 1MM’ ; (2) ‘de 1MM a 10MM’ ; (3) ‘de 10MM a 35MM’; (4) ‘acima de 35MM’ Investimento • (1) ‘acima de 100MM’; (2) ‘de 50MM a 100MM’; (3); ‘de 1MM a 50MM’; (4) ‘até 1MM’ Payback • (1) ‘acima de 2 anos’; (2) ‘de 1 a 2 anos’; (3); ‘de 6 a 12 meses’; (4) ‘até 6 meses’ Com a informação do valor de Eigen encontrado na fase de critério de projeto, onde temos para o VPL 25,6% de importância em relação a todos os demais critérios, Investimento com 10,8% e Payback 3%, teríamos uma plataforma de ranqueamento dos projetos. Para facilitar o entendimento, neste exemplo será multiplicado o valor da opção com o valor do Eigen do critério, que de certa forma estaria alinhado ao exposto que a melhor opção teria o número maior para a opção. Proposta de Projeto Um VPL -> 0,2561 * 4; Investimento -> 0,1084 * 1; Payback -> 0,0302 * 3; Nota Financeira do Projeto = 1,2234 Proposta de Projeto Dois VPL -> 0,2561 * 3; Investimento -> 0,1084 * 1; Payback -> 0,0302 * 1; Nota Financeira do Projeto = 0,9069 Proposta de Projeto Três VPL -> 0,2561 * 2; Investimento -> 0,1084 * 3; Payback -> 0,0302 * 4; Nota Financeira do Projeto = 0,9582 Agora podemos afirmar que Financeiramente a proposta de Projeto Um é a melhor, com a maior nota, em seguida seria a proposta do Projeto Três e fechando com a proposta do Projeto Dois. Repare que no exemplo, mesmo o projeto Dois tendo um VPL maior, dado a diretriz estratégica refletida nos critérios previamente definidos, num conjunto de fatores outros projetos, como o Três, podem ficar mais bem colocados. 6. Mensurando Resultados Uma vez que temos um conjunto de critérios para ranquear os melhores projetos da organização e que estes são literalmente o desdobramento estratégico, fica de certa forma fácil mensurar os resultados do projeto em relação ao que estava planejado. Por exemplo, um projeto cujo o Payback estava planejado para 6 meses, após sua conclusão, realmente atingiu o previsto? Não teríamos muitos mistérios em criar um portfólio com resultados e benefícios por projetos, por programas ou pelo próprio portfólio. Medir resultados da utilização do modelo é que fica um pouco mais complicado. Assumindo que os projetos foram planejados conforme esperado e que as informações passadas ao modelo de seleção e priorização estavam coerentes, concisas e aderentes, podemos dizer que mensurar os resultados da utilização do modelo estará muito mais ligado à visão e missão da organização. Sendo prático, mas não simplista, a ponderação dos critérios deve ser feita de forma a refletir a estratégia para o ciclo orçamentário, e que as pessoas responsáveis por escolher, comparar e normalizar os critérios devem ser pessoas chaves na organização. Só então, podemos ajustar a ferramenta de forma que os critérios possam refletir a visão e missão da empresa. O modelo serve como apoio à tomada de decisão, porém não isentam em responsabilidade os executivos que direcionam os investimentos na organização. Uma dica importante, fundamental para o sucesso da implantação deste modelo, é utiliza-la no seu primeiro ano de vida como piloto, ou apenas referencia para o portfólio definido. Assim você teria o portfólio real da empresa, definido pelo próprio comitê organizacional, e a versão sugerida pelo modelo. Essa é uma forma interessante de testar a assertividade de seleção e priorização de projetos, tendo em vista todo o trabalho sugerido nos capítulos anteriores. 7. Conclusões Tomar decisões é uma atividade central na vida das pessoas e organizações. São através das decisões que conseguimos medir o quão perto ou longe estamos de onde gostaríamos de chegar. Não tomar decisões já é por natureza uma decisão tomada, não sendo possível se isentar desta responsabilidade. O material deste artigo foi elaborado para mostrar que utilizar uma ferramenta para selecionar e priorizar projetos, do ponto de vista de implantação, não é complexo. O que em tantas vezes a torna de difícil uso é garantir que sua principal premissa seja garantida: padronizar a forma como se trata, aprova e acompanha a construção de um portfólio de projetos. E por mais que se tente mostrar os benefícios inerentes ao uso do modelo de seleção e priorização de projetos, um grande Patrocinador deve estar junto nessa iniciativa, para garantir que as forças políticas não derrubem a iniciativa, que por natureza é nobre, idônea e colaborativa. 8. Referências [Saaty] SAATY, T. L. (2005). Theory and Applications of the Analytic Network Process: Decision Making with Benefits, Opportunities, Costs, and Risks. Pittsburgh: RWS Publications. [Vargas] Vargas, Ricardo Viana. Utilizando a programação multicritério (Analytic Hierarchy Process - AHP) para selecionar e priorizar projetos na gestão de portfólio; PMI Global Congress 2010 – North America [Eigen] http://en.wikipedia.org/wiki/Eigenvector [Rad ans Levin] Rad, Parviz F. and Levin, Given. Project Portfolio Management Tools and Techiniques; 2007 [Levine] Levine, Harvey A. Project Portfolio Management: A practial guide to selecting projects, managing portfolios, and maximizong beneficts; 2005 Mini currículo Damázio Pereira Teixeira Gerente de Projetos [email protected] MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV-RJ, certificado PMP, formado em analise de sistemas, possui pós-graduações em redes e telecomunicações pela UFMG e INATEL. Atua a cerca de 10 anos na área de TI, passando por projetos de sistemas, infra, desenvolvimento, implantação e auditoria de sistemas, e a 4 anos na área de Telecomunicações (Oi), passando por projetos de ampliação de rede de dados, telefonia fixa, móvel e TV, otimização de sistemas e processos, lançamento de novos produtos e serviços de telecomunicações. Atualmente na Oi no PMO corporativo, é responsável pela consolidação e acompanhamento dos projetos que compõem o portfólio Capex, também atuando na liderança de projetos de médio a grande porte, garantindo a gestão de MIS, gestão de entregas (cronograma - Project), gestão de recursos físicos e humanos. Envolvimento com todos os níveis hierárquicos, com influência e liderança formal e informal, para desdobramentos das diretrizes estratégicas e táticas nos projetos.