CAPÍTULO
E D I T O R A
CAPÍTULO 6
Instrumentos
e
Ferramentas
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
6
A T L A S
INSTRUMENTOS E
FERRAMENTAS
Este capítulo trata o seguinte tema:
 Ferramentas usadas
pelas técnicas de
estruturação
 Em especial
contempla, descreve
e detalha o Quadro
Distributivo do
Trabalho
MANUAL DE ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS & MÉTODOS
– MARÍA ESMERALDA BALLESTERO–ALVAREZ
E D I T O R A
A T L A S
OBJETIVO
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
QUADRO DISTRIBUTIVO DO
TRABALHO
• Identificar e quantificar as
atividades executadas pelos
funcionários;
• Identificar qual é a tarefa mais
importante;
• Estabelecer o fluxo e verificar a
fluência do processo produtivo;
• Detectar sobrecarga de trabalho;
• Analisar a formação das pessoas
com as tarefas que elas executam.
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A T L A S
DESCRIÇÃO
Aspecto Fundamental
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• O quadro distributivo do trabalho é
o instrumento que descreve as
tarefas desenvolvidas dentro de
uma área, especificando o tempo
gasto em tal atividade entre cada
uma das pessoas envolvidas em
sua execução.
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A T L A S
APLICAÇÃO
Passos de
Desenvolvimento
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
1.
2.
3.
4.
5.
Definir as tarefas individuais;
Consolidar as atividades;
Elaborar o quadro distributivo do trabalho;
Analisar o quadro distributivo do trabalho;
Propor novo quadro distributivo do
trabalho.
A seguir se descreve cada um desses passos...
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1. Definir as tarefas individuais
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
• Identificar:
– Quem faz o quê?
– Qual a freqüência?
– Qual o tempo
gasto?
Nome da
Empresa
RELATÓRIO DE
TAREFAS INDIVIDUAIS
Departamento: ______________________ Setor: ________________
Funcionário: ________________________ Cargo: ________________
Ordem
Tarefa
Quantas
Vezes
Tempo
Consumido
Freqüência/
Periodicidade
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Fixar:
– Período-padrão.
Comentários Adicionais:
• Usar:
– Formulário
adequado.
Analista Executante:
_________________________________
Data da Entrevista:
____ / ____ / ____
Exemplo de formulário usado na
identificação de tarefas individuais.
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2. Consolidar as atividades
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Definir atividades, o tempo total gasto em cada
uma, seu desdobramento em tarefas,
participação de cada pessoa e o tempo gasto de
cada uma;
• Verificar atividades complementares (uma
depende da outra e obedecem a uma seqüência
rígida);
• Verificar atividades semelhantes (possuem
base comum, mas não são complementares);
• Verificar atividades de mesma natureza (de
acordo com as necessidades da empresa);
• Discutir os resultados com todos os envolvidos;
• Elaborar o quadro de consolidação de
atividades.
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Quadro de Consolidação de
Atividades
Nome da
Empresa
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
RELATÓRIO DE
CONSOLIDAÇÃO DE ATIVIDADES
Departamento: ___________________________ Setor: ____________
Responsável: ____________________________ Cargo: ___________
Ordem
Atividade
Tarefa
Executante
Horas/Semana
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
RESUMO
Total
de
Funcionários
Total
de Horas
Semanais
Custo Total
do
Departamento
Rateio de
Custo
Hora/Homem
Previsto
Realizado
Variação
%
dos
Custos
O quadro de
consolidação de
atividades
desenvolvido deve
receber a aprovação
de todos aqueles
que estejam, em
algum momento,
envolvidos com as
atividades descritas.
Definir o período (se diário, semanal,
quinzenal, mensal ou qualquer outro).
Horas:
Custo:
Aprovação da Área:
__________________
Analista Executante:
_________________
Data da Elaboração:
____ / ____ / ____
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3. Elaborar o
Quadro Distributivo do Trabalho
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Listar todas as atividades
desenvolvidas por ordem decrescente
de importância;
• Alocar para cada atividade o total de
horas gastas no período estabelecido;
• Especificar e detalhar cada uma e todas
as tarefas que compõem a atividade em
estudo por funcionário;
• Fornecer o total de horas semanais que
cada um consome em cada tarefa
específica;
• Somar as horas de cada funcionário;
• Totalizar as horas gerais do quadro.
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Quadro Distributivo do
Trabalho
Nome da Empresa
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
QUADRO DISTRIBUTIVO DO TRABALHO
Departamento:
Encarregado:
ATIVIDADES
Ordem/
Descrição
1º)
2º)
3º)
4º)
5º)
Total Geral
Total Horas
Semanais
T A R E F A S
Nome:
Cargo:
Subtotal:
Aprovação do Encarregado da Área:
Horas
Semanais
Nome:
Cargo:
Horas
Semanais
Subtotal:
Nome:
Cargo:
Horas
Semanais
Subtotal
Coordenação pela Elaboração da Análise:
Data:
____ / ____ / ____
A norma estabelece que se utilize em oito horas por dia; cinco dias por semana. Se o padrão
for diferente deve ser claramente indicado em todos os documentos produzidos.
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4. Analisar o
Quadro Distributivo do Trabalho
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
São inúmeras as variáveis que são
detectadas e analisadas com a aplicação do
quadro distributivo do trabalho.
As principais são:
– Tempo
– Volume
– Capacitação
– Custo
– Racionalização
Todas são interdependentes embora os
comentários os apresentem por separado.
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Tempo
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Identificar as tarefas que mais consomem
tempo;
• Verificar a importância da tarefa que mais
tempo consome;
• Estabelecer a priorização das tarefas
executadas;
• Verificar se a priorização é compatível com a
importância da tarefa e o tempo por ela
consumido;
• Verificar se as tarefas secundárias consomem
mais tempo que as prioritárias;
• Observar se as tarefas de pouca importância
relativa e de pouco consumo de tempo
quando isoladas, são muito repetidas e
acabam consumindo uma grande quantidade
de tempo (p.e. atender telefone).
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Volume
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Verificar se existe uma tarefa que seja
dividida em passos menores e cada um
executado por uma pessoa;
• Identificar tarefas desconexas que
provoquem descontinuidade;
• Detectar a existência de “picos” ou
“gargalos”, quais os motivos e as
soluções adotadas;
• Definir a freqüência dos picos ou
gargalos, ou de trabalho acumulado ou
atrasado;
• Verificar se a carga de trabalho é
eqüitativamente distribuída entre todos
os funcionários.
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Capacitação
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Verificar o aproveitamento das
aptidões dos funcionários no
desempenho das tarefas;
• Detectar se todos os funcionários
receberam treinamento adequado para
o tipo de equipamentos empregados;
• Verificar se a complexidade da tarefa
está de acordo com o cargo, a
experiência e a titulação do executante;
• Detectar a necessidade de treinamento;
• Verificar se existe ociosidade de uns
quando existe sobrecarga de outros.
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Custo
• Comparar a quantidade de horas
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
disponíveis e as que foram efetivamente
consumidas;
$$
• Verificar a quantidade e evolução das
horas extras;
• Comparar o custo da área frente ao
retorno da própria área com relação à
empresa inteira;
• Verificar se o tempo e o custo da área são
compatíveis com a significância do
trabalho desenvolvido.
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Racionalização
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
•Verificar os tipos de máquinas e
equipamentos que são utilizados;
•Identificar paradas por quebras ou
constantes processos de manutenção
corretiva;
•Identificar tarefas que são feitas
manualmente e que poderiam ser
agilizadas pelo uso de equipamentos;
•Verificar se a distribuição física da área é
adequada e confortável;
•Verificar se os formulários empregados
são os mais adequados;
•Verificar se a tarefa é muito complexa e
exige tratamento mais detalhado por
diagramas ou redes.
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5. Propor novo Quadro
Distributivo do Trabalho
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Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Após as análises deve-se elaborar
um novo quadro distributivo do
trabalho que englobe todas as
alterações propostas e que
apresente a melhor forma possível,
ou as várias alternativas, para
solução do problema.
• Discutir com todos os envolvidos as
mudanças propostas.
• Após aprovação de todos devem-se
implantar as alterações.
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Vantagens do Quadro
Distributivo do Trabalho
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• Visão panorâmica das atividades executadas
por uma área e de quem a executa;
• Facilita a análise comparativa de participação
de cada integrante na atividade;
• Aponta imediatamente desequilíbrios na
distribuição das tarefas dentro de uma área;
• Instrumento de fácil aplicação, entendimento,
uso e simples em sua apresentação;
• A simplicidade facilita a inclusão de
informações que, num determinado momento
ou numa área específica, sejam necessárias.
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Inconvenientes do Quadro
Distributivo do Trabalho
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• As informações são apenas quantitativas, numéricas;
• Há de se manter a coerência com o nível de
detalhamento usado nas medições (nem muito
genérico, nem muito detalhado; deve ser o adequado);
• Tarefas e atividades muito complexas não são
passíveis de análise no Quadro Distributivo do
Trabalho, pois sua vantagem maior é quando a tarefa
inteira pode ser sintetizada numa única folha;
• A “melhor maneira” é sempre uma escala de valor
pessoal e subjetiva, o que é “melhor” para um pode
não ser para outros;
• Esqueça, por um momento, os números e quantidades,
ouça a opinião das pessoas.
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E D I T O R A
A T L A S
RESUMO
SUBÍTEM 6.1.3
Quadro
Distributivo
do Trabalho
SUMÁRIO DO
CAPÍTULO
OBJETIVO
DESCRIÇÃO
APLICAÇÃO
RESUMO
• O quadro distributivo do trabalho é um
instrumento ideal para descrever o
trabalho efetuado pelas pessoas.
• Seu grande inconveniente é consumir
muito tempo e dar muito trabalho para a
confecção.
• A quantidade de informações gerada é tão
grande que pode acabar prejudicando sua
análise.
• Esta não é a única forma de analisar a
distribuição do trabalho entre as pessoas.
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