Transferência de arquivos
OT-07
1 – Objetivo da presente orientação:
Elucidar sobre os procedimentos a seguir na transferência de arquivos mantendo a
sua ordem original dos documentos e processos por forma a assegurar, no local de
destino, a sua correta instalação e posterior consulta.
Abrange as operações a executar durante a preparação da transferência e depois da
transferência, já no local de destino.
2 – Atividades:
2.1. Identificar o conjunto documental a transferir, designadamente:

O sistema de ordenação da documentação a transferir (por número de
processo, por número de arquivo, por número de maço ou caixa, por
data, tipo de processo, etc.);

A extensão em metros da documentação a transferir; para calcular a
extensão ver a OT-15 Medição de documentos e de estantes;

O número e tipo de itens a transferir (ex.: 250 maços).
2.2. Reconhecer no local de destino:

Se existem estantes disponíveis para instalar todo o conjunto documental;
recomenda-se, de novo, a consulta da OT-15 Medição de documentos e de
estantes;

O comprimento mais comum das prateleiras e a distância entre
prateleiras; esta informação permitirá planear com maior rigor o modo
como a documentação será arrumada, tendo em vista um aproveitamento
mais racional das estantes;

Anotar, na planta do arquivo de destino, aquela que será a localização da
documentação.
2.3. Constituir unidades físicas de remessa e numerá-las:

Acondicionar os processos e documentos em caixas ou maços; sobre este
assunto, nomeadamente sobre a dimensão dos maços a constituir,
recomenda-se a consulta da OT-02 Acondicionamento de processos e
documentos.
OT-07 Transferência de Arquivos
1 
Numerar sequencialmente as caixas e/ou maços;

Rotular as caixas e/ou os maços a transportar; o rótulo deve ser uniforme
e deve conter, no mínimo, a indicação da entidade produtora dos
documentos e o número de ordem da unidade de remessa.
2.4. Constituir lotes em função da capacidade do meio de transporte a utilizar:

Mais concretamente, se houver necessidade de transportar para o novo
espaço de arquivo 1.500 maços de processos e a viatura apenas puder
transportar, por questões de espaço ou de peso, no máximo 500 maços,
deverão ser constituídos 3 lotes (500 maços cada um), sendo que o
primeiro lote a sair deverá ser o lote do maço 1 ao 500 e assim
sucessivamente.
2.5. Registar os dados em ficha de transferência:

As operações acima referidas podem ser sintetizadas numa ficha, que
assim, servirá de orientação a todo o processo de transferência:
Remessa de: ………………………………………………………………………………………
Para: …………………………………………………………………………………………………
Remessa nº___
Número total de unidades a remeter:…………………………………………………
Responsável pela remessa:…………………………………………………………………
Nº do
lote
Responsável pela receção:……………………………………………………………………………
Nº de unidades de
Localização no
remessa (sequência tribunal de origem
de caixas/maços) (1) (fiadas/módulos) (2)
Localização no
tribunal de destino
(fiadas/módulos) (3)
Data:__/__/__
Observações (4)
(1) A preencher pela entidade remetente.
(2) A preencher pela entidade remetente caso seja necessário para a seleção dos maços a
remeter.
(3) A preencher pela entidade de destino. Esta aposição do local possibilita a conferência
da documentação recebida.
(4) Anotar o que contribua para facilitar a arrumação e a ulterior recuperação dos
processos.
2.6. Carregar o lote no tribunal de origem:

O carregamento, no local de origem, de cada lote deve efetuar-se a partir
do número mais alto do lote, o maço 500 no caso do lote 1, e deve ir
decrescendo sequencialmente para que o primeiro maço a sair da viatura
no local de destino seja o número 1.
2 OT-07 Transferência de Arquivos
Arrumação de maços no veículo:
maço 500
maço 1

Não sobrepor demasiadas fiadas de unidades de remessa, sob pena de as
amolgar;

Travar as unidades de remessa para não caírem;

Assegurar que o meio de transporte é fechado, tem o interior liso e está
limpo.
2.7. Descarregar o lote no local de destino e arrumá-lo diretamente nas estantes
sem empilhar os maços ou caixas no chão, sob pena de se perder a ordem
sequencial que se procurou manter.

Ao utilizar um carrinho de transporte de processos, se o carrinho levar 10
maços, colocar primeiro o maço nº 10 e sucessivamente até ao nº 1.
2.8. Arrumar o conjunto documental nas novas estantes:

Instalar os maços ou caixas da esquerda para a direita e de cima para
baixo;

Sinalizar as estantes na lateral de cada fiada;

Atualizar os registos do arquivo com as novas cotas / localização da
documentação.
Sobre este assunto, recomenda-se a OT-03 Arrumação de processos e documentos
no arquivo.
3 – Responsabilidades
Atividades
Identificar o conjunto documental a transferir
x
Reconhecer as condições do local de destino
x
Constituir unidades físicas de remessa e numerá-las
x
Constituir lotes em função da capacidade do transporte a
utilizar
x
OT-07 Transferência de Arquivos
Entidade
remetente
Serviço
responsável
pelo
arquivo
3 Atividades
Entidade
remetente
Registar dados em ficha de transferência
x
Carregar os lotes no tribunal de origem
x
Descarregar os lotes no local de destino e arrumar o
conjunto documental nas novas estantes
Serviço
responsável
pelo
arquivo
X
4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Reforma da organização
judiciária e transferência de arquivos. Recomendações, versão atualizada, abril
de 2014.

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas,
2015.
4 OT-07 Transferência de Arquivos