Microsoft Dynamics NAV
Customer Solution Case Study
Aveleda
Aveleda investe em Microsoft Dynamics
NAV integrado em projecto de
modernização
Sumário
País
Portugal
Sector
Vitivinícola
Perfil do Cliente
A Aveleda tem como negócio principal
o dos vinhos, comercializando cerca de
50% do que produz em mercados
internacionais. Possui um volume de
negócios de cerca de 30 milhões de
euros.
Situação de Negócio
Para a Aveleda era importante ter um
sistema flexível, integrado e com
elevadas capacidades de reporting que
permitisse um elevado controlo de
gestão e suportasse a dinâmica do
negócio.
Solução
Microsoft Dynamics NAV
Microsoft Exchange Server
Microsoft Sharepoint
Windows Server 2008
Benefícios
 Flexibilidade e adaptabilidade da
plataforma
 Integração tecnológica abrangente
 Autonomia dos utilizadores na
exploração do sistema e produção de
relatórios
 Acompanhamento permanente e
global da actividade
 Payback do investimento em 12
meses
Parceiro
Artsecrets - Tecnologias de Informação
SA
“Da análise que fizemos, considerámos que um dos pontos fortes da
Microsoft é que não nos exigia investimento numa tecnologia muito
específica para determinadas áreas. Com esta opção tínhamos uma
plataforma global verdadeiramente integrada”.
— José Ferreira, Director de Informação e Qualidade da Aveleda
O Grupo Aveleda tem centrado o seu negócio nos vinhos mas, hoje, tem
outras actividades. À definição de estratégias e planos de negócio tem
associado investimentos em tecnologias e sistemas de informação sempre
que estes acrescentem valor. Estando a crescer e a assumir cada vez mais
um posicionamento global, as exigências a esse nível modificaram-se e foi
decidido enveredar por um projecto de modernização abrangente. Tendo
optado globalmente por tecnologia Microsoft, um dos elementos centrais foi a
mudança do ERP para Microsoft Dynamics NAV. A Artsecrets foi o parceiro
de todo o projecto.
Situação
“Entre os elementos a
“Precisávamos de uma
destacar está o facto de
solução que permitisse
(...tal como a Aveleda...)
também dar resposta a
a Microsoft ser uma
alguma diversificação de
empresa também ela
negócio, apesar de
com um posicionamento
pequena, o que significa
global.”
que a solução deveria
José Ferreira, Director de
ser abrangente.
Informação e Qualidade da
Analisadas algumas
Aveleda
alternativas, a Aveleda
decidiu substituir o
software da IBS pelo
Microsoft Dynamics
NAV.”
José Ferreira, Director de
Informação e Qualidade da
Aveleda
O grupo Aveleda é constituído pela holding
Aveleda SGPS, a qual integra a Aveleda,
dedicada à produção de vinhos e queijos e
o Zoo Santo Inácio. A origem da Aveleda
remonta há alguns séculos e é, desde
sempre, dirigida pela mesma família.
Actualmente com um volume de negócios
da ordem dos 30 milhões de euros e cerca
de 250 colaboradores, deixou há muito de
ser conotada apenas com os vinhos
verdes e tem vindo a alargar a sua
presença, exportando para um conjunto
alargado de mercados cerca de 50% dos
mais de 10 milhões de litros produzidos
anualmente. A sua marca mais exportada
é a Casal Garcia mas outros vinhos têm
conquistado nome e clientes tanto em
Portugal como no estrangeiro,
nomeadamente o Quinta da Aveleda,
Aveleda Fonte, Charamba e Follies. “Cada
vez mais procuramos olhar para o
mercado na perspectiva do consumidor e
não na do produtor que tem um conjunto
de vinhos, verdes, do Douro ou da
Bairrada, para colocar no mercado. Dessa
forma, as próprias marcas que estamos a
lançar têm cada vez menos a ver com a
noção de região de origem e cada vez
mais com sensações, com o perfil e a
experiência do consumidor. Há aqui uma
mudança voltada para o conceito de
momentos de consumo”, afirma José
Ferreira, Director de Informação e
Qualidade da Aveleda.
O cariz familiar que tem preservado até
hoje tem sido combinado com uma
preocupação constante com a inovação,
com a qualidade e com o próprio
investimento em tecnologia que parte das
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vezes traz associado. A ilustrá-lo está o
progresso verificado na informatização, em
que a integração das várias áreas de
actividade da empresa e do grupo que
entretanto foi nascendo na sua envolvente
é um dos aspectos fundamentais. José
Ferreira sublinha que qualquer
investimento tecnológico tem uma ligação
muito próxima com o negócio e com a
estratégia. E há dois grandes factores que
dão o mote a muitas das decisões
tomadas: o crescimento (sobretudo
orgânico) e a sustentabilidade. Tendo
esses, e outros, conceitos como pano de
fundo, a Aveleda tem procurado inovar,
desenvolver mercados e produtos,
conquistar novos consumidores e
responder aos desafios que se colocam a
uma empresa com um posicionamento
internacional. “Definimos um plano
estratégico há alguns anos,
reestruturámos as várias áreas da
empresa, investimos a nível de recursos
humanos, etc., para estarmos melhor
preparados para responder aos desafios
do mercado e à estratégia. No entanto,
sentimos que o sistema de informação não
nos conseguia acompanhar na evolução
que pretendíamos, no âmbito de um
negócio actualmente muito dinâmico e
que, nalguns aspectos, causava algum
estrangulamento”, refere. E adianta: “a
Aveleda tem mantido uma rentabilidade
acima da média mas considerávamos que
tínhamos que preparar o futuro, ou seja,
preparar a empresa para que as
mudanças potenciassem a
sustentabilidade nos próximos anos. E,
nesse contexto, sentíamos que do lado da
tecnologia existente não existia a
flexibilidade necessária para suportar o
“Para os utilizadores que
estão habituados a
trabalhar com o Office,
passar a usar o
Dynamics NAV é
relativamente natural.
Essa analogia de
ambiente Microsoft
existe e os utilizadores
fazem-na, o que facilita a
adopção.”
José Ferreira, Director de
Informação e Qualidade da
Aveleda
que queríamos”. De acordo com José
Ferreira, quando a Aveleda decidiu investir
numa nova solução um dos requisitos
fundamentais era que esta trouxesse
ganhos em termos de capacidade de
acompanhar o crescimento e o processo
de gestão da mudança, que é constante.
“Precisávamos de uma solução que
permitisse também dar resposta a alguma
diversificação de negócio, apesar de
pequena, o que significa que a solução
deveria ser abrangente”, diz. Analisadas
algumas alternativas, a Aveleda decidiu
substituir o software da IBS pelo Microsoft
Dynamics NAV. Mas este foi um
investimento integrado numa lógica de
modernização alargada, que teve na base
tecnologia Microsoft e a Artsecrets como
parceiro global.
Solução
José Ferreira sublinha que a decisão de
mudança foi rápida assim como a escolha
tecnológica associada. “Temos uma
estratégia de acompanhamento de
mercado e para cada área definimos uma
análise de risco que nos permite identificar
os dois ou três fornecedores mais
adequados. Na área dos ERPs tínhamos,
por isso, identificado alguns fabricantes
potenciais, um dos quais era a Microsoft
com o Dynamics NAV. No âmbito de um
trabalho de análise que já tinha sido
realizado, tomámos a decisão de lançar
uma consulta ao mercado em Outubro de
2008, junto das empresas préseleccionadas, e pouco tempo depois
tínhamos feito a opção”, resume. O mesmo
gestor esclarece que uma das
possibilidades em cima da mesa era a de
evoluir dentro do sistema existente, o ASW
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da IBS, mas o Dynamics NAV
apresentava, para a Aveleda, alguns
pontos fortes que justificaram a escolha.
Um dos pontos fortes referidos por José
Ferreira foi a rapidez de implementação da
solução. E esta não era uma questão
menor, pelo contrário, pois, segundo
refere, a empresa econtrava-se no timing
certo, do ponto de vista de
desenvolvimento de negócio, para realizar
o investimento de fundo no ERP e um dos
desafios era precisamente a rapidez com
que a mudança seria feita. Outros dos
elementos a destacar é o facto de a
Microsoft ser uma empresa também ela
com um posicionamento global. “Sendo a
Aveleda uma empresa muito focada na
sustentabilidade e nos mercados
internacionais, com grandes perspectivas
de crescimento externo, considerámos que
a Microsoft se adequava bem a uma
entidade com este posicionamento”,
defende.
Ainda na linha dos principais elementos
que suportaram a decisão, José Ferreira
aponta a capacidade de resposta a um
factor que para a Aveleda era
determinante: a flexibilidade. E aqui refirase em concreto a flexibilidade em termos
de reporting, área de especial imporância
numa empresa que desde há vários anos
definiu o controlo de gestão como uma das
pedras basilares de suporte ao
desenvolvimento das operações. Mas este
tema da flexibilidade não pode dissociar-se
do grande objectivo de integração que
justificou boa parte da decisão tomada,
dado que está em causa o ERP como área
central de intervenção, mas a opção foi
“A Microsoft tem um
portfólio de soluções e
tecnologias bastante
completo. Consideramos
que, gerindo este
portfólio, conseguimos
ter um ambiente
integrado, sem
necessidade de ter
soluções muito
especializadas para
cada uma das áreas.”
José Ferreira, Director de
Informação e Qualidade da
Aveleda
abrangente, envolvendo também outras
vertentes. “Standardizámos a plataforma
de messaging, com o Exchange 2007, e
standardizámos igualmente a parte
colaborativa da empresa, suportada no
Windows 2008 e Microsoft Sharepoint.
Neste momento não há ninguém na
Aveleda que, no seu posto de trabalho,
não tenha o seu portal com a sua
informação, a sua agenda, os seus key
performance indicators, o seu balanced
scorecard, etc. De facto não se tratou
apenas de um projecto de ERP e de outro
para as componentes de comunicação e
colaboração, foi tudo integrado. A decisão
por tecnologia Microsoft permitiu esta
perspectiva de standardização e de
integração que traz valor acrescentado”,
salienta. O mesmo gestor especifica que
são usadas ferramentas da Microsoft ao
nível de “Reporting Services” que vão
buscar informação ao Dynamics NAV e
inclusive a alguns equipamentos como os
relógios de ponto, a central telefónica, os
equipamentos de medida de temperatura
das cubas ou os sistemas de
videovigilância. “A lógica de “Business
Intelligence” integrada, mais orientada ao
conhecimento e não tanto às ferramentas,
é um elemento positivo na Microsoft”, diz.
Sendo certo que a Aveleda desenvolve o
seu negócio num sector tradicional, na
verdade desde há muitos anos que a
modernização com apoio das tecnologias
tem feito parte dos objectivos. E se existe
uma clara ligação do mundo das
tecnologias de informação ao do negócio,
o trabalho que tem vindo a ser feito faz
com que a ligação exista também no
acompanhamento dos próprios modelos
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de gestão. “Já há cerca de 5 ou 6 anos
que apostamos claramente em modelos de
gestão como o “Balanced Scorecard”, por
forma a termos um alinhamento global, em
termos de pessoas, processos e sistemas.
E na verdade notámos que estávamos a
evoluir mais rapidamente ao nível dos
modelos de gestão do que nos sistemas
de informação, pelo que precisávamos de
dar o salto para um novo patamar”, diz.
Ao nível do ERP, ocorreu uma mudança
tecnológica relevante, do mundo AS/400
para Microsoft. O facto de a Artsecrets
conhecer as duas vertentes foi importante
mas, para José Ferreira, não foi decisivo.
Mas o seu conhecimento nas várias
componentes do projecto, incluindo de
infra-estruturas e servidores, de messaging
e colaboração permitiu que se tornasse no
parceiro global. “A Artsecrets foi uma peça
fundamental. Provavelmente não
avançaríamos com um projecto desta
envergadura se não tivéssemos um
elevado nível de confiança no parceiro,
num contexto em que sabíamos que
iríamos contar com um tempo de
implementação de quatro a cinco meses”,
afirma.
Se a competência e know how da
Artsecrets foi um dos elementos que, para
José Ferreira, contribuiu para o sucesso, a
este não foi alheio o ambiente de gestão
da empresa. “O facto de termos a gestão
de topo totalmente envolvida, de eu
próprio fazer parte da comissão executiva,
contribui muito para a evolução positiva
que se faz a nível das TI. Por outro lado,
considero essencial o facto de o nosso
objectivo de mudança ser feito numa
lógica de acrescentar valor, o que motivou
as pessoas em todo o processo”, diz. Na
sua perspectiva, não sendo decisivo, é
igualmente importante o ambiente de
trabalho mais “user friendly” que foi
introduzido. “Para os utilizadores que
estão habituados a trabalhar com o Office,
passar a usar o Dynamics NAV é
relativamente natural. Essa analogia de
ambiente Microsoft existe e os utilizadores
fazem-na, o que facilita a adopção”,
defende.
O projecto global foi realizado entre
Dezembro de 2008 e Abril de 2009. Ao
nível do ERP estão em causa, como áreas
core, as de recursos humanos, financeira e
contabilidade. Ao nível da logística e da
produção, a Aveleda optou por manter,
para já, a solução existente desenvolvida à
medida, feita em colaboração com uma
Universidade, sobre tecnologia Microsoft, a
qual passou a estar interligada com o
Dynamics NAV.
resposta a uma vertente que, para a
Aveleda, constitui uma mais valia: a
transferência de conhecimento. “Temos
consciência que o nosso negócio não é
tecnologia, é vinhos. E, por isso, damos
não só primazia à gestão de projectos,
como apostamos muito na formação
interna para que os colaboradores tenham
conhecimento de negócio, recorrendo-se à
prestação de serviços ao nível das TI. Mas
nem por isso deixa de ser relevante a
transferência de conhecimento e esse foi
um aspecto muito positivo da parceria com
a Artsecrets”, revela.
“A Microsoft tem um portfólio de soluções e
tecnologias bastante completo.
Consideramos que, gerindo este portfólio,
conseguimos ter um ambiente integrado,
sem necessidade de ter soluções muito
especializadas para cada uma das áreas”,
acentua José Ferreira. A merecer
destaque está também a abertura e
flexibilidade das soluções.
Para uma empresa que já possuía um
elevado nível de adequação das
tecnologias ao negócio, o investimento
aqui retratado aprofundou essa relação.
Por outro lado, a resposta a matérias que
para muitas empresas continuam na
ordem do dia, como a da rastreabilidade,
para a Aveleda era igualmente um tema já
endereçado, a que o Dynamics NAV
continua a dar resposta, tendo
acrescentado valor em termos de
reporting. “O que encontramos nesta
solução é que, apesar de termos um
sistema de rastreabilidade já montado,
conseguimos estendê-lo numa perspectiva
de transparência e visualidade, indo além
da forma tradicional de endereçar a
rastreabilidade para saber, por exemplo,
quando foi produzida a garrafa x, que
vinho consumiu, de que casta, produtor ou
lote, etc”, resume.
Para o referido gestor, para além das três
linhas de vantagem principais já
apontadas, integração, flexibilidade e
abrangência, existiu neste projecto
A facilidade com que o Microsoft Dynamics
NAV começou a ser explorado pelos
utilizadores é outro dos elementos a
realçar. “Passados seis ou sete meses de
Benefícios
5
“Passados seis ou sete
meses de consolidação
do Dynamics NAV,
alguns utilizadores
estavam a desenvolver
novas funcionalidades,
como a criação de um
sistema de gestão de
horas extra ou de um
sistema de controlo de
férias.”
José Ferreira, Director de
Informação e Qualidade da
Aveleda
consolidação do Dynamics NAV, alguns
utilizadores estavam a desenvolver novas
funcionalidades, como a criação de um
sistema de gestão de horas extra ou de
um sistema de controlo de férias”,
exemplifica. A abrangência e capacidade
de endereçar os vários negócios é
igualmente apontada. “No caso do Zoo de
Santo Inácio, é utilizado o Dynamics NAV
na parte de back-office. Mas um dos
pontos fortes é a possibilidade de crescer
também para a vertente de front-office,
com um add-on nativo do Dynamics NAV”,
antecipa. Para José Ferreira, o retorno do
investimento merece igualmente realce.
“Com o cenário existente em 2008, está
em causa um investimento em renovação
global a custos de manutenção. Ou seja, o
retorno do investimento é de um ano”, diz.
Os ganhos ao nível da informação não
podem ser descurados. “Com esta
mudança conseguimos ter informação
mais oportuna, com mais qualidade e no
momento certo. Estamos aqui a falar de
produtividade e eficiência. Aplicando esses
conceitos em termos de processos
contabilísticos, por exemplo, posso referir
que, tendo feito uma reestruturação à área
de serviços, conseguimos com menos
pessoas fazer o mesmo trabalho”, refere.
Do ponto de vista de informação sublinha
ainda o facto de passar a ser possível ter
uma visão global da empresa ao
pormenor, em tempo real. E isso dá uma
ideia do nível de informatização da
empresa. “Penso que se pode medir o
nível de informatização de uma empresa
pela resposta a uma simples pergunta:
qual o nível de rentabilidade de um
determinado mercado ou cliente? E
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regista-se os minutos que demora a
responder. Temos esta orientação ao
conhecimento do negócio e ao controlo de
gestão há muito tempo. No nosso caso,
com um clique somos capazes de
responder à questão referida, de conhecer
a rentabilidade de um cliente ou de um
mercado”, especifica. E adianta: “agora
conseguimos alinhar melhor o negócio
com as tecnologias. Posso dar um
exemplo muito simples: decidimos criar um
novo cenário de rentabilidade, em
comissão executiva. Do lado da
Informática a resposta é em meia dúzia de
dias, coisa que para muitas empresas
implicaria semanas ou meses”.
Software
Sobre a Microsoft
 Microsoft Dynamics NAV
 Microsoft Exchange Server
Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software,
serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu
potencial
 Microsoft Sharepoint
 Windows Server 2008
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Document published 2010
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