ATUALIZAÇÃO
DE PREÇOS
Guia da
Farmácia
Para versões 137 ou posteriores.
SUMÁRIO
1. BACKUP.......................................................................................................................................... 3
1.1 GERANDO O BACKUP ................................................................................................................................ 3
1.2 VOLTANDO O BACKUP .............................................................................................................................. 4
2.
CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA .................................................................................................... 5
2.2
ATUALIZAR EM TODAS AS FILIAIS ....................................................................................................... 5
2.3
CADASTRO DE FORNECEDOR ............................................................................................................ 5
2.4 ATUALIZAÇÃO DE PREÇOS ...................................................................................................................... 6
2.4.1 PREÇOS E DESCONTOS MANUAIS .......................................................................................................... 9
PERGUNTAS FREQÜENTES ................................................................................................................. 12
Lista de Figuras
FIGURA 1 – GERADOR DE LISTA SOFTPHARMA.................................................................................... 4
FIGURA 2 – IMPORTAÇÃO DA LISTA DE PREÇOS .................................................................................. 4
FIGURA 3 - MENSAGEM TELEPROCESSAMENTO .................................................................................. 5
FIGURA 4 – CAMINHO ATUALIZAÇÃO DE PREÇOS................................................................................ 7
FIGURA 5 - ATUALIZAÇÃO DE PREÇOS ................................................................................................. 8
FIGURA 6 - LISTA DE PREÇOS GERADA PARA CONFERÊNCIA ................................................................ 8
FIGURA 7 - ATUALIZAÇÃO DE PREÇOS (ATUALIZAR PREÇOS PARA BAIXO) ........................................... 9
FIGURA 8 - PREÇOS E DESCONTOS MANUAIS (NOVA COLUNA - % DE REAJUSTE) ................................10
FIGURA 9 - RENOMEAR LISTA ............................................................................................................ 10
FIGURA 10 - PROCESSAR LISTA DE PREÇOS......................................................................................... 11
FIGURA 11 – ATUALIZAÇÃO DE PREÇOS ............................................................................................. 12
FIGURA 12 – TIPO DE PRODUTO ........................................................................................................ 13
FIGURA 13 – REVISTA ELETRÔNICA .................................................................................................... 14
FIGURA 14 – REAJUSTE DE PREÇOS .................................................................................................... 14
1. Backup
A Softpharma orienta que, ao efetuar atualização de preços, a farmácia sempre efetue
um backup de segurança dos produtos, pois se ocorrer algum problema durante a
atualização será possível restaurar os preços antigos. Abaixo seguem maiores
informações de como proceder.
ATENÇÃO!Enquanto estiver no período sem listas oficiais deve-se atualizar a lista
Softpharma que será atualizada diariamente conforme os preços forem alterados
Prazo da revista Guia da Farmácia para o lançamento da lista oficial: Sem data fixada. A
partir do dia 15/04.
1.1 Gerando o backup
Caso haja necessidade de se reverter posteriormente uma atualização de preços, devese realizar primeiramente, antes da atualização, o seguinte processo:
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Acesse ‘Importação/Exportação > Gera Lista Softpharma’. Caso o programa não esteja
liberado, basta atualizar o sistema que será executado um processo que irá cadastrar o
programa automaticamente para todos os usuários supervisores, portanto é de
grande importância executar esta atualização do sistema antes da atualização de
preços.
Insira todos os tipos de produtos que deseja voltar os preços. Obs. Devem ser
informados um a um, porém ao informar um tipo de produto (ex. ‘1’), todos os
subtipos são também inclusos (ex. ‘1.1, 1.2, 1.n’).
Em ‘Preços Alterados no(s) Último(s) ___ dia(s)’ deverá ser inserido 999 dias para gerar
o backup mais completo.
Figura 1 – Gerador de Lista Softpharma
Após processar, o sistema irá gerar o arquivo ‘Precos.txt’ na pasta Exportação
(C:/arquivos de programas/Softpharma/Exportacao). Guarde este arquivo caso seja
necessário voltar o backup!
1.2 Voltando o backup
Caso seja necessário voltar o backup, o usuário deverá renomear o arquivo ‘Preços.txt’
para ‘Precos_002_1.TXT’ e salvá-lo na pasta ‘/Importação’ (C:/arquivos de
programas/Softpharma/Importacao).
Em seguida, deverá acessar o programa ‘Compras > Atualização de Preços’ e utilizar o
fornecedor Softpharma e realizar com a configuração desejada. Caso o processo tenha sido
realizado corretamente, o arquivo será identificado e será exibida a data de sua geração no
rodapé do programa de atualização de preços conforme mostra a imagem abaixo.
Figura 2 – Importação da lista de preços
2.
Configurações do sistema
Antes de realizar a atualização de preços alguns parâmetros e configurações devem ser
ajustados. Em seguida veja o que deve ser observado para evitar falhas na atualização.
2.2
Atualizar em todas as filiais
Caso a farmácia não utilize a opção ‘Gerar lista para conferência’ para atualizar os
preços em todas as filiais deve-se acessar Parâmetros > Parâmetros , guia Controle de Filial e
verificar o campo “Esta filial é Depósito”. Se este estiver marcado, ao realizar a atualização
nesta filial, os preços serão atualizados em todas as filiais. Caso nenhuma filial tenha este
parâmetro marcado, basta marcá-lo.
Caso utilize a opção ‘Gerar lista para conferência’, ao final da conferência será
solicitado para quais filiais serão liberados.
ATENÇÃO! Lembre-se de voltar os parâmetros após as atualizações de preços.
2.3
Cadastro de fornecedor
Antes de iniciar o processo de atualização de preços é necessário verificar o cadastro
do fornecedor Guia da Farmácia. Para isso, acesse Compras > Teleprocessamento e selecione o
fornecedor “Guia da Farmácia“. Caso esse fornecedor não esteja cadastrado em sua base de
dados, será exibida a seguinte mensagem:
Figura 3 - Mensagem teleprocessamento
Clique em SIM para que o fornecedor seja cadastrado automaticamente. Caso essa
mensagem não seja exibida significa que o fornecedor já está devidamente cadastrado em sua
base de dados e pronto para a atualização dos preços.
Figura 4 – Tele-Processamento
O processo de atualização de preços inicia efetuando o download da lista de preços.
Para isso acesse Compras > Teleprocessamento, selecione o fornecedor Guia da Farmácia e
clique em Processar. Após o download será aberta automaticamente a tela de atualização de
preços, que será explicada a seguir.
Entretanto, lembramos que a lista oficial da guia da farmácia não possui data
estipulada, mas que será liberada após dia 15/04. Nesse meio tempo a Softpharma
disponibilizará diariamente, conforme forem anunciados os reajustes, uma lista para
atualização dos preços da farmácia.
Para atualizar com a lista da Softpharma deve-se, no lugar de selecionar fornecedor
Guia da Farmácia, selecionar o fornecedor Softpharma e prosseguir com o processo.
2.4
Atualização de preços
O caminho para atualizar os preços é: Compras >> Atualização de Preços.
Figura 4 – Caminho Atualização de Preços
O processo de atualização de preços sofreu algumas alterações para adequar-se ao
novo processo e houve mudança em alguns campos da tela.
Foi adicionado um campo “Atualizar preços” com as opções Automaticamente e Gerar
lista para conferência.
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Automaticamente: Funciona da mesma forma em que era anteriormente, quando era
marcado o campo “Atualizar preços automaticamente?”;
Gerar lista para conferência: Nova funcionalidade agregada à tela. Selecionando esta
opção, os preços não são atualizados para o cadastro dos produtos, apenas gerados
em uma lista no programa Preços e descontos manuais para conferência e
processamento manual.
Quando selecionada esta opção, o campo “Atualizar conexões automaticamente” fica
desmarcado, visto que este processo somente é realizado na atualização dos preços.
Figura 5 - Atualização de preços
Foi separado o campo de seleção de grupos de produtos, que pode ser acessado
independente da forma em que será realizada a atualização de preços.
Ao atualizar os preços utilizando a nova opção de geração de lista para conferência,
caso o usuário não tenha acesso ao programa Preços e descontos manuais, o processo é
abortado.
Se marcado o campo “Atualizar preço de fábrica no cadastro de produtos?”, esta
informação também será gerada na lista que ficará pendente aguardando aprovação do
usuário.
A lista gerada será gravada com a nomenclatura contendo o nome do fornecedor, a
data e a hora do processamento da lista. Dessa forma, não há como o usuário confundir e
trocar as listas no momento de realizar a análise e processamento da atualização dos preços.
Ao finalizar a importação do arquivo de preços, será exibida uma mensagem
informativa ao usuário, indicando que a geração da lista de preços foi realizada com sucesso.
Figura 6 - Lista de preços gerada para conferência
Até então, a atualização de preços dependia também de um campo configurável nos
parâmetros do sistema (Atualizar preços para baixo). Porém, este campo refere-se ao processo
de entrada de mercadoria, e era “emprestado” ao processo de atualização de preços.
A partir de agora, o referido campo dos parâmetros do sistema será ignorado na
importação do arquivo de preços e esta configuração deverá ser realizada no próprio aplicativo
de importação e atualização de preços.
Ao final da atualização de preços, o sistema pede se deseja emitir um relatório das
conexões de produtos e também da própria atualização de preços, é muito importante salvar
os relatórios, pois em caso de um eventual problema fica mais fácil identificar as falhas.
Figura 7 - Atualização de preços (Atualizar preços para baixo)
2.4.1
Preços e descontos manuais
Este é o programa que receberá as listas para manutenção e processamento da
atualização de preços. Na coluna “Preço sugerido”, é exibido o nome preço do produto,
conforme arquivo de preços do fornecedor.
Foi adicionada uma nova coluna denominada “% reajuste”. Esta coluna exibe o
percentual de reajuste dos preços, que pode ser negativo ou positivo. Quando o percentual for
positivo, fica em azul. Quando for negativo, fica em vermelho e com o sinal de menos (-) à
frente.
O percentual de reajuste mostra a diferença entre os preços de venda atual e sugerido.
Lembrando que quando houver aumento de valor, o percentual é calculado “de baixo para
cima” (do preço atual para o novo preço de venda). Quando houver redução de valor, o cálculo
é feito “de cima para baixo” (do novo preço de venda para o preço atual).
Figura 8 - Preços e descontos manuais (Nova coluna - % de Reajuste)
A partir de agora, é possível renomear uma lista existente, mesmo que ela seja oriunda
da importação de arquivo de preços. Esta nova função facilita ao usuário identificar suas listas,
já que poderá utilizar nomes mais sugestivos.
Quando estiver trabalhando com uma lista nova, será solicitado um nome para ela, ao
salvar. Para renomear uma lista já salva, o usuário deverá acessar a tela de seleção de listas
existentes e pressionar F3 sobre a lista que deseja renomear.
Figura 9 - Renomear lista
O nome da lista é exibido em azul na tela principal do programa, logo acima da lista de
produtos.
O processamento da lista também sofreu alterações. A partir de agora, é possível
selecionar quais filiais ou grupos de filiais receberão as alterações da lista que está sendo
processada.
Ao clicar em Processar, será exibida uma nova tela com as opções de filiais para as
quais deseja processar a lista de preços e o que o usuário deseja fazer com a lista após o
processamento da mesma.
Figura 10 - Processar lista de preços
Caso o usuário tenha acesso somente a algumas filiais, será permitido então processar
as alterações de preços apenas nas filiais a que o usuário possui acesso.
Ao processar a lista de preços, o usuário poderá selecionar se deseja:
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Excluir a lista: Excluir automaticamente a lista de preços após o processamento da
mesma nas filiais selecionadas;
Manter a lista ativa: Mantém a lista de preços no aplicativo para que possa ser
processada em outra filial.
Importante:
Quando desmarcada a tabulação cinco do programa Preços e descontos manuais, no cadastro
de usuários (permite processar a lista somente na filial logada), o campo Selecione as filiais
fica como somente leitura e indicando somente a filial logada.
Perguntas freqüentes
1) Por que quando realizo a atualização de preços, alguns produtos ficam com o
preço muito baixo ou muito alto comparado ao preço anterior?
R: Pois a atualização baseia-se no código de barras dos produtos para atualizar os
preços, assim é provável que essas diferenças se dêem em função de o código de
barra pertencer a fração ou vice e versa. Nesse caso provavelmente a fração
específica, ou no cadastro do produto, não está configurada corretamente.
2) Atualizei meus preços e eles baixaram. Como evito isto?
R: Aconselha-se a desmarcar o parâmetro ‘Atualizar preços para baixo’ antes de
processar a atualização de preços.
3) Não desejo atualizar meus preços pela lista do Softpharma ou pela Guia da
Farmácia e tenho uma lista de um fornecedor específico, como faço para
utilizá-la para atualizar meus preços.
R: Primeiro, deve ser entrado em contato com o fornecedor e solicitar a ele uma
lista de preços atualizada e no Layout da Softpharma.
Segundo, deve ser colocada essa lista de preços na pasta C:\Arquivos de
Programas\Softpharma\Importacao em formato .txt
Terceiro, deve ser renomeado o arquivo de preço conforme o Softpharma pedir, o
sistema mostra no rodapé dos programas de atualização de preços, o nome que
deve ter o arquivo de cada fornecedor.
Figura 11 – Atualização de preços
Por ultimo, basta acessar o sistema Softpharma, no menu Compras > Atualização
de preços e escolher o fornecedor que deseja utilizar para atualizar os preços.
Observação: Em casos onde há utilização de pedido eletrônico, o processo de
pegar o arquivo de preços se torna diferente. Segue exemplo de como funciona:
Primeiramente solicita-se a lista para o fornecedor, depois se acessa o programa
Tele-Processamento e seleciona o fornecedor e o arquivo que deseja buscar, a
partir daí o processo segue normalmente.
4) Estou realizando a importação de uma lista de preço de um fornecedor,
porém alguns produtos não estão atualizando.
R: Verificar se no tipo de produto se há parametrização para não atualizar os
preços por aquele fornecedor.
Figura 12 – Tipo de produto
5) Quero atualizar meus preços, porém alguns produtos não podem alterar o
preço agora, como faço para tira-los da atualização?
R: Utilizando a Lista de conferência no momento da atualização, pode-se fazer a
exclusão de alguns produtos da atualização, o que faz com que sejam atualizados
somente os produtos que estiverem marcados com uma ao lado.
6) Como faço para verificar se o preço que o fornecedor está mandando,
realmente está correto?
R: Através da Revista Eletrônica, consegue-se conferir os valores dos preços
enviados na lista de preços. Para acessar a Revista Eletrônica, basta acessar a
consulta de produtos e pressionar a tecla F7.
Segue abaixo imagem da Revista Eletrônica:
Figura 13 – Revista Eletrônica
7) Caso não queira atualizar os preços por uma lista, mas queira realizar um ajuste por
conta, como posso fazer?
R: Para este caso deve-se utilizar o programa ‘Lançamentos > Estoque > Reajuste de Preço’
Figura 14 – Reajuste de Preços
Para o ajuste manual, deve-se selecionar se será realizado por Tipo de Produto ou
Laboratório e informar o percentual a Somar ou Diminuir.