BIREME/OPAS/OMS
Guia de Eventos
Form
GA_EV_GP_010_20
Versão
Outubro/2003
Sumário
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Objetivo
Envolvidos
Documentos de referência
Definições e codificações
Ciclo do processo
Fluxograma
Lista das Atividades e das responsabilidades
Arquivos
Anexos
1. Objetivo e Campo de Aplicação
Este Guia tem por objetivo habilitar os envolvidos para a utilização eficaz do Ciclo do Processo
Eventos, compreendendo a identificação dos envolvidos e suas responsabilidades, e o
detalhamento do fluxograma das atividades com os respectivos formulários.
O campo de aplicação deste Guia é aplicável a todos os tipos e classes de Eventos definidos no
Manual de Eventos.
2. Envolvidos
•
•
•
•
•
•
•
•
Assistente de Eventos
Supervisor de Eventos
Cliente interno e externo (OPAS)
Coordenação de Eventos
Diretor, gerentes, coordenadores
Unidade de Compras
Unidade de Finanças
Coordenador de ITI
3. Documentos de referência
Manual de Eventos – Item 3
4. Definições e codificações
Manual de Eventos
Existem vários tipos de classes de Eventos baseados no grau de detalhamento necessário. –
Manual de Eventos –item 4.2
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
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Guia de Eventos
5. Ciclo do processo
5.1 O Ciclo do Processo Eventos compreende as fases e seus responsáveis
indicados na tabela 1:
Fase
01 Concepção
02 Planejamento
03 Preparação
04 Realização
05 Melhorias
Responsável
1
Cliente interno e externo
Coordenação de Eventos
Supervisão de Eventos
Coordenação de Eventos
GA e Coordenação de Eventos
Tabela 1
5.2 O Ciclo está indicado na figura 1
Concepção
Concepção
Planejamento
Planejamento
Preparação
Preparação
Melhorias
Melhorias
Realização
Realização
Figura 1
5.2 Cada fase indicada remete por meio de um “click”, ao fluxograma.
5.3 Cada envolvido seleciona a fase de interesse.
1
OPAS ou diretor ou gerentes ou coordenadores
Elaborado por : GA BIREME
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Guia de Eventos
6 Fluxograma do processo Eventos
6.1 O fluxograma define as atividades sequenciais para a realização do processo Eventos, e está
indicado na figura 2
15
10
GA_EV_CO_010_10
Lista quantitativa de
insumos e serviços e as
características gerais do
evento
Estabelecimento
das características
gerais do evento
50
Planejamento e
Dimensionamento
dos recursos
necessários
25
20
GA_EV_CO_20i_10
Preenchimento do
CheckList por Categoria,
Quantificação e
Qualificação dos Itens
selecionados
Check Lists por categoria:
quantificação qualificação
dos itens selecionados com
estimativas de preço da
categoria
27
55
52
GA_EV_CO_20E_10
54
Discussão do Feed
Back para
aprovação do
Solicitante
GA_EV_CO_20G_10
GA_EV_CO_20P_10
Lista de Insumos
com preços estimados
Lista de Serviços
65
Arquivo
de Pedidos
Recusados
N
45
Aprovação do
Diretor?
Cotação dos Itens
de Divulgação
70
Cotação dos
Insumos
Cotação dos
Serviços
84
S
80
Cotação dos
Equipametos
60
S
N
75
Cotação de Infra
Estrutura e Local do
Evento
40
Aprovação do
Solicitante?
N
Lista dos Itens de
Divulgação
56
GA_EV_CO_20A_10
GA_EV_CO_20T_10
GA_EV_CO_20C_10
47
GA_EV_CO_20D_10
Lista de
Equipamentos com
preços estimados
Lista de Infra Estrut.
e Local do Evento
30
GA_EV_CO_200_10
Sumário dos Valores
por Categoria
58
57
GA_EV_CO_20I_10
GA_EV_CO_20L_10
GA_EV_PL_030_10
Cronograma detalhado
das Atividades do
Evento
88
89
GA_EV_PL_040_10
GA_EV_PL_040_10
Mapas de Cotação
Mapas de Cotação
GA_EV_PL_040_10
Mapas de Cotação
86
82
GA_EV_PL_040_10
GA_EV_PL_040_10
Mapas de Cotação
Mapas de Cotação
90
N
100
Cotação dos
Insumos
Aprovação?
S
115
110
Emissão das
Ordens de Compras
(OC's) e Contratos
117
120
Preparação da
Infra-Estrutura
130
Preparação da
Infra-Estrutura
Confirmação,
Instrução e
Treinamento para
os Serviços
165
Follow-up de
acomodações e
deslocamentos
Viagens
140
Follow-up dos
Equipamentos
Listados
170
Montagem do
Evento In Loco
150
160
Confecção do
Material Gráfico e
outros para
Divulgação
175
Form 120
Cronograma com
Check List Preenchido
Divulgação
210
Criação de um
Banco de Dados
182
Término e
Encerramento do
Evento
45
Arquivo
de Avaliações
e Resultados
180
Realização do
Evento
188
Legenda
Atividade
Documento
Decisão
Transformação do
Site para divulgação
dos resultados
185
Preparação e
Realização da
Pesquisa
205
Indicadores de
Resultados do
Evento
187
Form 130
Cronograma com
Check List Preenchido
200
190
Fases
Concepção
Planejamento
Desmontagem do
Local
195
Form 140
Cronograma com
Check List Preenchido
Avaliação dos
Resultados do
Evento
Preparação
193
Form 200
Relatório Diário de
Não Conformidade e
Ações
Realização
Avaliação e Melhorias
Figura 2
Elaborado por : GA BIREME
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Guia de Eventos
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6.2 Foram desenvolvidos 9 check lists que abordam grande parte das necessidades para os
vários tipos de Eventos.
Os check lists são os seguintes:
GA_EV_CO_20I_10 – Infra-estrutura
GA_EV_CO_20A_10 – Alimentação
GA_EV_CO_20T_10 – Logística e Transporte
GA_EV_CO_20E_10 – Equipamentos
GA_EV_CO_20C_10 – Decoração
GA_EV_CO_20D_10 – Design e software – Divulgação
GA_EV_CO_20G_10 – Gráfica
GA_EV_CO_20P_10 – Material de escritório e Papelaria
GA_EV_CO_20L_10 – Local do evento
Nota:
A fim de auxiliar a avaliação esses check lists foram agrupados em:
a) grupo serviços – 20A / 20T / 20C
b) grupo infra-estrutura – 20I / 20L
c) grupo insumos – 20G / 20P
d) grupo equipamentos – 20E
e) grupo divulgação – 20D
6.3 Cada check list contém uma explicação do seu escopo.
6.4 A aplicação do check list, pelo menos na fase inicial deve ser completa e independente do
tipo de evento.
Notas:
(1) Com o uso continuado será possível haver algum outro tipo de seleção, visando trabalhar com check list mais voltado
para determinado tipo de evento.
(2) Dependendo do grau de detalhamento demandado pelo Evento, algumas das atividades podem ser eliminadas,
todavia recomenda-se nesta fase de implantação passar por todas com o objetivo de buscar as melhorias.
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
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GA_EV_GP_010_20
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7. Lista das atividades e dos responsáveis
7.1 Concepção
Nº
Atividade
Responsável
10
Estabelecimento das
características gerais do
evento
Cliente interno e externo
(OPAS).
Diretor, gerentes,
coordenadores
Coordenação de Eventos
15
Lista quantitativa de
insumos e serviços e as
características gerais do
evento
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Descrição
Preenchimento de um formulário com:
• Definição do produto.
• Definição do tema central.
• Definição do objetivo do evento.
• Estabelecimento de data e duração do
evento.
• Definição da programação e término.
• Definição do público alvo, quantificação e
qualificação.
• Definição das necessidades áudio visuais.
• Atividades sociais.
• infra estrutura.
• clima (perfil) do evento.
• Briefing para o local e localização.
• Definição dos recursos disponíveis R$.
• Estratégias de divulgação.
• Infra Estrutura (Web).
Formulário com as características mais
importantes do evento, sem muito detalhes
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GA_EV_CO_010_10
Requisição de Eventos
Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
Nº
20
25
Atividade
Preenchimento dos
Check Lists por
categoria: quantificação
e qualificação dos itens
selecionados
Check Lists por
categoria: quantificação
qualificação dos itens
selecionados com
estimativas de preço da
categoria
Responsável
Descrição
Definição com quantificação, qualificação e
estimativa de gastos de todos os itens necessários
no evento:
• Infra Estrutura
• Local do Evento
• Material de Escritório – Papelaria
• Gráfica
Coordenação de eventos /
• Design e software – Divulgação
Supervisão
• Decoração
• Equipamentos
• Logística e Transporte
• Alimentação
Form
GA_EV_CO_20I_10
infra-estrutura
GA_EV_CO_20L_10
Local do evento
GA_EV_CO_20M_10
Material de escritório –
Papelaria
GA_EV_CO_20G_10
Gráfica
GA_EV_CO_20D_10
Design e software –
Divulgação
GA_EV_CO_20C_10
Decoração
GA_EV_CO_20E_10
Equipamentos
GA_EV_CO_20T_10
Logística e Transporte
GA_EV_CO_20A_10
Alimentação
27
Sumário dos Valores
por Categoria
30
Discussão da
negociação Feed Back
para aprovação do
solicitante
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Valores previstos do conjunto de cada categoria
que deve guiar os gastos do evento nas atividades
seguintes.
Cliente interno e externo
(OPAS). Diretor, gerentes, Discussão, alteração e revisão dos itens contidos
nos Formulários preenchidos anteriormente.
coordenadores.
Coordenação de Eventos
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GA_EV_CO_200_10
Sumário dos valores por
categoria
GA_EV_CO_200_10
Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
Nº
Atividade
40
Aprovação do
Solicitante
45
Aprovação do Diretor
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Responsável
Cliente interno e externo
(OPAS).
Diretor, gerentes,
coordenadores
Diretor
Descrição
form
Aprovação ou revisão dos itens nele contidos e os
custos previstos
GA_EV_CO_200_10
Avaliação do Tema e Objetivo do Evento e dos
custos previstos para a sua realização
GA_EV_CO_200_10
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Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
7.2 Planejamento
Nº
Atividade
Responsável
Descrição
Definição quantitativa e qualitativa dos itens
necessários para a realização do evento
Preenchimento de formulários padronizados
Coordenação de Eventos / conforme insumos, materiais e serviços
2
Seleção das atividades críticas , e estabelecimento
Assistente de eventos
de um cronograma o mais detalhado possível de
forma a ter governabilidade sobre as atividades
Definição das equipes envolvidas
50
Planejamento e
Dimensionamento dos
recursos necessários
52
Cronograma do evento com a data de início e a
Cronograma detalhado
Coordenação de Eventos / duração de cada item do evento, este cronograma
das atividades do evento
Assistente de eventos
é o documento que será utilizado durante todo a
fase de realização do mesmo.
54
Lista de serviços
Assistente de eventos
55
Lista de Infra estrutura e
Local do Evento
Assistente de eventos
form
GA_EV_CO_010_10
GA_EV_CO_20I_10
GA_EV_CO_20L_10
GA_EV_CO_20M_10
GA_EV_CO_20G_10
GA_EV_CO_20D_10
GA_EV_CO_20C_10
GA_EV_CO_20E_10
GA_EV_CO_20T_10
GA_EV_CO_20A_10
3
56
57
Nº
2
3
Lista de insumos com
preços estimados
Lista de Equipamentos
com preços estimados
Atividade
Assistente de eventos
Assistente de eventos
Responsável
Lista para subsidiar a aquisição de serviços a
serem utilizados no evento
Lista para subsidiar a aquisição de infra estrutura
para a realização do evento e os requisitos
necessários no local do evento
Lista para subsidiar a aquisição de insumos a
serem utilizados no evento
Lista para subsidiar a aquisição de equipamentos a
serem utilizados no evento
Descrição
aquelas que mais impactam o evento
Ver modelo-exemplo
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
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GA_EV_PL_030_10
Cronograma de Evento
Modelo
GA_EV_CO_20A_10
GA_EV_CO_20T_10
GA_EV_CO_20C_10
GA_EV_CO_20I_10
GA_EV_CO_20L_10
GA_EV_CO_20G_10
GA_EV_CO_20P_10
GA_EV_CO_20E_10
form
Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
58
Lista dos itens de
divulgação
60
Cotação dos Serviços
65
Cotação de Infra
Estrutura e Local do
Evento
70
Cotação dos Insumos
Cotação dos
Equipamentos
Cotação dos Itens de
Divulgação
82
Mapas de Cotação dos
Serviços
Compras e Assistente de
eventos
84
Mapas de Cotação de
Infra Estrutura e Local do
Evento
Compras e Assistente de
eventos
86
Mapas de Cotação dos
Insumos
Compras e Assistente de
eventos
88
Mapas de Cotação dos
Equipamentos
Compras e Assistente de
eventos
80
5
GA_EV_CO_20A_10
Compras e Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores para a
eventos
Infra Estrutura e o Local do evento
Compras e Assistente de
eventos
Compras e Assistente de
eventos
Compras, Assistente de
eventos e PMI
75
4
Lista para subsidiar a aquisição de itens de
divulgação a serem utilizados no evento
4
Compras e Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
eventos
Serviços do evento
Assistente de eventos
Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
Insumos do evento
Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
Equipamentos do evento
Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
Itens de Divulgação do evento
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
5
de uma só categoria com os preços de cada item,
condições de pagamento, prazos de entrega.
Seleção dos mais adequados
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
de uma só categoria com os preços de cada item,
condições de pagamento, prazos de entrega.
Seleção dos mais adequados
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
de uma só categoria com os preços de cada item,
condições de pagamento, prazos de entrega.
Seleção dos mais adequados
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
de uma só categoria com os preços de cada item,
condições de pagamento, prazos de entrega.
Seleção dos mais adequados
GA_CP_CO_205_10
Mapa de Cotação
GA_CP_CO_205_10
Mapa de Cotação
GA_CP_CO_205_10
Mapa de Cotação
GA_CP_CO_205_10
Mapa de Cotação
Criar base de dados de fornecedores cadastrados, selecionados e avaliados segundo algum critério.
Exemplo: Preparar três mapas distintos: um para alimentos, outro para transporte e outro para decoração, mesmo eles estando no grupo Serviços
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
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Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
Nº
Atividade
89
Mapas de Cotação dos
Itens de Divulgação
90
Entrega dos Mapas de
Cotação para aprovação
100 Aprovação
6
Responsável
Descrição
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
Compras e Assistente de de uma só categoria6 com os preços de cada item,
eventos
condições de pagamento, prazos de entrega.
Seleção dos mais adequados
Compras e Assistente de
Entrega dos Mapas de Cotação para aprovação
eventos
Aprovação dos fornecedores selecionados dos
mapas de cotação ou envio para redefinição de
GA
outros itens.
Diretor
Autorização para a emissão dos pedidos de
compra
Form
GA_CP_CO_205_10
Mapa de Cotação
GA_CP_CO_205_10
Exemplo: Preparar três mapas distintos: um para alimentos, outro para transporte e outro para decoração, mesmo eles estando no agrupamento Serviços
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
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Form
GA_EV_GP_010_20
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Outubro/2003
Guia de Eventos
7.3 Preparação
Nº
110
117
Atividade /
Emissão das Ordens de
compra e contratos
Elaboração e
Desenvolvimento do
Site do Evento
115
Viagens
120
Preparação da Infra
Estrutura
130
Confirmação, instrução
e treinamento para os
Serviços contratados
140
Follow-up de Infra e
Equipamentos listados
150
Confecção do Material
Gráfico e outros para
divulgação
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Responsável
Unidade de Compras
Descrição
Emissão das ordens de compra aprovadas por
quem tem autorização.
Coordenador de Eventos
e Coordenador de ITI
Elaboração e Desenvolvimento do Site do Evento
Assistente de Eventos e
Assistente de Viagens
Ver fluxograma viagens
Assistente de Eventos
Criação de base de dados com cadastro de todos
os convidados e palestrantes.
Envio das instruções detalhadas a todos os
fornecedores de serviços e treinamento para os
serviços mais críticos e que impactam o usuário
final
Acompanhamento da confecção, produção,
montagem, instalação dos insumos comprados ou
alugados e de Infra de ITI.
Coordenação de Eventos
Confecção dos materiais de divulgação, envio aos
fornecedores para a produção.
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form
PAHO 183
Ordem de Compra (PO)
Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
7.4 Realização
Nº
Atividade
160
Divulgação
165
Follow-up de
Acomodações e
deslocamentos
170
Montagem do evento in
loco
175
Cronograma com
CheckList
180
Realização do Evento
182
Término e
encerramento do evento
185
187
188
190
Preparação e realização
da Pesquisa
Cronograma com
CheckList
Transformação do site
para divulgação dos
resultados
Desmontagem do Local
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Responsável
Coordenação de Eventos
Ver Viagens
Descrição
Divulgação do Evento nas mais diversas mídias de
acordo com o requerido e planejado (interna e
externa)
Form
Acompanhamento de embarque e desembarque,
acomodação e deslocamento.
Preparação do local do evento para a sua
realização; todos os insumos são instalados,
montados e testados e as equipes de Serviços se
apresentam.
Cronograma com todas as atividades da
montagem do evento para acompanhamento
Realização e acompanhamento das atividades,
incluindo relatório de gastos não utilizados (diárias
e passagens)
GA_EV_RE_040_10
Relatório diário de não
conformidades e ações
GA_EV_PL_030_10
GA_EV_PL_030_10
GA_EV_RE_040_10
Relatório diário de não
conformidades e ações
GA_EV_PL_030_10
Realização das atividades finais do evento
Coordenação e ou
Supervisão de Eventos
Realização de uma pesquisa entre os convidados,
palestristas e fornecedores a fim de conhecer o
graus de satisfação dos participantes do evento.
Cronograma com as atividades da realização do
evento para acompanhamento e checagem.
GA_EV_PL_030_10
Disponibilização, no site do evento, de
informações, conclusões e anais do evento
Desmontagem do local do evento.
Transporte e destino dos insumos utilizados no
evento
Realização da limpeza do local para entrega
formal ao fornecedor.
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GA_EV_RE_040_10
Relatório diário de não
conformidades e ações
GA_EV_PL_030_10
Form
GA_EV_GP_010_20
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Outubro/2003
Guia de Eventos
Nº
Atividade
195
Cronograma com
CheckList
197
Relatório diário de nãoConformidades e açoes
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Responsável
Coordenação e ou
Supervisão de Eventos
Descrição
Cronograma com todas as atividade da
desmontagem do evento para acompanhamento e
checagem.
Relatório preenchido durante toda a fase de
realização do evento com todas as não
conformidades encontradas pelo responsável, as
ações tomadas para a solução da não
conformidade e os resultados provenientes destas
ações.
Page 13 of 15
form
GA_EV_PL_030_10
GA_EV_RE_040_10
Form
GA_EV_GP_010_20
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Versão
Outubro/2003
Guia de Eventos
7.5 Avaliação e Melhorias Contínuas
Nº
Atividade
Responsável
200
Avaliação dos
resultados do evento
Coordenação de Eventos
205
Indicadores de
resultados do evento
GA e
Coordenação de Eventos
210
Criação de um banco de
dados
Coordenação de Eventos
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Descrição
Os responsáveis em conjunto avaliam os
resultados da pesquisa e os relatórios de não
conformidade gerados durante o evento e geram
os indicadores do evento
Emissão de um relatório à direção da BIREME
com dados e resultados do evento, contendo
indicadores que apontam se os objetivos do
solicitante foram alcançados, se possível e em que
grau, bem como indicadores de desempenho da
equipe a saber:
Lapso
Data da
Data da
Eficácia
de
Atividade Atividade
Tempo
Eficácia da
Concepção
10
40
40-10
do Evento
Eficácia do
40
90
90-40
Planejamento
Desenvolvimento de indicadores para avaliar a
eficácia e a eficiência do evento, por exemplo:
gastos previstos / gastos efetivos para cada
agrupamento.
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form
Form
GA_EV_GP_010_20
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Guia de Eventos
8. Arquivos
8.1 Cada formulário tem a finalidade de mostrar as evidências objetivas da realização de cada
atividade, além de servir de alimentação ao Banco de Dados que auxiliam o planejamento de
eventos semelhantes.
8.2 Constituem formulários deste Guia os seguintes documentos:
GA_EV_CO_010_10 – Requisição de Eventos
GA_EV_CO_20I_10 – Infra-estrutura
GA_EV_CO_20A_10 – Alimentação
GA_EV_CO_20T_10 – Logística e Transporte
GA_EV_CO_20E_10 – Equipamentos
GA_EV_CO_20C_10 – Decoração
GA_EV_CO_20D_10 – Design e software – Divulgação
GA_EV_CO_20G_10 – Gráfica
GA_EV_CO_20P_10 – Material de escritório e Papelaria
GA_EV_CO_20L_10 – Local do evento
GA_EV_PL_030_10 – Cronograma de Evento Modelo
GA_CP_CO_205_10 – Mapa de Cotação
GA_EV_RE_040_10 – Relatório diário de não conformidades e ações
8.3 Esses formulários são controlados conforme tabela do Manual de Eventos – Item 9.3
Tabela de Controle das Revisões deste Guia
Draft 3
todos
Draft 1
No.
versão
--Item
revisado
Correção e adaptação de itens constantes no
Manual
Elaboração e discussão ampla
Elaborado por : GA BIREME
GA_EV_GP_010_20.doc
Natureza da revisão
2003/08/14
2003/08/04
Data
Aprovação
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