XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO
Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção
Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.
GERENCIAMENTO DE ESTOQUES DE GRANDES
E MEGAEVENTOS: A VISÃO ESTRATÉGICA
COMO FORMA DE ORGANIZAÇÃO
ANDRE LUIZ JERONIMO DA SILVA (IFRN)
[email protected]
Leandro Lima Ribeiro (IFRN)
[email protected]
Marcus Vinicius Dantas de Assuncao (IFRN)
[email protected]
O presente artigo tem como objetivo analisar os conceitos de gestão e
planejamento da Logística em grandes e megaeventos, assim como estudar
as políticas de gestão de estoques adotadas por seus promoters. Trata-se de
uma pesquisa do tipo bibliográfico-exploratório-analítico, que utilizou dos
procedimentos de caráter qualitativo. Os dados foram retirados de duas
fontes: estudo bibliográfico sobre a área de eventos e gestão de estoques e
entrevistas com pessoas ligadas ao ramo de atividade. Foram utilizadas
fontes secundárias e primárias para a realização do estudo. Os resultados
estão caracterizados por análises divididas em três partes: análise dos
conceitos de gestão e planejamento nos grandes e megaeventos, a gestão de
estoques adotada pelos organizadores de grandes e megaeventos e as
principais dificuldades encontradas para a efetivação dos eventos. Os
resultados obtidos foram analisados e foi observado que deve existir uma
ligação entre as áreas de Gestão, Comunicação e Turismo, cada vez mais
precisa, para o aprimoramento do setor de Eventos. Além disso, é notório
que alguns organizadores de eventos ainda desconhecem os conceitos de
gestão e estratégias para se efetivar um bom trabalho, e grande parte das
empresas optam por uma gestão de estoque terceirizada.
Palavras-chave: Eventos, Logística, Gestão de Estoques
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1. Introdução
Em um mundo informatizado, o evento assume um papel fundamental quanto à integração e
ao ajuntamento de um público-alvo, ao debate de ideias, à promoção empresarial- seja com
fins lucrativos ou não- e a tantos outros segmentos que o engloba e o constitui.
Os eventos podem ser vistos como sendo algo extraordinário e especial aos olhos humanos,
visto que a sociedade foi educada num sentido restrito quanto aos assuntos culturais e
empresariais, segmentos que comumente utilizam o termo “evento” para suas festividades,
como uma apresentação de teatro clássico, concertos, workshop, videoconferência, feiras
literárias, dentre outros.
Em um plano paralelo à Sociologia, pode-se subdividir os eventos em uma concepção clássica
e cultural, ou o que se pode chamar de erudita e popular. Para Tomazi (2010), o evento
erudito abrangeria expressões artísticas como a música clássica de padrão europeu, as artes
plásticas, o teatro e a literatura de cunho universal. O evento popular encontra expressão nos
mitos e contos, danças, música, feira de artesanato.
São exemplos de eventos de teor erudito uma apresentação de ballet clássico, e popular o
carnaval.
Ademais, tem-se o conceito de evento corporativo, aquele que é promovido por empresas com
as mais diversas finalidades, como uma confraternização ou um seminário de capacitação.
Entrementes, para a culminância de um evento seja este qual for, de qualquer esfera, dos mais
diversos fins, e dos mais diversificados segmentos, é indispensável um planejamento e um
controle logístico, que será responsável por todo o desencadeamento das operações e,
consequentemente, a efetivação dos objetivos traçados. Além do enlace das áreas de Gestão,
Turismo e Comunicação. Para Ferreira (2009), organizar um evento é uma tarefa complexa e
que envolve grandes responsabilidades, em geral, é programado em todos os seus mínimos
detalhes pelos organizadores. É planejado, em suma, para atrair a atenção e despertar o
interesse do público.
Diante do exposto, o presente trabalho tem como finalidade principal o estudo aplicado e
analítico dos conceitos de gestão e planejamento da Logística em grandes e megaeventos.
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Além do estudo de execução da gestão de estoques utilizados pelas empresas organizadoras
de eventos, pretendendo apontar as principais dificuldades, estratégias utilizadas e a presença
ou ausência de um plano organizacional.
A motivação maior desse artigo é a falta de estudo aprofundado sobre o tema de gestão de
estoques na área de grandes e megaeventos. Há uma lacuna na literatura que deve ser
preenchida. Esse trabalho urge dessa necessidade, é um assunto ainda insipiente na literatura
especializada, merecendo total atenção e estudo.
2. Referencial Teórico
De acordo com Maia e Oliveira (2009), o referencial teórico tem como finalidade revisar a
produção acadêmica da área, explicitando as opções teóricas de um diálogo crítico com as
outras visões e concepções.
O presente referencial é dividido em três partes: Eventos, Logística e Gestão de Estoques.
2.1 Eventos
Segundo Tenan (2002), evento é um acontecimento que não é rotineiro no cotidiano das
pessoas; fato que desperta a atenção. Para a autora, o evento possui certas singularidades,
características próprias, como exclusividade, se for continuamente repetido deixa de ser
evento; pessoas, sem pessoas não é possível sua realização; interesses em comuns, a
culminância do evento está diretamente ligada ao seu público.
Para corroborar com essa ideia, Campos, Wyse e Araújo (2002) definem evento como algo
que foge à rotina e é projetado para reunir um grupo de pessoas.
Brito e Fontes (2002) vão mais além e enxerga a necessidade de uma ligação entre uma boa
gestão que envolve pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação
de um projeto, visando atingir o seu público-alvo com medidas concretas e resultados
projetados.
Quanto à sua classificação, evento, de acordo com Tenan (2002), pode ser dividido em
diversas categorias, como segue o quadro abaixo:
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Quadro 1- Classificação dos tipos de eventos
CLASSIFICAÇÃO
Frequência
Permanentes; esporádicos; únicos; de
oportunidade.
Localização
Fixos ou itinerante
Forma de participação
Adesão ou determinação
Alcance do público
De massa ou nicho
Dimensão
De grande, médio ou pequeno porte.
Objetivo
Científicos; educacionais; sociais;
institucionais; comerciais ou políticos.
Artísticos; científicos; cívicos; culturais;
Área de interesse
folclóricos; educativos; empresariais;
esportivos; religiosos; recreativos; sociais ou
governamentais.
Locais; municipais; estaduais; nacionais;
internacionais; mundiais e regionais, quanto
ao Estado, país ou continente.
Escopo geográfico
Tipologia
Dialogais; sociais; competitivos;
demonstrativos e de premiação.
Fonte: Tenan (2002)
Assim, pode-se observar que a preocupação maior do evento está diretamente relacionada
com seu público-alvo e sua forma de organização. Para Matias (2010),
Evento é um acontecimento que, desde as suas origens, na
antiguidade, e em sua trajetória histórica até chegar aos tempos
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modernos, sempre envolve várias pessoas nas diversas fases do
planejamento e organização, como também atrai um grande número
de participantes. (Matias, 2010, p.01)
Quanto à definição de grande evento, podemos observar um défice na Literatura, visto que
poucos escritores desempenharam pesquisas ligadas a esse ramo. Ainda assim, Matias (2010)
define um grande evento sendo um encontro que envolve mais de 500 participantes.
Já em relação a um megaevento, Matias (2010) o define como sendo um encontro que
envolve mais de 5 mil participantes.
2.2 Logística
O Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa (1975) afirma que Logística seria o ramo de
organização e gestão de meio e materiais, para uma ação ou para um evento.
Ballou (2006) define Logística como sendo um setor que não só abrange todo o fluxo de
materiais, desde a matéria-prima ao desencadeamento do processo de produção, mas também
lida com o fluxo de serviços, o qual é considerado, pelo autor, como uma área de crescentes
oportunidades de aperfeiçoamento.
Novaes (2007) robustece a ideia de Ballou e caracteriza Logística como sendo um processo de
planejar, operar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, bem
como os serviços e informações associados, seguindo uma cadeia que vai desse o ponto de
origem até o ponto de consumo. Nessa concepção, Bowersox e Closs (2011) esquematiza a
Logística como sendo uma cadeia que vai desde o ponto de origem ao destino final, de forma
econômica, eficiente e efetiva, levando em consideração as necessidades e preferências dos
clientes, como ilustra o quadro a seguir:
Quadro 2- Definição esquemática de Logística
FLUXO E ARMAZENAGEM
PONTO
DE
ORIGEM
DE FORMA
ECONÔMICA,
EFICIENTE E
EFETIVA
Matéria-prima
Produtos em processo
produtos acabados
Informação
Dinheiro
DESTINO
FINAL
SATISFAZENDO AS
NECESSIDADES E
PREFERÊNCIAS DOS
CLIENTES
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Fonte: Bowersox e Closs (2011)
2.3 Gestão de Estoques
Ballou (2006) afirma que “estoque são acumulações de matérias-primas, suprimentos,
componentes, materiais em processo e produtos acabados que surgem em numerosos pontos
do canal de produção e logística das empresas”.
Paoleschi (2009) ratifica a ideia de Ballou e define estoques como sendo qualquer quantidade
de bens físicos que, de certa forma, são conservados, de forma improdutiva, levando como
variável um intervalo de tempo.
Sobre gestão de estoques, Ballou (2006) afirma que o assunto merece total atenção, pois há
muitas questões há serem estudadas. Contudo, o autor classifica o assunto em três grandes
segmentos, como mostra o quadro a seguir:
Quadro 3- Segmentos da gestão de estoques
Os estoques são mais comumente gerenciados como itens isolados localizados em pontos
exclusivos de armazenamento;
O controle de estoques será visto como gerenciamento agregado de estoques;
O gerenciamento de estoques entre múltiplos pontos e múltiplos elos ao longo da cadeia de
abastecimento.
Fonte: Ballou (2009)
Por outro lado, Paoleschi (2009) ver o gerenciamento de estoques não só sendo uma
ferramenta de planejamento estratégico, mas também como uma ferramenta operacional.
Para Paoleschi (2009)
Uma empresa deve cuidar da gestão de estoques como o
principal fundamento de todo o seu planejamento tanto
estratégico como operacional, porque um controle correto
dos estoques elimina desperdícios de tempo, de custo, de
espaço e vai atender o cliente no momento em que ele
deseja. (Paoleschi 2009, p.123)
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Ainda de acordo com Paoleschi (2009), a gestão de estoques deve visar o menor custo sem a
ocorrência de falta de materiais. Para o pícaro do projeto, o autor afirma que deve-se haver a
elaboração de alguns controles e a aplicação de indicadores de comando, visando a exatidão
do estoque.
3. Metodologia
A presente metodologia trará a explicação dos procedimentos utilizados para a elaboração
desse estudo, traçando os meios pelos quais foram desenvolvidos. Para Barros (2005, p.80)
apud Maia e Oliveira (2009, p. 132), a metodologia remete a uma determinada maneira de
trabalhar algo, de eleger ou construir materiais, de extrair algo destes materiais, de se
movimentar sistematicamente em torno do tema definido pelo pesquisador.
Quanto à classificação dessa metodologia, foram adotadas as variáveis que toma como
referência a natureza do estudo, os objetivos de estudo e os procedimentos de coletas de
dados.
Quanto à natureza, a presente pesquisa se estrutura como sendo qualitativa. Conforme
Günther (2006), a pesquisa qualitativa é uma ciência baseada em textos, ou seja, a coleta de
dados
produz
textos
que,
nas
diferentes
técnicas
analíticas,
são
interpretados
hermeneuticamente.
Quanto aos seus objetivos, esse trabalho se configura como sendo uma pesquisa exploratória.
As pesquisas exploratórias, segundo Gil (2008), proporcionam uma maior familiaridade com
o problema (explicitá-lo). Pode envolver levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas
experientes no problema pesquisado. Andrade (2001) complementa dizendo que esta
configura-se como a fase preliminar, que busca proporcionar maiores informações sobre o
assunto que vai ser investigado.
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Quanto aos procedimentos de coleta de dados, foram utilizados de levantamento bibliográfico
(fonte secundária) para aprofundamento da compreensão sobre as estratégias utilizadas pela
área de Turismo para a culminância de um grande evento. Além disso, Foram realizadas seis
entrevistas- não estruturadas- com pessoas familiarizadas com o assunto de eventos, levando
em consideração a classificação dos tipos de eventos, quanto à área de interesse, apontados
por Tenan (2002): (Artísticos; científicos; cívicos; culturais; folclóricos; educativos;
empresariais; esportivos; religiosos; recreativos; sociais ou governamentais).
Para a apresentação dos resultados, foram utilizados gráficos e tabelas para melhor
compreensão (Fontes primárias). A análise da primeira tabela leva em consideração os
eventos apontados pelos entrevistados. A análise da segunda tabela leva em consideração dois
fatores: eventos apontados pelos entrevistados, e megaeventos que já possuíam estudos, no
campo acadêmico, sobre a organização dos estoques.
4. Resultados
A pesquisa em questão foi realizada por meio de 6 (seis) entrevistas- não estruturadas- com
pessoas que possuíam algum vínculo com a realização de eventos. Os dados foram tabulados
e analisados conforme abaixo.
Quadro 4- Divisão dos Resultados
Análise dos conceitos de gestão e planejamento
Gestão de estoques em grandes e megaeventos
Principais dificuldades
Fonte: própria
4.1- Análise Dos Conceitos De Gestão e Planejamento
Tabela 1- Nota Atribuída aos Eventos Analisados Quanto à Adoção de Conceitos de Gestão e
Planejamento
EVENTO
ÁREA
NOTA
Exposições de Artes
Artístico
2
Apresentação de
teatro/dança
Artístico/
2
Cultural/ folclórico
SECITEC
Educacional
2
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CONNEPI
Educacional
3
Buffet
Empresarial
2
Congresso Empresarial
Empresarial
3
Desfile cívico
Cívico
2
Padroeiro
Governamental
3
Dia das crianças
Social
1
Jern´s
Esportivo
3
1- Não adota conceitos de Gestão e Planejamento
2- Adota, em parte, os conceitos de Gestão e Planejamento
3- Adota e executa os conceitos de Gestão e Planejamento
Fonte: própria (Dados primários)
Observa-se na tabela 1 que as empresas organizadoras de eventos, assim como as pessoas
responsáveis pela sua realização (promoters), em sua maioria, apesar de conhecerem as etapas
de um evento (pré-evento, transevento, pós-evento) e saberem a importância de uma boa
gestão aplicada para o píncaro de um planejamento preciso e eficiente; não adotam com plena
relevância os conceitos gerenciais, nem um plano organizacional, além de não possuírem
ferramentas estratégicas quanto a soluções de possíveis falhas e avarias apresentadas no
decorrer de um grande e megaevento.
Com exceção de alguns grandes e megaeventos como o Jern´s (Jogos escolares do Rio Grande
do Norte), Festa de Padroeiro de São Gonçalo do Amarante (Mártires de Uruaçu e Cunhaú),
Congressos Empresariais e eventos educacionais, como o CONNEPI; os demais eventos
estudados se restringem apenas a adoção de um roteiro de projeto- primordial para a
elaboração de um projeto com informações básicas que direcionem o desenvolvimento das
atividades necessárias à sua efetivação.
Os grandes e megaeventos analisados, que receberam nota 3 (três), apresentaram um plano
organizacional eficiente. Ou seja, eles adotam ferramentas como o Check List- mensurar o
evento, uma relação de providências, tarefas ou necessidades do evento, como reserva do
local, definição de tema e programação do evento, patrocínio, envio de cartas convite para
autoridades, palestrantes, reserva de equipamentos audiovisuais, uma preocupação quanto à
acomodação dos participantes, treinamento e etc; Briefing- conjunto de informações e
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instruções facultadas com antecedência aos organizadores de eventos sobre os aspectos mais
relevantes do evento que será organizado, como hospedagem, transporte, serviços de
alimentação; Estratégia de comunicação e marketing e mídias alternativas- parajet, jornal,
revistas, rádios e TV; Brainstorming- tempestade de idéias; Benchmarking- ferramenta
utilizada para se efetuar a análise externa do desempenho da organização.
4.2- Gestão de Estoque em grandes e megaeventos
Durante a elaboração deste trabalho, foi analisado que a maioria das empresas que organizam
grandes e megaeventos terceirizam seus serviços. Elas apenas entram com o suporte, além do
investimento financeiro. Na maioria das entrevistas, foi apontado que a terceirização é
utilizada como uma visão estratégica, pois a adoção de estoques geraria diversos custos de
armazenagem e supervisão dos produtos estocados. Outro benefício da terceirização seria a
redução dos custos quanto à manutenção e o controle dos estoques, evitando, dessa forma, a
deterioração e a obsolescência dos produtos. Nesse segmento, ainda se opta pela contratação
de diversas empresas que se responsabilizam por seus próprios estoques. Dessa forma, a
afirmativa de Paoleschi (2009) de que um controle correto dos estoques elimina desperdícios
de tempo, de custo, de espaço e vai atender o cliente no momento em que ele deseja é
corroborada na prática pelos organizadores e empresas de eventos.
Ainda foi analisado que grandes e megaeventos utilizam dos estoques transitórios, que são
utilizados temporariamente, ou seja, depois de cumprirem sua função, são descartados,
eliminados, excluídos, por parte da empresa organizadora. Os estoques transitórios são
utilizados em megaeventos, como a Copa FIFA e as Olimpíadas, que trabalham com estoques
temporários, como medalhas específicas para os eventos, bolas (Jabulani- Copa do Mundo da
África do Sul 2010, Brasuca- Copa do Mundo Brasil 2014).
Quadro 5- Classificação Quanto à Gestão de Estoque Utilizada em Grandes e Megaeventos
EVENTO
ÁREA
GESTÃO UTILIZADA
SECITEC
Educacional
Terceirizado
CONNEPI
Educacional
Terceirizado
Buffet
Empresarial
Terceirizado
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Congresso
Empresarial
Terceirizado/Transitório
Desfile cívico
Cívico
Terceirizado
Padroeiro
Governamental
Terceirizado
Dia das crianças
Social
Transitório
Copa do Mundo
Esportivo
Transitório
Olimpíada
Esportivo
Transitório
Fonte: própria (Dados primários)
No quadro 5, podemos analisar a gestão utilizada pelos organizadores de eventos. Grande
maioria utiliza-se do serviço terceirizado, enquanto outros trabalham com estoques
transitórios.
4.3- Principais dificuldades
Quanto às dificuldades para a realização dos eventos, pode-se observar que grande parte das
insatisfações, apontada pelos entrevistados, está ligada à falta de planejamento organizacional.
Questões como mobilidade de pessoas, falta de logística, estratégias e problemas financeiros
também foram apontados pelos entrevistados, como mostra o gráfico a seguir:
Gráfico 1- Principais Dificuldades ao se Elaborar um Evento
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Fonte: própria (Dados primários)
Em relação a analise dos resultados, na fase do pós-evento, foi apontado, pelos entrevistados,
que, em suma maioria dos casos, é utilizada uma avaliação de desempenho, que busca
aprimorar os serviços prestados e corrigir os erros eventuais decorridos durante sua
realização.
5. Conclusão
Os principais objetivos deste trabalho foram analisar a adoção dos conceitos de gestão e
planejamento, e a gestão de estoques utilizada pelas empresas do ramo de eventos e por seus
promoters. Pode-se concluir que grande parte dos organizadores de eventos não se preocupam
com a adoção de conceitos da área de gestão e planejamento. Eles apenas se restringem a
mensuração do evento, organização do local, data, público-alvo e necessidades básicas para a
realização do evento.
A respeito da gestão de estoques utilizada, observa-se que grande parte das empresas de
eventos terceirizam seus estoques. A estratégia de terceirizar visa um menor custo para a
empresa, despreocupação. Devido a isso, no ramo de eventos, os serviços terceirizados vão
desde iluminação, som, palco ao cafezinho distribuídos aos participantes.
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Pode-se concluir também que é indispensável o enlace das áreas de Gestão, Turismo e
Comunicação, pois não é possível uma trabalhar isolada da outra, todas devem estar bem
articuladas para evitar possíveis falhas no desencadear do projeto.
Esse trabalho não dá conta de responder a tantas outras abordagens sobre sistemas de controle
gerencial que possam ser aplicáveis aos eventos. Aqui, foram adotadas simplificações e o
objeto de estudo limitou-se aos grandes e megaeventos apontados pelos entrevistados.
Entretanto, futuros estudos podem desvelar estas e outras questões relacionadas a esses e
outros grandes e megaeventos.
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