Guia de Sucesso em
Tecnologia
da Informação
ANGEL HERMIDA, SINTEC
O SUCESSO E O FRACASSO DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO
Utilizando as estatísticas do governo dos EUA, as companhias americanas
haviam triplicado suas despesas por empregado em Tecnologias da
Informação (TI), nos últimos 15 anos. Isto significava que essas empresas
gastavam por ano, em Tecnologias da Informação, tanto quanto o faziam
em escritórios, armazéns, fábricas, entre outros. A pergunta é: Quanto
desse investimento pode ser considerado que obteve sucesso?
O que significa ter sucesso no investimento e na implementação de
ferramentas de TI?
Terminar os projetos a tempo e dentro do orçamento
Entregar toda a funcionalidade prometida
• Obter resultados de negócio
• Obter uma vantagem competitiva em Tecnologia
• Todas as anteriores
•
•
porque “as Tecnologias da Informação são as ferramentas que mudam as
regras do jogo, e não investir em TI gera uma desvantagem competitiva”.
Concretamente, as Tecnologias da informação têm permitido e habilitado
novas formas de trabalhar, mais eficientes, mais ágeis, mais efetivas.
Os exemplos são incontáveis e vão desde tarefas simples e repetitivas
(a impressão de faturas para clientes, que antes implicavam digitálas na máquina e, em conseqüência, um exército de datilógrafos), até
decisões estratégicas (modelos para o entendimento do comportamento
de consumidores, baseados em análises estatísticas e quantitativas, que
apresentam conclusões para as decisões de produtos ou campanhas
publicitárias, ou até mais, tomam decisões de forma automática para
apresentar visões personalizadas em um web site).
Pesquisas e mais pesquisas que têm procurado responder a esta pergunta
têm apresentado os mesmos resultados através dos tempos e dos espaços:
só um percentual inferior a 20% dos projetos de TI terminam a tempo e
dentro do orçamento, e menos de 50% entregam os resultados esperados.
As razões disto raramente estão relacionadas com elementos técnicos,
mas estão relacionadas principalmente com a falta de entendimento do
que o negócio exige:
“O sucesso no investimento em TI está
relacionado com o entendimento do que o
negócio exige”.
POR QUE INVESTIR EM TI?
Esta pergunta cruza pela mente de cada Diretor Geral que, por sua vez,
sabe que tem que fazer isso. Deixar de investir em TI não é uma opção,
FONTE: THE STANDISH GROUP IT INVESTMENT TRENDS
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Um corolário é que cada projeto de TI deve ser considerado como uma
iniciativa de mudança. Procurar apenas automatizar o mesmo processo
que se faz atualmente é uma oportunidade desperdiçada por capitalizar, no
potencial da Tecnologia.
EM QUE PROJETOS E TECNOLOGIAS INVESTIR?
O primeiro passo para o êxito em projetos de TI é a administração do
portfólio de iniciativas de mudança que precisam de implementação de TI.
Administrar o portfólio significa definir os critérios para priorizar e alcançar
tanto a combinação ótima quanto a sequência de iniciativas que conseguem
alocar da melhor maneira os recursos disponíveis. Os critérios para realizar
isto são vários, mas há alguns que são básicos para serem utilizados.
O primeiro é o completo alinhamento com o negócio, isto é, acompanhar e
suportar a estratégia do negócio. Por exemplo, se a estratégia da empresa
é de produtividade e eficiência, é preciso identificar os processos com
maior oportunidade de serem beneficiados por uma mudança habilitada
por Tecnologias (exemplo: em empresas de consumo, o planejamento e a
execução eficiente da cadeia de abastecimento).
Outro fator relevante de priorização é a capacidade da organização para
absorver mudanças. As mudanças nunca são fáceis, e menos ainda
quando as empresas ou as pessoas já tiveram êxito fazendo seu trabalho
de uma maneira que tem funcionado (mas que não necessariamente
funcionará nas condições futuras). Tratar de gerar muitas mudanças ao
mesmo tempo só fará com que a organização não tenha um foco e os
esforços de implementação enfraqueçam.
Estes dois fatores (alinhamento e capacidade de mudança) devem
combinar-se com outros critérios financeiros, de risco e culturais, que
fazem sentido na realidade de cada negócio. Finalmente, os recursos
disponíveis (financeiros, humanos etc.) ditarão a sequência em que os
projetos serão realizados.
GUIA DE SUCESSO EM TI
e objetivas do desempenho, antes e depois da mudança, que podem ser
comparados friamente e refletem o impacto no negócio.
2. Entendimento das mudanças no processo de negócio: Esta é
a condição mais relevante a ser preenchida para se obter sucesso. Um
projeto que envolve TI não é um projeto de “Sistemas”, é sempre um projeto
de algum processo de negócio que, por sua vez, pode abranger uma ou
várias áreas do negócio (a única exceção são os projetos de comunicações
que beneficiam todos: o telefone, a rede interna, o correio eletrônico, redes
sociais etc.).
Esses projetos têm necessariamente que gerar uma mudança de
processo, uma mudança na maneira de trabalhar. Isto implica mudanças
de responsabilidades, de perfis da equipe (novos conhecimentos e
habilidade) e mudanças de ferramentas. Só automatizar a tarefa tal qual
é feita hoje, sem uma mudança no pessoal e em seu modo de trabalhar
é um projeto que deve ser reformulado. A TI se tornou ubíqua ao permitir
e habilitar novas formas de interagir e comunicar-se, novos esquemas de
consolidação e disseminação da informação. Estas ferramentas têm que ser
automatizadas e agilizar fluxos de informação, sofisticar o processamento
da informação e melhorar a comunicação. Se no projeto não se procurar
uma melhoria em qualquer desses aspectos, é preciso repensar a iniciativa
ou questionar seu valor.
É fundamental entender o conceito de “processo”. O primeiro que deve
ficar claro é que não é a mesma coisa que uma área da organização, os
processos podem tocar só uma parte de uma área ou podem atravessar
várias áreas. Por exemplo, o Planejamento da Demanda desde a geração
de um prognóstico estatístico até a demanda projetada, que considera as
iniciativas comerciais e de mercado. Alguns participantes podem trabalhar
em Logística – a coordenação do processo, validação das projeções
comparadas com as capacidades operativas; Vendas - a inclusão de
iniciativas comerciais (mudanças de preços, descontos); Marketing –
a inclusão de iniciativas de mercado (promoções na compra de outro
produto, campanhas de impulso na mídia etc.)
O exercício de administração do portfólio deve ser realizado por uma
equipe da alta gerência do negócio, familiarizada com a estratégia e com
uma periodicidade fixa ditada pela velocidade de mudança do ambiente de
cada empresa.
“O entendimento do processo impulsiona a
introdução de TI a ter maior impacto”.
O SUCESSO DAS INICIATIVAS DE TECNOLOGIAS DA
INFORMAÇÃO EM MINHA EMPRESA
Em contrapartida, esperar que, simplesmente por instalar um novo sistema,
o negócio melhore, é o início de um projeto que não dará os resultados
esperados.
As iniciativas selecionadas devem cumprir três condições para obterem
sucesso:
1. Objetivo de negócio: um projeto que implica um investimento em
TI tem que ter clareza sobre os objetivos que persegue. Óbvio, nada de
novo. Entretanto, um aspecto muito relevante consiste em entender o tipo
de objetivos. Os objetivos devem ser objetivos de negócio. Por exemplo,
“implementar em 6 meses um aplicativo para a operação da área X” é
um objetivo do líder de projeto, mas não pode ser o objetivo da empresa.
“Melhorar a produtividade”, “incrementar aefetividade”, “diminuir a perda
de produto” são objetivos de negócio, com indicadores e medições claras
Perguntar: que resultado final será obtido disto? Em que se transforma
o processo, que mudanças ele habilita e que mudanças demanda
do pessoal da Tecnologia? que perfil (habilidades, capacidades,
conhecimento,experiência) os participantes devem ter? é básico para a
definição da iniciativa
3. Capacidade de execução: mesmo estando claras as prioridades, a
mudança a realizar e os objetivos de negócio, a execução do projeto e da
mudança na organização é um grande desafio. A execução da mudança
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é sempre difícil,devem ser enfrentadas inércias, resistências, desacordos,
falta de conhecimentos e habilidades. Assegurar que a mudança seja
permanente implica treinamento, comunicação e acompanhamento
constante.
É imperativo que a equipe de projeto tenha todas as seguintes Capacidades:
Entendimento do negócio
Entendimento da Tecnologia
• Administração de projetos
• Administração da mudança
•
•
Qualquer empresa pode formar uma equipe que preencha esses requisitos.
Entretanto, também é importante ser realista quanto às capacidades de que
se dispõe internamente e saber procurar um sócio que as complemente.
INVESTIR EM TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO
Toda empresa deve investir em Tecnologias da Informação para manter-se
competitiva, inclusive um uso criativo e inteligente das mesmas pode ser
a base da criação de vantagens competitivas.
Entretanto, esse investimento tem que ser considerado como a base para
os processos de mudança e melhoria, deve estar completamente alinhado
com a estratégia do negócio, deve ser entendido como um exercício de
negócio e não de Tecnologia por si mesma, e tem que reunir os elementos
indispensáveis para sua execução. Esta é uma receita segura (embora
não seja simples) para evitar fazer parte das estatísticas negativas e
obter sucesso em projetos de TI e, principalmente conseguir aumentar o
tamanho e a rentabilidade da empresa.
Angel Hermida, Sintec
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