RELATÓRIO DE
ACTIVIDADES
Braga/Guimarães | 2011
i
Sumário
1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................................1
1.1.
MISSÃO, VALORES E VISÃO ............................................................................................................. 1
1.2.
ESTRUTURA ORGÂNICA .................................................................................................................. 2
2. MEIOS DE ACÇÃO.........................................................................................................................5
2.1.
HUMANOS .................................................................................................................................. 5
2.2.
MATERIAIS .................................................................................................................................. 6
2.2.1. INSTALAÇÕES ............................................................................................................................ 6
2.2.2. EQUIPAMENTOS ......................................................................................................................... 6
2.2.3. DOTAÇÃO ORÇAMENTAL .............................................................................................................. 6
3. ACTIVIDADES................................................................................................................................9
3.1.
PROJECTOS ................................................................................................................................ 9
3.1.1. OPEN ACCESS E REPOSITÓRIOS ..................................................................................................... 9
3.1.1.1. Projecto RCAAP ................................................................................................................... 9
3.1.1.2. Projecto NECOBELAC ........................................................................................................ 11
3.1.1.3. Projecto OpenAIRE ............................................................................................................ 11
3.2.
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE .............................................................................................. 12
3.2.1. ANÁLISE DO DESEMPENHO COM CLIENTES ..................................................................................... 12
3.2.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES .............................................................................. 15
3.2.3. ANÁLISE DAS NÃO CONFORMIDADES E RECLAMAÇÕES E ESTUDO DE CAUSAS ......................................... 15
3.2.4. ANÁLISE DA EFICÁCIA DAS ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS ......................................................... 16
3.2.5. AUDITORIAS INTERNAS ............................................................................................................... 16
3.2.6. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES ................................................................................................ 17
3.3.
DA SECÇÃO ADMINISTRATIVA E DE SECRETARIADO ............................................................................. 18
ii
3.4.
DA DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA ................................................................................................. 19
3.4.1. SECTOR DE AQUISIÇÕES ............................................................................................................ 19
3.4.2. SECTOR DE CATALOGAÇÃO ......................................................................................................... 21
3.4.3. SECTOR DE ANÁLISE DOCUMENTAL .............................................................................................. 23
3.4.4. SECTOR DE LEITURA E EMPRÉSTIMO ............................................................................................. 24
3.4.5. FUNDO DOCUMENTAL ............................................................................................................... 28
3.5.
DA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................ 29
3.5.1. SECTOR DA BIBLIOTECA DIGITAL .................................................................................................. 29
3.5.1.1. Website dos SDUM ............................................................................................................ 30
3.5.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M. ........................................................................................... 31
3.5.1.3. Portal de Pesquisa e A-to-Z ................................................................................................ 32
3.5.1.4. Bases de dados bibliográficos ............................................................................................ 33
3.5.2. SECTOR DE DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO .......................................................................................... 38
3.5.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas ........................... 38
3.5.2.2. Serviço de Referência ........................................................................................................ 41
3.5.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação ................................................................................ 42
3.5.3. REPOSITÓRIUM ....................................................................................................................... 43
3.5.4. SECTOR DE INFORMÁTICA ........................................................................................................... 48
3.5.4.1. Manutenção e Operação .................................................................................................... 48
3.5.4.2. Suporte ............................................................................................................................. 49
3.5.5. SECTOR DE FORMAÇÃO DE UTILIZADORES ...................................................................................... 50
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 52
4.1.
ANÁLISE GLOBAL: OBJECTIVOS E PROGRAMA DE GESTÃO ...................................................................... 52
5. CONCLUSÕES ........................................................................................................................... 54
iii
Figuras
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação. ...................................................................... 4
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação. .................................... 6
Figura 3: Receitas ............................................................................................................................... 7
Figura 4: Despesas. ............................................................................................................................ 8
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual ..................................................................................... 13
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento .............................................................................. 14
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por factor .............................................................. 14
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento ..................................................................... 14
Figura 9: Não conformidades a fornecedores .................................................................................... 15
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas......................................................................... 15
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas................................................................................... 15
Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados ................................... 16
Figura 13: Sugestões de utentes registadas e tratadas ...................................................................... 16
Figura 14: Sugestões de Melhoria registadas..................................................................................... 16
Figura 15: Acções de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM ...................................... 17
Figura 16: Expediente ....................................................................................................................... 18
Figura 17: Aquisição de bibliografia em 2009 ................................................................................... 20
Figura 18: Investimento em livros e revistas. ..................................................................................... 20
Figura 19: Novos livros recebidos...................................................................................................... 21
Figura 20: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2009 e 2010. .......................... 22
Figura 21: Entradas mensais de novos registos em 2009 e 2010. ..................................................... 23
Figura 22: Publicações monográficas classificadas em 2009 e 2010. .............................................. 24
iv
Figura 23: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento. ............................................... 25
Figura 24: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2010. ........................................ 26
Figura 25: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website. ............................................................... 30
Figura 26: Visitas ao Website por mês/ano. ...................................................................................... 30
Figura 27: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano................................................................. 31
Figura 28: Recursos disponíveis no portal de pesquisa. ..................................................................... 32
Figura 29: Resumo anual dos níveis de acesso ao Portal. .................................................................. 32
Figura 30: B-on – Número de downloads por recurso em 2009 e 2010. ............................................ 34
Figura 31: B-on – Downloads por mês/ano. ...................................................................................... 34
Figura 32: B-on – Downloads por editora. ......................................................................................... 35
Figura 33: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 35
Figura 34: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês. .............................................................. 36
Figura 35: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads......................... 37
Figura 36: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês........................................................ 37
Figura 37: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 37
Figura 38: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês................................................................ 38
Figura 39: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos. .............................................................. 39
Figura 40: Resposta aos pedidos internos. ........................................................................................ 39
Figura 41: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2009 e 2010. ..................................... 39
Figura 42: Pedidos internos por tipo de utente. ................................................................................. 40
Figura 43: Pedidos internos por unidade U.M. ................................................................................... 40
Figura 44: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas. ................................................. 40
Figura 45: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas. ................................................. 41
Figura 46: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano. ................................ 42
v
Figura 47: Comparação do n.º de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores registados. 43
Figura 48: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM. ...................................................... 44
Figura 49: Número de visitas em 2010 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2009. ...... 44
Figura 50: Pesquisas, registos consultados e downloads em 2010. ................................................... 44
Figura 51: Evolução do n.º de documentos, pesquisas, downloads e registos consultados por ano..... 45
Figura 52: Origens do tráfego ao RepositóriUM.................................................................................. 46
Figura 53: Origem dos downloads ao RepositóriUM. .......................................................................... 46
Figura 54: Visitas/Estágios no âmbito do RepositóriUM em 2010. ..................................................... 47
Figura 55 : Constituição do parque informático dos SDUM ................................................................ 49
Figura 56: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção. ...................................... 49
Figura 57: Percentagem de tempo dispendido por tipo de intervenção. .............................................. 50
Figura 58: Percentagem de tempo dispendido por sector. ................................................................. 50
Figura 59: Indicadores e resultados em 2010 ................................................................................... 52
vi
Siglas utilizadas
BCE - Biblioteca de Ciências da Educação
BEC - Biblioteca do Edifício dos Congregados
BGUM - Biblioteca Geral da Universidade do Minho
BIEC - Biblioteca do Instituto de Estudos da Criança
B-on - Biblioteca do conhecimento online
BPG - Biblioteca do Pólo de Guimarães, actualmente designada Biblioteca da Universidade do Minho em
Guimarães. Também designada “Biblioteca de Guimarães” no decurso deste relatório
C. ALGORITMI - Centro Algoritmi
CCTT - Centro de Ciência e Tecnologia Têxtil
CEB - Centro de Engenharia Biológica
CEH - Centro de Estudos Humanísticos
CIEd - Centro de Investigação em Educação
CIPsi - Centro de Investigação em Psicologia
CMAT - Centro de Matemática
E.C./Presidência - Escola de Ciências - Presidência
E.C./Dpt. BIOLOGIA - Escola de Ciências - Departamento de Biologia
E.C./Dpt. C. da TERRA - Escola de Ciências - Departamento de Ciências da Terra
E.C./Dpt. FÍSICA - Escola de Ciências - Departamento de Física
E.C./Dpt. QUÍMICA - Escola de Ciências - Departamento de Química
E.E. - Presidência - Escola de Engenharia - Presidência
E.E./DEB - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Biológica
E.E./DEC - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Civil
E.E./DEI - Escola de Engenharia - Departamento de Electrónica Industrial
E.E./DEM - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Mecânica
E.E./DEP - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Polímeros
E.E./DET - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Têxtil
E.E./DI - Escola de Engenharia - Departamento de Informática
E.E./DPS - Escola de Engenharia - Departamento de Produção e Sistemas
E.E./DSI - Escola de Engenharia - Departamento de Sistemas de Informação
ECS - Escola de Ciências da Saúde
EEG - Escola de Economia e Gestão
ESEnfermagem - Escola Superior de Enfermagem
GRI - Gabinete de Relações Internacionais
ICS - Instituto de Ciências Sociais
ILCH - Instituto de Letras e Ciências Humanas
NICPRI - Núcleo de Investigação em Ciência Política e Relações
NIPE- Núcleo de Investigação em Políticas Económicas
RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
vii
SARI - Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais
SCOM – Serviço de Comunicações
SDUM - Serviços de Documentação da Universidade do Minho
U. ARQUEOLOGIA- Unidade de Arqueologia
U.M. - Universidade do Minho
viii
1. INTRODUÇÃO
Os Serviços de Documentação são uma importante estrutura de apoio às actividades desenvolvidas na
Universidade do Minho. Recolhem, tratam, organizam, disponibilizam, fornecem e preservam os recursos
informativos relevantes para as actividades educativas e de investigação científica e tecnológica que decorrem na
U.M.
Os Serviços de Documentação garantem a gestão das bibliotecas da Universidade do Minho, tanto em Braga
como em Guimarães, e desenvolvem um conjunto de acções que promovem e facilitam o acesso dos
utilizadores às mais diversas fontes de informação.
A sua intervenção na Universidade manifesta-se nas seguintes vertentes complementares:
▪
▪
Apoio no processo de selecção e aquisição de publicações;
Tratamento técnico de todos os recursos bibliográficos e informativos adquiridos e inserção das
▪
respectivas referências na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho;
Organização dos fundos documentais e sua disponibilização em condições adequadas;
▪
▪
▪
▪
▪
Empréstimo de publicações e funcionamento regular das diversas salas de leitura;
Criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho, para armazenar,
preservar e divulgar a produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital;
Difusão de informação, através de diferentes produtos e serviços, como o Website, a pesquisa
bibliográfica, o fornecimento de documentos do exterior, etc.;
Interligação dos sistemas de informação dos serviços com outros sistemas ou redes de informação;
Formação e sensibilização de utilizadores.
1.1. Missão, Valores e Visão
De acordo com o Regulamento Orgânico da Universidade do Minho, os Serviços de Documentação constituem
uma Direcção de Serviços dirigida por um director, directamente dependente do Reitor.
A Direcção dos Serviços de Documentação constitui um sistema integrado que engloba todas as unidades
funcionais de biblioteconomia e informação bibliográfica e todas as bibliotecas da Universidade, tendo por
atribuições fundamentais (missão):
a) Recolher, gerir e facultar a todos os sectores de actividade da Universidade a informação de carácter
científico, técnico e cultural necessários ao desempenho das suas funções;
b) Participar em sistemas ou redes de informação bibliográfica, científica e técnica, de acordo com os
interesses da Universidade.
No desempenho da sua missão, os Serviços de Documentação são norteados por um conjunto de valores, que
enformam todas as actividades que desenvolvem:
▪
▪
Orientação para os utilizadores;
Respeito pelas pessoas e pelo ambiente;
1
▪
▪
▪
Inovação;
Acesso à informação e liberdade intelectual;
Excelência.
Respondendo aos compromissos definidos e assumidos no estabelecimento da sua missão, e orientados pelos
valores que norteiam a sua actividade, os Serviços de Documentação da Universidade do Minho prosseguem
uma visão ambiciosa, pretendendo:
▪
Ser reconhecidos pelos seus utentes (individuais e institucionais) como um serviço indispensável e de
excelência no apoio ao ensino, aprendizagem, investigação, bem como à criação, difusão e valorização
▪
do conhecimento gerado na Universidade do Minho;
Ser uma referência e um dos líderes, em termos nacionais e internacionais, no desenvolvimento e
▪
prestação de recursos e serviços de informação bibliográfica inovadores;
Ser uma organização social e ambientalmente responsável, controlando custos, eliminado desperdícios,
promovendo a formação profissional e o desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores e oferecendo
um ambiente de trabalho acolhedor, facilitando a interacção, aos seus utentes e colaboradores.
1.2. Estrutura orgânica
A Direcção dos Serviços de Documentação compreende a Divisão de Biblioteconomia, a Divisão de Informação e
a Secção de Secretaria.
A Divisão de Biblioteconomia integra os sectores funcionais de Aquisições, Análise Documental, Catalogação,
Fundos Documentais e Leitura e Empréstimo, tem por função accionar as tarefas e serviços de biblioteca
competindo-lhe:
a) Apoiar a Universidade no âmbito da selecção documental e processar a aquisição das publicações
seleccionadas, sem prejuízo da obtenção de publicações por oferta ou permuta;
b) Catalogar todas as publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais
aplicáveis e em uso nos Serviços de Documentação, e inserir as respectivas referências na base de
dados bibliográficos da Universidade;
c) Classificar todas as publicações recebidas, de acordo com a Classificação Decimal Universal;
d) Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
e) Garantir o normal funcionamento das salas de leitura das bibliotecas da U.M. e assegurar o empréstimo
de publicações de acordo com as condições estipuladas no respectivo regulamento.
A Divisão de Informação, por seu lado, integra os sectores funcionais de Biblioteca Digital, Informática,
RepositóriUM, Difusão, Formação e Animação, tem por função a gestão e difusão de informação de apoio ao
ensino e à investigação, competindo-lhe:
a) Criar, desenvolver e disponibilizar aos utilizadores os meios necessários para a pesquisa e acesso aos
2
b)
c)
d)
e)
f)
recursos informativos de carácter científico, técnico e cultural disponíveis na Universidade;
Garantir o normal funcionamento do sistema informático dos SDUM e assegurar a sua interligação com
outros sistemas ou redes de informação (nomeadamente com o sistema de informação da Universidade
e com redes ou portais de bibliotecas universitárias);
Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica (como a
pesquisa bibliográfica, a difusão selectiva de informação, o fornecimento de documentos do exterior,
por empréstimo inter-bibliotecas ou obtenção de cópia);
Proceder à detecção, armazenamento e difusão de informação de interesse para os utilizadores;
Editar e difundir as publicações (periódicas ou não periódicas) dos SDUM;
Realizar acções de formação e sensibilização de utilizadores, e disponibilizar conteúdos de apoio à
utilização dos recursos informativos disponíveis na Universidade.
Finalmente, a Secretaria, chefiada por um chefe de secção directamente dependente do director, que integra o
sector de Manutenção, tem por função garantir todo o apoio administrativo à direcção de serviços, competindolhe:
a) Executar e controlar as operações administrativas referentes a receitas e despesas dos Serviços;
b) Executar as operações administrativas referentes à gestão do pessoal dos Serviços (assiduidade, férias,
deslocações, etc.);
c) Executar a aquisição de bens e manter o inventário do material não livro;
d) Gerir a entrada e saída de correio e manter o arquivo dos Serviços;
e) Coordenar e controlar as tarefas de manutenção e limpeza do edifício dos Serviços.
Directamente dependentes do Director de Serviços encontram-se também o gabinete de Projectos Open Access
e o Sistema de Gestão da Qualidade.
O gabinete de Projectos Open Access é responsável pela gestão e execução das actividades relacionadas com os
projectos em que os Serviços de Documentação participam.
No que diz respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade, o responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade
tem por função a gestão e dinamização de todo o Sistema, competindo-lhe nomeadamente:
a)
b)
c)
d)
Coordenar e gerir globalmente o SGQ;
Melhorar continuamente a eficácia do SGQ;
Apoiar o processo Planeamento e Controlo pela Direcção do Serviço;
Coordenar e/ou gerir, consoante os casos, os processos operacionais, de suporte e de medição e
análise;
e) Coordenar/Gerir o Portal da Qualidade
Desta forma, a estrutura orgânica dos Serviços de Documentação pode ser graficamente representada pelo
seguinte organigrama:
3
Gestão
Qualidade
Projectos
Open Access
Secretaria
Divisão Informação
Manutenção
Animação
Formação
Difusão
Biblioteconomia
RepositóriUM
Divisão
Informática
Biblioteca Digital
Catalogação
Análise
Documental
Aquisições
Leitura e
Empréstimo
Director de Serviços
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação.
4
2. MEIOS DE ACÇÃO
2.1. Humanos
Durante o ano de 2010 registaram-se duas alterações significativas na equipa de colaboradores dos Serviços de
Documentação. Em primeiro lugar, foi possível concluir o recrutamento de um técnico superior, em regime de
contrato de trabalho por tempo indeterminado, para gerir o RepositóriUM. Em segundo lugar, concretizou-se
também o recrutamento de dois técnicos superiores para os projectos Open Access, um através de um contrato
a termo certo e outro através de mobilidade interna intercategorias. O quadro seguinte apresenta nome e
categoria dos funcionários que trabalharam nos Serviços de Documentação em 2010 (funcionários com contrato
por tempo indeterminado ou a termo):
Nome
Categoria
Alda Maria Vieira Silva
Assistente Técnico
Ana Gabriela Araújo Quadrado Sampaio
Assistente Técnico
Anabela Lopes Rocha
Assistente Técnico
Augusta Dores Lopes Silva Xavier Guimarães
Técnico Superior
Carolina Dores Ferreira Guimarães
Assistente Técnico
Cláudia Gabriela Fernandes Torcato Ribeiro
Assistente Técnico
Cláudia Manuela Alves Nascimento
Assistente Técnico
Cristina Maria Vieira Silva
Assistente Técnico
Daniela Alexandra Vasconcelos V. C. Ramalho
Técnico Superior
Edite Maria Ribeiro Valmor Silva P. Carvalho
Assistente Técnico
Edward Acácio Gomes Cardoso
Assistente Técnico
Eloi António Santos Cordeiro Rodrigues
Director de Serviços
Ilda Manuela Rodrigues Correia
Assistente Técnico
Jorge Pedro Araújo Oliveira
Assistente Técnico
José Carlos Rodrigues Cunha
Assistente Técnico
Jose Manuel Carona Carvalho
Técnico Superior
Judite Leite Oliveira Dias
Assistente Técnico
Maria Cristina Fernando Gonçalves
Assistente Técnico
Maria Isabel Leite Silva Maia Araújo
Assistente Técnico
Maria Matilde Martins Almeida
Chefe de Divisão
Maria Paula Machado Sousa Marques
Assistente Técnico
Maria Sameiro Ferreira Leite Correia
Assistente Técnico
Maria Sameiro Nogueira Machado Martins
Assistente Técnico
Maria Sameiro Silva Oliveira
Assistente Técnico
Maria Teresa Moreira Martins Costa
Assistente Técnico
Nuno Filipe Jesus Fernandes
Assistente Técnico
Paula Cristina Freitas Silva Claro
Assistente Técnico
Paulo Agostinho Alves Gomes
Técnico Informático de Grau 1 Nível 1
Paulo Jorge Maia Silva
Assistente Técnico
Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe
Técnico Superior
Ricardo Otelo Santos Saraiva Cruz
Técnico Superior
Rui Miguel Oliveira Martins
Assistente Técnico
Senhorinha Santa Cruz Passos
Assistente Operacional
Severina Manuela Costa Araújo
Coordenador Técnico
5
Sónia Dique Polanah
Assistente Técnico
Susana Cristina Lima Alves
Assistente Técnico
Teresa Gomes Costa Ferreira
Assistente Técnico
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação.
2.2. Materiais
2.2.1.
Instalações
Durante o ano de 2010 não se registaram alterações significativas nas instalações das bibliotecas dirigidas. No
entanto, ao longo do ano foram estudadas e definidas, em conjunto com os Serviços Técnicos, intervenções nos
dois pisos inferiores da Biblioteca Geral em Gualtar e na Biblioteca da U.M. em Guimarães, esperando-se que as
obras já identificadas possam ser executadas durante o primeiro semestre de 2011.
Dado que não se registaram alterações relevantes nas instalações da biblioteca geral e na biblioteca de
Guimarães, os problemas de insuficiência e/ou desadequação dos espaços dessas bibliotecas, que
repetidamente temos referido, continuaram a agravar-se.
2.2.2.
Equipamentos
No que diz respeito a equipamentos, no ano de 2010 os investimentos concentraram-se na aquisição de
mobiliário para a Biblioteca da U.M. em Guimarães (tendo sido adquiridas 67 mesas e 218 cadeiras) e para a
Biblioteca Geral (aquisição de 118 prateleiras).
Para além do mobiliário foram também adquiridos diversos equipamentos informáticos, dos quais se destacam:


2 computadores
4 impressoras


1 monitor
1 equipamento multifunções
2.2.3.
Dotação Orçamental
a) Receitas
A Figura 3 sintetiza a origem das receitas dos Serviços de Documentação. Comparando com o ano de 2009, e
ao contrário da tendência dos últimos anos, em 2010, verificou-se um aumento da dotação para despesas
correntes (de 51,8%) e sobretudo nas verbas para despesas de capital que passaram de 8.000,00€ em 2009
6
para 240.000,00€ em 2010.
Dotação inicial para despesas correntes
Dotação inicial para despesas capital
30.500,00 €
205.000,00 €
Reforço (SD/NI-144/2010)
35.000.00 €
Saldo do exercício de 2009 do PSET Nº 983 407 01
34.775,41 €
Venda de serviços
71.159,66 €
Projecto RCAAP a)
186.352,00 €
a) Inclui 32.600,00 € referentes a pagamentos de trabalhos de 2009
Figura 3: Receitas
Também no que diz respeito à rubrica “Venda de Serviços” se registou um aumento do volume de receitas de
46,48%, o que é integralmente explicado pelas novas receitas provenientes dos custos de pessoal imputados aos
projectos Open Access (28.500,00 €, ou seja 40% do total), dado que se continuou a registar uma redução das
receitas arrecadadas pelo serviço de fotocópias, e consequentemente do seu peso relativo no conjunto das
receitas.
De facto, em 2010 o serviço de fotocópias representou 8,02% (5.711,55€) do total da receita desta rubrica o
que traduz uma diminuição face aos valores registados em 2009 - 14,43% (7.008,05 €) – e menos de metade
dos valores registados em 2007.
As receitas provenientes da aplicação de multas pelo não cumprimento dos prazos de empréstimo na devolução
de publicações representaram 42,85% do total, ou seja menos 26,29% do que em 2009. Esta significativa
diminuição em termos relativos é em grande medida explicada pelo peso das novas receitas dos projectos acima
mencionadas, mas é fruto também de uma diminuição do valor absoluto desta rubrica, que passou de
33.585,50 € em 2009 para 30.493,00 € (menos 9,21%) em 2010.
Do total do montante arrecadado nas bibliotecas (excluindo as receitas de projectos), a biblioteca geral em Braga
foi responsável pela recolha de 30.113,00 € (70,59%), a biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães
7.982,65 € (18,71%), o gabinete de difusão 3.165,61 € (7,42%) e a Biblioteca do Edifício dos Congregados
1.363,20 € (3,20%), registando-se ainda 35,00€ de outras proveniências.
Finalmente, refira-se que relativamente ao projecto RCAAP contabilizaram-se em 2010 32.600,00 € referentes a
pagamento de trabalho de 2009, que apenas foi recebido já em 2010.
b) Despesas
A Figura 4 sintetiza o total de despesas dos Serviços de Documentação em 2010, discriminadas pelas rubricas
Despesas Correntes, PSET, Projecto RCAAP e Capital, comparando com o que aconteceu em matéria de
despesas em 2009.
7
DESIGNAÇÃO
2010
CORRENTES
PSET
RCAAP
CAPITAL
TOTAL
2009
Diferença
TOTAL
2009/2010
989,94 €
3.990,12 €
4.980,06 €
3.957,14 €
1.022,92 €
Bibliografia Pedagógica
6.594,56 €
2.798,34 €
9.392,90 €
7.046,60 €
2.346,30 €
Catalogação
2.638,78 €
111,00 €
2.749,78 €
97,20 €
2.652,58 €
Comunicações
3.301,46 €
0,00 €
3.301,46 €
1.515,40 €
1.786,06 €
Difusão de Informação
1.114,21 €
395,59 €
1.509,80 €
2.191,47 €
-681,67 €
Encadernações
2.698,06 €
0,00 €
2.698,06 €
0,00 €
2.698,06 €
Assistência de máquinas (a)
Equipamentos
96,79 €
0,00 €
96,79 €
679,95 €
-583,16 €
Fotocópias (b)
1.354,20 €
3.949,00 €
5.303,20 €
6.679,99 €
-1.376,79 €
-5.769,55 €
Formação e Desl. em serviço
Informática (consumíveis)
Informática (Software)
Informática (Equipamentos)
Leitura e empréstimo
Mobiliário
0,00 €
2.116,27 €
2.116,27 €
7.885,82 €
1.120,86 €
828,05 €
1.948,91 €
1.669,66 €
279,25 €
117,24 €
0,00 €
117,24 €
267,81 €
-150,57 €
2.375,12 €
9.754,95 €
-7.379,83 €
896,26 €
961,45 €
-65,19 €
44.865,27 €
0,00 €
44.865,27 €
0,00 €
0,00 €
538,56 €
357,70 €
0,00 €
0,00 €
2.375,12 €
44.865,27 €
Publicações
2.189,92 €
23,60 €
2.213,52 €
1.363,02 €
850,50 €
Consultadoria (Qualidade)
2.930,12 €
931,20 €
3.861,32 €
6.160,32 €
-2.299,00 €
Secretaria
1.383,52 €
140,86 €
1.524,38 €
1.386,73 €
137,65 €
Despesas com Pessoal (c)
1.978,85 €
10.319,15 €
12.298,00 €
4.332,73 €
7.965,27 €
Eventos e Activ.Culturais
0,00 €
269,00 €
269,00 €
0,00 €
269,00 €
Reparação diverso material
0,00 €
0,00 €
0,00 €
70,88 €
-70,88 €
1.939,37 €
321,04 €
2.260,41 €
383,62 €
1.876,79 €
0,00 €
2.743,07 €
2.743,07 €
896,25 €
1.846,82 €
30.986,44 €
29.293,99 €
120.436,35 €
6.405,87 €
27.952,80 €
Despesas diversas
Despesas de Infraestruturas
120.436,35 €
Projecto RCAAP
SUB-TOTAL
Abatimentos às Receitas d)
30.986,44 €
35.699,86 € 148.389,15 €
TOTAL
(a) Excepto máquinas de fotocópias
(b) Inclui despesas com assistência de máquinas, papel, cartões, etc.
(c) Aquisições de serviço + POCS + horas extraordinárias + anúncios de abertura concursos
(d) Componente institucional ef.despacho RT-19/2000
120.436,35 €
85.240,15 €
35.196,20 €
47.240,39 €
227.957,17 €
142.541,14 €
85.416,03 €
34.358,67 €
19.514,42 €
14.844,25 €
47.240,39 €
262.315,84 €
162.055,56 €
100.260,28 €
Figura 4: Despesas.
Desta análise comparativa salienta-se um crescimento global das despesas de quase 60% (não considerando os
abatimentos às receitas), relativamente a 2009. Para além do novo crescimento das despesas associadas ao
projecto RCAAP (mais 41,29%, ou 35.196,20€), este forte aumento das despesas ficou a dever-se às despesas
com a aquisição de mobiliário (44.865.27€), que foram inexistentes em 2009, e a um forte aumento das
despesas com pessoal (mais 183,84%, ou 7.965,27 €), relacionadas, entre outros aspectos, com o alargamento
do horário de funcionamento das bibliotecas).
Em diversas outras rubricas registaram-se aumentos ou reduções significativas da despesa, mas excluindo as
três rubricas acima referidas (RCAAP, Mobiliário e Pessoal) o nível global das despesas em 2010 foi semelhante
ao registado em 2009.
8
3. ACTIVIDADES
3.1. Projectos
3.1.1.
Open Access e repositórios
3.1.1.1.
Projecto RCAAP
Na sequência da colaboração estabelecida em 2008 para o desenvolvimento inicial do projecto Repositório
Científico de Acesso Aberto, e à semelhança do que ocorreu em 2009, a Fundação para a Computação
Científica Nacional contratou os Serviços de Documentação da Universidade para o desenvolvimento do projecto
RCAAP em 2010, atribuindo-lhe a responsabilidade pela coordenação científica e técnica de todo o trabalho
desenvolvido.
Durante o ano de 2010, foram desenvolvidas as várias tarefas previstas, destacando-se como principal novidade
a cooperação com o Brasil, na sequência do memorando de entendimento entre os Ministros da Ciência e
Tecnologia do Brasil e Portugal, cujos principais resultados foram a integração dos conteúdos dos repositórios
brasileiros (mais de 170.000 novos registos) no portal RCAAP, a criação de um directório luso-brasileiro de
repositórios e revistas de acesso aberto, disponível em http://directorio.rcaap.pt, e a realização da 1ª
conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto. A conferência realizou-se, nos dias 25 e 26 de Novembro, no
campus de Gualtar da Universidade do Minho, contando com a presença de mais de 180 participantes, dos
quais cerca de 20 participantes brasileiros, e através das 8 comunicações e 13 posters aceites, bem como de
diversas comunicações convidadas, permitiu partilhar práticas e projectos de ambos os países.
Em 2010 procedeu-se à actualização de todos os repositórios do serviço de alojamento (SARI) para a versão
1.6.2 do DSpace. Ainda ao nível deste serviço de alojamento, foram adicionados mais 8 novos repositórios das
seguintes instituições:
Instituto Politécnico de Santarém
Instituto Politécnico de Viseu
Centro Hospitalar de Lisboa Central
Centro Hospitalar do Porto
Instituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo Jorge
Universidade da Madeira
Universidade de Lisboa
Foi desenvolvida uma nova versão do portal RCAAP, que foi apresentada na conferência luso-brasileira em
9
Novembro de 2010. As principais novidades desta versão foram a possibilidade de partilhar registos nas redes
sociais e serviços de social bookmarking (Facebook, twitter, delicious, linkedIN) assim como a possibilidade de
exportar os registos do Portal para ferramentas de gestão bibliográfica (EndNote, Mendeley, RIS e Bibtex). Além
disso, e no âmbito da nova integração com o sistema Degóis, foi desenvolvida uma nova funcionalidade de envio
dos registos para o DeGóis. Outra característica desta integração é a possibilidade de consultar o currículo de
um autor no sistema DeGóis. Foram ainda adicionados os registos brasileiros e criado um filtro para pesquisar
só registos portugueses ou registos portugueses e brasileiros.
Garantiu-se o funcionamento do sistema de Helpdesk aos gestores de repositórios do SARI e às instituições
agregadas no portal RCAAP.
Ao nível da comunicação e disseminação, foram desenvolvidas várias acções de divulgação nas instituições e
reuniões gerais de projecto. Procedeu-se ainda à criação do novo website do projecto RCAAP, com redefinição do
layout, estrutura de informação e novas funcionalidades. Para apoiar a comunidade na compreensão dos
aspectos básicos do projecto RCAAP, foram desenvolvidos 5 tutoriais em vídeo, disponíveis no novo website do
projecto alusivos ao projecto RCAAP e Open Access, aos direitos de autor, Repositório Comum, Utilização do
Portal RCAAP.
Em termos de interoperabilidade com outros projectos, foi alterado o Addon do DSpace, o OAIextended, para
suportar as directrizes do projecto OpenAIRE assim como alterado o processo de depósito para cumprir com
esses requisitos. Melhorou-se também a integração com o sistema DeGóis, com novas funcionalidades no portal
RCAAP já acima referidas e melhorando o processo de envio de registos para os repositórios.
Foi desenvolvida uma versão base de um sistema de agregação de estatísticas dos repositórios do SARI,
extensível aos restantes, para se poder medir que produção científica é depositada nos repositórios e qual as
suas características.
No contexto das teses e dissertações, foi efectuado um estudo de estado da arte de Teses e Dissertações e
iniciado o processo de integração dos repositórios do SARI para cumprirem com o esquema ETD-MS. Foram
ainda dadas algumas informações acerca da melhor forma de gerir teses e dissertações nos repositórios
institucionais.
Outra das novas áreas no projecto RCAAP em 2010 foi a dos repositórios de dados científicos. Neste domínio,
elaborou-se um estudo de estado da arte e posteriormente foi instalado e configurado um repositório de dados
científicos. Este repositório constitui-se como um projecto-piloto que se iniciou com 3 instituições (Instituto
Politécnico de Castelo Branco, Laboratório Nacional de Engenharia Civil e o Arquivo Português de Informação
Social).
No âmbito do projecto RCAAP foi ainda acompanhado o projecto Blimunda onde se registaram revistas e
editoras portuguesas no serviço Sherpa/Romeo, juntamente com as suas políticas de auto-arquivo. Desse
projecto resultou também a tradução do serviço Sherpa/Romeo para português.
10
3.1.1.2.
Projecto NECOBELAC
No âmbito do projecto NECOBELAC (NEtwork of COllaboration Between Europe and Latin American Caribbean
(LAC)), foram desenvolvidas as actividades e os deliverables previstos, nomeadamente o "Plano operacional
detalhado das actividades a serem desenvolvidas de acordo com os contextos dos países europeus e LAC "
(Deliverable 5.1.), da responsabilidade da Universidade do Minho. Além do apoio na revisão de alguma
documentação produzida pelos parceiros, foram ainda desenvolvidas diversas traduções para português de
documentos do projecto e dos conteúdos do Website. Os SDUM participaram também no desenvolvimento dos
conteúdos dos cursos de formação do NECOBELAC.
Ao nível da componente de formação, um membro dos SDUM participou também, como formador, nos
seguintes cursos realizados em 2010:
São Paulo, Brasil – Abril 2010
Bogotá, Colômbia – Novembro 2010
Foi ainda finalizado o primeiro relatório de actividade do projecto e a equipa afecta ao projecto tem participado
nas reuniões realizadas presencialmente (aquando dos cursos de formação) ou por audioconferência.
3.1.1.3.
Projecto OpenAIRE
Desenvolveu-se de Dezembro de 2009 a Novembro de 2010 o 1º período do projecto europeu OpenAIRE, um
projecto de três anos, que está a desenvolver a infra-estrutura para apoiar os investigadores no cumprimento do
projecto piloto Open Access da Comissão Europeia e das Orientações Open Access do Conselho Europeu de
Investigação. Os Serviços de Documentação integram a rede de 38 parceiros que realiza este projecto do 7º
programa-quadro que tem como objectivo apoiar a implementação do Open Access na Europa.
As actividades desenvolvidas neste 1º período de actividades do projecto visaram sobretudo estabelecer a infraestrutura electrónica para a rede de repositórios, construir um portal OpenAire e dinamizar o trabalho da rede de
parceiros com vista a proporcionará um amplo sistema europeu de Helpdesk.
Os SDUM participaram durante este ano na coordenação das actividades de dois Work Package do projecto –
European Helpdesk (WP2) e Dissemination (WP3). No processo de gestão do sistema europeu de Helpdesk e de
envolvimento e apoio às delegações nacionais estabeleceu-se uma rede virtual estruturada com um apoio central
e suportado por coordenadores regionais. Neste processo os SDUM assumiram funções em três níveis
diferenciados: participação na coordenação europeia, coordenação regional das delegações nacionais do sul da
Europa (Chipre, Espanha, Grécia, Itália, Malta e Portugal), a realização das funções de delegação nacional do
Open Access, tendo como missão ligar os investigadores, as instituições de investigação e os decisores políticos
a nível nacional, e os serviços do projecto OpenAIRE.
11
Os trabalhos realizados no âmbito do WP2 (Helpdesk europeu) foram mais significativos neste primeiro período
do projecto, por comparação com o outro Work Package em que os Serviços estão envolvidos. Particularmente,
os Serviços de Documentação assumiram responsabilidades directas na elaboração das Directrizes OpenAIRE
1.0 – Directrizes para fornecedores de conteúdos do espaço de informação OpenAIRE. Na coordenação regional
dos países do sul foram realizadas oito reuniões via videoconferência e estabelecidos os protocolos necessários
ao normal funcionamento do sistema europeu de helpdesk e suporte às delegações nacionais.
No âmbito do WP3 dedicado à disseminação, os serviços de Documentação apresentaram prepararam a 1º
versão do guia para as instituições de investigação (M3.1 Toolkit for Research Institutions).
Para a execução do projecto os Serviços de Documentação participam mensalmente nas reuniões por
videoconferência da equipa coordenadora do sistema Helpdesk e da disseminação e fizeram-se representar nos
eventos realizados ao longo de 2010:
Janeiro: kick-off meeting em Atenas
Janeiro: Project Meeting com a European Commission em Bruxelas
Maio: Reunião do Programme Steering Committee Meeting em Frankfurt
Junho: Training Event das delegações nacionais Open Access em Aarhus
Dezembro: Programme Steering Committee Meeting, General Assembly, Launch event e External
Review, em Gent
Em Dezembro finalizaram e entregaram o relatório financeiro do 1º período do projecto.
3.2. Sistema de Gestão da Qualidade
Em 2007, os Serviços de Documentação iniciaram a implementação de sistemas de gestão da qualidade nos
seus serviços, nomeadamente o Balanced Scorecard e a ISO 9001:2008. Em 2009 alcançaram a certificação
com zero não conformidades. Ao longo de 2010, o trabalho desenvolvido nesta área centrou-se
fundamentalmente na consolidação de todo o sistema de gestão da qualidade, bem como, na plataforma que o
suporta.
3.2.1.
Análise do desempenho com clientes
No período de 15 a 26 de Novembro, foi realizado um inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas
da Universidade do Minho. Foi aplicado o questionário LibQual, utilizado em inúmeras bibliotecas de todo o
mundo, o qual foi disponibilizado via electrónica para preenchimento pelos utilizadores. Foram recolhidas 326
respostas (ver Figura 5).
12
Sexo
N
%
Masculino
108
33,1
Feminino
214
65,6
4
1,3
326
100
N
%
Aluno de Licenciatura
117
35,9
Aluno de Especialização
133
40,8
Aluno de Mestrado
23
7,1
Aluno de Doutoramento
16
4,9
Investigador
1
0,3
Docente
31
9,5
Funcionário
3
0,9
Leitor Externo
1
0,3
Sem indicação
1
0,3
326
100
Sem indicação
Total
Tipo de utilizador
Total
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual
A análise global do questionário segundo os parâmetros LibQual, e numa escala de 1 a 9, revelou os seguintes
resultados:
Por dimensão
Dimensões
Valor afectivo do
serviço
A biblioteca como
espaço
Controlo da
informação
X Nível mín.
(VM)
X valor observ.
(VO)
X valor desej.
(VD)
Adeq. do serviço
(VO-VM)
Super. do serviço
(VO-VD)
6,68
6,89
8,02
0,20
-1,13
6,85
6,52
8,13
-0,33
-1,62
6,73
6,66
7,98
-0,07
-1,32
Por adequação do serviço
Questão mais pontuada: A1 - Os funcionários inspiram-lhe confiança
Questão menos pontuada: E5 - Na biblioteca existem espaços para a aprendizagem e o estudo em
grupo.
A análise global do questionário segundo as medidas de tendência central apresentou os seguintes resultados:
Dimensões
Média
Valor afectivo do serviço
6,89
8
8
A biblioteca como espaço
6,52
7
8
Controlo da informação
6,6
7
7
6,67
7
8
Total
Mediana
Moda
13
Para além deste questionário, e à semelhança do sucedido em anos anteriores, de 17 a 28 de Maio, foi
realizado um outro inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do Minho para
avaliar o seu grau de satisfação e o modo como são atendidos na Biblioteca Geral, na Biblioteca de Guimarães e
na Biblioteca do Edifício dos Congregados.
A aplicação do questionário foi feita por amostra aleatória nos balcões de atendimento das referidas bibliotecas.
Após actos de atendimento, os funcionários dos respectivos balcões entregaram o questionário impresso aos
utilizadores solicitando a sua colaboração. Foram utilizadas caixas para recolha dos questionários colocadas
para o efeito em cada uma das bibliotecas em análise (BGUM, BPG e BEC).
As figuras a seguir apresentadas sintetizam os resultados obtidos através da aplicação do questionário. A escala
utilizada para as duas primeiras questões foi: 1=Mau; 10=Excelente.
N
Válidos
794
Não responde
0
Média
8,64
Mediana
9,00
Moda
9,00
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento
Simpatia Educação Clareza Eficiência Rapidez Disponibilidade
Válidos
791
781
782
781
781
783
3
13
12
13
13
11
Média
8,59
8,39
8,77
8,54
8,6
8,42
Mediana
9,00
9
9
9
9
9
10,00
10
10
9
9
9
N
Não responde
Moda
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por factor
Atendimento
Mau
Insuficiente
Satisfatório
Bom
Muito bom
Excelente
S/ indicação
Total
N
0
3
36
164
383
205
3
794
%
0
0,4
4,5
20,7
48,2
25,8
0,4
100
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento
14
3.2.2.
Análise do desempenho dos fornecedores
Todos os fornecedores avaliados, ao longo de 2010, alcançaram um índice de qualificação elevado (acima dos
80%).
Nesse mesmo período, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades a
fornecedores:
Processo
Não Conformidade
Serviços de Documentação Digital
Total
2
2
Figura 9: Não conformidades a fornecedores
3.2.3.
Análise das Não Conformidades e Reclamações e estudo de
causas
Ao longo de 2010, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades:
Processo
Serviços de Leitura
Serviços de Empréstimo
Gestão do Circuito Documental
Gestão do RepositóriUM
Serviços de Documentação Digital
Gestão das Infra-estruturas
Gestão das Aquisições
Total
Não Conformidade
62
11
196
33
3
4
1
310
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas
E as seguintes Reclamações apresentadas pelos utentes das bibliotecas da UM:
Processo
Nº de Reclamações
Serviços de Leitura
Serviços de Empréstimo
Gestão do Circuito Documental
Gestão do RepositóriUM
Serviços de Documentação Digital
Total
28
11
2
9
0
50
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas
15
Foram ainda registadas e tratadas, nos respectivos períodos, as Sugestões de Melhoria e os pedidos de suporte
a seguir apresentados:
Ocorrência
Sugestões de melhoria (de Junho a Dezembro de 2010)
Pedidos de suporte de infra-estruturas (de Junho a Dezembro de 2010)
Pedidos de suporte informático (de Junho a Dezembro de 2010)
Pedidos de suporte RepositóriUM (de Julho a Dezembro de 2010)
Total
Total
5
82
153
657
897
Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados
Por parte dos utentes das bibliotecas da UM foram apresentadas as seguintes sugestões:
Processo
Nº de Sugestões
Serviços de Leitura
Serviços de Empréstimo
Total
9
1
10
Figura 13: Sugestões de utentes registadas e tratadas
O estudo das causas das ocorrências registadas, bem como, o tratamento dado às mesmas e respectiva
avaliação de resultados, encontra-se registado na documentação que compõe o processo “Tratamento de Não
Conformes e de Reclamações” da rede de processos do Sistema de Gestão da Qualidade dos SDUM.
3.2.4.
Análise da eficácia das acções correctivas e preventivas
O acompanhamento e a avaliação da eficácia das acções correctivas e preventivas foram efectuados através do
Programa de Gestão e do Registo de Não Conformidades e de Reclamações.
3.2.5.
Auditorias internas
Nos dias 27 e 28 de Maio de 2010, os SDUM realizaram uma auditoria interna global aos seus serviços. Os
resultados dessa auditoria foram os registados na tabela seguinte:
Cláusulas da Norma ISO 9001:2008
Sugestão de melhoria
5.4 – Planeamento
6.3 – Infra-estrutura
7.5 – Produção e fornecimento do serviço
8.2 – Monitorização e medição
Total
2
1
1
2
6
Figura 14: Sugestões de Melhoria registadas
16
O maior número de Sugestões de Melhoria registadas em auditoria incidiu nas cláusulas normativas 5.4 e 8.2
relativas ao Planeamento e à Monitorização e medição, respectivamente.
3.2.6.
Formação dos colaboradores
Ao longo de 2010, os colaboradores dos Serviços de Documentação frequentaram as acções de formação
abaixo indicadas, tendo sido avaliadas em termos de eficácia as que se encontram assinaladas:
Data
Dez. 2009 – Fev.
2010
Set. 2009 –
Junho 2010
7 – 9 Abril
22 – 23 Abril
24 – 25 Maio
23 Junho
5 Julho
6 – 9 Julho
20 – 25 Julho
27 – 28 Set.
25 – 26 Nov.
23 e 29 Nov.
Acções de formação realizadas
Curso de inglês básico para bibliotecários
Interna
X
Curso para dirigentes da Administração Pública (FORGEP)
10.º Congresso Nacional da BAD
Formação b-on 2010: profissionais BAD
O atendimento nas bibliotecas: uma questão de imagem ou uma
questão de eficiência?
Cabimentação de despesa
Demonstração das actualizações da plataforma compras públicas
Open Repositories 2010
Certificação/Qualificação de Auditores Internos da Qualidade ISO
X
26 Nov.
18 Nov.
Dez. 2010 –
Junho 2011
17 Dez.
a)
b)
c)
d)
Formação geral para técnicos de atendimento nos pontos de acesso
da RIIBES
Pesquisa de informação estatística no Portal de Estatísticas Oficias
a)X
X
X
X
X
X
X
X
b)
b)
b)
b)
X
c)
X
c)
X
a formação de contratos de aquisição de bens ou aquisição de serviços
10 Nov.
Eficácia
S
N
X
X
X
9001:2008
Catalogação de material não livro
1.ª Conferência Luso-Brasileira Acesso Aberto
Código dos Contratos Públicos: o procedimento de Ajuste Directo para
Externa
X
VI Conferência do Cenáculo sobre "A Biblioteca 2.0, oportunidades e
desafios para as bibliotecas do século XXI"
b)
X
c)
X
c)
X
b)
X
b)
Curso de inglês para funcionários não docentes da UM
X
Higiene e Segurança no Trabalho
X
d)
b)
Acção de formação que transitou de 2009 e cuja conclusão ocorreu em 2010
Acção de formação à qual não é aplicável a metodologia de avaliação da sua eficácia
Acção de formação cujo período para avaliação da sua eficácia termina em 2011
Acção de formação cuja conclusão ocorre em 2011
Figura 15: Acções de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM
Refira-se que, para além deste relatório, a avaliação da eficácia das acções de formação é registada no Plano de
Formação de 2010.
17
O número de horas de formação per capita oscilou entre as 3,5 e as 180, resultando nos seguintes dados: n.º
total de horas de formação – 1.722,5; n.º de colaboradores abrangidos – 35.
3.3. Da Secção Administrativa e de Secretariado
Condensa-se no seguinte quadro o movimento de expediente elaborado ao longo do ano, em Braga e Guimarães,
comparando-se com o registado em 2009:
DESIGNAÇÃO
TOTAL
BRAGA
GUIMARÃES
2010
2009
Ofícios emitidos (a)
912
82
994
257
Notas Internas (b)
193
0
193
210
Documentos despesa
334
0
334
265
1015
119
00
1134
92
12
104
170
Guias de remessa
Guias de entrega
Informações de serviço
Facturas/Recibos
3
0
3
9
90
22
112
142
(a) Correspondência emitida para o exterior da U.M.
(b) Ofícios dirigidos a entidades da U.M.
Figura 16: Expediente
Naturalmente que o conteúdo funcional da secretaria dos Serviços não se limita à tarefa de expediente.
Compete-lhe também:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Arquivar toda a correspondência e outra documentação, produzida no âmbito da gestão dos SDUM;
Manter actualizado e conferido o inventário do material não livro existente;
Executar as operações administrativas referentes a receitas e despesas de qualquer proveniência;
Arrecadar, fornecer e controlar o material de consumo corrente;
Guardar e distribuir os impressos de utilização geral;
Receber, abrir e distribuir toda a correspondência recebida;
▪
Executar o processo de aquisição de bens e serviços;
▪
▪
Promover a circulação interna de documentos;
Controlar o serviço de fotocópias e zelar pelo bom funcionamento das respectivas máquinas;
▪
▪
Coligir estatísticas globais e sectoriais dos serviços;
Preparar escalas de serviço, calendário de férias e folhas de assiduidade;
▪
Preencher mensalmente os mapas de controlo, em uso nos SDUM
18
3.4. Da Divisão de Biblioteconomia
3.4.1.
Sector de Aquisições
O mapa de movimentos que a seguir se apresenta concentra o investimento que a Universidade do Minho fez,
em 2010, para adquirir novos recursos bibliográficos e informativos.
PROPONENTE
SDUM (1)
A. JURIDICA
C. ALGORITMI
1.113,93 €
C. FÍSICA
CCTT
CEB
CEH
CIEd
3.303,88 €
CIFPEC
CIPsi
CMAT
CT2M
DH-CII
DRH
EA
E. DIREITO
E.C. - Presidência
E.C./Dpt. BIOLOGIA
E.C./Dpt. C. da TERRA
E.C./Dpt. FÍSICA
E.C./Dpt. MAT. E APLI.
E.E. - Presidência
E.E./DEB
E.E./DEC
E.E./DEI
E.E./DEM
E.E./DEP
E.E./DET
E.E./DI
E.E./DPS
793,69 €
E.E./DSI
ECS
EEG
EP
ESEnfermagem
GRI
ICS
1.624,10 €
IE
3.274,80 €
ILCH
6.020,35 €
IMARKE
NEDAL
NICPRI
NIPE
REITORIA/PRT-CV
REITORIA/VR-RVC
SDUM
938,07 €
U. ARQUEOLOGIA
TOTAIS
17.068,82 €
Notas
(1) - Aquisições efectuadas pelos SD
AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA EM 2010
MAPA DE MOVIMENTOS
AQUISIÇÃO DE LIVROS
ASSINATURAS
PROPONENTE (2)
TOTAL
REVISTAS
B. DADOS
289,24 €
289,24 €
1.378,83 €
2.492,76 €
535,08 €
681,12 €
681,12 €
337,05 €
1.739,01 €
4.000,00 €
990,82 €
990,82 €
1.833,51 €
26.969,81 €
26.969,81 €
15.123,21 €
1.976,07 €
14.409,85 €
17.713,73 €
73,73 €
73,73 €
19.756,88 €
7.620,28 €
7.620,28 €
3.369,98 €
10.052,89 €
918,12 €
918,12 €
64,37 €
4.650,87 €
4.650,87 €
15.160,82 €
121,00 €
121,00 €
577,30 €
577,30 €
848,39 €
6.225,19 €
6.225,19 €
3.590,13 €
3.590,13 €
2.021,87 €
2.021,87 €
2.564,42 €
2.564,42 €
2.527,55 €
2.527,55 €
2.119,76 €
2.119,76 €
1.605,24 €
2.087,11 €
2.087,11 €
4.616,81 €
4.616,81 €
3.244,11 €
2.522,56 €
2.522,56 €
1.110,44 €
1.110,44 €
798,24 €
798,24 €
1.504,78 €
1.504,78 €
407,99 €
1.841,60 €
1.841,60 €
1.230,07 €
2.023,76 €
281,20 €
535,08 €
2.089,10 €
2.089,10 €
1.345,00 €
535,08 €
12.816,42 €
12.816,42 €
10.513,45 €
10.513,45 €
20.268,40 €
2.366,40 €
2.366,40 €
2.218,24 €
2.218,24 €
259,43 €
266,40 €
266,40 €
10.399,80 €
12.023,90 €
27,93 €
6.244,98 €
9.519,78 €
3.251,12 €
9.271,47 €
103,31 €
63,20 €
63,20 €
4.914,11 €
4.914,11 €
2.416,44 €
2.100,00 €
843,27 €
843,27 €
4.249,73 €
277,87 €
277,87 €
107,65 €
107,65 €
938,07 €
516,16 €
4.097,95 €
523,31 €
523,31 €
150.336,82 €
167.405,64 €
31.509,10 € 85.281,21 €
TOTAL (3)
289,24 €
3.027,84 €
1.018,17 €
5.739,01 €
2.824,33 €
44.069,09 €
17.713,73 €
73,73 €
19.756,88 €
21.043,15 €
982,49 €
19.811,69 €
121,00 €
1.425,69 €
6.225,19 €
3.590,13 €
2.021,87 €
2.564,42 €
2.527,55 €
2.119,76 €
1.605,24 €
2.087,11 €
7.860,92 €
2.522,56 €
1.110,44 €
798,24 €
1.912,77 €
1.841,60 €
2.840,04 €
3.969,18 €
12.816,42 €
30.781,85 €
2.366,40 €
2.477,67 €
266,40 €
12.051,83 €
9.519,78 €
9.374,78 €
63,20 €
7.330,55 €
2.100,00 €
5.093,00 €
277,87 €
107,65 €
5.552,18 €
523,31 €
284.195,95 €
19
(2) - Aquisições efectuadas directamente pelas Unidades
(3) - Total de despesas (livros + revistas + bases de dados)
Figura 17: Aquisição de bibliografia em 2009
Comparativamente com os valores de 2009, verificou-se um decréscimo global de 4,2% na aquisição de
novos recursos bibliográficos e informativos, ou seja menos 12.515,78€, invertendo a tendência registada em
2009 (ver Figura 17).
O investimento evoluiu de forma diferente de acordo com os tipos de recursos informativos: mais 26,2% ou
34.769,01€ no investimento na aquisição de monografias, mais 23,8% ou 16.392,60€, de investimento em
bases de dados, menos 66,9% ou 63.677,39€ de investimento em revistas científicas (o que é parcialmente
explicado pelo facto de em 2009 se ter verificado um valor excepcionalmente elevado pelo pagamento de dois
anos de assinatura – 2008 e 2009, de diversas revistas).
Em qualquer o nível de investimento em recursos bibliográficos manteve-se num nível historicamente baixo. O
gráfico da Figura 18, onde para efeitos comparativos entre os diferentes anos está agregada a aquisição de livros
com a assinatura de bases de dados, e assinatura de revistas em papel com a assinatura de revistas
electrónicas, ilustra a tendência que se vem verificando nos últimos anos quanto à aquisição e assinatura de
recursos bibliográficos e informativos na UMinho.
1.200.000,00 €
Aquisições / ano
1.000.000,00 €
Livros
Revistas
Total
800.000,00 €
600.000,00 €
400.000,00 €
200.000,00 €
0,00 €
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Figura 18: Investimento em livros e revistas.
O sector de aquisições bibliográficas recebeu 7.908 volumes de monografias, correspondentes a 4.232 compras
e 3.676 ofertas. Comparativamente com 2009, o número global de entradas diminuiu 22,3%. No entanto,
contrariamente à tendência dos últimos anos, houve um aumento do número de exemplares adquiridos por
compra: mais 23,9% correspondentes a mais 816 volumes.
20
14.000
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
Compras
Ofertas
Totais
Braga
Guimarães
2005
6.325
4.158
10.483
9.307
1.176
2006
6.334
5.220
11.554
10.081
1.473
2007
4.828
6.572
11.400
9.380
2.020
2008
4.198
7.069
11.267
9.649
1.618
2009
3.416
6.757
10.173
9.180
993
2010
4.232
3.676
7.908
6.582
1.326
Figura 19: Novos livros recebidos.
No que diz respeito às publicações periódicas, no ano de 2010 registaram-se alterações significativas no número
de títulos assinados pelas unidades e recebidos nas bibliotecas da Universidade do Minho, tendo sido assinados
135 títulos, menos 46%, ou seja menos 115 títulos que em 2009. O número de revistas acessíveis em formato
electrónico através da B-on permaneceu estável dado que se mantiveram as mesmas editoras.
3.4.2.
Sector de Catalogação
Durante o ano de 2010, o sector de catalogação efectuou a descrição bibliográfica de novos documentos,
inserindo e validando os respectivos registos na base de dados; procedeu à actualização de registos existentes;
efectuou a colagem de etiquetas (anti-furto, código de barras e cota) e respectiva plastificação e, finalmente,
procedeu à embalagem e envio de publicações para as bibliotecas depositárias, acompanhadas de guias de
remessa. Neste contexto, verificou-se um tempo médio de processamento das 8.004 novas publicações
monográficas (descrição bibliográfica, etiquetagem e elaboração de guias de remessa) de 3,8 dias, tendo sido
efectuado o tratamento técnico de 93,4% (7.478) do total das publicações que aguardavam tratamento técnico
(96 transitadas de 2009 e 7.908 entradas por compra ou oferta durante o ano de 2010). Transitam para 2011,
526 publicações sem descrição bibliográfica.
Trabalharam regularmente neste sector, em Braga, três assistentes técnicas (com formação profissional
especifica em Biblioteca e Documentação) e em Guimarães, uma assistente técnica (com formação profissional
específica em Biblioteca e Documentação).
21
O contínuo crescimento do RepositóriUM continuou a justificar o envolvimento da equipa do sector de
catalogação, que para além do processo de descrição ou actualização bibliográfica de alguns destes documentos
electrónicos no catálogo bibliográfico dos SDUM, procedeu também à validação dos metadados de 1.019
documentos depositados no RepositóriUM (um aumento de 19,5% relativamente aos documentos validados em
2009).
Em 2010 foram introduzidas na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, as referências de
12.174 novas publicações (uma diminuição de 26,1% comparativamente a 2009): 9.745 em Braga (6.013
monografias, 3.130 fascículos de publicações periódicas, 586 documentos audiovisuais e multimédia e 16
documentos cartográficos) e 2.429 em Guimarães (1.088 monografias, 1046 fascículos de publicações
periódicas e 292 documentos multimédia e 3 documentos cartográficos). Na Figura 20 pode observar-se o total
das publicações que receberam tratamento técnico documental nos Serviços de Documentação e a sua
distribuição pelas respectivas bibliotecas depositárias em 2010, comparando com a situação verificada no ano
de 2009.
2009
BIBLIOTECA
Monografias e
Outros
2010
Publicações
Periódicos
Monografias e
Outros
Total
Publicações
Periódicos
Total
BGUM
3.968
1.255
5.223
3.441
1647
5.088
BPG
1.053
751
1.804
1.384
993
2.377
BCE
957
389
1.346
937
117
1.054
BCEH
646
271
917
1.321
545
1.866
BEC
BECS
OUTRAS
TOTAL
572
623
1195
408
133
541
1.454
1.576
3.030
265
284
549
2.289
659
5.978
242
457
699
10.939
5.524
16.463
7.998
4.176
12.174
Figura 20: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2009 e 2010.
Deste processo resultou a criação de 5.807 novos registos bibliográficos (uma diminuição de 23,4%
comparativamente a 2009): 4.725 foram introduzidos nos Serviços de Documentação em Braga (4.260 relativos
a monografias, 417 a documentos cartográficos e multimédia e 48 a publicações periódicas) e 1.082 em
Guimarães (780 relativos a monografias, 292 a documentos cartográficos e multimédia e 10 a publicações
periódicas). Para os 4.954 novos autores, foi estabelecida a correspondente entrada de autoridade.
Na Figura 21 pode observar-se o ritmo mensal de entradas dos novos registos bibliográficos em 2009 e 2010.
22
Registos por mês/ano
1.000
2009
2010
900
800
762
700
711
600
642
619
539
500
488
434
400
400
326
300
365
358
200
163
100
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Maio
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Figura 21: Entradas mensais de novos registos em 2009 e 2010.
Considerando os 211 dias úteis de 2010, verifica-se uma média diária de 27,5 novos registos bibliográficos, o
que representa uma diminuição de cerca de 24,2% face à média diária de 36,3 registos verificada em 2009.
Foram ainda recolhidos elementos que permitiram a actualização de 6.367 registos existentes: 5.035 em Braga
e 1.332 em Guimarães, respeitantes a documentos repetidos, obras em volumes, material acompanhante ou
novos fascículos de publicações periódicas.
Em 31 de Dezembro de 2010, a base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, incluía 298.234
registos bibliográficos, correspondentes a 394.246 volumes de monografias, 14.156 documentos audiovisuais,
cartográficos e multimédia e 340.335 fascículos de publicações periódicas.
3.4.3.
Sector de Análise Documental
Durante o ano de 2010, o sector de análise documental continuou a realizar as suas actividades no sentido de
facilitar e melhorar o acesso aos recursos bibliográficos e informativos disponibilizados na Universidade do
Minho
O processo de construção do ficheiro de autoridades do catálogo bibliográfico da U.M. foi continuado, com a
validação pelos técnicos superiores de 525 registos de autoridade (um aumento de 82,9% relativamente aos 287
registos validados em 2009).
O crescimento dos conteúdos do RepositóriUM continuou a merecer a dedicação da equipa, que procedeu à
validação dos metadados de 382 documentos aí depositados durante o ano de 2010 (uma diminuição de 30%
relativamente aos 546 documentos validados em 2009, o que se pode justificar pelo envolvimento de um dos
elementos da equipa no processo de gestão da qualidade e do outro elemento na coordenação da biblioteca da
23
UM em Guimarães).
No ano em análise, foram pesquisados e classificadas 8.095 volumes de publicações monográficas (menos
25,9% que em 2009), tendo sido verificada a classificação de todos os documentos repetidos, obras em volumes
ou material acompanhante, que deram entrada nos SDUM durante o ano de 2010. O tempo médio de
processamento (pesquisa e classificação) das publicações monográficas foi de 0,2 dias.
A Figura 22 permite visualizar a distribuição mensal das publicações monográficas classificadas em Braga e
Guimarães em 2009 e 2010.
Classificações por mês/ano
1.800
2009
2010
1.551
1.500
1.242 1.232
1.200
962
900
724
600
1.028
630
1.103
648
728
478
777
553
974
852
541
1.032
945
815
518
478
300
560
420
234
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Maio
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Figura 22: Publicações monográficas classificadas em 2009 e 2010.
O processo de análise documental foi efectuado por três técnicos superiores de biblioteca e documentação,
sendo de referir que uma das técnicas superiores acumula o trabalho da análise documental com as funções
inerentes à coordenação da biblioteca da U.M. em Guimarães e do sector de difusão de informação e outra com
a responsabilidade pelo Sistema de Gestão da Qualidade.
Relativamente à distribuição da tarefa da classificação entre Braga e Guimarães, 6.691 volumes de publicações
monográficas (82,7%) foram classificados em Braga e 1.404 (17.3%) em Guimarães.
3.4.4.
Sector de Leitura e Empréstimo
Em 2010, as salas de leitura da BGUM e da BPG, continuaram a registar níveis de utilização elevados,
registando-se frequentes situações de superlotação. Também os 39 lugares das salas de estudo em grupo da
BGUM e os 96 da BPG mantiveram ao longo do ano níveis muito elevados de ocupação, encontrando-se quase
sempre esgotados.
24
No sector de leitura e empréstimo exerceram funções treze funcionários na BGUM, tendo a equipa sido
aumentada com mais dois elementos a partir de Outubro, no âmbito do alargamento do horário da biblioteca até
às 24,00 horas, quatro na BPG e dois na BEC.
A BGUM esteve aberta ao sábado de manhã, durante o período lectivo, a partir do dia 27 de Fevereiro. No
período compreendido entre 29 de Junho e 16 de Julho, foi praticado o horário alargado até às 24,00 horas na
BGUM e na BPG. A partir do dia 6 de Outubro, a BGUM voltou a praticar o horário alargado até às 24,00 horas.
Em 2010, foram introduzidos os dados relativos a 7.381 novos utentes, ficando com inscrição válida nas
bibliotecas da U.M. 21.754 utentes, dos quais 11.413 (52,5%) efectuaram operações relacionadas com o
empréstimo de publicações. Tendo em conta o número de utentes potenciais, por tipo de utente, verificamos
que durante o ano de 2010 efectuaram operações relacionadas com empréstimos, cerca de 50,9% (6.097) dos
alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados, 65,6% (2.514) dos alunos do 2º ciclo, 31,3% (609) dos
alunos do 3º ciclo, 68% (817) dos docentes e 56,5 (1.376) dos outros tipos de utente (antigos alunos, alunos
Erasmus, leitores externos, funcionários, investigadores).
Relativamente ao comportamento dos utentes na observação do regulamento das bibliotecas da U.M., passaram
pelo sistema anti-furto 71 utentes com obras não requisitadas: 30 em Braga e 41 em Guimarães. Na BPG
registaram-se ainda 58 ocorrências de indisciplina na sala de leitura, normalmente associada a situações de
perturbação do ambiente de silêncio que se procura impor.
Os balcões de atendimento das bibliotecas da Universidade do Minho que utilizam o sistema de gestão integrado
de empréstimos em uso nos Serviços de Documentação (biblioteca geral da U.M. – BGUM, biblioteca da U.M.
em Guimarães – BPG, biblioteca do Edifício dos Congregados – BEC, biblioteca de Ciências da Educação – BCE
e biblioteca da Escola de Ciências da Saúde – BECS, esta última até Março) realizaram no seu conjunto
177.436 operações relacionadas com o empréstimo, renovação de empréstimo, devolução e reserva de
publicações monográficas, valor que corresponde a uma diminuição de 15,8 % relativamente a 2009 (ver Figura
23).
2010
Biblioteca
TOTAL
Empréstimo
Renovação
Devolução
Reserva
2010
2009
48.802
29.057
50.801
1.358
130.018
153.663
BPG
9.576
4.318
10.127
261
24.282
29.029
BCE
5.442
5.213
5.407
187
16.249
16.938
536
81
666
35
1.318
4.997
BGUM
BECS
BEC
TOTAIS
2.153
1.083
2.238
95
5.569
6.229
66.509
39.752
69.239
1.936
177.436
210.856
Figura 23: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento.
O decréscimo acima mencionado verificou-se de forma mais acentuada na BGUM (15,4%), na BPG (16,4%) e na
BEC (10,6%), continuando a tendência já observada em anos anteriores. A BCE registou um decréscimo de 4%.
25
Os valores da BECS, apesar da tendência de decréscimo verificada no período de funcionamento, reflectem o
encerramento da biblioteca a partir de Março.
A Figura 24 permite observar a percentagem total de movimentos efectuados nos balcões de atendimento
(empréstimos, renovações, devoluções e reservas) pelas bibliotecas em análise.
14%
9%
1%3%
BGUM
BPG
BCE
BECS
BEC
73%
Figura 24: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2010.
Relativamente à operação de renovação de publicações, durante o ano de 2010 foram realizadas 141.477
renovações, o que representa uma diminuição de 10,4% relativamente ao total de 2009. Do conjunto de
renovações em 2010, 39.752 foram realizadas nos balcões de atendimento (menos 9,7% que em 2009) e
101.725 foram efectuadas directamente pelos utentes via Internet, através do catálogo bibliográfico (menos
10,6% que em 2009).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utentes que mais recorreram a este serviço com
76.221 renovações (59.579 efectuadas via internet e 16.642 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindose os do 2º ciclo com 44.276 pedidos (26.677 efectuados via internet e 17.599 nos balcões de atendimento). É
de referir que das 16.642 renovações solicitadas nos balcões de atendimento, 639 foram solicitadas através do
serviço de renovação via correio electrónico, solicitado sobretudo por alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos
integrados, por alunos do 2º ciclo e alunos Erasmus, registou 639 pedidos, tendo-se verificado uma média diária
de 2,7 respostas, asseguradas pela BGUM e pela BPG.
Relativamente às reservas de publicações, durante o ano de 2010 foram realizadas 3.087, o que representa um
decréscimo de 11,6% relativamente a 2009. Do conjunto das reservas em 2010, 1.936 foram realizadas nos
balcões de atendimento (menos 9,8% que em 2009) e 1.151 foram efectuadas directamente pelos utentes via
Internet, através do catálogo bibliográfico (menos 14,4% que em 2009).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utentes que mais recorreram a este serviço com
1.407 reservas (635 efectuadas via internet e 772 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os do
26
2º ciclo com 868 pedidos (320 efectuados via internet e 548 nos balcões de atendimento).
Durante o período de abertura da BGUM aos sábados de manhã, registaram-se 3.883 movimentos relacionados
com o empréstimo de publicações (mais 12% que em 2009). Considerando os 31 sábados de funcionamento da
BGUM em 2010, regista-se uma média diária de 125,3 movimentos.
De 13 de Junho a 18 de Julho, a BGUM e a BPG praticaram o horário nocturno das 20,00 às 24,00 horas,
tendo registado um total de 324 movimentos relacionados com o empréstimo de publicações: (136
empréstimos, 137 devoluções, 49 renovações e 2 reservas). Considerando os 14 dias de funcionamento,
registou-se uma média diária de 23,1 movimentos.
No período compreendido entre 6 Outubro e 16 de Dezembro a BGUM continuou a praticar o horário nocturno,
tendo registado 1.560 movimentos (722 empréstimos, 517 devoluções, 292 renovações e 29 reservas).
Considerando os 49 dias de funcionamento, registou-se uma média diária de 31,8 movimentos).
É de referir que das 278.516 publicações monográficas disponibilizadas para empréstimo, 210.239 na BGUM,
42.447 na BPG, 17.624 na BCE, 5.361 na BEC e 2.845 na BECS), em 2010 foram requisitadas 66.509
(49.802 na BGUM, 9.576 na BPG, 5.442 na BCE, 2.153 na BEC e 356 na BECS), ou seja, 23,9% do fundo
documental requisitável. Estes números representam uma diminuição, em termos absolutos e relativos,
relativamente aos verificados em 2009: 81.068 publicações requisitadas, correspondendo a 28% do fundo
requisitável.
Apesar de o sistema de gestão integrada de bibliotecas possibilitar que os utentes possam requisitar, renovar,
devolver e reservar publicações monográficas em qualquer uma das bibliotecas que utilizam este sistema
informático, em 2010 foi possível movimentar publicações devido a empréstimo ou devolução entre a BGUM, a
BPG, a BCE e a partir de finais de Setembro entre a BEC, a BGUM e a BPG, num total de 20.187 publicações
monográficas, das quais, 9.811 (48,6%) na BGUM, 4.880 (24,2%) na BPG, 5.192 (25,7%) na BCE e 304 na BEC
(1,5%). Relativamente ao ano de 2009, registou-se um aumento de 41,7%. Comparando apenas os movimentos
entre a BGUM e a BPG, o aumento é de 2,8%.
Nas páginas anteriores, procurou-se objectivar o movimento de publicações nos balcões de atendimento das
bibliotecas da U.M. No entanto, considerando o regime de livre acesso às estantes e a total liberdade de
movimentos concedida aos utentes, esses dados ignoram inteiramente o movimento de utentes que, sem
necessidade de se dirigirem aos balcões de atendimento, utilizaram diariamente as salas de leitura e
movimentaram milhares de publicações das estantes.
Um contador de passagens instalado na BGUM registou durante 2010 um total de 336.051 saídas, o que
representa uma média diária global de 1.259 passagens. Do total de passagens 3.526 ocorreram nas manhãs
de sábado em que a biblioteca se encontrou aberta (média de 114 passagens por sábado), e 332.525 nos
restantes dias (média de 1.409 passagens, mais 5,7% que em 2009), aqui incluindo 10.963 passagens nos
períodos de abertura entre as 20H e as 24H. Na BPG o contador de passagens registou 258.954, o que
27
representa uma média diária de 1097 passagens (menos 2,7% que em 2009), aqui incluindo 1.284 passagens
nos períodos de abertura entre as 20H e as 24H. Na BEC, registaram-se 16.017 passagens, correspondendo a
uma média diária de 68 passagens (mais 16% que em 2009).
Dos 69.239 actos de devolução de empréstimos efectuados em 2010 na BGUM, na BPG, na BEC, na BCE e na
BECS, 15.643, ou seja, 22,6% foram sujeitos ao pagamento de multas. Comparando estes valores com os
registados no ano anterior verifica-se uma diminuição em termos absolutos (17.271 devoluções sujeitas a multa
em 2009) mas um aumento em termos percentuais (21% em 2009).
3.4.5.
Fundo Documental
Considerando a manifesta e crescente falta de espaço nas estantes das salas de leitura da BGUM, em 2010,
procedeu-se à transferência de 511 exemplares repetidos e sem taxa de utilização nos últimos anos para um
espaço contíguo da biblioteca e foi reorganizado o conjunto das estantes das duas salas de leitura com o
aproveitamento de cerca de 130 metros de prateleiras, resultantes da reestruturação do espaço antes ocupado
por publicações periódicas.
É de referir que apesar da falta de espaço no depósito de publicações, se continua a disponibilizar em livre
acesso a quase totalidade do fundo documental proveniente da ex-BIEC (cerca de 13.800 exemplares) e as
publicações periódicas com maior taxa de utilização provenientes da extinta Biblioteca de Ciências Sociais (BCS).
Os fascículos das publicações periódicas compreendidas entre as letras A e D, antes disponíveis em livre acesso,
continuam num espaço contíguo, apesar de acessíveis para o utente, mediante solicitação num dos balcões da
biblioteca.
Na BPG foi efectuada a transferência para o depósito de 309 exemplares sem taxa de utilização nos últimos
anos.
28
3.5. Da Divisão de Informação
3.5.1.
Sector da Biblioteca Digital
O sector da Biblioteca Digital tem por funções garantir a gestão, manutenção, disseminação e acessibilidade dos
recursos bibliográficos em formato electrónico licenciados na Universidade do Minho, a selecção e disseminação
de recursos bibliográficos em acesso livre; a manutenção do website institucional dos SDUM e de outros sites
presentes na Web social.
Ao longo do ano foram desenvolvidas algumas melhorias na presença Web dos SDUM, designadamente novos
serviços de acesso às bases de dados bibliográficas, às revistas e aos livros electrónicos, integração de
funcionalidades da Web social no catálogo bibliográfico e marcado o início da presença dos SDUM nas redes
sociais Twitter e Facebook, com o objectivo de propiciar uma comunicação mais dinâmica e participativa.
Devido a inúmeros problemas técnicos, que não puderam ser solucionados em tempo útil, o serviço Portal de
pesquisa foi interrompido, optando-se pelas seguintes alternativas em termos de serviços de pesquisa e de
acesso aos recursos electrónicos:



Para a pesquisa integrada os SDUM passaram a recomendar o Portal b-on.
Para acesso a todas as bases de dados acessíveis na UMinho, foi criada uma página na secção
Biblioteca Digital do website dos SDUM, com a lista exaustiva dos recursos acessíveis via Web por
compra/assinatura e recursos de acesso livre seleccionados pelos SDUM.
Para localização de revistas e livros electrónicos disponíveis em texto integral por compra/assinatura ou
de acesso livre foi subscrita a ferramenta A-to-Z da Ebsco, tendo sido efectuado o carregamento de 40
colecções e a parametrização geral do sistema.
Foram introduzidas algumas melhorias no catálogo bibliográfico das bibliotecas UM, designadamente:

Exibição das capas dos livros na lista de resultados, com pré-visualização de páginas do livro (by google
book - serviço maioritariamente disponível para livros em língua inglesa);

Possibilidade de adicionar revisões/comentários e atribuir rating a publicações, navegar entre
publicações similares, relacionadas ou com a mesma tag (tags inseridas via LibraryThing - serviço

maioritariamente disponível para livros em língua inglesa);
Possibilidade de gerar links persistentes ao nível da pesquisa e ao nível do nível da publicação,
permitindo obter links estáveis ao longo do tempo, que podem ser usados com garantia de
perpetuidade em bibliografias, blackboard, etc.
Os SDUM marcaram ainda presença nas redes sociais, através da criação de perfis nas redes sociais Twitter e
Facebook:
29


Facebook - Bibliotecas da Universidade do Minho: um espaço de diálogo e partilha de informação sobre
eventos, as bibliotecas UM, serviços, recursos bibliográficos, dicas de pesquisa, etc.
Acesso: http://www.facebook.com/pages/Braga-Portugal/Bibliotecas-da-Universidade-do-Minho/78518268502
Twitter – BibliotecasUM: um canal de comunicação e divulgação de informação geral sobre os serviços
das bibliotecas UM, as novidades bibliográficas, etc. Acesso: http://twitter.com/bibliotecasUM
3.5.1.1.
Website dos SDUM
Em 2010, o número de visitas ao website dos SDUM aumentou 5.5%, verificando-se ainda um ligeiro aumento
no número de páginas consultadas (ver Figura 25). Em termos globais, o servidor dos SDUM registou 188.199
acessos em 2010, perfazendo uma média de 516 visitas diárias.
2009
2010
Var. %
Total de visitas
178.339
188.199
5,5%
- Média diária
487
516
5,8%
643.654
662.581
2,9%
1.759
1.815
3,2%
3,6
3.5
-2,5%
Total de páginas
- Média diária
- Média por visita
Figura 25: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website.
Visitas / mês
2009
25.000
2010
Visitas / ano
250.000
200.000
20.000
15.000
150.000
10.000
100.000
5.000
50.000
0
0
Jan
Fev Mar Abr
Mai Jun
Jul
Ago
Set
Out Nov Dez
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Figura 26: Visitas ao Website por mês/ano.
30
3.5.1.2.
Catálogo Bibliográfico da U.M.
O catálogo bibliográfico é o serviço de pesquisa que dá acesso às referências bibliográficas de todos os
documentos existentes nas bibliotecas da Universidade do Minho, serviço que continua a registar elevados níveis
de utilização. No ano de 2010, registou-se uma diminuição no número de acessos a este serviço, tendo-se
registado 250.556 sessões, menos 10% do que em 2009. Este número refere-se apenas ao total de sessões
realizadas com pesquisas, e não ao número global de sessões para outras operações, como a consulta de
índices, o acesso à área pessoal, aos serviços de renovação ou reserva via Web. Ao conjunto de sessões
correspondeu um total de 2.025.127 pesquisas, mais 33% do que em 2009, com uma média de 8 pesquisas
por sessão (média de 5 pesquisas por sessão em 2009), utilização que evidenciou um elevado aumento.
Sessões / mês
2009
35.000
2010
Sessões / ano
350.000
30.000
300.000
25.000
250.000
20.000
200.000
15.000
150.000
10.000
100.000
5.000
50.000
0
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2005
Pesquisas / mês
400.000
350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
2009
2010
2006
2007
2008
2009
2010
Pesquisas / ano
2.500.000
2.000.000
1.500.000
1.000.000
500.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Figura 27: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano.
31
3.5.1.3.
Portal de Pesquisa e A-to-Z
O sistema integrador Portal de Pesquisa esteve em funcionamento até ao início de Outubro. Este serviço reuniu
até então um total de 112 recursos de tipologia diversificada, dos quais 55 correspondem a recursos
licenciados: 31 via consórcio b-on e 24 contratados pela Universidade do Minho. Os restantes 57 correspondem
a recursos de acesso livre seleccionados pelos SDUM (Figura 28).
4 1
21%
5
23
2
21
51%
28%
6
UM
b-on
A.Livre
24
4
26
4
3 1 6
Bases bibliográficas
Bases bibliométricas
Catálogos de bibliotecas
Dicionários / Enciclopédias
Estatísticas
Legislação
Livros electrónicos
Motores de Pesquisa
Normas
Patentes
Portal temático
Repositórios
Revistas electrónicas
Teses e Dissertações
Aplicativos
Figura 28: Recursos disponíveis no portal de pesquisa.
Com base nos dados de utilização disponibilizados pela plataforma que suporta o sistema (Metalib) foi possível
apurar o número de pesquisas, o número de acessos via portal aos websites dos vários recursos, sintetizados no
quadro da Figura 29. Em 2010 registaram-se 55.812 pesquisas na opção conjuntos, 432 pesquisas na opção
Metapesquisa, 11.665 e 6.039 pesquisas nas opções de localização de Recursos e de Revistas,
respectivamente, 385.842 pesquisas distribuídas pelos vários recursos agregados no portal e um total de
1.092.857 sessões de acesso ao serviço. A partir do portal de pesquisa foram acedidas várias bases de dados
na sua interface de origem, totalizando 25.845 acessos a esses websites externos.
2009
2010*
Número global de sessões
884.594
1.092.857
23,5%
Número global de pesquisas
385.842
196.929
-49,0%
90.587
55.812
-38,4%
1.841
432
-76,6%
Índice de recursos
10.258
11.665
13,7%
Índice de revistas
12.909
6.039
-53,2%
Ligação ao website do recurso
33.249
25.845
-22,3%
Pesquisas nos conjuntos
Pesquisas na metapesquisa
Var. %
Os valores de Out. a Dez. de 2010 foram estimados.
Figura 29: Resumo anual dos níveis de acesso ao Portal.
Apesar do número de sessões indiciar uma procura crescente do serviço, os problemas de funcionamento
verificados ao longo de vários meses (desde meados do ano de 2009) obrigaram à canalização dos utilizadores
32
para o portal da b-on, enquanto ferramenta de pesquisa integrada. No início de Outubro de 2010 o portal foi
desactivado e, como acesso alternativo às bases de dados acessíveis na UMinho, foi criada uma página na
secção Biblioteca Digital do website dos SDUM, com a lista exaustiva dos recursos acessíveis via Web por
compra/assinatura e recursos de acesso livre seleccionados pelos SDUM. Para localização de revistas e livros
electrónicos disponíveis em texto integral por compra/assinatura ou de acesso livre foi subscrita a ferramenta Ato-Z da Ebsco, que registou de Outubro a Dezembro 2.251 sessões e 5.800 pesquisas.
3.5.1.4.
Bases de dados bibliográficos
Em 2010 foi estabelecido um novo protocolo de cooperação entre a Universidade do Minho e a Fundação para a
Computação Científica Nacional relativo à iniciativa Biblioteca do Conhecimento Online (b-on), para o triénio
2010-2012. Os recursos contratados no âmbito do consórcio nacional b-on, de acordo com o modelo All for All,
mantiveram-se praticamente inalterados, designadamente: ACM, ACS, AIP, Annual Reviews, Elsevier, IEEE, IOP,
revista Nature, RSC, colecções Political e Sociology da Sage, SIAM, Springer, Taylor & Francis, Wiley, totalizando
cerca de 6.300 periódicos; as bases de dados em texto integral Academic Search Complete e Business Source
Complete da EBSCO, que dão acesso a cerca de 11.000 periódicos (dos quais cerca de 3.300 com períodos de
embargo); a base referencial Zentralblatt; e as bases de dados da ISI Web of Knowledge (Web of Science with
Conference Proceedings, Current Contents Connect, Derwent World Patent Índex, Journal Citation Reports,
Essential Science Indicators, Medline). Em 2010 ficou disponível a colecção de livros electrónicos Contemporary
Ebooks da Springer, referente aos títulos publicados pela editora no ano de 2006. Para além dos recursos b-on,
as várias unidades da UMinho no seu conjunto procederam à assinatura de diversas bases de dados com
acesso na rede da Universidade, designadamente: cinco bases de dados referenciais (Colour Index International,
Compendex, Econlit, MathSciNet, e PsycInfo); seis bases de dados/portais com texto integral (ABI/Inform Global,
ECPR - European Consortium for Political Research, HeinOnline Collection, NBER Working Papers, Oxford reports
in International Law e Worth Global Style NetWork); sete colecções de revistas electrónicas (PsyArticles, Emerald
management 111, Emerald Engineering Collection, JSTOR Business Collection, JSTOR Arts & Science III
Collection, Kluwer Law International Journal Library e Oxford Journals Law Collection); os recursos de referência
enciclopédia Infopédia da Porto Editora, Max Planck Encyclopedia of Public International Law e Palgrave
Dictionary of Economics Online; e o Diário da República Online.
Relativamente à taxa de utilização dos recursos bibliográficos já mencionados, apresentam-se seguidamente os
dados dos recursos com texto integral disponíveis via b-on, medidos através do número de downloads de artigos.
Em 2010, verificou-se um novo aumento do número de downloads, na ordem dos 10% relativamente ao ano
anterior (Figura 30 e Figura 31). Constaram-se significativos aumentos do número de downloads em diversas
editoras, com destaque para a AIP, AR, Springer, Taylor & Francis e Wiley, verificando-se decréscimos mais
acentuados nas editoras ACM, EBSCO, IEEE e Sage.
33
Editora
2009
2010
Var.%
ACM
4.001
2.748
-31,3%
ACS
31.399
23.359
-25,6%
AIP
7.144
37.407
423,6%
AR
2.278
3.177
39,5%
-32,2%
EBSCO
30.552
20.714
Elsevier
291.999
315.445
8,0%
IEEE
19.659
7.877
-59,9%
IOP
3.998
4.491
12,3%
s.d.
s.d.
s.d.
RSC
5.030
4.568
-9,2%
Sage
5.447
3.773
-30,7%
Nature
SIAM
s.d
79
s.d.
Springer
33.592
44.636
32,9%
T&F
13.556
18.113
33,6%
Wiley
27.621
38.006
37,6%
Total
476.277
524.393
10,1%
Figura 30: B-on – Número de downloads por recurso em 2009 e 2010.
60.000
Downloads / mês
2009
Downloads / ano
2010
600.000
50.000
524.393
500.000
40.000
476.277
427.075
400.000
30.000
343.537
300.000
20.000
200.000
10.000
100.000
0
287.823
238.031
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Figura 31: B-on – Downloads por mês/ano.
A editora com maior utilização e número de artigos descarregados mantém-se a Elsevier, uma das editoras com
maior número de títulos disponibilizados e de abrangência multidisciplinar. No entanto, se relacionarmos a taxa
de utilização de cada uma das editoras com o número de títulos que disponibilizam, obtemos uma curva
bastante diferente, destacando-se os recursos nos domínios da química e da física, designadamente a AIP, com
uma procura muito acentuada em 2010, seguida da ACS, ainda que decrescente nesse ano (ver Figura 32).
34
Média de downloads por editora/títulos
24
15
T&F 1205
84
Wiley 454
5
Spri 1132
57
SIAM 14
125 134
Sage 66
Wiley
T&F
Springer
Sage
SIAM
IOP
RSC
IEEE
EBSCO
Elsevier
AR
AIP
ACS
ACM
0
19
2
RSC 34
50.000
151
86
36
IOP 36
100.000
IEEE 362
150.000
2010
615
Elsev 2059
200.000
2009
AR 32
250.000
+1050
Ebs 10944
300.000
1.050
900
750
600
450
300
150
0
AIP 13
2010
ACS 34
2009
ACM 68
Downloads / Editora
350.000
Figura 32: B-on – Downloads por editora.
No que diz respeito às bases de dados de âmbito multidisciplinar da ISI Web of Knowledge (ver Figura 33 e
Figura 34) registaram-se um total de 64.636 pesquisas na Web of Knowledge (pesquisa simultânea em todas as
bases), 87.574 pesquisas na Web of Science, 3.347 pesquisas na ISI Current Contents, 14 pesquisas na
Medline, 104 pesquisas na base de dados de patentes ISI Derwent Innovations Índex, 9.152 pesquisas na base
bibliométrica Journal Citation Reports e 2.012 na base Essential Science Indicators. Relativamente à base de
dados referencial Zentralblatt Math, especializada na área de matemática, verificou-se um contínuo decréscimo
no número de pesquisas em 46,6%.
Recurso
ISI WoK
2009
54.803
2010
64.636
ISI WoS
82.394
87.574
6,3%
ISI CCC
7.616
3.347
-56,1%
ISI Medline
ISI JCR
Var. %
17,9%
s.d.
14
s.d.
7.555
9.152
21,1%
ISI Derwent
454
104
-77,1%
ESI
950
2.012
s.d.
2.910
1.555
-46,6%
156.682
168.394
7,5%
Zentralblatt
Total
Figura 33: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
35
24.000
Pesquisas / mês
2009
2010
20.000
16.000
12.000
8.000
4.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 34: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês.
Passamos de seguida para a apresentação dos dados de utilização dos recursos bibliográficos subscritos pela
Universidade do Minho.
Ao nível das bases de dados bibliográficos com texto integral, a taxa de utilização foi medida com base
no número de downloads de artigos (ver Figura 35 e Figura 36).
▪
Na base de dados ABI/Inform Global, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 4.833
downloads, mais 14% do que no ano anterior (4.240 downloads).
Na colecção de revistas da Emerald, com cobertura nas áreas de gestão, gestão industrial e ciências da
informação, registaram-se 11.472 downloads, menos 11,4% do que no ano anterior (12.941
downloads).
A Infopédia registou 18.642 consultas nos dicionários e enciclopédia, bastante menos que registado em
▪
2009 (49.765 consultas).
No arquivo de revistas JSTOR, colecções de revistas na área de gestão e na área de humanidades,
▪
▪
registaram-se 12.941 downloads, menos 7,4% do que no ano anterior (13.587 downloads).
No dicionário online Palgrave Dictionary of Economics registou-se 81 consultas.
Na base de dados PsyARTICLES, especializada na área de psicologia, registaram-se 7.723 downloads,
▪
▪
menos 22,5% do que no ano anterior (9.967 downloads). O fornecedor deste recurso mudou, obrigando
a alteração da plataforma de pesquisa, tendo-se verificado um período de inacessibilidade entre
▪
Novembro e Dezembro.
Por fim, relativamente à colecção de 75 livros electrónicos da editora Wiley, verificou-se um elevado
▪
decréscimo nas consultas em 67,3%.
Não foi possível obter dados de utilização dos recursos: Diário da República Online, da colecção de
▪
livros electrónicos PsycBOOKS (recurso cancelado), ECPR - European Consortium for Political Research,
NBER Working Papers, e Worth Global Style NetWork.
Os recursos HeinOnline Collection, Oxford reports in International Law, Kluwer Law International Journal
Library, Oxford Journals Law Collection e Max Planck Encyclopedia of Public International Law foram
36
aquiridos em 2010, mas o acesso disponibilizado em 2011.
Recurso
2009
2010
Var. %
ABI/Inform
4.240
4.833
14,0%
s.d.
s.d.
s.d.
Emerald
12.941
11.472
-11,4%
Infopédia
49.764
18.642
-62,5%
JSTOR
13.587
12.585
-7,4%
DRE
OCLC ECO
557 cancelado
Palgrave Dic.
250
81
-67,6%
PsycARTICLES
9.967
7.723
-22,5%
PsycBOOKS (pesq.)
4.713
s.d.
s.d.
Wiley Books
Total
s.d.
2397
785
-67,3%
98.416
59.740
-39,3%
Figura 35: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads.
Downloads / mês
16.000
2009
2010
12.000
8.000
4.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun
Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 36: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês.
Ao nível das bases de dados referenciais constatamos uma diminuição nos níveis de utilização face a 2010
em cerca de 20%, apresentando-se abaixo os dados relativos às bases de dados, medidos com base no número
pesquisas (ver Figura 37 e Figura 38).
Recurso
Colour Index
2009
s.d.
2010
s.d.
Var.%
s.d
Compendex
5.643
3.102
-45,0%
Econlit
MathSciNet
PscyInfo
Total
1.981
3.864
95,1%
16.113
6.401
-58,9%
15.565
17.975
11,6%
39.302 31.342
-20,3%
Figura 37: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
37
Pesquisas / mês
5.000
2009
2010
4.500
4.000
3.500
3.000
2.500
2.000
1.500
1.000
500
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov Dez
Figura 38: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês.
▪
▪
▪
▪
▪
Na base de dados Compendex, especializada na área de engenharia e tecnologia, registaram-se 3.102
pesquisas em 2010, menos 45% do que no ano anterior (recurso cancelado).
Na base de dados Econlit, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 3.864 pesquisas,
mais de 95% do que no ano anterior (recurso que em 2009 se tornou acessível em Maio).
Na base de dados MathSciNet, especializada na área de matemática, registaram-se 6.401 pesquisas,
sofrendo um acentuado decréscimo em 58,9% face ao ano anterior.
Na base de dados PsycINFO, especializada na área de psicologia, registaram-se 17.975 pesquisas em
2010, mais 11,6% do que no ano anterior, apesar da mudança de plataforma.
Não foi possível aceder a dados de utilização da base de dados Colour Índex International.
3.5.2.
Sector de Difusão de Informação
O sector de Difusão de Informação tem por funções garantir a disseminação de recursos bibliográficos e
informativos através dos serviços de fornecimento de documentos e de empréstimo interbibliotecas, do serviço
de referência e de outras iniciativas de divulgação.
3.5.2.1.
Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-
Bibliotecas
O serviço de fornecimento de documentos e empréstimo inter-bibliotecas, assegurado pelo Gabinete de Difusão
de Informação, teve um volume de pedidos internos e externos inferior ao registado em 2009 em 19,7%. A taxa
de satisfação aumentou em 3,6% (ver Figura 39). No ano 2010, os pedidos efectuados por utentes da U.M.,
para o fornecimento de documentos do exterior, diminuíram 26,9%, passando de 353 pedidos em 2009 para
258 pedidos em 2010. Os pedidos provenientes do exterior, para o fornecimento de documentos disponíveis na
Universidade do Minho, diminuíram 12,5%, passando de 352 pedidos em 2009 para 308 pedidos em 2010.
38
Internos
2009
353
258
-26,9%
Taxa de Satisfação
2009
2010
Var.%
87,8%
89,5%
2,0%
Externos
352
308
-12,5%
85,5%
89,9%
5,2%
Total
705
566
-19,7%
86,7%
89,7%
3,6%
Tipo Pedido
Totais
2010
Var.%
Figura 39: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos.
Ao longo dos últimos anos, a taxa de satisfação dos pedidos solicitados por utentes da U.M. (pedidos internos),
satisfeitos por entidades externas, por intermédio dos SDUM, tem-se mantido próximo dos 90%,
independentemente do aumento ou diminuição do número total de pedidos. Dos 258 pedidos de utentes da
U.M., recebidos em 2010, foram satisfeitos até ao final do ano 231 pedidos, traduzindo um aumento de 2%, na
taxa de satisfação relativamente a 2009 (ver Figura 40 e Figura 41).
Tipo Pedido
Satisf.
N Satisf.
Pend.
Total
Tx Satisf.
Fotocópias Nacionais
61
6
0
67
91,0%
Fotocópias Internacionais
83
6
0
89
93,3%
Emp. Nacional de Publicações
63
10
0
73
86,3%
Emp. Intern. de Publicações
24
5
0
29
82,8%
231
27
0
258
89,5%
Total
Figura 40: Resposta aos pedidos internos.
Tipo Pedido
Fotocópias Nacionais
Fotocópias Internacionais
Emp. Nac. de Publicações
Emp. Intern. De Publicações
Total
2009
Totais
2010
Var. %
Taxa de Satisfação
2009
2010
Var. %
83
67
-19,3%
88,0%
91,0%
3,52%
134
89
-33,6%
91,8%
93,3%
1,60%
94
73
-22,3%
87,2%
86,3%
-1,07%
42
29
-31,0%
76,2%
82,8%
8,62%
353
258
-26,9%
87,8%
89,5%
1,95%
Figura 41: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2009 e 2010.
Os tipos de utentes que solicitam este serviço com maior frequência são os docentes, os investigadores e os
alunos de 2º e 3º ciclo, como ilustrado pelo gráfico da Figura 42. Relativamente à origem dos pedidos por
unidade U.M. o gráfico da Figura 43 ilustra a distribuição de pedidos por parte das diversas unidades.
39
4%
49%
Antigos Alunos
Alunos 2º/3º Ciclo
Alunos 1º Ciclo
Leitores Externos
Doc./Invest./Func.
37%
3%
7%
Figura 42: Pedidos internos por tipo de utente.
15%
EA
19%
EC
9%
EENG
0%
2%
7%
ED
EEG
ICS
7%
IEC
IE
24%
ILCH
17%
Figura 43: Pedidos internos por unidade U.M.
No que diz respeito aos pedidos de fornecimento de documentos solicitados por entidades externas à U.M.
(pedidos externos), registou-se igualmente um decréscimo, na ordem dos 4,1%, passando-se dos 352 em 2009
para os 308 em 2010. Verificou-se, contudo, um aumento em 5,2% na taxa de satisfação, comparativamente a
2009 (ver Figura 44). A percentagem de pedidos não satisfeitos resulta de solicitações de documentos não
existentes no fundo documental da Universidade do Minho.
Tipo Pedido
Fotocópias Nacionais
2009
41
Fotocópias Internacionais
Totais
2010
5
Var. %
-87,8%
Taxa de Satisfação
2009
2010
78,0%
100,0%
Var. %
28,1%
2
3
50,0%
100,0%
100,0%
0,0%
Artigos Digitais Nac./Intern.
66
87
31,8%
80,3%
86,2%
7,4%
Emp. Nac. de Publicações
241
207
-14,1%
88,0%
90,8%
3,2%
Emp. Int. de Publicações
Total
2
6
200,0%
100,0%
100,0%
0,0%
352
308
-12,5%
85,5%
89,9%
5,2%
Figura 44: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas.
40
Em resultado da prestação dos serviços de fornecimento de documentos, o Gabinete de Difusão gerou receitas
no valor de 3.655,21 €.
3.5.2.2.
Serviço de Referência
As bibliotecas da Universidade do Minho oferecem apoio personalizado às actividades identificação e utilização
de fontes de informação, numa perspectiva informativa, pedagógica e fomentadora de uma maior autonomia e
auto-suficiência dos utilizadores. Para além do apoio de primeira linha prestado pela equipa do serviço de
atendimento, colaboraram na actividade dois técnicos superiores e um técnico profissional. Ao longo de 2010, o
sector de Difusão da Informação respondeu a um número significativo de pedidos de referência colocados
presencialmente, telefonicamente ou via Web através do serviço Pergunte-nos. Via Web foi possível contabilizar
130 pedidos de suporte, registando-se um tempo médio de resposta via e-mail de 18h41m (incluindo as horas
de encerramento nos dias úteis), de acordo com a distribuição temática ilustrada no gráfico da Figura 45.
15%
2% 5%
10%
11%
18%
21%
2% 5%
1% 1%
9%
Serviço externo
Bases de dados
Bibliografia
Catálogo
eBooks
EIB
EIB Interno
Empréstimo
eRevistas
Informações gerais
Leitura
Portal de pesquisa
Figura 45: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas.
Nas bibliotecas de Braga e Guimarães e espaço b-in são disponibilizados aos utentes 21 postos de pesquisa e de
acesso à Internet, onde se registaram uma média de 53 horas de utilização por dia e uma média de cerca de 3
horas diárias por terminal.
41
Sessões / mês
2009
Sessões e horas de utilização / ano
2010
7000
60.000
6000
50.000
5000
40.000
4000
30.000
3000
Sessões
Horas
20.000
2000
10.000
1000
0
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Figura 46: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano.
3.5.2.3.
Gestão de Conteúdos e Comunicação
A fim de promover e divulgar os serviços e recursos bibliográficos disponíveis são habitualmente produzidos
diversos tipos de conteúdos (in)formativos, disseminados através do website dos SDUM, nos espaços das
bibliotecas geridas pelos Serviços de Documentação ou por distribuição externa.
Em 2010, para além da manutenção e actualização dos conteúdos do website dos SDUM (versão portuguesa e
inglesa), do Portal de Pesquisa e novo serviço A-to-Z, foram realizadas as seguintes actividades:
▪
▪
organização de 19 acessos experimentais a novos recursos bibliográficos (alguns via b-on): colecção de
revistas da editora Bentham Science Publishers, Oxford Journals Collection, colecção de revistas da
editora Mary Ann Liebert, base de dados Fonte Académica (revistas em língua portuguesa) e 15
recursos electrónicos (colecções e revistas) nas áreas das ciências;
produção de um guia sobre o EndNote Web e alguns vídeos de demonstração.
▪
actualização do guia para a elaboração de referências bibliográficas, com inclusão das normas/estilos:
ISO 690, APA, MLA, Chicago e IEEE.
▪
produção de um guia de utilizador das bibliotecas U.M., com distribuição de 2.000 exemplares no Kit
do Caloiro pela Associação Académica da U.M.;
▪
produção de uma brochura informativa sobre as bibliotecas U.M. em língua inglesa, com distribuição de
cerca de 500 exemplares a alunos de ERASMUS pelo Gabinete de Relações Internacionais;
▪
produção de 22 notícias com destaque na homepage, 26 entradas no Facebook e centenas de entradas
no Twitter;
▪
actualização de conteúdos, templates utilizados nas acções de formação e apresentações dos SDUM
(português e inglês);
▪
distribuição de diversos materiais (posters, folhetos) com fins informativos e promocionais.
42
3.5.3.
RepositóriUM
No decurso de 2010 o RepositóriUM continuou registar um crescimento sustentado, quer ao nível dos
documentos que reúne, quer ao nível da sua utilização, o que se traduziu também pela manutenção de alta
visibilidade e notoriedade granjeadas a nível nacional e internacional.
No período em análise registou-se a adesão e constituição de duas novas comunidades no RepositóriUM:
Unidade de Arqueologia e Centro e-learning @ TecMinho / Gabinete de Formação Contínua.
O número de documentos disponíveis publicamente no repositório institucional da UMinho em finais de
Dezembro de 2010 perfazia 10.255 registos. Em 2010 foram acrescidos ao acervo do RepositóriUM 1.451
novos documentos (mais 2%, comparativamente com os 1420 em 2009) por 102 depositantes, sendo que
este número permitiu cumprir um dos objectivos definidos no QUAR dos SDUM (ver Figura 47).
N.º comunidades
N.º depositantes
N.º documentos disponíveis
N.º de utilizadores registados
Dezembro 2009
Dezembro 2010
37
96
8.807
6.555
39
102
10.255
7.859
Figura 47: Comparação do n.º de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores registados.
No que concerne aos tipos de documentos disponíveis ao público no RepositóriUM a 31 de Dezembro de 2010,
cerca de 39% eram documentos resultantes de comunicações a congressos e conferências, 32% artigos
científicos e 19% a teses de doutoramento e dissertações de mestrado.
A esmagadora maioria (92%) dos documentos existentes no RepositóriUM estavam disponíveis em acesso livre e
apenas 8% estavam com acesso restrito à Universidade, definitivamente, ou com um período de embargo
compreendido entre 1 a 3 anos.
Quanto aos anos de publicação, verificou-se que do total de documentos existente no RepositóriUM no final do
ano, 12% reportavam-se a publicações de 2005, 12% de 2006, 12% a publicações de 2007, 10% a publicações
de 2008, 12% a publicações de 2009 e 5% a publicações de 2010.
No período em análise registaram-se 1.898.446 visitas, o que se traduz numa média de 5.201 visitas por dia
(ver Figura 48). Como se pode constatar pelos dados, registou-se alguma consistência comparativamente com
2009, sendo que os meses de mais fraca afluência ao RepositóriUM parecem traduzir os usuais ciclos
académicos e/ou períodos de férias (ver Figura 49).
43
2010
Total de visitas
- Média diária
Total de páginas
- Média diária
- Média por visita
1.898.446
5.201
10.264.523
28.122
5
Figura 48: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM.
2010
Visitas por mês/ano
2009
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez.
Figura 49: Número de visitas em 2010 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2009.
No período em análise registou-se um aumento de 11% no número de downloads de documentos depositados
no RepositóriUM. Relativamente às pesquisas e às consultas de documentos verificaram-se ligeiras inflexões,
quando comparadas com o período anterior. É de registar que desde a sua abertura em Novembro de 2003 já
se registaram mais de 5.100.000 downloads do RepositóriUM, dos quais 1.285.977 apenas em 2010 (ver
Figura 50 e Figura 51).
2010
Total de pesquisas
- Média diária
Total de consultas
- Média diária
Total de downloads
- Média diária
748.233
2050
1.060.137
2904
1.285.977
3523
Figura 50: Pesquisas, registos consultados e downloads em 2010.
44
Pesquisas / ano
Documentos depositados / ano
3.000
900.000
800.000
2.500
700.000
2.000
600.000
500.000
1.500
400.000
1.000
300.000
200.000
500
100.000
0
0
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Registos consultados / ano
Downloads / ano
1.400.000
1.800.000
1.200.000
1.600.000
1.400.000
1.000.000
1.200.000
800.000
1.000.000
600.000
800.000
600.000
400.000
400.000
200.000
200.000
0
0
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Figura 51: Evolução do n.º de documentos, pesquisas, downloads e registos consultados por ano.
O forte pendor na utilização de mecanismos de pesquisa externos para aceder aos conteúdos do RepositóriUM
poderá explicar, em parte, a inflexão no número das pesquisas e consultas que são efectuadas directamente na
interface da plataforma. Considerando as origens de tráfego que originou as visitas em 2010, verificamos que o
acesso ao RepositóriUM é efectuado maioritariamente de forma indirecta através de motores de pesquisa (72%),
19% por websites de referência e apenas 8% das visitas são efectuadas directamente na interface do
RepositóriUM (ver Figura 52).
45
8%
19%
1%
Mecanismos de pesquisa
Websites de referência
Tráfego directo
Outros
72%
Figura 52: Origens do tráfego ao RepositóriUM
Assinale-se ainda que no último ano, o RepositóriUM, registou acessos e downloads provenientes de mais de
207 países e territórios de todo o mundo. Para além de Portugal, com cerca de 43% do número de documentos
descarregados, o Brasil, com cerca de 16%, é a principal origem internacional dos downloads no RepositóriUM.
O conjunto dos países da União Europeia (com 6%), os EUA (4%), a Índia (2%) e a China (1%) são os países que
registam números mais significativos em termos de downloads (ver Figura 53).
28%
1%
2%
Portugal
4%
Brasil
União Europeia
Estados Unidos
Índia
6%
China
43%
Outros
16%
Figura 53: Origem dos downloads ao RepositóriUM.
46
Em 2010, a visibilidade e o reconhecimento internacional do RepositóriUM e das actividades da Universidade do
Minho no domínio do acesso livre à literatura científica (Open Access) continuaram a ser evidenciadas. Refira-se
que na edição de Julho de 2010 do Webometrics Ranking of World Universities, foi publicado um novo Ranking
Web of World Repositories (considerando um universo de 1.832 repositórios mundiais) no qual o RepositóriUM
surgia na 1.ª posição em termos nacionais, na 66.ª posição no universo dos repositórios institucionais e na 85.ª
posição em termos mundiais absolutos.
No último ano, os SDUM continuaram a receber solicitações para colaboração, visitas de trabalho/estágios no
âmbito do RepositóriUM (ver Figura 54).
Mês
Janeiro
Junho
Setembro
Novembro
Dezembro
Visitas/estágios em 2010
Visita/Formação de:
Flávia Garcia Rosa
Universidade Federal da Bahia (Brasil)
Visita/Formação de:
Sueli Mara Ferreira
Universidade S. Paulo (Brasil)
Visita/Formação de:
Delegação
Universidade de Aveiro (Portugal)
Visita/Formação de:
Ana Furniel
Cícera Henrique da Silva
Maria da Conceição Rodrigues Carvalho
Fundação Oswaldo Cruz (Brasil)
Estágio de mobilidade (Universitat Rovira i Virgili)
Jose Luis Gonzalez Ugarte
Universitat Rovira i Virgili (Espanha)
Origem
Brasil
Brasil
Portugal
Brasil
Espanha
Figura 54: Visitas/Estágios no âmbito do RepositóriUM em 2010.
Relativamente, ao processo de gestão e recepção das versões digitais de dissertações de mestrado (DM) e teses
de doutoramento (TD) defendidas e aprovadas na UM e seu subsequente depósito no RepositóriUM, findo o ano
de 2010, verifica-se que foram depositadas um total de 392 (267 DM e 125 TD). Reportando-nos
especificamente às teses de doutoramento defendidas e aprovadas em 2010, é de realçar que a taxa de recolha
e depósito efectivo no RepositóriUM durante o período foi de 98%.
Em 2010, no que respeita à manutenção e operação corrente do RepositóriUM, e da plataforma (DSpace) que o
suporta, para além do trabalho de promoção e criação de novas comunidade (2), administração e monitorização
das comunidades existentes (configurações, permissões, etc.), deu-se continuidade ao serviço de helpdesk e ao
acompanhamento e validação de metadados de novos documentos depositados. Adicionalmente, no âmbito do
Sistema Gestão Qualidade (SGQ) dos SDUM, foi possível concretizar a incorporação do serviço de suporte do
RepositóriUM no portal do SGQ dos SDUM (plataforma MOSS), sendo que no período compreendido entre Julho
a Dezembro foram aí registados 657 pedidos de suporte.
47
Em parceria com a Direcção de Tecnologias e Sistemas de Informação (DTSI) da Universidade do Minho, para
além do apoio técnico, deu-se também início aos trabalhos conducentes à migração do RepositóriUM
(preparação dos idiomas de tradução, layout, testes, etc.) para a última versão da plataforma DSpace (versão
1.6.2).
Por fim, realce-se ainda que o ano de 2010 assinala o início da actuação dos SDUM no domínio da curadoria
dos dados resultantes das actividades de investigação. Para além da elaboração de um relatório desenvolvido no
âmbito do projecto Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP): “Os repositórios de dados
científicos: estado da arte” (http://hdl.handle.net/1822/10830), foi ainda lançado na Universidade do Minho
um projecto-piloto neste domínio, que contou com a participação de uma UOEI. Prevê-se que esta iniciativa
venha a ser integrada num projecto-piloto nacional análogo, em desenvolvimento no âmbito do projecto RCAAP.
3.5.4.
Sector de Informática
Tal como aconteceu em 2009, a ausência, por motivos de saúde, a partir do final de Julho de 2010, do técnico
de informática que presta serviço a tempo inteiro no sector (que já tinha estado ausente por idênticos motivos de
Julho de 2009 a Janeiro de 2010), degradou e limitou as condições de funcionamento do sector de informática.
Esta ausência, que se prolongou até ao final do ano, obrigou a canalizar o trabalho de um assistente técnico,
com formação em informática e que já colaborava nas tarefas do sector, para assegurar todo o suporte de
primeira linha, contando com a colaboração do DTSI (bem como dos SCOM) para problemas que o requereram.
O ano de 2010 ficou também marcado pela avaria do servidor de domínio dos postos de pesquisa. Esta avaria
obrigou à alteração da forma de acesso aos postos de pesquisa que agora se processa mediante conta de
convidado local.
3.5.4.1.
Manutenção e Operação
Em 31 de Dezembro de 2010, o parque informático dos SDUM era constituído por:
Designação
57 Postos (computador, ecrã, teclado e rato) de trabalho e pesquisa
9 Servidores (5 Windows 2003, 2 Windows 2008 e 2 Linux)
Δ 2009
0
-1
1 Armário de Discos
0
1 Servidor Gestão de Impressões (GESPAGE)
0
19 Impressoras
-1
2 Multifunções (Impressora, Scanner, Fax)
0
3 UPS’s
0
3 HUB’s + 1 SWITCH
0
48
5 Scanners
0
Algumas dezenas de outros equipamentos, periféricos e acessórios (pistolas de leitura de
códigos de barras, placas de som, headsets, etc.).
Figura 55 : Constituição do parque informático dos SDUM
Relativamente à infra-estrutura de base, além da manutenção e operação normal, em 2010 destacam-se as
seguintes actividades:
Implementação de nova imagem e de novas funcionalidades no catálogo bibliográfico;
Substituição da impressora matricial do balcão de atendimento da recepção por uma impressora
térmica. Esta operação obrigou à criação de um novo template para os talões.
3.5.4.2.
Suporte
A tarefa de suporte, resolução de problemas e helpdesk continuou a absorver o essencial da actividade do sector
de informática em 2010.
A partir das intervenções registadas, apresentam-se de seguida alguns dados que caracterizam o tipo de
intervenção e a origem das solicitações (ver Figura 56 a Figura 58).
Utentes bibliotecas
3%
4%
4% 6% 2%
4%
8%
Outros
18%
13%
15%
23%
Aleph - Manutenção, operação,
resolução problemas
Desenvolvimento/Melhorias
Avarias esquipamento
Figura 56: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção.
49
Utentes bibliotecas
1%
3%
4%
0% 2%
1%
7%
Outros
Aleph - Manutenção, operação,
resolução problemas
Desenvolvimento/Melhorias
19%
14%
Avarias esquipamento
15%
Indisponibilidade serviços
34%
Backup de Informação
Figura 57: Percentagem de tempo dispendido por tipo de intervenção.
ANALISE DOCUMENTAL
AQUISIÇÕES
ATENDIMENTO BGUM
ATENDIMENTO BPG
0%
1%
1%
0%
BIBLIOTECA DIGITAL
1%
CATALOGAÇÃO BGUM
1%
CATALOGAÇÃO BPG
8%
10%
DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO
15%
9%
DIRECÇÃO
4%
DIVISÃO BIBLIOTECONOMIA
INFORMATICA
20%
16%
INFORMATICA - SERVIDOR
7%
7%
MANUTENÇÃO
PROJECTOS OPEN ACCESS
1% 0%
QUALIDADE
REPOSITORIUM
SECRETARIA
Figura 58: Percentagem de tempo dispendido por sector.
3.5.5.
Sector de Formação de Utilizadores
Relativamente à formação de utilizadores, durante o ano de 2010 foram realizadas 64 acções de
formação/visitas, abrangendo um número total de 1.922 participantes.
Na Biblioteca Geral em Braga decorreram 31 acções de formação, com um número total de 497 participantes,
dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo em Biologia Aplicada, Ciências da Comunicação, Ciências do Ambiente,
Contabilidade, Economia, Enfermagem, Engenharia Biológica, Engenharia Informática, Estudos Culturais,
Estudos em História, Estudos Portugueses e Lusófonos, Filosofia, Línguas Aplicadas, Psicologia, Química e
50
Relações Internacionais. Foram realizadas 2 visitas guiadas, com 352 participantes, dirigidas a grupos da Escola
Secundária de Marco de Canavezes e no âmbito do Dia Aberto a Alunos do Ensino Secundário promovido pela
Escola de Economia e Gestão da U.M.
Foram ainda organizadas 9 acções de formação dirigidas à comunidade U.M., correspondendo a um total de 28
horas e com participação de 198 pessoas, sobre os seguintes recursos: Formação b-on dirigida a técnicos de
biblioteca, arquivo e documentação (1 acção, aberta a membros da b-on); Recursos b-on em Livre Acesso, o
movimento do Livre Acesso, o Projecto RCAAP e os repositórios institucionais (1 acção), A b-on e os serviços de
contexto (SFX), Gestão de referências bibliográficas - EndNote Web (1 acção), Formação para Investigadores do
IE (2 acções), Pesquisa de Informação Estatística no Portal de Estatísticas Oficiais do INE (2 acções) e Fontes de
informação bibliográfica (1 acção) integrada no Dia do aluno de pós-graduação e do bolseiro de investigação.
Os SDUM participaram ainda em 3 sessões de acolhimento, integradas no Programa de Orientação ERASMUS
2009/2010 (2º semestre) e 2010/2011 (1º semestre), que contou com a presença de cerca de 520 alunos.
Na Biblioteca do Pólo de Guimarães decorreram 19 acções de formação, com um número total de 338
participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo de Arquitectura, Engenharia Civil, Engenharia Electrónica
Industrial e Computadores, Engenharia Mecânica, Estatística Aplicada e Geografia e Planeamento. Foi realizada
1 acção de formação dirigida a alunos de 2º ciclo integrados no programa EURHEO - European Masters in
Engineering Rheology, com 17 participantes.
Colaboraram na actividade três técnicos superiores e, pontualmente, dois técnicos profissionais.
51
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
4.1. Análise global: objectivos e programa de gestão
No início do ano, tendo em conta os objectivos definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização da
Universidade do Minho, os SDUM definiram os seus objectivos para 2010. Para os diferentes objectivos foram
definidos indicadores e metas (ver Figura 59).
Indicadores
Resultado 2009
Meta 2010
Resultado
28,3
30
28,1
492.381
502.228
555.787
Ind. 2.1 - Número de novos serviços/produtos
2
2
2
Ind. 2.2 Número de serviços/produtos reformulados
1
2
2
Ind. 3.1 Implementação de um repositório de dados em regime experimental
N.A.
100%
100%
Ind. 3.2 Número de unidades orgânicas no repositório de dados
N.A.
2
1
8807
10250
10255
N.A.
50%
<40%
1.161.298
1.200.00
1.285.987
N.A.
3
1
5,3
4,8
4,7
Ind. 5.3 Tempo médio de validação de metadados no RepositóriUM
-
1,9
2,2
Ind. 6.1 Taxa de crescimento das receitas próprias (incluindo projectos)
-
2,50%
46,48%
49,78 €
48,78€
53,40€
Ind. 8.1 Satisfação global revelada através de inquérito (LibQual)
6,49
6,8
6,7
Ind. 8.2 Satisfação com atendimento (inquérito)
8,64
8,7
8,64
Ind. 1.1 - Visitas per capita
Ind. 1.2 - Utilização da biblioteca digital (indicador composto e ponderado)
Ind 4.1 Número de documentos no RepositóriUM
Ind. 4.2 Percentagem da produção científica da U.M. do ano anterior
depositada
Ind. 4.3 Número de downloads
Ind. 5.1 Número de trâmites desmaterializados (exclusivamente digitais)
Ind. 5.2 Tempo médio do circuito documental
Ind. 7.1 Custo por utente
59
50
50
Ind 9. 1 Renovação da certificação ISO 9001
N.A.
Renovação
Renovação
Ind. 9.2 Eficácia das acções de melhoria
N.A.
90%
100%
Ind 10.1 Taxa de cumprimento do plano de formação
90%
90%
100%
Ind.10.2 Eficácia das acções de formação (Média das avaliações do sistema
12,3
12,5
13,5
Ind. 8.3 Número de reclamações
de avaliação interno - 1 a 15)
Figura 59: Indicadores e resultados em 2010
Como se pode concluir da análise do quadro anterior, foram atingidos, e em alguns casos claramente
superadas, a maioria das metas definidas. No entanto, em vários indicadores, alguns de grande relevância para
os SDUM, o desempenho ficou aquém do esperado, não permitindo atingir alguns dos objectivos.
Apesar disto, analisando os principais processos da cadeia de valor, pode-se concluir que o desempenho
melhorou globalmente relativamente ao ano anterior.
52
O tempo médio de tratamento dos documentos, desde a sua entrada no circuito documental até ao seu envio
para as bibliotecas destinatárias foi de 4, 7 no conjunto do ando de 2010, ou seja um valor ainda melhor do que
o objectivo estabelecido (4,8) e que representa uma redução de 0,6 dias relativamente ao tempo médio
registado em 2009 (5,3). O tempo médio de tratamento dos documentos reduziu-se mais de 25% em 2009 e
2010 (passando de 6,4 em 2008 para 4,7 em 2010), o que pode ser explicado parcialmente pela diminuição do
número de documentos entrados, mas se deve indubitavelmente a um aumento de eficiência e a um melhor
desempenho.
Já no que diz respeito ao RepositóriUM não foi possível atingir o objectivo relativo ao tempo médio de validação,
em boa medida pelo aumento do número de documentos depositados em 2010, e à sua concentração no
segundo semestre, que implicou alguma acumulação de documentos e atrasos no processo de validação. Pelo
contrário, os objectivos relativos ao número de documentos foi atingido e o relativo ao número de downloads foi
claramente ultrapassado.
No que se refere aos serviços de empréstimo, registaram-se níveis de utilização inferiores aos verificados aos de
2009 quanto ao número de utentes activos e ao número de transacções (empréstimos, devoluções, renovações
e reservas) efectuados nos balcões de atendimento. Apesar de se ter registado um ligeiro aumento do número
de visitas à Biblioteca Geral, que contrasta com ligeiros decréscimos na Biblioteca de Guimarães e na Biblioteca
dos Congregados, o número de visitas per capita às bibliotecas manteve-se praticamente inalterado, dado o
aumento do número global de potenciais utilizadores.
Estes factos, bem como o ligeiro aumento dos custos de funcionamento, explicam ainda o pequeno aumento do
custo por utente, ao contrário do objectivo definido.
No que concerne aos Serviços de Documentação Digital, apesar de existirem dados contraditórios na utilização
dos diversos serviços, registou-se um aumento global da utilização dos recursos e serviços digitais geridos pelos
Serviços de Documentação, o que se traduziu na clara superação do objectivo definido no indicador associado a
este processo.
53
5. CONCLUSÕES
Do conjunto da informação constante deste relatório, e para além da operação regular das bibliotecas de U.M. e
dos serviços que estas oferecem, destacaremos aqui alguns dos aspectos mais significativos que marcaram a
actividade dos Serviços em 2010.
Em primeiro lugar deve ser referida, a manutenção da tendência para a diminuição da procura da generalidade
dos serviços oferecidos pelas bibliotecas, ainda que se tenham verificado fenómenos contraditórios neste
domínio. Assim, por um lado, continuou registar-se a redução da procura dos serviços de empréstimo (que tem
vindo a ocorrer na última década), mas, por outro lado, a utilização dos espaços das bibliotecas manteve-se
globalmente em níveis semelhantes aos do ano anterior, tendo até aumentado na Biblioteca Geral (em resultado
do alargamento do seu horário de funcionamento). Finalmente, na componente de biblioteca digital, ainda que
se tenha registado decréscimo em alguns serviços, verificou-se um aumento global da utilização.
Tal como já foi referido no relatório do ano anterior, as razões para esta diminuição da procura serão várias,
desde as alterações na composição da população estudantil até às condições em que os serviços são oferecidos.
Mas a principal continuará a ser o desinvestimento da Universidade do Minho nas suas bibliotecas, em particular
no que diz respeito às instalações e à aquisição de recursos bibliográficos e informativos.
Quanto às instalações das bibliotecas foi já possível iniciar-se em 2010 a intervenção na Biblioteca de
Guimarães, no sentido de criar duas áreas distintas, para estudo individual e estudo em grupo, que há muito era
considerada indispensável para melhorar as condições de funcionamento dessa biblioteca, e que se espera
esteja concluída até ao início do segundo trimestre de 2011. No que diz à Biblioteca Geral, espera-se que a
intervenção nos dois pisos inferiores, na fachada e cobertura do edifício e no sistema de ventilação, se
concretizem, finalmente, em 2011.
Relativamente ao investimento em recursos bibliográficos e informativos, este manteve-se em níveis
historicamente baixos, que representa menos de 1/3 do investimento que a Universidade realizava no início da
década. Considerando a forma completamente distribuída e dependente, no melhor dos casos, de políticas e
procedimentos estabelecidos por cada uma das unidades orgânicas, mas em várias circunstâncias apenas de
iniciativas individuais, nem todo o investimento será realizado nas melhores condições, da forma mais eficiente,
evitando desperdícios e duplicações. Por tudo isto será fundamental não apenas aumentar o investimento da
Universidade do Minho em recursos informativos, mas também alterar as políticas e os procedimentos
associados à sua selecção e aquisição, no sentido de garantir o maior retorno possível do investimento realizado
pela U.M.
Em segundo lugar, como contraponto à tendência acima referida, e procurando dar resposta às necessidades da
comunidade universitária, em particular às dos estudantes dos cursos em regime pós-laboral que se iniciaram
na Universidade do Minho no ano lectivo de 2010-2011, deve assinalar-se em 2010 o prolongamento dos
horários das bibliotecas para o período nocturno. Não apenas o prolongamento temporário nos períodos de
avaliações e exames do ano lectivo de 2009-2010, que ocorreu no primeiro semestre de 2010 na BGUM e na
54
BPG, mas sobretudo a abertura da biblioteca geral até às 24H de segunda a sexta-feira, durante todo lectivo
desde o início do ano de 2010-2011. Considerando que a oferta de cursos em regime pós-laboral se irá manter
e intensificar na Universidade do Minho nos próximos anos, o alargamento de horários verificado em 2010
deverá constituir apenas o início de um caminho, que deverá ser extensível à biblioteca da U.M. em Guimarães e
explorar outras possibilidades e soluções (nomeadamente de funcionamento de espaços 24 horas por dia).
Em terceiro lugar, na sequência da crescente actividade dos Serviços de Documentação em projectos nacionais
e europeus, relacionados com os repositórios e o Acesso Livre, que deve aliás intensificar-se em 2011, foi
possível começar a constituir uma equipa dedicada a esta tarefa, que em 2010 já contou com dois
colaboradores a tempo inteiro (para além de outros funcionários dos SDUM que colaboram nos projectos a
tempo parcial), e que se espera possa ainda ser alargada em 2011.
Finalmente, para que os novos desafios a que os SDUM terão de dar resposta (alargamento de horários e
serviços, gestão de projectos, e certamente outros que emergirão em 2011) sejam enfrentados com sucesso, é
necessário contar com uma equipa de trabalho estável e motivada. Infelizmente, apesar de alguns sinais
positivos em 2010 (relacionados com a contratação, a tempo indeterminado, de um técnico superior para o
RepositóriUM, e o recrutamento, a termo certo, de dois técnicos superiores para os projectos), não foi possível
alterar a situação contratual de um número significativo de colaboradores, que exercem funções no sector de
leitura e empréstimo, e que tendo sido contratados a termo certo, executam hoje funções que correspondem a
necessidades permanentes do Serviço.
Considerando que a generalidade desses colaboradores termina os seus contratos em 2011, e que o número
actual de colaboradores do sector de leitura e empréstimo corresponde ao mínimo indispensável para garantir o
funcionamento das bibliotecas nos actuais horários, assegurar a existência dos recursos humanos necessários
para o regular funcionamento dos SDUM e das bibliotecas será certamente uma das principais preocupações
que transitam para 2011, mas cuja solução se encontra muito para além da capacidade de intervenção dos
nossos serviços.
Braga/Guimarães, Janeiro de 2011
55