Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
Plano de Atividades • 2015
Dezembro de 2014
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Plano de Atividades • 2015
Dezembro • 2014
© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Praça do Comércio
1149-019 Lisboa
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ATIVIDADES
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Índice
1.
Nota introdutória..................................................................... 3
2.
Apresentação da SGMJ .............................................................. 4
2.1.
Missão e Atribuições ....................................................................... 4
2.2.
Estrutura Orgânica ......................................................................... 6
2.3.
Meio Envolvente............................................................................ 6
2.4.
Stakeholders ................................................................................ 9
3.
Objetivos estratégicos e objetivos operacionais da SGMJ .................... 9
3.1.
Objetivos estratégicos .................................................................... 9
3.2.
Objetivos operacionais do QUAR ...................................................... 10
4.
Objetivos operacionais e atividades a desenvolver por unidades
orgânicas ............................................................................ 11
4.1.
Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização ....... 12
4.2.
Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos ..... 15
4.3.
Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e
Relações Públicas ........................................................................ 17
4.4.
Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso ..................................... 19
4.5.
Unidade de Compras do Ministério da Justiça ....................................... 20
4.6.
Equipa Multidisciplinar – Gestão de fundos comunitários .......................... 22
5.
Recursos ............................................................................. 24
5.1.
Recursos Financeiros .................................................................... 24
5.2.
Recursos Humanos ....................................................................... 25
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1. Nota introdutória
O Plano de Atividades, agora apresentado, define as linhas orientadoras da SGMJ para 2015,
estabelecendo os objetivos que pretende alcançar e as atividades que se propõe desenvolver ao
longo do ano.
Na sua organização estiveram envolvidas todas as unidades orgânicas da SGMJ, refletindo o
compromisso de todos na concretização desses objetivos, tendo em consideração as orientações
estratégicas governamentais estabelecidas para a sua área de intervenção, as atribuições e
competências consagradas na Lei Orgânica e o estatuído no Decreto-lei n.º 183/96 de 27 de
Setembro.
O Plano de Atividade para 2015 reflete o desígnio da SGMJ em atingir padrões de desempenho de
excelência em sede da qualidade e eficiência dos serviços prestados, apostando na contínua
formação dos recursos humanos e na constante otimização dos recursos financeiros disponíveis.
Sendo um importante instrumento do ciclo anual de gestão, o acompanhamento permanente da
execução do Plano de Atividades possibilitará identificar oportunamente eventuais desvios e adotar
atempadamente medidas de ajustamento que possibilitem a sua boa concretização.
Neste contexto de compromisso com a exigência e determinação na obtenção dos resultados
pretendidos, serão indispensáveis a motivação, as qualidades humanas e profissionais, a
responsabilidade e o sentido de realização do interesse público, timbre e marca do desempenho
funcional de todos quantos trabalham nesta Secretaria-Geral.
Lisboa, 23 de Dezembro de 2014
Carlos José de Sousa Mendes
Secretário-Geral do Ministério da Justiça
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2. Apresentação da SGMJ
2.1. Missão e Atribuições
Missão
A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros
do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo.
Deve assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos
demais serviços e organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de
recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e
contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.
Atribuições
Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo
integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos
não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos
orçamentos.
Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de
recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a
respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de
avaliação.
Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ,
designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em
mobilidade especial e da formação em áreas comuns.
Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e
organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do
Centro de Estudos Judiciários.
Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo
integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através
da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos
que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que
sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou
administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que
solicitada pelo membro do Governo competente.
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Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente
A em
S sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou
internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do
MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que
a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente.
Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de
bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e
Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos
processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e
agregação de necessidades.
Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma
permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do
MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade.
Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias.
Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico,
promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e
procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso
corrente por parte dos organismos produtores.
Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e
desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente
legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ.
Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os
demais serviços e organismos.
Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ
nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde
que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo.
Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da
apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material
efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade
gestora dos respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira
dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes.
Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade
Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à
Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e à Comissão de Programas Especiais de Segurança,
que se regem por diploma próprio.
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2.2. Estrutura Orgânica
O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No
desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão,
atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou a
estrutura nuclear da SGMJ e competências das respetivas unidades orgânicas.
2.3. Meio Envolvente
A avaliação do meio envolvente com que a SGMJ se depara constitui um elemento fundamental para
um adequado planeamento das atividades a desenvolver, pois permite identificar a forma de
ultrapassar ou minimizar os problemas e de potenciar as vantagens.
Relativamente à envolvente interna da SGMJ identificaram-se os seguintes aspetos mais relevantes:

Proximidade da Direção Superior com a equipa governamental, que possibilita uma
melhor articulação e adequação do serviço prestado;
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
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Normalização e simplificação de procedimentos, com acréscimo de utilização de
tecnologias de informação, que possibilita ganhos de eficiência e permite um acréscimo
de rigor na atuação da SGMJ;

Elevado número de técnicos a exercer funções na SGMJ há largos anos, possuindo um
conhecimento especializado nas sua atribuições e com larga experiência nas áreas de
atuação da Justiça.

Reconhecida qualidade do serviço prestado pela SGMJ, evidenciada pela avaliação
muito positiva dos serviços e organismos do Ministério da Justiça e dos Gabinetes dos
membros do Governo no questionário de satisfação realizado (avaliação média de 4,5 e
4,7, respetivamente, numa escala de 1 a 5).

A idade média dos recursos humanos da SGMJ situa-se acima dos 50 anos, em parte
devido ao congelamento de novas admissões na função pública;

Saída de funcionários experientes para aposentação e para organismos com capacidade
de pagamentos remuneratórios acrescidos;

A percentagem de recursos humanos não qualificados, sendo que os trabalhadores na
categoria de assistente operacional da SGMJ representam quase 20% do total de
trabalhadores;

Insuficiente articulação entre unidades orgânicas, verificando-se por vezes algum
desconhecimento pelo trabalho desenvolvido nas outras unidades orgânicas;
Em termos de envolvente externa destacam-se os seguintes aspetos:

Opção governamental de dinamização dos serviços partilhados para obtenção de ganhos
de eficiência dos serviços públicos;

Aposta governamental na simplificação administrativa e na administração eletrónica da
Administração Pública;

Financiamento comunitário de projetos do Ministério da Justiça gerido pela SGMJ;

Cooperação institucional com outros serviços e organismos da Administração Pública,
que possibilita troca de experiências e boas práticas.

As solicitações urgentes e não programadas sendo frequentes num serviço de apoio aos
gabinetes dos membros do Governo, dificultam o planeamento e a continuidade das
atividades;

Frequentes alterações do quadro legal da Administração Pública, que originam alguma
instabilidade e necessidade de adequação às novas orientações;
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
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Alguma desmotivação dos trabalhadores da Administração Pública, em consequência
das medidas de austeridade;

Dificuldade em recrutar técnicos qualificados em algumas áreas de atuação da SGM;

Demora na resposta a solicitações da SGMJ por alguns organismos da Administração
Pública, o que condiciona o desempenho da SGMJ;
Com base nesta análise elaborou-se uma matriz SWOT, que relaciona os pontos fortes e pontos
fracos internos, com as oportunidades e as ameaças do ambiente externo (S- Strengths, W –
Weaknesses, O- Opportunities; T – Threats).
Matriz SWOT
Fatores internos
Desmotivação dos trabalhadores da
Administração Pública
Dificuldade de recrutamento de pessoal
qualificado em algumas áreas
-
-
+
-
+
+
Opção governamental de dinamização dos
serviços partilhados
+
-
+
+
+
Financiamento comunitário
Cooperação institucional com outros serviços e
organismos
-
+
+ : Interação positiva => ameaças combatidas ou aproveitamento de oportunidades.
- : Interação negativa => ameaças potenciadas ou oportunidades desperdiçadas.
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+
+
-
Aposta na simplificação administrativa e na
administração eletrónica da AP
Reconhecida qualidade do serviço
prestado pela SGMJ
+
Recursos humanos com elevado
conhecimento das áreas de atuação da
Justiça
-
Normalização e simplificação de
procedimentos
Elevada percentagem de recursos
humanos não qualificados
Proximidade da direção superior com a
equipa governamental
-
Pontos fortes
Insuficiente articulação entre unidades
orgânicas
Ameaças
-
Frequentes alterações do quadro legal da
Administração Pública
Demora na resposta a solicitações por alguns
organismos da AP
Oportunidades
Fatores Externos
Solicitações urgentes e não programadas
Saída de funcionários experientes
Elevada idade média dos recursos
humanos
Pontos fracos
+
+
+
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2.4. Stakeholders
Os principais stakeholders da SGMJ, ou seja as entidades que têm interesse e/ou influenciam o seu
desempenho, são os seguintes:
Externos
Gabinetes dos Membros do Governo integrados no MJ
Tribunais (nomeadamente Tribunal de Contas, Tribunais
Administrativos e Fiscais)
Serviços e Organismos do MJ
Outros Serviços e organismos da AP (nomeadamente Inspeção Geral
de Finanças, DGAEP, DGO, ESPAP, ADSE, DGQTFP/INA, DGARQ)
Cidadão
Internos
Trabalhadores da SGMJ
No planeamento das atividades a desenvolver pela SGMJ são consideradas as necessidades e
expectativas destes stakeholders, bem como a sua influência na organização.
3. Objetivos estratégicos e objetivos operacionais da SGMJ
O planeamento da atividade na SGMJ foi elaborado num modelo em cascata: com base nos objetivos
estratégicos, determinados superiormente, estabeleceram-se os objetivos operacionais para 2015
que concorrem para aqueles objetivos, e de seguida foram desagregados em objetivos operacionais
para as diversas unidades orgânicas.
3.1. Objetivos estratégicos

Instituir um novo modelo de apoio jurídico, técnico e administrativo especializado prestado
aos gabinetes dos membros do Governo, reduzindo custos e recursos humanos, adotando
procedimentos mais eficientes e promovendo a qualidade dos serviços prestados.
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

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Otimizar a utilização dos recursos – humanos, financeiros, patrimoniais e fundos
comunitários - no âmbito do Ministério da Justiça, incentivando a adoção de práticas que
promovam a sua partilha e rentabilização.
Promover boas práticas de arquivo no Ministério da Justiça, através da definição e
operacionalização de políticas arquivísticas.
3.2. Objetivos operacionais do QUAR
Eficácia
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e
não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em
matérias relacionadas com recursos humanos (nº de
dias úteis)
11
3
Taxa de pertinência das orientações técnicas
divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas
"pertinente"/nº total de respostas dos serviços)
90%
5%
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
Garantir a eficácia do apoio
jurídico prestado aos gabinetes
dos membros do governo
Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos
processos urgentes e não urgentes (nº de dias)
11
3
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
95%
2%
Garantir um apoio eficaz aos
serviços e organismos do MJ na
área dos Recursos Humanos
Assegurar o financiamento do
MAOC-N
% de processos de despesa verificados
previamente por cada transferência de verbas
efetuada
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
Implementar a Estrutura
Organizacional e de Gestão da
Autoridade delegada na
componente do Fundo de
Segurança Interna afeta ao MJ
Grau de implementação da estrutura "autoridade
delegada"
80%
0%
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
Desenvolvimento do projeto
Portal do Ministério da Justiça
Prazo de disponibilização do Portal da Justiça aos
utilizadores
(nº de semanas)
49
2
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
90%
5%
Promover a melhoria das
condições de segurança, higiene e
saúde no trabalho no MJ
Taxa de implementação na SGMJ dos serviços de
segurança, higiene e saúde no trabalho
Eficiência
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
Promover a reorganização dos
arquivos dos serviços e
organismos do MJ
Prazo para conclusão da fase 1 da implementação do
Plano de Classificação do MJ na SGMJ
(nº de semanas)
52
1
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Objetivo Operacional
Indicadores
Consolidar e reforçar uma política
de melhoria das condições
negociais e de racionalização dos
procedimentos de aquisição
Prazo de apresentação da proposta de abertura de
procedimento de serviços de gestão, conservação e
manutenção de equipamentos de transporte vertical
nos edifícios da DGAJ. (nº de semanas após a data da
receção das cláusulas técnicas e documentos de
suporte das respetivas despesas)
Número de orientações comuns elaboradas e
divulgadas a todas as entidades aderentes à UCMJ.
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Meta
Tolerância
3
1
3
1
Objetivo Operacional
Indicadores
Meta
Tolerância
Dinamizar a utilização dos Fundos
Comunitários geridos diretamente
pela Comissão Europeia nos
serviços e organismos do
Ministério da Justiça
Grau de divulgação pelo serviços do MJ da abertura
de concursos pela CE
80%
0%
Indicadores
Meta
Tolerância
Nível médio de satisfação pelos serviços prestados
aos membros dos gabinetes do Governo (numa
escala de 1 a 5)
4,0
0,5
Nível médio de satisfação pelos serviços prestados
aos outros organismos do MJ (numa escala de 1 a 5)
4,0
0,5
Qualidade
Objetivo Operacional
Garantir a satisfação dos clientes
da SGMJ
4. Objetivos operacionais e atividades a desenvolver por unidades
orgânicas
O quadro seguinte ilustra a distribuição por unidades orgânicas da responsabilidade mais direta pela
concretização dos objetivos inscritos no QUAR 2015 da SGMJ.
Garantir a eficácia do apoio jurídico
prestado aos gabinetes dos membros do
governo
Assegurar o financiamento do MAOC-N
11
EM-GFC
UCMJ
Garantir um apoio eficaz aos serviços e
organismos do MJ na área dos Recursos
Humanos
DSJC
Instituir novo modelo de apoio
jurídico,
técnico
e
administrativo
especializado
prestado aos gabinetes dos
membros
do
Governo,
reduzindo custos e recursos
humanos,
adotando
procedimentos mais eficientes
DSAE
Objetivos Operacionais
DSRFPT
Objetivos Estratégicos
DSRHPO
Unidades Orgânicas
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e promovendo a qualidade dos
serviços prestados.
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Promover a melhoria das condições de
segurança, higiene e saúde no trabalho no
MJ
Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ
Consolidar e reforçar uma política de
melhoria das condições negociais e de
racionalização dos procedimentos de
aquisição
Otimizar a utilização dos
recursos no âmbito do
Ministério da Justiça,
incentivando a adoção de
práticas que promovam a sua
partilha e rentabilização.
Implementar a Estrutura Organizacional e
de Gestão da Autoridade delegada na
componente do Fundo de Segurança
Interna afeta ao MJ
Desenvolvimento do projeto Portal do
Ministério da Justiça
Dinamizar a utilização dos Fundos
Comunitários geridos diretamente pela
Comissão Europeia nos serviços e
organismos do Ministério da Justiça
Promover boas práticas de
arquivo no Ministério da
Justiça, através da definição e
operacionalização de políticas
arquivísticas.
Promover a reorganização dos arquivos
dos serviços e organismos do MJ
Para além dos objetivos estratégicos e operacionais inscritos no QUAR 2015 da SGMJ, e uma vez que
estes não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ, apresentam-se de seguida os objetivos e
atividades a desenvolver por cada unidades orgânica.
4.1. Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização
Recursos Humanos
A Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização integra a Divisão de
Recursos Humanos e a Divisão de Planeamento e Organização.
Dirigente
intermédio
1º grau
DRH
Dirigente
intermédio
2º grau
Técnico
superior
Técnico de
informática
Assistente
técnico
1
4
-
4
1
DPO
Total
14
1
2
12
1
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Objetivos Operacionais
Objetivo Operacional/ QUAR
Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos
Indicadores
Metas
Principais Atividades
Tempo
médio
de
resposta
a
solicitações (urgentes e não urgentes)
dos serviços e organismos do MJ em
matérias relacionadas com recursos
humanos (nº de dias úteis)
11
 Responder às questões colocadas pelos serviços e
organismos do MJ em matérias relacionadas com
recursos humanos
Taxa de pertinência das orientações
técnicas divulgada aos serviços e
organismos
(nº
de
respostas
"pertinente"/nº total de respostas dos
serviços)
90%
 Divulgar orientações técnicas aos serviços e
organismos do MJ relacionadas com recursos
humanos
 Questionar os serviços e organismos do MJ sobre a
pertinência das orientações divulgadas.
Objetivo Operacional
Elaborar ou atualizar manuais de procedimentos da SGMJ
Indicadores
Metas
Principais Atividades
1
 Análise dos manuais de procedimentos para
identificação das necessidades de atualização
 Elaboração ou atualização de uma unidade orgânica
da SGMJ
Número de manuais de procedimentos
elaborados ou atualizados
Objetivo Operacional
Dinamizar a Responsabilidade Social na SGMJ
Indicadores
Metas
Principais Atividades
Elaborar um Plano de Responsabilidade
Social para a SGMJ
1 Plano
 Levantamento das ações de responsabilidade social
já implementadas na SGMJ
 Elaboração de um Plano de Responsabilidade Social
Atividades Correntes:

Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça;

Emitir pareceres a solicitação dos serviços e organismos do MJ, em matérias relacionadas
com a área dos recursos humanos;

Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal da SGMJ e do pessoal
afeto aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou
organismos que devam ser apoiados pela SGMJ, bem como proceder à liquidação dos
respetivos descontos;
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
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Assegurar a gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos humanos
afetos aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou
organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente,
devam ser apoiados pela SGMJ;

Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos pelos
Serviços e Organismos do MJ, através do reporte de Balanços Sociais,
documentos de
SIADAP 2 e 3 e Relatórios de Formação;

Garantir a elaboração e acompanhamento dos instrumentos de Planeamento e Gestão da
SGMJ, nomeadamente Relatório de Atividades de 2014, relatórios de monitorização
quadrimestral do QUAR 2015, proposta de QUAR 2016, Plano de Atividades para 2016;

Elaborar análises comparativas no âmbito do grupo de Benchmarking das SecretariasGerais, de modo a identificar boas práticas e a promover melhores desempenhos internos.

Elaborar relatório consolidado evidenciando a forma como o SIADAP foi aplicado no âmbito
do MJ no biénio 2013-2014, nomeadamente quanto à fase de planeamento e quanto aos
resultados de avaliação final;

Proceder à elaboração do Balanço Social da SGMJ referentes ao ano de 2014;

Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, o Mapa de Pessoal da SGMJ
para 2016, com base na avaliação dos desvios verificados ao nível das competências
existentes e das requeridas para a prossecução das atividades da SGMJ e efetuar a previsão
de encargos com despesas de pessoal (Gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ,
SGMJ e CPVC);

Gerir eficazmente a formação do pessoal afeto à SGMJ, através da correta identificação das
necessidades formativas, da realização das ações de formação planeadas e da avaliação da
eficácia da formação como instrumento de melhoria contínua;

Preparar o Plano de Formação para 2016, tendo subjacente a avaliação da eficácia da
formação realizada em 2015, bem como das competências transversais ou específicas que
careçam de desenvolvimento;

Disponibilizar conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ e assegurar a sua atualização;

Assegurar a elaboração do documento Dossier Justiça;

Monitorização do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas.
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J U S T I Ç A
4.2. Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e
Tecnológicos
Recursos Humanos
DSRFPT
Dirigente
intermédio
1º grau
Dirigente
intermédio
2º grau
Técnico
superior
Técnico de
informática
Coordenador
Técnico
Assistente
técnico
Assistente
Operacional
Total
1
1
3
2
3
7
4
21
Objetivos Operacionais
Objetivo Operacional/QUAR
Assegurar o financiamento do MAOC-N
Indicadores
% de processos de despesa verificados
previamente por cada transferência de
verbas efetuada
Metas
Principais Atividades
95%
 Acompanhamento da execução orçamental material
e financeira do MAOC;
 Preparação da prestação de contas à Comissão
Europeia e respetivos pedidos de reembolso;
 Disponibilização das verbas arrecadadas ao MAOC.
Objetivo Operacional/QUAR
Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça
Indicadores
Prazo de disponibilização do Portal
da Justiça aos utilizadores
Metas
Principais Atividades
49
 Implementação da solução técnica adotada;
 Realização dos testes de acordo com a metodologia
aprovada;
 Conclusão das atividades previstas no plano de
transição.
 Realização da execução financeira e material e
pedido de reembolso dos fundos comunitários
associados.
(nº de semanas)
Objetivo Operacional/QUAR
Promover a melhoria das condições de segurança, higiene e saúde no trabalho do MJ
Indicadores
Metas
Principais Atividades

Taxa de implementação na SGMJ dos
serviços de segurança, higiene e


90%
saúde no trabalho
15
Realização de auditoria técnica no âmbito da
segurança no trabalho, nas instalações da
SGMJ
Elaboração do Plano de Segurança Interno
Implementação de serviços de saúde no
trabalho, nomeadamente realização de
exames médicos aos trabalhadores da SGMJ.
PLANO
DE
ATIVIDADES
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
–
2015
M I N I S T É R I O
D A
J U S T I Ç A
Objetivo Operacional
Apoio informático aos utilizadores
Indicadores
Taxa de resolução das ocorrências
reportadas.
Metas
Principais Atividades

95%
Gerir os equipamentos informáticos, de
comunicações
e
outras
infraestruturas
tecnologias
Atividades Correntes:

Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça;

Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, as propostas de orçamentos;

Elaborar as contas de gerência dos orçamentos;

Elaborar mensalmente os reportes orçamentais propondo, sempre que se justifique,
medidas de racionalização e procedimentos a adotar;

Assegurar a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação,
liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e
instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias;

Aperfeiçoar a execução dos orçamentos, melhorando a taxa de execução orçamental,
diminuindo as despesas correntes face a 2014 e não se verificando transição de dívidas da
responsabilidade do serviço para o ano seguinte;

Acompanhar as execuções materiais e financeiras dos projetos de financiamento
comunitário dos serviços e organismos do Ministério da Justiça;

Assegurar a constituição, reconstituição, liquidação e pagamento dos fundos de maneio;

Assegurar o processamento e pagamento de abono de ajudas de custo;

Gerir os contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de
manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc);

Assegurar os procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de
compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas;

Gerir os bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços;

Gerir o parque automóvel afeto;

Organizar e manter atualizados o cadastro e inventário dos bens móveis e viaturas afetas;

Instruir os processos administrativos resultantes de acidentes de viação com viaturas
afetas;

Assegurar a gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos e dos equipamentos;

Prestar apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink .
16
PLANO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
DE
ATIVIDADES
M I N I S T É R I O
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–
2015
J U S T I Ç A
4.3. Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e
Relações Públicas
Recursos Humanos
Dirigente
intermédio
1º grau
Dirigente
intermédio
2º grau
Técnico
superior
Assistente
técnico
Assistente
Operacional
Total
1
1
7
10
9
28
DSAE
Objetivos Operacionais
Objetivo Operacional/QUAR
Promover a reorganização dos arquivos dos serviços e organismos do MJ
Indicadores
Metas
Prazo para conclusão da fase 1 da
implementação
do
Plano
de
Classificação do MJ na SGMJ
(nº de semanas)
Principais Atividades




52
Identificação de interlocutores chave
Adaptação do sistema de gestão documental
Formação
Testes de implementação
Objetivo Operacional
Garantir o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça
segundo padrões de qualidade, considerando, sempre, as diversas necessidades dos mesmos
Indicadores
Nível médio de satisfação pelos
serviços prestados (numa escala de 1
a 5)
Metas
Principais Atividades
4
 Emissão de pareceres e despachos
 Gestão de correspondência
 Cumprimento de despachos, por via da elaboração
de ofícios e/ou arquivamento de processos
documentais
 Envio de diplomas e despachos para publicação
oficial
 Tradução e retroversão de documentos
Atividades Correntes:

Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça;

Garantir de forma eficaz e eficiente a gestão de correspondência da SGMJ e dos gabinetes
dos membros do governo da área da Justiça;

Prestar apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do
Governo e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo;
17
PLANO
DE
ATIVIDADES
S E C R E T A R I A - G E R A L

D O
–
2015
M I N I S T É R I O
D A
J U S T I Ç A
Promover a aplicação do PCA MJ – Plano de Classificação e Avaliação Documental do
Ministério da Justiça;

Colaborar no processo de harmonização do destino final e dos prazos de retenção
administrativa da documentação de arquivo da Administração Pública, coordenado pela
Direção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas;

Promover a normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ de forma a
rentabilizar recursos e tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de
informação;

Atualizar o fundo bibliográfico da SGMJ;

Efetuar o tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido;

Proceder à difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de
acordo com perfis de utilizadores previamente definidos;

Satisfazer com eficácia e eficiência as necessidades de informação dos utilizadores do
Arquivo Histórico do MJ e dos utilizadores do Centro de Documentação da SGMJ;


Assegurar o funcionamento dos serviços de receção e atendimento ao cidadão:
o
Atendimento presencial e telefónico;
o
Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro Amarelo;
Assegurar a receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos
membros do Governo da área da Justiça;

Garantir a divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e externo:
o
Elaboração e actualização das listas de contactos internos da SGMJ e dos gabinetes
dos membros do Governo da área da Justiça;
o
Preparação de conteúdos de cariz sócio-cultural para disponibilização na Intranet da
SGMJ;
o

Reformulação da informação de cidadania disponível no sítio internet da SGMJ;
Assegurar a organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos
promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por
outros serviços do MJ.
18
PLANO
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D O
DE
ATIVIDADES
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D A
–
2015
J U S T I Ç A
4.4. Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso
Recursos Humanos
Dirigente
intermédio
1º grau
Técnico
superior
Assistente
técnico
Assistente
Operacional
Total
1
9
1
1
12
DSJC
Objetivos Operacionais
Objetivo Operacional/QUAR
Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo
Indicadores
Tempo médio de elaboração das
peças jurídicas nos processos
urgentes e não urgentes (nº de dias)
Metas
Principais Atividades
 Elaborar de estudos, pareceres e informações
 Elaborar peças processuais em ações e recursos
11
Objetivo Operacional
Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres
Indicadores
Metas
Tempo médio de elaboração de
informações e emissão de pareceres
(nº de dias)
12
Tempo médio de elaboração de
informações de apreciação de
impugnações administrativas
(nº de dias)
12
Tempo médio de elaboração de
informações que apreciem os
pedidos de pagamento de
indeminizações fixadas pelo Tribunal
Europeu dos Direitos do Homem
8
Principais Atividades
 Elaborar de estudos, pareceres e informações
Objetivo Operacional
Garantir a eficácia na elaboração das peças jurídicas nos processos contenciosos
Indicadores
Metas
Tempo médio de elaboração de peças
jurídicas nos processos contenciosos
urgentes (nº de dias)
8
Tempo médio de elaboração de peças
jurídicas nos processos contenciosos
não urgentes (nº de dias)
16
Principais Atividades
 Elaborar
peças
contenciosos
19
jurídicas
nos
processos
PLANO
DE
ATIVIDADES
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Atividades Correntes:

Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça;

Prestar serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados
no MJ, mediante a emissão de estudos, pareceres e informações;

Elaborar pareceres e peças processuais jurídicas, com a profundidade e o rigor necessários;

Proceder à instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas
por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os restantes
organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração
Pública;

Representar o MJ em processos de natureza jurisdicional que não sejam da competência de
outro serviço ou organismo e outros que lhe sejam superiormente determinados;

Assegurar o apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições das demais
unidades orgânicas da SGMJ.
4.5. Unidade de Compras do Ministério da Justiça
Recursos Humanos
Dirigente
intermédio
2º grau
Técnico
superior
Total
1
6
7
UCMJ
Objetivos Operacionais
Objetivo Operacional/QUAR
Consolidar e reforçar uma política de melhoria das condições negociais
e de racionalização de procedimentos de aquisição
Indicadores
Prazo de apresentação da proposta
de abertura de procedimento de
serviços de gestão, conservação e
manutenção de equipamentos de
transporte vertical nos edifícios da
DGAJ.
(nº de semanas após a data da
receção das cláusulas técnicas e
documentos de suporte das
respetivas despesas)
Metas
Principais Atividades

3
20
Apresentação de proposta de autorização de
despesa plurianual prévia à abertura do
procedimento
PLANO
S E C R E T A R I A - G E R A L
Número de orientações comuns
elaboradas e divulgadas a todas as
entidades aderentes à UCMJ, que
promovam a eficiência dos
processos.
(Nº de normas divulgadas)


3
D O
DE
ATIVIDADES
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2015
J U S T I Ç A
Redação das normas
Divulgação das normas
Objetivo Operacional
Garantir uma resposta adequada e rápida às questões colocados pelos organismos
Indicadores
Prazo médio de resposta (nº de dias)
Metas
Principais Atividades
 Responder às questões colocadas pelos
organismos
 Registo em ficheiro dos prazos de resposta
3
Objetivo Operacional
Garantir a realização dos procedimentos de aquisição centralizada
em 9 categorias de bens e serviços
Indicadores
Nº categorias centralizadas de bens e
serviços que são objeto de aquisição
centralizada pela SGMJ/UCMJ
Metas
Principais Atividades
 Levantamento e agregação de necessidades
 Lançamento dos procedimentos
9
Objetivo Operacional
Informar permanentemente os organismos sobre o estado dos procedimentos
Indicadores
Prazo de comunicação aos
organismos sobre mudanças de fase
em cada procedimento
(número de dias úteis)
Metas
 Atualização permanente do cronograma de cada
procedimento
 Comunicação aos organismos sobre mudanças de
fase
3
Atividades Correntes:

Realizar procedimentos pré contratuais resultantes da agregação das necessidades dos
serviços e organismos do MJ:
o
Estudar e fazer constar nos processos a informação fornecida pelos organismos
relativa a anteriores contratos da mesma categoria.
o
Introduzir nova(s) categoria(s)/subcategoria(s) de bens ou serviços nos processos de
aprovisionamento centralizado;
o
Desenvolver, em articulação com os serviços e organismos do MJ, os trabalhos de
normalização e padronização dos consumos de modo a assegurar a progressiva
convergência na utilização dos bens e serviços constantes dos Acordos Quadro da
Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP);
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PLANO
DE
ATIVIDADES
S E C R E T A R I A - G E R A L




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M I N I S T É R I O
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J U S T I Ç A
Promover junto dos serviços e organismos do MJ uma crescente participação no âmbito dos
procedimentos de aquisição:
o

D O
–
Manter uma gestão criteriosa dos contratos celebrados de modo a reduzir, ao
mínimo, a possibilidade de se verificar insatisfação por parte dos utilizadores.
Promover o aumento da eficiência e da eficácia do processo de levantamento de
necessidades junto dos organismos envolvidos em procedimentos de aquisição agregada:
o
Manter o apoio e acompanhamento do processo de levantamento de necessidades de
forma a garantir que os serviços e organismos do MJ cumpram os prazos
estabelecidos e, assim, tornar mais céleres os procedimentos de contratação e
disponibilização de bens e serviços;
o
Dar continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número
de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos;
Contribuir para a divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de
trabalho associados às compras públicas:
o
Divulgar a utilização da Plataforma Transacional como instrumento preferencial para
efeitos de requisição de bens e gestão de contratos;
o
Fornecer o apoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica disponibilizada pela
ESPAP para execução de procedimentos ao abrigo dos Acordos Quadro.
Acompanhar a execução dos contratos celebrados na sequência de procedimentos
centralizados.
o
Avaliar a execução dos contratos;
o
Diligenciar pela resolução de situações irregulares detetadas no acompanhamento
dos contratos;
o
Executar relatórios de progresso de avaliação dos contratos.
Compilar a informação a nível do Ministério da Justiça a enviar à ESPAP.
4.6. Equipa Multidisciplinar – Gestão de fundos comunitários
Recursos Humanos
Chefe de
Equipa
Multidisciplinar
Técnico
superior
Total
1
1
2
Gestão de
fundos
comunitários
22
PLANO
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ATIVIDADES
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2015
J U S T I Ç A
Objetivos Operacionais
Objetivo Operacional
Implementar a Estrutura Organizacional e de Gestão da Autoridade delegada
na componente do Fundo de Segurança Interna afeta ao MJ*
Indicadores
Metas
Principais Atividades
 Preparação das normas e procedimentos;
Grau de implementação da estrutura
80%
 Avaliação da estrutura informática a
"autoridade delegada"
implementar;
*Responsabilidade atribuída à Secretaria-Geral enquanto Autoridade Delegada do referido Fundo para o
Ministério da Justiça.
Objetivo Operacional
Dinamizar a utilização dos Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia
nos serviços e organismos do Ministério da Justiça
Indicadores
Metas
Principais Atividades

Grau de divulgação pelos serviços do
MJ da abertura de concursos pela CE

80%

Elaboração de fichas de projeto (tradução e
resumo dos avisos da CE);
Envio das fichas aos serviços e organismos do
MJ;
Monitorização dos processos de aviso de
Candidatura de Financiamento Comunitário
remetido aos serviços e organismos do MJ.
Atividades

Apoiar os serviços e organismos do Ministério da Justiça na preparação dos Projetos de
Candidatura a Financiamento Comunitário e submeter os processos de candidatura conjunta
a fundos comunitários;

Apresentar à entidade gestora dos correspondentes programas de financiamento
comunitário propostas de alteração à programação, em estreita conjugação e articulação
com os serviços e organismos executores dos projetos;

Elaborar e apresentar, em conjunto com as entidades executoras, os relatórios intermédios
e finais dos projetos conjuntos de financiamento comunitário aprovados;

Apoiar o Ministério da Justiça nas estruturas de apoio técnico nacionais relacionadas com a
gestão de fundos comunitários;

Apoiar tecnicamente os Gabinetes Governamentais do Ministério da Justiça no âmbito da
gestão de fundos comunitários;
23
PLANO
DE
ATIVIDADES
S E C R E T A R I A - G E R A L
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2015
M I N I S T É R I O
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5. Recursos
5.1. Recursos Financeiros
O orçamento de funcionamento da SGMJ para o ano de 2015 é de 4.767.893 euros, conforme
ilustrado no quadro seguinte:
Orçamento de funcionamento 2015
Agrupamentos económicos
Total
2015
4.767.893
Pessoal
2.873.678
Remunerações certas e variáveis
2.339.397
Segurança social
534.281
Correntes
1.570.215
Aquisição de bens
76.161
Aquisição de serviços
1.494.054
Outros
324.000
Transferências e outras despesas correntes
274.000
Aquisição de bens de capital
50.000
Do orçamento de 2015 da SGMJ, 60% das verbas destinam-se ao pagamento de encargos com o
pessoal, 33% a despesas correntes e 7% a outras despesas, nomeadamente com aquisição de bens de
capital.
Outras
7%
Despesas
correntes
33%
Despesas com
pessoal
60%
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PLANO
S E C R E T A R I A - G E R A L
DE
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ATIVIDADES
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2015
J U S T I Ç A
5.2. Recursos Humanos
Para desenvolver os projetos e atividades planeados, estima-se estarem em exercício de funções na
SGMJ, em 1 de Janeiro para 2015, os seguintes recursos humanos:
Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, por cargo e por carreira
(estimativa para 01 de Janeiro de 2015)
Cargos e carreiras
Coordenador
técnico
Especialista e
Técnico de
informática
Assistente
técnico
Assistente
operacional
2
Secretariado
1
DSRHPO
3
6
DSRFPT
2
3
DSAE
2
2
2
0
3
0
3
14
3
11
4
21
7
14
10
9
28
6
22
1
1
1
4
2
7
7
3
2
Total
Mulheres
Direcção superior
Dirigente Dirigente Técnico
superior intermédio superior
dos quais:
Homens
Unidades
orgânicas
DSJC
1
9
12
4
8
UCMJ
1
6
7
2
5
Gestão de Fundos
Comunitários
(E. Multidisciplinar)
1
1
2
1
1
2
10
32
3
3
23
16
89
25
64
dos quais: Homens
2
4
6
1
2
7
3
25
Mulheres
0
6
26
2
1
16
13
64
Total
A distribuição dos recursos humanos da SGMJ por cargos e carreiras é a seguinte:
Dirigente superior
2,2%
Assistente
operacional
18,0%
Dirigente intermédio
11,2%
Técnico superior
36,0%
Assistente técnico
25,8%
Especialista e
Técnico de
informática
3,4%
Coordenador
técnico
3,4%
Sendo que o índice de tecnicidade1 da SGMJ é de 53%.
1
Índice de tecnicidade= (Dirigentes + Técnicos Superiores + pessoal de informática) /total de efetivos*100
25
PLANO
DE
ATIVIDADES
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D O
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2015
M I N I S T É R I O
D A
J U S T I Ç A
Por idades, os recursos humanos da SGMJ distribuem-se do seguinte modo:
Até 39 anos
11,2%
60 e mais anos
16,9%
40-49 anos
23,6%
50-59 anos
48,3%
Formação
Em 2015 continuar-se-á a rentabilizar os gastos com a formação em todos os serviços e organismos
da Justiça através da execução de ações de formação conjuntas financiadas pelo POPH e até
conclusão do projeto formativo em curso.
Paralelamente, a SGMJ beneficiará em 2015 da possibilidade de frequentar as ações de formação
promovidas pelo CEJ, cujo conteúdo assuma relevância, tendo em atenção a abrangência e
especiais atribuições da SGMJ.
Adicionalmente, será efetuado no decurso de 2015 o levantamento das necessidades de formação
para preparação do Plano de formação para 2016.
26