Guia auto-avaliação segundo EFQM
GUIA PARA A APLICAÇÃO DA
METODOLOGIA EFQM NA AUTO-AVALIAÇÃO DE
PROJECTOS EM PARCERIA
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Guia auto-avaliação segundo EFQM
ÍNDICE
1.
INTRODUÇÃO ...................................................................... 3
2.
A METODOLOGIA EFQM E O QUESTIONÁRIO PARA AUTOAVALIAÇÃO .................................................................................. 4
3.
A METODOLOGIA EM PROJECTOS EM PARCERIA....................... 7
4.
PRINCIPAIS DIFICULDADES / ESTRATÉGIAS DE
SUPERAÇÃO ............................................................................... 11
5.
COMO ACEDER AO QUESTIONÁRIO ...................................... 12
6.
BIBLIOGRAFIA ................................................................... 13
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1. INTRODUÇÃO
Este Guia pretende disponibilizar a todas as entidades/parcerias uma
metodologia para auto-avaliação em projectos de parceria, que foi aplicada no
âmbito do projecto 2WORKSAFE, e baseada na metodologia EFQM e no
respectivo questionário de auto-avaliação.
Consiste portanto na narrativa da experiência do projecto 2WORKSAFE, os
passos seguidos, as principais dificuldades e como foram superadas bem,
como algumas sugestões para futuras aplicações.
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2. A METODOLOGIA EFQM E O QUESTIONÁRIO PARA AUTOAVALIAÇÃO
Para além da avaliação externa prevista, este projecto tem a sua própria autoavaliação, baseada na metodologia EFQM (European Foundation for Quality
Management) que inclui um questionário para auto-avaliação (Determining
Excellence, Taking the first steps – a questionnaire approach, EFQM), a ser
aplicada duas vezes durante a execução do projecto. A primeira aplicação
estava prevista a meio da implementação do projecto e a segunda no final.
O questionário foi desenvolvido para ajudar qualquer organização ou empresa
a determinar a sua posição numa escala de excelência do negócio. É baseado
num experimentado e testado método de avaliação de organizações numa
variedade de aspectos, que no seu conjunto definem excelência em termos de
capacidades e resultados da organização.
O questionário considera excelência num sentido alargado e não se limita a
considerar os aspectos dos sistemas de gestão da qualidade (tais como a ISO
9000). São analisadas áreas tais como a eficiência dos procedimentos, a
obtenção de melhorias contínuas nos produtos e serviços, o empenho da
organização no desenvolvimento dos seus recursos humanos para o alcançar
das suas metas e de excelentes resultados.
O questionário consiste em 50 questões, com igual impacto no resultado final
obtido pela organização, e que se distribuem por 9 secções, que são:
1. Qualidade da Liderança
2. Politicas e Estratégias
3. Pessoas
4. Parcerias e Recursos
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5. Processos
6. Resultados para clientes/público alvo
7. Resultados para pessoas envolvidas
8. Resultados para sociedade
9. Resultados de desempenho
Estes nove aspectos constituem o “Modelo de Excelência da EFQM”. Tendo
sido desenvolvido pela EFQM é actualmente utilizado por uma grande parte
dos
países
europeus,
no
sentido
de
identificar
as
organizações
que
demonstram um desempenho superior.
Os
principais
benefícios
para
a
organização
que
decide
preencher
o
questionário são os seguintes:
•
ajuda a identificar o posicionamento actual da organização e a
determinar as prioridades e orientações para o futuro;
•
permite comparações com outras organizações;
•
encoraja a organização a monitorizar o seu progresso a partir duma
base definida;
•
avalia as diferentes visões dos membros da organização relativamente
aos sucessos e fraquezas daquela;
•
cria um ponto de partida para a implementação das melhorias
prioritárias não deixando ao mesmo tempo que a organização avance
com demasiadas acções de melhoria em simultâneo.
O questionário pode ser preenchido de diferentes maneiras:
•
individualmente, para uma melhor identificação com o Modelo de
Excelência EFQM e para uma avaliação individual da organização;
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•
por
várias
pessoas
individualmente
sendo
as
respostas
depois
agregadas, determinando-se o resultado médio e as áreas de maior
divergência de opiniões;
•
como um exercício de grupo, em que os pontos fortes e pontos a
melhorar da organização são analisados previamente, por forma a se
obter um resultado do grupo na avaliação da organização.
A metodologia tem também definida a forma de cálculo dos resultados obtidos
pela organização após o exercício de responder às diferentes questões,
podendo estes resultados ser apresentados de diferentes formas, que são
complementares:
•
em gráficos, de barras, radar, etc
•
em
forma
de
tabela,
apresentando
os
cálculos
parcelares
que
conduziram ao resultado por tópico.
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3. A METODOLOGIA EM PROJECTOS EM PARCERIA
Esta metodologia foi originalmente desenvolvida para ser aplicada em
empresas/organizações o que implica naturalmente algumas adaptações
quando queremos aplicá-la a uma parceria de um projecto.
A. Assim a primeira adaptação que foi efectuada foi pensar na parceria do
projecto
como
uma
empresa,
uma
organização,
com
as
seguintes
correspondências:
•
responsáveis séniores – elementos que representam cada parceiro
•
responsáveis
–
responsáveis
em
cada
parceiro
pelas
diferentes
actividades, participantes nas reuniões
•
pessoas – restantes elementos de cada parceiro envolvidos ou não no
projecto
•
clientes
–
públicos-alvo,
entidades
gestoras
projecto,
empresas,
empregados, indivíduos
•
fornecedores – outros projectos em curso no âmbito da actividade dos
parceiros, outras empresas fornecedoras de algum tipo de serviço para
este projecto.
B. O passo seguinte foi responder às questões de cada tópico, analisando
sempre a sua pertinência, no conteúdo e no tempo, e adaptando à realidade
da parceria. Aqui optou-se por existir um facilitador, que para cada questão,
fazia uma breve adaptação ao contexto da parceria e do projecto. Cada
parceiro era depois convidado a atribuir a sua pontuação e a adicionar
comentários como suporte à sua avaliação.
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Na
primeira
aplicação
do
questionário,
foram
definidas
as
questões
consideradas não aplicáveis e que não seriam respondidas no âmbito deste
projecto e que foram, por tópico:
•
4. Parcerias e recursos – as questões 4 e 5
•
7. Resultados para pessoas envolvidas – as questões 1, 2 e 3.
Estas questões estão relacionadas com recursos de uma empresa, tais como
edifícios, equipamentos, materiais, novas tecnologias e por outro lado com
aspectos como absentismo, rotatividade, níveis de formação, taxas de
acidentes, que não têm aplicação no âmbito do funcionamento da parceria.
C. O timing da aplicação do questionário também é importante. Quando foi
aplicado numa fase intermédia do projecto verificou-se que, por não existirem
ainda resultados objectivos ou porque o tempo decorrido ainda não era
suficiente para uma correcta avaliação, algumas questões tiveram de ser
pontuadas com “Não iniciado”. E aqui podemos dar o exemplo das questões
dos tópicos 6, 8 e 9.
Na aplicação no final do projecto já foi possível responder a todas aquelas
questões.
D. A parceria utilizou formas de preenchimento diferentes em cada um dos
momentos de aplicação da metodologia. Assim no primeiro momento (a meio
da implementação do projecto) optou por um preenchimento individual por
cada parceiro (uma resposta por parceiro) e a obtenção de consenso no
âmbito da reunião da parceria em que foi realizado o exercício.
No final do projecto, na aplicação da metodologia, a parceria optou por
responder a alguns dos tópicos duma forma global, por existir dificuldade em
diferenciar as respostas por questão.
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E. A apresentação dos resultados foi efectuada utilizando um gráfico de barras
com o resultado global e o resultado por tópico, a que se adicionou uma
análise por tópico, salientando os principais comentários de cada parceiro, no
decorrer do exercício de avaliação.
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Resultados da aplicação da metodologia EFQM no final da implementação do
projecto:
Exemplo da análise por tópico:
1.
Liderança
• Resultados para Liderança foram 80%
– “Management Plan” é o nosso documento estratégico e é usado como tal.
– Foi definida uma estrutura organizacional.
– Foi criada uma Plataforma Informática de Gestão e os documento relacionados com o projecto estão lá
organizados.
– Existe comunicação entre reuniões através da plataforma de gestão. Esta última e o e-mail são utilizados
frequentemente:
5.
A parceria entende ter que intensificar a comunicação com os clientes
Processos
• Resultados para procesos foram 100 %
– Foi criado um eficiente sistema de documentação/comunicação: a plataforma de gestão.
- Foi realizado o Diagnóstico de necesidades de formação e o questionário de avaliação de necesidades de
comunicação está on-line em http://www.ctcp.pt/inovacao/2worksafe/
– Foi definido um sistema de auto-avaliação do projecto e parceria: “EFQM Determining Excellence”.
– Foram estabelecidos Planos de trabalho para todas as actividades do projecto.
– Foi criado um sistema de avaliação de todas as reuniões.
– Foram discutidos e são discutidos os resultados/conclusões da avaliação em cada reunião, no seu início.
- Foi criado e está em funcionamento o Painel de avaliadores externos (experts externos)
Foram atingidos os resultados esperados e agora é possível perceber se os objectivos serão
atingidos em termos de disseminação.
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4. PRINCIPAIS DIFICULDADES / ESTRATÉGIAS DE SUPERAÇÃO
As principais dificuldades encontradas prendem-se com a capacidade de ver a
parceria como uma organização e conseguir adaptar as questões à realidade
da parceria.
Assim foi importante existirem na parceria alguns elementos com experiência
anterior de aplicação desta metodologia num contexto semelhante, e que para
cada questão, conseguiam traduzir, numa forma mais clara, o aspecto em
análise para o contexto da parceria.
As vantagens da utilização desta metodologia são, para além do facto de ser
uma ferramenta muito utilizada na Europa e disponível em várias línguas, o
facto de permitir analisar o desempenho da parceria num conjunto de
vertentes chave para o sucesso do projecto, ajudar na reflexão individual e
conjunta sobre o contributo de cada parceiro para os objectivos do projecto e
facilitar a detecção de pontos a melhorar e o desencadear de medidas
correctivas.
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5. COMO ACEDER AO QUESTIONÁRIO
O questionário descrito anteriormente está acessível apenas através da
publicação:
-
EFQM – Determining Excellence, Taking the first steps – a questionnaire
approach, EFQM, Brussels.
Em Portugal pode ser adquirida através da APQ – Associação Portuguesa para
a Qualidade (versão em inglês).
Existem as versões em espanhol, italiano, etc.
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6. BIBLIOGRAFIA
-
Occupational EFQM – Determining Excellence, Taking the first steps – a
questionnaire approach, EFQM, Brussels
-
www.efqm.org
-
www.apq.pt
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