SUELLEN VIRIATO LEITE DA SILVA PROPOSTA DE CRIAÇÃO DE UMA POLÍTICA PARA TRATAMENTO DA MEMÓRIA ORGANIZACIONAL NA BIBLIOTECA DA FUNASA Monografia apresentada ao Programa de PósGraduação Lato Sensu em Gestão do Conhecimento da Universidade Católica de Brasília, como requisito parcial para obtenção do certificado de Especialista em Gestão do conhecimento. Orientador: Prof. Dr.Cláudio Chauke Nehme Brasília 2014 S586p Silva, Suellen Viriato Leite da. Proposta de criação de uma política para tratamento da memória organizacional na biblioteca da Funasa/ Suellen Viriato Leite da Silva. 2014. 63 f.: il.; 30 cm. Monografia (MBA) – Universidade Católica de Brasília. 2014. Orientação: Prof. Dr. Cláudio Chauke Nehme 1. Memória Organizacional. 2. Gestão do Conhecimento. 3. Biblioteca. I. Nehme, Cláudio Chauke, Orient. II. Título. CDU 005.94 Monografia de autoria de Suellen Viriato Leite da Silva, intitulada “Proposta de criação de uma política para tratamento da memória organizacional na biblioteca da Funasa”, apresentada como requisito parcial para obtenção do certificado de Especialista em MBA em Gestão do Conhecimento da Universidade Católica de Brasília, em 25 de março de 2014, defendida e/ou aprovada pela banca examinadora abaixo assinada: ______________________________________________________ Prof. Dr. Cláudio Chauke Nehme Orientador Gestão do Conhecimento/MBA – UCB ______________________________________________________ Prof. Dr. Eduardo Amadeu Dutra Moresi Examinador Gestão do Conhecimento/MBA – UCB ______________________________________________________ Prof. Dr. Ivan Rocha Neto Examinador Gestão do Conhecimento/MBA – UCB Brasília 2014 Dedico o seguinte trabalho a pessoa que mais inspira minhas conquistas, à minha querida mãe Bia, que é minha fonte de admiração, força e perseverança. Assim como também a toda minha família que em suas particularidades e simplicidades me ajudam a sorrir e contemplar a cada novo dia. AGRADECIMENTO Agradeço ao meu Orientador Cláudio Chauke Nehme que ajudou a esclarecer as dúvidas e aprimorar as ideias e feitos desde o inicio do trabalho. Agradeço à professora Sophia Wieckzorek que me auxiliou no resumo em inglês, e me orienta no idioma inglês com toda paciência. Agradeço ao corpo de professores do curso de MBA de Gestão do Conhecimento para a turma da Funasa, da Universidade Católica, que nos apresentou conteúdos de extrema relevância para realização dos trabalhos e para o nosso desenvolvimento profissional. Agradeço à Solange de Oliveira Jacinto minha amiga de profissão que compartilhou as dúvidas sobre o trabalho, tanto neste trabalho de conclusão de curso quanto o trabalho do dia a dia na Funasa. Agradeço aos amigos de turma que além de contribuírem com seus conhecimentos nas aulas, nos permitiu conhecer as diversas realidades da instituição e o funcionamento de seus setores. Agradeço à equipe da Biblioteca da Funasa que sempre contribui na realização do trabalho braçal e intelectual e proporciona o compartilhamento de experiências, vivência e amizade e que colaborou de forma decisiva na conclusão deste trabalho. Agradeço aos Bibliotecários e demais funcionários de bibliotecas que responderam aos questionários enviados para pesquisa e alguns que além de responder, dividiram um pouco das suas dificuldades de rotina no trabalho em bibliotecas e do imenso prazer que este trabalho, apesar de árduo e pouco reconhecido, proporciona. “A memória guardará o que valer a pena. A memória sabe de mim mais que eu; e ela não perde o que merece ser salvo.” Eduardo Galeano. RESUMO SILVA, Suellen Viriato Leite da. Proposta de criação de uma política para tratamento da memória organizacional na Biblioteca da Funasa. 2014. 63 f. Trabalho de Conclusão de Curso (MBA em Gestão do Conhecimento) – Universidade Católica de Brasília, Brasília, 2014. A recuperação das informações sobre as atividades desenvolvidas por uma instituição é importante para seu desenvolvimento e evolução. Conforme a importância destas informações o presente estudo propõe a implantação de uma política de tratamento da memória organizacional para a biblioteca da Fundação Nacional de Saúde (Funasa). A biblioteca não possui um padrão para as atividades de coleta do material de memória organizacional. Deste problema surgiu a necessidade de criar uma política de memória organizacional para normalizar as tarefas de coleta, armazenagem e distribuição do material de memória. As atividades que não tem suas etapas descritas em um documento não apresentam continuidade ou conhecimento de outros setores do órgão. Isto evidencia a necessidade da política desenvolvida com a finalidade de divulgar e manter a memória organizacional. Para verificar a lacuna das atividades desenvolvidas na biblioteca, foi estudado o histórico das funções da biblioteca, contidos nos seus estatutos e regimentos. Foram apresentados os conceitos de gestão do conhecimento, memória organizacional, política e política para bibliotecas. Foi realizada a pesquisa em bibliotecas governamentais sobre o tratamento de seus materiais de memória organizacional e a possibilidade da existência de suas políticas de memória organizacional com o propósito de encontrar casos semelhantes à realidade da Funasa. Após analisada a pesquisa nas bibliotecas governamentais foi possível determinar os pontos fortes e fracos para construção de uma política de memória organizacional voltada para uma biblioteca governamental especializada. Tanto a pesquisa bibliográfica quanto a pesquisa nas bibliotecas determinou os elementos necessários para a construção da política de memória organizacional. As pesquisas realizadas serviram de base para construção do texto de política de memória organizacional da biblioteca da Funasa. O texto básico da política foi formulado e enviado para avaliação de alguns gerentes da Funasa. A análise de toda pesquisa conclui que para elaboração de uma política é necessária a intensa participação dos trabalhadores na elaboração do documento e que após a conclusão deste documento ele deve ser divulgado das formas mais amplas e visíveis possível. Palavras-chave: Memória Organizacional, Gestão do Conhecimento, Política de Gestão, Biblioteca, Fundação Nacional de Saúde. ABSTRACT Data recovery regarding institutional activities is the foundation upon given institution build its development and evolution. Given this importance, the present study aims to establish an Organization Memory policy in the central library of The Brazilian National Health Foundation – Funasa, Currently, this library lacks a standardized procedure to collect materials regarding organization memory, for which the suggested policy intends to regulate the memory material gathering, storage and distribution. Activities without proper documented description of its execution do not show continuity or develop awareness of other sectors within the institution. This flaw in the history of an institution can be overcome by applying specific parts of the present work – storage and distribution. In order to verify activities developed in the library, this sector was scrutinized in its data collection and implantation history based on Funasa’s statutes and regiments. Fundamental descriptions of the concepts of Knowledge Management, Organization Memory, Policy and Library Policies are shown. Other Brazilian governmental libraries cases in which OM has already been implemented are exposed, therefore elucidating how improvements can be done to the current study case. After a detailed analysis on those, an evaluation of strengths and weaknesses was conducted to trigger a proper planning and implementation of Organization Memory within the library. Both literature review and case studies allowed the determination of which elements were indeed important to design the process for this particular case therefore making feasible the implementation for Funasa’s library. A policy draft was formulated and forwarded to Funasa’s leadership whose opinions and suggestions were used to improve the study itself. The results show that to architecture an efficient policy it is necessary: (i) an effective participation from workers when a document elaboration is ongoing and (ii) an extensive document divulgation. Keywords: Organizational Memory, Knowledge Management, Policy Management, Library, Fundação Nacional de Saúde. LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Estrutura Administrativa Fsesp .............................................................................. 19 Figura 2 - Modelo SECI .......................................................................................................... 26 Figura 3 - Modelo Alavi de Processo do Conhecimento ........................................................ 28 Figura 4 - A estrutura da Memória Organizacional .................................................................. 29 Figura 5 - Sistema de Memória Organizacional ....................................................................... 30 Figura 6 - Áreas das bibliotecas pesquisadas ........................................................................... 38 Figura 7 - Recursos de tecnologia da informação utilizados pelas bibliotecas ........................ 39 Figura 8 - Tipo de armazenamento das publicações das bibliotecas ........................................ 40 Figura 9 - A biblioteca tem função de guardar material de memória? .................................... 41 Figura 10 - Tipos de normas com Política de MO das bibliotecas ........................................... 41 Figura 11 - Tipos de usuários consultados sobre a política de MO .......................................... 42 Figura 12 - Profissionais consultados na elaboração da política de MO ................................. 42 Figura 13 - Tipos de documentos de MO armazenados nas bibliotecas .................................. 43 Figura 14 - Nível de contribuição da política de MO para as atividades das bibliotecas ......... 43 Figura 15 - Nível de aceitação institucional da política de MO ............................................... 44 Figura 16 - Possíveis razões para rejeição da política de MO .................................................. 44 LISTA DE SIGLAS ASCOM Assessoria de Comunicação e Educação em Saúde CODEC Coordenação de Comunicação COESA Coordenação de Educação em Saúde COESC Coordenação de Comunicação Social COMED Coordenação de Comunicação, Educação e Documentação COMUB Coordenação de Museu e Biblioteca DATAPREV Empresa de processamento de dados da Previdência Social DIMUB Divisão de Museu e Biblioteca DOU Diário Oficial da União FNS Fundação Nacional de Saúde antes da modificação para Funasa FSESP Fundação Serviços de Saúde Pública FUNASA Fundação Nacional de Saúde INAN Instituto Nacional de Alimentação e Nutrição MO Memória Organizacional SNABS Secretaria Nacional de Ações Básicas de Saúde SNPES Secretaria Nacional de Programas Especiais de Saúde SUCAM Superintendência de Campanha de Saúde Pública SUS Sistema Único de Saúde SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 13 1.1. Escolha do Tema ........................................................................................................ 14 1.2. Relevância do Estudo ................................................................................................. 14 1.3. Formulação do Problema ........................................................................................... 15 1.4. Objetivos: geral e específico ...................................................................................... 15 1.4.1. Objetivos Gerais ................................................................................................. 16 1.4.2. Objetivos Específicos ......................................................................................... 16 1.5. 2. Estrutura do Trabalho ................................................................................................ 16 REFERENCIAL TEÓRICO .......................................................................................... 17 2.1. História das competências da Biblioteca da Funasa .................................................. 17 2.1.1. A herança da Sucam na Funasa .......................................................................... 17 2.1.2. A herança da Fsesp na Funasa ............................................................................ 18 2.1.3. A herança da Snabs, Sneps e Inan na Funasa ..................................................... 21 2.1.4. A inauguração da Funasa e suas transformações ............................................... 21 2.2. A gestão do conhecimento ......................................................................................... 25 2.3. Memória Organizacional ........................................................................................... 28 2.4. Política para MO ........................................................................................................ 31 2.4.1. Política documental voltada para MO ................................................................ 32 2.4.2. Elementos da política para MO .......................................................................... 34 3. METODOLOGIA ........................................................................................................... 36 3.1. Classificação da Pesquisa .......................................................................................... 36 3.2. Coleta e análise dos dados ......................................................................................... 37 3.3. Delimitação do estudo ............................................................................................... 38 4. ANÁLISE DOS DADOS ................................................................................................. 38 5. CONSTRUÇÃO DA POLÍTICA DE MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA DA FUNASA ................................................................................................. 45 5.1. Elementos para construção da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa ....................................................................................................................................45 5.2. Proposta de política de memória organizacional para biblioteca da Funasa ............. 46 5.3. Tentativa de validação da política de memória organizacional para biblioteca da Funasa ....................................................................................................................................49 6. CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES ....................................................................... 51 REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 53 APÊNDICE ............................................................................................................................. 56 Documento defenitivo de proposta de política de memória organizacional para biblioteca da Funasa ....................................................................................................................................... 56 ANEXO A - RESPOSTAS TABULADAS DOS QUESTIONÁRIOS ENVIADOS ÀS BIBLIOTECAS GOVERNAMENTAIS .................................................................................. 61 ANEXO B - RESPOSTA DO QUESTIONÁRIO DE VALIDAÇÃO DA POLÍTICA DE MO PARA BIBLIOTECA DA FUNASA ....................................................................................... 63 13 1. INTRODUÇÃO A preocupação em armazenar e recuperar informação para tomada de decisão é algo inerente nas organizações. Esse processo é valorizado e aceito como essencial para existência de uma instituição e com a crescente acumulação e busca por informação as entidades organizam suas informações históricas nas mais variadas formas e nomenclaturas. Dentre os diversos modos que se constitui a organização de informações de uma instituição, a que mais se caracteriza devido ao recolhimento de documentação histórica é a construção da memória organizacional (MO). Os locais em que se encontram a MO de uma instituição podem ser físicos ou virtuais. A funcionalidade da MO é coletar informações nos diversos tipos de suporte para conhecimento e tomada de decisão, conforme Abecker et al.(1998) relata que a MO deve realizar uma disseminação ativa de conhecimento e gerar uma experiência de uso, que não se baseia somente em consultas de um usuário, mas automaticamente fornece conhecimento útil para resolver problemas e tarefa em mãos. A Fundação Nacional de Saúde (Funasa) possui um local físico que se presta ao trabalho de agregar informações históricas da instituição que consiste no seu complexo de museu e biblioteca. Como a biblioteca é a responsável por armazenar o material bibliográfico é necessário avaliar e verificar se as informações que estão alocadas no local e se estas fornecem uma verdadeira base de informação. Devido as diversas modificações de missão, localização e falta de delimitações especificas dos trabalhos desenvolvidos pela biblioteca da Funasa muita informação se perdeu e continua se perdendo. Este problema evidencia a falta de algum instrumento de obrigatoriedade de depósito de informações relevantes. Através deste problema transparece a necessidade de se criar parâmetros e diretrizes para que a Biblioteca da Funasa venha a funcionar como um local em que é possível se armazenar uma memória organizacional levando em conta a sua função de fomentar na aprendizagem organizacional da empresa. Para tornar esse processo efetivo é necessária a criação de uma política, pois somente através de um instrumento regulatório as falhas ocorridas anteriormente na gestão de armazenamento de informações da biblioteca podem ser corrigidas. O presente trabalho busca verificar quais os elementos essenciais a serem tomados para a efetivação e funcionamento de uma MO. O trabalho abordará a problemática da biblioteca da Fundação Nacional de Saúde (Funasa), desde sua constituição até a sua subutilização como fonte de memória e procurará designar os parâmetros para a construção de um instrumento de política para que futuramente se torne efetivamente dentro da organização um local de produção, 14 armazenagem e busca de memória organizacional histórica servindo de fonte para gestão do conhecimento. 1.1. Escolha do Tema O início da instituição Funasa se deu através da junção de grandes secretarias e órgãos pertencentes ao Ministério da Saúde. Os dois maiores e com atividades mais expressivas da área de saúde foram a Fundação de Serviço Especial de Saúde Pública (Fsesp) e a Superintendência de Campanhas em Saúde Pública (Sucam). As atribuições destas secretarias eram o saneamento básico da Fsesp e o combate de endemias da Sucam. Na época da junção em meados de 1991 não houve um tratamento específico para coleta de informações e delimitações de construção de acervo de documentos. A Biblioteca da Funasa se formou em sua maioria de acervo bibliográfico, documental da Sucam que abrigava peças e documentos no Ministério da Saúde. O grande problema atual da biblioteca advém da distorção e da precariedade de realização das suas funcionalidades, devido à falta de instrumentos obrigatórios para o fluxo de coleta, armazenagem e disseminação de publicações. Sempre existiu o problema de distância funcional que a biblioteca representa como centro de documentação da Funasa, pois o trabalho desenvolvido para abrigar e disseminar seus acervos ocorre de forma precária sem subsídios de pessoal e de documentação específica em que seja delimitado os trabalhos que a biblioteca deve desenvolver. Devido a esta falta de recurso e principalmente de disposições rígidas para controle das ações de armazenamento de informações na biblioteca, o tema se mostrou altamente relevante para verificar a recuperação de informações que existe na biblioteca da Funasa e a criação de um ciclo de geração, armazenagem e busca de informações para subsídios de aprendizagem organizacional. Um documento de política de memória organizacional pode elucidar este problema por isso foi escolhido o referido tema. 1.2. Relevância do Estudo Em seu histórico de existência de 22 anos a Funasa já passou por reestruturações com a modificação do foco de trabalho alterando sua missão e visão até a que está em atual vigor que consta do foco em saúde ambiental e saneamento básico. Essas modificações formam o histórico e a percepção do trabalho da Funasa, tanto em materiais registrados como legislação, manuais, relatórios, pesquisas entre outros documentos, como nas pessoas que faziam parte de 15 departamentos que tratavam de atribuições e áreas que foram extintas. Toda essa carga de conhecimento explícito e tácito existe sem o devido tratamento para guarda, recuperação e reutilização ficando desta forma muita informação perdida ou subutilizada. O caso da biblioteca da Funasa se agrava, pois este não funciona na devida forma como deveria funcionar se tratando de referência de guarda de informações da instituição. Desta forma o estudo de viabilizar uma política de memória organizacional para a biblioteca se faz necessário para construir uma rotina de armazenagem de informações relevantes para instituição e que estas informações fomentem a construção de novos conhecimentos para o órgão. 1.3. Formulação do Problema Desde que a Biblioteca Funasa foi instituída em 1991, juntamente com a criação da Funasa e reuniu inicialmente um acervo para demonstrar as ações da extinta Superintendência de Campanha de Saúde Pública (Sucam), além da armazenagem de suporte à legislação como diários oficiais da União (DOU), assim como Boletins de Pessoal (BP) e Boletins de Serviço (BS). Com o crescimento da Sucam e a transferência de suas atribuições para a Funasa criada em 1991, a biblioteca tomou proporções maiores agregando acervos bibliográficos da Sucam e da extinta Fundação Serviços de Saúde Pública (Fsesp), que viriam a formar a Funasa com diversas outras secretarias do Ministério da Saúde. Todas as ações que resultaram nessas mudanças foram tratadas a um nível macro de transferência de informações. Dentre essas mudanças nenhuma ocorreu com políticas sólidas de recuperação e armazenamento do material mencionado. Sendo assim a Funasa abrigou este patrimônio sem ter documentado de fato todo o material e as possibilidades de valor que este possuía. Devido às constantes mudanças e a fragilidade de normas e parâmetros para o tratamento destes acervos na Biblioteca, muita informação foi perdida e muito ainda deixa de ser atualizado, pois as transformações continuam ocorrendo e a função da Biblioteca de demonstrar essas mudanças a fim de fomentar as ações futuras, está em desuso. Sendo assim o questionamento que temos é o seguinte: Como criar uma política de gestão da Biblioteca da Funasa a fim de efetivar uma Memória Organizacional para fomentar a Gestão do Conhecimento na Funasa? 1.4. Objetivos: geral e específico 16 1.4.1. Objetivos Gerais Propor uma política de produção, armazenagem e disseminação de documentos da Biblioteca da Funasa voltados para Memória Organizacional na instituição. 1.4.2. Objetivos Específicos Levantar histórico e contexto de criação da biblioteca da Funasa; Ressaltar a importância da criação de uma política para tratamento da memória organizacional; Propor aos gestores da Funasa uma política para o tratamento de memória organizacional. 1.5. Estrutura do Trabalho O presente trabalho apresenta uma introdução já descrita onde traz os elementos básicos do objetivo e finalidade do estudo. Mostra o referencial teórico onde é abordado o histórico da biblioteca da Funasa através das legislações e suas alterações e estuda os conceitos de gestão do conhecimento e memória organizacional. Lista o tratamento de política documental e seus elementos essenciais. A metodologia descreve qual o tipo de pesquisa que foi utilizada e as formas para chegar aos resultados da pesquisa. Análise dos dados mostra os resultados obtidos com os questionários aplicados durante a construção do trabalho. A construção de política de memória organizacional para a biblioteca da Funasa é descrita e determinada assim como a tentativa de realizar sua validação junto aos gestores de competência acima da biblioteca. Por fim é descrito as conclusões do trabalho e são feitas algumas recomendações. Fazem parte dos anexos as respostas dos questionários aplicados durante a pesquisa. No Apêndice consta o documento completo de proposta de política de memória organizacional para a biblioteca da Funasa. 17 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1. História das competências da Biblioteca da Funasa A formação do acervo da Biblioteca da Funasa em sua grande parte é advinda da Sucam e da Fsesp, órgãos anteriores à criação da Funasa vinculado ao Ministério da saúde. Assim como também possui algumas publicações da Secretaria Nacional de Ações Básicas em Saúde (Snabs), e Secretaria Nacional de Programas Especiais de Saúde (Sneps) secretarias pertencentes ao Ministério da Saúde, que posteriormente foram integradas pela Funasa. Verificando as funções das grandes instituições vinculadas ao Ministério da Saúde, em que sua grande maioria apresenta material bibliográfico na Funasa, é perceptível o tratamento das informações em cada instituição e como isso influenciou na formação do acervo de memória da Funasa. 2.1.1. A herança da Sucam na Funasa O primeiro Regimento da Sucam delimitava as atividades da Biblioteca unicamente voltadas para obras sem uma definição rígida. Publicações que futuramente foram incorporadas ao acervo eram de responsabilidade do setor de documentação que posteriormente transferiu algumas tarefas para o setor de arquivo. O seguinte texto é referente a Portaria n°161/BSB de 07 de maio de 1976 que instituiu o regimento interno da Sucam. Art. 61 - À Divisão de Documentação e Divulgação compete orientar, controlar e coordenar a execução das atividades de documentação e divulgação. Art. 62 – À Seção de Documentação compete: a) Pesquisar, corrigir, ordenar, classificar, guardar, e conservar documentos, planos relatórios e textos, relacionados, direta ou indiretamente, com as atividades da Sucam, mantendo o devido controle do acervo; b) Organizar e manter atualizado o ementário da legislação federal e, em especial, a do Ministério da Saúde e da Sucam; c) Organizar e sistematizar fichário de referências de assuntos relacionados com o Ministério da Saúde e a Sucam. [...] Art 64 – À Biblioteca compete: 18 a) Selecionar, receber, classificar, catalogar e conservar as obras de interesse direto ou indireto da Sucam; b) Organizar e manter atualizada uma coleção de catálogos, de editores e instituições especializados. c) Promover o empréstimo ou troca de acervos entre bibliotecas; d) Orientar e auxiliar o leitor no uso do acervo da Biblioteca e nas pesquisas bibliográficas, franqueando as salas de leitura mediante o controle apropriado. O texto do regimento da Sucam deixa claro quanto às competências da seção de documentação e da biblioteca em captar material de interesse para memória organizacional, assim como mecanismos para sua organização e disseminação. Existia uma documentação clara, pois o texto das atribuições dos setores estava empregado de forma translúcida no regimento. Existiram outras alterações regimentais na estrutura da Sucam até 1986, porem nenhuma modificou a estrutura dos setores de documentação e biblioteca assim como também não foram modificadas as suas atribuições. 2.1.2. A herança da Fsesp na Funasa O primeiro estatuto da Fundação Sesp publicado através do Decreto 49.464, de 7 de dezembro de 1960 descreve os seguintes objetivos: Art. 2° - A Fundação terá como objetivos: a) Organizar e operar serviços de saúde pública e assistência médico – hospitalar nas áreas do território nacional onde se desenvolvem ou venhas a se desenvolver programas de valorização econômica sempre que tais serviços não constem de programas de órgãos federais; b) Estudar, projetar e executar empreendimentos relativos à construção, ampliação ou melhoria de serviços e abastecimentos d´água e sistemas de esgotos, sempre que não constem em programas de órgãos federais; c) Coordenar, organizar e administrar, mediante regime de acordo com as municipalidades interessadas, serviços de abastecimento de água e de esgotos; d) Analisar do ponto de vista técnico, e opinar sobre projetos e orçamentos relativos a serviços de abastecimento d’água a serem construídos com financiamento do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico, ou Caixas Econômicas Federais, nos termos da legislação em vigor; 19 e) Coordenar, organizar e administrar nos Estados cujos governos o solicitarem, serviços destinados ao desenvolvimento de sua estrutura sanitária básica, inclusive no que se refere à promoção e controle da higiene industrial; f) Desenvolver um programa de educação sanitária nas localidades onde mantiver unidades sanitárias; g) Colaborar com órgãos técnicos do Ministério da Saúde na solução de problemas de sua competência; h) Realizar pesquisas, inquéritos e estudos necessários ao desenvolvimento de suas atividades; i) Promover a difusão de conhecimentos técnicos ligados à saúde pública, através da edição de livros, revistas e outras publicações; j) Promover a formação e o treinamento de pessoal técnico e auxiliar necessário à execução de suas atividades; k) Desenvolver programas em cooperação com os Estados, o Distrito Federal, os Territórios ou os Municípios, visando à higienização dos bairros pobres e à solução de problemas de saúde pública. O que se pode observar dos objetivos da Fsesp é que ela tinha vinculado a importância da difusão de conhecimento como citado na alínea i, tornando o conhecimento tácito dos funcionários em explicito quando descreve o meio em que esta difusão de conhecimentos deve ser através da “edição de livros, revistas e outras publicações”. Outro grande ponto para observar é que a maioria dos objetivos da Fundação Sesp em seu primeiro estatuto vão ao encontro da atual missão e visão da Funasa que estão fundamentados em inclusão social através de ações de saneamento e saúde ambiental. A Fundação Fsesp não chegou a ter um regimento com sua disposição estrutural, mas o quadro a seguir resgatado dos relatos de Bastos (1996) p.156, conforme a figura 1 mostra que a biblioteca estava ligada ao Setor de Educação e Treinamento. Figura 1 - Estrutura Administrativa Fsesp 20 Fonte: Bastos (1996) Essa hierarquia leva a conclusão de que suas atividades estavam mais voltadas para a produção de materiais de conhecimento do que realmente para sua devida armazenagem. Essa política reflete o quão pouco de material da Fsesp a biblioteca da Funasa possui hoje no acervo histórico. Além disso, grande parte desse material não é composto de publicações oficiais, e sim de apostilas, relatórios administrativos e pastas de cursos oferecidos aos servidores pela Fundação Sesp. 21 Segundo a análise da figura 1 de Bastos (1996) p. 156, a biblioteca então era tratada como um suporte a educação continuada, atualmente mais conhecida como aprendizagem organizacional, que tem como ferramenta fundamental a memória organizacional. 2.1.3. A herança da Snabs, Sneps e Inan na Funasa Dentre as grandes secretarias que formaram a maior parte do acervo bibliográfico da Funasa concentrado na biblioteca também se encontravam outras secretarias como a Secretaria Nacional de Ações Básicas em Saúde (SNABs), que trabalhava na promoção e execução de atividades nas áreas de epidemiologia, laboratórios de saúde pública, ecologia humana, saúde ambiental e educação e saúde. Já a Secretaria Nacional de Programas Especiais de Saúde (Sneps) trabalhava na promoção e execução de atividades em áreas de saúde mental, pneumologia sanitária, dermatologia sanitária, doenças crônico-degenerativas e sexualmente transmissíveis, AIDS e saúde materno-infantil. No acervo também existem obras do extinto Instituto Nacional de Alimentação e Nutrição (Inan), porém este não compôs a junção de órgãos que formaram a Funasa. A variedade e falta de padrão na temática das publicações que pertencem ao acervo histórico da Funasa, demonstram sua formação tempestuosa. Da mesma maneira refletem a falta de políticas na reunião de tantas áreas e pessoal em um único órgão que viria a se tornar a Funasa. 2.1.4. A inauguração da Funasa e suas transformações Com a instituição oficial da Funasa através do Decreto n° 100 de 16 abril de 1991, a transferência de bens das instituições que a formaram foi descrita no referido Decreto da seguinte forma: Art. 21 O patrimônio da FNS é constituído: I – pelos bens móveis e semoventes da Fundação Serviços de Saúde Pública – FSESP, da Superintendência de Campanha de Saúde Pública - SUCAM e os da Empresa de Processamento da Previdência Social – DATAPREV, relativos às atividades de informática do SUS; II – pelos bens imóveis da FSESP e os que, utilizados pela SUCAM, venham ser transferidos pela união. 22 Apesar do acervo e da própria Funasa agregar outras secretarias do Ministério da Saúde, oficialmente o que foi transferido de material para Funasa foram os bens da Fsesp, Sucam e Dataprev. A Portaria n° 1.835 de 1 de novembro de 1994 regulamenta o primeiro Regimento da Funasa, com a denominação de Fundação Nacional de Saúde, em que é formalizado as atribuições e atividades de cada setor. A biblioteca estava inserida dentro da Coordenação de Comunicação, Educação e Documentação (COMED) e suas competências estão descritas no seguinte artigo: Art. 9° À Coordenação de Comunicação, Educação e Documentação – COMED compete: I – articular-se com o Ministério da Saúde e demais instituições públicas e privadas no que tange às ações de comunicação, educação e documentação da FNS; II – coordenar, em articulação com os demais órgãos da FNS, o planejamento, acompanhamento e avaliação das ações de comunicação, educação e documentação; III – assessorar as equipes das coordenações regionais no planejamento, execução, acompanhamento e avaliação das ações de comunicação, educação e documentação; IV – promover a capacitação de profissionais e de lideranças comunitárias para o desenvolvimento das ações de comunicação e educação, em conjunto com a Coordenação de Desenvolvimento Institucional e a Coordenação de Recursos Humanos; V – Veicular informações no âmbito interno e externo da FNS, relativa às áreas de atuação da Instituição; VI – elaborar, em articulação com as demais áreas da FNS, materiais instrucionais e de divulgação abrangendo os cuidados de saúde e contexto socioculturais dos indivíduos e grupos sociais bem como as suas relações com o meio ambiente; VII – definir e implantar, em articulação com as demais áreas, normas de editoração no âmbito da FNS, de forma a padronizar as publicações da instituição; VIII – compor, revisar, arte finalizar e editorar as publicações elaboradas pelos órgãos da FNS; IX – promover estudos e pesquisas que apoiem e redirecionem os processos de educação e comunicação em saúde; X – promover o intercâmbio de experiências de interesse técnico-científico nas áreas de comunicação e educação; 23 XI - estabelecer, em consonância com as demais áreas da Instituição, canais de comunicação e formas de articulação intra e interinstitucional intra e intersetorial, com as organizações populares não governamentais e dos trabalhadores, na perspectiva do controle social; XII – coordenar a aquisição, o registro e a documentação de materiais bibliográficos e do acervo da Instituição; XIII – tratar, armazenar, conservar materiais bibliográficos e documentais, visando garantir o acesso dos mesmos aos usuários internos e externos à Instituição; XIV – gerenciar o Museu da Fundação Nacional de Saúde, mantendo a história da Instituição acessível ao público externo e interno. Neste artigo a COMED é responsável pelas funções típicas de comunicação da instituição. Os três últimos incisos determinam as funções de documentação para usuários internos e externos. São descritas funções básicas de gestão da informação. Quando relata como tratar, armazenar, conservar materiais e preservar a história da instituição acessível, está indicando os princípios básicos para a possível formação de uma memória organizacional. Este primeiro regimento da Funasa sofreu algumas alterações em determinados setores, porém quanto à COMED as atividades e sua formalização neste regimento permaneceram sem alteração até a aprovação de um novo regimento em 29 de dezembro do ano 2000. Em agosto de 2000 foi publicada a Portaria 410 que revogava o primeiro Regimento da Funasa e modificava seus departamentos e estruturas de trabalho. Neste novo regimento a biblioteca e o museu da Funasa formavam uma coordenação que estava subordinada ao setor de comunicação, conforme o artigo a seguir da portaria 410: [...] Capítulo III – Organização Art. 7° A Funasa tem a seguinte estrutura organizacional: I – órgão de assistência direta e imediata ao Presidente: 1. Gabinete – GABPR 1.1 Coordenação de Serviços Administrativos – COSAD 1.2 Coordenação de Eventos e Cerimonial – COECE 2 Assessoria Técnica – ASTEC 3 Assessoria Parlamentar – ASPAR 4 Assessoria de Comunicação e Educação em Saúde – ASCOM 4.1 Coordenação de Educação em Saúde – COESA 4.2 Coordenação de Comunicação – CODEC 24 4.3 Coordenação de Museu e Biblioteca – COMUB [...] A independência da biblioteca e do museu da Funasa como coordenação permitia uma tomada de decisão mais rápida e os processos de trabalho mais independente. As atribuições da Comub ficaram definidas na portaria 410 da seguinte forma: Art 16 À Coordenação de Museu e Biblioteca – COMUB, compete: I – gerenciar e implementar as atividades de informação, biblioteca e museologia; II – estabelecer normas e procedimentos de editoração para publicações técnico-científicas e implementar as atividades de edição de produtos impressos, audiovisuais e digitais, em articulação com as unidades da Funasa; e III – elaborar instrumentos de planejamento de acompanhamento e de avaliação de planos, programas, projetos e atividades de informação, biblioteca e museologia. Neste artigo n° 16 da portaria 410 fica explícito o dever da biblioteca inserida no contexto da COMUB a elaboração de instrumentos de planejamento, acompanhamento e avaliação de planos, programas, projetos e atividades de informação. No inciso III está incluso, nada mais nada menos que a política que norteará o tratamento de memória organizacional objeto este que será proposto no presente trabalho. Contudo a portaria 410 não é a que consta em vigor atualmente está também sofreu alterações e foi revogada pela Portaria 1.776 de 8 de setembro de 2003, que transcreve as seguintes atribuições à Biblioteca: Art 16 À Coordenação de Museu e Biblioteca – COMUB compete: I – gerenciar e implementar as atividades de informação, biblioteca e museologia; II – estabelecer normas e procedimentos de editoração para publicações técnico-científicas e implementar as atividades de edição de produtos impressos, audiovisuais e digitais, em articulação com as unidades da Funasa; III – elaborar instrumentos de planejamento, de acompanhamento, e de avaliação de planos, programas, projetos e atividades de informação, biblioteca e museologia; e IV – exercer outras atribuições que lhe forem cometidas pela chefe da Ascom. Apesar das mudanças novamente as atribuições da biblioteca é enfatizado um instrumento de planejamento para as informações armazenadas na biblioteca. Atualmente a Portaria 1.776, está parcialmente em vigor, pois aguarda a revogação total que será dada como novo regimento da Funasa, já que o último estatuto foi aprovado pelo Decreto 7.335 de 19 de outubro de 2010. 25 No novo estatuto aprovado pelo referido decreto ainda não consta oficialmente as divisões atuais da Funasa, mas já se sabe que a COMUB se transformou em DIMUB – Divisão de Museu e Biblioteca, perdendo o status de Coordenação e desta forma um pouco da independência. Apesar de a DIMUB ter perdido sua independência na nova estrutura regimental, não é muito diferente suas atribuições atuais das desenvolvidas no regimento anterior, cabendo à biblioteca o trabalho de acompanhar a coleta de informação em forma de material bibliográfico. Sendo assim esta função de coletora da memória institucional continua culturalmente como função da biblioteca na organização. A aprovação do planejamento desta coleta como expressa no último regimento fica a cargo das chefias direta e acima da Divisão de Museu e Biblioteca. 2.2.A gestão do conhecimento Para conhecer e entender como uma memória organizacional deve funcionar em todos seus processos é necessário elucidar os conceitos e modelos estudados de gestão do conhecimento. A gestão do conhecimento (GC) é um processo maior que engloba a memória organizacional como ferramenta. A memória organizacional funciona como ferramenta da GC para maior alcance de produtividade e tomada de decisão institucional. Antes de qualquer definição de modelo mais específico de gestão do conhecimento é necessário verificar a definição de dado, informação e conhecimento que em resumo é definido por Davenport e Prussack (1998) conforme o seguinte quadro 1: Quadro 1 - Dado, informação e conhecimento. Dados Informação Conhecimento Simples observações sobre o estado do mundo Facilmente estruturado Facilmente obtido por máquinas Frequentemente quantificado Facilmente transferível Dados dotados de relevância e propósito Requer unidade de análise Exige consenso em relação ao significado Exige necessariamente a mediação humana Informação valiosa da mente humana Inclui reflexão, síntese, contexto. De difícil estruturação De difícil captura em máquinas Frequentemente tácito De difícil transparência Fonte: Davenport e Prussack (1998) 26 Desta forma analisamos que a gestão do conhecimento trabalha com as informações mais preciosas e importantes, pois está em um nível tácito que concerne da interpretação de cada indivíduo. Drucker (2000) enfatiza o uso produtivo do conhecimento tanto por indivíduos quanto por organizações: Nessa sociedade, o conhecimento é o recurso primário para os indivíduos e para economia como um todo. A terra, o trabalho e o capital – os tradicionais fatores de fatores de produção para os economistas – não desapareceram mas se tornaram secundários. Eles podem ser obtidos e porque não dizer até sem grande esforço, desde que haja um conhecimento especializado. Ao mesmo tempo entretanto o conhecimento especializado por si só não produz nada. Ele somente pode se tornar produtivo quando for integrado a uma tarefa. E esta é a razão porque a sociedade do conhecimento é também uma sociedade das organizações: a finalidade e função de toda organização, comercial ou não, é a integração de conhecimentos especializados com tarefas comuns. (Drucker, 2000 p.4) Conforme Drucker (2000) um dos objetivos da organização é a de disponibilizar o conhecimento para o trabalho, seja em ferramentas, produtos e processos; no projeto de trabalho; no conhecimento em si. Está intrínseco ao conhecimento que ele sofra mudanças rapidamente e portanto, as certezas de hoje sempre se tornarão os absurdos de amanhã. Drucker (2000) p.4. O que nos remete a importância da instituição estar engajada e envolvida na manutenção da gestão do conhecimento com foco na otimização e melhorias dos processos de trabalho. A Gestão do conhecimento conforme o modelo SECI de Nonaka e Takeuchi (1997) demonstra como o conhecimento pode ser transmitido através das interações entre pessoas. Este modelo embasa a forma como uma memória organizacional pode ser estruturada afim de que leve em consideração as interações de transmissão de conhecimento conforme a figura 2 a seguir: Figura 2 - Modelo SECI 27 Fonte: Adaptação de Nonaka e Takeuchi (1997) A memória organizacional seria representada na externalização do conhecimento tácito e poderia gerar uma nova combinação de práticas e conhecimentos. A memória organizacional seria internalizada pelo trabalho da instituição em vias de aprendizado organizacional. O modelo de gestão de Choo (2003) é focado na informação. Apesar de não objetivar o conhecimento ele determina de forma clara e a importância da seleção de informações que é um dos cernes da ferramenta de memória organizacional para gestão do conhecimento. Choo (2003) define seis processos que é identificado como um ciclo contínuo de atividades de gestão da informação inter-relacionadas, que precisam ser planejadas para delinear, coordenar e promover uma visão com base nos processos que contemplem as atividades de gestão da informação. Os seis processos são: identificação das necessidades de informação; aquisição da informação; organização e armazenamento da informação; desenvolvimento de produtos e serviços de informação; distribuição da informação; e uso da informação. Os seis processos de Choo (2003) passam por todas as atividades que uma biblioteca deve realizar para adquirir seu material de trabalho e formar uma base de memória organizacional. Já o modelo de Alavi (2000), conforme a figura 3, apesar de ter uma estrutura bem simples, é o que melhor se aplica se tratando do processo de estruturação e funcionamento de 28 gestão do conhecimento desde a mais básica das formas de trabalho até os mais complexos processos, pois a gestão do conhecimento necessariamente passará por estas etapas. Figura 3 - Modelo Alavi de Processo do Conhecimento Processos do conhecimento Criação do Conhecimento Armazenamento e Recuperação do Conhecimento Distribuição do Conhecimento Aplicação do Conhecimento Fonte: Adaptação de Alavi (2000) O Modelo de Alavi (2000), figura 3, demonstra de maneira ampla e geral como a gestão do conhecimento pode ser aplicada institucionalmente. Este modelo também traz as diretrizes gerais que uma Memória Organizacional deve ter no cerne de seus processos. Para delimitar os processos de uma memória organizacional é necessário analisar as suas definições dadas por estudiosos da área. 2.3.Memória Organizacional O princípio da memória organizacional nas instituições nasceu da semelhança em que os humanos guardam suas memórias para recordar os aprendizados e poder consultá-las posteriormente para fomento de ações estratégicas e processos de vivência e trabalho. As organizações têm setores que direta ou indiretamente são responsáveis por atividades semelhantes que garantem a memória organizacional para fins de consulta e base para os processos de trabalhos futuros. Segundo Almeida (2006) memória organizacional é um conceito metafórico, que parte do princípio da capacidade das organizações se recordarem e ter lembranças de forma semelhante ao homem e indica a necessidade de identificar mecanismos capazes de gerar conhecimento e retê-lo. (ALMEIDA, 2006). A memória organizacional, segundo Conklin (2001 apud Freire et. al. ,2011), aumenta o conhecimento por capturar, organizar, divulgar e reutilizar o conhecimento criado pelos empregados dentro de uma organização. Tem por objetivo uma representação explícita e 29 persistente do conhecimento e das informações capitais para a organização, cujo fim é facilitar o acesso, compartilhamento e reuso, pelos diversos membros da organização. Uma das principais funções da memória organizacional é aumentar a competitividade da empresa, pelo aperfeiçoamento da forma como ela gerencia seu conhecimento. (ABECKER, 1998 apud FREIRE et. al., 2011). Segundo Freire et. al. (2011) trata-se da elaboração de um acervo de informações, sendo também uma espécie de “ferramenta” da organização a fim de gerenciar o conhecimento assim como as tarefas individuais e do grupo. A memória organizacional leva ao compartilhamento e reutilização do conhecimento da instituição, do conhecimento individual e das habilidades do saber fazer as tarefas da organização. Desta forma a maneira como é definida e tratada a memória de uma instituição vem sendo estudada e definida por autores onde convergem a definição em que determina a armazenagem de informações afim de tomada de decisão na organização. Nassar (2012) afirma que a memória organizacional é capaz de inspirar produtos autênticos, pois ela busca entender o que foi feito no passado e se torna a expressão da identidade da empresa assim como ajuda também na reencarnação de prospectivas e cenários atuais e futuros. Estas atividades fortalecem a articulação de valores culturais e reafirmam os caminhos estratégicos que a organização deve seguir. Basicamente para Walsh e Ungson (1991) a memória informacional é a história da organização armazenada em formato de informação que pode ser aplicada em decisões presentes. O meio de armazenamento dessas informações é dado conforme sua importância e envolve recordações de indivíduos ou compartilhadas. Walsh e Ungson (1991) conforme a figura 4 esquematizam conforme a figura como a MO é analisada em uma organização através de suas atividades de trabalho. Figura 4 - A estrutura da Memória Organizacional 30 Fonte: Adaptação de Walsh e Ungson (1991) Conforme Decker (1999) a MO é formada por um conjunto de documentos, normas, padrões de acesso e manutenção das informações, boas práticas, vídeos, fotos e relatos. Estes produtos são utilizados para registrar o conhecimento adquiridos pelos indivíduos de uma organização, seja, na resolução de problemas ou em atividades voltadas para reunião do conhecimento disperso na organização. Os produtos de informação também podem ser vistos como necessários para gestão do conhecimento a fim de manutenção, distribuição e reutilização e embasarão o processo de aprendizado contínuo. A definição de MO segundo Vasconcelos, Rocha e Kimble (2006) vê a MO como uma ferramenta sistemática para armazenamento da informação em que chamam de Sistema de Memória Organizacional como um sistema que envolve a informática e captura os recursos de conhecimento acumulados na organização conforme a figura a seguir sintetiza esse processo. Figura 5 - Sistema de Memória Organizacional 31 Fonte: Vasconcelos, Rocha e Kimble (2006) A definição de Teixeira Filho (2001) é simples e resume todas as definições de outros autores sobre MO onde diz que: Trata-se de um conjunto abrangente de referências - experiências, problemas, soluções, projetos tecnologias, casos, eventos, fornecedores e clientes, entre outras que a organização sabe estar disponível para quem atua na empresa, com o fim de apoiar os processos de trabalho. (TEIXEIRA FILHO, 2001, p. 97). Com a análise do que já foi afirmado pelos autores, e para fim de melhor compreensão da pretensão do presente trabalho a definição de memória organizacional é: A coleta, seleção, armazenagem, tratamento e manutenção de material com conteúdo sobre a organização. Este material deve englobar assuntos da sua história, processos de trabalho, pesquisa e normas da organização. Os fins do material são para embasar o conhecimento e aprendizado contínuo. A memória organizacional servirá de ferramenta para gestão do conhecimento da organização. 2.4.Política para MO A definição de política traça alguns conceitos de organização e administração na esfera governamental e pública, conforme a definição do dicionário Michaelis: política po.lí.ti.ca 32 sf (gr politiké) 1 Arte ou ciência de governar. 2 Arte ou ciência da organização, direção e administração de nações ou Estados. 3 Aplicação desta arte nos negócios internos da nação (política interna) ou nos negócios externos (política externa). 4 Orientação ou métodos políticos: Política de campanário. 5 Arte ou vocação de guiar ou influenciar o modo de governo pela organização de um partido, influenciação da opinião pública, aliciação de eleitores etc. 6 Prática ou profissão de conduzir negócios políticos. 7 Conjunto dos princípios ou opiniões políticas. 8 Astúcia, maquiavelismo. 9 Cerimônia, cortesia, urbanidade. P. de campanário: a que só vê os interesses locais. P. econômica: teoria e prática da direção econômica de um país. P. de boa vizinhança: política caracterizada pelo princípio de amizade, cooperação e não interferência nos negócios internos de outro país, principalmente país vizinho. P. social: conjunto dos princípios e medidas postos em prática por instituições governamentais e outras, para a solução de certos problemas sociais. No presente trabalho, a política proposta estaria mais perto da definição de uma política institucional. A política institucional é semelhante à definição de política social. A diferença consiste que a política institucional está voltada para a solução dos problemas institucionais. Dada esta definição, a seguir será retratada a construção da política documental. A política documental é específica para o tipo de material que será acumulado na MO. 2.4.1. Política documental voltada para MO A política tratada no trabalho advém de um documento oficial que norteará a rotina de atividades da MO. Trata-se de um documento com atribuições maiores que a de um simples manual ou norma. Ele envolve tanto as projeções do que será determinado no processo de seleção, aquisição, armazenamento e disseminação da memória organizacional, como também permitirá mudanças futuras. A política abordada é voltada para a potencialização da biblioteca como local de guarda da MO da Funasa. Alguns autores afirmam em seus trabalhos como deve ser construída a política voltada para acervos bibliográficos. Vergueiro (1989) deixa clara a amplitude de uma política de coleção de acervo bibliográfico quando afirma: Trata-se de deixar clara a filosofia a nortear o trabalho do bibliotecário no que diz respeito à coleção. Mais exatamente, trata-se de tornar público, expressamente, o relacionamento entre o desenvolvimento da coleção e os objetivos da instituição a 33 que esta coleção deve servir, tanto por causa da necessidade de um guia prático na seleção diária de itens, como devido ao fato de ser tal documento uma peça-chave para o planejamento em larga escala. (VERGUEIRO, 1989 p.25) Não somente Vergueiro reconhece que a política documental deve estar focada na instituição como também Otlet (1934) apud Smit (2008 p.17) afirmou em seu tratado de documentação que as normas de documentação eram determinadas através de objetivos institucionais e enumerava as seguintes atividades da documentação: Colecionar documentos; Preservar documentos; Organizar documentos; Representar a informação presente em documentos; Selecionar, ou recuperar, documentos de acordo com a informação procurada; Reproduzir documentos de informação; Recuperar documentos de informação. Ou seja toda e qualquer normalização dentro da área de Documentação tem em sua essência algumas premissas do que se pretende atingir com uma política de tratamento de memória organizacional. As políticas bibliográficas visam os aspectos de memória acumulada em forma de publicações e documentos da instituição. Smit (2008 p.19) ainda destaca duas áreas ao qual a documentação é mais focada na atualidade: Destaque para o acervo: atenção com o registro, organização e preservação (independente do suporte em que a informação esteja registrada.); Destaque para o acesso à informação: apresenta problema devido á rápida obsolescência das diferentes tecnologias envolvidas para realização do trabalho de documentação. Acervo e acesso são premissas, como visto, de sistemas básicos que compõem a execução de uma MO. Alwis, Hlupic e Rezevski (2004) apud Menezes (2006) afirmam que o projeto de memória organizacional deve focar em expertise organizacional e formalização de processos de criação do conhecimento. A forma de influenciar o maior nível de colaboração dos trabalhadores do conhecimento dispõe de cinco passos: Identificar o conhecimento crítico; Capturar, compartilhar e aumentar o conhecimento crítico; Estabelecer políticas, culturas e incentivos; 34 Projetar sistemas de armazenamento e recuperação; Projetar links para o conhecimento externo. Através do planejamento da MO, é imprescindível a elaboração de uma política para normalizar o funcionamento da MO. Esta política também pode prever incentivos para que os funcionários valorizem e colaborem com a manutenção da MO. 2.4.2. Elementos da política para MO Alguns elementos devem ser elencados para o funcionamento efetivo de uma MO. Como elementos temos os processos de trabalho que devem ser realizados, o tipo de informação que será adquirida, classificada e armazenada na MO, assim como em quais suportes estará essas informações. Todos estes detalhes dos elementos constitutivos da MO devem estar contemplados pela política de MO. Uma MO deve proporcionar mecanismos de recuperação e navegação, incluindo fontes de documentação relacionada, para disseminar a informação contextualizada durante as tarefas que envolvem a resolução de problemas ou outras atividades. Gagete e Totini (2004) apud Nassar (2012) relata que geralmente as organizações brasileiras os centros de documentação podem ser considerados locais de memória e a composição de seus acervos é determinada conforme o quadro n° 2 seguinte: Quadro 2 - Tipo de acervo de Memória Tipo de acervo Conteúdo/ Características Audiovisual/videoteca Fitas de áudio e ou vídeo produzidas ou acumuladas pela empresa e referentes à sua área de atuação ou setores correlacionados. Bibliográfico Publicações e estudos de diferentes procedências e relacionados às linhas de acervos definidas. De cultura material Objetos tridimensionais e documentos que representam aspectos significativos da trajetória da empresa, como troféus, certificados, equipamentos, mobiliário etc. Museológico Objetos e documentos que se destacam pelo caráter único e inovador que representam, não apenas no universo da própria empresa como do setor em que atua no país – por exemplo, o primeiro computador, o primeiro cartão magnético etc. 35 Fotográfico Iconografia relacionada à empresa, de origem interna ou externa, em diferentes suportes (papel, eletrônico, digital ou filme) Referência Acervos documentais e virtuais que servem como referência informativa relacionada às linhas de acervo. Pode também abranger monitoramento da concorrência. Textual permanente Toda documentação que refere à aspectos significativos da trajetória do empreendimento, desde sua criação até a atualidade – ou seja, não é formado apenas por documentos antigos e raros. Fazem parte desse acervo documentos como: Projetos de várias naturezas, viabilizados ou não; Relatórios técnicos e administrativos; Campanhas promocionais e de marketing; Perfis; Clipping em papel ou eletrônico; Jornais internos; Correspondência de diretoria Projetos e programas de relações institucionais; Planos estratégicos. Coleções Documentos indiretamente que atestam relacionados aspectos às particulares, linhas temáticas direta ou principais, provenientes de diferentes origens. São consideradas coleções, por exemplo, a documentação relativa a trajetória pessoal e ou política de fundadores, dirigentes e outras personalidades relacionadas à história da empresa. Banco depoimentos de Registros gravados em áudio e ou vídeo de entrevistas com pessoas ligadas direta ou indiretamente à história da empresa. Essas entrevistas, conduzidas de acordo com o método de história oral, são complemento importante do trabalho de pesquisa histórica e de organização de fontes, na medida em que preenchem lacunas informativas e evidenciam elementos intangíveis da evolução da cultura organizacional. Fonte: Gagete e Totini (2004) apud Nassar (2012) 36 Nassar (2012) também ressalta o aspecto da seleção de informação que determina uma conexão direta com o presente da organização. As informações buscadas passam por questões como: o que a organização deve apresentar ao público e sociedade, como lidou com as adversidades da sua história, como tratou os funcionários em tempo de mudanças, como se relacionou com a sociedade e como se comportou quanto ao desenvolvimento do país. O objetivo essencial na construção de uma política de memória organizacional é que ela possibilite meios em que as pessoas colaborem com sua construção. A grande inovação da MO é permitir que o conhecimento que se encontra exclusivamente na mente e práticas diárias de um indivíduo seja transmitida, para um grupo. Este meio de transmissão pode ser algo através de recursos tecnológicos como repositório. Também pode ser material advindo de práticas contínuas de incentivo à ambientação, ou cursos e treinamentos utilizada pela área de Recursos Humanos. O importante é que a devida recuperação dos trabalhos seja regularizada na política de MO. 3. METODOLOGIA 3.1.Classificação da Pesquisa Conforme Moresi (2004) esta pesquisa é classifica como aplicada, quantitativa, descritiva, bibliográfica e de campo. A presente pesquisa é aplicada, pois visa sanar o problema de falta de padronização de processos para a manutenção de uma memória organizacional na Funasa. É um trabalho de pesquisa quantitativa visto que analisou em duas diferentes formas aspectos para composição da política de MO. Primeiro com uma pesquisa de questionário para bibliotecas governamentais sobre suas atividades relacionadas e MO. E segundo buscou a validação da proposta de política de MO para biblioteca da Funasa, com questões que permitiria as chefias opinarem sobre a proposta apresentada. As características que classificam a pesquisa como descritiva advém da análise sobre a história de formação da Funasa e da biblioteca, pontuando as lacunas na atual situação de armazenagem e tratamento da informação de memória organizacional na instituição. A pesquisa bibliográfica verificou textos de legislação, artigos, teses, dissertações e livros. A pesquisa em legislação e livros focou na revisão do histórico das atribuições da biblioteca da Funasa através de seus estatutos e regimentos. Já a verificação de conceitos 37 conforme alguns autores sobre memória organizacional foi analisado através de artigos, teses, dissertações e livros. A fase final da pesquisa foi de campo, pois procurou verificar a opinião das chefias sobre a proposta de política de memória organizacional para a Funasa. 3.2.Coleta e análise dos dados Foi analisada a legislação para verificar a formação da Funasa. Foi descrito os seus precedentes históricos e os órgãos que constituíram a Funasa. Na legislação também determinou as atribuições da instituição e suas modificações ao longo dos anos da sua existência. Foram relatadas especificamente as mudanças de atribuições da biblioteca da Funasa através de suas legislações. A pesquisa bibliográfica embasou o conceito de MO definido e seus elementos básicos. Foi elaborado um questionário a ser aplicado para as bibliotecas governamentais sobre o tratamento de seus materiais de MO. O questionário, do tipo semiestruturado, verificou em bibliotecas governamentais, em níveis nacional e estadual, quais os elementos de suas políticas de memória organizacional, traçando um paralelo e perfil de seus locais de trabalho, tamanho e abrangência da instituição. Foi realizado um pré-teste com cinco bibliotecários, para validar o questionário a ser enviado para as bibliotecas do governo federal e estadual. Após algumas modificações foram enviados 79 emails para bibliotecas governamentais. Os emails foram enviados nas datas de 01 e 09 de outubro e 11 de novembro. O total de retorno de resposta foi de 41 questionários respondidos. A presente pesquisa foi realizada para verificar os seguintes fatores: Verificar a importância dos elementos de uma política de memória organizacional dentro de uma biblioteca. Quais os fatores que podem fazer com que a biblioteca seja um polo de armazenagem e produção de memória organizacional. Qual o papel dos gestores da biblioteca para transformar a biblioteca em um local de armazenagem de informação para tomada de decisão. Verificadas as respostas dos questionários foi elaborado um esboço da proposta de política de MO para biblioteca da Funasa. Foi enviado questionário juntamente com a proposta de política de MO para as chefias ligadas às decisões de políticas informação da Funasa. 38 Foram enviados a sete chefes envolvidos diretamente com os setores que determinam as mudanças e aprovação da política. Os resultados de ambos os questionários está detalhado a seguir em análise dos dados e tentativa de validação da política. 3.3.Delimitação do estudo A pesquisa bibliográfica e de legislação se concentrou no histórico da Funasa e de suas transformações a fim de analisar quais as lacunas nas atividades de armazenagem de material de MO na biblioteca da Funasa e o porquê da dificuldade de criar uma cultura de preservação da MO centralizado na biblioteca. A pesquisa qualitativa optou pelo envio de questionário semiestruturado para as bibliotecas governamentais das esferas federal e distrital. Foram escolhidas bibliotecas com estas características devido às rotinas de trabalho e funcionamento semelhante à biblioteca da Funasa. As respostas dos questionários permitiu analisar os elementos essenciais de tratamento da MO em bibliotecas de caráter público governamental. A validação da proposta de MO junto às chefias foi necessário para verificar se o texto da política está de acordo com a missão e visão da instituição. Busca verificar também se é reconhecido e válidos os processos de rotina de atividades propostos e as competências para possíveis modificações na política. 4. ANÁLISE DOS DADOS Identificação das bibliotecas As instituições foram pré-selecionadas em listagem de contato via email. Apenas instituições governamentais da administração pública direta e indireta, em âmbito federal e distrital, que tem seu funcionamento e normas semelhantes às da Funasa. Foram feitas questões iniciais para identificar alguns traços das instituições pesquisadas. A área de atuação da instituição onde foram obtidas as seguintes respostas conforme a figura 6: Figura 6 - Áreas das bibliotecas pesquisadas 39 A maioria das bibliotecas foi da área Jurídica a responder o questionário. As bibliotecas da mesma área que a Funasa de saúde foram 5. As bibliotecas que responderam da área de outros abrangiam as áreas de economia, contabilidade, finanças, telecomunicações, comunicação, serviços postais, inclusão digital, ciência, tecnologia, esportes, parlamentar, transporte aquaviário, energia elétrica, técnica na área de irrigação, meio ambiente, mineração e recursos hídricos. Algumas questões foram colocadas para conhecer especificamente a biblioteca destas instituições. Foi perguntado quantos funcionários a instituição possui e as respostas ficaram entre 31.000 e 9. Também foi questionado especificamente quantos funcionários trabalhavam na biblioteca e as respostas ficaram entre 260 e 1. Foi questionado qual o cargo dos respondentes do questionário. Dos respondentes 92% afirmaram ser assumir cargos de chefia, diretor geral, coordenação ou gestão e o restante dos 18% se dividiram entre assistentes, educador e estagiário. Recursos tecnológicos e processos de trabalho das bibliotecas Quanto ao uso de serviços e recursos tecnológicos que as bibliotecas ofereciam foi obtido o resultado da figura 7: Figura 7 - Recursos de tecnologia da informação utilizados pelas bibliotecas 40 A maioria da biblioteca disponibiliza seu catálogo de publicações online o que facilita a acessibilidade e que é um pressuposto de bibliotecas governamentais. Nas respostas à opção outros foram citados casos de bibliotecas que não possuíam nenhum destes serviços, pois ainda estão em fase de implantação da automação. Foi citado também o portal de periódicos da Capes. Foi questionado também em qual meio de armazenamento se encontravam as publicações da biblioteca. Constando as opções de impresso, digital ou ambos. Nesta questão não houve resposta para outros ficando dispostos os dados da figura 8: Figura 8 - Tipo de armazenamento das publicações das bibliotecas Nota-se que em sua grande maioria das respostas as bibliotecas já possuem documentos em dois formatos o digital e o impresso. Modo de tratamento do material de memória organizacional pelas bibliotecas Foi abordado no questionário se a biblioteca realizava tratamento de documentos que fossem característicos para uma memória organizacional, como por exemplo, manuais, 41 estudos, relatórios técnicos, livros com a história da empresa dentre outros. A grande maioria com 79% dos respondentes afirmou que sim a biblioteca era responsável pelo material de MO da instituição. Esse tipo de biblioteca segundo a biblioteconomia é definido como biblioteca depositária ou de memória. A figura 9 representa as respostas a esta questão: Figura 9 - A biblioteca tem função de guardar material de memória? A política de memória organizacional nas bibliotecas Apesar da maioria das bibliotecas afirmarem serem as responsáveis pela guarda de material de memória organizacional quando questionadas sobre o documento de política ou qualquer outro documento que orientasse o processo de guarda deste material a maioria afirmou que não possuía tal norma. O total de respostas afirmativas que possuíam algum tipo de documentação para o tratamento de MO foram 15 e as que não possuíam foram 16. Das bibliotecas que responderam afirmativamente que possuíam políticas de controle da MO, estas afirmaram que suas políticas estavam dispostas nos seguintes instrumentos conforme figura 10: Figura 10 - Tipos de normas com Política de MO das bibliotecas 42 As bibliotecas respondentes ficaram divididas entre as que possuem algum tipo de legislação determinando seus procedimentos com a MO, e as que possuem uma norma para determinar tal procedimento. A legislação tem a maior obrigatoriedade de cumprimento, seguido da norma e por fim o manual. Em outros foram obtidas as respostas política de desenvolvimento de coleções, pareceres técnicos e relatórios. Sobre a elaboração do documento foi questionado quais indivíduos foram consultados. E obtivemos os seguintes resultados da figura 11: Figura 11 - Tipos de usuários consultados sobre a política de MO Os que mais opinaram na política de MO foram as chefias envolvidas com a política. Em segundo aparecem os usuários internos. Em terceiro a opção outros com as respostas: bibliotecário e presidência. E a minoria apenas 1 % respondeu que considerou os usuários internos, esta característica pode ter ocorrido por causa das atividades das bibliotecas governamentais estarem mais voltadas para suas demandas internas. Quanto aos profissionais que estavam envolvidos na elaboração da política de MO, foi obtido os resultados segundo figura 12: Figura 12 - Profissionais consultados na elaboração da política de MO A maior parte dos respondentes afirmou que os bibliotecários são os profissionais mais consultados na elaboração da política de MO. Logo em seguida aparece a resposta de outros 43 profissionais citados os voluntários, administrador, especialistas da área da biblioteca e chefe de departamento. Algumas bibliotecas consultam os analistas de sistema para elaboração da política de MO e muito poucos consultam arquivistas, provavelmente devido ao documento arquivístico ser desvinculado da biblioteca. Foi questionado quais os tipos de publicações com conteúdo de MO que as bibliotecas respondentes armazenavam e foi obtido as resposta conforme figura 13: Figura 13 - Tipos de documentos de MO armazenados nas bibliotecas Todas as bibliotecas possuem uma quantidade expressiva dos materiais questionados ficando em primeiro lugar os livros que podem abranger desde a história institucional, até relatórios, padrões e normas de trabalho, legislação e qualquer outro assunto de interesse da instituição. Foi constatado um material de grande abrangência nas bibliotecas devido a sua versatilidade de portar informações diversas e também por ser o material primordial de guarda em uma biblioteca. Quanto às respostas de outros existe também a guarda de teses, dissertações, monografias, folhetos, material audiovisual, fotografias, jornais, boletins e anais. Foi averiguada se após a elaboração de um documento de política da MO, ajudou na contribuição das atividades desenvolvidas pela biblioteca e o resultado pode ser visto na figura 14 abaixo: Figura 14 - Nível de contribuição da política de MO para as atividades das bibliotecas 44 Grande parte das bibliotecas não está totalmente satisfeitas com suas políticas, pois responderam que a política de MO ajudou razoavelmente ao trabalho desenvolvido de coleta, classificação, catalogação, armazenagem e distribuição dos documentos com conteúdo de MO. O questionamento seguinte verificou se os trabalhadores da instituição aceitavam o documento de política de MO e foram obtidas as seguintes respostas conforme a figura 15: Figura 15 - Nível de aceitação institucional da política de MO Novamente a maioria das respostas foi de que o documento é razoavelmente aceito. Esta resposta reflete não só a insatisfação dos profissionais que lidam diretamente com o cumprimento da política de MO, como também os demais trabalhadores que não aceitam totalmente a política de MO. Visto que algumas instituições não tem total aceitação da política de MO, foi questionado alguns possíveis motivos para rejeição dessa política. E os resultados podem ser vistos na figura 16 a seguir: Figura 16 - Possíveis razões para rejeição da política de MO 45 A maioria das bibliotecas afirmou que existe o desconhecimento por parte dos trabalhadores do documento de política de MO. A segunda resposta mais marcada foi a de que a cultura da organização não se adaptou a política de MO. Em seguida foi ressaltada a falta de divulgação da política e a não obrigatoriedade por parte dos trabalhadores da instituição no cumprimento da política de MO. Em outros os respondentes afirmaram que ainda não existe o documento oficial e falta de profissionais que avaliem a política. As respostas dadas no questionário serviram de base para ver os pontos positivos e as carências das políticas de MO das bibliotecas governamentais. Desta forma embasou a produção da proposta de política de MO para biblioteca da Funasa, buscando aprimorar os pontos positivos e amenizar as lacunas, a fim de adaptar o documento para sua realidade. 5. CONSTRUÇÃO DA POLÍTICA DE MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA DA FUNASA 5.1.Elementos para construção da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa A proposta de política de MO para Funasa, buscou verificar os elementos essenciais que uma MO deve fornecer. Além do estudo da definição de MO foi feito um apanhado das funções que a biblioteca da Funasa já exerceu ao longo de sua formação e constituição. Para complementar os elementos da política foi realizada uma pesquisa junto às bibliotecas governamentais. Ficou evidente a importância de definir para os usuários o que é material de memória organizacional. Surgiu a necessidade de expressar o assunto das publicações que devem caracterizar o histórico, rotinas de trabalho, normas e funcionamento do órgão. Com estas 46 definições precisas, os usuários podem realizar suas doações compreendendo a importância da política para formação da MO. O tipo de material é um importante item, definido na política para familiarizar os usuários sobre qual publicação pode ser aproveitada para MO, e o que estará disponível para consulta posterior. A quantidade de material armazenado é determinada levando em consideração dois fatores. O primeiro é o espaço disponível para armazenamento do material. O segundo é a importância que o material tem na história da instituição, caracterizando um verossímil exemplar para MO. O que leva a importância de delimitar os assuntos que o material deve ter para fazer parte do acervo de MO. O empréstimo de material foi abordado com características de rotina em bibliotecas e centros de documentação pesquisados. Para o trabalho efetivo de empréstimos são sugeridos os recursos tecnológicos mínimos. Além do controle de empréstimos os recursos tecnológicos são inseridos na política como fonte de produção de mais conhecimento através de repositório institucional. A responsabilidade pelo funcionamento da política e suas possíveis alterações foi determinado claramente para tomada de futuras decisões, assim como a possibilidade de publicação e distribuição da política para conhecimento de todos que devem segui-la. Determinados os elementos necessários para normalizar a política de memória organizacional da biblioteca da Funasa, foi proposta a política nos termos a seguir. 5.2.Proposta de política de memória organizacional para biblioteca da Funasa A elaboração da proposta de política de memória organizacional da Biblioteca da Funasa surgiu após as seguintes análises: Verificação do histórico de atribuições da Biblioteca da Funasa ao longo de suas modificações de estrutura e foco da missão institucional; Análise da pesquisa com bibliotecas governamentais com rotinas de trabalho semelhante à Funasa. A política de MO para biblioteca da Funasa seria constituída dos seguintes pontos: Definição de política de MO para Biblioteca da Funasa 47 A política de MO para Funasa consiste em um Manual de como e quais publicações da Funasa devem ser depositadas para manutenção da Memória Organizacional. O material de MO tem o objetivo de corroborar com aprendizagem organizacional e apoiar a gestão do conhecimento na instituição. Quanto ao assunto Material que relate sobre o funcionamento, normas, manuais, gestão, trabalhos desenvolvidos, pesquisas, histórico, ou qualquer outro assunto específico sobre a Funasa. Estas publicações podem ser de qualquer data, tanto antigos como atuais e novos que serão produzidos. Quanto ao tipo de documentação Inclusão no acervo será de material bibliográfico (livros, apostilas, manuais, folders, boletins informativos, revistas, cartazes, banners, folhetos, cartilhas, CDs, vídeos institucionais) em suporte físico e digital. Materiais em suporte físico são todas as publicações e materiais impressos. Conforme o estado de deterioramento do material este pode ser replicado em meio digital para evitar o manuseio. Materiais em suporte digital são as réplicas do material que necessita dispensar o manuseio e publicações bibliográficas que somente existem no meio digital. Quanto à autoria A publicação pode ser de autoria da própria Funasa ou de outros órgãos ou autores pessoais desde que o conteúdo enfoque a Funasa. Quanto à quantidade Deverão ser entregues à Biblioteca três exemplares de cada título de material bibliográfico. Um título do material bibliográfico será para reserva técnica do qual não é retirado via empréstimo e os outros dois ficam disponíveis para empréstimo. O material digital deverá ser enviado uma cópia via e-mail. 48 Quanto à inclusão do material no acervo Para que o material seja incluído no acervo deverá obedecer aos critérios já citados. Caso esteja fora do escopo da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa o material será doado a outras instituições ou usuários, ou será descartado, após avaliação da equipe da biblioteca. Quanto ao empréstimo do material O material de memória organizacional da Funasa atenderá prioritariamente aos usuários internos da Funasa (servidores, funcionários, empregados, terceirizados e estagiários). Caso outras instituições governamentais de esfera federal ou distrital necessitem de empréstimo, estes serão feitos após a autorização da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). A consulta é livre para usuários internos e externos. Quanto aos recursos tecnológicos para manutenção da Memória Organizacional Para o funcionamento efetivo da MO na biblioteca é necessário uma base de dados para registro bibliográfico referencial das publicações impressas. O registro na base de dados permitirá serviços de detalhamento de informações do material, localização nas estantes, registro do empréstimo, envio de e-mails de notificações aos usuários, geração de relatórios estatísticos de empréstimos e elaboração de inventário. Para o material em meio digital deverá ser instalado um repositório institucional. O repositório institucional permitirá o acesso restrito ou liberado para cada tipo de material dependendo da informação que este contiver. Facilitará a busca de documentos principalmente os que não constam como publicação oficial. Será uma base de conteúdo de inteiro teor permitindo o download da publicação sem a restrição de vias de empréstimo. Permite o autoarquivamento de conteúdo para que servidores e outros colaboradores da Funasa. O repositório institucional incentivará a produção e busca de conhecimento na instituição. 49 Quanto aos responsáveis diretos e indiretos da política da MO para biblioteca da Funasa As possíveis sugestões, modificações, exceções e aperfeiçoamentos na política de MO da biblioteca da Funasa serão tomadas em comum acordo pela da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). Em casos que estas chefias julgarem necessários poderão ser submetidos à apreciação e decisão de instancias superiores a estes departamentos na Funasa. Quanto à publicação da política Será elaborado um manual detalhado com todos os processos de aquisição, seleção, avaliação e manutenção do acervo bibliográfico de memória da Funasa. O que foi proposto em linhas gerais nesta política será detalhado e esmiuçado neste manual. Este manual será devidamente revisado e aprovado pelos responsáveis, a chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). Caso as chefias vejam necessidade os termos mais específicos e normativos da política serão regulamentados através de Portarias. 5.3. Tentativa de validação da política de memória organizacional para biblioteca da Funasa Para verificar a aceitação do texto elaborado para política de MO da biblioteca da Funasa foi formulada a seguinte metodologia. A proposta de política foi enviada em sete de janeiro de 2014 para sete chefes dos setores diretamente ligados à biblioteca e que opinam e coordenam o trabalho realizado na biblioteca e na instituição. Além do texto de proposta da política também foi enviado um questionário semiestruturado sobre a política com perguntas fechadas e abertas além de espaço para os chefes expressarem livremente sua opinião, críticas, elogios ou sugestões. As chefias que os questionários foram enviados ocupam os seguintes cargos: presidente, substituto do presidente, assessor, chefe de gabinete, substituto de chefe de gabinete, coordenador de comunicação social, substituto do coordenador de comunicação social e chefe substituto da divisão de museu e biblioteca. Lembrando que não foi enviado para chefe da divisão de museu e biblioteca, pois o cargo está vago. 50 Apenas a chefia substituta de museu e biblioteca respondeu ao questionário e da validação. Desta forma não foram obtidas opiniões suficientes para embasar uma validação significativa. Isso invalidou o resultado, pois apresentou apenas uma opinião e para contribuir na opinião sobre a política. Para ajudar as diversas vertentes de setores da instituição o necessário é que pelo menos os coordenadores verificassem a proposta de política. Do único questionário retornado podemos avaliar alguns pontos sobre a política proposta. O primeiro ponto abordado sobre a validação foi a necessidade de uma política de memória organizacional para biblioteca em que a chefia confirmou que havia esta necessidade. Em resposta a questão sobre a clareza do texto da política foi confirmado que está claro e inteligível. Foi questionado se a proposta de política abordava a preservação e divulgação do material de memória organizacional, o que também foi confirmado. Foi pedida a identificação de função que o respondente exercia que neste caso como obtivemos somente uma resposta foi a de chefe substituto. Ao final do questionário existia a questão aberta para demonstração de livre opinião sobre a política onde o respondente relatou que o meio de empréstimo de materiais deveria ser menos burocrático. Foi justificado que o empréstimo entre bibliotecas deveria ser autorizado por qualquer funcionário da biblioteca visto que se trata de uma atividade de rotina de toda biblioteca e que por lei o livro não é mais considerado patrimônio. Sendo assim qualquer membro da equipe poderia estar autorizado a efetivar o empréstimo, desde que os requisitos básicos sejam cumpridos pela instituição solicitante. Este único retorno de avaliação mostrou que ainda existem pontos para serem verificados no texto da política, porém é necessário ainda confirmar com mais profissionais da instituição em uma validação efetiva, com maior quantidade de especialistas opinando sobre o texto e seus futuros reflexos nas atividades institucionais. 51 6. CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES Os estudos sobre o histórico das atividades da biblioteca da Funasa evidenciaram sua importância na coleta, armazenagem, preservação e distribuição de material voltado para memória organizacional da instituição. A definição denominada por diversos autores sobre as atividades de uma memória organizacional está de acordo com o processo de funcionamento, trabalho e as atividades já atribuídas à biblioteca da Funasa ao longo de sua construção, modificações e transformações. Para tanto era necessário regulamentar esses processos de atividades que envolviam a memória organizacional. Através dos estudos de normalizações voltados para biblioteca demonstrou o quão é importante que os padrões de trabalho, prevendo o crescimento, desenvolvimento e possíveis mudanças devem estar sintetizados em uma documentação. A documentação que mais se encaixou nas necessidades de normatização da memória organizacional para a biblioteca da Funasa foi a política, por ser um documento bem amplo, que propõem as atividades de forma clara e concisa e prevê margem para atualizações e modificações. Foram verificados os parâmetros dados por autores e estudiosos acerca da elaboração de uma política para memória organizacional. Também foram vistos os elementos básicos que deveriam constituir uma memória organizacional. Depois de verificado na literatura os elementos para constituição de uma política de memória organizacional, foram analisados através de questionário enviado as bibliotecas governamentais o uso de suas políticas de memória organizacional e qual a satisfação com o uso dessa política dentro da biblioteca e institucionalmente. Visto as facilidades e dificuldades de uso das políticas de MO de diversas bibliotecas e com os estudos históricos e bibliográficos foi elaborada a proposta de política de memória organizacional para a biblioteca da Funasa. A proposta buscou ser concisa no texto para não dar margem a dúbia interpretação. Mostrou tópicos relevantes e persistentes para resolver problemas atuais ou futuras intervenções e modificações. Esclareceu tanto a parte profissional dos que lidarão diretamente com a política quanto à parte dos usuários que deverão cumprir com as normas que a política traz. Também evidencia os direitos dos usuários através da política e a importância desta para o crescimento e aprimoramento das atividades desenvolvidas na instituição. Elaborada a proposta de política, esta foi enviada às chefias para sua validação. Não foi possível a validação devido ao baixo retorno das respostas emitindo uma opinião sobre a 52 política. Apesar do pouco retorno a única resposta analisou algumas questões do texto que necessita ser verificado, principalmente por mais profissionais das áreas da instituição. A proposta de política quando construída com muitas mãos e diversas opiniões de pensamentos permitirá um maior apoio por parte dos trabalhadores da Funasa, pois quem a utilizar verá que seus anseios estarão vislumbrados pelo documento. A política de MO concretizaria os processos de trabalho com material de memória organizacional, que apresenta atualmente várias lacunas, e colaboraria com o aprendizado organizacional da instituição. A recomendação é que seja dada a devida atenção a essas documentações de normalização como a proposta de política de memória organizacional da biblioteca da Funasa, antes da implantação de qualquer atividade específica. Quando não existe um documento com as diretrizes o trabalho desenvolvido não fica consolidado e por vezes é impossível de ser passado adiante para novos trabalhadores ou se preservar sua continuidade devido às mudanças de missão e visão da instituição. 53 REFERÊNCIAS ABECKER, A. et al. Toward a technology for organizational memories. IEEE Intelligent Systems, Washington, v. 13, p. 40-48, maio/jun. 1998. ALAVI, M. Systems for managing organizational knowledge. Mar 2000. Disponível em: < http://www.trg-inc.com/resources/electronic_alavi.pdf >. Acesso em: 12 nov. 2013. ALMEIDA, M. B. Um modelo baseado em ontologias para a representação da memória organizacional. 2006. 321p. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Programa de Pós-Graduação em Ciências da Informação, Escola de Ciências da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2006. BASTOS, N. C. de B. SESP/FSESP: 1942 – evolução histórica – 1941. 2ª ed. Brasília, 1996. 524 p. BRASIL. Decreto n° 49.464, de 7 de dezembro de 1960. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 16 dez. 1960 Seção 1, p.16013 ______. Decreto n° 100 de 16 abril de 1991. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 17 abr. 1991. Seção 1, p.7075 ______. Decreto n° 7.335 de 19 de outubro de 2010. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 20 out. 2010. Seção 1, p.4 ______. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos. Política de desenvolvimento de coleções da biblioteca do Ministério da Saúde . 2. ed. Brasília : Editora do Ministério da Saúde, 2009. 64 p. (Série A. Normas e Manuais Técnicos) ______. Portaria n°161/BSB de 07 de maio de 1976. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 28 mai 1976. Seção 1, p.7622 ______. Portaria n° 410 de 10 de agosto de 2000. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 18 ago. 2000. Seção 1, p. 34 ______. Portaria n° 1.776 de 8 de setembro de 2003. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 9 set. 2003. Seção 1, p.24 ______. Portaria n° 1.835 de 1 de novembro de 1994. . Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder executivo, Brasília, DF, 10 nov. 1994. Seção 1, p.16882 CARVALHO, M. C. R. (Coord.) UNIVERSIDADE CATÓLICA DE BRASÍLIA Sistema de Bibliotecas. Manual para apresentação de trabalhos acadêmicos da Universidade Católica de Brasília. 6. ed. Brasília, DF, 2013. 138 p. Disponível em : < http://www.biblioteca.ucb.br/arquivos/manual_apresentacao_trabalhos_2013_6ed.pdf >. Acesso em : 19 dez. 2013. 54 CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significados, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: Senac, 2006. 425 p. CONKLIN, J. Designing organizational memory: preserving intellectual assets in a knowledge economy. CogNexus Institute, 2001. Disponível em: < http://cognexus.org/dom.pdf >. Acesso em: 6 nov. 2013. DAVENPORT, T. H. ; PRUSAK, L. Conhecimento Empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 1998. 256p. DRUCKER, P. Desafios gerenciais para o século XXI. São Paulo. Pioneira, 1999. ESTEVÃO, Janete Saldanha Bach. Proposta de uma ontologia como modelo de referência no domínio da memória organizacional histórica. 2012. 157 f. Dissertação (Mestrado em Tecnologia) – Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Curitiba, 2012. FERREIRA, L. A.; MAIA, L. C. G. 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(Porto): Portugal. Associação Portuguesa de Sistema de Informação, 2003. 20 p. Artigo. Disponível em:< http://www2.ufp.pt/~amrocha/artigos/CAPSI%202003%20Z%E9%20e%20Kimble.pdf >. Acesso em: 20 dez. 2013. WALSH, J. P.; UNGSON, G. R. Organizational Memory. Academy of Management Review, v.16 n. 1, p.57-91, 1991. 56 APÊNDICE DOCUMENTO DEFENITIVO DE PROPOSTA DE POLÍTICA DE MEMÓRIA ORGANIZACIONAL PARA BIBLIOTECA DA FUNASA Definição de política de Memória Organizacional para Biblioteca da Funasa A política de Memória Organizacional (MO) para Funasa consiste em um Manual de como e quais publicações da Funasa devem ser depositadas para manutenção da Memória Organizacional. O material de MO tem o objetivo de corroborar com aprendizagem organizacional e apoiar a gestão do conhecimento na instituição. 1. Quanto ao assunto Material que relate sobre o funcionamento, normas, manuais, gestão, trabalhos desenvolvidos, pesquisas, histórico, ou qualquer outro assunto específico sobre a Funasa. Estas publicações podem ser de qualquer data, tanto antigos como atuais e novos que serão produzidos. 2. Quanto ao tipo de documentação Inclusão no acervo será de material bibliográfico (livros, apostilas, manuais, folders, boletins informativos, revistas, cartazes, banners, folhetos, cartilhas, CDs, vídeos institucionais) em suporte físico e digital. Materiais em suporte físico são todas as publicações e materiais impressos. Conforme o estado de deterioramento do material este pode ser replicado em meio digital para evitar o manuseio. Materiais em suporte digital são as réplicas do material que necessita dispensar o manuseio e publicações bibliográficas que somente existem no meio digital. 3. Quanto à autoria A publicação pode ser de autoria da própria Funasa ou de outros órgãos ou autores pessoais desde que o conteúdo enfoque sobre a Funasa. 4. Quanto à quantidade Deverão ser entregues à Biblioteca três exemplares de cada título de material bibliográfico. Um título do material bibliográfico será para reserva técnica do qual não é retirado via empréstimo e os outros dois ficam disponíveis para empréstimo. O material digital deverá ser enviado uma cópia via e-mail. 5. Quanto à inclusão do material no acervo 57 Para que o material seja incluído no acervo deverá obedecer aos critérios já citados. Caso esteja fora do escopo da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa o material será doado a outras instituições ou usuários, ou será descartado, após avaliação da equipe da biblioteca. 6. Quanto ao empréstimo do material O material de memória organizacional da Funasa atenderá prioritariamente aos usuários internos da Funasa (servidores, funcionários, empregados, terceirizados e estagiários). Caso outras instituições governamentais de esfera federal ou distrital necessitem de empréstimo, estes serão feitos após a autorização da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). A consulta é livre para usuários internos e externos. 7. Quanto aos recursos tecnológicos para manutenção da Memória Organizacional Para o funcionamento efetivo da MO na biblioteca é necessário uma base de dados para registro bibliográfico referencial das publicações impressas. O registro na base de dados permitirá serviços de registro do material, localização nas estantes, registro do empréstimo, envio de e-mails de notificações aos usuários, geração de relatórios estatísticos de empréstimos e elaboração de inventário. Para o material em meio digital deverá ser instalado um repositório institucional. O repositório institucional permitirá o acesso restrito ou liberado para cada tipo de material dependendo da informação que este contiver. Facilitará a busca de documentos principalmente os que não constam como publicação oficial. Será uma base de conteúdo de inteiro teor permitindo o download da publicação sem a restrição de vias de empréstimo. Permite o autoarquivamento de conteúdo para que servidores e outros colaboradores da Funasa. O repositório institucional incentivará a produção e busca de conhecimento na instituição. 8. Quanto aos responsáveis diretos e indiretos da política da MO para biblioteca da Funasa As possíveis sugestões, modificações, exceções e aperfeiçoamentos na política de MO da biblioteca da Funasa serão tomadas em comum acordo pela da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). Em casos que estas chefias julgarem necessários poderão ser submetidos à apreciação e decisão de instancias superiores a estes departamentos na Funasa. 9. Quanto à publicação da política Será elaborado um manual detalhado com todos os processos de aquisição, seleção, avaliação e manutenção do acervo bibliográfico de memória da Funasa. O que foi proposto em linhas gerais nesta política será detalhado e esmiuçado neste manual. Este manual será 58 devidamente revisado e aprovado pelos responsáveis, a chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). Caso as chefias vejam necessidade os termos mais específicos e normativos da política serão regulamentados através de Portarias. Perguntas e respostas sobre a política de memória organizacional da Funasa (Sugestão de Manual simplificado) POLÍTICA DE MATERIAL DE MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA DA FUNASA O que é Política de Memória Organizacional? É um guia com os procedimentos de envio e utilização de material com conteúdo de memória organizacional. Material de memória organizacional é todo material que tem informações sobre a instituição como histórico, atividades do trabalho cotidiano, organização da instituição, delegações, competências, normas, regulamentos, relatórios, pesquisas, experiências entre outros. Qual é o conteúdo dos materiais de Memória Organizacional? É todo material que relate sobre o funcionamento, normas, manuais, gestão, trabalhos desenvolvidos, pesquisas, histórico, ou qualquer outro assunto específico sobre a Funasa. Estas publicações podem ser de qualquer data, tanto antigos como atuais e novos que serão produzidos. Quanto é o tipo de material? A inclusão no acervo será de material bibliográfico (livros, apostilas, manuais, folders, boletins informativos, revistas, cartazes, banners, folhetos, cartilhas, CDs, vídeos institucionais) em suporte físico e digital. Materiais em suporte físico são todas as publicações e materiais impressos. Conforme o estado de deterioramento do material este pode ser replicado em meio digital para evitar o manuseio. Materiais em suporte digital são as réplicas do material que necessita dispensar o manuseio e publicações bibliográficas que somente existem no meio digital. Quem é o autor deste material? A publicação pode ser de autoria da própria Funasa ou de outros órgãos ou autores pessoais desde que o conteúdo enfoque sobre a Funasa. Qual à quantidade deve ter na Biblioteca? 59 Deverão ser entregues à Biblioteca três exemplares de cada título de material bibliográfico. Um título do material bibliográfico será para reserva técnica do qual não é retirado via empréstimo e os outros dois ficam disponíveis para empréstimo. O material digital deverá ser enviado uma cópia via e-mail. Todos os materiais enviados serão incluídos no acervo? Para que o material seja incluído no acervo deverá obedecer aos critérios já citados. Caso esteja fora dos objetivos da política de memória organizacional da biblioteca da Funasa o material será doado a outras instituições ou usuários, ou será descartado, após avaliação da equipe da biblioteca. Como faço para pegar emprestado o material? O material de memória organizacional da Funasa atenderá prioritariamente aos usuários internos da Funasa (servidores, funcionários, empregados, terceirizados e estagiários). Caso outras instituições governamentais de esfera federal ou distrital necessitem de empréstimo, estes serão feitos após a autorização da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). A consulta é livre para usuários internos e externos. Quais os recursos tecnológicos disponíveis para consulta da Memória Organizacional? Para o funcionamento efetivo da MO na biblioteca será instalada uma base de dados para registro bibliográfico referencial das publicações impressas. O registro na base de dados permitirá serviços de registro do material, localização nas estantes, registro do empréstimo, envio de e-mails de notificações aos usuários, geração de relatórios estatísticos de empréstimos e elaboração de inventário. Para o material em meio digital deverá ser instalado um repositório institucional. A proposta é a de que seja instalado o software livre Dspace. O repositório institucional permitirá o acesso restrito ou liberado para cada tipo de material dependendo da informação que este contiver. Facilitará a busca de documentos principalmente os que não constam como publicação oficial. Será uma base de conteúdo de inteiro teor permitindo o download da publicação sem a restrição de vias de empréstimo. Permite o autoarquivamento de conteúdo para que servidores e outros colaboradores da Funasa. O repositório institucional incentivará a produção e busca de conhecimento na instituição. Quem são os responsáveis diretos e indiretos da política da MO para biblioteca da Funasa? As possíveis sugestões, modificações, exceções e aperfeiçoamentos na política de MO da biblioteca da Funasa serão tomadas em comum acordo pela da chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). 60 Em casos que estas chefias julgarem necessários poderão ser submetidos à apreciação e decisão de instancias superiores a estes departamentos na Funasa. Como será divulgada a política de memória organizacional? Será elaborado um manual detalhado com todos os processos de aquisição, seleção, avaliação e manutenção do acervo bibliográfico de memória da Funasa. O que foi proposto em linhas gerais nesta política será detalhado e esmiuçado neste manual. Este manual será devidamente revisado e aprovado pelos responsáveis, a chefia da Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub) e da Coordenação de Comunicação Social (Coesc). Caso as chefias vejam necessidade os termos mais específicos e normativos da política serão regulamentados através de Portarias. 61 ANEXO A - RESPOSTAS TABULADAS DOS QUESTIONÁRIOS ENVIADOS ÀS BIBLIOTECAS GOVERNAMENTAIS Indicação de data e hora 1 - Qual é a área 2 - Quantos 3 - Quantos predominante funcionários funcionários da sua têm na têm na instituição? instituição? Biblioteca? 01/10/2013 08:25 Saúde 01/10/2013 08:26 Cultural 01/10/2013 15:29 Educacional 01/10/2013 19:20 Administração 02/10/2013 09:42 Saúde 4000 521 9 2647 0 02/10/2013 14:02 Educacional 02/10/2013 16:17 Jurídica 07/10/2013 11:18 Jurídica Telecomunicaçõ es, Comunicação Eletrônica, Serviços Postais e 09/10/2013 12:01 Inclusão Digital 230 2701 1300 1200 09/10/2013 14:41 Jurídica 7000 09/10/2013 16:19 Saúde 09/10/2013 16:25 Jurídica 4 gfgjfgjfghf 4 hghghj 500 0 600 09/10/2013 16:47 Jurídica 6 - De qual forma são armazenados os documentos na biblioteca? Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Web site, Redes sociais, Somente hghgjhghj Impresso Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual, Web site Somente Digital hgfghfhf hghghj Sim Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos, hfghfg Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos Educadora Catalogação dos livros em Braille e voluntária/Fundado Biblioteca Virtual, Web em áudio feito por uma professora 9 ra site Digital e impresso atuante na Biblioteca Braille. Não** Norma de funcionamento da Biblioteca Usuários internos, hghjghj Arquivistas, Museólogos, hghghhj Usuários internos Bibliotecários, Arquivistas, Museólogos Usuários internos revistas, apostilas, cartazes , cartilhas revistas, apostilas, livros Razoavelmente Razoavelmente Razoavelmente 15 – Caso o documento de procedimentos para depósito de publicações de memória organizacional não seja aceito, ou pouco aceito quais motivos a seguir você enumera como relevantes para essa relutância? Razoavelmente Desconhecimento do documento de depósito, Constante mudança do documento, Falta de divulgação do documento por parte da biblioteca, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Pouco Não obrigatoriedade do cumprimento do estabelecido no documento, Constante mudança do documento, Falta de divulgação do documento por parte da biblioteca Razoavelmente Não obrigatoriedade do cumprimento do estabelecido no documento, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Voluntários livros, folders Bibliotecários revistas, apostilas, livros, folders, cartazes , cartilhas Razoavelmente Pouco Não obrigatoriedade do cumprimento do estabelecido no documento, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento A portaria que regulamenta o funcionamento da Biblioteca menciona algumas diretrizes sobre Digital e impresso o acervo. Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Usuários internos Digital e impresso Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, livros Razoavelmente Razoavelmente Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, livros Muito Razoavelmente Desconhecimento do documento de depósito, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site, Redes sociais Digital e impresso Sim. Registro de atas das reuniões. Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, livros Muito Muito Sou bibliotecária. A pergunta dos funcionários poderia ser complementada com a função de cada um, pois aqui temos 4 pessoas, sendo 1 bibliotecária, 1 auxiliar e 2 estagiários de 4 nível médio. A biblioteca esteve inativa durante muito tempo gerando acervo enorme e obsoleto e falta de serviços em consonância com a tecnologia. Assim ñ dispomos de nehuma das opção anteriores, estamos no processo de aquisição de software e acervo para assim investir nas Somente demais opções. Impresso Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Aqui temos alguns pareceres da Consultoria Juridica, normativos expedidos pelo Ministério (contudo os que temos são os normativos publicados no sec. 20, pois a biblioteca esteve fechada e essa função lhe foi retirada), publicações do MC, trabalho de conclusão de curso dos servidores e Súmula de Imprensa. Não temos nenhuma política na biblioteca ainda. 6 Chefe de Serviço Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual, Web site, Portal de Periódico CAPES Digital e impresso NÃO Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou não teve outros institucionais profissionoais 9 Gerência 3 Bibliotecária 260 Vice-diretora Ciência e 09/10/2013 12:14 Tecnologia 09/10/2013 16:13 Esportiva 4 - Qual é o seu cargo na Biblioteca? 5 - Quais são os recursos de Tecnologia da Informação que sua biblioteca utiliza ? 11 - O documento de política da 10 – O documento de biblioteca 13 - Você acha política da biblioteca (utilizado para que a o 14 - Você diria 8 - Sua biblioteca (utilizado para determinar os documento que que o tem função de determinar os procedimentos de normaliza a coleta documento guardar procedimentos de coleta, seleção, e tratamento de utilizado em sua publicações de 9 - Qual tipo de coleta, seleção, armazenagem e 12 - Quais os tipos memória biblioteca para 7 - Em sua biblioteca existe memória documento é utilizado armazenagem e recuperação de de publicações, organizacional depósito de alguma diretriz ou processo de organizacional* ? para determinar os recuperação de memória voltados para utilizado em sua publicações de trabalho, sobre o (Ex. Boletins, procedimentos de memória organizacional na memória biblioteca memória armazenamento de material ou Manuais, coleta, seleção, organizacional na biblioteca) foi organizacional, contribuiu para a organizacional é informações para tomada de Documentos armazenagem e biblioteca) levou em aprovado por que o documento atividade de aceita decisão pela gerência da históricos, recuperação de consideração a outros de política da armazenamento institucionalment instituição? Em caso afirmativo Documentos memória organizacional opinião de quais profissionais? biblioteca destas e com que descreva a diretriz ou processo. institucionais) na biblioteca? pessoas? Quais? determina? informações? freqüência? Catálogo Online, Web site Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório O armazenamento está previsto Institucional, Web site, nas políticas de aquisição, seleção Redes sociais Digital e impresso e descarte. Sim Chefe da Seção de Acervo 8 Bibliográfico. Chefe da Seção de Biblioteca 48 Digital Digital e impresso Não. Analista Judiciário Catálogo Online, Web 26 - Biblioteconomia site Bibliotecária 1 institucional Bibliotecária25 pesquisa 4 Estagiária. Bibliotecária Não** Não temos um processo instituído, contudo acompanho sites, grupos de trabalho, DOU entre outros e sempre que tem algo relevante para a administração comunico o responsável pela Secretaria, Coordenação para que tenha conhecimento e possa contribuir com os atos. Sim Digital e impresso Não Somente Impresso Não** Não há. Os referidos documentos encontram-se em processo de criação. revistas, apostilas, livros, folders, cartazes , cartilhas Pouco Pouco Desconhecimento do documento de depósito, Falta de divulgação do documento por parte da biblioteca, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Nada Não há documento Pouco Desconhecimento do documento de depósito, Não obrigatoriedade do cumprimento do estabelecido no documento, Falta de divulgação do documento por parte da biblioteca Não** Não** Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou Analista de institucionais Sistemas Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site Digital e impresso Há um projeto sem implementação. Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou Bibliotecários, institucionais Administradores revistas, livros, folders, cartazes , cartilhas Razoavelmente Pouco Falta de divulgação do documento por parte da biblioteca, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento, Falta de profissionais que avaliem. Catálogo Online, Web site Digital e impresso Sim Catálogo Online, Referência online, Web site Digital e impresso Não Sim Manual de funcionamento, ou procedimentos Usuários internos apostilas, folders, cartilhas Razoavelmente Razoavelmente Não obrigatoriedade do cumprimento do estabelecido no documento Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Bibliotecários, Chefes/Gerentes/Presi Arquivistas, dentes setoriais ou Analista de institucionais Sistemas livros, folders Muito Razoavelmente Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários livros, Teses, dissertações e monografias Muito Muito Desconhecimento do documento de depósito Se há algo além do servidor centralizado de documentos (todos os tipos) não é de conhecimento de todos os funcionários. Sim Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários livros, Folhetos grandes, quase 50 páginas. Nada Não obrigatoriedade do cumprimento do estabelecido no documento, Falta de divulgação do documento por parte da biblioteca, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Norma de funcionamento da Biblioteca Somente entre o Bibliotecário e a Presidência revistas, livros, folders, cartilhas Razoavelmente Desconhecimento do documento de depósito, Cultura institucional não se adapta aos procedimentos do documento Referência online, Biblioteca Virtual tem nada, aqui eles só amontoaram as coisas tudo num Digital e impresso local. Sim Não temos Não temos nenhuma política nenhuma política na na biblioteca ainda. biblioteca ainda. livros, folders, cartazes Pouco 09/10/2013 17:36 09/10/2013 17:38 Jurídica 09/10/2013 17:38 Parlamentar 09/10/2013 18:21 Educacional 09/10/2013 18:24 Educacional 10/10/2013 09:11 Saúde 30 20000 60 3000 190 2 Coordenação 300 Bibliotecário Bibliotecário Coordenador de 4 Biblioteca Bibliotecária 250 Documentalista 1 Bibliotecário Catálogo Online, Política de desenvolvimento de Biblioteca Virtual, Web coleções e regimento interno da site, Redes sociais Digital e impresso biblioteca Catálogo Online, Referência online, Web site Somente Impresso Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site, Redes sociais Digital e impresso Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional Não Digital e impresso Não. Sim Administrador Bibliotecários Nada Razoavelmente 62 10/10/2013 11:10 Educacional transporte 10/10/2013 12:00 aquaviario 10/10/2013 12:35 Jurídica 1000 450 2300 10/10/2013 14:14 Administração planejamento e 10/10/2013 14:34 orçamento 10/10/2013 14:53 Energia elétrica 1500 1100 Bibliotecário de 200 Referência 6 Direção Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site, Redes sociais Digital e impresso Sim Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários Dissertações, Teses e Monografias Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site, Redes sociais Digital e impresso Sim. politica de desenvolvimento de coleçoes. O processo concentra-se na oferta de uma coleção em torno de 3 mil titulos. A orientação do armazenamento do material esta obedendo padrões de curadoria digital Sim Norma de funcionamento da Biblioteca, Politica de desenvolvimento de coleções Usuários internos, Usuários externos , Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais revistas, livros, folders, cartilhas Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou Bibliotecários, institucionais Arquivistas revistas, livros revistas, livros, folders, cartilhas Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional Digital e impresso desconheço Bibliotecária de 5 referência Catálogo Online, Referência online, Web site Somente Impresso sim. A biblioteca trabalha na criação da biblioteca digital e na organização da biblioteca depositária Sim Norma de funcionamento da Biblioteca Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários 8 Chefe de Divisão Catálogo Online, Web site Somente Impresso Preservação da memória institucional - Biblioteca depositária Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Usuários internos Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual, Web site Digital e impresso Existe sim. A Norma Organizacional 007, que normaliza toda organização e funcionamento do CEDOC (que inclui a biblioteca), inclusive o processo de armazenamento de de materiais, e a Política de Acervos. Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, livros, folders, cartilhas, folhetos; material audiovisual Não Sim Manual de funcionamento, ou procedimentos Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais revistas, apostilas, folders, cartazes , fotografia de eventos, jornal Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, livros, cartilhas Sim Norma de funcionamento da Biblioteca Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, livros, cartilhas Sim Norma de funcionamento da Biblioteca Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários livros, folders, cartilhas 46 Coordenadora Gerente técnico 21 de bibliotecas 10/10/2013 16:59 Saúde 350 Bibliotecária 1 responsável Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual Somente Impresso 10/10/2013 21:35 demonstrativa 461 60 Bibliotecária Catálogo Online, Referência online, Web site, Redes sociais Somente Impresso 31180 21 Bibliotecária Catálogo Online, Web site Somente Impresso 15 BIBLIOTECARIO Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site, Redes sociais Digital e impresso NAO 11/10/2013 09:07 Jurídica 11/10/2013 10:20 Educacional 4000 Técnica na área 11/10/2013 13:53 de irrigação Bibliotecária de 4 Referência Digital e impresso Não Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento) Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, apostilas, livros, folders, cartilhas Cadastramento de Acervo Bibliográfico Digital e impresso Não. Sim Em elaboração Não se aplica Ainda não foi aprovado revistas, apostilas, livros, folders, cartazes , cartilhas Catálogo Online, Referência online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site Sim. Trabalhamos com documentos administrativos e normativos (sistematizado) cadastro, indexação, pesquisa e Digital e impresso texto integral Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Norma de funcionamento da Biblioteca, Manual de funcionamento, ou procedimentos, Relatórios setoriais Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários, Arquivistas, Analista de Sistemas revistas, livros, folders, cartilhas, Boletins, Anais Catálogo Online, Referência online, Web site, Redes sociais Digital e impresso Não** Catálogo Online, Referência online, Web site Sim. Temos Manuais Normativos com a instrução de armazenamento, divulgação e publicação dos documentos internos, como: Atas, Registro de Reunião, Assinaturas Digitais, Digital e impresso entre outros. Sim Norma de funcionamento da Biblioteca, E manuais normativos, dependendo do tipo de documento Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi Bibliotecário e dentes setoriais ou Chefe do institucionais Departamento Qualquer documento que tenha informação relativa à empresa, como: histórico, projetos, etc. Exceto folders. Bibliotecária coordenadora/ 5 terceirizada Repositório Institucional O acervo é bibliográfico geral. Há departamentos próprios de fomento a assuntos para tomada Digital e impresso de decisão gerencial. Sim Legislação (Portaria, Lei, Decreto, Estatuto, Regimento), Manual de funcionamento, ou procedimentos Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários revistas, apostilas, livros, cartilhas 5 Chefe de Divisão A biblioteca está em fase de automação Somente Impresso Não** Manual de funcionamento, ou procedimentos Usuários internos, Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais 11/10/2013 14:12 Jurídica 700 Assistente técnico 2 II 11/11/2013 10:18 Administração 11/11/2013 10:23 Administração Economia, finanças, 11/11/2013 10:29 contabilidade 500 0 700 3600 Energia e 11/11/2013 10:31 mineração. 11/11/2013 10:36 Saúde 71662 Não** Catálogo Online 2 31/10/2013 19:24 Jurídica revistas, apostilas, livros, folders, cartazes , cartilhas Somente Impresso 700 1200 Sim. Seleção de acordo com a área de interesse da biblioteca. Bibliotecários, Coordenação Catálogo Online 11/10/2013 14:07 Jurídica 16/10/2013 17:54 Meio Ambiente especialistas em regulação de transporte aquaviario Gestora Administrativa e Chefe do Centro de Informação e Documentação 11 Ambiental Chefe da 8 Biblioteca 10 Bibliotecária 4 Bibliotecária 23 Bibliotecária Não. Existe uma Política de Desenvolvimento de Coleções da Biblioteca do Ministério da Saúde, disponível: http://bvsms.saude.gov.br/bvs/publi cacoes/politica_desenvolvimento_c olecoes_biblioteca_ms.pdf Define os critérios e as diretrizes para a seleção e aquisição de materiais em todas as suas formas, por meio da compra, doação e permuta, além de orientar a avaliação do acervo Catálogo Online, existente, identificando os Biblioteca Virtual, Web documentos que devem ser site Digital e impresso descartados ou remanejados. Sim 11/11/2013 10:38 Geral 6 Bibliotecária Catálogo Online Digital e impresso Sim Recursos 11/11/2013 10:43 Hídricos Os 3 bibliotecários são analistas administrativos do quadro efetivo da ANA, sendo que um deles é o responsável pela biblioteca sem ganhar nada a mais por assumir tal 4 responsabilidade. Catálogo Online, Biblioteca Virtual, Repositório Institucional, Web site, Banco de Imagens, Diário Oficial da União, Catálogo de Publicações da ANA Digital e impresso Sim Bibliotecários, Analista de Sistemas, Profissionais técnicos das áreas de saúde revistas, apostilas, livros, folders, cartazes , cartilhas, videos revistas, apostilas, livros, folders, cartazes , cartilhas Manual de funcionamento, ou procedimentos Chefes/Gerentes/Presi dentes setoriais ou institucionais Bibliotecários Todos produzidos ou realizados em parceria pela Agência 63 ANEXO B - RESPOSTA DO QUESTIONÁRIO DE VALIDAÇÃO DA POLÍTICA DE MO PARA BIBLIOTECA DA FUNASA 5- Caso tenha respondido não na 1- Você acredita 3- Caso tenha 4- A política aborda questão anterior o que que existe respondido não todos os pontos a falta ser abordado na necessidade de na questão respeito da política sobre uma política de 2- O texto anterior qual a preservação e preservação e memória da política é parte de difícil divulgação do divulgação de material 6- Qual sua organizacional na claro e compreensão da material de memória de memória função Timestamp Funasa? inteligível? política? organizacional? organizacional? institucional? 1/7/2014 5:47:14 Sim Sim Sim Chefe substituto 7- Deixe aqui sua opinião ou sugestão sobre a política de memória organizacional da biblioteca da Funasa. Sobre o empréstimo de publicações a outras bibliotecas, acredito que não haja necessidade de ter a autorização dos chefes da Dimub e da Coesc. Por se tratar de uma atividade de rotina de toda biblioteca e considerando que, por lei, o livro não é mais considerado patrimônio, qualquer membro da equipe poderia estar autorizado a efetivar o empréstimo, desde que os requisitos básicos sejam cumpridos pela instituição solicitante.