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A Função de Controlo
Controlo: Compreende todas as actividades que o gestor
desenvolve para tentar assegurar que os resultados
obtidos se adequam aos resultados previstos.
É um processo de comparação entre o desempenho
actual e os standards (padrões) previamente definidos
com vista à execução das medidas correctivas
eventualmente necessárias.
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A Função de Controlo
Sintomas:
 redução dos índices de produtividade,
 excessivas paragens das máquinas,
 aumento da taxa de absentismo,
 redução dos índices de qualidade de produção,
 aumento das taxas de reclamações,
 elevados custos de mão de obra,
 ...
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O Controlo e o Planeamento
Qual o interesse em fazer planos, por muito bem
elaborados que sejam, se a sua execução não for
sistematicamente acompanhada e não se tomarem as
medidas
correctivas
para
evitar
ou
corrigir
um
afastamento entre o que se planeou e o que se realiza?
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4.1 Processos de Controlo
Fases do Processo de Controlo:
•
Definição de padrões;
•
Avaliação de desempenho;
•
Acções correctivas.
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1) Definição de Padrões
Os standards ou padrões são níveis de qualidade ou quantidade
preestabelecidos como orientações do desempenho.
Para serem mensuráveis e reduzirem a subjectividade na
avaliação devem, tanto quanto possível, ser numéricos.
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Padrões Mais Frequentemente Usados
1) Padrões de tempo
2) Padrões de produtividade
3) Padrões de custo
4) Padrões de qualidade
5) Padrões de comportamento
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Nível de Tolerância
Definir os níveis de tolerância: a quantidade de desvio (face ao
padrão estabelecido) permitida sem que haja lugar para qualquer
acção correctiva.
Exemplos:
Padrão
Nível de tolerância
Peça com 3cm de diâmetro
Absentismo nulo
Início do trabalho às 9h00
Produção de 200 unidades/hora
0,05 cm
1 falta por trimestre
5 minutos de atraso
- 4 unidades/hora (2%)
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2) Avaliação de Desempenho
Consiste em:
• comparar os padrões com as realizações,
• calcular os desvios,
• verificar se os níveis de tolerância foram ou não
ultrapassados.
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3) Acções Correctivas
Uma vez detectados os desvios, torna-se necessário:
• determinar quais as causas dos desvios (não basta
detectar os desvios),
• considerar as acções correctivas a desenvolver, de
modo a eliminar as causas dos desvios e,
consequentemente, os desvios.
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3) Acções Correctivas
Tipos de Acções Correctivas
 imediatas
 permanentes
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Configurações de controlo
 Supervisão directa
 Padronização de processos
 Controlo por premissas/cultura
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Tipos de Controlo: Critérios
Existem vários tipos de controlo possíveis numa organização. Estes
podem-se agrupar, fundamentalmente, de acordo com 3 critérios de
classificação:
 Critério da fase do processo
 Critério da amplitude
 Critério da posição relativa do controlado em relação ao
controlador
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Critério da Fase do Processo
De acordo com este critério, podemos considerar três
tipos de controlo:
 Controlo dos Inputs ou Preliminar
 Controlo do Processo ou de Acompanhamento
 Controlo dos Outputs ou Retroactivo
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Critério da Fase do Processo: Controlo dos Inputs
Controlo dos recursos utilizados no processo produtivo (matérias
primas, pessoal, etc.).
Esses procedimentos incluem a implementação de políticas
(orientações para acção futura) e o preenchimento do conteúdo de
tarefas (predeterminação de todas as actividades de cada
membro).
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Critério da Fase do Processo: Controlo do Processo
→ Como? Observação e análise do processo de produção de bens e
serviços.
→ Para quê? Oportunidade de detectar e corrigir problemas antes
que estes afectem os outputs.
O aspecto mais importante deste tipo de controlo talvez seja mesmo
a observação e a correcção do comportamento dos trabalhadores.
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Critério da Fase do Processo: Controlo do Output
 É o controlo à posteriori, em relação ao que já ocorreu e,
por isso, também designado feedback.
 Centra-se na qualidade e quantidade dos produtos ou
serviços produzidos.
Resultados históricos → Acções correctivas futuras
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Critério da Amplitude
De acordo com este critério podemos considerar três tipos de
controlo:
 Controlo Estratégico (ao nível da gestão de topo)
 Controlo Táctico (ao nível da gestão intermédia)
 Controlo Operacional (ao nível da gestão operacional)
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Critério da Posição Relativa
De acordo com este critério podemos considerar três tipos de controlo:
Auto-controlo
Hetero-controlo
Controlo Lateral
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Pontos Estratégicos de Controlo
É inviável para quem não realiza as tarefas controlar todos os
momentos do processo.
Solução: seleccionam-se os pontos estratégicos de controlo.
A eficiência e eficácia do sistema de controlo são resultado da
escolha dos pontos estratégicos.
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Reacções Negativas ao Controlo
As reacções negativas ao controlo resultam fundamentalmente da
ocorrência de alguma ou algumas das seguintes situações:
 Controlos inapropriados;
 Padrões inatingíveis ou indefinidos;
 Existência
de
variáveis
incontroláveis
ou
padrões
contraditórios.
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Processo de Acção Disciplinar: Orientações
 Ser disciplinado
 Comunicar as regras
 Escolher a ocasião, o lugar e a acção disciplinar apropriados
 Conservar as emoções sob controlo
 Ser consistente
 Analisar os factos
 Ser justo, mas firme
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A Função de Controlo: Conclusão
A função de controlo relaciona-se com a função de planeamento,
como fonte de padrões, e a função de organização, como fonte de
informação.
A principal responsabilidade da gestão consiste em integrar as 3
funções num processo de gestão coerente.
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