Guía para Gerentes de Proyectos
GERÊNCIA DE PROJETOS
NA OPS
Guía para Gerentes de Proyectos
O CICLO DE PROJETO
DESENHO
Enfoque
Lógico
AVALIAÇÃO
EXECUÇÃO
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O CLICLO DO PROJETO/AVALIAÇÃO
Situação
Desejada
Avaliação
Avaliação expost
Situação
Atual
Desenho
Avaliação ex-ante
Execução
Seguimento
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PROBLEMAS FREQÜENTES
Os projetos não se relacionam com
as prioridades nacionais:
Sobrecustos /custos inadequados
Calendários não realistas
Não se atingem os objetivos
Falta de objetivos claros
Falta de indicadores de desempenho
Falta de supostos sólidos
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Problemas freqüentes (Cont.)
Definições insuficientes acerca de papéis e
de responsabilidades
Pouca participação dos níveis operativos no
desenho do projeto
Projetos que são intermináveis e com
muitas extensões
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ENFOQUE LÓGICO PARA A GESTÃO DE
PROJETOS
Gerência orientada a resultados
Método científico
Enfoque de sistemas
Acordos contratuais
Gerência participativa
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ENFOQUE LÓGICO (Cont.)
Objetivos:
Claros e acordados
Boa relação entre causa e efeito
Indicadores
Alcançáveis
Quantidade, qualidade e tempo (QQT)
Relação com fatores externos
Supostos conhecidos
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ENFOQUE LÓGICO (Cont.)
Identifica a responsabilidade gerencial de:
Produzir resultados
Objetivos superiores (efeito/impacto)
Determinar a fatibilidade do projeto
Melhora o desenho, execução e avaliação
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ENFOQUE LÓGICO (Cont.)
Inclui os requisitos para uma boa gerência
de projetos
Estabelece as bases para executar e avaliar
É um processo contínuo de aprendizagem
Reduz tempo e esforço a longo prazo
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ETAPA ANALÍTICA
O QUE É UM OBJETIVO?
É um resultado específico que desejamos
Expressa uma intenção descrita como uma
mudança proposta
É observável e mesurável
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ETAPA ANALÍTICA
OBJETIVOS
Utilizar verbos fortes para descrever objetivos
DÉBIL
Coordenar
Participar
Contribuir Assistir
Apoiar
Melhorar
Integrar Fomentar
Colaborar Aumentar
Organizar
Aconselhar
Harmonizar
FORTE
Estabelecer Organizar
Instalar Erradicar
Fazer
Dirigir
Realizar
Reduzir do X ao Y
Aumentar do X ao Y
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ETAPA ANALÍTICA
ÁRVORE DE OBJETIVOS
Baixa Morbimortalidade infantil
Menos Crianças
deficientes
Baixa incidência de
doenças imunopreveníveis
Cobertura de serviços de
saúde adequada
Cobertura de
imunização adequada
Cadeia de frio
operacional
Pessoal de saúde
treinado
Comunidade bem
informada
Vacinas
disponíveis
Guía para Gerentes de Proyectos
ETAPA ANALÍTICA
RESUMO: ETAPA ANALÍTICA
Preparar rascunho da Análise de Situação
Reunir-se com contrapartes nacionais
Análise dos Problemas
Análise dos interessados
Atualização da Análise de Situação
Preparar rascunho da Estratégia de
Intervenção
Reunir-se com contrapartes nacionais
Atualizar a Estratégia de Intervenção
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
ETAPA DO PLANEJAMENTO
Objetivos do Projeto
Indicadores e Acontecimentos
Meios de Verificação
Supostos
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS
FIM- POR QUÊ?
Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui.
Exemplo: Mudanças na Situação Nacional na Saúde.
PROPÓSITO - POR QUÊ?
O impacto (efeito imediato) do Projeto.
Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais.
RESULTADOS ESPERADOS – O QUÊ?
Resultados (produtos) específicos produzidos pelo projeto.
Responsabilidade Gerencial. Listagem de 10 da OPS.
ATIVIDADES - COMO?
Ações e recursos que o projeto deve executar para produzir o
resultado. Responsabilidade Gerencial.
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
A LÓGICA DE UM PROJETO:
UM CONJUNTO DE HIPÓTESES
VINCULADAS
A FIM DE........
FIM
SERÁ
NECESSÁRIO..
.
PROPÓSITO
RESULTADOS
ESPERADOS
SIM....
ATIVIDADES
ENTÃO....
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
- FIM
Foram eliminadas doenças produzidas por água contaminada
- PROPÓSITO
A população rural adotou práticas higiênicas
- PRODUTOS
1. Trabalhadores da saúde capacitados
2. A comunidade informada sobre técnicas de tratamento de
água
- ATIVIDADES
1.1 Desenvolver o currículo
1.2 Realizar cursos para os trabalhadores da saúde sobre
tratamento de água
2.1 Disseminar técnicas de tratamento de água.
2.2 Realizar oficinas com a comunidade
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
INDICADORES
NOS AJUDAM A DETERMINAR COMO
RECONHECER O SUCESSO
OBRIGAM-NOS A ESCLARECER O QUE
QUEREMOS DIZER NOS OBJETIVOS
SUBMINISTRAM UMA BASE MESURÁVEL
PARA A AVALIAÇÃO
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
INDICADOR
OBJETIVO
MELHOROU A
GESTÃO DOS
SERVIÇOS DE
SAÚDE
INDICADOR
1. O TEMPO DE ESPERA
DOS PACIENTES SE
REDUZIU EM 50% PARA
FINS DE 2000 NO
HOSPITAL CENTRAL.
2. A SATISFAÇÃO DOS
USUÁRIOS AUMENTOU
EM 50%
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
TRÊS ATRIBUTOS DE UM
BOM INDICADOR
PRÁTICO
INDEPENDENTE
ESPECÍFICO
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
PRÁTICO
INDICADORES
MEDE O QUE É IMPORTANTE EM UM PROJETO:
Objetivo:
Indicador mau:
Indicador melhor:
Foram construídas melhores casas
Casas vermelhas e brancas
500 casas de 3 dormitórios
MEDE MUDANÇAS ATRIBUÍVEIS AO PROJETO:
Objetivo:
Indicador mau:
Melhorou a administração
do serviço de taxas
Aumento das taxas coletadas
É CUSTO-EFETIVO:
Implica em coleta e análise de dados
simples
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
INDEPENDENTE
INDICADORES
NÃO UTILIZAR OBJETIVOS DE UM NÍVEL COMO
INDICADOR PARA MEDIR RESULTADOS DE OUTRO
OBJETIVO
NOVA POLÍTICA DE
RECURSOS HUMANOS
ADOTADA NO PAÍS.
INDICADORES
1. CONTRATAÇÃO DE UM
CONSULTOR EXTERNO
2. DISSEMINAÇÃO DA
BIBLIOGRAFIA
3. CONGRESSO NACIONAL
PARA VALIDAR A POLÍTICA
MELHORES INDICADORES?
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
ESPECÍFICO
INDICADORES
QUE QUANTIDADE?
DE QUE QUALIDADE?
PARA QUANDO? (TEMPO)
ONDE? (ÀS VEZES)
LEMBRE-SE: QQT
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
INDICADORES
Estabelecem o nível de desempenho
necessário para atingir o objetivo
Especificam os elementos necessários
para determinar se o fim, o propósito e
os resultados esperados foram atingidos
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
INDICADORES (cont.)
Mostrar, em relação aos objetivos:
Quantidade
Qualidade
Tempo
Quanto?
De que nível?
Quando?
 Enfatizar as características importantes dos
objetivos a serem alcançados
 Estabelecer a linha base para o monitoramento e a
avaliação
 Número de indicadores: o mínimo necessário para
esclarecer o objetivo
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
ACONTECIMENTOS (Indicadores
Intermediários)
Indicador:
80% da população rural na província de Sta
Clara com acesso à água potável em dois anos
Linha base a partir da árvore do problema:
No início do projeto apenas 50% da população
tem acesso à água potável.
Acontecimentos:
- 60% após o primeiro ano
- 80% após o segundo ano
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
MEIOS DE VERIFICAÇÃO
HIERARQUIA INDICADORES E
DE OBJETIVOS ACONTECIMENTOS
ENUNCIADO
DO
OBJETIVO
ESCLARECIMENTO
DO OBJETIVO
- QUANTIDADE
- QUALIDADE
- TEMPO
MEIOS DE
VERIFICAÇÃO
FONTES E TIPO
DE EVIDÊNCIA
NECESSÁRIA
PARA
VERIFICAR O
INDICADOR
 Os indicadores nos ajudam a refinar e esclarecer o que desejamos dizer no objetivo
 A utilidade do indicador depende da disponibilidade e validez dos dados
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
SUPOSTOS
OS SUPOSTOS SOBRE FATORES
EXTERNOS TAMBÉM DEVEM SER
EXPLÍCITOS
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
SUPOSTOS
IDÉIAS-CHAVE:
Os supostos devem incluir as
condições/fatores externos ao projeto
Um bom desenho de projeto deve incluir
todas as condições necessárias e suficientes
para alcançar os objetivos do projeto.
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SUPOSTOS
ETAPA DE PLANEJAMENTO
SÃO AS CONDIÇÕES QUE DEVEM EXISTIR PARA O SUCESSO DO
PROJETO, MAS QUE ESTÃO FORA DO CONTROLE DO PROJETO
OBJETIVO:
AUMENTO DA PRODUÇÃO DE ARROZ
SUPOSTO:
24 CM. DE CHUVA
ANTES DE 30 JUNHO
1. Plantar sementes
de alta qualidade
2. Aplicar fertilizante
UMA CONDIÇÃO
CRÍTICA SOBRE A
QUAL O GERENTE
DO PROJETO TEM
POUCO CONTROLE
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
MANEJAR OS SUPOSTOS CRÍTICOS
Não fazer nada: riscos e benefícios
Mudar o desenho do projeto: acrescentar outro
Resultado esperado e/ou atividades
Acrescentar um novo projeto
Abandonar o projeto: Implicações?
Vigiar os supostos e utilizar as influências
TOMAR UMA DECISÃO
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
A IMPORTÂNCIA DE ESCLARECER
OS SUPOSTOS
Melhor comunicação entre os interessados
Identifica o que está além do controle do
gerente do projeto
Subministra uma opinião compartilhada sobre
a probabilidade de sucesso do projeto
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
ORÇAMENTO
Revisar e atualizar o custo das atividades
Atualizar o projeto
Ver os Resultados Esperados
Revisar designações do pessoal
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE
PLANEJAMENTO
 Selecionar quatro níveis da árvore de
objetivos
 Revisar causa e efeito entre os níveis
 Estabelecer a linha de base dos dados
 Definir indicadores e ocorrências
 Identificar meios de verificação
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ETAPA DE PLANEJAMENTO
RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE
PLANEJAMENTO (Cont.)
Analisar supostos e identificar os críticos
Orçamentar fundos regulares e
extraorçamentários
Orçamentar os recursos humanos
Revisar custos diretos e indiretos
Revisar as fontes de financiamento
Desenvolver um projeto de gestão
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ETAPA DE EXECUÇÃO
FATORES PARA O SUCESSO NA
EXECUÇÃO DE PROJETOS
DIREÇÃO
CONTROLE
COMUNICAÇÃO
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ETAPA DE EXECUÇÃO
FATOR CRÍTICO:
-
DIREÇÃO
Liderança
Projeto de trabalho (ver processos)
Ambiente de trabalho produtivo
Orientação para resultados
Conclusão de tarefas
Delegar autoridade e responsabilidades
Organização
Motivação
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ETAPA DE EXECUÇÃO
FATOR CRÍTICO:
CONTROLE
- Avanço do trabalho
- Custos
- Entorno do projeto
- Calendários, datas de limites
- Supostos do projeto
- Produtividade
- Informação para a tomada de decisão
- Avaliações
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ETAPA DE ExECUÇÃO
FATOR CRÍTICO:
A:
COMUNICAÇÕES
Contrapartes nacionais
Gerência
Equipe do Projeto
Instituições Financeiras/Doadores
Sobre: Progresso
Conquistas
Problemas e alternativas de solução
Via:
Relatórios formais
Mecanismos não formais
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ETAPA DE EXECUÇÃO
RESPONSABILIDADES DO GERENTE
Gerenciar todos os recursos
Produzir os resultados esperados (RE)
Vigiar que os RE contribuam com o propósito e
o fim
Vigiar os supostos
Advertir a alta gerência quando atingir os RE é
incerto, quando há ameaças e os supostos
sofrem mudanças
Recomendar ações corretivas
Desenvolver os membros de suas equipes
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ETAPA DE EXECUÇÃO
Projetos Complexos:
ORÇAMENTO OPERATIVO
SEMESTRE
PRIMEIRO
SEGUNDO
TERCEIRO QUARTO
TOTAL
RE 01
$ 45,000
ACT 01
$ 20,000
Tarefa 01
$ 5,000
Tarefa 02
$ 3,000
$ 1,500
$ 6,000
$ 1,500
$ 9,500
$ 3,000
$ 10,500
$ 25,000
ACT 02
Tarefa 01
Tarefa 02
$ 4,000
$ 6,000
$ 2,000
$ 3,000
$ 5,000
$ 12,000
$ 2,000
$ 3,000
$ 13,000
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ETAPA DE EXECUÇÃO
SEGUIMENTO
Comparar insumos e resultados esperados
(avaliação do processo)
Registrar o progresso do trabalho
Explicar discrepâncias
Analisar o estado de progresso
Facilitar a avaliação
Relatórios PTS.01, BPB.18
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ETAPA DE EXECUÇÃO
SEGUIMENTO (Cont.)
Seguimento de:
- Execução de tarefas e atividades
- Conquista dos resultados esperados
Conhecer o entorno do projeto (supostos)
Impacto dos RE sobre o propósito
Informar os níveis superiores acerca de:
- Problemas no projeto
- Problemas no entorno (supostos)
- Sugestões para resolver os problemas
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ÂMBITOS DE RESPONSABILIDADE
FIM
Responsabilidade dos
proprietários do projeto
PROPÓSITO
RESULTADO
ATIVIDADES
Responsabilidade do
gerente do projeto
* No entanto, o gerente do projeto deveria comprometerse com o propósito e o fim.