Gestão de Documentos e
Informações - Cases
Elizete Pereira Sá
Gestão Documental - Record
Management
Lei 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e
Privados
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
ISO 15489-1:2001
Campo da administração responsável pelo controle
eficiente e sistemático da criação, recepção, manutenção
e destinação de documentos, incluindo processos para
capturar e preservar evidência de informação sobre as
atividades e transações registradas.
Metodologia de Gestão
Documental
Conhecer Missão, Visão, Valores da Organização;
Mapeamento e/ou conhecimento dos processos de
trabalho e fluxos de informação;
Identificação e avaliação dos documentos associados
aos processos e atividades;
Elaboração dos instrumentos e ferramentas de Gestão
Documental:
Política de Gestão Documental;
Taxonomia, Plano de Classificação, Vocabulário
Controlado; Glossário
Tabela de Temporalidade Documental;
Padrão Normativo.
Capacitação e Sensibilização.
Fluxograma ou Mapa do Processo
Atributos do
Processo de Trabalho
FATORES
CRÍTICOS
KPI’s
INDICADORES
FLUXO
DE TRABALHO
LÍDER DO FLUXO DE
TRABALHO E PAPÉIS
OPORTUNIDADES
PARA MELHORIAS
ENTRADAS E
SAÍDAS
FRONTEIRAS DO
FLUXO
OBJETIVO
DO FLUXO
DOCUMENTAÇÃO
E ATRIBUTOS
DO
FLUXO
DE TRABALHO
Objetivo
Documentar os Processos de Trabalho
Avaliação Documental
Tipo do Registro/Documento;
Taxonomia: Macroprocesso, processo, subprocesso,
tipologia;
Código de Classificação;
Descrição e Objetivo do Registro;
Natureza, Base Legal/Requisito, Nível de Acesso;
Órgão Gestor do Documento; Espécie do Documento;
Suporte; Método de organização e armazenamento;
Tempo de Retenção e Temporalidade dos Documentos;
Outros Metadados.
Taxonomia
Métodos para indexar, classificar e facilitar o
acesso à informação.
Plano de Classificação;
Vocabulário Controlado;
Tesauros;
Glossário.
Taxonomia e Plano de Classificação
Pode ser elaborado a partir dos processos organizacionais.
Recomenda-se na definição dos Processos organizacionais
consultar o Process Classification Framework (PCF) da APQC
– American Productivity & Quality Center.
Cadeia de Valor
F
O
R
N
E
C
E
D
O
R
E
S
ESTRATÉGIA E GESTÃO EMPRESARIAL
Governança Corporativa
Desenvolvimento
de Negócios
Direcionamento
Estratégico
Relacionamento com
Stakeholders
Gestão Jurídica
NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA
Planejamento de Operação e Manutenção
Investimento Engenharia e Projeto
Vendas de Energia
Produção de Energia
Gerir Logística de Insumos
SUPORTE AO NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA
Gestão
Financeira
Financiamento
e Captação de
Recursos
Recursos
Humanos
Tecnologia da
Informação
Contabilidade e
Controladoria
Gestão
Administrativa
Meio Ambiente
Segurança
C
L
I
E
N
T
E
S
Plano de Classificação por Processo
Tabela de Temporalidade e
Critérios de Retenção
Instrumento
resultante
de
avaliação
documental que tem como objetivo definir os
prazos de retenção e destinação dos
documentos.
O que deverá ser retido ou guardado?
Como guardar?
Por quanto tempo deverá ser mantido?
De quem é a responsabilidade da guarda?
Onde será preservado?
Em que mídia o documento será preservado?
ECM
Enterprise
Content
Management
Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)
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Padrão Normativo/Procedimento
Modelo de Gestão;
Governança de Gestão Documental;
Papéis e Responsabilidades;
Processo de Trabalho e Indicadores;
Avaliação Documental;
Taxonomia e Plano de Classificação;
Tabela de Temporalidade;
Organização e Indexação;
Organização de Diretórios, Subdiretórios e Pastas;
Eliminação e Descarte dos Documentos;
Segurança da Informação.
CASE
Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos
no Tribunal de Contas dos Municípios
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Foco: Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos
(GED) e Gestão por Processo.
Entregas do Projeto:
Workshop Gestão Eletrônica de Documentos;
Gestão do Projeto com metodologia do PMI;
Desenho dos processos das áreas fins e administrativas do TCM-BA;
Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação;
Avaliação do GED e Especificação com Requisitos da Tecnologia
ECM;
Manual de Padronização de Documentos.
CASE
Gestão Documental alinhada com GC na Global
Participações em Energia
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Foco: Gestão do Conhecimento Explícito
Entregas do Projeto:
Diagnóstico;
Elaboração da Cadeia de Valor e desenho dos fluxos dos Processos;
Diretrizes e Procedimentos de Gestão Documental;
Diretrizes para Elaboração de Instrumentos de Comunicação;
Diretrizes para Elaboração de Documentos Normativos;
Emissão, Revisão, Acompanhamento da Documentação de
Engenharia;
Estruturação dos Diretórios;
Workshop - Gestão do Conhecimento
CASE
Gestão Documental e Implantação do GED na Portal F
Foco: Construção de uma ferramenta interna de GED
Entregas do Projeto:
 Identificação dos Processos Organizacionais;
 Elaboração do Taxonomia e Plano de Classificação;
 Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental;
 Construção de uma solução interna de GED;
 Capacitação no Sistema e orientação quanto à
organização dos documentos físicos e eletrônicos.
CASE
Gestão por Processo alinhada com Gestão Documental na
Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE
Foco: Governança e Modelo de Gestão
Entregas do Projeto:
 Plano do Projeto;
 Diagnóstico com Proposição de Melhorias e Indicadores;
 Plano Diretor; Política de Gestão Documental;
Governança da Gestão Documental; Taxonomia
Corporativa; Tabela de Temporalidade Documental;
 Treinamento e Sensibilização das Equipes.
CASE
Gestão de Registros e Documentos na MCE
Foco: Avaliação e orientação quanto as ferramentas:
SPCO Sistema de Planejamento e Controle Operacional
e By You
Entregas:
 Avaliação e Critérios de Retenção dos Registros;
 Plano de Classificação;
 Avaliação e orientação das Ferramentas;
 Capacitação e Treinamento.
Gestão do Conhecimento
É a disciplina que integra e organiza políticas, práticas,
ferramentas de gestão e tecnológicas tendo como
balizador os processos de criação, organização,
disseminação, compartilhamento, utilização e proteção
dos conhecimentos para gerar resultados para a
organização e benefícios para colaboradores e partes
interessadas.
Fonte: Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC
Práticas de Gestão de Conhecimento
Criação
Organização
Compartilhamento
e Disseminação
Utilização
Proteção
Inovação
Memória
Organizacional
Comunidades de
Práticas
Resolução de
Problemas
Segurança da
Informação
Boas Práticas
Gestão por
Processo
Código de Conduta
Parcerias com
Universidades e
Gestão
Centros de
Documental
Pesquisa
Contratação de
Portal Corporativo
Consultoria
Benchmarking e
visitas as
Intranet
empresas
Pesquisa e
Desenvolvimento
Educação e
Universidade
Corporativa
Programa de
Idéias
ECM/GED
Redes Sociais
Blogs
Portal Corporativo
Educação Corporativa
Aprendizagem
Organizacional
Reutilização de
Soluções
Melhoria de
Produtos e
Serviços
Práticas de
Diminuição de
Retrabalho
Registro de Marcas
e Patentes
Contrato de Sigilo
Memória Organizacional
Organiza, preserva e disponibiliza o acervo de
conhecimentos explícitos da organização;
Representa o repositório de informações da
organização;
É uma ferramenta de comunicação;
Contribui para que a organização compartilhe os
seus valores com a sociedade.
Gestão Documental e Memória
Organizacional
Quem sabe o quê internamente?
Por quais experiências e lições aprendidas as
equipes passaram?
Quem pode colaborar?
Quais conhecimentos podem ser reutilizados?
Evita retrabalho;
Ajuda reutilização de soluções;
Evita repetição de erros;
Compartilhamento do conhecimento;
Apoio na multiplicação da aprendizagem;
Prática de uma organização de aprendizagem
Muito obrigada!
Elizete Pereira Sá
[email protected]
www.informareconsultoria.com.br