SAUEL
Sistema de Arquivos da
Universidade Estadual de Londrina
Elizabeth Leão de Carvalho
Diretora do SAUEL
Setembro
2011
SISTEMA DE ARQUIVOS DA UEL
Órgão de Apoio vinculado administrativamente à
Reitoria, foi criado pela Resolução C.U. nº
76/2005 de 10/05/2005.
MISSÃO
Coordenar e desenvolver a política e a gestão
arquivística de documentos da UEL, visando
agilizar o acesso a informação, contribuindo para a
eficiência administrativa e acadêmica e preservar
a memória institucional, para servir como
referência, informação, prova ou fonte de
pesquisa.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
U N IV E R S ID A D E
E S T A D U A L D E LO N D R IN A
R E IT O R IA
R
E
D
E
C O M IS S Ã O C E N T R A L D E
A V A L IA Ç Ã O D E D O C U M E N T O S
A R Q U IV O C E N T R A L
C O N S E L H O T É C N IC O
S E C R E T A R IA E X E C U T IV A
D
E
A
R
Q
U
I
V
O
S
O R IE N TA Ç Ã O T É C N IC A E
N OR M A TIV A
D IV IS Ã O D E
A R Q U IV O S
IN T E R M E D IÁ R IO S
D IV IS Ã O D E
A R Q U IV O S
PE R M A N EN T E S
D IV IS Ã O D E
P R O T O C O LO E
C O M U N IC A Ç Ã O
D IV IS Ã O D E A P O IO
T E C N O L Ó G IC O
V ÍN C U LO A D M IN IS T R A TIV O :
U N ID A D E S E S U B U N ID A D E S
A R Q U IV O S
S E T O R IA IS
C O M IS S Ã O
S E T O R IA L D E
A R Q U IV O S
REDE DE ARQUIVOS
Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)
 Órgão de caráter permanente do SAUEL, responsável pela
elaboração e acompanhamento, juntamente com as
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, o
processo de avaliação de documentos da Universidade.
 Formada por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU,
Docentes de História e Arquivologia.
Conselho Técnico
 Tem como função subsidiar as políticas e diretrizes
estabelecidas pelo sistema de arquivos.
 Composto por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU,
ATI e Docentes das áreas: Exatas e Tecnológicas,
Humanas, Sociais Aplicadas e Biomédicas.
REDE DE ARQUIVOS
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos
 Unidades responsáveis pelas atividades de arquivos ativos
(correntes), localizadas nas unidades acadêmicas e
administrativas da Universidade, recebendo orientação
técnica e normativa do Arquivo Central do SAUEL.
 Formada por 42 arquivos setoriais.
DIVISÃO DE APOIO TECNOLÓGICO
 Órgão encarregado pelo planejamento, supervisão, realização e
otimização das atividades através da digitalização, microfilmagem e
outros meios, visando à preservação e divulgação do acervo
arquivístico da UEL.
 Quatro funcionários
PRODUÇÃO
Microfilmagem
1981-2011
8.665.476 Documentos
539.896 Processos
3.782 Microfilmes
Digitalização
2007-2011
39.394 Processos
131.369 Documentos
ARQUIVOS MICROFILMADOS
BIBLIOTECA CENTRAL
CDPH
BRASIL NUNCA MAIS
LITERATURA DE CORDEL
AUTOS DO FORUM
CASO EVANDRO
EM DEFESA DA AMÉRICA
FOLHA DE LONDRINA
OSWALD NIXDORF
SERCOMTEL
PROEX
CURSOS
PRO EGRESSO
PROGRAD
ANTIGAS FACULDADES
ASSUNTOS DA CAE
CONCURSO PUBLICO DOCENTE
CONTROLE ACADÊMICO
JAQUETAS – GUIAS REMESSA
COLEGIO APLICAÇÃO
ARQUIVO ALUNOS DESISTENTES
CONCLUSÃO DO 1º GRAU
CURSOS PROFISSIONALIZANTES
COUNP
PROCESSO ODONTOLOGICO
PAUTAS
REGISTRO DE DIPLOMAS
RELATÓRIO VESTIBULAR
PROPPG
PROCESSO DE ALUNO
PROJETO PESQUISA
GABINETE DO REITOR FESULON
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO
AVISO DE OPERAÇÃO
PRONTO SOCORRO
PRONTUÁRIO DE PACIENTE
TISIOLOGIA
PRORH
FOLHA DE VOTAÇÃO
DOCUMENTOS HISTÓRICOS
ANÁLISE DE CÓDIGO
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
FAIDS
FICHA DE AVALIAÇÃO
FICHA FREQUENCIA FINANCEIRA
HOSPITAL VETERINÁRIO
PRONTUÁRIO DE ANIMAIS
MUSEU
BOLSA INICIAÇÃO CIENTÍFICA
FOLHA DE PAGAMENTO
PRONT. FUNCIONÁRIO DESLIGADO
SAUEL
CLIPPING
ESTATUTOS
SEBEC
PRONTUARIO MÉDICO
DOCUMENTOS HISTÓRICOS
DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO
 Órgão encarregado pelo
recebimento, registro, classificação,
distribuição e tramitação de documentos.
 Quatro funcionários.
PRODUÇÃO
Estatística da Divisão de Protocolo e Comunicação no período de 2007 a 2010
PROCESSOS
ABERTOS
ANO
Divisão
Protocolo
HU
Diretoria
de
Material
Total de
Processo
s Abertos
Total de
Processos
Arquivados
MALOTES
recebidos/
enviados
Documento
Tramitados
Jornais
Distribuídos
2007
33.869
3.733
1.365
38.967
10.869
13.488
142.200
49.000
2008
37.469
4.550
633
42.652
10.402
13.640
125.316
54.280
2009
33.801
4.961
537
39.299
7.012
13.420
134.600
54.160
2010
34.200
4.326
389
38.915
7.386
13.800
138.900
60.552
DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO
PRODUÇÃO (cont.)
Evolução do número de correspondências recebidas, enviadas e despesas
com postagem no período de 2007 a 2010
Ano
Correspondências
Recebidas
Correspondências
Enviadas
Nº SEDEX
Despesas com
Postagem
R$
2007
185.000
155.221
9.392
214.694,24
2008
193.000
210.348
11.043
268.271,65
2009
187.500
291.981
3235
303.914,03
2010
198.000
210.074
3.303
320.683,81
DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
 Órgão encarregado da orientação técnica aos Arquivos
Setoriais e da custódia de documentos semi-ativos.
 Um funcionário
PRODUÇÃO
Documentos transferidos para guarda temporária no SAUEL
Órgão
Metros/lineares
Quantidade
Caixas
Data Limite
PRORH
33
250
1993-2007
DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
PRODUÇÃO (cont.)
Documentos eliminados pelo SAUEL
Órgão
Metros/
lineares
Quantidade Caixas
Ano
Número publicação
no Diário Oficial do
Estado do PR
PROAF
2,66
19
2009
7.994 18/06/2009
PRORH
28,79
206
2009
7.994 18/06/2009
PRORH
13,76
98
2011
8.388 20/01/2011
SAUEL
8,13
58
2009
7.994 18/06/2009
SEBEC
12,32
88
2011
8.422 11/03/2011
TOTAL
65,66
469
DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
 Órgão encarregado pela gestão
recolhidos pelo Arquivo Central.
de
documentos
permanentes,
 Um funcionário
PRODUÇÃO
Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL
Órgão
Série
Quantidade
Unidade
Suporte
Data Limite
COM
-
30.000
Fotos
Papel
1971-2003
COM
-
30.000
Fotos
Negativos
1971-2003
CDPH
Casa do
Estudante
40
Caixas
Papel
1974-2004
BC
Publicações
da UEL e
Antigas
Faculdades
117
Volumes
Papel
Ementas e
programas de
disciplina
48
Caixas
Papel
PROGRAD
1964-2000
DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
PRODUÇÃO (cont.)
Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL
Órgão
Série
Quantidade
Unidade
Suporte
Data Limite
PROGRAD
Regime
acadêmico
seriado anual
09
Manuais
Papel
1992-2001
PROGRAD
Regime
acadêmico
seriado anual
12
Gravações
Fitas de vídeo
1992-2001
Gabinete
Atos
Normativos
18
Volumes
Papel
1979-1996
Gabinete
Autos de
mandado de
segurança
01
Volume
Papel
METAS DO SAUEL (Atual)
Gestão Documental
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
(Lei nº 8.159, de 08/01/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, art. 3º.)
• Plano de Classificação
Funções; Subfunções; Atividades;
Documentos
• Tabela de Temporalidade
• Glossário
1
Finalizar sistema informatizado de Gestão de
Documentos da UEL;
2 Levantar funções, atividades, documentos e
temporalidade junto as Comissões Setoriais das
Unidades da UEL;
3 Elaborar o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade por Unidade;
4 Encaminhar à Comissão Central de Avaliação
de; Documentos (CCAD) e CA para aprovação
5 Iniciar a avaliação dos documentos para
destinação final
METAS DO SAUEL (Futuras)
• Reformar a futura estrutura física do SAUEL no Campus
• CA aprovou as instalações da Diretoria de Material/ PROAF;
• Finalizar projetos: arquitetônico, hidráulico e elétrico;
• Reformar o prédio ;
• Equipar a estrutura para viabilizar a mudança
• Regimento do SAUEL
• Implantar uma Política de Preservação Digital para a UEL,
visando a Gestão Arquivística Eletrônica de Documentos
da Instituição;
• Repositório Arquivístico
• Memória Institucional
SAUEL
Obrigado pela atenção de todos.
www.uel.br/sauel
[email protected]
Fone: 3371-4858 ou 3371-4533