Gestão da Informação em Oncologia:
Documento em Papel X Documento Eletrônico
Amanda Damasceno de Souza
Bibliotecária do CQAI
Especialista em Gestão Estratégica da Informação – ECI/UFMG
Mestranda em Ciência da Informação - ECI/UFMG
INTRODUÇÃO
A Sociedade atual chamada de Sociedade da Informação onde “as relações
sociais são altamente dinâmicas, globalizadas e tecnológicas, relações estas
que são apoiadas e realizadas através da informação.” Rendon Rojas (2005).
E neste contexto Frohmann (2009) analisa a importância do documento por
este se a “materialidade da informação” e através dele podemos compreender
os aspectos sociais e públicos da informação. Por isso a temática Gestão de
informação ou Documentos é de extrema importância no contexto atual.
O conceito de gestão de documentos surgiu após a II Guerra Mundial, época
de avanço da ciência e da tecnologia e de explosão documental na
administração pública, o que impôs a necessidade de racionalizar e controlar o
volume de grandes massas documentais acumuladas.
Com Gestão da Qualidade, conceitos como eficiência, eficácia e melhoria
invadiram a administração das organizações, com vista a produtividade e
satisfação dos clientes, neste contexto a gestão de informação ganhou um
espaço no interesse das administrações modernas.
Documentos estão presentes em todos os setores da Oncologia, incluindo
Farmácia e Enfermagem.
O que são Documentos?
São todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem
elemento de prova ou de informação. (Arquivo Nacional, 1995).
O que é Gestão de documentos?
Processo de intervenção no ciclo de vida dos documentos de arquivo para
garantir agilidade no controle, utilização e recuperação de documentos e
informações, imprescindível para o processo de tomada de decisões e para a
preservação da memória institucional.
O que são Arquivos?
Conjuntos de documentos que independentes de sua natureza ou
suporte físico são reunidos por acumulação natural por pessoas
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, no exercício de suas
atividades.(Dicionário de Terminologia Arquivísticas, 1996).
Por que os arquivos e seus documentos
precisam ser organizados e conservados?
Porque no nosso dia-a-dia utilizamos os documentos em diversas
situações importantes, tais como:
•Obter o esclarecimento ou o sentido de uma situação
•Melhor compreensão dos nosso problemas,
•Decidir o que fazer e como fazer alguma coisa,
•Prever determinados fatos e acontecimentos,
•Verificar como aconteceram os fatos e ações,
•Comprovar fatos e ações
•Planejar nossas metas e atividades,
•Verificar os resultados,
•Avaliar o nosso desempenho
•Fazer estimativas
•Garantir direitos
•Cobrar um dever ou obrigação
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
•Racionalizar a produção de documentos;
•Maior controle do fluxo de documentos e
da organização de arquivos;
•Padronizar os procedimentos
arquivísticos;
•Aumentar eficiência administrativa;
•Assegurar o acesso à informação.
Na Sociedade atual a informação é insumo
de valor para a instituição
Importância dos documentos
arquivísticos
Prova documental
Valor primário : administrativo legal/jurídico fiscal; motivo pelo o qual o
documento foi produzido, valor probatório, de prova jurídica.
Valor secundário: informativo probatório, fonte de pesquisa e informação
histórica; preservado para pesquisa e memória institucional. Uso para fins
diferentes daqueles que motivaram a criação do documento.
A Enfermagem e Farmácia apresenta documentos organizados
para fins jurídicos como : Atendimento, Fiscalização, Vigilância
Sanitária, etc.
Por motivos secundários: estatísticas. avaliação de atendimento,
estudos, etc.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Realizada
por
profissional
Bibliotecários ou Arquivistas.
especializado
como
Etapas
•Produção
•Classificação
•Utilização e conservação
•Avaliação e Destinação nas três fases:
corrente
intermediária
permanente
•Tabela de Temporalidade
A Tabela de temporalidade é importante por estabelecer o
que será necessário ou não guardar.
Ex.:
Notas fiscais de medicamento, por quanto tempo
guardar???
Livro de Relatório da Enfermagem???
REQUISITOS DA GESTÃO DE
DOCUMENTOS
•
•
•
•
•
PAPEL
Formas adequadas de
manuseio e conservação:
evitar usos de clipes,
grampos que oxidam o
papel.
Qualidade e durabilidade
do papel
Espaço físico apropriado:
iluminação, temperatura e
limpeza
Segurança da informação
•
•
•
•
•
ELETRÔNICO
Grandes investimentos em
tecnologia
Infra-estrutura para
implantação: cabeamento do
prédio, aquisição de servidor,
computadores para todos os
usuários, interligação dos
equipamentos em rede,
aquisição e instalação de
software.
Necessário o procedimentos
de recebimento, indexação,
tramitação, arquivamento dos
documentos
Treinamento dos usuários.
Segurança da informação
EXEMPLOS DE DOCUMENTOS EM PAPEL
NA ONCOLOGIA
•
• ENFERMAGEM
• Livro de Registro •
/Relatórios
•
• Evolução de
•
Enfermagem
• Atas
•
• POP
•
• Certificados de
capacitação
•
• Protocolos/
Impressos diversos •
•
•
FARMÁCIA
Livro de Registro
Prescrição médica
Notas fiscais de
medicamentos/ Material
médico
Contratos de fornecedores
Formulário de nãoconformidade
Avaliação de laboratórios
Certificados de Análise
POP
Certificados de
capacitação
• Protocolos/Impressos
EXEMPLOS DE DOCUMENTOS
ELETRÔNICOS NA ONCOLOGIA
ENFERMAGEM
• Evolução em
Prontuário eletrônico
do Paciente
• Relatórios
• Anotação de
enfermagem
• Eventos adversos
FARMÁCIA
• Prescrição eletrônica
• Notas fiscais
eletrônicas
• Prontuário Eletrônico
do Paciente
Documento eletrônico/digital : todo registro que tem como
meio físico um suporte eletrônico.pode apresentar-se em forma
textual, gráfica, sonoro ou outra admitida pela técnica, desde que
possa garantir sua certeza e imutabilidade, e que possa ser
atribuído a um sujeito determinado (autoria).
DESVANTAGENS DOS DOCUMENTOS EM
PAPEL x ELETRÔNICO
PAPEL
ELETRÔNICO
• Grandes espaços físicos para
armazenamento
• Perda em incêndios e
inundações.
• Muitas vezes não podem ser
editados diretamente,
forçando os usuários a fazer
novas cópias para atualizar
arquivos antigos.
• Tempo maior na busca pelos
documentos.
• Custo com conservação.
• Investimentos em mobiliários
adequados
• No caso de prontuário: letra
ilegível
• Sistemas mais complexos
• Mudanças constantes de
suporte devido a
obsolescências da
tecnologia.
• Custos elevados da
tecnologia de hardware e
software;
• Necessidade constante de
treinamento
• Demora em obter os
resultados do investimento;
• O GED está sujeito às
falhas de software e
hardware.
• Falta de energia
impossibilita uso
• Insegurança legal (?)
VANTAGENS DOS DOCUMENTOS EM
PAPEL x ELETRÔNICO
PAPEL
ELETRÔNICO
• Sistemas de Arquivos
são menos complexos • Redução de área física e moveis
para arquivamento
• Durabilidade do papel
• Acesso rápido, remoto e simultâneo
• Interface amigável.
• Facilidade em prover relatórios
• Interação com outros de gestão
• Maior disseminação da informação
• Redução de custos com duplicidade
e reprografia
• Agilidade e padronização no
atendimento
• Economia com a redução de tempo
de resposta para auditorias e
pesquisas.
SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
• Proteção de um conjunto de informações, para preservar o
valor que possuem para um indivíduo ou organização.
• Acesso a informação a quem é de direito.
• Ex: gestores, funcionários e paciente: seus próprios dados.
Meios de Segurança
• Assinatura digital: função de lacrar o conteúdo do
documento, fazendo com que este permaneça íntegro, ou se
for alterado que isso possa ser constatado.
• Chave codificadora: sistema de segurança que consiste em
leitura através de chave pública e privada. Garante
autencidade.
• ICP-Brasil : chaves
• SBIS/CFM :destina-se a Sistemas de Registro Eletrônico de
Saúde
PRONTUÁRIO DO PACIENTE
Variedade de termos: prontuário médico, prontuário nosológico do
paciente, prontuário médico do paciente , laudo médico, relatório
médico, exames médico.
Termo politicamente mais adequado: Prontuário do Paciente
Conceito:
Documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e
imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e
situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de
caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre
membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência
prestada ao indivíduo. (CFM, 2002, art. 1º).
Lembrando que é um documento que serve a assistência ao
paciente e como prova jurídica, assim deve ser elaborado com
cautela.
Ex. Constar notificação de reação adversa.
PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DO
PACIENTE (PEP)
O PEP é:
um registro eletrônico que reside em um sistema especificamente
projetado para apoiar os usuários fornecendo acesso a um completo conjunto
de dados corretos, alertas, sistemas de apoio à decisão e outros recursos,
como links para bases de conhecimento médico. (SBIS,2002)
PEP: grande desafio para instituições de saúde no Brasil devido ao
suporte de informática necessário e aos padrões de norma e
certificações estabelecida pelo CFM e pela SBIS em relação a
segurança da informação e sigilo das informações dos pacientes e
sua utilização deve obedecer a Resolução nº 1.639/2002 .
Embora tenhamos um expressivo avanço das tecnologias de saúde nos
últimos 20 anos, os prontuários em papel ainda são amplamente
utilizados na assistência ao paciente.
PEP : Contribuições e vantagens
• Proporciona rapidez ao atendimento
• Assistência à pesquisa
• Permite a criação de indicadores nos processos de avaliação da
qualidade hospitalar.
• Legibilidade
• Acesso remoto e simultâneo
• Flexibilidade de “layout”
• Integração com outros sistemas de informação
• Captura automática de dados
• Dados atualizados e saídas diferentes: pode ser apresentado ao
usuário em diferentes formatos: voz, imagem, gráfico, e-mail,
Questão principal :
Independente do prontuário ser em papel ou em formato
eletrônico, será fonte de informação da mais alta relevância
na assistência ao paciente com câncer.
OBSERVAÇÕES
• No Brasil não há tradição de gestão de informação, o
que será um dificultador da gestão de documentos
eletrônicos.
•
Necessário pensar:
Formas de preservação do documento em meio digital: obsolescência de
suportes.
Tratamento dos documentos para recuperação.
Políticas sobre segurança da informação
É conveniente que a Enfermagem e Farmácia
estejam inseridas no processo de aquisição
de softwares e equipamentos eletrônicos que
serão utilizadas na assistência ao paciente
oncológico.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
•Documentos bem organizados em arquivos servirão de fonte
de informação para a tomada de decisão estratégica na
instituição na Sociedade atual onde a informação é insumo
de valor e diferencial de competitividade.
•A Gestão de Informação/ Documentação é um requisito de
vantagem competitiva é de extrema importância para bom
funcionamento das instituições na área de Oncologia.
•Configura-se como uma parceira na Implementação da
Gestão de Qualidade na organização da documentação de
normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
•Cada vez mais teremos documentos eletrônicos. Assim
precisamos pensar as questões que implicarão a gestão
destes documentos.
•As vantagens dos documentos eletrônicos são muitas, mas
a questão da preservação em meio digital ainda não está
resolvida.Ainda não foi criada uma técnica eficaz de guarda
e a alternativa ainda é salvar o documento em mídias e
locais diferentes para garantia.
•A questão da autenticidade ainda é polêmica. Alguns
juízes, por exemplo, não aceitam documentos oriundos do
meio digital.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
•A Gestão de Documentos só é possível com a
presença
de
profissionais
de
informação
especializados como Bibliotecários e Arquivistas,
uma vez que eles são capacitados para
implantarem todos os requisitos da política de
gestão arquivísticas, no qual competem formular e
aplicar procedimentos, critérios para identificação,
organização e destinação dos documentos que
serão produzidos e acumulados.
All men by nature desire to know.
“Todo homem, por natureza, deseja saber”
Metaphysics , Aristóteles.
Obrigada!
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