XLV CONGRESSO DA SOBER
"Conhecimentos para Agricultura do Futuro"
OS INSTRUMENTOS DE CONTROLE NA ADMINISTRAÇÃO DE UMA
EMPRESA DE COMERCIALIZAÇÃO DE INSUMOS AGRÍCOLAS: O CASO
SAINODA
MARIA DO SOCORRO ANSELMO SILVA; CLÉLIA ELEYDE RAMOS PIRES;
RICARDO LUCIANO DE OLIVEIRA; TALES WANDERLEY VITAL.
UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DE PERNAMBUCO, RECIFE, PE, BRASIL.
[email protected]
APRESENTAÇÃO ORAL
ADMINISTRAÇÃO RURAL E GESTÃO DO AGRONEGÓCIO
Os Instrumentos de Controle na Administração de uma Empresa de Comercialização
de Insumos Agrícolas: O Caso Sainoda
Grupo de Pesquisa: Administração Rural e Gestão do Agronegócio
Resumo
Trata-se de um estudo sobre os aspectos relevantes que interferem no controle
administrativo da Sainoda, uma empresa de comercialização de insumos agrícolas,
localizada na Cidade do Recife. Esse estudo verifica em que nível e com que grau de
organização a Sainoda realiza o controle de suas atividades, visando à consecução de
objetivos e metas instituídos. Inicialmente, partiu-se de uma revisão da literatura sobre os
aspectos conceituais da função controle e sua importância no âmbito das empresas. A
intenção é estabelecer um comparativo entre teoria e prática e analisar, na Sainoda, o
funcionamento dos instrumentos de controle. A partir de pesquisa de campo realizada
verifica-se que a Sainoda tem se revelado administrativamente, como uma empresa que
possui métodos definidos de trabalho e detém controle eficiente, eficaz e efetivo, das
ações, acompanhando sistematicamente as metas estabelecidas. Verificou-se ainda, que a
Sainoda possui instrumentos de controle e que estes seguem a linha do que foi proposto
pelo planejamento, ou seja, possui uma cumplicidade, em relação ao que foi proposto no
planejamento.
Palavras-chaves: Funções Administrativas, Controle e Empresa Rural.
Abstract
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The research treat about the importance aspects that interfere in the control
administration of the rural company Sainoda that locates in Recife city. This study
had the objective of verificate the level and the degree or organization that the rural
company Sainoda does its activity of control aiming consecution of objectives and
established finishing line. The start idea did a literature revision about the
concentual control aspects and its importance company scope. The intentions is
establish a comparative between theory and practise and analyse in loco, operation
of the control instruments. The consequence of research of field made us check that
Sainoda has showed administractivity with a company that has difined methods of
work and has eficient control, effective and permanent, complain established
objectives. We also verified, that Sainoda has control instruments and this goes the
line did propose in plan, or has a cumplicity in relation that did propose in plan.
Key Words: Administractive Functions, Control and Rural Company.
1. INTRODUÇÃO
As organizações estão inseridas em ambientes complexos e turbulentos,
enfrentando constantes desafios e problemas, para os quais precisam encontrar soluções.
Como não operam na base da improvisação e nem do acaso, as várias operações e
atividades desenvolvidas pelas organizações requerem considerável esforço de controle.
A tarefa da administração de um empreendimento consiste em interpretar os
objetivos propostos pela organização e transformá-los em ações organizacionais que visem
a concretização dos objetivos e metas estabelecidas. A realização dessa tarefa somente será
possível através da gestão das funções administrativas básicas da empresa, em todas as
atividades realizadas, em todas as áreas e em todos os níveis da organização.
De um modo geral quatro funções administrativas são identificadas: Planejamento,
Organização, Direção e Controle.
A finalidade do controle é assegurar que os resultados daquilo que foi planejado,
organizado e dirigido se ajuste, tanto quanto possível, às metas previamente estabelecidas.
A essência do controle, portanto, reside na verificação se a atividade realizada pela
empresa está ou não alcançando os resultados desejados. Neste sentido, controlar significa
garantir que o planejamento seja bem executado e que as metas estabelecidas sejam
alcançadas adequadamente.
A análise é efetuada para a Empresa Sainoda, concessionária da John Deere, desde
1999, que comercializa insumos agrícolas.
A hipótese a ser averiguada está centrada em dois pontos principais. Em primeiro
lugar tem havido um aumento sistemático dos instrumentos de controle por parte das
empresas, no sentido de garantir que suas metas sejam cumpridas, face às crescentes
exigências do mercado. Em segundo lugar, o planejamento e o controle são duas fases nas
empresas que estão intimamente relacionadas e são sempre efetuadas, mesmo sem o rigor
com que a teoria as apresenta.
Além da introdução e considerações finais, este trabalho está constituído em três
outras partes. Inicialmente faz uma abordagem do Controle enquanto função
administrativa, sua definição e os elementos que necessitam ser considerados dentro do
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que se convencionou chamar de Função Controle. Apresenta ainda, a importância do
Controle dentro da organização, e a estreita ligação com o Planejamento e os objetivos que
a organização espera alcançar ao estabelecer o sistema de Controle. As fases do controle
se apresentam de forma cíclica e são fundamentais na perspectiva de que as organizações
alcancem os objetivos estabelecidos na elaboração e implementação de seus
planejamentos. A segunda parte trata da metodologia utilizada e que orientou a coleta dos
dados. A terceira apresenta os resultados obtidos com a análise da Empresa Sainoda sobre
a adoção de mecanismos de controle em sintonia com os objetivos e com o planejamento
elaborado; e, por último apresenta-se os comentários finais. A expectativa é no sentido de
que este trabalho possa contribuir com o debate acerca das questões que envolvem a gestão
estratégica das empresas agrícolas.
2. REFERENCIAL TÉORICO
2.1 Aspectos Teóricos da Função Controle na Administração
Na língua portuguesa, a palavra controle tem um sentido de dominação e, talvez
por essa causa, é muitas vezes visto como um procedimento inconveniente e inoportuno.
Todavia ele é universal. Quaisquer que sejam as atividades humanas, elas sempre fazem
uso do controle, consciente ou inconscientemente. Quando uma pessoa dirige o automóvel,
dança ou escreve uma carta, ela compara continuamente a direção, o ritmo ou o
significado; e se a atividade de dirigir o carro, dançar ou escrever a carta não estiver de
acordo com seus planos, ela efetua as devidas correções.
Em Administração a palavra controle pode assumir vários significados: o primeiro
deles como função restritiva e coercitiva, utilizado no sentido de coibir ou limitar certos
tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não-aceitos. Neste sentido, o controle
apresenta um caráter negativo e limitativo, sendo muitas vezes interpretado como coerção,
delimitação, inibição e manipulação. É o chamado controle social aplicado nas
organizações e na sociedade para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas.
O segundo significado apresenta o controle como um sistema automático de
regulação. Como tal é utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante
de fluxo ou funcionamento de um sistema. O controle detecta desvios e proporciona
automaticamente uma ação corretiva para a volta à situação de normalidade. Quando algo
está sob controle significa que está dentro do normal.
O terceiro e último significado coloca o controle como função administrativa, como
parte do processo administrativo, a exemplo do planejamento, da organização e da direção.
Conforme já mencionado, o controle é uma das funções administrativas previsto no
paradigma da administração científica que fundamenta a Escola Clássica iniciada por
Fayol e Taylor. Ao longo dos últimos anos, mesmo com todas as transformações da Teoria
da Administração, e o surgimento da Teoria das Organizações num sentido mais amplo, o
tema controle tem sido cada vez mais enfatizado como uma necessidade para o
atingimento de resultados.
Tratar-se-á, neste trabalho, do controle como a função do processo administrativo
cuja finalidade é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se
ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos. Sua essência reside,
portanto, em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos e
metas estabelecidos, por ocasião do planejamento. Neste sentido, ele consiste
fundamentalmente, em um processo que guia a atividade exercida para um fim
previamente determinado.
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Como função administrativa o planejamento determina antecipadamente os
objetivos e como alcançá-los. Já o controle busca assegurar se o que foi planejado,
organizado e dirigido vai de encontro aos objetivos pretendidos. A finalidade do Controle
é, portanto, garantir que o trabalho executado corresponda ao planejado. No dizer de
Chiavenato (2000: 345), “como função administrativa o planejamento, a organização, a
direção e o controle são interdependentes e interagentes (...). Muitas vezes se torna
necessário modificar o planejamento, a organização ou a direção para que os sistemas de
controle possam ser mais eficazes”.
A Figura 1 apresenta a síntese da Função Controle e as atividades intrínsecas a ela,
no processo administrativo. Enquanto o planejamento abre o processo administrativo, o
controle serve de fechamento.
Figura 1 - Síntese da Função Controle no Processo Administrativo
Fonte: Chiavenato, Idalberto. 2000.
Segundo Tavares (2005: 337), “controle é um instrumento para verificar o que está
previsto e o que está efetivamente ocorrendo”. Isto se constitui em um conjunto de
indicadores e métricas que permite constatar se existe discrepância ou não entre essas duas
situações.
À semelhança das demais funções administrativas, a exemplo do planejamento, a
abrangência do controle também pode ser feita em nível global, em nível departamental e
em nível operacional, respectivamente nos níveis estratégico, tático e operacional. Em
nível estratégico aborda a empresa como uma totalidade; em nível tático aborda cada
unidade da empresa separadamente, e em nível operacional tem uma orientação micro,
abordando apenas cada tarefa ou operação. Ressalta-se ainda, que controle operacional é
definido como a garantia de que as atividades operacionais estão sendo levadas adiante,
conforme planejado. (Certo, 2003: 451).
2.2 Objetivos e Fases do Controle
Partindo-se do proposto por Edelman e Aparício (1992) apud Silva (2002), pode-se
vislumbrar cinco objetivos principais dos sistemas de controle nas organizações em geral.
O primeiro deles, proteger os ativos da organização dos erros intencionais ou não e
das irregularidades que se possam produzir. O segundo a obtenção de informações corretas
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e seguras que permitam a tomada de decisões acertadas, tanto no âmbito interno como no
âmbito externo da organização. O terceiro objetivo é o de conseguir adesão às políticas
gerais da organização. O quarto visa a atingir as metas e programas da organização.
Finalmente, o quinto objetivo é promover a eficiência e eficácia nas operações da
organização por meio de uma utilização racional dos recursos disponíveis. Esse objetivo
está vinculado a todos os anteriores. A proteção dos ativos de uma organização aliada a um
conjunto de informações corretas e seguras, à adesão às políticas gerais e ao cumprimento
de metas e programas, levam a uma utilização mais racional e, portanto, mais eficiente dos
recursos.
Neste sentido, o controle consiste basicamente em um processo que guia a
atividade exercida para um fim previamente determinado, cuja essência reside em verificar
se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados. Quando se fala
em resultado, pressupõe-se que eles sejam conhecidos e previstos. Isso significa dizer que
o controle está estritamente vinculado ao planejamento, aliás, os controles requerem
planos. Na verdade, o controle é o outro lado da moeda do planejamento. Ele verifica se a
execução está de acordo com o que foi planejado. Quanto mais complexo o planejamento e
quanto maior o seu horizonte de tempo, tanto mais complexo será o controle, razão pela
qual quase todos os sistemas de planejamento trazem em seu bojo o seu próprio sistema de
controle.
É um processo cíclico e constituído por quatro fases: estabelecimento de padrões,
observação do desempenho, comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação
corretiva para eliminar os desvios. A Figura 2 facilita a visualização deste modelo.
Figura 2 As Quatro Fases da Função Controle
Fonte: Chiavenato, Idalberto. 2000.
A pergunta que geralmente se faz dentro de uma organização é: como estamos
indo? Em que ponto estamos agora? Esta pergunta é válida, pois os resultados nem sempre
ocorrem de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Torna-se necessário um
sistema para monitorar, acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organização esteja no
rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos propostos.
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Neste sentido as comparações dentro de uma organização só podem ocorrer a partir
da existência ou pressupõem o estabelecimento de padrões ou critérios, a primeira faz do
controle. Os padrões representam o desempenho desejado. Os critérios representam as
normas que guiam as decisões. São balizamentos que proporcionam meios para se
estabelecer o que se deverá fazer e qual o desempenho ou resultado a ser aceito ou
desejável.
A segunda fase é a observação do desempenho, cuja finalidade é ajustar as
operações aos padrões previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informação
que recebe. Para se controlar um desempenho deve-se pelo menos conhecer algo a respeito
dele. A observação ou verificação do desempenho ou do resultado busca obter informações
precisas a respeito daquilo que está sendo controlado.
A terceira fase é a comparação do desempenho a partir do padrão estabelecido, a
fim de se verificar algum tipo de variação, erro ou desvio. Todavia, nem toda variação
exige correções, uma vez que estão dentro dos limites da normalidade. Apenas as que
ultrapassam estes limites são passíveis de correção. Essa fase exige um sistema de
informações bem estruturado
A comparação do desempenho com o padrão estabelecido pode ser feita por meio
de gráficos, relatórios, índices, porcentagens, medidas estatísticas etc. Esses meios de
apresentação supõem técnicas à disposição do controle para que este tenha maior
informação sobre aquilo a ser controlado.
A importância desta fase do controle reside na predição de resultados futuros e
localização, por parte da organização de dificuldades na criação de condições para que as
operações futuras possam alcançar melhores resultados.
A quarta e última fase do controle está vinculada à ação corretiva. O objetivo é
manter as operações dentro dos padrões definidos para que os objetivos sejam alcançados
da melhor maneira. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos para que as
operações sejam normalizadas. A ação corretiva visa fazer com que aquilo que é feito seja
feito extremamente de acordo com o que se pretendia.
3. METODOLOGIA
Para a pesquisa de campo usou-se a investigação empírica, realizada na empresa,
local onde ocorreu o fenômeno e incluiu entrevistas e observações do participante. A
principal alternativa à pesquisa de campo foi o estudo de caso, pois apresenta um alto grau
de profundidade para analisar de forma intensa uma ou poucas unidades.
3.1 Parâmetros da Pesquisa
O trabalho parte de uma análise teórica da função controle, verificando em que
nível e com que grau de organização as empresas voltadas para o setor agrícola realizam
efetivamente o controle de suas atividades, visando à consecução dos objetivos e metas
instituídos. Trata-se de um estudo de caso, no qual, busca-se caracterizar a função controle
através de aspectos importantes que interferem no processo administrativo da Sainoda,
uma empresa de comercialização de insumos agrícolas, localizada em Recife-Pernambuco.
O trabalho apresenta uma abordagem qualitativa pelo fato de estar associado a
obtenção de dados descritivos sobre processos interativos, através do contato direto do
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pesquisador com a situação estudada, procurando compreender os fenômenos segundo a
perspectiva dos sujeitos.
Quanto aos fins, e levando-se em conta o caráter da investigação, trata-se de uma
pesquisa analítica e descritiva. Analítica porque, a partir de uma revisão teórica busca
analisar o comportamento de uma empresa rural no que se refere à Função Controle no
processo administrativo. Descritiva porque visa descrever os instrumentos utilizados pela
empresa, cuja atividade está ligada ao setor agrícola, para garantir o controle das atividades
realizadas, visando à consecução dos objetivos e metas instituídos.
Quanto aos meios, a pesquisa foi bibliográfica e de campo, voltada para um estudo
de caso. Bibliográfica, porque para a fundamentação teórico-metodológica do trabalho foi
realizada investigação sobre o processo administrativo, com ênfase na função controle. A
pesquisa bibliográfica se deu em livros, e material colhido na internet, que versem sobre o
objeto de estudo. Estudo de caso porque está circunscrito a uma unidade, no caso a
Empresa Sainoda. Segundo (Vergara, 2005) estudo de caso tem caráter de profundidade e
detalhamento.
3.2 Coleta de Dados
A pesquisa de campo, para obtenção dos dados sobre a empresa e sua gestão, deuse através de processos interativos. Consistiu numa visita à empresa Sainoda, com
aplicação de entrevista semi-estruturada, efetuada com o setor de Marketing, com o
objetivo de verificar na prática os pressupostos da teoria a respeito da Função Controle, ou
seja, quais os aspectos inerentes à Função Controle que são encontrados na referida
Empresa.
A análise se deu sobre os instrumentos de controle utilizados pela empresa,
comparando-se, com aqueles apresentados quando da análise teórica. A partir da
identificação dos instrumentos de controle utilizados na empresa Sainoda, verificou-se a
finalidade de cada um deles e o nível hierárquico responsável pelo instrumento, elaboração
e acompanhamento.
4. ANÁLISE DE RESULTADOS
4.1 Características da Empresa Sainoda
A Sainoda é uma concessionária da John Deere, desde 1999. Como qualquer
concessionária a Sainoda obedece a padrões, que fazem parte do pacote tecnológico que os
fabricantes oferecem à sua rede, no sentido de garantir uma identidade própria e
padronizada.
As atividades desenvolvidas pela Sainoda-Recife estão ligadas à venda de tratores,
sementes, fertilizantes, defensivos, e outros itens, a exemplo de venda de soluções
tecnológicas. Um aspecto que está vinculado à missão da empresa é, “atender as
expectativas dos clientes do Setor Agrícola e áreas afins”, satisfazendo a sociedade,
colaboradores, sócios, respeitando o meio ambiente. A preocupação da Sainoda não é
simplesmente oferecer o produto ou serviço, mas buscar a solução para o cliente. Isso
implica na necessidade de se fazer diagnósticos que apontem as necessidades reais dos
clientes. A visão da empresa é a de que a partir do momento que o cliente se sentir
satisfeito, este retornará á loja com mais freqüência para adquirir os produtos.
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Além do Setor Agrícola, propriamente dito, a Sainoda oferece produtos para outras
áreas, a exemplo de clientes que possuem chácaras, sítios, etc. Alguns órgãos como a
Prefeitura, através da Empresa Metropolitana de Limpeza Urbana (EMLURB) que utiliza
materiais para manutenção da cidade do Recife, etc.
A Sainoda tem a sua matriz em Pernambuco, com filial em Alagoas e na Paraíba.
Tanto a matriz como as filiais possuem posição estratégica no mercado de vendas de
máquinas para o setor canavieiro. As filiais funcionam como postos avançados, com
gerências próprias e autonomia para resolução de problemas.
Os defensivos agrícolas também possuem publico sólido no setor canavieiro, face à
posição da cana-de-açúcar no Nordeste, com produção expressiva especialmente em
Pernambuco, Alagoas e Paraíba. A venda de defensivos é feita por atacado, onde existe uma
integração com o varejo. Alguns itens são diretamente comercializados do varejo com as
usinas, como por exemplo, ferramentas para colóquios, eventos culturais e os próprios
tratores que são localizados nos setores específicos de vendas de tratores. A venda de
tratores é integrada com os serviços de pós-vendas.
A Sainoda, enquanto razão social, atua em outras empresas na condição de coligada.
Isso ocorre em Pernambuco, especificamente na Plantebem que se localiza no município de
Petrolina; no Piauí, no Ceará e no Rio Grande do Norte. Esta última também é outra
concessionária da Sainoda que atua no município de Mossoró.
Além das concessionárias e empresas coligadas, ela possui escritório de
representação em São Paulo, funcionando como entreposto e facilitador de vendas, tendo
em vista um mercado com potencial de vendas no setor.
4.2 O Controle da Ação Empresarial na Empresa Sainoda-Recife
Por se tratar de uma concessionária, alguns sistemas são utilizados pela Sainoda e
por toda a rede. É o caso do Sistema Único de Informação, com programas operacionais,
implantado em todas as concessionárias e que fornecem ferramentas para o controle.
Todavia, existe uma flexibilidade na rede, de modo que é permitido às concessionárias
fazerem seus controles paralelos, tendo em vista que elas possuem perfis diferentes e muitas
vezes os programas não são totalmente customizados para as necessidades individuais. As
concessionárias da Região Sul, por exemplo, são ligadas a outras marcas de veículos.
A Sainoda trabalha com regras e procedimentos. Existe na empresa um manual com
as instruções das atividades que são repassadas no momento da entrada ou transição dos
funcionários.
O controle é feito em cima de padrões, ou seja, de acordo com as atividades. As
atividades são controladas com base em relatórios emitidos diariamente, semanalmente,
mensalmente e trimestralmente.
O controle estratégico das operações é realizado através de uma série de
instrumentos. Os mais significativos são: a) painéis de controle; e b) indicadores de
desempenho. Os primeiros são utilizados na Sainoda para se ter uma visão de longo prazo,
no que diz respeito ao planejamento, controle e como forma também de garantir posição
estratégica da empresa no mercado. Ele apresenta uma visão de no mínimo 5 anos, de modo
a permitir que a empresa possa posicionar-se em relação ao seu foco, métodos, estratégias e
numa fase posterior mensurar os resultados e traçar possíveis ações corretivas. As metas
estabelecidas, por ocasião do planejamento, estão voltadas principalmente para as vendas,
que é o serviço final da empresa, mas também são planejadas e estabelecidas metas voltadas
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para a gestão, no caso, há administração dos custos e a necessidade de crédito por parte da
empresa.
Os Indicadores de Desempenho são estabelecidos por tipo de atividade, segundo
suas especificidades: vendas, custos e compras. Eles são padronizados e fornecidos pelo
próprio sistema ou ferramenta tecnológica utilizada pela empresa e também por toda a rede
de concessionárias. Entretanto, face às especificidades das concessionárias, algumas lidam
apenas com vendas de veículos, outras com vendas de máquinas como é o caso da Sainoda
Recife, onde existe uma certa hibridez nas atividades, são desenvolvidos controles paralelos.
Em nível tático, são utilizados na Sainoda: a) o controle orçamentário, b) o sumário
do faturamento; e, c) o relatório de escoamento do produto. A empresa adota o controle
orçamentário, na medida em que envolve ações administrativas que produzem resultados
observáveis dentro de um dado período contábil. Através do controle orçamentário a
administração da empresa pode fazer a sua projeção e planos futuros atribuindo-lhes valores
financeiros. O controle é realizado por departamento, face ao fato de que o orçamento
implementado é setorizado. Cada departamento sabe quanto lhe cabe do orçamento geral da
empresa e quanto poderá gastar ao longo do ano. Este procedimento visa uma estrutura
enxuta da empresa, para que sejam evitadas as perdas.
Ainda no âmbito do nível tático foi identificado o sumário do faturamento, feito
tanto por loja (em cada ramo do negocio há departamentos, a exemplo de: peças e serviços,
pós-venda, varejo, atacado), como pelo departamento de vendas propriamente ditas. O
sumário do faturamento é uma ferramenta de análise simples e sucinta. Este apresenta o
resultado de um determinado período e do período acumulado em relação ao mês e em
relação ao ano. É no sumário que se verifica a inadimplência por loja, departamento, por
vendedor, já que este (vendedor) é o responsável pelas vendas, logo, é o co-responsável pela
cobrança e pagamento do produto.
O relatório de escoamento do produto é feito a partir de uma análise quantitativa.
Difere do sumário, pois aquele trata de uma análise financeira, movimentação de numerário,
enquanto este é mais voltado para análise de quantidade. Ele é gerado para dar suporte às
análises de verificação do volume de vendas. Visa, portanto, avaliar desempenho e
resultados, que não são lineares, porque existem particularidades e sazonalidades. A base
para análise é o ano anterior. Um determinado desempenho de vendas, no ano anterior, para
um determinado cliente, é um resultado que irá respaldar o planejamento do ano seguinte.
Se por algum motivo o cliente não correspondeu à expectativa, a empresa faz um replanejamento (medida corretiva) para o próximo período. Outra possibilidade é direcionar o
produto para outro cliente ou outro mercado. Isso pressupõe trabalho com uma equipe
integrada.
O controle operacional, por sua vez, é coordenado pelos próprios responsáveis pelas
tarefas. Um dos controles do tipo operacional que a empresa adota se aproxima das
características do controle de qualidade, cuja função é assegurar que a qualidade do produto
atenda aos padrões pré-estabelecidos. Esse controle é feito através de analises comparandose os itens com o padrão estabelecido para verificar se houve desvio ou variação.
Outros controles operacionais são os chamados controles diários. Diariamente são
gerados relatórios de análise de contas a receber, lista de entrada de materiais e lista de itens
alterados. O relatório de contas a receber, tem por objetivo verificar o volume de vendas e
verificar os prazos concedidos; a listagem de entrada serve para verificar tanto a entrada de
mercadorias como o volume de compras (saídas), além da análise do estoque. A empresa
tenta trabalhar com estoque mínimo, face à tendência atual de estoque zero, uma vez que
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financeiramente é mais saudável para a empresa, na medida em que se minimiza perdas e
custos, espaço de armazenamento de estoque, capital de giro e manutenção em relação à
armazenagem e estocagem, entre outros. Finalmente, o relatório de itens alterados, que
verifica alterações de itens, alterações automáticas de preço, etc., para evitar disparidade
entre o preço de venda do produto que gerará a margem esperada de lucro. O Quadro 1
ilustra esses instrumentos.
Quadro 1 - Níveis Hierárquicos e Instrumentos Principais de Controle na Empresa
Rural Sainoda-Recife
Níveis de
Controle
1. Estratégico
2. Gerencial
Tipos de Relatórios
Painéis de Controle
Indicadores de
Desempenho
Controle
Orçamentário
Função do Relatório
Utilizados na empresa para que tenha visão de longo
prazo, no que diz respeito ao planejamento, controle, e
garantir uma posição estratégica da empresa no mercado.
São estabelecidos por tipo de atividade, a exemplo de:
vendas, custos e compras, etc. Os indicadores são
padronizados e fornecidos pelo próprio sistema ou
ferramenta tecnológica que é utilizada na empresa.
Produzem resultados observáveis dentro de um dado
período contábil. Através do controle orçamentário a
administração da empresa pode fazer a sua projeção e
planos futuros atribuindo-lhes valores financeiros. O
controle é realizado por departamento, face ao fato de
que o orçamento implementado é setorizado.
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Sumário do
Faturamento
É uma ferramenta de análise simples e sucinta. Ele
apresenta o resultado de um determinado período e do
período acumulado em relação ao mês e em relação ao
ano. É no sumário que se verifica a inadimplência por
loja, departamento, por vendedor, etc.
Relatório de
Escoamento do
Produto
É feito a partir de uma análise quantitativa. Difere do
sumário, pois aquele trata de uma análise financeira,
movimentação de numerário, enquanto este é mais
voltado para análise de quantidade. Visa avaliar
desempenho e resultados.
Controle de
Qualidade
Sua função é assegurar que a qualidade do produto
atenda aos padrões pré-estabelecidos. Esse controle é
feito através de analises comparando-se os itens com o
padrão estabelecido para verificar se houve desvio ou
variação.
Controles Diários.
Diariamente são gerados relatórios de análise de contas a
receber, lista de entrada de materiais e lista de itens
alterados.
3. Operacional
Fonte: Elaboração dos Autores. 2007.
Ainda considerando a amplitude do controle desenvolvido pela Sainoda
identificamos uma variável temporal para efeito de análise e ação corretiva. Neste sentido
os relatórios produzidos pala empresa são objeto de análise trimestrais, mensais e
semanais.
Na análise mensal, por exemplo, compara-se o andamento dos resultados do mês
com o mesmo mês do ano anterior. Essa análise é feita através de gráficos para que possa
ser verificado se a ação realizada, em comparação com o planejamento, está de acordo com
o estabelecido. Isso possibilita uma rápida visualização do sucesso ou a necessidade de
alguma ação corretiva, de modo que se possa passar para a fase de recuperação (correção) e
garantir o cumprimento da meta.
As ações corretivas são definidas em fóruns, a partir de reuniões de planejamento e
avaliação efetuadas entre a direção e os gerentes. Também de forma indireta há participação
dos funcionários que estão nos níveis hierárquicos inferiores. Quando das reuniões de
avaliação os gerentes levam, dos seus subordinados (servidores de nível intermediário e
inferior), as sugestões e reclamações discutidas em reuniões semanais e que são registradas
formalmente.
5. CONCLUSÕES
Pode-se afirmar que a função controle está relacionada com a maneira pela qual os
objetivos e metas devem ser alcançados dentro da organização. O planejamento serve para
definir os objetivos, traçar as estratégias e estabelecer os planos de ação. A essência do
controle reside em verificar se a atividade realizada está ou não alcançando os resultados
desejados. Enquanto o planejamento abre o processo administrativo, o controle serve de
fechamento.
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Neste sentido, o planejamento e o controle não podem nem devem ser analisados
como fases independentes nas organizações. Diversas empresas podem não ter um
planejamento oficial formulado, entretanto, realizam o controle sem que este seja
denominado de controle. Portanto, essas duas fases estão intimamente relacionadas e são
efetuadas mesmo “sem o rigor com que a teoria as apresenta”.O caso Sainoda, por
exemplo, repercute a execução da relação existente do planejamento (como primeira
função administrativa da administração) com o controle (como a última função
administrativa).
A Sainoda como uma empresa rural utiliza os seus recursos da melhor maneira
possível, na medida em que o controle (estratégico, gerencial e operacional), de modo
geral, segue padrões estabelecidos pela teoria. Ela trabalha com regras e procedimentos.O
controle é feito em cima de padrões, ou seja, de acordo com as atividades. As atividades
são controladas com base em relatórios emitidos diariamente, semanalmente, mensalmente
e trimestralmente.
Em nível estratégico os instrumentos mais importantes são os Painéis de Controle,
utilizados na empresa para que se tenha uma visão de longo prazo, no que diz respeito ao
planejamento, controle, e garantia de posição estratégica no mercado; e os Indicadores de
Desempenho estabelecidos por tipo de atividade, a exemplo de: vendas, custos e compras,
etc.
Em nível gerencial destaca-se o Controle Orçamentário que permite à empresa
fazer projeções e planos futuros, através do controle financeiro de suas atividades.
Por último, em nível operacional destaca-se o Sumário do Faturamento que
permite verificar a inadimplência da empresa de forma setorizada, por loja, departamento,
por vendedor, etc.; o Relatório de Escoamento do Produto que visa avaliar desempenho e
resultados. Diferentemente do sumário do faturamento que permite uma análise financeira
da empresa este último permite uma análise quantitativa; o Controle de Qualidade cuja
função é assegurar que a qualidade do produto atenda aos padrões pré-estabelecidos; e os
Controles Diários, onde são gerados relatórios de análise de contas a receber, lista de
entrada de materiais e lista de itens alterados.
Destaca-se, na análise dos instrumentos de controle por parte da empresa Sainoda, a
utilização de ações corretivas no sentido de garantir o cumprimento dos objetivos e metas
estabelecidas. Este é um ponto de extrema importância face às crescentes exigências do
mercado cruciais para o desempenho e avaliação das empresas.
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