EVOLUÇÃO HISTÓRICA DA
DOCUMENTAÇÃO ELETRONICA NO
BRASIL
Aula 1 - Documentos eletrônicos
Prof. José Mariah Ribeiro
Especialista em TI e Engenheiro
Agenda
Conceitos básicos de documentação
O que é um documento de arquivo
Documento de arquivo no ambiente digital
Tipos de documentação eletrônica
Objetivo
Compreender o conceito de documentação.
Conhecer e identificar um documento eletrônico.
Conhecer a legislação básica da documentação
eletrônica no Brasil.
Documento
“qualquer expressão do pensamento humano”;
“toda a base de conhecimento, fixada
materialmente, susceptível de ser utilizada para
consulta, estudo ou prova”
Documento

um documento é tudo aquilo que funciona como
comprovação de um facto: qualquer signo
concreto ou simbólico, conservado ou gravado,
com a finalidade de representar, reconstituir ou
provar um fenômeno físico ou intelectual.”
Documento

é a unidade constituída pela informação e
respectivo suporte, ou seja o conjunto de dados
que são transmitidos através de sinais ou
combinação de sinais e o suporte utilizado para
realizar esta operação“
Documento

Os documentos compõem-se de dois elementos.
Haverá sempre um conteúdo e um suporte. O
primeiro equivale ao aspecto do documento, à
idéia que pretende transmitir. (...) o suporte
constitui o elemento físico do documento. (...), o
suporte pode ser uma folha de papel, mas
também pode será o papel fotográfico, a fita
cassete, o disquete de computador.”

ARINONI, Luiz Guilherme, ARENHART, Sérgio Cruz. Comentários ao Código de Processo Civil. São Paulo: Revista
dos Tribunais, v.5, t. 2, 2000.
Documento

“documento é qualquer informação contida em
um suporte material que contenha a
propriedade de ser comunicada” (EDUARDO CÉSAR PASA)
Documento eletrônico
“Documento eletrônico é a representação de um fato
através de um sistema informatizado e armazenado em
um formato específico, capaz de ser compreendido por
meio de programas específicos”
Documento eletrônico
• É um documento criado em ambiente eletrônico
caracterizado pela codificação da informação em dígitos
binários.
• O sistema binário ou de base 2 é um sistema de
numeração posicional representado com base em dois
números, zero e um (0 e 1)
• ARQUIVO x SOFTWARE
Documento - Legislação
• No Brasil através art. 26 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, que tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados, bem como
exercer orientação normativa visando à gestão
documental e à proteção especial aos documentos de
arquivo.
Documento - Legislação
“considera-se documento eletrônico todo documento,
público ou particular, originado por processamento
eletrônico de dados e armazenamento em meio
magnético, optomagnético, eletrônico ou similar...”
PL 2644/96 no artigo 1º
"documento eletrônico é toda a informação gerada,
enviada, recebida, armazenada ou comunicada por meios
eletrônicos, ópticos, opto-eletrônicos ou similares...”
PL 4906/01 no artigo 2º
Documento - Legislação
• A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - em 1995 (Portaria nº 8, de 23/8/1995) e
reestruturada em 2002 (Portaria nº 60, de 7/3/2002),
contando com representantes de vários setores do
governo e da sociedade civil.
Documento - Legislação
• A CTDE é um grupo de trabalho que tem por objetivo
definir e propor ao Conarq normas, diretrizes,
procedimentos técnicos e instrumentos legais sobre
gestão arquivística e preservação dos documentos
digitais, em conformidade com os padrões nacionais e
internacionais visando a produção e manutenção de
documentos em ambientes eletrônicos.
Documento eletrônico
• A informação em formato digital pode ser criada e
editada em meio virtual
• Desvantagens: facilmente adulterada, perdida,
extraviada, sofrer riscos de armazenamento e questões
obsolescência tecnológica comprometendo sua
integridade e qualidade.
• É necessário que a documentação eletrônica seja
definda quanto as suas diversas formas e
aplicabilidades.
Documento de arquivo
• Documento arquivista é toda informação registrada,
independente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das atividades de uma instituição
ou pessoa.
• Deve possuir elementos constitutivos suficientes para
servir de prova dessas atividades.
Documento de arquivo digital
• É um documento em formato digital produzido
(elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou
seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou
resultado de tal atividade, e retido para ação ou
referência.
• Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de
arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites.
• Doc-e Autenticidade e Integridade
• “A documentação eletrônica é extremamente vulnerável
a intervenção humana e dependente de sistemas
computacionais e que por suas características e
arquitetura de construção também são suscetíveis a
risco operacionais, acesso e obsolescência.”
• Doc-e Autenticidade e Integridade
• Assinatura digital – garante a autenticidade e
integridade de um documento eletrônico
• A assinatura digital é baseada na criptografia
assimétrica de chave pública e chave privada
• Doc-e Autenticidade e Integridade
• Visando regulamentar a documentação eletrônica no
Brasil, em 24 de agosto de 2001 foi editada a Medida
Provisória nº 2.200-2, de 28 de junho de 2001, que
instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira:
ICP-Brasil.
• ICP-Brasil
• “Art. 1º: Fica instituída a Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a
autenticidade, a integridade e a validade jurídica de
documentos em forma eletrônica, das aplicações de
suporte e das aplicações habilitadas que utilizem
certificados digitais, bem como a realização de
transações eletrônicas seguras.”
• ICP-Brasil
• “Art. 2º: A ICP-Brasil, cuja organização será definida em
regulamento, será composta por uma autoridade
gestora de políticas e pela cadeia de autoridades
certificadoras composta pela Autoridade Certificadora
Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC
e pelas Autoridades de Registro - AR.”
Documento eletrônico e digital
• Na literatura arquivística internacional, é corrente o uso
do termo “documento eletrônico” como sinônimo de
“documento digital”.
Documento eletrônico e digital
• Um documento eletrônico é acessível e interpretável
por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de
videocassete, filmadora, computador), podendo ser
registrado e codificado em forma analógica ou em
dígitos binários.
• Um documento digital é um documento eletrônico
caracterizado pela codificação em dígitos binários e
acessado por meio de sistema computacional. Assim,
todo documento digital é eletrônico, mas nem todo
documento eletrônico é digital.
Documento eletrônico e digital
Exemplos:
•documento eletrônico: filme em VHS, música em fita
cassete.
•documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em
Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.
Documento eletrônico e digital
Fotos e filmes digitais
•podem ser considerados documentos arquivísticos,
quando produzidos durante um processo de trabalho,
como instrumentos ou resultados de tal atividade, e
retidos para ação ou referência.
•Esses documentos devem ser contemplados pelo
programa de gestão arquivística da instituição.
•Exemplo: As fotografias e filmes que
documentameventos e atividades da instituição.
Documento eletrônico e digital
Website
• pode ser considerado um documento arquivista, desde
que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou
seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou
resultado de tal atividade, e retido para ação ou
referência.
•Deve ser contemplado pelo programa de gestão
arquivística da instituição.
Documento eletrônico e digital
e-mails
•pode ser considerado um documento arquivista, desde
que tenham sido produzidos no curso de uma atividade,
ou seja, de um processo de trabalho, como instrumentos
ou resultados de tal atividade, e retidos para ação ou
referência.
•Esses documentos devem ser contemplados pelo
programa de gestão arquivística da instituição.
Documento eletrônico e digital
Autenticidade
•Um documento digital sem assinatura digital pode ser
considerado autêntico.
•Um documento pode ter sua autenticidade presumida
por meio de procedimentos que controlem sua produção,
transmissão, armazenamento, manutenção e preservação.
Documento eletrônico e digital
Exemplos:
•boletim de notas de uma disciplina – não exige assinatura
digital
•sistema de autorização de pagamento via crédito em
conta corrente – exige assinatura digital
•e-mail para tomada de decisão que necessite de
autenticidade – exige assinatura digital
Documento eletrônico e digital
SIGAD
•Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos confiável oferece um alto grau de presunção
de autenticidade dos documentos.
•O uso da assinatura digital é recomendável nos casos em
que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de
um documento transmitido entre sistemas ou entre
usuários e sistemas.
Gestão de documento eletrônico
SIGAD
•É um sistema desenvolvido para realizar as operações
técnicas da gestão arquivística de documentos,
processado eletronicamente e aplicável em ambientes
digitais ou em ambientes híbridos, isto é, ambientes que
incluem documentos digitais e convencionais.
Gestão de documento eletrônico
Funcionalidades do SIGAD
•gestão e aplicação do plano e código de classificação;
•captura de documentos; avaliação e destinação (tabela
de temporalidade); pesquisa, localização e apresentação;
•segurança; armazenamento e preservação; tramitação e
fluxo de trabalho;
•usabilidade; interoperabilidade; disponibilidade;
desempenho e escalabilidade.
Gestão de documento eletrônico
SIGAD x GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos
•Um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e
visa a gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Portanto é
capaz de realizar todas as operações técnicas da gestão
arquivística desde a produção até a destinação final do
documento.
Gestão de documento eletrônico
SIGAD x GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos
•O GED tem por objeto o documento sem a perspectiva
arquivística. Portanto não gerencia o ciclo de vida dos
documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica
ou controlar a temporalidade e a destinação.
Gestão de documento eletrônico
SIGAD ou GED ?
•Possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de
outro, ou a adoção de ambos, depende das necessidades
da organização.
•Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de
GEDs incorporarem as funcionalidades de um SIGAD.
Documento eletrônico e digital
Documento digital x documento digitalizado
•O documento digitalizado é um tipo de documento
digital.
•Os documentos digitais têm duas origens distintas: os
que já nascem digitais e os que são gerados a partir de
digitalização.
•Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e
interpretáveis por meio de um sistema computacional.
Documento eletrônico e digital
Documento digital x documento digitalizado
•O documento digitalizado é a representação digital de um
documento produzido em outro formato e que, por meio
da digitalização, foi convertido para o formato digital.
•Todo documento digitalizado é um documento digital,
mas nem todo documento digital é um documento
digitalizado.
Documento eletrônico e digital
Exemplo
•Documento digital: textos em Microsoft Word, fotografias
tiradas em câmeras digitais, plantas de arquitetura e
urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio
eletrônico, planilhas eletrônicas.
•Documento digitalizado: cópia digitalizada da Lei Áurea;
negativos e fotografias escaneadas.
Documento eletrônico e digital
A digitalização x eliminação do original
•A eliminação do original não pode ser feita apenas
porque ele foi digitalizado.
•Dependerá de seu prazo de guarda e sua destinação.
•A eliminação de documentos, no setor público,
obedece a procedimentos previstos na legislação
arquivística específica (tabela de temporalidade e
destinação) e o cumprimento do disposto nas
resoluções do Conarq que tratam da eliminação de
documentos..
Documento eletrônico e digital
Eliminação de documentos arquivísticos digitais
•Segue o mesmo processo, sejam eles convencionais ou
digitais.
•No setor público, deve ser aprovada pela instituição
arquivística, publicada e lavrado o termo de eliminação de
documentos, segundo a legislação vigente.
Documento eletrônico e digital
Documento digital impresso
•Se o documento digitado em processador de texto é
impresso e assinado, tramita e é arquivado em papel, ele
será considerado original.
•Se o documento é produzido em sistema informatizado e,
após a assinatura e a tramitação, é arquivado em meio
digital, a impressão em papel será eventual, e o
documento dela resultante será considerado uma cópia.
Documento eletrônico e digital
Preservação de documentos em formato digital
•A preservação digital é o conjunto de estratégias e
metodologias destinadas a preservar os documentos em
formato digital.
•Ela pode implicar desde transferências periódicas dos
suportes de armazenamento até a conversão para outros
formatos digitais, bem como a atualização do ambiente
tecnológico, o hardware e o software.
Documento eletrônico e digital
Preservação de documentos em formato digital
•Preservação digital não é a digitalização de documentos.
•A digitalização é uma ação que serve à captura de
documentos para sistemas de informação como forma de
facilitar seu gerenciamento e acesso e auxiliar a
preservação dos originais.
•Preservação digital visa exclusivamente à preservação dos
documentos digitais.
Tipos de documentos eletrônicos
Formatos de texto
•TXT – documento de texto que pode ser aberto em
qualquer editor de texto com poucas opções de
formatação.
•DOC – documento de texto rico em formatações
podendo conter figuras, gráficos, símbolos e sons
inseridos no texto. Trata-se de um documento em formato
fechado, o que dificulta a sua portabilidade para outras
plataformas.
Tipos de documentos eletrônicos
A - Formatos de texto
•PDF – documento de texto que pode ser visualizado
independente do sistema operacional ou do programa
utilizado na sua criação. Sua grande vantagem é que
preserva todas as características do documento original
não possibilitando a sua alteração por outros aplicativos.
Seu editor é especifico - Adobe.
•HTML – documento de texto com formatação específica
para WEB.
Tipos de documentos eletrônicos
B - Formatos de imagem
•BMP – documento de imagem que proporciona alta
definição de imagens.
•TIF – documento de imagem que proporciona a
compressão de imagens sem grandes perdas de definição.
Tipos de documentos eletrônicos
B - Formatos de imagem
•JPEG – documento de imagem que proporciona altas
taxas de compressão da imagem, mas comprometem as
imagens com a perda de qualidade.
•GIF – documento de imagem criado para suportar
animação de imagens. É indicado para imagens simples e
com poucas cores.
Tipos de documentos eletrônicos
C - Formatos de áudio
•WAV – documento de áudio que possui alta qualidade,
mas exige muito espaço em mídias para gravação.
•MP3 – documento de áudio que possui baixa qualidade,
mas exige pouco espaço em mídias para gravação.
•VQF – documento de áudio de tamanho reduzido, mas
que exige muito tempo para sua gravação. Ë um tipo de
formato pouco difundido.
Tipos de documentos eletrônicos
C - Formatos de áudio
•WMA – documento de áudio de tamanho reduzido, mas
que pode ter baixa qualidade de gravação.
•MIDI – documento de áudio de tamanho reduzido, mas
que não armazena vozes. é utilizado como padrão de
comunicação entre dispositivos eletrônicos musicais.
Tipos de documentos eletrônicos
D - Formatos de Vídeo
•WMV – documento de vídeo criado pela Microsoft para
como padrão de apresentação de vídeo no PC.
•ASF – documento de vídeo criado pela Microsoft para
streaming.
•Rm / Ra – documento de vídeo criado pela Real Networks
para streaming.
•MOV – documento de vídeo criado pela Apple para
streaming.
Tipos de documentos eletrônicos
D - Formatos de Vídeo
•MPEG – documento de vídeo padronizado e mantido pela
International Organization for Standartizadion.
•AVI – documento de vídeo de formato não proprietário
que depende de codecs.
Tipos de documentos eletrônicos
E - Dispositivos de Armazenamento
•Hard Disk / Fita / Disquete
•CD
•Minidisc
•DVD
•USB Disk
•Flash
•Microdrive / Pockey Drive
HTML
• HTML (HyperText Markup Language) é uma linguagem
de marcação usada para estruturar e apresentar
informação na Web.
• Nasceu com a finalidade de estabelecer uma forma
simples para publicar sites na internet.
HTML
Linguagem de marcação
• “É um conjunto de códigos aplicados a um texto ou a
dados, com o fim de adicionar informações particulares
sobre esse texto ou dado, ou sobre trechos específicos.”
HTML
Histórico
•HTML foi originalmente desenvolvido por Tim BernersLee no CERN e popularizado pelo navegador NCSA Mosaic
na década de 1990
•HTML 2.0 - 1994
•HTML 3.0 - 1995
•HTML 3.2 - 1997
•HTML 4.0 - 1998
•HTML 4.01 - 1999
•HTML 5 em processo de especificação
HTML
• O HTML usa marcações que são conhecidas como tags,
que consistem em instruções que determinam a
formatação do texto, imagens e demais elementos que
compõem uma página HTML.
HTML
Um documento HTML é composto de elementos.
•Cada elemento consiste em:
• Marcação (tag) de abertura
• Conteúdo
• Marcação de fechamento
•As tags iniciam com símbolo < e terminam com o símbolo
>
HTML
Um documento HTML é composto de 3 partes:
1. Uma linha contendo o tipo do documento
2. Uma seção declarativa de cabeçalho
• Elemento HEAD
3. Uma seção de corpo que define o conteúdo do
documento
• Elementos BODY ou FRAMESET
As seções de cabeçalho e corpo deve estar aninhadas
dentro do elemento HTML
HTML
A estrutura básica de um documento HTML apresenta as
seguintes marcações:
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
Marcações que definem informações sobre o documento
<title>Título</title>
</head>
<body>
Marcações que definem o conteúdo do documento
</body>
</html>
HTML
Tags básicas
•<html>: Define o início de um documento HTML e indica
ao navegador que todo conteúdo posterior deve ser
tratado como uma série de códigos HTML.
•<head>: Define o cabeçalho de um documento HTML.
Este cabeçalho traz informações sobre o documento que
está sendo aberto.
HTML
Tags básicas
•<body>: Define o conteúdo principal, o corpo do
documento. Esta é a parte do documento HTML que é
exibida no navegador. No corpo podem-se definir
propriedades comuns a toda a página, como cor de fundo,
margens, entre outras formatações.
HTML
Cabeçalho de uma página: (tag "<head>")
•<title>: Define o título da página, que é exibido na barra
de título dos browsers.
•<style>: Define formatação em CSS.
• <script>: Define programação de certas funções em
página com scripts, e pode colocar funções de JavaScript.
HTML
Cabeçalho de uma página: (tag "<head>")
•<link>: Define ligações da página com outros arquivos
como feeds, CSS, scripts, etc.
•<meta>: Define propriedades da página, como
codificação de caracteres, descrição da página, autor, etc.
HTML
Cabeçalho
•<link>: Define ligações da página com outros arquivos
como feeds, CSS, scripts, etc.
•<meta>: Define propriedades da página, como
codificação de caracteres, descrição da página, autor, etc.
HTML
Exemplo de uma página HTML
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
<link rel="shortcut icon" href="favicon2.ico">
<meta http-equiv="Content-Type" Content="text/html; charset=ISO-8859-1">
<title>Documentação Eletrônica</title>
<link href="estilosnew.css" rel="stylesheet" type="text/css">
<script type="text/javascript" src=“documentação.js" language="JavaScript">
</script>
</head>
<body>
...
</body>
</html>
HTML
Dentro do corpo (tag "<body>") pode-se ter várias tags
•<h1>, <h2>,... <h6>: cabeçalhos e títulos no documento
em diversos tamanhos.
•<p>: novo parágrafo.
• <br>: quebra de linha.
•<table>:cria uma tabela (linhas são criadas com <tr> e
novas células com <td>).
•<div>: determina uma divisão na página..
•<img>: imagem.
•<a>: hiperlink para uma página, ou para um endereço de
e-mail.
HTML
Principais desvantagens do HTML
•Use de tags pré-definidas.
•Não existe separação entre conteúdo e formatação.
•A tag define o formato.
•Uso de tabelas para definir o layout de uma página.
•Dificil manutenção e alteração da unidade visual de um
site de várias páginas.
HTML
Cascading Style Sheets ou CSS
•São estilos para páginas web.
•Possibilitam a mudança da aparência simultânea de todas
as páginas relacionadas com o mesmo estilo.
•<link href="estilosnew.css" rel="stylesheet"
type="text/css">
O uso do CSS não resolveu o problema da formatação
inserida junto com a informação.
XML
•XML (eXtensible Markup Language) é uma recomendação
da W3C para gerar linguagens de marcação para
necessidades especiais.
•XML é um subtipo de SGML (Standard Generalized
Markup Language - Linguagem Padronizada de Marcação
Genérica).
•Combina a flexibilidade de SGML com a simplicidade de
HTML
•XML serve para definir outras linguagens de marcação
XML - Objetivos
• Separação do conteúdo e da formatação
•
Legibilidade tanto por humanos quanto por máquinas
•
Possibilidade de criação de tags sem limitação
•
Criação de arquivos para validação de estrutura
•
Interligação de bancos de dados distintos
•
Simplicidade
•
Concentra-se na estrutura da informação e não na sua
aparência.
Outras linguagens
• XHTML: O XHTML, ou eXtensible Hypertext Markup
Language, é uma reformulação da linguagem de
marcação HTML baseada em XML.
• GML: Geography Markup Language é uma sintaxe XML
desenvolvida pela OGC para descrever feições
geográficas.
• DOCBOOK: uma linguagem de marcação para autoria
de documentos.
Outras linguagens
• XSD: XML Schema Definition (XSD): Define um tipo de
documento XML de acordo com certas restrições sobre
quais elementos e atributos podem aparecer, suas
relações, os tipos de dados que podem conter.
Também pode ser usado para validar um arquivo XML
Outras linguagens
• XSD: XML Schema Definition (XSD): Define um tipo de
documento XML de acordo com certas restrições sobre
quais elementos e atributos podem aparecer, suas
relações, os tipos de dados que podem conter.
Também pode ser usado para validar um arquivo XML
Documento eletrônico fiscal
Motivação
•Necessidade de integrar todo o processo relativo à
escrituração fiscal, com a substituição do usual
documentário em meio físico papel por documento
eletrônico com validade jurídica para todos os fins.
Documento eletrônico fiscal
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007
•“Institui o projeto SPED – Sistema Público de Escrituração
Digital visando promover a integração dos fiscos federal,
estaduais, mediante a padronização e compartilhamento
das informações contábeis e fiscais, respeitadas suas
restrições legais.”
Documento eletrônico fiscal
SPED - MP-2200-2, de 24 de agosto de 2001
•“A implantação deste projeto em partes ou em sua
totalidade exige que todos os documentos eletrônicos
sejam assinados digitalmente com uso de Certificados
Digitais, expedidos, em conformidade com as regras do
ICP-Brasil, pelos representantes legais ou seus
procuradores, tendo este arquivo validade jurídica para
todos os fins.”
Documento eletrônico fiscal - Sped
1.
2.
3.
4.
5.
Sped Contábil
Sped Fiscal
FCONT (Controle Fiscal Contábil de Transição)
EFD (Escrituração Fiscal Digital Contribuições)
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica - Ambiente Nacional)
Documento eletrônico fiscal - Sped
1.
2.
3.
4.
5.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços)
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
Central de balanços
e-LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real)
EFD Social (Escrituração Fiscal Digital Social)
Aula 1 - Documentos eletrônicos
Muito Obrigado!