V SEPRONe – Maceió, AL, Brasil - 2010
Categorizando os Portais Corporativos das Universidades Públicas
Brasileiras
Olival de Gusmão Freitas Júnior - UFAL ([email protected])
Victor Diogho Heuer de Carvalho - UFAL ([email protected])
André Luiz Pereira Domarques de Menezes - UFAL ([email protected])
Adolfo Bruno Moura Cavalcante - UFAL ([email protected])
Resumo
A capacidade de criar, gerenciar, distribuir e compartilhar ativos de informação e
conhecimento é fundamental para que uma universidade posicione-se em vanguarda, criando
diferenciais competitivos. Este trabalho tem por objetivo identificar as Universidades
Públicas Brasileiras - UPB´s que utilizam o conceito de portais, visando construir uma
escala referencial quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnológicos.
Possui caráter exploratório e descritivo e uma abordagem qualitativa, definindo inicialmente
um referencial teórico em seguida apresentando uma categorização a ser aplicada aos
portais das instituições. Observa-se a necessidade nas UPB’s de remodelar seus canais de
relacionamento social, promovendo compartilhamento e disseminação de seu capital
intelectual, aplicando-o na construção de estratégias para o desenvolvimento regional.
Palavras-Chaves: Gestão do Conhecimento.
Tecnologia da informação. Gestão
Universitária.
1.
Introdução
A universidade pública brasileira experimentou, nas últimas décadas, um período de expansão
quantitativa e de transformações qualitativas, bem representadas por um aumento significativo
do número de matrículas na graduação e pelos esforços na qualificação do corpo docente e na
criação de cursos de pós-graduação. Todavia, o cenário atual traz novas exigências e desafios
relativos à definição da missão social das universidades e às formas de seu relacionamento
com a sociedade e o estado (UNESCO, 1995). Nesse cenário, a universidade pública
brasileira – UPB, tem sido questionada sobre seus objetivos, estrutura e sua gestão, assim
como sobre a eficiência e qualidade dos seus serviços e a maneira como tem utilizado os
recursos provenientes da sociedade (BRYSON, 2004; ESTRADA, 2000).
No âmbito das UPB’s, visualizadas pela sociedade como ampla geradora e disseminadora de
informações e conhecimentos, bem como principal formadora de recursos humanos
especializados, as novas tecnologias estão redesenhando significativamente os seus canais de
relacionamento com a sociedade. Desta forma, a estruturação de um portal corporativo de
conhecimento, permitirá que essas universidades estejam em constante processo de
relacionamento com a sociedade, baseando-se, significativamente, nos recursos digitais para
promover o compartilhamento dos seus conhecimentos acadêmicos e científicos bem como
aplicando-os na busca de soluções e construção de estratégias para o desenvolvimento da
sociedade.
Essas instituições possuem um público muito diferenciado para atender às necessidades
informacionais, o qual pode ser dividido em grupos ou atores: discente, servidor, gestor,
empreendedor e cidadão, cada qual desenvolvendo atividades específicas. Os portais
corporativos, portanto, assumem para as UPB's aspecto fundamental, uma vez que
disponibilizam uma enorme variedade e quantidade de informações e conhecimentos em
função de sua multiplicidade de atividades (GASPAR et al., 2009).
Este artigo tem como objetivo identificar as UPB’s que utilizam o conceito de portais
corporativos de conhecimento, visando construir, sobretudo, uma escala de referência para as
universidades quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnológicos.
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2.
Procedimentos Metodológicos da Pesquisa
O presente estudo é caracterizado como de natureza exploratória e descritiva, trazendo uma
abordagem qualitativa (YIN, 2005) sobre como as UPB’s utilizam o conceito de portais
corporativos de conhecimento.
Na primeira etapa, foi realizada uma revisão bibliográfica da literatura acerca a temática de
portais corporativos de conhecimento, com o intuito de construir um referencial teórico de
apoio para o levantamento de dados realizado nos sítios das UPB’s.
A segunda etapa consistiu em definir uma escala evolutiva para os portais das UPB’s, levando
em consideração aspectos conceituais e tecnológicos.
A terceira etapa consistiu na exposição dos resultados obtidos por meio da análise de cada um
destes sítios das UPB’s, apresentando, através de uma tabela, a categorização dos portais
dessas universidades segundo a escala evolutiva estabelecida.
3.
O Ambiente das Universidades
O ambiente funciona como um campo dinâmico de forças que interagem entre si, provocando
mudanças e que influenciam as UPB’s. O ambiente é uma fonte de recursos (humanos,
materiais, informacionais e financeiros) e oportunidades em que as UPB’s podem extrair os
insumos necessários ao seu funcionamento.
As UPB’s apesar de terem finalidades específicas e objetivos diferentes, possuem
semelhanças: têm estruturas similares, podendo ser administradas, conforme seus princípios e
modelos propostos pelas teorias da administração (DOMENICO, 2001). Do ponto de vista
administrativo, essas instituições são organizáveis e planejáveis sob influências do ambiente
em que estão inseridas. Ambiente, neste contexto, é entendido como o conjunto de elementos
que não pertencem à organização, conforme exemplificado na Figura 1.
Fonte: Adaptada de Tachizawa e Andrade, 1999
Figura 1 – A UPB e o ambiente externo
De acordo com Magalhães (2001), a gestão na UPB está voltada para gerência dos seguintes
elementos:
−
Comunidade interna – representados pelos funcionários (docentes e técnicos) e
discentes;
−
Mercado – o mercado são os clientes externos, finais (empresas públicas e privadas)
e organizações governamentais, que absorverão os egressos;
−
Fornecedores – fornecedores são os agentes (ou entidades) que fornecem bens,
serviços, capital, materiais, equipamentos ou demais recursos necessários às atividades
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internas da instituição; e
−
Produto – os produtos são os resultados das atividades internas da instituição, o
profissional formado, preparado para atuar no mercado, além dos produtos (bens e
serviços) educacionais, resultados de atividades de pesquisa e de extensão.
Diante do exposto, pode-se identificar os principais atores de uma UPB que são: o discente, o
servidor, o gestor, o empreendedor e o cidadão. O discente é o maior cliente de uma UPB,
que tem como objetivo prepará-lo para atuar no mercado de trabalho e torná-lo um
profissional altamente qualificado. O servidor é representado pelo docente ou pelo técnico.
Este primeiro tendo o papel maior de formar os discentes, atuando como mestres. O segundo
atuaria como apoio técnico necessário à realização das atividades da instituição. O gestor é
representado pelas organizações governamentais, pelos fornecedores (parceiros) e pelos
gestores internos. Os fornecedores são os agentes (ou entidades) que fornecem recursos
necessários às atividades internas da instituição. Os gestores internos são os diretores de
unidades, coordenadores e pró-reitores que fazem uso dos recursos da instituição. Além disso,
os gestores podem acompanhar o desempenho operacional das suas unidades por meio de
indicadores. O empreendedor é representado, sobretudo, pelo setor produtivo que necessita da
mão-de-obra qualificada (discentes) e dos resultados das atividades de pesquisa e de extensão
desenvolvidas pela comunidade acadêmica para inovar em suas linhas de produtos e serviços.
O cidadão é representado pela sociedade ou pela comunidade externa que utiliza os serviços
da IES.
4.
Categorizando os Portais Corporativos das Universidades Brasileiras
Os portais corporativos de conhecimento surgiram no contexto do processo de integração aos
sites de funcionalidades, tais como chats em tempo real, listas de discussão, comunidades
virtuais, fóruns, conteúdos personalizados de acordo com o interesse do usuário, acesso aos
conteúdos especializados. Dessa forma, as organizações acabaram percebendo o sucesso
desses ambientes virtuais, em termos gerais de aceitação pelo público, e começaram a
trabalhar no desenvolvimento de sistemas de informação que pudessem ser acessados via
Web. Os portais corporativos de conhecimento possibilitam às organizações uma
infraestrutura tecnológica capacitadora para apoiar e sustentar fluxos otimizados de
informação e conhecimento (TERRA E GORDON, 2002).
Os portais corporativos disponibilizam informações estruturadas em dois espaços de acesso,
sendo um público disponível para todos os usuários da Internet e outro restrito (ambiente da
Intranet), permitindo acesso apenas para alguns atores, como, por exemplo, a comunidade
universitária (alunos, professores e técnicos). No entanto, o acesso ao ambiente restrito
obedece às regras de personalização para cada ator, ou seja, cada ator possui acesso
diferenciado às determinadas informações e aplicativos. No espaço destinado para acesso
restrito, normalmente são disponibilizados acesso aos determinados aplicativos e sistemas
legados bem como ferramentas de e-mail e fóruns de discussão. Já no ambiente externo,
voltado para a sociedade, são fornecidos informações gerais sobre a instituição, links externos
e conteúdos variados. Com isso, os diversos serviços disponibilizados nos portais
corporativos de conhecimento permitem dinamizar o fluxo de informação e conhecimento,
possibilitando maior interação e integração entre os atores (mesmo os dispersos
geograficamente).
Visando facilitar o estudo dos portais corporativos das UPB’s, houve a necessidade de definir
uma escala que retratasse os avanços conceituais e tecnológicos dos portais. Diante disso,
definiram-se três escalas evolutivas que são:
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Fase Inicial. Nesta fase, as instituições utilizam apenas o conceito de portal corporativo.
Verifica-se que o portal corporativo apresenta algumas características comuns, tais como:
áreas para notícias e informes, eventos, menus e submenus (interativos ou não) – com links
para diversas informações relativas à estrutura e organização universitária; unidades
acadêmicas, centros e/ou departamentos; cursos de graduação e pós-graduação; acesso ao
sistema acadêmico, acesso à biblioteca virtual etc.
Fase Intermediária. Nesta fase, as instituições utilizam, além de um portal corporativo,
alguns portais temáticos, tais como: portal do aluno e portal do servidor.
−
O portal do aluno permite acesso ao sistema acadêmico, identificado como portal
acadêmico, através de login e senha cadastrada, mas pode-se visualizar algumas
informações e acessar um “menu” com horários de aulas dos cursos de graduação e pósgraduação. Contém ainda informações, desde notícias da instituição e informações sobre as
unidades acadêmicas, informações sobre reitoria e pró-reitorias, grupos de pesquisa,
processos seletivos, formação acadêmica e link para biblioteca virtual.
−
O portal do servidor é um espaço de cooperação e acesso às informações e serviços
de interesse de todos os servidores da instituição. Este portal proporcionará uma área de
trabalho comum, em que o servidor por meio de uma visão integrada pode ter acesso a
todas as informações e sistemas informatizados relevantes e necessários à execução do seu
trabalho.
Fase Avançada. Nesta fase, as instituições utilizam, além de um portal corporativo, cinco
portais temáticos: portal do aluno, portal do servidor, portal da comunidade, portal do
empreendedor e portal do gestor. O conceito adotado nesta fase para portal corporativo
consiste em um sistema centrado nos diversos serviços, sistemas de informação e processos
da instituição, integrando e divulgando informações do banco de dados único, ampliando
significativamente as redes de relacionamento com os diversos atores (aluno, servidor,
cidadão, empreendedor e gestor).
−
O portal do aluno é um espaço com informações e serviços de interesse dos alunos
(graduação, extensão e pós-graduação). Este portal terá como conteúdo as seguintes
informações e serviços: manual do aluno, programas de apoio ao aluno, calendário
acadêmico, acesso à biblioteca, informações sobre colação de grau, editais, link para o
processo seletivo, acesso ao sistema de controle acadêmico, informações diversas sobre os
cursos ofertados por modalidade.
−
O portal do servidor é um espaço de cooperação e acesso às informações e serviços
de interesse de todos os servidores da instituição. Este portal proporcionará uma área de
trabalho comum, no qual o servidor por meio de uma visão integrada pode ter acesso a
todas as informações e sistemas informatizados relevantes e necessárias à execução do seu
trabalho. O portal do servidor permitirá também que os servidores acessem às informações
institucionais de forma mais ágil e personalizada, resultando, teoricamente, em um
aumento de produtividade bem como estimulando à criação, disseminação e à
(re)utilização do conhecimento. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações e
serviços: acesso ao sistema integrado de gestão, acesso aos diversos sistemas do governo
federal, documentação, fluxos dos processos de trabalho etc.
−
O portal do cidadão é um espaço de cooperação e troca de saberes, buscando a
construção e produção de conhecimento, visando à transformação da sociedade em que
está inserida. O trânsito instituição-comunidade deve ser assegurado aos docentes e
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discentes que encontrariam na sociedade a elaboração da práxis de um conhecimento
acadêmico, além da possibilidade de uma dinâmica interdisciplinar, o que permite a visão
integrada do social. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações e serviços por
área temática: projetos, cursos, eventos, publicações, links, fórum de discussão, um banco
de dados dos parceiros e membros de cada área.
−
O portal do gestor tem como objetivo ser um espaço de divulgação de dados e
informações sobre a Instituição. Esse portal conterá as informações e serviços: execução
orçamentário-financeira, licitações, contratos, convênios, despesas com passagens e
diárias, além de outros conteúdos de interesse institucional (relatório de gestão, plano de
desenvolvimento institucional, planejamento das unidades etc). O portal do gestor enfatiza
a gestão por resultados como sendo a mais adequada para responder com agilidade às
demandas da sociedade, mantendo a competitividade e a efetividade. Neste portal, tem-se
também o conceito de painel do gestor que consiste em um espaço para divulgação das
informações gerenciais bem como o acompanhamento e o monitoramento das ações da
gestão das unidades, a partir das diretrizes estratégicas definidas para a universidade.
−
O portal do empreendedor tem como objetivo ser um espaço de cooperação entre
empresas e a comunidade científico-tecnológica. Além disso, a interação é dinamizada por
um sistema de busca por oportunidades nas empresas e por competência científicotecnológica. O principal foco desse portal reside na interseção entre demandas do setor
produtivo por novas ou melhores tecnologias (em produtos, processos e serviços) e ofertas
de conhecimento científico construído por equipes especialistas dentro da universidade.
Com essa cooperação, as empresas poderão reduzir custos da produção, diminuir o risco da
inovação tecnológica, ampliar significativamente a produção científica e a
competitividade. Esse ambiente fomenta a interação entre as entidades relacionadas, tais
como empresas, universidades e Instituições de Pesquisa e Desenvolvimento. Este portal
terá como conteúdo as seguintes informações e serviços: incubadoras, propriedade
intelectual, mapa de competência dos pesquisadores, grupos de pesquisa, patentes,
convênios/contratos com empresas, ofertas de estágios etc.
A Figura 2 retrata a fase avançada da escala evolutiva dos Portais Corporativos para as
UPB’s, a qual consiste em um sistema centrado nos diversos serviços, sistemas de informação
e processos da instituição, integrando e divulgando informações do banco de dados único,
ampliando significativamente as redes de relacionamento com os diversos atores.
Fonte: Dos autores
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Figura 2 – Fase Avançada do Conceito de Portais para as UPB's
Existe uma série de benefícios na implantação do conceito de portais, entre eles estão:
−
Aumento da eficiência. O portal não só disponibiliza novas informações para os
usuários, como também fornece informações de modo integrado e personalizado;
−
Redução do custo da informação. O benefício é uma consequência tanto do
reduzido custo da publicação na Web como da automação oferecido pelo próprio portal;
−
Aumento da colaboração. Este benefício se traduz na busca e implantação dos
objetivos da instituição, aumentando a integração social dos seus diversos ambientes por
meio da integração das unidades acadêmicas e administrativas;
−
Aumento da produtividade dos servidores. Este argumento relaciona-se à redução
do tempo gasto para localizar informações e serviços necessárias à realização das
tarefas/atividades dos setores;
−
Visão única das informações corporativas. A visão unificada das informações tem
forte impacto na qualidade das informações, evitando inconsistências e redundâncias. Essa
característica também é atraente no que se refere à dispersão dos servidores pelas diversas
unidades da instituição, pois cria uma visão holística da mesma.
Os portais corporativos contribuem para o início do processo de criação do conhecimento
organizacional mediante o modelo de conversão proposto por Nonaka e Takeuchi (1997).
Com base nesse modelo, podem se contextualizar os portais corporativos da seguinte maneira:
−
A utilização dos portais corporativos como plataformas integradoras de sistemas
relacionadas à área de atuação da organização, uma vez que o conhecimento é
compartilhado e disseminado por meio do intercâmbio de experiências, informações e
conhecimentos individuais entre os demais atores, ocorrendo a socialização do
conhecimento;
−
Como ocorre o processo de organização do conhecimento tácito em conhecimento
explícito por meio da plataforma, os portais promovem a externalização do
conhecimento;
−
A plataforma disponibiliza uma série de informações: sejam por meio de
documentos, manuais, relatórios ou cursos on-line, a organização realiza a combinação do
conhecimento que servirá de base para a criação de novos conhecimentos;
−
O conhecimento gerado pela combinação é transformado em tácito por meio da
internalização. Esse processo ocorre quando os colaboradores da organização, por
intermédio de um processo interativo, acessam e internalizam o conhecimento explícito
gerado, conforme suas próprias necessidades, voltando a assumir um contexto abstrato e
subjetivo para cada indivíduo na organização.
5.
Avaliação dos Portais das IFES de Acordo com a Categorização Proposta
Partindo da conceituação apresentada, pôde-se avaliar o nível de desenvolvimento do conceito
de portais nas 56 Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Pela Tabela 1, é
perceptível que neste total, apenas 19 (33,9%) encontram-se na fase Intermediária, possuindo
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além do portal corporativo, entre um a quatro outros portais com foco nos atores descritos; a
fase Inicial se enquadra o restante das instituições, que adotam apenas a designação de portal
para seu sítio principal. Nenhuma instituição, atualmente, está enquadrada na fase avançada
por não possuir ainda os cinco portais descritos além de completa integração entre sistemas de
informação, processos e serviços.
Fase
IFES (siglas)
Fase Inicial
UNIR, UFBA, UFGD, UFPB, UNIFAL, UFCG, UFJF, UFLA,
UFMS, UFMG, UFOP, UFPEL, UFPE, UFRR, UFSCAR, UFSJ,
UNIFESP, UFS, UFV, UFAC, UFC, UFMA, UFPA, UFPR, UFPI,
UFRJ, FURG, UFMT, UFF, UNIVASF, UFRRJ, UFRA, UFVJM,
UFCSPA, UNB, UFABC, UFFS
Fase Intermediária (com as designações
dos portais adotados pelas IFE´s)
UFG – Portal do Aluno e do Servidor;
UNIFEI – Portal do Aluno/Acadêmico;
UFMT – Portal Acadêmico;
UFSC – Portal da Reitoria;
UFU – Portal do Estudante, do Docente e do Servidor;
UNIFAP – Portal Acadêmico/Ambiente Acadêmico, Portal dos
Professores;
UFAM – Portal do Aluno e do Professor;
UFES – Portal do Aluno e do Professor;
UNIRIO – Portal do Aluno e do Servidor;
UNIPAMPA – Portal do Aluno;
UFRB – Portal Acadêmico;
UFRN – Portal do Aluno, do Servidor, Administrativo e de
Serviços;
UFRGS – Portal do Aluno e do Servidor;
UFT – Portal do Aluno, do Servidor e para Concursos, Vestibular e
Seleções;
UFRPE – Portal do Aluno e do Servidor;
UTFPR – Portal do Aluno;
UFERSA – Portal do Aluno, do Professor, do Servidor e de
Serviços;
UFAL – Portal do Gestor, da Extensão e do Servidor;
UFSM – Portal do Aluno e do Servidor.
Fase Avançada
Ainda não existem IFE's que estejam enquadradas nesta fase.
Fonte: Dos autores
Tabela 1 – Categorização das IFES de acordo com as fases idealizadas
Completando o quadro de IFES, a Universidade Federal de Integração da Amazônia
(UNIAM), a Universidade Federal da Integração Latino – Americana (UNILA) e a
Universidade Federal da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (UNILAB)
ainda estão em fase de criação, não possuindo sítios definitivos a serem analisados.
Pelo levantamento realizado, constata-se a necessidade da adoção de uma arquitetura
orientada a serviços para as UPB’s, visando disponibilizar seus serviços à sociedade de
maneira padronizada e sincronizada por meio de portais corporativos de conhecimento,
possibilitando maior interação e integração entre os seus diversos atores (gestores, servidores,
alunos, cidadão e empreendedores).
Dessa forma, a estruturação dos sítios em portais, permitirá que as UPB’s estejam em
constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos
recursos digitais, aplicando-o à busca de soluções e construção de estratégias para o
desenvolvimento do país.
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6.
Conclusão
As universidades, tradicionalmente, consideradas como fábricas de conhecimento, encontramse em um paradigma em que são pressionadas a demonstrar com maior clareza sua
contribuição à sociedade. Dessa forma, é necessário que as UPB’s saibam lidar com essas
mudanças, tornando-as mais ágeis e flexíveis, para cumprir sua função social com eficiência.
Em função da complexidade existente no processo de gerência das UPB’s, constata-se a
necessidade de eficientes sistemas de gestão do conhecimento que tratem os ativos de
informação e conhecimento como recursos estratégicos, visando atingir a excelência
acadêmica e científica, bem como melhorar e ampliar os canais de relacionamento com a
sociedade organizada.
Os portais corporativos de conhecimento são vistos como ambientes propícios para a busca
contínua de melhoria dos serviços e no atendimento à sociedade. Todavia, no presente estudo,
apenas 33% das UPB’s investigadas empregam o conceito de portais.
Para que as UPB’s obtenham êxito na implantação desses portais, é necessário que haja
consenso sobre a importância da informação e definição da arquitetura de informação dentro
da instituição, sobre quem deve ser responsável por seu gerenciamento e sua disseminação,
bem como uma mudança na cultura dos servidores para trabalhar com o conceito de gestão
por resultados, cujo foco engloba desde a estrutura funcional (gestão de processos) aos
pormenores (sistema integrado de informações e portal corporativo do conhecimento) do
corpo funcional (gestão de processos), de quem se presume uma postura eficaz e eficiente.
Dessa forma, a estruturação dos portais em categorias (aluno, servidor, gestor, empreendedor
e cidadão) permitirá que a IES pública esteja em constante processo de relacionamento com a
sociedade, baseando-se significativamente nos recursos digitais, aplicando-o na busca de
soluções e na construção de estratégias para o desenvolvimento do País.
Referências
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Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção),
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Getúlio Vargas, 1999.
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YIN, R. K. Estudo de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman, 2005.
V SEPRONe – Maceió, AL, Brasil - 2010
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