PROJETO
Dimensionamento da Força de Trabalho
Superintendência de Tecnologia da
Informação – SEF/MG
03 de dezembro de 2013
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
Agenda
• O Projeto
• Conceitos
• Metodologia SEF
• Resultados Esperados
• Desenvolvimento do Trabalho
• Próximos Passos
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
O Projeto
Objetivos
• Identificar o quantitativo de pessoal, efetivo e terceirizado,
necessário para atender as demandas da Superintendência de
Tecnologia da Informação - STI, no momento atual;
• Fornecer subsídios e sedimentar a metodologia para futuras
atualizações do quantitativo de pessoal da STI.
Duração do Projeto
Outubro 2013 – Abril 2014
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
O Projeto
Por que a STI?
Possui grande número
de profissionais
terceirizados,
detentores do
conhecimento
estratégico do negócio
Impacta em
vários processos
do negócio da
SEF
Atende a um
grande volume
de demandas
ÁREA
ESTRATÉGICA
- STI -
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
Agenda
• O Projeto
• Conceitos
• Metodologia SEF
• Resultados Esperados
• Desenvolvimento do Trabalho
• Próximos Passos
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
Conceitos
Dimensionamento da Força de Trabalho
Adequação da quantidade de horas disponíveis e a quantidade de horas
necessárias, bem como dos perfis de profissionais e das atribuições para
execução dos processos da organização, garantindo que os recursos
humanos sejam qualificados e alinhados com os objetivos previstos na
Gestão Estratégica e com a dinâmica de crescimento do negócio.
Conhecer a
CAPACIDADE de
produção
Se manifesta de muitas
formas: espaço, força de
trabalho, equipamento,
tecnologia e materiais
Conhecer a
NECESSIDADE
de produção
aproveitar
melhor os
recursos a fim
de:
produzir mais
e melhor
Demanda por
atividades e serviços
usar os recursos
de forma
eficiente
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Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
Conceitos
Força de Trabalho Equivalente (FTE)
É o número de horas úteis que, em média, os profissionais se dedicam às suas
atividades por mês.
Considera:
Férias
Dias úteis regulamentares Afastamentos
e prêmio
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Faltas e
atrasos
Conceitos
FTE
FTE
Superdimensionamento
da CAPACIDADE
Subdimensionamento da
CAPACIDADE
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Agenda
• O Projeto
• Conceitos
• Metodologia SEF
• Resultados Esperados
• Desenvolvimento do Trabalho
• Próximos Passos
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
A Metodologia SEF
Construção da metodologia SEF para desenvolvimento do
trabalho de DFT
Informação
sobre as
metodologias já
aplicadas na
SEF
• SRH
• STE
Benchmarkings
externos à SEF
e capacitação da
AGEI
• Grupo de Estudos AGEI
• Método TOTVS
• Capacitação ELO Group
Consolidação e
customização da
metodologia
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
• Elaboração da
metodologia
SEF
A Metodologia SEF
Em que consiste o trabalho?
•Cálculo da CAPACIDADE da Força de Trabalho da STI, em horas/mês (FTE);
•Levantamento dos processos críticos da STI e medição das respectivas horas
despendidas na execução de suas atividades;
•Identificação da NECESSIDADE (demanda das unidades da SEF por
atividades e serviços de TI) – Informação fornecida pelos gerentes;
•Identificação das atividades que devem ser desenvolvida por servidores ou
por profissionais terceirizados.
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Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
A Metodologia SEF
Liderança
Metodologia
Conhecimento
das Atividades
AGEI
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STI
A Metodologia SEF
SUPERINTENDENTE
DIRETORES
Liderança
Metodologia
AGEI
Conhecimento
das Atividades
PROFISSIONAIS
STI
INTERLOCUTORES
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A Metodologia SEF
Funções
•SUPERINTENDENTE
•DIRETORES
INTERLOCUTORES
PROFISSIONAIS
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AGEI
A Metodologia SEF
Funções
Quem são?
Superintendente da STI
Diretores da STI
O que fazem?
•SUPERINTENDENTE
•DIRETORES
- Atuam como facilitadores do Projeto;
- Analisam e validam todas as informações atinentes às
atividades de suas Diretorias;
- Analisam todas as informações produzidas no Projeto de
Dimensionamento de Força de Trabalho e tomam as
decisões pertinentes.
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A Metodologia SEF
Funções
Quem são?
Servidores da STI e terceirizados.
O que fazem?
PROFISSIONAIS
- Preenchem a Matriz de Atividades referentes ao seu
trabalho.
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A Metodologia SEF
Funções
Quem são?
Servidores da STI. O ideal é que seja indicado um
interlocutor por Diretoria da STI.
INTERLOCUTORES
O que fazem?
- Atuam como um canal de comunicação entre a AGEI e
a STI.
- Garantem e coordenam a obtenção de todas as
informações para o Projeto de Dimensionamento.
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A Metodologia SEF
Funções
Quem são?
Membros da equipe da Assessoria de Gestão Estratégica e
Inovação - AGEI.
O que fazem?
AGEI
- São os detentores da Metodologia de DFT;
- Assessoram o interlocutor na obtenção das informações;
- Calculam a Força de Trabalho Equivalente (FTE);
- Consolidam todas as informações produzidas no Projeto de
Dimensionamento de Força de Trabalho;
- Propõem o quantitativo de pessoal IDEAL, após a análise das
informações produzidas.
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Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
A Metodologia SEF
Etapas do projeto de Dimensionamento da Força de Trabalho
1ª etapa
Planejamento e
sensibilização para o
trabalho
•Reunião de abertura;
•Escolha dos interlocutores;
2ª etapa
Coleta e validação de
informações
•Levantamento dos dados
relacionados à força de trabalho
para o cálculo da FTE da STI
(servidores e terceirizados);
•Levantamento, por Diretoria, dos
•Definição das diretrizes para processos críticos;
a coleta dos dados (reunião
•Coleta dos perfis de profissionais
com a Superintendente da
participantes nos processos;
STI).
•Reuniões entre AGEI e
Superintendente/Diretores da STI
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3ª etapa
Diagnóstico e análise das
informações
•Consolidação dos dados;
•Análise do gap entre a
CAPACIDADE e a
NECESSIDADE de produção
atual.
Agenda
• O Projeto
• Conceitos
• Metodologia SEF
• Resultados Esperados
• Desenvolvimento do Trabalho
• Próximos Passos
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Resultados Esperados
Produto do Presente Projeto
Proposta do quantitativo de pessoal IDEAL para suprir a demanda por
produtos e serviços de TI, no momento atual. (Produto a ser entregue pela
AGEI)
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Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
Resultados Esperados
Metodologia de DFT na STI
O presente projeto possibilitará à STI:
• Maior conhecimento sobre as atividades estratégicas da TI;
• Alocação de servidores estratégicos em atividades atinentes à inteligência
do negócio;
• Alocação de profissionais conforme seus perfis;
• Identificação de gaps entre a NECESSIDADE e a CAPACIDADE atual da
STI;
• Planejamento da Sucessão de profissionais;
• Futuras atualizações do quantitativo de pessoal da STI.
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Agenda
• O Projeto
• Conceitos
• Metodologia SEF
• Resultados Esperados
• Desenvolvimento do Trabalho
• Próximos Passos
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Desenvolvimento do Trabalho
2ª etapa
Segunda Etapa – Levantamento de dados
•Levantamento de dados relacionados:
• à força de trabalho para o cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados);
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Desenvolvimento do Trabalho
2ª etapa
Segunda Etapa – Levantamento de dados
•Levantamento de dados relacionados:
• à força de trabalho para o cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados);
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Desenvolvimento do Trabalho
2ª etapa
Segunda Etapa – Levantamento de dados
•Levantamento de dados relacionados:
• aos processos
• aos perfis de profissionais participantes nos processos.
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Agenda
• O Projeto
• Conceitos
• Metodologia SEF
• Resultados Esperados
• Desenvolvimento do Trabalho
• Próximos Passos
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Próximos Passos
Levantamento dos processos das
Diretorias da STI
Consolidação e análise dos dados
Análise dos dados e elaboração do
diagnóstico final
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
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Próximos Passos
Cronograma
1ª
Outubro
Novembro
Dezembro
Janeiro
Fevereiro
Março
Abril
2013
2013
2013
2014
2014
2014
2014
2ª
3ª
4ª
1ª
2ª
3ª
4ª
1ª
2ª
3ª
Reunião de abertura (09/10/13)
Levantamento dos dados para cálculo da FTE
Cálculo da FTE da STI (servidores e terceirizados)
Levantamento dos processos
Preparação das Matrizes de Atividades
Capacitação dos interlocutores
Preenchimento das matrizes pela STI
Consolidação e análise dos dados
Elaboração do documento final do projeto
Reuniões de acompanhamento c/ Superintendente
Reunião de encerramento do projeto
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Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
4ª
1ª
2ª
3ª
4ª
1ª
2ª
3ª
4ª
1ª
2ª
3ª
4ª
1ª
2ª
3ª
4ª
Equipe responsável pela coordenação da metodologia SEF
AGEI
Contato
Helenice Mendes
Assessora-chefe
[email protected]
ramal: 56500
Aline Chevrand
Diretora NCE
[email protected]
ramal: 56198
Amanda Guimarães
NP/AGEI
[email protected]
ramal: 56412
Michelle Pires
NCE/AGEI
[email protected]
ramal: 56217
Monica Costa
NCE/AGEI
[email protected]
ramal: 56441
Patrícia Melo
NCE/AGEI
[email protected]
ramal: 56275
Tânia Baracho
NOR/AGEI
[email protected]
ramal: 56242
SRH
Bruno Santos
Contato
SRH
[email protected]
Projeto Dimensionamento da Força de Trabalho na STI
Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
ramal: 56338
Equipe STI
STI
Soraya Naffah
Helenice Alvarenga
Antônio Raimundo
Rogério Zupo
Eufrásio Cambuí
Interlocutores
Superintendente STI
Diretora de
Governança
Tecnológica
- DGV
Cláudia Franca
(Interlocutora Central)
Diretor de Soluções
Tecnológicas
- DIST
Cláudia Franca e Fausto Roque
Diretor de
Infraestrutura
e Operações
- DIO
Junia Gaudereto e Geannine Alves
Diretor de
Análise
dos Negócios - DAN
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Condução Metodológica: Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI/SEF
Guilherme Couto
Obrigada!