7
1 INTRODUÇÃO
A função primordial do Controle Interno é acompanhar, controlar e verificar a
legalidade, a eficiência e a eficácia de todos os atos produzidos pela administração pública.
Deve também examinar a documentação como forma de aferir a sua legalidade, evitando a
ocorrência de desvios e fraudes.
Segundo Peter e Machado (2007, p. 24):
Constituem Controles Internos o conjunto de atividades, planos, métodos e
procedimentos interligados utilizado com vistas a assegurar que os objetivos dos
órgãos e entidades da Administração Pública sejam alcançados, de forma confiável e
concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos
objetivos fixados pelo Poder Público.
A Constituição Federal de 1988 e a Lei Complementar nº 101/2000, Lei de
Responsabilidade Fiscal (LRF), impuseram à Administração Pública a obrigatoriedade de
instituição e implantação do Sistema de Controle Interno, visando à eficiência, eficácia e
efetividade da Gestão e a diminuição da corrupção na administração.
A atividade de Conformidade dos Registros de Gestão tem se mostrado
imprescindível dentro do Sistema de Controle Interno.
O tema deste trabalho é um reforço à importância que deve ser dada à Conformidade
dos Registros de Gestão, como ferramenta de controle interno necessária à transparência na
aplicação dos recursos públicos por parte dos gestores, bem como realizar uma verificação da
qualificação técnica dos encarregados dessa função em Organizações Militares (OM) da
Guarnição Militar de Salvador (Gu Mil Salvador). Pretende-se também, com esse trabalho,
mostrar toda a estrutura e funcionamento do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo
Federal, enfocando a inserção da Conformidade dos Registros de Gestão nesse sistema.
Os questionamentos surgidos foram se os encarregados da Conformidade dos
Registros de Gestão teriam qualificação técnica para o exercício da função, se está sendo
observada a segregação de funções quando da nomeação do encarregado da Conformidade
dos Registros de Gestão e se tal conformidade é considerada importante para o processo de
transparência das contas públicas.
Como objetivo geral, este trabalho visa evidenciar a estrutura e o funcionamento do
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, ratificar a importância da
Conformidade dos Registros de Gestão, dentro do Sistema de Controle Interno do Poder
8
Executivo Federal, para a transparência na aplicação dos recursos públicos geridos pelo
Ordenador de Despesas da OM, bem com alertar os gestores dos recursos quanto à
necessidade de preparação técnica prévia do pessoal a ser nomeado encarregado dessa
conformidade na OM.
Especificamente, este trabalho pretende obter um levantamento do perfil técnico dos
encarregados da Conformidade dos Registros de Gestão em OM da Gu Mil Salvador, verificar
se os encarregados da Conformidade dos Registros de Gestão consideram essa atividade
importante para a transparência nas contas públicas e se está sendo observada a segregação de
funções no exercício da função de encarregado de registro de gestão.
As atividades de controle interno são de suma importância para a gestão e,
especificamente, a Conformidade dos Registros de Gestão é um instrumento de grande valia
para comprovação da boa utilização dos recursos públicos. Sendo assim, a importância deste
trabalho reside na necessidade de alertar os gestores de recursos nas OM quanto à necessidade
de alocar pessoal com o perfil técnico necessário ou de possibilitar-lhes uma qualificação
mínima para o exercício da função.
9
2 CONTROLE INTERNO
2.1 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Antes de realizarmos nosso estudo sobre sistema de controle interno, analisemos cada
termo separadamente.
2.1.1 Sistema
A idéia inicial de sistema foi introduzida por Ludwig von Bertalanffy1.
Segundo Bertalanffy (apud Chiavenatto, 2002, p. 322), sistema é um “[...] conjunto de
unidades reciprocamente relacionadas [...]”
Para Sanches (1997, p. 243), sistema “[...] corresponde ao conjunto de partes
coordenadas (articuladas entre si) com vista à consecução de objetivos bem determinados
[...]”
Ampliando os conceitos, sistema “[...] consiste em um conjunto de elementos
interdependentes e interagentes; um grupo de unidades combinadas que formam um todo
organizado e cujo resultado é maior do que as unidades poderiam ter se funcionassem
independentemente.” (MUNIZ; FARIA, 2007, p. 284)
2.1.2 Controle
O controle, ao lado do planejamento, da organização, da direção e da coordenação, é
uma das funções básicas da administração.
A função de controle, originariamente, era vista como simples verificação posterior do
que ocorria em relação ao que se havia planejado (PETER; MACHADO, 2008, p. 21).
1
Karl Ludwig von Bertalanffy, biólogo, nasceu dia 19 de setembro de 1901, em Viena, Áustria e faleceu dia 12
de junho de 1972, em Nova Iorque, foi o fundador da Teoria Geral dos Sistemas.
10
Do ponto de vista de gestão de uma entidade, há que se considerar a significação dada
por Ferreira (1982, p. 324 apud Peter; Machado, 2008, p.21), onde o filólogo diz ser o
controle a “verificação administrativa, fiscalização financeira, ou ainda o poder de ter sob o
seu domínio o comando e a fiscalização”.
Sanches (1997), em seu Dicionário de orçamento, planejamento e áreas afins, situa o
controle além de simples técnicas, procedimentos e comportamentos, nos remetendo a
entender a sua função de assegurador de que a administração caminha no rumo de seus fins e
objetivos. O que seriam esses fins e objetivos, senão públicos?
Analisando sob o aspecto legal, vejamos o art. 75, da Lei nº 4.320/64:
O controle da execução orçamentária compreenderá:
I – a legalidade dos atos de que resultem a arrecadação da receita ou a realização da
despesa, o nascimento ou a extinção de direitos e obrigações;
II – a fidelidade funcional dos agentes da administração responsáveis por bens e
valores públicos;
III – o cumprimento do programa de trabalho expresso em termos monetários e em
termos de realização de obras e prestação de serviços. (BRASIL, 1964).
Na verificação do dispositivo previsto na lei nº 4.320/64, citado acima, Peter e
Machado (2008, p.23) constatam “[...] a grande preocupação com o aspecto legal e com a
formalidade e abrangência do controle, compreendendo a execução orçamentário-financeira e
o cumprimento das propostas de melhorias ao bem-estar da sociedade [grifo meu],
traduzidas nos programas de trabalho”.
O importante é que a administração pública e a população, como um todo, reconheçam
o controle não só como um instrumento de verificação e fiscalização, revestido de caráter
sancionador. O controle é, fundamentalmente, uma ferramenta que guiará a administração no
rumo do interesse público, na consecução de objetivos que se tornarão benefícios para os
cidadãos.
2.1.3 Controle Interno
O controle interno tem a função de fiscalizar, com vistas a verificar falhas e
irregularidades e orientar as devidas correções. No entanto, o alcance do controle interno é
bem maior.
Para Flores e Cavalheiro:
11
Os controles internos servem para auxiliar o gestor na busca de sua missão –
colocar serviços públicos à disposição da comunidade [...]. Antes de ser meio de
fiscalização, os controles internos têm cunho preventivo, pois oferecem ao gestor
público a tranqüilidade de estar informado da legalidade dos atos de administração
que estão sendo praticados, da viabilidade ou não do cumprimento das diretrizes e
metas estabelecidas, possibilitando a correção de desvios ou rumos da sua
administração. Em síntese, os controles internos dão a possibilidade de exercer,
realmente, a função de “gestor dos negócios públicos.” (2007, p. 27)
Pinho cita o conceito universalmente aceito do AICPA - American Institute of
Certified Public Accountants (Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano
de Contadores Públicos Certificados):
[...] o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenadas, adotados
dentro da empresa para salvaguardar os ativos, verificar a adequação e
confiabilidade dos seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e
fomentar respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão.
(PINHO, 2007, p.47)
Carvalho (2008) afirma que o controle interno é um procedimento adotado pela
auditoria para a salvaguarda dos ativos e a eficácia operacional.
Ao ser analisada a afirmação acima, verifica-se que o controle interno é uma
ferramenta da auditoria, e não sinônimos, como alerta Attie:
Às vezes imagina-se ser o controle interno sinônimo de auditoria interna.
É uma idéia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um trabalho
organizado de revisão e apreciação dos controles internos, normalmente executado
por um departamento especializado, ao passo que o controle interno se refere a
procedimentos de organização adotados como planos permanentes da empresa.
Há, portanto, nítida separação entre organização dos controles internos e a auditoria.
(1988 apud Flores; Cavalheiro, 2007, p. 28)
Os controles internos classificam-se, segundo o AICPA2 (apud Pinho, 2007, p. 47),
em:
a) contábeis: envolvem segregação de funções, sistema de autorização e sistema de
registro.
A verificação de proibição da acumulação de função de encarregado da conformidade
dos registros de gestão (será estudada mais a frente) com a de emissor de documentos é
atribuição do controle contábil.
b) administrativos: envolvem pessoal qualificado, estímulo à eficiência operacional e
obediência às normas.
2
Classificação segundo a Statement on Auditing Standard – SAS (Declaração de Norma de Auditoria) nº 1, do
AICPA.
12
Nesse tipo de controle, destacamos a importância de se ter profissionais qualificados
no exercício da conformidade dos registros de gestão. Esse assunto, conforme já citado
anteriormente, será estudado em capítulo específico mais a diante.
Por fim, vejamos o conceito de controle interno dado pela Instrução Normativa nº 16,
de 20 de dezembro de 1991, do Departamento de Tesouro Nacional:
O conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizado
com vistas a assegurar que o objetivo dos órgãos e entidades da administração
pública sejam alcançados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais
desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder
Público. (BRASIL, 1991)
2.1.3.1 Princípios de Controle Interno
Constituem-se no conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam o atingimento de
objetivos específicos, tais como:
- relação custo/benefício - consiste na minimização da probabilidade de
falhas/desvios quanto ao atingimento dos objetivos e metas. Este conceito reconhece que o
custo de um controle não deve exceder aos benefícios que ele possa proporcionar. Há
necessidade, também, de definição precisa de critérios, mensuração, padrões de comparação e
de outros elementos que permitam a identificação e a análise de desvios, em relação aos
resultados ou procedimentos previstos;
- qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários - a eficácia dos
controles internos está diretamente relacionada com a competência e integridade do pessoal.
Assim sendo, é imprescindível que haja uma política de pessoal que contemple:
I - seleção e treinamento de forma criteriosa e sistematizada, buscando melhor
rendimento e menores custos;
II - rodízio de funções, com vistas a reduzir/eliminar possibilidades de fraudes; e
III - obrigatoriedade de funcionários gozarem férias regularmente, como forma,
inclusive, de evitar a dissimulação de irregularidades;
- delegação de poderes e determinação de responsabilidades - a delegação de
competência, conforme previsto em lei, será utilizada como um instrumento de
descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade às
13
decisões. O ato de delegação deverá indicar, com precisão, a autoridade delegante, delegada e
o objeto da delegação. Assim sendo, em qualquer órgão/entidade, devem ser observados:
I - existência de regimento/estatuto e organograma adequados, onde a definição de
autoridade e conseqüentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente as
necessidades da organização; e
II - manuais de rotinas/procedimentos claramente determinados, que considerem as
funções de todos os setores do órgão/entidade;
- segregação de funções - a estrutura de um controle interno deve prever a separação
entre funções de autorização/aprovação, de operações, execução, controle e contabilização das
mesmas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo
com este princípio;
- instruções devidamente formalizadas - para atingir um grau de segurança
adequado é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e
formalizados através de instrumentos eficazes, ou seja: claros e objetivos e emitidos por
autoridade competente;
- controles sobre as transações - é imprescindível estabelecer o acompanhamento dos
fatos contábeis/financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos
legítimos, relacionados com a finalidade do órgão/entidade e autorizados por quem de direito;
e
- aderência às diretrizes e normas legais - é necessário a existência, no
órgão/entidade, de sistemas estabelecidos para determinar e assegurar a observância das
diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos.
2.1.4 Sistema de Controle Interno
Após estudados cada termo separadamente, passemos ao estudo do Sistema de
Controle Interno, somando-se os conceitos
Para Cavalheiro e Flores:
[...] É, portanto, o mecanismo de autocontrole da própria Administração, exercido
pelas pessoas e Unidades Administrativas e coordenado por um órgão central,
organizado, e em parâmetros gerais, por lei local. Consiste a atuação do sistema de
controle, em sua essência, na fiscalização que realizam mutuamente as unidades
administrativas, cujas funções se encontram organizadas de tal forma que um
14
processo, decisão ou tarefa não possa ser tomado por um setor sem que outro o
acompanhe e/ou revise, desde que sem entraves ao processo. (2007, p. 28)
Schön e Silva (2008, p. 8), acrescentam que “[...] o controle interno não é exercido por
uma pessoa ou um departamento, mas por todos aqueles que têm funções de comando.
Portanto, todos são responsáveis, cada um pela sua área de atuação.”
Há, no entanto, os responsáveis nos diversos níveis de chefia, aos quais incumbe a
missão de coordenar e controlar as atividades de seus setores.
Nesse cenário, verifica-se a importância da definição de atribuições e de encarregados.
As portarias e orientações da Secretaria de Economia e Finanças (SEF), órgão central do
Sistema de Controle Interno do Exército, cumprem bem esse papel.
2.1.4.1 Sistema de Controle Interno: eficiência, eficácia e efetividade
Padoveze (2005, p.14, apud Cavalheiro; Flores, 2007, p. 29) diz que “a riqueza
produzida por uma corporação é a diferença entre os consumos por ela possibilitados e o seu
próprio consumo”. O autor ainda acrescenta definição de eficiência como sendo a relação
existente entre o resultado obtido e os recursos consumidos para conseguir aquele resultado.
Os ensinamentos de Padoveze se inserem perfeitamente na administração pública, que
busca cada vez mais atingir suas metas com o mínimo de desperdícios possíveis, sejam eles
financeiros, materiais ou de prazos, entre outros diversos.
Cavalheiro e Flores alertam para o cuidado de se trabalhar na gestão do sistema de
controle e de informações de forma a torná-lo eficiente, mas também eficaz:
[...] Daí a necessidade de a Administração Pública preocupar-se em medir o seu
trabalho, os seus resultados, compará-los com parâmetros por meio de mecanismos
gerenciais, para que possam ser melhorados. Uma entidade somente precisa de um
sistema de controle porque os interessados, internos e externos, da organização
precisam assegurar-se que as operações estão sendo realizadas com eficiência,
eficácia e efetividade, garantindo o cumprimento das finalidades da instituição. Uma
pequena empresa individual, em que o proprietário domina todas as operações, não
necessita de um sistema de controle interno; todavia, à medida que a empresa cresce
e suas operações ficam complexas, é preciso garantir a eficiência e eficácia em todos
os processos internos, por meio da organização de um sistema de controle. (2007, p.
29)
15
2.1.4.2 Atuação do sistema de controle interno
A pessoa, física ou jurídica, pública ou privada, se sujeita à atuação do Sistema de
Controle Interno mediante os seguintes processos/procedimentos:
I - prestação de contas;
II - tomada de contas ou tomada de contas especial.
Prestação de contas é o procedimento pelo qual, dentro dos prazos fixados em lei,
regulamento ou instrução, o responsável está obrigado, por iniciativa pessoal, a comprovar,
ante o órgão competente, o uso, o emprego ou a movimentação dos bens, numerários e
valores que lhe foram entregues ou confiados.
Tomada de Contas é a ação desempenhada pelo órgão competente, em procedimento
administrativo, nos casos em que a lei, o regulamento ou instrução obrigue o gestor do
recurso a prestar contas, e ele não o faça.
A Tomada de Contas Especial é prevista quando, por determinação do Tribunal de
Contas ou autoridade competente, o órgão central de controle interno adotar as medidas
cabíveis, em caráter de urgência, com o intuito de apurar fatos, identificar responsáveis e
quantificar em moeda o dano causado ao Erário Público.
A Portaria nº 006-SEF, de 22 de novembro de 2000, prevê também a Tomada de
Contas Extraordinária. Veja o dispositivo do art. 14:
Art. 14. A Tomada de Contas Extraordinária será realizada quando ocorrer a
extinção da UG ou a cassação de autonomia administrativa com a designação de
uma UG sucessora para fins administrativos e registros contábeis, em data anterior
ao encerramento do exercício financeiro. (BRASIL, 2000c)
16
2.2 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
2.2.1 A atividade de controle na Administração Pública Federal
Há mais de três décadas, a Administração Pública decidiu normatizar as atividades de
controle de todos os atos e fatos acontecidos na gestão. A Lei n.º 4.320, de 17 de março de
1964 incumbiu o Poder Executivo do controle interno e o Legislativo, do externo.
Os controles interno e externo, desde então, vêm crescendo de importância. Os
responsáveis por bens e dinheiros públicos passaram a ser responsabilizados por seus atos e,
mais a diante, introduziu-se a idéia de administração por resultados, não se limitando ao
simples cumprimento do que a lei previa.
2.2.2 O controle na Constituição Federal
O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, particularmente com
relação à fiscalização e ao controle, encontra sua missão precípua na Constituição Federal de
1988 (CF/88), em seu art. 70. O dispositivo constitucional determina que o sistema de
controle interno de cada Poder é responsável pela fiscalização contábil, financeira,
orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e
indireta quanto à legalidade, legitimicidade, economicidade, aplicação das subvenções e
renúncia de receitas. O Congresso Nacional, mediante controle externo, exercerá essa
fiscalização com o auxílio do Tribunal de Contas da União, conforme prevê esse mesmo
dispositivo, combinado com o Art. 71, também da CF/88.
Executando essa fiscalização, o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo
Federal visa à avaliação da ação governamental, da gestão dos administradores públicos
federais e da aplicação de recursos públicos por entidades de Direito Privado.
17
2.2.3 Finalidades dos sistemas de controle interno
As finalidades dos sistemas de controle interno dos Poderes são definidas no Art. 74,
da CF/88:
Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma
integrada, sistema de controle interno com a finalidade de:
I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos
programas de governo e dos orçamentos da União;
II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da
gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da
administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de
direito privado;
III - exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos
direitos e haveres da União;
IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. (BRASIL,
2000a)
Detém-se do dispositivo constitucional acima que, apesar de cada Poder ter seu
próprio controle interno, o sistema opera de forma integrada. No entanto, tal sistema será
coordenado pelo Executivo, posto que ao final do exercício, será de sua competência preparar
a prestação de contas conjunta, em que pese os demais Poderes elaborarem as suas respectivas
contas.
Um dos objetivos da instituição do Sistema de Controle Interno, como o próprio nome
indica, é “controlar”, melhor adequar a administração. Mais do que isto, por meio dele, é
possível que a comunidade possa observar com mais facilidade e transparência a
administração e possa, juntamente com o Controle Interno, fiscalizar todas as ações dos
órgãos públicos.
Segundo a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF):
Art. 59 – O Poder Legislativo, diretamente ou com o auxílio dos Tribunais de
Contas, e o sistema de controle interno de cada Poder e do Ministério Público,
[grifo meu] fiscalizarão o cumprimento das normas desta Lei Complementar, com
ênfase no que se refere a:
I – atingimento das metas estabelecidas na lei de diretrizes orçamentárias;
II – limites e condições para realização de operações de crédito e inscrição em
Restos a Pagar;
III – medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo
limite, nos termos dos arts. 22 e 23;
IV – providências tomadas, conforme o disposto no art. 31, para recondução dos
montantes das dívidas consolidada e mobiliária aos respectivos limites;
V – destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista as
restrições constitucionais e as desta Lei Complementar;
18
VI – cumprimento do limite de gastos totais dos legislativos municipais, quando
houver.
Art. 54 – Ao final de cada quadrimestre será emitido pelos titulares dos Poderes e
órgãos referidos no art. 20 Relatório de Gestão, assinado pelo:
[...]
Parágrafo único: O relatório também será assinado pelas autoridades responsáveis
pela administração financeira e pelo controle interno [grifo meu], bem como por
outras definidas por ato próprio de cada Poder ou órgão referido no art. 20.
(BRASIL, 2000b)
Para atingir as finalidades constitucionais acima citadas, o Sistema de Controle Interno
do Poder Executivo Federal desenvolve técnicas de trabalho denominadas de auditoria e
fiscalização. A Instrução Normativa n.º 1, de 6 de abril de 2001, que aprova o Manual do
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal especifica como são desenvolvidas
essas técnicas nas atividades de controle interno.
Vale destacar que o Decreto n.º 3.591, de 6 de setembro de 2000, que dispõe sobre o
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, teve vários dispositivos alterados
pelo Decreto nº 4.304, de 16 de julho de 2002. No entanto, ainda não foi elaborado novo
manual considerando as alterações ocorridas.
Com relação à responsabilidade, a CF/88 em seu §1º, art. 74, diz o seguinte:
“Art. 74[...]
§ 1º - Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer
irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União,
sob pena de responsabilidade solidária.” (BRASIL, 2000a).
A Conformidade dos Registros de Gestão, objeto deste trabalho, insere-se nesse
sistema como atividade fundamental para transparência na gestão e para correta aplicação dos
recursos públicos, principalmente quando o controle interno cumpre a sua finalidade de apoiar
o controle externo na sua missão institucional. O apoio ao controle externo, sem prejuízo do
disposto em legislação específica, consiste no fornecimento de informações e dos resultados
das ações do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal.
A elaboração da prestação de contas do Presidente da República, que visa a atender ao
disposto no art. 84, inciso XXIV, da Constituição Federal, em consonância com as instruções
estabelecidas pelo Tribunal de Contas da União, é resultado do apoio prestado pelo controle
interno.
19
2.2.4 Organização e Estrutura - Órgãos Integrantes
Na estrutura do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, há um órgão
central, órgãos setoriais, unidades setoriais da Secretaria de Controle Interno do Ministério da
Defesa e unidades regionais, conforme prevê o Decreto n.º 3.591, de 6 de setembro de 2000,
que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal,
com as
alterações dadas pelo Decreto nº 4.304, de 16 de julho de 2002 . Vejamos a seguir:
a) Órgão Central: a Controladoria-Geral da União, incumbida da orientação normativa
e da supervisão técnica dos órgãos que compõem o Sistema, tendo a Secretaria Federal de
Controle (SFC) como Órgão Operacional;
b) órgãos setoriais: as Secretarias de Controle Interno (CISET) da Casa Civil, da
Advocacia-Geral da União, do Ministério das Relações Exteriores e do Ministério da Defesa
(neste último, é a Secretaria de Controle Interno do Ministério da Defesa);
c) unidades setoriais da CISET do Ministério da Defesa: as unidades de controle
interno dos comandos militares (Comando da Marinha, Comando do Exército e Comando da
Aeronáutica); e
d) unidades regionais de controle interno, que exercerão as competências da
Controladoria-Geral da União que lhes forem delegadas ou estabelecidas no regimento
interno, nas respectivas unidades da federação, além daquelas previstas no § 1o do art. 11, do
Decreto n.º 3591, de 6 de setembro de 2000.
A Controladoria-Geral da União passou a figurar como Órgão Central do sistema, por
meio do Decreto nº 4.304, de 16 de julho de 2002. Anteriormente, essa função cabia à
Secretaria Federal de Controle Interno, que atualmente se encarrega de desempenhar as
funções operacionais de competência do Órgão Central do Sistema, na forma definida no
regimento interno, além das atividades de controle interno de todos os órgãos e entidades do
Poder Executivo Federal, excetuados aqueles jurisdicionados às Secretarias de Controle
Interno (CISET) da Casa Civil, da Advocacia-Geral da União, do Ministério das Relações
Exteriores e do Ministério da Defesa.
A SFC e a Comissão de Coordenação de Controle Interno (CCCI), esta última é o
órgão colegiado, conforme veremos mais adiante, foram transferidas da estrutura da Casa
Civil para a da Controladoria-Geral da União.
20
A Advocacia-Geral da União – AGU – ainda não possui órgão próprio de controle
interno, sendo a Secretaria de Controle Interno da Casa Civil encarregada dessa função, até
que seja constituído o órgão na AGU.
2.2.5 Áreas de atuação
a) Secretaria Federal de Controle Interno: todos os órgãos e entidades do Poder
Executivo Federal, exceto aqueles sob a jurisdição dos órgãos setoriais;
b) CISET da Casa Civil: todos os órgãos integrantes da Presidência da República e da
Vice-Presidência da República e da Advocacia-Geral da União, esta até a criação do seu
órgão próprio;
c) demais órgãos setoriais: nos órgãos e entidades sob sua jurisdição;
d) unidades regionais: nas respectivas unidades da federação.
2.2.6 Órgão Colegiado de Coordenação
Como órgão colegiado de função consultiva do Sistema de Controle Interno do
Poder Executivo Federal, existe a Comissão de Coordenação de Controle Interno - CCCI,
sendo composta:
a) pelo Chefe da Controladoria-Geral da União, que a presidirá;
b) pelo Subcorregedor-Geral da Controladoria-Geral da União;
c) pelos Corregedores da Controladoria-Geral da União;
d) pelo Secretário Federal de Controle Interno;
e) pelos Secretários dos órgãos setoriais de Controle Interno do Poder Executivo
Federal;
f) por dois titulares de unidades de auditoria interna das autarquias e fundações
públicas (designados pelo Chefe da Controladoria-Geral da União);
g) por um Assessor Especial de Controle Interno de Ministério (designado pelo
Chefe da Controladoria-Geral da União); e
h) pelo Ouvidor-Geral da Corregedoria-Geral da União.
21
2.2.7 Competências
As competências da SFC, do órgão colegiado, dos órgãos setoriais, das unidades
regionais e das unidades setoriais de controle interno estão elencadas nos art. 10, 11 e 12 do
Decreto n.º 3591, de 6 de setembro de 2000, com as alterações feitas pelo Decreto nº 4.304,
de 16 de julho de 2002. Aqui, destacaremos algumas dessas competências.
2.2.7.1 Comissão de Coordenação de Controle Interno – CCCI
Compete à CCCI, mediante consulta:
a) efetuar os estudos e propor medidas visando promover a integração operacional do
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal;
b) opinar sobre as interpretações dos atos dos atos normativos e os procedimentos
relativos às atividades a cargo do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal;
c) sugerir procedimentos para promover a integração do Sistema de Controle
Interno do Poder Executivo Federal com outros sistemas da Administração Pública
Federal;
d) propor metodologias para avaliação e aperfeiçoamento das atividades dos Sistema
de Controle Interno do Poder Executivo Federal; e
e) efetuar análise e estudos de casos propostos pelo Chefe da Controladoria-Geral da
União com vistas a solução de problemas relacionados com o Controle Interno do Poder
Executivo Federal.
2.2.7.2 Secretaria Federal de Controle Interno – SFC
Compete à SFC:
a) propor ao Órgão Central a normatização, sistematização e padronização dos
procedimentos operacionais dos órgãos e das unidades integrantes do Sistema de Controle
Interno do Poder Executivo Federal;
22
b) coordenar as atividades que exijam ações integradas dos órgãos e das unidades do
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, com vistas à efetividade das
competências que lhe são comuns;
c) auxiliar o Órgão Central na supervisão técnica das atividades desempenhadas pelos
órgãos e pelas unidades integrantes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo
Federal;
d) subsidiar o Órgão Central na verificação da consistência dos dados contidos no
Relatório de Gestão Fiscal, conforme estabelecido no art. 54 da Lei Complementar n.º 101, de
4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal – LRF);
e) auxiliar o Órgão Central na elaboração da prestação de contas anual do Presidente
da República, a ser encaminhada ao Congresso Nacional, nos termos do art. 84, inciso XXIV,
da Constituição Federal;
f) verificar e avaliar a adoção de medidas para o retorno da despesa total com pessoal
ao limite de que tratam os arts. 22 e 23 da LRF;
g. verificar a adoção de providências para recondução dos montantes das dívidas
consolidada e mobiliária aos limites de que trata o art. 31 da LRF;
h) verificar a destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista
as restrições constitucionais e as da LRF;
i) avaliar o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual (PPA) e na Lei
de Diretrizes Orçamentárias (LDO);
j) avaliar a execução dos Orçamentos da União; e
l) manter atualizado o cadastro de gestores públicos federais.
2.2.7.3 Unidades Regionais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal
No âmbito de sua jurisdição, são aplicadas as mesmas competências da SFC
estabelecidas nos incisos XI a XXV, do Decreto n.º 3591, de 6 de setembro de 2000, que
neste trabalho são as elencadas, entre outras, das letras f. a l. acima.
23
2.2.7.4 Órgão Setoriais
Compete às Secretarias de Controle Interno – CISET, no âmbito de sua jurisdição, o
estabelecido nos incisos XI a XXV, do Decreto n.º 3591, de 6 de setembro de 2000, e ainda:
a) assessorar o Vice-Presidente da República, o Ministro de Estado, o AdvogadoGeral da União e os titulares dos órgãos da Presidência da República nos assuntos de
competência do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal;
b) apoiar o órgão central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal
na elaboração da prestação de contas anual do Presidente da República, a ser encaminhada ao
Congresso Nacional, nos termos do art. 84, inciso XXIV, da Constituição Federal;
c) encaminhar ao órgão central os planos de trabalho das unidades de auditoria interna
das entidades vinculadas;
d) orientar os administradores de bens e recursos públicos nos assuntos pertinentes à
área de competência do controle interno, inclusive sobre a forma de prestar contas;
e) apoiar a supervisão ministerial e o Controle Externo nos assuntos de sua missão
institucional; e
f) subsidiar a verificação da consistência do Relatório de Gestão Fiscal, conforme
estabelecido no art. 54 da LRF.
2.2.7.5 Unidades setoriais de controle interno
Além das competências estabelecidas nos incisos XI a XXV, do Decreto n.º 3591, de 6
de setembro de 2000, cabe a estas, no âmbito de sua jurisdição, assessorar os Comandantes
das Forças Armadas nos assuntos de competência do Sistema de Controle Interno do Poder
Executivo Federal.
2.2.7.6 Assessores Especiais de Controle
O Órgão Central contará com o apoio dos Assessores Especiais de Controle Interno
24
nos Ministérios, incumbidos de:
a) assessorar o Ministro de Estado nos assuntos de competência do controle interno;
b) orientar os administradores de bens e recursos públicos nos assuntos pertinentes à
área de competência do controle interno, inclusive sobre a forma de prestar contas;
c) submeter à apreciação do Ministro de Estado os processos de tomada e de prestação
de contas, para o fim previsto no art. 52 da Lei n.º 8.443, de 16 de julho de 1992;
d) acompanhar a implementação, pelos órgãos e pelas unidades, das recomendações
do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da
União;
e) coletar informações dos órgãos da sua jurisdição, para inclusão de ações de controle
nos planos e programas do órgão central do Sistema de Controle Interno, com vistas a
atender às necessidades dos ministérios.
Os Assessores Especiais de Controle Interno, sob pena de responsabilidade solidária,
no prazo de cinco dias úteis, encaminharão à Secretaria Federal de Controle Interno, após
ciência do respectivo Ministro de Estado, os fatos irregulares de que tiverem conhecimento.
2.2.8 Disposições Gerais do Sistema de Controle Interno
Atendendo ao princípio da transparência, o Órgão Central do Sistema de Controle
Interno do Poder Executivo Federal disponibilizará, durante todo o exercício financeiro, as
contas apresentadas pelo Presidente da República, conforme dispõe o art. 49 da LRF.
Ainda como forma de publicidade e transparência,
[...] os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, sujeitos a tomada e prestação
de contas, darão ampla divulgação, inclusive em meios eletrônicos de acesso
público, ao relatório de gestão, ao relatório e ao certificado de auditoria, com parecer
do órgão de controle interno, e ao pronunciamento do Ministro de Estado supervisor
da área ou da autoridade de nível hierárquico equivalente, em até trinta dias após
envio ao Tribunal de Contas da União. (BRASIL, 2000d).
25
2.3 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO EXÉRCITO BRASILEIRO
Antes de abordarmos sobre a estrutura e o funcionamento do Sistema de Controle
Interno do Exército, vejamos o organograma do Exército3.
Organograma 1 – Estrutura organizacional do Exército Brasileiro
Nessa estrutura, temos a Secretaria de Economia e Finanças (SEF) como órgão central
do Sistema de Controle Interno do Exército, a Diretoria de Auditoria (D Aud), como órgão
setorial e as Inspetorias de Contabilidade e Finanças do Exército (ICFEx), como principais
órgãos de execução.
3
Organograma
extraído
da
página
eletrônica
do
Exército.
<http://www.exercito.gov.br/01inst/Conheca/estrorgeb.htm>. Acesso em: 20 ago. 2008.
Disponível
em:
26
Para fins de melhor entendimento da estrutura do Sistema de Controle Interno do
Exército, sugerimos um organograma reduzido. Em seguida, serão discorridas as
competências dos principais órgãos sistema, separadamente.
MINISTÉRIO DA DEFESA
SECRETARIA DE
CONTROLE INTERNO DO
MINISTRÉRIO DA DEFESA
UNIDADE DE
CONTROLE INTERNO
DA MARINHA
ÓRGÃO CENTRAL
DO SISTEMA NO MD
UNIDADE DE
CONTROLE INTERNO
DA AERONÚTICA
SECRETARIA DE
ECONOMIA E
FINANÇAS - SEF
UNIDADES DE
CONTROLE INTERNO
DOS COMANDOS
MILITARES
(SETORIAIS DO SCI
ÓRGÃO SETORIAL
DO SCI DO
EXÉRCITO
DIRETORIA DE AUDITORIA
- D AUD
INSPETORIAS DE CONTABILIDADE E
FINANÇAS DO EXÉRCITO
ÓRGÃOS DE
EXECUÇÃO
Subordinação
Orientação normativa
Ligação técnica e de coordenação
Organograma 2 – Visualização dos órgãos de controle interno do Exército dentro da
estrutura do Sistema de Controle Interno do Ministério da Defesa
Fonte: elaborado pelo autor
27
2.3.1 Competências
2.3.1.1 Secretaria de Controle Interno do Ministério da Defesa (CISET-MD)
Na estrutura organizacional do Ministério da Defesa, a CISET-MD é o órgão setorial,
composta pela Gerência de Orientação e Avaliação (GEORI), Gerência de Auditoria
(GEAUD) e pela Gerência de Acompanhamento Financeiro e Orçamentário (GEAFO).
Integra o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo também como órgão
setorial, sendo o órgão central do sistema no Ministério da Defesa, cujas competências estão
previstas no Decreto nº 5.201, de 2 de setembro de 2004, em seu art. 30 e na página eletrônica
do Ministério da Defesa.
A CISET-MD exerce atuação direta nos órgãos do Ministério, nas Forças Armadas e
nas entidades supervisionadas, por meio dos respectivos órgãos e unidades de controle interno
e lhe compete:
a) assessorar o ministro no âmbito de sua competência, operando como órgão de apoio
à supervisão ministerial;
b) exercer a supervisão técnica, a coordenação de ações integradas e a orientação
normativa das unidades de controle interno dos Comandos das Forças Armadas, observado o
disposto no art. 15 do regimento interno do Ministério da Defesa, e das entidades
supervisionadas e vinculadas do Ministério da Defesa, sem prejuízo das respectivas
subordinações administrativas;
c) acompanhar as ações de controle interno e externo realizadas no âmbito dos órgãos
e entidades supervisionadas e vinculadas dos Comandos das Forças Armadas e do Ministério
da Defesa;
d) promover a integração e a homogeneização das ações de controle interno;
e) organizar e coordenar a atuação do Conselho de Controle Interno – CCI;
f) promover a articulação com o órgão central do sistema de controle interno do Poder
Executivo Federal, visando à compatibilização das orientações e da execução de atividades
afins;
g) apoiar o órgão central do sistema de controle interno com informações do
Ministério da Defesa, para compor a prestação de contas anual do Presidente da República;
h) realizar outras atividades inerentes à sua área de atuação.
28
Mediante suas áreas específicas e por meio das unidades de controle interno dos
Comandos das Forças Armadas e de entidades supervisionadas e vinculadas:
a) prestar orientação e instruir tecnicamente, no âmbito do Ministério da Defesa, os
dirigentes e gestores de recursos públicos na execução orçamentária, financeira e patrimonial;
b) exercer o acompanhamento, o controle, a fiscalização e a avaliação da gestão
contábil,
financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, inclusive quanto à
economicidade, eficiência e eficácia de seus resultados;
c) realizar auditorias sobre a gestão de recursos públicos federais sob responsabilidade
de órgãos e entidades públicos e privados, assim como sobre convênios, acordos, ajustes,
contratos e instrumentos similares firmados com instituições e organismos nacionais e
internacionais;
d) acompanhar a atuação dos órgãos colegiados de administração e fiscalização das
entidades supervisionadas e vinculadas;
e) apurar, no exercício de suas funções, os atos ou fatos inquinados de ilegais ou
irregulares, praticados na utilização de recursos públicos federais e, quando for o caso,
comunicar às autoridades competentes, para as providências cabíveis;
f) verificar a exatidão e a suficiência dos dados relativos à admissão e ao desligamento
de pessoal, a qualquer título, e à concessão de aposentadorias e pensões;
g) fiscalizar e avaliar o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual e
nos orçamentos da União, bem assim quanto ao nível da execução dos programas de governo
e à quantidade do seu gerenciamento;
h) apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional, atuando como
interlocutor do Tribunal de Contas da União; e
i) realizar outras atividades inerentes à sua área de atuação.
A supervisão e a coordenação da Secretaria de Controle Interno nas Unidades de
Controle Interno dos Comandos Militares ocorrem conforme prevê o Decreto nº 6.223, de 4
de outubro de 2007:
Art 31 [...]
Parágrafo único. [...] serão exercidas no âmbito do Conselho de Controle Interno CCI, órgão colegiado de integração e normalização das ações de controle, formado
pelos titulares das unidades de auditoria e de contas desses Comandos, presidido
pelo Secretário de Controle Interno. (BRASIL, 2007b).
29
2.3.1.2 Secretaria de Economia e Finanças (SEF)
A SEF, compõe a estrutura organizacional do Exército como um dos Órgãos de
Direção Setorial (ODS). No Sistema de Controle Interno do Exército, é o órgão central, a
quem compete:
Art.16. [...]
I - superintender e realizar as atividades de execução orçamentária, administração
financeira, contabilidade e controle interno, relativas aos recursos de qualquer
natureza alocados ao Comando do Exército;
II - efetuar o pagamento do pessoal do Comando do Exército;
III - integrar, como órgão complementar, o Sistema de Planejamento Administrativo
do Exército;
IV - administrar o Fundo do Exército, segundo a orientação e determinação do
Comandante do Exército; e
V - orientar e coordenar as atividades de registro patrimonial do Comando do
Exército.
Parágrafo único. A unidade de controle interno do Comando do Exército fica sujeita
à orientação normativa da Secretaria de Controle Interno do Ministério da Defesa.
(BRASIL, 2006).
Visto anteriormente a estrutura do Sistema de Controle Interno do Ministério da
Defesa e a inserção do Exército nesse sistema, mostraremos a seguir a estrutura no âmbito da
Força, representada pelo organograma do órgão central de controle interno do Exército. Da
estrutura abaixo, os principais órgãos são a D Aud e as ICFEx, estas num total de dez
distribuídas nas Regiões Militares (RM). A 6ª e a 10ª RM não possuem ICFEx em suas áreas
de responsabilidade, sendo que a incumbência do controle interno nessas regiões atualmente é
encargo da 7ª ICFEx, sediada em Recife-PE, até que sejam criados os órgãos respectivos.
SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS4
Organograma 3 – Estrutura da Secretaria de Economia e Finanças
4
Organograma extraído da página eletrônica da SEF. Disponível em: <http://www.sef.eb.mil.br/organo.htm>.
Acesso em: 20 ago. 2008.
30
2.3.1.3 Diretoria de Auditoria (D Aud)
A D Aud é o principal órgão executor do Sistema de Controle Interno do Exército,
diretamente subordinado à SEF e tem por finalidade coordenar e realizar as atividades de
controle interno no âmbito do Comando do Exército, utilizando como técnicas de trabalho a
auditoria e a fiscalização.
Entre outras atribuições, a D Aud se incumbe de:
a) elaborar o Plano Anual de Auditoria e dos Papéis de Trabalho para a realização de
auditorias pelas Inspetorias de Contabilidade e Finanças do Exército (ICFEx);
b) realizar visitas anuais de auditoria integradas às Divisões de Inativos e Pensionistas
dos Comandos das Regiões Militares (DIP/RM) e Órgãos Pagadores;
c) realizar orientações preventivas referentes ao Sistema de Pagamento de Pessoal; e
d) acompanhar as comunicações do TCU (acórdãos, diligências, etc) relativas aos
processos de pessoal coordenando sua execução, no âmbito da Força Terrestre.
2.3.1.4 Inspetorias de Contabilidade e Finanças do Exército (ICFEx)
As ICFEx estão distribuídas, como visto anteriormente, nas áreas de responsabilidade
das Regiões Militares. São 10 ICFEx para 12 RM, sendo que a 7ª ICFEx, sediada em Recife,
é responsável pelo controle interno da 6ª RM (sediada em Salvador-BA), 7ª RM (sediada em
Recife-PE) e da 10ª RM (em Fortaleza-CE).
São órgãos diretamente subordinados à SEF, conforme ratifica o art. 4º, do Decreto nº
5.751, de 12 de abril de 2006: “Art. 4º O Comando do Exército tem a seguinte estrutura
organizacional: [...] e) Secretaria de Economia e Finanças: [...] 6. Inspetorias de Contabilidade
e Finanças do Exército; (Incluído pelo Decreto nº 6.389, de 2008).”(BRASIL, 2006)
Têm como finalidade:
Art. 1º As Inspetorias de Contabilidade e Finanças do Exército (ICFEx), como
unidades setoriais de contabilidade e controle interno, são órgãos diretamente
subordinados à Secretaria de Economia e Finanças (SEF), tendo por finalidades, no
âmbito do Comando do Exército, realizar a contabilidade analítica sob a
coordenação técnica da Diretoria de Contabilidade (D Cont) e desenvolver
31
atividades auditoria e fiscalização sob a coordenação técnica da Diretoria de
Auditoria (D Aud). (BRASIL, 2003a).
O Regulamento das ICFEx (R-29) estabelece as competências básicas no art. 3º, a
seguir transcrito:
Art. 3° Às ICFEx compete:
I – acompanhar a contabilidade analítica das operações orçamentária, financeira e
patrimonial das Unidades Gestoras (UG) vinculadas;
II – examinar a legalidade dos atos de gestão orçamentária, financeira, e patrimonial
praticados pelos Ordenadores de Despesas (OD) e responsáveis por dinheiro, bens e
valores públicos;
III – realizar a conformidade contábil das UG vinculadas;
IV – acompanhar a execução de contratos, convênios, acordos, ajustes ou similares
formulados pelas UG vinculadas;
V – realizar as tomadas de contas dos OD e demais responsáveis por dinheiro, bens
e valores públicos e, mediante determinação da SEF, outras medidas que se fizerem
necessárias;
VI – executar os trabalhos de auditoria de acordo com o Plano Anual de Atividades
de Auditoria (PAAA), aprovado pela SEF;
VII – certificar a adequação e a regularidade das contas dos OD e comprovar a
eficiência, eficácia e economicidade na aplicação dos recursos públicos.
VIII – prestar assistência, orientação e apoio técnico aos OD e demais agentes da
administração das UG vinculadas; e
IX – propor à D Aud, quando for julgado conveniente, sugestões relacionadas com o
cumprimento das atividades de controle interno. (BRASIL, 2003a).
32
2.4. SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO GOVERNO
FEDERAL – SIAFI
2.4.1 Breve histórico
Até o exercício de 19865, o Governo Federal convivia com uma série de problemas de
natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a
preparação do orçamento unificado, que passaria a vigorar em 1987:
a) emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho, nos quais, na maioria
dos casos, os controles de disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre
registros manuais;
b) falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e
utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais;
c) defasagem na escrituração contábil de, pelo menos, 45 dias entre o encerramento do
mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais,
inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais;
d) inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de
informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de
tomada de decisões;
e) despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas
mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera
ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos;
f) inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos
públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores;
g) estoque ocioso de moeda, dificultando a administração de caixa, decorrente da
existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade
havia uma conta bancária para cada despesa. Como exemplo, conta bancária para Material
Permanente, conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc.
A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o
Governo Federal. O primeiro passo foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional
5
Extraído
da
página
eletrônica
da
Secretaria
do
Tesouro
Nacional.
http://www.tesouro.fazenda.gov.br/SIAFI/index_conheca_siafi.asp>. Acesso em: 30 jul. 2008.
Disponível:<
33
(STN), em 10 de março de 1986, para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um
orçamento unificado a partir do exercício seguinte.
A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos
gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de
gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema
informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução
orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações
gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração.
Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o Serviço Federal de
Processamento de Dados (SERPRO), órgão também vinculado ao Ministério da Fazenda, o
Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de
um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento
moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos.
Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos
acima ficaram solucionados. Hoje, o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir (Conta
Única do Tesouro Nacional), de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de
sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para
executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da
União.
2.4.2 Segurança no SIAFI
O SIAFI apresenta uma série de métodos e procedimentos para disciplinar o acesso e
assegurar a manutenção da integridade dos dados e do próprio sistema. Esta proteção se dá
tanto contra utilizações indevidas ou desautorizadas, como eventuais danos que pudessem ser
causados aos dados. Assegura-se, portanto, a confiabilidade dos dados no sistema, sua
responsável utilização e a responsabilização dos gestores e usuários que delas dispõe. A
segurança do Sistema tem por base os seguintes princípios e instrumentos:
•
SENHA;
•
Conformidade Contábil;
•
Conformidade de Operadores;
•
Conformidade de Registro de Gestão;
34
•
Identificação das Operações do Usuário;
•
Integridade e Fidedignidade dos Dados; e
•
Inalterabilidade dos Documentos.
2.4.2.1 Senha
Para utilizar o SIAFI, os usuários são habilitados formalmente por meio do
cadastramento de uma senha SENHA, quando são especificados os perfis e níveis de acesso
de cada usuário. Perfil é o conjunto de determinadas transações atribuídos a cada Operador,
para atender às necessidades de execução e consulta ao Sistema. Enquanto o nível de acesso
determina o grau de inclusão de dados e a abrangência das consultas feitas pelo usuário no
sistema SIAFI. Cabe sempre lembrar que o usuário responde integralmente pelo uso do
sistema sob a sua senha e obriga-se a cumprir os requisitos de segurança instituídos pela STN,
sujeitando-se às conseqüências das sanções penais ou administrativas cabíveis em decorrência
do mau uso.
Estas habilitações são regidas pelos seguintes instrumentos legais:
•
NORMA DE EXECUÇÃO Nº 01 DE 13 DE JUNHO DE 2001;
•
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03 DE 23 DE MAIO DE 2001;
•
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 06 DE 31 DE OUTUBRO DE 2007.
2.4.2.2 Conformidade Contábil
A Conformidade Contábil é a conferência efetuada pelas Unidades Setoriais Contábeis
de UG e de Órgão tendo como objetivo assegurar o fiel e tempestivo registro dos dados
contábeis registrados pelas UG no SIAFI, relativos aos atos e fatos de sua gestão financeira,
orçamentária e patrimonial, de acordo com a documentação.
35
2.4.2.3 Conformidade de Operadores
A Conformidade de Operadores ou Circularização de Senhas tem por objetivo
automatizar a rotina periódica de confirmação ou desativação de usuário pela própria Unidade
Gestora (UG), através de seu operador habilitado a proceder a confirmação. A não execução
da Conformidade de Operadores no mês, implica na suspensão dos usuários da UG.
2.4.2.4 Conformidade de Registro de Gestão
A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos
atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema
Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI) e da existência de
documentos hábeis que comprovem as operações.
Sobre este instrumento de segurança do SIAFI, que é o objeto de nosso estudo, serão
abordados mais detalhes em capitulo específico.
2.4.2.5 Identificação das Operações do Usuário
Quando o usuário entra no sistema, automaticamente são registrados o seu Cadastro de
Pessoa Física (CPF), a hora e de qual terminal foi feito o acesso. Esta medida tem o objetivo
de monitorar as ações danosas ou fraudulentas executadas utilizando-se o sistema. Da mesma
forma, a inclusão ou modificação de dados no sistema também é registrada com a
identificação do CPF, a hora e o nome do autor da operação.
36
2.4.2.6 Integridade e Fidedignidade dos Dados
Uma vez registrado um documento no sistema, não é permitida a sua alteração. A
imutabilidade dos documentos permite que sejam acompanhados todas as modificações nos
dados do sistema e para a correção ou anulação de um documento já registrado é necessário
que seja incluído um novo documento de forma a retificar o anterior.
2.4.2.7 Inalterabilidade dos Documentos
Uma vez incluídos os dados de um documento no SIAFI e após sua contabilização,
qualquer irregularidade for constatada nesses dados, somente será possível corrigi-la por meio
da emissão de um novo documento que efetue o acerto do irregular.
2.5. CONFORMIDADES DIÁRIA E DE SUPORTE DOCUMENTAL: FUNÇÕES
EXTINTAS, PROCEDIMENTOS MANTIDOS.
As conformidades diária e de suporte documental foram extintas e, hoje, essas
atividades se condensaram em uma, que passou a ser denominada Conformidade dos
Registros de Gestão.
Para fins de melhor entendimento do funcionamento da atividade de Conformidade
dos Registros de Gestão, estudaremos as duas funções extintas, até mesmo para fins de
comparação com a atual sistemática.
A norma que tratava desses procedimentos era a Instrução Normativa Conjunta nº 4,
de 10 de maio de 2000, revogada pela Instrução Normativa nº 6, de 31 de outubro de 2007.
A SEF, órgão central do sistema, expediu manuais de orientação da execução das
Conformidades Diária e de Suporte Documental. Acredita-se que esses manuais, apesar de as
funções serem extintas, ainda sejam o guia de execução dos trabalhos, tendo em vista que
ainda não há manual para a Conformidade dos Registros de Gestão e que os procedimentos
sofreram pouca mudança em relação ao que já vinha sendo praticado.
37
2.5.1 Conformidade Diária
A seguir, discorremos sobre o funcionamento dos procedimentos até a revogação da
norma.
A Conformidade Diária consiste na conferência dos documentos emitidos no SIAFI,
tendo em vista constatar se os mesmos revestem-se das formalidades legais e se foram
devidamente autorizadas as suas emissões.
O responsável pela Conformidade Diária é o Ordenador de Despesa (OD) da UG.
A execução da Conformidade Diária pode ser delegada, pelo OD, a um Oficial da UG,
designado em Boletim Interno (BI), devendo, nesse caso, ser observada a segregação de
funções de emitir documentos do SIAFI, de registrar a Conformidade de Suporte Documental
e de registrar a Conformidade Diária.
A Conformidade Diária deve ser registrada no primeiro dia útil seguinte à emissão dos
documentos pela UG, sendo peça fundamental para o registro da Conformidade de Suporte
Documental, conforme o seguinte6:
“D” – Lançamentos dos documentos no SIAFI;
“D+1” – Registro da Conformidade Diária no SIAFI.
Cabe ressaltar, que a contagem do prazo para o registro da Conformidade Diária, para
o SIAFI, é feita em dias úteis. Portanto, havendo feriado militar ou local, a UG terá que
resolver o problema internamente, pois não sendo registrada a Conformidade Diária, isso
implicará no registro da Conformidade de Suporte Documental – com restrição.
A ICFEX, ao verificar na UG qualquer situação de Conformidade Diária do tipo “sem
conformidade” ou conformidade “com restrição”, deverá fazer a devida diligência. Diante da
resposta oportuna da UG de que o problema foi solucionado, poderá, a seu juízo, registrar a
Conformidade Contábil “sem restrição”.
O OD deverá remeter o Relatório da Conformidade Diária, devidamente registrada no
SIAFI, para o Suporte Documental (tendo como anexo os documentos correspondentes) o
mais rápido possível ou até o início do expediente do dia seguinte, de modo a preservar o
prazo de 48 (quarenta e oito) horas previstas para o exame da documentação e registro da
Conformidade de Suporte Documental.
6
D: o dia de referência;
D+1: o dia seguinte.
38
Os documentos comprobatórios de receitas, de despesas de licitações e de prestação de
contas, bem como aqueles de controle patrimonial devem ser remetidos nos prazos
estabelecidos ao responsável pela Conformidade Diária, para conferência e anexação ao
respectivo Relatório de Conformidade Diária.
2.5.1.1 Registro da Conformidade Diária
A Conformidade Diária poderá ser registrada nas seguintes situações:
- SEM RESTRIÇÃO – quando os registros no Sistema estiverem de acordo com a
documentação comprobatória correspondente ao movimento diário.
- COM RESTRIÇÃO – quando for constatada a falta de registro da Conformidade
Diária no SIAFI, ou quando os documentos não representarem a realidade das informações do
dia em verificação.
A UG pode consultar as Conformidades anteriores, por período, utilizando a transação
“CONCONFDIA”.
A ausência de registro da Conformidade Diária em qualquer dia da semana, desde que
tenha havido movimento contábil, implica na comunicação do fato, por mensagem
SIAFI/STN à UG, no segundo dia útil da semana seguinte.
2.5.1.2 Procedimentos
Os procedimentos a seguir descritos constam do Roteiro para execução da
Conformidade Diária, elaborado pela SEF.
a) A UG deverá solicitar à ICFEx de vinculação a disponibilização do perfil
“CONFUG” para o OD e/ou ao Oficial designado para a realização da Conformidade Diária,
de forma a permitir o registro da mesma no SIAFI;
b) O OD ou o Oficial designado para a realização da Conformidade Diária deverá
buscar junto à ICFEx de sua vinculação os conhecimentos básicos necessários ao desempenho
desse trabalho;
39
c) No Setor Financeiro da UG, devem ser arquivadas cópias da documentação
comprobatória da despesa, organizadas por Processo de Despesa Realizada (PDR),
distintamente, por Gestão;
d) Para melhor identificar a despesa executada, deverá constar da capa de cada PDR,
em local visível, a data da Conformidade Diária que constar no documento comprobatório da
despesa (NF, Fatura, Conta, RPA, etc);
e) Os documentos emitidos no SIAFI (NC, NE, PE, OB, NL, GR, GPS e DARF),
salvo as RE, não devem ser remetidos ao Suporte Documental, pelo fato de estarem
disponíveis para consulta no próprio Sistema e também integrarem o PDR;
f) As UG devem proceder diariamente a análise do Relatório para Conformidade
Diária obtido por meio da transação “IMPCONFORM”, no qual consta todos os registros do
dia, excetuando-se aqueles gerados por meio de processo automático, definido pela
Coordenação-Geral de Contabilidade/STN;
g) Para os registros automáticos, a validação dos lançamentos será realizada pelas
Setoriais de Contabilidade, no momento em que ocorrer a Conformidade Contábil, registrada
pela ICFEx;
h) O Relatório de Conformidade Diária deverá ser impresso no dia útil seguinte ao do
registro no SIAFI e conferido com a respectiva documentação comprobatória.
i) No processo de análise devem ser envidados todos os esforços no sentido de
eliminar as irregularidades, evitando-se assim o registro da Conformidade Diária, com
restrição;
j) Os documentos e as formalizações dos Processos devem ser conferidos conforme os
roteiros específicos para cada caso, constantes dos anexos a este Manual.
l) Após o procedimento de análise, a Conformidade Diária deve ser registrada por
meio da transação “ATUCONFDIA”, indicando, em caso de restrição, os códigos existentes
na transação “CONRESTDIA”, utilizando os códigos compreendidos entre 001 e 899.
Tendo em vista que o original (1ª via) da documentação comprobatória da despesa,
encontra-se arquivada no Suporte Documental à disposição dos Controles Interno e Externo, e
os documentos emitidos por intermédio do SIAFI, poderem ser acessados por um prazo não
inferior a 05 (cinco) anos, o OD poderá, após o recebimento da informação do julgamento de
suas contas pelo Tribunal de Contas da União (TCU), proceder a incineração das cópias de
documentos correspondentes e/ou 2ª vias, inclusive dos PDR, conforme dispõe as Normas,
aprovadas pela Port. nº 11-SEF, de 17 Out 95.
40
Por ocasião das Inspeções/Auditorias realizadas pelas ICFEx, ou demais Órgãos de
Controle Interno e Externo, deverá ser colocada à disposição dos Inspecionadores/Auditores
toda a documentação orçamentária, financeira e patrimonial existente na UG.
2.5.2 Conformidade de Suporte Documental
A Conformidade de Suporte Documental (CONF DOC) consiste na responsabilidade
do militar ou servidor civil, designado em Boletim Interno (BI) da UG, quanto a certificação
da existência de documento hábil, que comprove e retrate as operações relativas aos atos e
fatos de gestão praticados pela Administração.
A certificação consiste na avaliação e arquivamento dos documentos emitidos pelas
UG.
O Responsável pela CONF DOC (titular) e o seu substituto devem ser Oficiais, ou, na
impossibilidade e devidamente justificado, por meio de expediente à SEF, podem ser
Subtenentes ou Sargentos, ou ainda Servidores Civis devidamente designados em BI da UG.
Quando da designação do responsável/substituto, deverá ser observada a segregação
entre as funções de emitir documentos ou realizar Conformidade Diária e a de realizar a
CONF DOC.
2.5.2.1 Procedimentos
O Suporte Documental, em razão das peculiaridades da Força, deve funcionar na
Fiscalização Administrativa (FA) da UG, como uma Carteira ou Subseção. A nova
sistemática adota procedimento diferente, conforme será visto no estudo da Conformidade dos
Registros de Gestão, mais a diante.
a) Após designação em BI, a UG deverá solicitar à ICFEx de vinculação a
disponibilização dos perfis “CONFDOC” e “CONEXEC” para o responsável/substituto pela
CONF DOC, de forma a permitir que este registre no SIAFI a CONF DOC.
b) Por ser uma Carteira ou Subseção da FA/UG, o responsável/substituto pela CONF
DOC é subordinado ao Fiscal Administrativo para esse fim e deve receber do mesmo
41
orientação, além dos questionamentos que, obrigatoriamente, devam ser feitos a ICFEx de
vinculação, visando adquirir os conhecimentos básicos necessários ao desempenho de suas
atribuições.
c) Na Carteira ou Subseção de Suporte Documental devem ser arquivados os
documentos recebidos, distintamente, por Gestão.
d) Os documentos para arquivo no Suporte Documental deverão ser remetidos, pelos
setores próprios da UG, por meio de protocolo.
e) Os supracitados documentos deverão permanecer arquivados pelo prazo de 5
(cinco) anos, contados da aprovação da Tomada de Contas Anual (TCA) da UG pelo Tribunal
de Contas da União (TCU), conforme prescrevem as Normas aprovadas pela Port. nº 011SEF, de 17 Out 95, exceto as “Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social – GFIP, que deverão permanecer arquivadas pelo prazo de 35 (trinta e cinco) anos.
No que tange a GFIP, a mesma deverá ser encaminhada ao Suporte Documental logo após ser
protocolada na Caixa Econômica Federal.
Quanto ao arquivamento, vejamos o que diz a Portaria n º 011-SEF:
[...]
Art. 2º - A documentação contábil e financeira correspondente à prestação de contas
mensal e a relativa a licitações e contratos, bem como a apresentada pelos
fornecedores para cadastro e habilitação no Sistema de Cadastramento Unificado de
Fornecedores (SICAF), deverá permanecer arquivada na UG por um prazo não
inferior a 05 (cinco) anos, a contar da data do julgamento "Regular" e "Regular com
Ressalva" da respectiva Tomada de Contas Anual (TCA) pelo Tribunal de Contas da
União (TCU), com a quitação dos responsáveis.
[...]
Art. 3º - Deverá permanecer arquivada na Inspetoria de Contabilidade e Finanças do
Exército (ICFEx) e nas UG, a documentação citada no artigo anterior, cuja TCA não
tenha ainda sido julgada pelo TCU, não importando o exercício financeiro a que se
refira.
[...]
Art. 5° - As UG ficam autorizadas a destruir a documentação que se refere o Art 2°
destas Normas observado o prescrito no Art 6°, após cumpridos os prazos e as
condições estabelecidas nestas Normas, a menos que recebam, em tempo hábil,
determinação em contrário.
Art. 6° - A documentação correspondente a comprovantes de recolhimento de
encargos sociais (INSS, FGTS, etc.) não poderá ser destruída, devendo ser arquivada
em pastas próprias, com vistas a garantir a necessária comprovação futura dos
recolhimentos efetuados, e resguardar os interesses dos respectivos contribuintes e
do Ministério do Exército (MEx). (BRASIL, 1995)
f) O OD, se for o caso, poderá determinar que a documentação de que trata as Normas
aprovadas pela Port. n º 011-SEF, de 17 Out 95, referente aos 5 (cinco) anos anteriores à nova
sistemática possa também ser arquivada no Suporte Documental.
42
g) Deverá haver um controle sobre a Carteira ou Subseção de Suporte Documental
com relação a retirada de qualquer documento arquivado a qual será precedida,
obrigatoriamente, de documento que a comprove (protocolo de saída de documentos),
devendo ficar evidenciado o responsável por esta retirada e ser fixado prazo não superior a 10
(dez) dias para a sua devolução.
h) Os documentos emitidos no SIAFI (NC, NE, PE, OB, NL, GR, GPS e DARF) não
devem ser arquivados no Suporte Documental, pelo fato de estarem disponíveis para consulta
no próprio sistema e também integrarem o Processo de Despesa Realizada (PDR), salvo uma
via da RE e da RT que devem ser remetidas anexas ao respectivo Relatório de Conformidade
Diária para arquivo.
i) Caso a UG tenha grande quantidade de documentos emitidos, recomenda-se a
instalação de um equipamento SIAFI, prioritário, para a realização da CONF DOC, ou sendo
o volume de documentos pequeno, que seja reservado horário em determinado equipamento
SIAFI para realização da referida CONF DOC.
j) O registro da CONF DOC dar-se-á até 48 (quarenta e oito) horas após a data
prevista para o registro da conformidade diária.
l) O prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas tem como base a data prevista para o
registro da Conformidade Diária pela UG no SIAFI, conforme o seguinte:
“D” - lançamento dos documentos no SIAFI;
“D+1” - registro da Conformidade Diária no SIAFI;
“Até D+3” - registro da CONF DOC no SIAFI.
m) Cabe ressaltar, que a contagem do prazo supramencionado, para o SIAFI, é feita
em dias úteis, ou seja, 48 horas, igual a dois dias úteis. Portanto, havendo feriado militar ou
local, a UG terá que resolver o problema internamente, pois não sendo registrada a
CONFDOC no prazo previsto o sistema assumirá automaticamente a situação de “Sem
Conformidade”, não podendo mais ser alterada.
O “Conformador Diário” deverá remeter o Relatório de Conformidade Diária ao
responsável/substituto pela CONF DOC, devidamente registrado no SIAFI, o mais breve
possível ou até o início do expediente do dia seguinte, de modo a preservar as 48 (quarenta e
oito) horas previstas para o exame da documentação e registro da CONF DOC.
43
2.5.2.2 Registro da Conformidade Suporte Documental
A CONF DOC poderá ser registrada com uma das seguintes situações:
- SEM RESTRIÇÃO: quando a documentação estiver de acordo com as normas
vigentes; ou
- COM RESTRIÇÃO: quando faltar documento, ou o documento apresentado para
exame e arquivo não preencher os requisitos legais e/ou quando inexistir a Conformidade
Diária.
No caso de falta de documento, ou documento inadequado, deverá ser registrada a
Conformidade Documental “com restrição” e informado ao Fiscal Administrativo. Esse, por
sua vez, deverá submeter o fato ocorrido ao Ordenador de Despesas (OD), para a solução.
A CONF DOC, dentro do mês de seu registro e até o encerramento do mês da emissão
do documento, poderá ser alterada pelo próprio responsável de “COM RESTRIÇÃO” para
“SEM RESTRIÇÃO” e vice-versa, desde que ocorra uma das seguintes situações:
- o documento faltoso foi apresentado para exame e arquivo;
- o documento inadequado for substituído por documento próprio; ou
- em reexame, concluir-se que o documento anteriormente encaminhado era adequado
ou inadequado.
A ICFEx, ao verificar na UG qualquer situação de CONF DOC do tipo “sem
conformidade” ou conformidade “com restrição”, deverá fazer a devida diligência. Diante da
resposta oportuna da UG de que o problema foi solucionado, ou seja, o documento faltoso
encontra-se arquivado, ou o documento inadequado foi substituído por documento próprio, a
ICFEx poderá, a seu juízo, registrar a Conformidade Contábil “sem restrição” e incluir o fato
para exame de auditoria na UG.
No caso de CONF DOC “COM RESTRIÇÃO”, o responsável utilizará os códigos a
seguir, consultados no SIAFI, por meio da transação “CONRESTDOC”:
900 – FALTA DE TEMPESTIVIDADE DA REMESSA DE DOCUMENTO;
901 – FALTA DE REMESSA DE RMA;
903 – FALTA DE REMESSA DE RMB;
904 – FALTA DE REMESSA DE DOCUMENTAÇÃO PATRIMONIAL;
907 – FALTA DE CONFORMIDADE DIÁRIA;
909 – APROV. DESPESA SEM DOCUMENTO COMPROBATÓRIO;
910 – DOCUMENTO COMPROBATÓRIO S/ O “ATESTE”DEVIDO;
44
911 – DOCUMENTO COMPROBATÓRIO S/ AUTORIZAÇÃO DA DESPESA;
912 – DOCUMENTO COMPROBATÓRIO S/ AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO;
914 – PAGAMENTO SEM LIQUIDAÇÃO DA DESPESA;
915 – FALTA DE EMPENHO DA DESPESA – PROCESSO PGTO;
999 – DOCUMENTAÇÃO NÃO EXAMINADA.
O manual com o roteiro para a execução da Conformidade de Suporte Documental
lista os documentos que são remetidos para exame e arquivo.
2.6 CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO
Como já havíamos feito referência em capítulos anteriores, a Conformidade dos
Registros de Gestão é o objeto principal deste nosso trabalho.
Esse instrumento essencial de controle interno é resultado da unificação das
conformidades diária e de suporte documental, estudadas anteriormente.
A justificativa para tal mudança pode ser encontrada na análise dos estudos realizados
no Tribunal de Contas da União (TCU), que apontavam para a necessidade de adoção de uma
nova sistemática. Vejamos o que diz o Acórdão TC-012.743/2006-8:
[...]
9. Acórdão:
VISTOS, relatados e discutidos estes autos de Relatório de Levantamento realizado
na Secretaria do Tesouro Nacional com o objetivo de verificar a maneira como estão
sendo registradas as conformidades diária, contábil e documental no sistema Siafi.
ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão
Plenária, diante das razões expostas pelo Relator, em:
9.1. com fundamento no art. 250, inciso III, do Regimento Interno, recomendar à
Secretaria do Tesouro Nacional e à Secretaria Federal de Controle Interno que
avaliem a efetividade da atual sistemática de registro de conformidades, junto ao
sistema Siafi, e, se necessário, reformulem os normativos que tratam do assunto,
considerando: o baixo índice de registro de restrições em conformidades diárias e
documentais por parte das unidades gestoras e órgãos e o seu registro feito por
contador responsável;
9.2. com fundamento no art. 250, inciso III, do Regimento Interno, recomendar à
Secretaria do Tesouro Nacional que, em paralelo à medida acima, e caso não seja
contrário a outras em estudo, avalie a necessidade da implementação das
providências a seguir, no sentido de:
9.2.1. estabelecer controles para que o responsável pela conformidade documental
seja impedido de realizar a conformidade diária e de emitir documentos,
considerando a necessidade de tornar os perfis de senha CONFDOC e EXECUTOR
incompatíveis para a mesma pessoa, à exceção de casos excepcionais devidamente
justificados;
9.2.2. estabelecer controles para que o responsável pela conformidade contábil seja
45
impedido de realizar as conformidades documental e diária, considerando a
necessidade de tornar os perfis de senha CONFCON, CONFDOC e CONFDIA
incompatíveis para a mesma pessoa, à exceção de casos excepcionais devidamente
justificados;
9.2.3. orientar os responsáveis pelas conformidades contábil e diária para utilização
do campo observação com registro das informações relevantes;
9.2.4. orientar os responsáveis pela conformidade contábil que evitem que o sistema
proceda ao registro automático dessa conformidade;
9.2.5. exigir das setoriais contábeis a permanente atualização, na transação ATUUG,
da informação referente à necessidade de efetuar ou não a conformidade documental
e acerca do contador responsável pela unidade gestora, principalmente no tocante ao
número de inscrição junto ao Conselho Regional de Contabilidade - CRC e a
Unidade da Federação - UF;
9.2.6. promover a inclusão, na tabela de UG, de campo referente a informações
sobre o contador substituto;
9.2.7. disponibilizar a tabela sobre as informações de conformidades contábeis de
órgão superior no módulo EXTRATOR de dados do Siafi de modo a possibilitar o
levantamento de informações;
9.2.8. atualizar a sistemática de conformidade contábil de forma a permitir: o
registro automático das inconsistências pendentes nas transações CONCONTIR e
CONINCONS, bem como da restrição gerada em virtude de pendência nas
conformidades diária e documental, permitindo que o contador exclua essa restrição
de forma fundamentada; e o resgate das restrições registradas nas conformidades de
UG e de órgão para a conformidade de órgão e órgão superior, respectivamente,
identificando dessa UG ou órgão. (BRASIL, 2006)
A norma que regulamenta a nova sistemática é a Instrução Normativa (IN) nº 6, de 31
de outubro de 2007, que revoga a Instrução Normativa Conjunta nº 4, de 10 de maio de 2000.
Segundo o art. 6º, da citada instrução normativa,
[...]
A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos
atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema
Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI e da existência
de documentos hábeis que comprovem as operações. (SECRETARIA DO
TESOURO NACIONAL, 2007).
Nota-se no dispositivo acima que, em termos conceituais, houve apenas a junção das
conformidades diária e de suporte documental. Alguns procedimentos, sim, sofreram
pequenas alterações, como será visto mais a diante.
2.6.1 Finalidade
A Conformidade dos Registros de Gestão tem como finalidade:
Art. 7º [...]
46
I – verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e
patrimonial efetuados pela Unidade Gestora Executora foram realizados em
observância às normas vigentes; e
II – a existência de documentação que suporte as operações registradas.
Parágrafo único. A Conformidade dos Registros de Gestão abrange as
conformidades diárias e documental. (SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL,
2007).
Veja que o legislador faz, inclusive, referência às conformidades diária e de suporte
documental como procedimentos ainda em prática, o que nos leva a interpretar que, mais do
que a essência, a forma foi o fator determinante da adoção da nova sistemática.
2.6.2 Responsabilidade pelo registro
O art. 8º, da IN nº 6, confirma o que previa a IN nº 4:
Art. 8º O registro da Conformidade dos Registros de Gestão é de responsabilidade
de servidor formalmente designado pelo Titular da Unidade Gestora Executora, o
qual constará no Rol de Responsáveis, juntamente com o respectivo substituto, não
podendo ter função de emitir documentos. (SECRETARIA DO TESOURO
NACIONAL, 2007).
Retornando ao manual com roteiro para execução das conformidades diária e de
suporte documental, elaborado pela SEF, verifica-se que a responsabilidade pela
Conformidade Diária é do próprio OD ou de um oficial, designado em Boletim Interno (BI) e
pela Conformidade de Suporte Documental é um Oficial, podendo ser, mediante justificativa
à SEF, Subtenente ou Sargento, ou ainda Servidor Civil.
Inexistindo orientação nesse sentido, depreende-se que atualmente o encarregado da
Conformidade dos Registros de Gestão poderá ser Oficial, Subtenente ou Sargento, ou ainda
Servidor Civil.
No entanto, independentemente da responsabilidade atribuída, o OD não se exime da
responsabilidade pela análise da consistência dos registros dos atos e fatos de execução
orçamentária, financeira e patrimonial efetuados na Unidade Gestora Executora, conforme
prevê o art. 9º da IN nº 6/2007.
Os procedimentos quanto à segregação de funções são mantidos, bem como a
possibilidade de exceção à regra, conforme prevê o parágrafo único do art. 8º:
47
Parágrafo único. Será admitida exceção ao registro da conformidade de que trata o
caput deste artigo, quando a Unidade Gestora Executora se encontre,
justificadamente, impossibilitada de designar servidores distintos para exercer tais
funções, sendo que, nesse caso, a conformidade será registrada pelo próprio
Ordenador de Despesa. (SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL, 2007).
Com relação aos agentes da administração em uma OM, já se encontra atualizado o
art. 52, do Regulamento Interno e dos Serviços Gerais (RISG):
Art. 52 [...]
§ 1º Os agentes da administração são:
[...]
III – agentes executores diretos:
[...]
f) encarregado da conformidade dos registros de gestão – responsável pela
certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e
patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do
Governo Federal - SIAFI e pela certificação da existência de documentos hábeis que
comprovem as operações, sendo subordinado diretamente ao ordenador de
despesas [grifo meu], no desempenho de suas funções.(NR) (BRASIL, 2008b)
2.6.3 Prazos
A Conformidade dos Registros de Gestão deverá ser registrada em até 3 dias úteis a
contar da data do registro da operação no SIAFI, podendo ser atualizada até a data fixada para
o fechamento do mês.
É importante sabermos que os dias úteis considerados são os dias de operação do
SIAFI - “dias úteis de SIAFI” -, determinados pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN),
podendo ser considerados sábados, feriados locais, feriados militares, entre outros.
Retomando à análise da norma anterior, verifica-se que o prazo para o registro da
conformidade nada mais é do que o prazo da conformidade diária somado ao prazo da
conformidade de suporte documental.
A data de fechamento do mês no SIAFI, “é determinada pela Setorial Contábil do
Órgão, observando o calendário fixado pelo Órgão Central de Contabilidade”.
(SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL, 2007).
Os demonstrativos mensais da movimentação de almoxarifado, de bens móveis,
imóveis e intangíveis, de selos de controle, de mercadorias apreendidas, da conciliação
bancária e demais demonstrativos de controle patrimonial, deverão ser arquivados pela
Unidade Gestora Executora. A regra anterior previa que tais documentos fossem
48
encaminhados à unidade de suporte documental até o 2º dia útil do mês subseqüente para
arquivamento.
O prazo para arquivamento da documentação referente à execução orçamentária,
financeira e patrimonial das unidades da Administração Públicas será de cinco anos a contar
do julgamento das contas pelo Tribunal de Contas da União, não sendo dispensada a
observância dos prazos previstos em legislações específicas tais como tributária,
previdenciária e outras.
O manual da conformidade de suporte documental, elaborado pela SEF, previa que, de
acordo com a Port. nº 011-SEF, de 17 de outubro de 1995, “Guias de Recolhimento do FGTS
e Informações à Previdência Social – GFIP, que deveriam permanecer arquivadas pelo prazo
de 35 (trinta e cinco) anos e, no que tange à GFIP, a mesma deveria ser encaminhada ao
Suporte Documental logo após ser protocolada na Caixa Econômica Federal.
O manual citado acima também previa a possibilidade de o OD determinar que a
documentação de que trata as normas aprovadas pela Port. nº 011-SEF, de 17 Out 95,
referente aos cinco anos anteriores à nova sistemática pudesse ser arquivada no Suporte
Documental.
Com relação a todos esses prazos, acredita-se que tenham sido mantidos com a nova
regra.
A retirada de documentos arquivados continua sendo objeto de controle por parte do
encarregado da conformidade. No entanto, a IN nº 6/2007 amplia o prazo para devolução de
dez para trinta dias.
2.6.4 Formas de Registro
Estão previstas no art. 11, da IN nº 6/2007 (SECRETARIA DO TESOURO
NACIONAL, 2007) e apresentam-se da seguinte forma:
- SEM RESTRIÇÃO: quando a documentação comprovar de forma fidedigna os
atos e fatos de gestão realizados;
- COM RESTRIÇÃO: nas seguintes situações:
a) quando a documentação não comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de
gestão realizados;
b) quando da inexistência da documentação que dê suporte aos registros efetuados;
49
c) quando o registro não espelhar os atos e fatos de gestão realizados, e não for
corrigida pelo responsável; e
d) quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de
gestão.
A ausência ou o registro com restrição da Conformidade dos Registros de Gestão
implicará o registro de Conformidade Contábil com restrição. A conformidade contábil
também está prevista na IN nº 6/2007 e consiste na certificação dos demonstrativos contábeis
gerados pelo SIAFI, decorrentes dos registros da execução orçamentária, financeira e
patrimonial. Essa verificação é feita pelas ICFEx.
Os registros que retratem os atos e fatos de execução orçamentária, financeira e
patrimonial efetuados pelas ICFEx não serão objeto de Conformidade de Registros de Gestão,
tendo seus efeitos validados pela Conformidade Contábil.
2.6.5 Alguns procedimentos
Os demonstrativos mensais da movimentação de almoxarifado, de bens móveis,
imóveis e intangíveis, de selos de controle, de mercadorias apreendidas, da conciliação
bancária e demais demonstrativos de controle patrimonial, deverão ser arquivados pela
Unidade Gestora Executora.
Os demonstrativos acima mencionados deverão ser arquivados por ordem cronológica
de competência e sua ausência ensejará restrição na Conformidade dos Registros de Gestão do
último dia útil do mês a que se refere.
Os processos e documentos relativos a licitações, dispensa, inexigibilidade, contratos,
suprimento de fundos convênios e/ou similares serão arquivados em ordem cronológica nas
respectivas Unidades Gestoras Executoras, separadamente, por modalidade de licitação,
conforme registro contábil.
Os processos e documentos resultantes de aditamentos a instrumentos formalizados,
quer sejam contratos, convênios e/ou similares, deverão ser apensados aos processos originais
e mantidos em arquivos, nas respectivas unidades gestoras executoras, na mesma ordem
cronológica.
50
Os processos resultantes das liberações de recursos e das prestações de contas de
convênios e/ou similares e de suprimento de fundos deverão ser anexados aos processos
originais e mantidos em arquivo na mesma ordem cronológica por unidade gestora.
As unidades gestoras "off-line" não se sujeitam às disposições das IN nº 6/2007,
devendo a documentação relativa aos atos e fatos da gestão permanecer arquivados na
respectiva Setorial Contábil, conforme prevê o Art. 17, da citada norma.
51
3 A ATIVIDADE DE CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO EM
ORGANIZAÇÕES MILITARES DA GUARNIÇÃO MILITAR DE SALVADOR
Integrando o Sistema de Controle Interno do Exército, como órgãos de apoio, as
Organizações Militares (OM), exercem papel fundamental para o cumprimento das missões
dos órgãos central, setorial e de execução do sistema, contribuindo para a eficácia e eficiência
da gestão no Exército e, analisado de forma global, para a transparência e boa versação dos
recursos públicos.
A metodologia adotada foi a pesquisa do tipo descritiva, ou seja, aquela que tem como
objetivo principal a descrição de características de determinada população ou fenômeno,
estabelecendo relações entre as variáveis. Para o para o embasamento teórico e prático do
tema, foi feita uma revisão bibliográfica.
Quanto aos procedimentos técnicos de coleta de dados, o estudo foi realizado por meio
de um questionário, aplicado no âmbito das OM da Gu Mil Salvador que possuem autonomia
administrativa.
Para Gil (2002, p.30), as pesquisas, assim realizadas, são marcadas
[...] pela interrogação direta das pessoas cujo comportamento se deseja conhecer.
Basicamente, procede-se à solicitação de informações a um grupo significativo de
pessoas [amostra] acerca do problema estudado para, em seguida, mediante análise
quantitativa, obterem-se as conclusões correspondentes aos dados coletados.
A população pesquisada é composta pelas 8 OM, sediadas na Guarnição Militar de
Salvador, que possuem autonomia administrativa.
3.1 A PESQUISA
3.1.1 O perfil da amostra
Foram enviados questionários, via e-mail, aos encarregados da Conformidade dos
Registros de Gestão das 8 OM da Guarnição Militar de Salvador que possuem autonomia
52
administrativa. Dos questionários, constavam 19 perguntas, sendo 10 abertas, 4 fechadas e 5
mistas. O nível de resposta é apresentado na Tabela 1.
Tabela 1 - OM com autonomia administrativa e nível de resposta do questionário
OM Gu Mil Salvador
Qtde.
Questionário
Qtde. %
Com autonomia administrativa
8
67,0
Sem autonomia administrativa
4
33,0
Total
12
100,0
Enviados
%
Respostas
%
8
100,0
5
62,5
Fonte: elaborado pelo autor
3.1.2 O perfil do encarregado
No tocante ao nível de instrução dos respondentes, foi constato que a maioria possui
nível superior, sendo um com nível de pós-graduação, conforme Tabela 2.
Tabela 2 - Nível de instrução dos respondentes
Nível de instrução
Qtde.
Qtde. %
Superior (Pós-graduação)
1
20
Superior (Graduação)
2
40
Superior (em curso)
1
20
Médio
1
20
Total
5
100
Fonte: elaborado pelo autor
A grande maioria dos respondentes possui menos de 1 ano na função e não tinham
trabalhado antes em funções ligadas diretamente à administração financeira, orçamentária,
patrimonial ou contábil. Apenas um recebeu treinamento prévio e considerou o referido
treinamento superficial. No entanto, esses fatores não se mostraram suficientes para
determinar se a maioria dos encarregados apresentam dificuldade em executar os trabalhos.
Segundo o art. 3º da IN nº 6, de 31 Out 2007, o registro da Conformidade Contábil
compete a contabilista devidamente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade
(CRC). Considerando que a conformidade dos registros de gestão examina todo o processo da
53
despesa e, portanto, requer conhecimento específico, foi questionado às OM se tal
procedimento seria aplicável à função de encarregado dos registros de gestão.
Das respostas obtidas, 80% opinaram que a função não necessariamente deveria ser
dada a contabilista registrado no CRC, mas, pelo menos, a pessoal com curso/estágio na área
de administração pública (conhecimentos orçamentário, patrimonial, financeiro e contábil),
aproveitando os recursos humanos da OM que já possuíssem essa qualificação,
independentemente de ser Of, ST/Sgt ou Servidor Civil. A opinião minoritária foi a de
designar para a função contador, conforme entendimento do TCU.
Sobre este aspecto, adotamos a opinião de Flores e Cavalheiro:
É indispensável referir a necessidade de profissional Bacharel em Ciências
Contábeis com respectivo registro no Conselho Regional de Contabilidade e
investido legalmente para o cargo de Contador para a atuação na Unidade de
Controle Interno, quando o trabalho exigir verificação e análise de demonstrações
ou verificações contábeis.(2007, p 61-62).
3.1.3 Segregação de funções
Apenas um dos encarregados não acumula funções. Dos casos em que há acumulação
de funções, em um não está sendo observada a segregação de funções, conforme art. 8º, da IN
nº 6/2007. Ainda com relação ao disposto no art. 8º, em todas as OM respondentes, há
substituto formalmente designado para a função.
Explorando mais o dispositivo acima citado, levantou-se a questão da necessidade de
constar das normas a proibição de acumulação com qualquer outra função, além da de emissor
de documentos. Dos respondentes, apenas um achou necessário o acréscimo, baseando-se na
necessidade de análise criteriosa que deve ser realizada nos diversos processos
administrativos (licitação, dispensa, pregão, etc.) e demais documentos gerados na esfera
administrativa da OM.
54
3.1.4 A nova sistemática e processos
A nova sistemática foi bem aceita pelos encarregados. A maior agilidade verificada no
processo foi resposta unânime entre os respondentes.
Todos consideraram que a nova regra deverá ser mantida.
Sobre questionamento feito com relação a processos da atividade aqui estudada, todas
as OM responderam possuir seus processos mapeados e consideraram importante manter essa
prática.
3.1.5 A Seção de Conformidade dos Registros de Gestão
De acordo com o Manual para a execução da Conformidade de Suporte Documental,
elaborado com base na sistemática anterior, o Suporte Documental, em razão das
peculiaridades da Força, deveria funcionar na Fiscalização Administrativa (FA) da UG, como
uma Carteira ou Subseção.
Após entrar em vigor a IN nº 6/2007, foi feita atualização no RISG no tocante ao Rol
de Responsáveis, quando acrescenta o encarregado da conformidade dos registros de gestão,
como sendo subordinado diretamente ao Ordenador de Despesas e não ao Fiscal
Administrativo. Daí, depreende-se que tal função deverá ser exercida em uma seção à parte.
Consultadas as OM, duas não têm a conformidade funcionando como uma seção
constituída.
55
3.1.6 A contribuição da conformidade dos registros de gestão para a transparência das
contas públicas
Sobre este aspecto obteve-se o resultado apresentado na Tabela 3.
Tabela 3 - Importância da conformidade dos registros de gestão para a transparência
das contas públicas
Alternativas de respostas
Qtde. OM
Qtde. %
Muito importante
4
80
Pouco importante
1
20
Nada importante
0
0
Total
5
100
Fonte: elaborada pelo autor
56
CONCLUSÃO
A sociedade brasileira vem cada vez mais exigindo transparência no emprego dos
recursos públicos.
Um controle interno presente dá ao cidadão a garantia de que lhe serão prestados os
necessários e melhores serviços.
Este trabalho buscou destacar a importância que a atividade de Conformidade dos
Registros de Gestão, como ferramenta de “ponta de linha” do Sistema de Controle Interno do
Poder Executivo Federal, representa para a boa prestação de contas do Governo.
O Exército Brasileiro, uma das Instituições de maior credibilidade junto à sociedade,
encontra-se perfeitamente alinhado às normas que regem o controle interno federal.
O resultado da pesquisa realizada mostrou que a nova sistemática adotada pela Instrução
Normativa nº 6, de 31 Out 2007, surtiu efeito positivo no âmbito das Organizações Militares
da Guarnição Militar de Salvador, tendo em vista que deu celeridade ao processo, bem como
proporcionou economia no emprego de pessoal. Mostrou também que, nas Organizações
Militares (OM) em que foi aplicada a pesquisa, a atividade de Conformidade dos Registros de
Gestão vem sendo, de forma geral, executada de acordo com a legislação vigente. Faz-se
necessário, no entanto, que os gestores de recursos das OM tenham o devido cuidado quando
da designação do encarregado da Conformidade dos Registros de Gestão, de forma que não
seja alocado, nessa função, pessoal sem a qualificação técnica requerida.
Ainda com relação à qualificação técnica do encarregado, recomenda-se que sejam
feitos estudos no sentido de que, a exemplo da Conformidade Contábil, prevista no art. 3º da
IN nº 6/2007, o registro da Conformidade dos Registros de Gestão seja de competência de
contabilista devidamente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Essa
recomendação justifica-se pelo fato de que a Conformidade dos Registros de Gestão examina
todo o processo da despesa e, portanto, requer conhecimento específico.
Espera-se que os objetivos deste trabalho tenham sido alcançados e que os gestores de
recursos públicos se mantenham firmes na busca do equilíbrio das contas públicas, aliado ao
atendimento das necessidades da população. O controle interno, juntamente com o externo,
são seus maiores aliados.
57
REFERÊNCIAS
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BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil: promulgada em 05 de
outubro de 1988. Ed. Atual. São Paulo: Saraiva, 2000a.
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Decreto no 5.751, de 12 de abril de 2006, que aprova a Estrutura Regimental e o
Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Grupo-Direção e Assessoramento
Superiores - DAS e das Funções Gratificadas do Comando do Exército, do Ministério
da Defesa. Brasília, DF, 2008a.
______. Decreto nº 6.223, de 04 de outubro de 2007. Aprova a Estrutura Regimental
e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Grupo-Direção e
Assessoramento Superiores - DAS, das Funções Gratificadas - FG, das Gratificações
de Exercício em Cargo de Confiança, das Gratificações de Representação pelo
Exercício de Função e das Gratificações de Representação - GR do Ministério da
Defesa, altera o Decreto nº 3.564, de 17 de agosto de 2000, que dispõe sobre a
estrutura e o funcionamento do Conselho de Aviação Civil - CONAC, e dá outras
providências. Brasília, DF, 2007b.
______. Decreto nº 5.751, de 12 de abril de 2006. Aprova a Estrutura Regimental e o
Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Grupo-Direção e Assessoramento
Superiores - DAS e das Funções Gratificadas do Comando do Exército do Ministério
da Defesa, e dá outras providências.
______. Decreto nº 4.304, de 16 de julho de 2002. Altera dispositivos do Decreto nº
3.591, de 6 de setembro de 2000, que dispõe sobre o sistema de Controle Interno do
Poder Executivo Federal e dá outras providências. Brasília, DF, 2002b.
______. Decreto nº 4.177, de 28 de março de 2002. Transfere para a CorregedoriaGeral da União as competências e as unidades administrativas da Casa Civil da
Presidência da República e do Ministério da Justiça que especifica e dá outras
providências. Brasília, DF, 2002a.
______. Decreto n.º 3.591, de 6 Set 2000. Dispõe sobre o Sistema de Controle Interno
do Poder Executivo Federal e dá outras providências. Brasília, DF, 2000d.
______. Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000. Estabelece normas de
finanças Públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras
providências. Brasília, DF, 2000b.
______. Lei n.º 8.443, de 16 de julho de 1992. Dispõe sobre a Lei Orgânica do
Tribunal de Contas da União e dá outras providências.
58
______. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui normas gerais de direito
financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos
Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
______. Norma de Execução nº 1, de 23 de junho de 2001. Dispõe sobre habilitação
de senhas no SIAFI.
______. Portaria nº 448, de 26 de junho de 2008. Altera dispositivos do
Regulamento Interno e dos Serviços Gerais – R-1 (RISG), aprovado pela Portaria do
Comandante do Exército nº 816, de 19 de dezembro de 2003. Brasília, DF, 2008b.
______. Portaria nº 050, de 10 de fevereiro de 2003. Aprova o Regulamento das
Inspetorias de Contabilidade e Finanças do Exército (R-29). Brasília, DF, 2003a.
______. Portaria nº 006-SEF, de 22 de novembro de 2000. Aprova as normas para a
realização de tomada e prestação de contas anual e tomada de contas extraordinária.
Brasília, DF, 2000c.
______. Portaria nº 011-SEF, de 17 de outubro de 1995. Aprova as Normas para
Arquivamento e Destruição de Documentos Contábeis e Financeiros.
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CAVALHEIRO, Jader Branco; FLORES, Paulo César Flores, A organização do
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59
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PETER, Maria da Glória Arrais; MACHADO, Marcus Vinícius Veras. Manual de
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PINHO, Ruth de Carvalho de Santana. Fundamentos de Auditoria: auditoria
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SANCHES. Osvaldo Maldonado. Dicionário de orçamento, planejamento e áreas
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SECRETARIA
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controle
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outubro de 2007. Disciplina os procedimentos relativos ao registro das
Conformidades Contábil e de Registro de Gestão.
______. Instrução Normativa n.º 3, de 23 de maio de 2001, que aprova o Manual do
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal.
______. Instrução Normativa n.º 1, de 6 de abril de 2001. Aprova o Manual do
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal.
______. Instrução Normativa Conjunta nº 4, de 10 de maio de 2000. Disciplina
procedimentos e prazos para o arquivamento de documentos e registro de
conformidade (revogada pela IN nº 6/2007).
______. Instrução Normativa nº 16, de 20 de dezembro de 1991-DTN. Define
conceitos, diretrizes gerais e estabelece normas e procedimentos essenciais de
auditoria.
SUPREMO Tribunal Federal. Acórdãos. Acórdão TC-012.743/2006-8. Disponível
em:< http://contas.tcu.gov.br/portaltextual/PesquisaLivre>. Acesso em: 30 jul. 2008.
60
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO APLICADO
GUARNIÇÃO
MILITAR
DE
SALVADOR
COM
ADMNISTRATIVA
ÀS OM DA
AUTONOMIA
CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO
QUESTIONÁRIO
INTRODUÇÃO:
O PRESENTE QUESTIONÁRIO É DIRECIONADO AO ENCARREGADO DA CONFORMIDADE DOS
REGISTROS DE GESTÃO E TEM POR FINALIDADE CONHECER ASPECTOS DA EXECUÇÃO DESSA
CONFORMIDADE NA UG, BEM COMO VERIFICAR A RELEVÂNCIA DA ATIVIDADE PARA A
TRANSPARÊNCIA NA GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA.
OBJETIVO:
OS DADOS OBTIDOS NESTE QUESTIONÁRIO VISAM A ORIENTAR NA ELABORAÇÃO, PELO 1º
TEN AL 1028 JOÃO ANSELMO RIBEIRO DE SOUSA, DE TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO,
EXIGIDO NO CURSO DE FORMAÇÃO DE OFICIAIS DO QUADRO COMPLEMENTAR DO ANO DE 2008,
REALIZADO NA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO.
OM:__________________________________
1. Posto/Grad e Arma/Quadro/Serviço
_______________
2. Nível de instrução (favor especificar o curso)
__________________________________________________________________
3. O(a) Sr(a) possui curso/estágio na área de administração pública (com enfoque em
conhecimentos orçamentários, financeiros, patrimoniais ou contábeis)? Caso positivo,
favor citar o nome do curso/estágio.
_____________________________________________________________________
4. Há quanto tempo o(a) Sr(a) está na função de encarregado da conformidade dos
registros de gestão? Favor considerar também o tempo como encarregado da
conformidade de suporte documental, se for o caso (anterior à aprovação da IN nº 6,
de 31 Out 2007).
_____________________________________________________________________
5. O(a) Sr(a) desempenhou antes alguma função ligada diretamente à administração
orçamentária, financeira, patrimonial ou contábil? Caso positivo, favor citar a função.
61
_____________________________________________________________________
6. O(a) Sr(a) recebeu algum treinamento antes de assumir a função de encarregado da
conformidade dos registros de gestão?
_____________________________________________________________________
7. Caso a resposta acima tenha sido positiva, o(a) Sr(a) acha que o treinamento recebido
foi suficiente para o exercício da função? Favor comentar a sua resposta.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
8. O(a) Sr(a) acumula a funções na OM? Caso positivo, favor citar que função(ões)
acumula.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
9. Por que motivo o(a) Sr(a) acumula funções?
Insuficiência de efetivo
A OM não possui outro militar qualificado para a função
O volume de trabalho da conformidade é pouco e dá para conciliar com os
encargos da outra função
Outro motivo (favor especificar)________________________________________
Não acumula funções
10. Há um substituto formalmente designado responsável pela conformidade dos registros
de gestão? Qual a função que o mesmo exerce atualmente?
Sim (função atual)_________________________________________________
Não (motivo)_____________________________________________________
11. Segundo o Art 8º da IN nº 6, de 31 Out 2007, o encarregado da conformidade dos
registros de gestão não pode ter a função de emitir documentos. No entanto, a citada
IN não proíbe que tal encarregado acumule outra função diferente da de emissor de
documentos que serão objeto da verificação feita na conformidade. Baseado nesta
afirmação, o(a) Sr(a) acha que deveria ter algum dispositivo na legislação que vedasse
acumulação com qualquer outra função (favor comentar resposta)?
62
Sim_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Não_____________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
12. Em sua opinião, qual a intenção do legislador quando somou os encargos da
conformidade diária aos da conformidade de suporte documental, dando origem à
conformidade dos registros de gestão? [Caso ache pertinente, o(a) Sr(a) poderá marcar
mais de uma alternativa]
As atividades se confundiam e alocava recurso humano desnecessariamente
Concentrando as atividades em um só encarregado, o processo seria mais ágil
Outro motivo
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
13. O(a) Sr(a) acha que a junção dos encargos da conformidade diária com os da
conformidade de suporte documental facilitou, dificultou ou não alterou o trabalho do
encarregado? Favor comentar a resposta.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
14. O(a) Sr(a) acha que essas atividades deveriam se desmembrar e funcionarem conforme
era previsto na IN Conjunta nº 4, de 10 de maio de 2000, revogada pela IN nº 6, de 31
Out 2007?
Sim (favor justificar)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Não (favor justificar)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
63
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Outra sugestão
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
15. A atividade de conformidade dos registros de gestão na OM constitui uma seção à
parte ou funciona com uma carteira/subseção integrante de uma seção já existente?
Caso seja uma carteira/subseção, favor citar a seção à qual pertence.
_____________________________________________________________________
16. Segundo o Art. 3º da IN nº 6, de 31 Out 2007, o registro da Conformidade Contábil
compete a contabilista devidamente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade
(CRC). Considerando que a conformidade dos registros de gestão examina todo o
processo da despesa e, portanto, requer conhecimento específico, o que o(a) Sr(a)
acha, com relação à designação do encarregado da conformidade dos registros de
gestão?
Deveria ser adotado o procedimento do Art 3º acima citado.
A função não necessariamente deveria ser dada a contabilista registrado no CRC,
mas, pelo menos, a pessoal com curso/estágio na área de administração pública
(conhecimentos orçamentário, patrimonial, financeiro e contábil), aproveitando os
recursos humanos da OM que já possuíssem essa qualificação, independentemente de
ser Of, ST/Sgt ou Servidor Civil.
Deverá ser mantida a sistemática atual, conforme prevê o Art. 8º da IN nº 6, de 31
Out 2007.
Outro procedimento_________________________________________________
_____________________________________________________________________
17. O(a) Sr(a) acha que a conformidade dos registros de gestão contribui para a
transparência das contas públicas?
Muito
Pouco___________________________________________________
Nada____________________________________________________________
64
18. A seção tem mapeado o processo de execução da conformidade dos registros de
gestão?
Sim
Não
19. O(a) Sr(a) acha importante ter mapeados os procedimentos da execução da
conformidade dos registros de gestão ou, no mínimo, existir na seção um fluxograma
da atividade?
Sim
Não