Mediterrâneo Eventos
24/07/2003
Conteúdo do Treinamento
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Apresentação do sistema
Módulo de Infra-Estrutura
Vendas
Programação
Realização
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Apresentação do sistema
• Sistema administrativo
– Controle das operações do buffet
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Controle de alocação
Clientes
Eventos
Cardápios
Recursos Humanos
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Apresentação do sistema
• Sistema WEB
– Executado na Internet
– Pode ser acessado de qualquer ponto do planeta
• Requer:
– Microcomputador conectado à Internet
– Navegador ( Browse ) – Internet Explorer
– Permissão de acesso
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Apresentação do sistema
• Uso do sistema
– Simplicidade => requer apenas conhecimentos de
uso da Internet
– Eficiência => contempla as principais tarefas para a
gestão de eventos do buffet
– Confiabilidade => por utilizar tecnologia de ponta, é
um sistema bastante confiável quanto ao
armazenamento e recuperação de informações.
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Estrutura do sistema
• Estruturado em:
–
–
–
–
–
–
–
–
Infra-Estrutura
Agenda
Vendas
Programação
Realização
Gerenciais
Usuários
Ajuda
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Módulo de Infra-Estrutura
• Define os cadastros fundamentais do sistema.
• São eles:
–
–
–
–
–
–
–
–
Empresas
Representantes
Salões
Eventos
Produtos
Fornecedores
Tipos
Pagamentos
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Módulo de Infra-Estrutura
• Neste módulo são cadastrados os elementos que serão
utilizados para o cadastramento de eventos.
• Na execução do sistema pelas áreas é necessário que
todos os dados de infra-estrutura já estejam definidos
previamente para o uso junto aos eventos.
• Salvo os Recursos Humanos que requerem
características particulares de confidencialidade, todos
os demais cadastros consistem de infra-estrutura.
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Módulo de Infra-Estrutura
• Processo de cadastramento e manutenção
– O sistema garante o mesmo padrão para quase todas
as interfaces e consiste de:
• Página de consulta
• Página de atividade
– Cadastros
– Consultas
– A seguir veremos como o processo funciona
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24/07/2003
24/07/2003
24/07/2003
Processo de Cadastramento
• Em todas as interfaces do sistema o processo de
cadastramento é padronizado, salvo àquelas
particulares.
• A seguir veremos como INCLUIR UMA NOVA
FORMA DE PAGAMENTO e como ALTERAR
UMA FORMA DE PAGAMENTO.
• O procedimento será o mesmo para todas as
demais operações de Infra-estrutura.
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Cadastrar Forma de Pagamento
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•
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1. Localizar a opção no menu
2. Selecionar a opção
3. Escolher a operação NOVO
4. Cadastrar a nova informação
5. Salvar os dados informados
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1.Localizar
24/07/2003
2.Selecionar a opção
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3.Escolher a operação NOVO
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4 e 5 Cadastrar e Salvar
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Operações de manutenção
• É importante ressaltar que na página de consulta
o operador tem 4 (quatro) operações possíveis
sobre os dados do processo em questão:
 Novo
 Alterar
 Remover
 Consultar
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Operações de manutenção
• É importante saber que todas as operações de
infra-estrutura já devem estar prontas antes de
iniciar o processo de venda.
• Questões como:
– Falta de produto cadastrado, cardápio incompleto,
evento não cadastrado e outros são questões de
infra-estrutura e devem ser devidamente
cadastrados.
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Agenda
• A agenda é o módulo fundamental para o processo de
vendas, pois é nela que todas as operações de
atendimento são executadas.
• As operações de atendimento consistem de:
–
–
–
–
Verificar ocupação numa data determinada
Criar uma pendência numa data e salão para um cliente
Incluir um evento numa data e salão para um cliente
Conhecer a ocupação numa data e salão, determinando o tipo
desta, se pré-reservado ou contratado
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Agenda
• Para acessar o módulo de Agenda basta o
usuário localizar a opção no menu do sistema e
selecionar a opção desejada.
• No menu temos:
– Consultar datas
– Agendar Evento
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Agenda – Consultar Datas
• Com esta opção o usuário tem a agenda com
foco na data, ou seja, poderá verificar as
ocupações dos salões independente do cliente.
• Esta é a opção recomendada para o atendimento
pois permite a inclusão dos dados do cliente de
imediato na mesma página.
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Agenda – Consultar Datas
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Agenda – Consultar Datas
• Operações disponíveis
– Navegar no calendário
• Clicando no objeto calendário
• Informando uma data específica
–
–
–
–
Consultar os salões
Obter informações descritivas dos salões
Visualizar fotos, videos e mapa de localização dos salões
Número de eventos pré-reservados e contratados por horário,
bem como as informações sobre a ocupação, tais como tipo
do evento, nome do cliente, valor do evento e quem o
cadastrou.
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Vendas
• O processo de venda tem como ferramenta
essencial a AGENDA, todavia outras páginas
são utilizadas para dar suporte ao processo após
a inclusão do evento no sistema.
• São elas: Consulta Eventos, Acerto de Detalhes
e Enviar EMail, todos para auxilio em etapas
seguintes à contratação.
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Vendas
• Para um melhor entendimento dos processos
contemplados no sistema veremos a partir deste
ponto uma série de perguntas tendendo ao
conhecimento das tarefas de vendas.
• As perguntas buscarão ilustrar todo o processo
envolvido no cadastramento de um evento no
sistema.
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Vendas
• 1.) Como consultar as ocupações dos salões?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 2.) Como consultar as ocupações em uma data
específica?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 3.) O que são espécies de ocupações dos salões
e como identifica-las?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 4.) Como localizar o evento de um cliente
determinado?
• Foco na data
• Foco no cliente
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Vendas
• 5.) Como agendar uma festa?
– Caminho lógico
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Vendas
• 6.) Como cadastrar uma pré-reserva?
– Caminho lógico
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Vendas
• 7.) Como cadastrar um cliente?
– Caminho lógico
24/07/2003
Vendas
• 8.) Como registrar o evento?
– Caminho lógico
24/07/2003
Vendas
• 9.) Como incluir o cardápio?
– Caminho lógico
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Vendas
• 10.) Como alterar o preço do cardápio ou dar
itens em cortesia?
– Caminho lógico
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Vendas
• 11.) O que é status de um evento?
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Vendas
• 12.) Até que momento os dados de um evento
podem ser modificados através do módulo de
Agenda?
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Vendas
• 13.) Qual o procedimento para gerar um
contrato para um evento?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 14.) Quando um contrato está completo e pronto
para a emissão?
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Vendas
• 15.) Como cadastrar os cheques dos
pagamentos de um evento?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 16.) Como fazer ajustes no cardápio escolhido
para um evento?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 17.) Como fazer ajustes no termo do contrato?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 18.) Como localizar o contrato de um evento?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 19.) Como localizar o evento de um cliente?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 20.) É possível a emissão dos itens do cardápio
para um evento? Como?
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Vendas
• Eventuais operações poderão ocorrer além das
aqui elencadas, todavia, uma vez respondidas e
executadas estas tarefas temos um evento
devidamente cadastrado e contratado, pronto
para as etapas seguintes de processamento.
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Programação
• A programação do evento consiste de três
etapas a saber:
– Acerto de detalhes junto ao cliente, podendo haver
inclusão de novos itens tais como: som, filmagem,
decoração, locação de veículo e outros, que
chamaremos apenas de Acerto de Detalhes.
– Programação de Recursos Humanos
– Programação de Alimentos
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Programação – Acerto de Detalhes
• Consiste de um questionário cujas respostas
implicam nas adequações sobre os serviços a serem
prestados.
• As perguntas são cadastradas no módulo de infraestrutura e são estruturadas em grupos para facilitar
a emissão de relatório próprio para quem de
destino. A figura a seguir ilustra o questionário.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• Para executar a programação do Acerto de
Detalhes o operador deverá seguir os passos:
– Menu Vendas
– Eventos
– Acerto de Detalhes
• A figura a seguir mostra o caminho
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• Uma vez selecionado o caminho conforme
figura anterior, o operador será conduzido a
uma página para selecionar o evento a ser
programado.
• Para acesso ao evento o operador deverá
conhecer a data de realização do evento ou a
data de fechamento e informa-la conforme
figura a seguir.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• Conforme a figura observe que foram informadas as
datas do mês inteiro de agosto de 2004, e o sistema
exibiu todos os eventos cadastrados neste intervalo.
• Para a programação basta clicar na figura VERDE de
seleção para a linha que contenha o evento desejado.
• Observe que somente os eventos contratados são
exibidos, ou seja, o sistema não considera para este fim
as pré-reservas.
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Programação – Acerto de Detalhes
• Uma vez selecionado o evento, o sistema exibirá duas
novas páginas, uma para a resposta ao questionário
com os ajustes nos serviços, outra para a aquisição de
novos produtos.
• Os produtos poderão ser alimentos, filmagens, som,
locação de veículo e fundamentalmente AUMENTO
no número de pessoas.
• É importante saber que todos os produtos aqui
adicionados implicam na criação de adendos
contratuais para o evento, e um termo de contrato
aditivo será emitido e armazenado no sistema.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• A inclusão de novos produtos no evento poderá
ocorrer em vários momentos, assim, o sistema
guardará cada uma das novas inclusões, bem
como gerará e armazenará cada um dos novos
aditivos contratuais.
• A figura a seguir ilustra o processo de inclusão
de novos produtos.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• Ao clicar no botão VERDE de seleção, o operador
poderá executar manutenção nos produtos, tais como
inclusão de novos, exclusão ou alteração de
quantidades, todavia isso só é possível enquanto não
foi fechado o adendo contratual.
• Se houver necessidade de novas inclusões após o
adendo gerado, uma nova entrada deverá ser gerada,
bastando para isso clicar no botão NOVO, que exibirá
uma página conforme figura seguinte.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• Conforme a figura temos um formulário para inclusão de
produtos, bem como com a saída para a geração do aditivo
contratual.
• Para incluir os produtos basta clicar em NOVO e selecionar o
produto desejado, informando em seguida as quantidades
desejadas, clicando ao final no botão SALVAR.
• Após clicar no botão SALVAR uma grade será exibida com os
produtos já incluidos, permitindo contudo que seja dada
manutenção nos dados, tais como: Alteração ou Exclusão,
conforme pode ser visto na figura seguinte.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• É importante ressaltar que na página temos dois botões
demasiadamente importantes, um ligado a atualização
de totais após a informação do desconto concedido e
outro que permitirá a geração do adendo contratual.
• As informações sobre os pagamentos serão todas feitas
na geração do adendo contratual e o processo é
idêntico ao do fechamento de um evento, conforme
veremos no exercício de fixação.
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• A seguir faremos um questionário com as
principais tarefas ligadas ao Acerto de Detalhes
dos eventos.
• As perguntas buscam ilustrar o processo
abordado pelo sistema em momentos diversos
antes da realização do evento
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 1.) Como incluir um detalhe a ser utilizado nos
eventos?
– Caminho lógico:
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 2.) Como acessar um evento para acerto de
detalhes?
– Caminho lógico:
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 3.) Como preparar os detalhes para um evento?
– Caminho lógico
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 4.) Como adicionar produtos a um evento?
– Caminho lógico:
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 5.) Qual o procedimento para aumentar o
número de pessoas em um evento?
– Caminho lógico:
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 6.) Após o primeiro acerto de detalhes é
possível incluir novos produtos ou aumentar o
número de pessoas do evento? Como fazer?
– Caminho lógico:
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 7.) Como gerar um aditivo contratual?
– Caminho lógico:
24/07/2003
Programação – Acerto de Detalhes
• 8.) É possível mais de um aditivo contratual
para um evento?
24/07/2003
Programação – RH
• O sistema conta com um cadastro dos recursos
humanos a serem designados para os eventos,
bem como de uma tabela de distribuição em
razão do tipo de serviço e número de pessoas.
• Assim, é possível com base nos RHs
cadastrados promovermos uma distribuição para
uma lista de eventos previamente selecionada.
24/07/2003
Programação – RH
• Com relação aos RHs o sistema permite:
–
–
–
–
–
Cadastramento dos dados pessoais e profissionais
Controle de sua avaliação profissional
Controle de agendamento para os eventos
Emissão de relatório da escala do RH
Substituição em eventos
24/07/2003
Programação – Alimentos
• O sistema permite a emissão de relatórios
contendo as quantidades necessárias para todos
os produtos ligados aos eventos selecionados.
• Os relatórios podem ser emitidos em formato
fixo ( previamente definidos ) ou pode ser
dinâmico, utilizando o recurso de planilha
dinâmica do software MS-Excel que poderá ser
visto de várias formas distintas.
24/07/2003
Realização
• Para acompanhamento da realização dos
eventos o sistema permite os seguintes
processos:
–
–
–
–
Controle de Entrada e Saída dos RHs
Acerto de Final de Evento
Pesquisa de satisfação do cliente
Pagamento dos RHs
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Realização – Entrada e Saída
• Neste módulo o profissional responsável pelo
salão tomará o ponto de entrada dos
funcionários envolvidos no evento, bem como a
administração poderá a qualquer tempo
administrar os RHs envolvidos nos diversos
eventos dos diversos salões.
• A página a seguir ilustra o procedimento
24/07/2003
Realização – Entrada e Saída
24/07/2003
Realização – Entrada e Saída
• É importante lembrar que futuramente a tomada
do ponto dos funcionários nos salões será feita
mediante leitura eletrônica integrada ao sistema.
24/07/2003
Realização – Acerto de Final de Evento
• O acerto de final de evento consiste no
cadastramento dos adicionais ocorridos na
realização. O sistema permite o cadastramento
de tais adicionais, bem como emite um recibo
discriminando as ocorrências.
• A figura a seguir ilustra o formulário a ser
preenchido.
24/07/2003
Realização – Acerto de Final de Evento
24/07/2003
Realização – Acerto de Final de Evento
• No acerto de final de evento são informados
tanto os produtos consumidos, como outras
ocorrências que será cobrada, bem como as
informações sobre o pagamento.
24/07/2003
Gerenciais
• Neste módulo temos as tarefas de caráter
gerencial do sistema, tais como:
–
–
–
–
Definição de normas gerais dos salões
Controle de cheques pré-datados
Upload de modelo de termo de contrato
Consulta ao log de atividades dos usuários
24/07/2003
Usuário
• O sistema é dotado de um controle preciso de todas as
atividades ou tarefas desenvolvidas, estas vinculadas
aos usuários.
• Assim, para acesso ao sistema deve-se ter um cadastro
neste módulo, bem como a administração do Buffet
Mediterrâneo definirá um perfil para o acesso. Desta
feita cada usuário poderá acessar àquilo que lhe for
definido como permitido.
• Como o sistema grava todas as atividades do usuário
junto ao sistema, é muito importante que você não
divulgue seu LOGIN e SENHA para terceiros.
24/07/2003
Ajuda
• O sistema é dotado de um manual on-line que
poderá ser consultado sempre que houverem
dúvidas a serem esclarecidas ou o usuário
desejar conhecer mais sobre os processos do
sistema.
• Para acesso ao manual basta clicar na opção
AJUDA do menu principal do sistema.
24/07/2003
Avaliação
• 1.) Criar uma pré-reserva para um casamento a ser
realizado em 18/10/2005, para 130 pessoas em salão da
Zona Norte. O cliente deverá ter um nome escolhido a
sua vontade e o cardápio será um coquetel básico.
• 2.) Tomando o evento anterior elaborar o contrato,
firmando para tal o pagamento em 5 parcelas de 30
dias entre parcelas, pagas com cheques de um único
emitente.
• 3.) Imprimir o termo do contrato com o respectivo
cardápio.
24/07/2003
Encerramento
• Caso haja alguma dúvida sobre a operação do
sistema recomenda-se sempre uma consulta a
AJUDA on line, seguida de uma leitura da
documentação impressa.
• Tenham todos um bom trabalho
24/07/2003
OBRIGADO!
24/07/2003