Planejamento
Estratégico nos Órgãos
Públicos
Marianela Armijo
ILPES-CEPAL
Curso-seminário
“Políticas orçamentárias e gestão pública por
resultados”
Brasilia, Outubro de 2006
Estructura da Apresentação
1. Planejamento Estratégico e
Nova Gerência Pública
2. Visão e Missão Institucional
3. Definição de objetivos
estratégicos
4. Definiçao de metas
5. Definiçao de indicadores
Pilares do Modelo de Gestão
Burocrático-Tradicional(*)
controle dos
cumprimento
insumos (número detalhado de
de servidores
normas e
públicos, gastos procedimentos
autorizados, etc.)
definidos
centralmente
(*) Presentación J. Cristóbal Bonnefoy. Brasilia 2005
logros de
produtos
(número de
inspeções,
moradias ou
atendimentos)
A partir da experiência, em qué consiste
“Nova Gerência Pública”?
(New Public Management)
• A “Nova Gerência Pública” procura
transladar a cultura de orientação aos
resultados às organizaçôes do setor
público mediante a introdução de
algumas reformas estructurais na
gestão.
(*) Presentación J. Cristóbal Bonnefoy. Brasilia 2005
Pilares do Modelo de Gestão
de Nova Gerência Pública
Medição de
Resultados
Dimensiones
Qualitativas da
Gestão
Participação
Cidadã e
Transparência
Cidadãos podem
avaliar qualidade,
quantidade e
oportunidade dos
bens e serviços
recebidos
(*) Presentación J. Cristóbal Bonnefoy. Brasilia 2005
Usos do PE no âmbito publico
(*)
• Como antecedente para a programação –
formulação orçamentária e Rendição de
Contas a nível de governo estadual e local:
– Chile (Definições Estratégicas-Produtosusuários)
– Uruguai (Planes de Gestão como base para
o orçamento)
– Estados Unidos (Orçamento)
– Costa Rica
– A maior parte dos países que estão
avançando para um orçamento mais
informada sobre desempenho
– Orçamentos participativos
Estructura da Apresentação
1. Planejamento Estratégico e Nova
Gerência Pública
2. Visão e Missão Institucional
3. Definição de objetivos
estratégicos
4. Definición de metas
5. Definición de indicadores
Algumas reflexões sobre a utilidade do
Planejamento Estratégico
• Alicia:¿Que caminho devo eleger?
• Gato: ¡Isso depende do lugar onde vás¡
• Alicia: Não sei para onde vou
• Gato: ¡Então não importa qual caminho
deves tomar¡
Lewis Carrol: Alicia no País das Maravilhas
A medição do desempenho é
parte de um longo processo de planejamento
Missão
Medidas de
Desempenho
Objetivos
Quem somos
ou que fazemos
Como sabemos
que chegamos
Onde
queremos ir
Cómo podemos
chegar
Estratégias
Planejamento Estratégico
e Controle de Gestão
Planejamento
estratégico
Controle de
Gestão
Controle de
atividades
Planejamento Estratégico
“Processo que se segue para determinar as
metas de uma organização e as estratégias que
permitirão atingí-las”
O Planejamento estratégico fixa os limites dentro
dos quais tem lugar o controle e avaliação de
gestão
Estratégias
“Diretrizes que ajudam a eleger as
ações adequadas para
atingir as metas da organização”
Proporcionam uma base para a tomada de decisões
respeito dos cursos de ação propostos
Constituem um meio
para estabelecer o
PROPÓSITO
ORGANIZACIONAL em
termos de:
OBJETIVOS
PROGRAMAS DE ACCION
PRIORIDADES NA CONCESSAO DE
RECURSOS
Planejamento Estratégico como Base
Metodologica do Plano de Gestão
PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO
QUE SE FAZE NUM FUTURO
PRÓXIMO PARA CONSEGUIR Os
RESULTADOS COM O MAXIMO
DE EFICIÊNCIA, EFICÁCIA,
QUALIDADE
PRODUTOS
MISSÃO
USUÁRIOS
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
PARA QUE EXISTE A
ORGANIZAÇÃO
METAS
PROPOSITO FUNDAMENTAL
INDICADORES
PARA QUEM
COMO
Ciclo de controle de gestão
PLANEJAMENTEO
ESTRATÉGICO
EVALUACION
Revisión de
presupuestos y
programas
PRESUPUESTO
Consideração de
novos produtos e
usuários
METAS / PROGRAMACION
Medidas
correctivas
EJECUCION
(*) Adaptado de Figura:As quatro etapas do controle de gestão.
Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed.
Deusto. 1998
Esquema do Processo de Planejamento
Estratégico
VISÃO
ANALISE
EXTERNO
Fatores
Institucionais
Econômicos
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
Estrutura
Processos
AREAS FINQUES
DE DESEMPENHO
Funciones
Recursos
Tecnológicos
Marco
Orçamentário
ANALISE
INTERNO:
METAS
PROGRAMAS, PLANES,
PROJETOS
INDICADORES
Fortalezas e debilidades
Ameaças /Oportunidades
MISSÃO
Visão
Valores e princípios da organização que
orienta e dar o marco para o acionar de
seu propósito, imagem objetivo.
“Ser a institucion de segurança social do
estado, ágil, eficiente e proactiva, focalizada
na atenção/ de seus usuários e com uma
presença marcante na comunidade”
Instituto de Normalização Previdenciária
Perguntas Orientadoras para
a Definição da Missão
1. Para que existe o Instituição/Programa?
2. Quais são os principais produtos que gera?
3. Quais são os usuários externos e internos?
4. Podem outros oferecer os mesmos
produtos/serviços?
5. Qual é a especificidade do Instituição/
programa?
6. Qual é a público-alvo e a cobertura atual?
7. Cuales a percepção da equipe diretiva e qual dos
servidores públicos respeito do Instituiçã/
programa?
Missão
“Serviço público de caráter permanente que
assessora ao Ministro de Defesa Nacional Executa e
Tramita - através da administração de informação matérias de ordem legal, regulamentar,
administrativa, orçamentária e previdenciaria do
setor ativo e passivo do Exército e organismos
dependentes desta Secretaria de Estado”
Assim mesmo, coordena o estudo e trâmite de
matérias comuns às cinco Subsecretarias do
Ministério de Defesa Nacional .
Subsecretaria de Guerra.
Missão Institucional
Secretaria da Moradia
• O SERVIU da Região de Aysén tem como
missão contribuir a melhorar a qualidade de
vida da população regional, através da
materialização de Planes e Programas
propostos pela Secretaria Regional de
Moradia e Urbanismo, gerando igualdade de
oportunidades que permitam aceder a uma
moradia apropriada para a climática local e
cidades mais seguras e equitativas para a
comunidade de nossa região, focalizando
nosso trabalho no setor mais carente e de
escassos recursos.
Missão Institucional Ministério
da Agricultura, Pecuária e
Abastecimento (MAPA)
Formular e implementar as políticas
para o desenvolvimento do
agronegocios integrando os aspectos
de mercado, tecnológicos,
organizacionais e ambientais, para o
atendimento dos consumidores do
País e do exterior, promovendo a
segurança alimentar, a geração de
renda e emprego, a redução das
desigualdades e a inclusão social.
Missão Institucional Ministério da
Agricultura, Pecuária e Abastecimento
1. Políticas para o desenvolvimento do
agronegocios
2. Aspectos de mercado, tecnológicos,
organizacionais e ambientais,
3. Atendimento dos consumidores do País e
do exterior,
4. Promovendo a segurança alimentar
5. A geração de renda e emprego
6. A redução das desigualdades e a inclusão
social
O valor de uma organização não se limita ao
valor operativo da MISION ATUAL
¿Serão necessárias
estas funções e
estes produtos?
Aspectos a considerar na
declaração da Missão
• Nível de concretização ou abstração:
Exemplos:
“Humanizar o trato aos jovens” Departamento
Juvenil de Massachusetts. USA
“Redução da contaminação” Departamento
Médio Ambiental. USA
Risco implícito nos compromissos assumidos:
¿Como se rende de contas dos resultados
comprometidos?
Utilidade de uma “boa” declaração de
Missão
• Estabelecem o marco que justifica a
intervenção pública no âmbito de
responsabilidade
• Capacidade de manter o foco diretivo no
importante
• Conseguir encaminhar os apoios políticos e
capacidades administrativas da instituição
• Mostrar aos grupos de interesse a criação de
valor público esperado
ANALISIS DE PRODUTOS PRINCIPAIS/RELEVANTES/
ESTRATÉGICOS
Principal bem ou serviço que a instituição
proporciona diretamente a um usuário
externo
Tangibilidad ou intangibilidade
Prioridade Estratégica: relacionado com o mandato legal, as
prioridades de governo, as prioridades institucionais.
Demanda dos usuários: contínua, sistemática, permanente,
cativa.
Número de transações
Recursos que se consomem em sua geração (percentagem do
orçamento destinado à provisão do serviço) ou de recursos
humanos (percentagem de servidores públicos afetados à
provisão do serviço
ANALISIS DE PRODUTOS PRINCIPAIS/RELEVANTES/
ESTRATÉGICOS
• Servicios “pagados”: tarifas por certificados
• Servicios no pagados: fiscalizaciones,
informaciones
• Financiamiento de los servicios
(autofinanciado, presupuesto nacional)
ANALISIS DE PRODUTOS INTERMÉDIOS
Produtos intermédios dirigidos a
clientes/usuários internos/externos da
instituição:
•
Relação com os usuários externos da instituição
•
Importância no processo produtivo general Recursos
consumidos para a provisão do serviço (financeiros,
recursos humanos, etc)
•
Requerimentos de serviços das outras unidades da
organização: rapidez, oportunidade, precisão
•
Quem mais provê o serviço/ produto na instituição
Análisis de Usuarios/Clientes
Principal
• Receptor direto dos serviços/produtos
• Quem tem acesso aos serviços a traves de um
trato direto com os provedores destes
• A través da experiência direta do serviço ou
transação o usuário avalia seu grau de
satisfação na entrega do serviço
Análisis de Usuarios/Clientes
Interno
• Area/servidor público que depende do
trabalhorealizado pelo outro
• Idéia integrada de gestion orientada ao serviço e
satisfaccion ao usuário
• Nível de satisfaccion de cliente interno
comofator critico para o lucro de qualidade dos
serviçosdirigidos para clientes externos
PRODUTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOSBENFICIÁRIOS
Número
Produto Estratégico
Clientes/ Usuários /Beneficiários
Famílias e/ou pobladores de escassos recursos (1er ao
3er decil) que não possuem moradias
Famílias que vivem em condições de chegados ou
arrendatários
Descapacitados
Adulto maior
Organizações Comunitárias.
1
Subsídios habitacionais
Corporações.
Fundações que representam populações de escassos
recursos.
Famílias de cidades que vivem em condições de
chegados ou arrendatários.
Fundações que representem populações de escassos
recursos
Famílias e/ou pobladores de setores pobres e médios (4º
ao 6º decil) que não possuem moradias
Famílias e/ou pobladores de setores emergentes meios
(7º ao 8º decil) que não possuem moradias
PRODUTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOSBENFICIÁRIOS
Número
Produto Estratégico
Clientes/ Usuários /Beneficiários
Famílias e/ou pobladores de escassos
recursos (1er ao 3er decil) que não
possuem moradias
Famílias que vivem em condições de
chegados ou arrendatários
2
Moradias
Descapacitados Adulto maior Famílias de
cidades que vivem em condições de
chegados ou arrendatários.
Famílias e/ou pobladores de setores pobres
e médios (4º ao 6º decil) que não possuem
moradias
Famílias e/ou pobladores de setores
emergentes meios (7º ao 8º decil) que não
possuem moradias
PRODUTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOSBENFICIÁRIOS
Número
Produto Estratégico
Clientes/ Usuários /Beneficiários
Habitantes de Condomínios de Moradia
Sociais que postulam a programas de
condomínios
Organizações Comunitárias.
3
Obras Urbanas e Concursables
Corporações. Fundações que representam
populações de escassos recursos.
Usuários de ruas urbanas da região
Intendencias, Governos Regionais, Governos
Estaduais e Municipalidades
Estructura da Apresentação
1. Planejamento Estratégico e Nova
Gerência Pública
2. Visão e Missão Institucional
3. Definição de objetivos de
gestão
4. Laboratório PE: Definição de
objetivos de gestão
Objetivos Estratégicos
São conquistas que a organização persegue num prazo determinado.
Estes devem ser coerentes com a missão e orientações das políticas
ministeriais
A definição dos objetivos permitirá selecionar as atividades
prioritárias para o melhoramento da organização e aproveitar as
vantagens.
Os objetivos estratégicos surgem como resposta a uma pregunta essencial:
Que devemos conseguir no curto, médio e longo prazo, para ter um
acionar coerente com a missão?
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Sua definição deve permitir identificar ações em
âmbitos de:
programação
processos
cobertura
qualidade
oportunidade do serviço, etc.
“Melhorar, ampliar, redesenhar, otimizar, atingir, gerar,
adequar”
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Otimizar a qualidade das obras definindo,
analisando e melhorando os processos
construtivos”
“Melhorar o atendimento ao usuário, reduzindo os
tempos de espera na tramitação e outorgamento
dos benefícios.”
“Promover o desenvolvimento pessoal e
profissional dos servidores públicos, sua motivação
e adesão para o serviços”
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Se fortalecerá a ação normativa, de controle, prevenção
e promoção de saúde”
“Se focalizará a assistência médica gratuita para os
setores de população indigentes e de escassos recursos”
“Se promoverá a reforma gradual de gestão das
prestações dos Hospitais Públicos, fundado através da
descentralização operativa
Ministério de Saúde Pública. Uruguai.
¿Que capacidade têm os diretores públicos
para estabelecer Objetivos Estratégicos?
Faculdades, flexibilidade
Recursos orçamentários
Apoio político
Entendimento do Ministro,
Usuários, Cidadania, etc...
METAS
 CONSTITUEM A EXPRESSÃO CONCRETA, QUANTIFICÁVEL, DOS
LOGROS QUE SE PLANEJAM ATINGIR NO ANO (Ou OUTRO
PERÍODO DE TEMPO) COM RELAÇÃO AO OBJETIVO E
PRODUTO IDENTIFICADO
 CONTÊM DECLARAÇÃO EXPLICITA DE NÍVEIS DE ACTIVIDADES
QUE SE QUER ATINGIR TÊM UM HORIZONTE LIMITADO DE
TEMPO
 TÊM UM HORIZONTE LIMITADO DE TEMPO
Objetivos Estratégicos
SERVIU de Aysén
Descrição
Priorizar a focalização de nossos produtos e serviços, na
população regional de escassos recursos, sem desatender outros
grupos demandantes do setor.
Avançar na superação do déficit habitacional, através da execução
e administração de Planes e Programas Habitacionais, orientandos
a satisfazer necessidades territoriais de nossos beneficiários.
Avançar na superação do déficit urbano, mediante a
materialização de projetos urbanos integrais e a recuperação do
patrimônio urbano, para que contribuam novos espaços públicos e
melhorem a qualidade de vida do habitante urbano.
REQUISITOS PARA A CONSTRUCCION DE
METAS
DEVEM TER UM COMPONENTE DE REALISMO: QUE
POSSAM SER ATINGIDAS COM Os RECURSOS
HUMANOS E FINANCEIROS.
REQUISITOS PARA A CONSTRUCCION DE
METAS
 IMPLICA A GENERACION DE COMPROMISSOS
INTERNOS, PELO QUE SEU CUMPRIMENTO NÃO DEVE
DEPENDER DE OUTRAS ENTIDADES Ou FATORES
EXOGENOS
REQUISITOS PARA A CONSTRUCCION DE
METAS
 ABARCAR O CONJUNTO DE DIMENSÕES DA
GESTION: EFICIÊNCIA, EFICÁCIA,
QUALIDADE, ECONOMIA
Exemplos de Metas ambíguas e
adequadas
Metas ambíguas
•
•
•
•
Melhoremos o sistema de tramitação de Queixas
Compraremos a maior quantidade de livros possíveis para as
escolas
Chegaremos a ter o melhor serviço de ônibus da região
Conseguiremos do que nossos usuários estejam completamente
satisfeitos com nossos serviços
Metas adequadas
•
•
•
Aumentar a um 10% a cobertura de beneficiários do Programa
Saúde para todo
Melhorar o tempo média de atendimento aos usuários, reduzindo
a 30 minutos o trâmite de iniciação de atividades comerciai
Aumentaremos o número de visitas às bibliotecas locais num
20% antes do 31 de Dezembro de 2006.
Lições Aprendidas (*)
1. Considerações para a aplicação da
planejamento estratégico em instituições
publicas.
2. Como utilizar o plano estratégico para que
seja útil numa instituiçõe publica?
3. Quem devem participar?
4. Cada quanto tempo deve fazer-se?
5. Consultora externa/recursos próprios?
6. Outras alternativas para apoiar a tomada de
decisões estratégicas?
Fatores Críticos na Implementação de
Processos de Planejamento Estratégico
(*)
1. Compromisso e liderança de diretores
2. Regularidade e continuidade na
aplicação
3. Internalización do PE nos processos
da instituição
4. Capacidade de desagregar os objetivos
estratégicos em metas concretas
monitoradas
Fatores Críticos na Implementação de
Processos de Planejamento Estratégico
(*)
5. Existência de uma unidade responsável
pelo controle de gestão e com direta
interação com a chefatura máxima da
instituição.
6. Profissionais capacitados nas técnicas de
gestão
(planejamento,
indicadores,
avaliação).
7. Tecnologias de informação (simples e
acessíveis) para associar o planejamento
estratégico ao controle de gestão.
Fatores Críticos na Implementação de
Processos de Planejamento Estratégico
(*)
8. Capacidade de retroalimentar aos níveis
diretivos (centros de responsabilidade) o
nível de conquistas de compromissos
atingidos e gerar ações corretivas.
9. Alinhar o planejamento estratégico ao ciclo
orçamentário e considerá-lo como insumo
para sua formulação.
10.Comunicação
dos
resultados
planejamento estratégico.
(*) Indicadores de desempeño en el sector público. Bonnefoy, J; Armijo M. ILPES 2005
do