Sistema de Controle de Solicitação de Desenvolvimento
Introdução
O presente documento descreverá de forma objetiva as principais operações para
abertura e consulta de uma solicitação ao Setor de Desenvolvimento da Engefoto. Este sistema
foi concebido para ser uma ferramenta auxiliar ao controle de qualidade do Setor de
Desenvolvimento e atender aos controles necessários para gerenciamento e gestão do setor.
Acessando o Sistema de Solicitação de Desenvolvimento
O sistema de solicitação de desenvolvimento está disponível na Intranet da Engefoto,
contudo este sistema só pode ser acesso pelos usuários previamente autorizados. Logo, o
sistema, apesar de disponível na Intranet da Engefoto, só irá permitir o acesso de determinados
usuários ou colaboradores, os quais possuem os devidos privilégios de acesso ao sistema. No
sistema de solicitação de desenvolvimento há três níveis de usuários que são: os clientes – que
possuem privilégios de criação, consultas e avaliação de uma solicitação, os administradores
que possuem privilégios totais sobre o sistema e de gestão da solicitação e os usuários de
consulta que apenas podem consultar uma solicitação caso possuam o número da mesma.
Apenas os colaboradores da Engefoto alocados no Setor de Desenvolvimento possuem
privilégios de administradores do sistema e o privilégio de cliente é atribuído a determinados
colaboradores da Engefoto.
Para utilizar o sistema de solicitação de desenvolvimento basta o usuário, através de um
navegador como o Internet Explorer, Google Chrome, Mozila dentre outros, digitar o endereço
http://intranet/intranet e na interface da Intranet da Engefoto acionar a opção Sistemas >
Solicitação ao Desenvolvimento. A figura 01 ilustra a disponibilização do endereço de acesso
ao sistema de solicitação ao desenvolvimento.
Figura 01 – Acesso ao Sistema pela Intranet
Para os usuários que se encontram fora do domínio Engefoto, ou seja, aqueles usuários
que não possuem acesso à Intranet e estão fora da sede da Engefoto, é possível acessar o
sistema
de
solicitação
de
desenvolvimento
através
do
endereço
https://sistemas.engefoto.com.br/ disponível na Internet. Este endereço irá abrir uma página de
acesso a determinados sistemas e dentre eles está presente o sistema de solicitação de
desenvolvimento representado pelo endereço Solicitação ao Desenvolvimento, como mostra a
figura 02.
Figura 02 – Acesso ao Sistema pela Internet
Após acessar o sistema, por um dos endereços fornecidos, a interface de consulta às
solicitações surgirá e sobre esta os usuários poderão consultar uma solicitação criada
anteriormente ou efetuar o Login, que permitirá a criação ou avaliação de uma solicitação ao
Setor de Desenvolvimento. A figura 03 ilustra a interface de apresentação do sistema.
Figura 03 – Interface de consulta às solicitações
Na interface de apresentação inicial do sistema o usuário tem um menu de opções onde
podem ser encontradas as seguintes funções:
1. Consultar: este item de menu permite ao usuário retornar a página de consulta sempre
que for necessário. Quando o usuário estiver verificando o andamento de determinada
solicitação será necessário retornar para a página de consulta caso este usuário deseje
acompanhar outra solicitação de seu interesse;
2. Ajuda: este item de menu carrega para o usuário uma página com algumas explicações
sobre a operação do sistema;
3. Login: este item de menu permite a realização do acesso ao sistema para criação ou
avaliação de uma solicitação.
Consultando e Acompanhando uma solicitação
O usuário do sistema necessitará acompanhar o andamento de determinada solicitação e
para isto o usuário não precisa entrar no sistema com Login e Senha, basta que ele tenha o
número da solicitação, desta forma o acompanhamento da solicitação pode ser realizado por
um colaborador diferente daquele que abriu a solicitação. Para consultar e acompanhar o
andamento de uma solicitação o usuário precisa realizar os passos descritos a seguir.
•
Acessar o sistema pelo endereço Solicitação ao Desenvolvimento na página da Intranet
da Engefoto ou, quando estiver fora do domínio Engefoto, pelo o endereço externo
https://sistemas.engefoto.com.br/;
•
Informar o número da solicitação, na interface principal do sistema, e acionar o botão
Buscar;
Figura 04 – Interface de consulta às solicitações
•
Caso o número fornecido seja válido e existente no sistema, a solicitação
correspondente ao número informado será carregada na interface de consulta e todas as
descrições relativas à solicitação serão apresentadas. A figura 05 exemplifica a
demonstração das informações relativas a uma determinada solicitação;
Figura 05 – Interface de acompanhamento da solicitação
Figura 06 – Interface de acompanhamento da solicitação
•
Pela interface de acompanhamento da solicitação o usuário poderá verificar todos os
estados da solicitação, bem como o responsável, os prazos e demais providências dadas
à solicitação.
Um usuário do sistema, que possua privilégios de criação de solicitação e não seja um
colaborador do departamento de desenvolvimento, tem um atalho na sua barra de menu
denominado Minhas Solicitações o qual permite o usuário consultar a lista de solicitações que
ele possui, porém para ter acesso a este atalho é necessário que o usuário efetue o Login no
sistema. Para ter acesso à lista de solicitações fornecida pela opção Minhas Solicitações basta
executar os passos descritos a seguir.
•
Acessar o sistema pelo endereço Solicitação ao Desenvolvimento na página da Intranet
da Engefoto ou, quando estiver fora do domínio Engefoto, pelo o endereço externo
https://sistemas.engefoto.com.br/;
•
Acionar a opção Login no menu do sistema e na interface apresentada fornecer um
Login e uma Senha de autorização de acesso ao sistema válidos. A figura 08 ilustra a
interface de Login. Ao acionar o botão Login o sistema validará o usuário e a senha
fornecidos, caso o usuário e a senha sejam válidos a interface de apresentação do
sistema surgirá com novas funções de menu, como ilustra a figura 09;
Figura 07 – Comando para acesso à interface de login
Figura 08 - Interface de login
Figura 09 – Menus de opção de um usuário que efetuou Login
•
Após efetuar o Login basta acionar a opção Minhas Solicitações e uma lista, contendo
as solicitações do usuário, será apresentada.
Criando uma solicitação
Criar solicitações ao Setor de Desenvolvimento não é uma função aberta a todos os
colaboradores da Engefoto, apenas determinados colaboradores com prévia autorização têm
permissão para acessar o sistema e criar uma solicitação de desenvolvimento. Os passos para
criação de uma solicitação ao Desenvolvimento são os descritos a seguir.
•
Acessar o sistema pelo endereço Solicitação ao Desenvolvimento na página da Intranet
da Engefoto ou, quando estiver fora do domínio Engefoto, pelo o endereço externo
https://sistemas.engefoto.com.br/;
•
Acionar o opção Login no menu do sistema e na interface apresentada fornecer um
Login e uma Senha de autorização de acesso ao sistema válidos. A figura 11 ilustra a
interface de Login. Ao acionar o botão Login o sistema validará o usuário e a senha
fornecidos, caso o usuário e a senha sejam válidos a interface de apresentação do
sistema surgirá com novas funções de menu, como ilustra a figura 12;
Figura 10 – Comando para acesso à interface de login
Figura 11 - Interface de login
Figura 12 - Interface de criação de uma solicitação
•
Após efetuar o Login, o sistema ilustrará a interface de criação de uma nova solicitação
na qual o usuário poderá descrever todas as informações requeridas para abertura da
solicitação. Para encaminhar a solicitação para o desenvolvimento os seguintes dados
devem ser fornecidos:
o Solicitante: campo preenchido automaticamente como o nome do usuário;
o E-mail do solicitante: campo de preenchimento automático com o e-mail do
solicitante;
o Projeto/obra: fornecimento do número da obra na qual a solicitação será tratada.
O usuário tem que fornecer exatamente em qual projeto/obra a solicitação será
empregada ou em que projeto/obra a solicitação foi requerida;
o Área de concentração: a Engefoto possui três áreas de concentração:
Administração, Geomática e Transporte. O usuário tem que fornecer para qual
que área de concentração a solicitação será criada;
o Urgência: esta opção será fornecida pelo usuário e determinará a prioridade do
tratamento da solicitação, de acordo com a urgência o encarregado do
Desenvolvimento poderá prever com melhor precisão a ordem de atendimento
das solicitações. Porém, a urgência fornecida pelo usuário será tratada pelo
encarregado do Desenvolvimento e/ou analista de sistema o qual possui total
liberdade para redefinir – juntamente com o solicitante – a real importância da
urgência requerida. Os níveis de urgência são: Baixa, Normal, Alta e Muito
Alta. Para o setor de desenvolvimento estes níveis de urgência têm as seguintes
interpretações:
Baixa: o solicitante pode aguardar o início do tratamento da solicitação
por pelo menos sete dias úteis. A solicitação pode ficar em espera por
um prazo maior;
Normal: o solicitante pode aguardar o início do tratamento da solicitação
por pelo menos três dias úteis, o tratamento da solicitação pode ficar em
espera e a solicitação pode ser atendida dentro de um prazo médio
normal de resposta às solicitações pelo departamento;
Alta: o solicitante necessita de um atendimento imediato e o início da
solicitação deve ocorrer no máximo no dia seguinte ao da abertura da
mesma. Este nível de urgência caracteriza uma necessidade do usuário
não planejada ou não prevista no andamento do projeto e o departamento
de desenvolvimento atenderá o mais rápido possível a solicitação;
Muito Alta: o solicitante necessita com extrema urgência o início do
atendimento da solicitação e neste caso o tratamento da solicitação
deverá ocorrer no mesmo dia em que a solicitação for aberta.
o Data Pretendida: o usuário deverá fornecer a data que pretende receber a
primeira versão para testes da solicitação, esta data reflete a expectativa do
prazo de atendimento da solicitação. A partir desta data, da urgência e da
complexidade da solicitação, o responsável pelo atendimento definirá o real
prazo de execução e definirá a data de liberação da solicitação para testes;
o Tipo de Desenvolvimento: a partir desta versão do sistema, o usuário deve
indicar o tipo de desenvolvimento. Esta informação é necessária para facilitar o
direcionamento do atendimento dentro do departamento e melhorar o tempo e
início do tratamento da solicitação. O usuário deverá ter discernimento entre os
tipos de desenvolvimento que o departamento está preparado para atender, que
são os descritos abaixo:
Customização: o usuário deve optar por este tipo de desenvolvimento
quando for necessária a criação de funções que melhorem, aperfeiçoem
ou complementem as ferramentas de um software comercial, como o
AutoCAD, Microstation, Microsoft Word, Microsoft Excel, dentre
outros;
Desenvolvimento de Sistema: deve ser utilizada esta opção para o tipo de
desenvolvimento quando o usuário requerer a construção de um novo
software para atendimento de suas necessidades a qual representa a
criação de um sistema do tipo Desktop ou Web no qual todas as
funcionalidades serão criadas e implementadas pelo Setor de
Desenvolvimento;
Dúvida/Esclarecimento: esta opção será utilizada quando o usuário
deseja apenas sanar uma dúvida sobre algum software, sistema ou
aplicação com relação à instalação, funcionamento e operação dos
mesmos;
Suporte/Manutenção: o usuário selecionará esta opção quando necessitar
algum suporte sobre um software existente ou uma aplicação
desenvolvida pelo setor ou quando precisar realizar alguma manutenção
em bases de dados gerenciadas.
Outro: esta opção deve ser utilizada apenas quando o usuário não
conseguir enquadrar sua solicitação em algum tipo anteriormente
descrito.
o Justificativa de Desenvolvimento: neste item é necessário declarar ao setor qual
a necessidade que o usuário possui de modo que justifique o desenvolvimento
da solicitação. O usuário precisa prover informações de forma a declarar o
objetivo principal do desenvolvimento da solicitação, bem como justificar a
urgência do atendimento quanto esta for acima do normal;
o Descrição da solicitação: nesta opção o usuário irá descrever a solicitação dando
as características necessárias ao entendimento do problema de forma clara e
concisa, com esta descrição o setor de desenvolvimento iniciará o procedimento
de atendimento direcionando a solução conforme a descrição do problema;
o Arquivo exemplo: quando uma solicitação requerer um modelo ou um
detalhamento maior já realizado previamente pelo usuário, pode-se anexar à
solicitação um arquivo de até 3MB em qualquer formato. Esta opção não é
obrigatória e pode ficar em branco.
•
Após fornecer todas as informações requeridas para abertura de uma solicitação basta
acionar o botão Enviar Solicitação para que a mesma seja validada e, não havendo
inconsistência, aceita pelo sistema;
•
O sistema fornecerá um número para a solicitação e encaminhará através do e-mail do
usuário o resultado da abertura da solicitação contendo todas as informações fornecidas
e a numeração da solicitação para acompanhamento do atendimento. A figura 13 ilustra
o e-mail padrão de abertura da solicitação.
Depois de criada a solicitação o usuário poderá acompanhá-la pelo sistema através da
sua numeração e o sistema emitirá outros e-mails de avisos como, por exemplo, o e-mail de
testes do solicitante ou de avaliação da solicitação. Quando o responsável pela solicitação
colocar uma solicitação para testes o sistema emitirá um e-mail de aviso ao usuário para que
este fique sabendo que uma versão já se encontra disponível para teste. Ao encerrar um
atendimento de determinada solicitação o usuário receberá um aviso por e-mail para que ele
avalie o atendimento e feche o procedimento.
Figura 13 – Exemplificação do e-mail padrão de abertura de uma solicitação
Figura 14 – Exemplificação do e-mail padrão de aviso de solicitação disponível para avaliação
Avaliando uma solicitação
A nova versão do sistema proporciona ao usuário a realização de uma avaliação
bem como o fornecimento do resultado alcançado com o atendimento da solicitação
através da descrição da eficácia da solicitação. Quando uma solicitação for finalizada
pelo setor do desenvolvimento o sistema automaticamente enviará ao usuário, que abriu
a solicitação, um e-mail de aviso de avaliação. No e-mail do aviso de avaliação da
solicitação existirá um link que remeterá a uma página de avaliação da solicitação, que
deve ser respondida com o preenchimento de todas as informações.
Os passos necessários para realizar a avaliação de uma solicitação são os
descritos a seguir:
•
Ao finalizar uma solicitação o sistema encaminhará um e-mail de notificação
para realizar a avaliação da solicitação;
Figura 15 – Exemplificação do e-mail padrão de aviso de solicitação disponível para avaliação
•
Ao receber o e-mail de notificação de avaliação da solicitação basta o usuário
acionar o link que remeterá à página de avaliação, a qual primeiramente
solicitará o fornecimento de um usuário e senha válidos no sistema, pois apenas
os usuários que possuem permissão para abrir solicitações podem realizar a
avaliação. A figura 16 ilustra a interface de avaliação de uma solicitação;
•
Através da interface de avaliação da solicitação o usuário deverá responder aos
seguintes itens:
o Sua solicitação foi completamente atendida?
o Foi informado um prazo para atender a solicitação?
o O prazo fornecido foi satisfatório?
o As instruções recebidas foram claras e suficientes?
o Avalie o atendimento: trata-se da determinação de uma nota para o
atendimento prestado pelo Setor de Desenvolvimento. A nota de
atendimento está graduada de 1 a 5 sendo:
1: Ruim – para as solicitações que não atenderam às expectativas
e não atenderam nenhuma necessidade do usuário;
2: Regular – para as solicitações que não atenderam a todos os
requisitos sem uma justificativa ou não cumpriram o prazo de
entrega conforme planejamento;
3: Bom – a solicitação atendeu aos requisitos e o atendimento
seguiu o planejamento.
4: Muito Bom – a solicitação atendeu aos requisitos e superou as
expectativas do usuário quanto as funcionalidades, mas não
ocorreu uma antecipação no prazo de entrega.
5: Excelente - a solicitação atendeu aos requisitos, superou as
expectativas do usuário, os prazos foram antecipados, os
esclarecimentos e repasse das informações foram claras e
precisas.
A definição da nota de avaliação fica a critério de cada usuário e as
descrições
acima
são
apenas
exemplificações
de
critérios
de
diferenciação entre as notas.
o Justifique a avaliação: neste item o usuário irá descrever uma
justificativa para sua avaliação de forma argumentativa, esta justificativa
será avaliada e monitorada em cumprimento ao sistema de qualidade
juntamente com os indicadores do processo;
o Qual a eficácia da solicitação: para que o setor de desenvolvimento possa
determinar qual a vantagem que o usuário obteve com a solicitação é
necessário que o usuário descreva a eficácia da solicitação dentro do seu
processo ou atividade de forma clara e direta.
•
Após fornecer todas as informações da avaliação basta acionar o botão Enviar
Avaliar para confirmar a nota e finalizar o processo de atendimento. A figura 16
ilustra a interface de avaliação da solicitação.
Figura 16 – Interface da avaliação da solicitação
Considerações Finais
O sistema de controle de solicitações de desenvolvimento tem como principal objetivo
fornecer uma ferramenta de gestão das atividades praticadas pelo setor, todo o conjunto de
atividades praticado pelo Setor de Desenvolvimento é monitorado e controlado por este
sistema. Os indicadores do processo de desenvolvimento são mantidos pelo sistema e o correto
tratamento e manutenção destes dependem da utilização do sistema tanto pelos usuários quanto
pelos colaboradores do Desenvolvimento.
Para quaisquer esclarecimentos os usuários podem entrar em contato com os
administradores do sistema através do e-mail [email protected] ou pelos
ramais 4244, 4272 e 4243.