Oportunidades em Gestão Predial
SECRETARIA DE ESTADO
DA CASA CIVIL
Outubro 2010
Gestão de Facilities no Estado do Rio
ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO
Infra-estrutura: histórico precário X esforço de modernização
Projetos para período 2011/2014
Facilities no Governo do Rio: Desafios
Facilities no Governo do Rio: Oportunidades
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PILARES DE ATUAÇÃO
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MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO
Processos/
Estrutura
Reestruturação Organizacional
EGP-Rio
Sistema de Atos Oficiais
RH
Controles
Capacitação de servidores
Projetos Estruturantes
Treinamento de Secretarias e
Órgãos
Urbanização de Favelas
Infraestrutura
e TI
Rede Governo de Telefonia
Edifício Anexo
APERJ
Riosolidário
Depósito Público
E-DOFS
Convênios – Gestão
Rio Solidário
RPM Digital
Convênios – Adimplência
Brocoió
Planejamento de Convênios –
FIA
Palácio Guanabara
GED
Gestão Documental
Palácio Laranjeiras
Novo APERJ
Novo PROCON
Terceirização da frota
PECAM
Heliponto
PRONASCI
Informática
EGP-Rio na Internet
Telecomunicações
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Estrutura Organizacional
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
 Excesso de servidores, servidores sem função definida e servidores
com baixo índice de produtividade
 Revisão da estrutura da Casa Civil com o apoio da consultoria
PriceWaterhouseCoopers
 Estrutura racional com clareza das atribuições de cada área
PRINCIPAIS
GANHOS
 Redução de 125 cargos em comissão
 Revisão das competências individuais e das funções exercidas
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Sistema de Atos Oficiais do Executivo - SAOE
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Alto tempo gasto para recuperação do conteúdo dos Decretos/ Atos
 Consulta manual e altamente ineficiente
 Gestão de altos volumes de papel
AÇÃO
 Digitalização dos Decretos e implantação do SAOE
 Rápido acesso às informações (via web) tanto por servidores quanto
PRINCIPAIS
GANHOS
pela população
 Redução do manuseio de papéis
 Maior integridade dos documentos devido à sua digitalização
 Liberação de espaço físico
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e-DOFS
 Processo de envio de matérias para publicação no D.O. altamente ineficiente
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Servidores trabalhando durante a madrugada
 Trabalho executado de forma manual/ artesanal
 Emprego de recursos desnecessários (veículos, motoristas)
AÇÃO
PRINCIPAIS
GANHOS
 Implantação do e-DOFS
 Implementado na rede governo o sistema de envio de documentos
oficiais, via web, com a publicação eletrônica do D.O. /poder
executivo disponível na internet
 Redução na Casa Civil, de 23 para 5 servidores atuando na
preparação das publicações
 Melhoria da eficiência na Casa Civil e nos órgãos emissores
 Redução do tempo de preparo e envio para publicação
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RPM Digital – RH
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Emissão mensal de relatório de pagamento impresso em papel
 Tempo excessivo para prover informações aos interessados
 Acúmulo de altos volumes de papel
AÇÃO
 Implantação de consulta via web (RPM Digital)
 Agilidade na consulta e resposta aos órgão e servidores interessados
PRINCIPAIS
GANHOS
 Maior eficiência operacional (maior produtividade)
 Redução do manuseio e guarda de papéis
 Liberação de espaço físico
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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Dados relativos a processos administrativos fragmentados,
replicados e espalhados por diversos órgãos
 Alto custo devido a tramitação física dos processos administrativos
AÇÃO
 Abertura de Licitação (01/03/2010) para implantação do “Processo
Digital”

Acelerar o processo de tomada de decisões: acesso instantâneo e simultâneo às
informações, via web, com segurança e confiabilidade, por meio do uso de certificação
digital, controle de acesso, assinatura eletrônica e criptografia;
PRINCIPAIS
GANHOS

Controlar o fluxo de documentos com o acompanhamento automático (on-line) das ações a
serem executadas em cada documento e permitir auditoria interna e externa;

Melhorar Serviço/Reduzir prazo de atendimento de solicitações de servidores e cidadãos

Evitar prejuízos legais, fiscais ou de retrabalho originados pela imprecisão, desatualização
ou perda da informação, aprimorando a segurança das informações vitais
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Gestão Documental
 Ausência de gestão e controle sobre os processos administrativos
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Alto tempo de resposta para recuperação e tramitação de informações e
documentos
 Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações)
 Criação e treinamento de comissões de gestão de documentos de 115 órgãos e
AÇÃO
entidades (Decreto 42.002)
 Publicação da Lei Estadual 5.562 que institui a Política Estadual de Arquivos.
 Permitir o acesso aos processos administrativos do Estado de forma
PRINCIPAIS
GANHOS
organizada, rápida e protegida
 Redução do volume de processos administrativos cuja guarda é desnecessária
 Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de
comunicação
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Novo APERJ
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
PRINCIPAIS
GANHOS
 Instalações degradadas e sem condições para atendimento adequado
às necessidades dos órgãos e da população
 Projeto de modernização e construção do novo APERJ
 Oferecer à população novas e modernas instalações com adequadas
condições de atendimento e consulta à documentação pública
 Recuperar e destacar, por meio do memorial do RJ, a memória do
Estado atuando em 7 temas: Introdução / Nossa Identidade / Nossa
Terra / Nossa Cultura / Nossa Sociedade / Nossa Memória e Nossa
História
 Oferecer aos órgãos do Estado suporte técnico adequado
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Frota de Veículos
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Veículos antigos ocasionando elevadas despesas com manutenção
 Desvio de função dos servidores empregados na manutenção
 Necessidade de manter estoque de peças
AÇÃO
 Terceirização da frota e da oficina
 Disponibilização de veículos novos para serviço e representação em
PRINCIPAIS
GANHOS
substituição aos veículos antigos
 Terceirização da Manutenção
 Economia da ordem de R$ 1,4 milhão/ ano (INDG)
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Rede Governo de Telefonia Integrada
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Inexistência de controle da planta de telefonia do Estado
 Prestação do serviço sem licitação
 Ausência de gestão das contas de telefonia
AÇÃO
 Licitação das redes de telefonia móvel e fixa do Estado
 Redução de R$ 88 milhões/ ano para R$ 9 milhões/ ano (- 90%) na
conta de telefonia do Estado
PRINCIPAIS
GANHOS
 Conhecimento pleno da planta de telefonia do Estado
 Integração fixo/móvel (fale a 5 dígitos) sem custo
 Gestão das contas com controle da despesa por ramal
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Reforma do Prédio Anexo
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
 Instalações em péssimo estado de conservação com áreas
degradadas oferecendo risco de sinistro aos servidores
 Retrofit do prédio anexo do complexo do Palácio Guanabara, com
disponibilização de moderna infraestrutura
 Instalações modernas, com condições de trabalho adequadas
PRINCIPAIS
GANHOS
(espaço, recursos, ergonomia)
 Motivação e valorização do servidor público
 Aumento da sinergia e interação entre os servidores
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Palácio Guanabara
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
 Instalações degradadas, necessitando de conservação em áreas
críticas como telhados , encosta e infra estrutura elétrica
 Projeto de restauração do Palácio Guanabara
 Preservação de patrimônio cultural
PRINCIPAIS
GANHOS
 Possibilidade de visitação pública
 Recuperação das áreas degradas, oferecendo aos servidores
melhores condições de trabalho
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Palácio Laranjeiras
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
 Climatização insuficiente, causando desconforto aos usuários e
visitantes
 Instalação de novos equipamentos para climatização
 Conservação do patrimônio
PRINCIPAIS
GANHOS
 Melhores condições de trabalho
 Correção de problemas da instalação existente
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Reformas
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
 Órgãos com instalações degradas, necessitando de conservação em
áreas críticas como telhados e infraestrutura
 Reformas
 Órgãos que sofreram reforma:
 Arquivo Público – APERJ;
PRINCIPAIS
GANHOS
 Depósito Público – DDPERJ;
 Residência de verão da ilha de Brocoió;
 Rio Solidário.
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Heliponto Guanabara
SITUAÇÃO
ANTERIOR
AÇÃO
 Instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas
como pista de pouso e encosta
 Reforma
 Segurança à decolagem e pouso das aeronaves
PRINCIPAIS
GANHOS
 Atendimento às normas da ANAC
 Conforto e segurança aos usuários
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Informática – Casa Civil
SITUAÇÃO
ANTERIOR
 Equipamentos obsoletos e em quantidade insuficiente
 Softwares desatualizados e sem suporte técnico
 Uso de tecnologias ultrapassadas ou de soluções domésticas
AÇÃO
 Reestruturação da Assessoria de Informática
 Modernização de todos os computadores e instalação de máquinas
para todos os servidores
PRINCIPAIS
GANHOS
 Atualização dos softwares (sistema operacional e aplicativos)
 Uso de tecnologias mais modernas (central de fax via PC, pool de
impressão à laser, rede sem fio)
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PROJETOS 2010/2014
20
Projetos 2010/2014
Novo APERJ
Novo PROCONRJ
Gestão
Documental
GED
 Conclusão da construção do prédio do arquivo e do memorial do RJ
 Implantação do novo órgão
 Implantação do Programa de Gestão de Documentos do Governo do
Estado do RJ
 Consolidação dos 4 processos piloto
 Casa Civil – Nomeação e Exoneração
 SEPLAG – Cadastro de veículos / Solicitação de combustíveis
 SEFAZ – Processo Administrativo de Tributação
 Ampliação do uso da ferramenta por meio da integração das demais
entidades da administração pública direta e indireta
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Projetos 2010/2014
Palácio
Laranjeiras
Sala de Situação
 Conclusão das obras de restauração
 Implantação de sala de decisão para secretariado e portal com
indicadores e informações estratégicas
Copa do Mundo
de 2014
 Coordenação dos projetos da Copa do Mundo na Casa Civil
Jogos Olímpicos
de 2016
 Coordenação dos projetos dos Jogos Olímpicos na Casa Civil
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Projetos 2010/2014
Projeto
Transparência
e-trainning
Programa Ações
Integradas
SENAD
Infovia.RJ 2.0
 Ferramenta de avaliação dos recursos repassados através de
convênios firmados com o Governo Estadual
 Desenvolvimento de projeto de treinamento via internet
 Coordenação da Implementação do Programa Federal de combate ao
uso de drogas, no Estado
 Nova Rede Governo com facilidade para videoconferência, ensino à
distância e telemedicina
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Desafios na Gestão Predial
Setor Público: Por que a maioria dos esforços para inovar são
mal sucedidos
Governança
Visão estanque
Recursos
humanos
Orçamento
Ausência de um líder com a autoridade para forçar mudanças nos Órgãos
Ausência de liderança engajada na execução
Perda de poder daqueles que irão deixar de controlar recursos
Foco no atingimento de objetivos individuais/departamentais
Os benefícios são distribuídos de forma irregular ou centralizados; portanto,
não há incentivos para que os Órgãos participem
Pouco Incentivo para que haja comprometimento com as necessidades do
Órgão
Política trabalhista (ninguém perde o emprego)
Redução de quadro de pessoal baseado na antiguidade
Dificuldade de alinhar indivíduos às melhores práticas
Poucos recursos para investir em modernização da gestão
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Desafios na Gestão Predial
Projeto Piloto
Casa Civil
 Desenvolvimento de Modelo de Gestão predial para a Casa Civil (6
Modelo Estadual
de Gestão
Predial
 Desenvolvimento de projeto de Gestão Predial para mais de 1600
Modelo de
Gestão
imobiliária
diferentes locais; 8 imóveis de porte e complexidade consideráveis)
escolas, inúmeros hospitais, delegacias, prédios públicos, etc.
 Desenvolvimento de modelo de gestão dos milhares de imóveis
Estaduais (de uso, para renda, para alienação)
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Oportunidades na Gestão Predial
Carteira de
imóveis
Modelo Estadual
de Gestão
Predial
Modelo de
Gestão
imobiliária
Abordagem MBC
Estimada em mais de 6 mil imóveis, com cadastro, gestão e manutenção
deficiente
Implementação de melhores práticas
Gestão baseada em indicadores e metas
Disseminação de novo modelo para demais esferas de governo
Inventário atualizado
Otimização do portfólio: venda, locação, uso próprio
Mão na massa
Melhoria da gestão de recursos no setor público
Desenvolvimento de novo e promissor mercado para facilities
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Dúvidas
Marco Antonio Horta Pereira
Subsecretário de Estado – Casa Civil
21 2334-3133 [email protected]
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