Apoio financeiro a terceiros
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Enquadramento
No âmbito do Programa de Apoio aos Actores Não Estatais II foi lançado um
concurso para contratação de Operadores Provinciais.
As Orientações destinadas aos requerentes de subvenções deste concurso
(Referência EuropeAid/134-839/L/ACT/AO) estipulavam que, entre as ações
elegíveis, se deveria prever o apoio financeiro a terceiro.( Confirmar no ponto
1.4.4 das orientações aos requerentes).
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Abaixo, a transcrição do texto que faz uma referência ao apoio financeiro a
terceiros:
Apoio financeiro a terceiros será uma das actividades principais dos operadores
provinciais nas cinco províncias, através de sub-subvenções a outras organizações da
sociedade civil. No entanto, o requerente não tem de apresentar, nesta fase, uma proposta
neste sentido, pois será uma das actividades a desenvolver com o apoio da Assistência
Técnica do PAANE, durante o decorrer do programa.
Estão previstos 500.000EUR para sub-subvenções a serem lançadas directamente pelos
operadores provinciais a outras organizações da sociedade civil.
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Quando os Operadores celebram o contrato com o Ministério do Plano e Desenvolvimento
Territorial, assinam para além das condições especiais, as Condições Gerais, o chamado
Anexo II, que reúne um conjunto de regras a observar relativamente:
• à gestão da subvenção, mas também,
• à forma como deve ser gerido o apoio financeiro a terceiros.
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Enquadramento
(continuação)
Em relação ao apoio financeiro cedido a terceiros as Condições Gerais referem
especificamente:
Apoio financeiro a terceiros (artigo 10)
10.4 A fim de apoiar a consecução dos objetivos da Ação e, em especial, nos casos em
que a implementação da Ação implique apoio financeiro a terceiros, os Beneficiários
podem conceder apoio financeiro, desde que as Condições Especiais o prevejam.
10.5 O montante máximo por apoio financeiro não pode exceder 60 000 EUR por
terceiro, exceto se a finalidade principal da Ação for a redistribuição da subvenção.
10.6 A descrição da Ação, em conformidade com as instruções pertinentes emitidas a
este respeito pela Administração Contratante, deve definir os tipos de entidade
elegível para apoio financeiro e incluir uma lista fixa dos tipos de atividade elegíveis
para apoio financeiro. Devem ser especificados os critérios de seleção de terceiros
beneficiários deste apoio financeiro, incluindo os critérios para a determinação do
seu montante exato. Os Beneficiários devem cumprir as regras em matéria de
nacionalidade e origem constantes do anexo IV do presente contrato.
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Enquadramento
(continuação)
Apoio financeiro a terceiros (artigo 10)
(continuação)
10.7 O relatório apresentado pelo Coordenador à Administração Contratante deve
referir-se de forma abrangente e pormenorizada à concessão e à implementação de
todos os apoios financeiros concedidos. Os relatórios devem conter, entre outras,
informações sobre os procedimentos de concessão, identidade dos beneficiários do
apoio financeiro, montantes concedidos, resultados alcançados, problemas
enfrentados e soluções encontradas e atividades realizadas, assim como um
calendário provisório das atividades por realizar.
10.8 Os Beneficiários devem assegurar ainda que os terceiros a quem seja concedido
um apoio financeiro cumprem o estipulado nos artigos 3.º, 4.º, 5.º, 6.º, 7.º, 8.º e 16.º
do presente contrato.
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Linha do tempo para a atribuição de apoio financeiro a terceiros
O concurso estará aberto 3 semanas
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Etapa/ tarefa
Data
Hora
Responsável
1. Elaboração dos documentos de concurso
2. Aprovação dos documentos de concurso
3. Publicação do concurso
4. Reunião de informação
5. Data limite para solicitar esclarecimentos
6. Data limite para prestação esclarecimentos
7. Prazo para a recepção de propostas
8. Abertura e avaliação das propostas
9. Comunicação dos resultados
10. Reunião de esclarecimento
11. Assinatura dos contratos
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Anúncio de concurso
Nome do concurso:
Referência do concurso:
<Nome da organização que lança o concurso> abre o concurso para a apresentação de propostas
<natureza das atividades> em <localização)> com o apoio financeiro do Programa de Atores Não
estatais II. As orientações aos proponentes estão disponíveis para consulta no seguinte endereço
<morada>. O prazo para a apresentação de propostas é <dia e hora>. Está prevista a realização de
uma sessão de informação sobre o concurso no dia <data> por volta das <hora e local>.
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Certifique-se de que as orientações aos requerentes contêm a seguinte informação:
1.
2.
3.
4.
Introdução
Objetivos:
Geral;
Específico.
Dotação financeira
Montante total disponível
montante disponível por proposta aprovada.
Condições de elegibilidade
Requerente:
A organização está sediada em uma das províncias alvo do projeto.
Deve indicar morada. Pode ser endereço provisório.
A organização possui capacidade e estrutura humana comprovada.
Deve apresentar uma listagem com os recursos humanos da
organização.
Tem pessoal que domina a língua local (na listagem de recursos
humanos, coloca uma cruz à frente do colaborador que domina a língua
local).
A organização está comprometida com a sociedade, desenvolve ou
desenvolveu recentemente atividades na comunidade. Deve apresentar
uma listagem dos projetos/ ações terminados ou em curso.
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Ações;
Custos elegíveis:
São custos não elegíveis:
Recursos humanos (não serão financiados recursos humanos de
organização);
Despesas de escritório (incluindo renda, energia, água, entre outras);
(Sugere-se que estes pontos sejam discutidos durante as sessões de informação).
5. Critérios de seleção e de atribuição:
Certifique-se que as orientações preveem os seguintes critério de avaliação:
Clareza e viabilidade da ação e do programa de trabalho, inclusive em termos de
calendário e de metodologia
Pertinência do grupo-alvo
A ação proposta vai ao encontro dos objetivos definidos nas orientações;
Valor acrescentado da ação proposta ( capital de conhecimento, boas práticas com
elementos inovadores e questões transversais como género, ambiente e direitos
humanos e participação cívica e diálogo político).
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6. Apresentação da candidatura:
As orientações aos requerentes devem identificar claramente as peças que devem
integrar a proposta a concurso e que neste caso serão:
Formulário da proposta;
Plano de atividades;
Orçamento;
Todos os documentos de prova de elegibilidade.
As orientações para os requerentes devem também referir que a proposta deve ser
entregue em formato papel.
Por fim, devem referir o número de cópias que deverão ser entregues. Foi acordado
que seria entregue um original e uma cópia. (Cada Operador deverá assegurar a
reprodução de mais três cópias).
A proposta completa deve ser entregue em envelope fechado. O envelope só pode ser
aberto no início do Comité de Avaliação.
7. Área de abrangência das ações
8. Grupo-alvo
9. Descrição das responsabilidades
10. Dependência hierárquica
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11.Seleção, adjudicação e implementação
(Incluir a seguinte informação:)
• Data limite para a apresentação de propostas;
• Data prevista para comunicação dos resultados do processo de selecção;
• Data prevista para assinatura dos contratos;
• Sessão de esclarecimento;
• Período previsto para a implementação da acção;
• Data para apresentação dos relatórios finais (quinze dias uteis apos a data de
fim da implementação da acção).
12. Contactos do Operador para que a organização possa saber para onde
devem requerer os seus esclarecimentos.
13. Nota: Os pagamentos serão realizados por transferência bancária. As
organizações seleccionadas terão por isso de abrir uma conta para o efeito. Os
candidatos selecionados deverão entregar a ficha de identificação bancária
devidamente preenchida, que deverá ser anexada ao contrato.
14. Anexos:
Não esquecer de entregar as minutas de
( As orientações aos requerentes devem
incluir
minutas
dos que
seguintes
todos estes
documentos,
sempre
for
documentos):
entregue um exemplar das orientações
• Formulário para apresentação da proposta, incluindo:
aos requerentes.
• Formulário propriamente dito;
• Plano de atividades;
• Orçamento
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• Ficha de identificação bancária.
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Instruções para o preenchimento:
A proposta deve ter um mínimo de 5 e máximo de 8 páginas ( excluindo os anexos).
Número de cópias ( um original e uma cópia);
A preencher:
1. Nome da organização requerente:
2. Pessoa de contacto:
• nome completo:
• contacto móvel:
• e-mail:
3. Identificação do problema que se procura resolver:
4. Objetivo geral:
5. Objetivo específico:
6. Resultados:
7. Atividades:
8. Identificação do grupo-alvo:
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9. Mecanismos de acompanhamento e de avaliação
10. Anexos que devem ser apresentados com o formulário de apresentação da
proposta:
• Orçamento detalhado;
• Plano de atividades.
Não esquecer de, juntamente com o formulário da proposta, entregar ainda os seguintes
documentos:
• Listagem de recursos humanos da organização, identificando com uma cruz o
colaborador que domina a língua local;
• Listagem de projetos/ atividades terminadas ou em curso;
• Morada, ainda que provisória, da organização.
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Orçamento segundo o contrato
Unidade ( Indicar
se é por dia, ano, # Unidades
por pessoa, por
material, etc)
Custo unitário
(em KZ
Custo total
1. Outros custos, serviços
1.1 Publicações
1.2 Estudos, investigação
1.3 Tradução, interpretação
1.4 Custos de
conferências/seminários
1.5 Ações de visibilidade
1.6 ...
Subtotal Outros custos/Serviços
2. Outros
Subtotal Outros
3. Subtotal custos elegíveis diretos
da ação (1-2)
4- Custos administrativos ( 15% do
custos diretos)
5. Total dos custos aceites da ação
(3+4)
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Atividades
Mês 1
Mês 2
Mês 3
Mês 4
Mês 5
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CARIMBO BANCO + ASSINATURA
DO REPRESENTANTE DO
BALCAO DO BANCO ONDE FOI
ABERTA A CONTA
DATA + ASSINATURA DO
TITULAR DA CONTA
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Número de entrada
(1, 2,3 ....)
Nome da Organização
Data da entrega da proposta
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Assinale com um x, sempre que a organização tenha respondido em conformidade.
(Colocar aqui
o nome da
organização
avaliada)
(Colocar aqui
o nome da
organização
avaliada) 1
A organização apresenta uma proposta técnica conforme minuta dos
termos de referência.
A organização apresenta orçamento conforme minuta fornecida.
A organização apresenta plano de atividades detalhado conforme
minuta fornecida.
A organização apresentou todos os documentos de prova de
elegibilidade.
A organização apresentou ficha de identificação financeira preenchida
A organização apresentou a proposta dentro do prazo
1- Ir acrescentando tantas colunas quanto o número de organizações
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Assinale com um x, sempre que a organização tenha respondido em conformidade.
(Colocar aqui o
nome da
organização
avaliada)
(Colocar aqui o
nome da
organização
avaliada) 1
A organização está sediada em uma das províncias-alvo do projeto (
morada. Pode ser endereço provisório).
A organização possui capacidade e estrutura humana comprovada (
apresenta listagem de recursos humanos da organização)
Tem pessoal que domina a principal língua local ( na listagem de
recursos humanos coloca uma cruz à frente do colaborador que
domina a língua local)
A organização está comprometida com a sociedade, desenvolve ou
desenvolveu recentemente actividades na comunidades ( indica
listagem de projetos/ ações em curso ou terminadas)
1- Ir acrescentando tantas colunas quanto o número de organizações
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Só passam a esta fase as propostas que tenham cumprido com a totalidade dos
critérios enunciados na grelha administrativa e de elegibilidade.
Escala de
pontuação
Clareza e viabilidade da ação e do programa de trabalho, inclusive em
termos de calendário e de metodologia
0-10
Pertinência do grupo-alvo
0-5
A ação proposta vai ao encontro dos objetivos definidos nos TdR
0-5
Valor acrescentado da ação proposta ( capital de conhecimento, boas
práticas com elementos inovadores e questões transversais como género,
ambiente e direitos humanos e participação cívica e diálogo político).
0-5
Qualidade dos mecanismos de acompanhamento e de avaliação
0-5
Custo-eficácia da ação proposta
0-5
Capacidade técnica e operacional do candidato ( com base na listagem de
projetos/ atividades e na listagem de recursos humanos).
0-5
TOTAL
0-40
Nome da
organizaçã
o
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O relatório final da avaliação deve conter a seguinte informação
1. Constituição do Comité de Avaliação.
( Indicar o nome completo de cada um dos membros do Comité e dos observadores)
2. Data e local da realização da reunião de avaliação;
3. Número total de propostas recebidas;
4. Identificação das propostas que cumprem a totalidade dos critérios enunciados
nas grelhas de:
• Conformidade administrativa;
• Conformidade com os critérios de elegibilidade;
4. Identificação das propostas selecionadas.
5. Assinatura e data de cada um dos membros do Comité de Avaliação.
6. Anexos:
Os seguintes documentos devem ser anexados ao relatório de avaliação:
• Declarações de confidencialidade e de imparcialidade;
• Grelha de conformidade administrativa devidamente preenchida e assinada
por todos os membros do júri;
• Grelha de conformidade com os critérios de elegibilidade devidamente
preenchida e assinada por todos os membros do júri;
• Grelha de avaliação técnica individual, devidamente assinada pelo avaliador.
• Grelha de avaliação técnica final devidamente preenchida e assinada por
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todos os membros do Comité de Avaliação.
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Juntamente com o relatório de avaliação, os membros do Comité de Avaliação
devem assinar uma declaração de confidencialidade e imparcialidade (
incluindo os observadores).
Esta declaração será colocada na pasta Processo de Avaliação.
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CONTRATO DE APOIO FINANCEIRO A
TERCEIROS
Título da ação: _____________________________________
A/O ( nome da organização contratante) localizada ( morada legal da org anização
contratante) aqui representada pelo seu (a dministrador(a)/ presidente/ Director(a) + nome
completo da pessoa que representa) com o cartão de identificação ( colocar o número) e
residente em ( colocar a morada)
por um lado,
e
O (Nome da organização beneficiária do apoio) aqui representada por ( n ome da pessoa que
legalmente representa a organização) com o cartão de identificação n.º e residência em
Adiante designado de beneficiário,
por outro lado,
acordaram no seguinte:
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Condições especiais
Artigo 1.º - Objecto
1.1 O presente contrato tem por objecto a concessão de um apoio financeiro para a
execução da ação intitulada: ______________________________;
1.2 O apoio financeiro é concedido ao beneficiário nas condições estipuladas no
presente contrato, que é constituído pelas presentes condições especiais e seus
anexos;
1.3 O beneficiário aceita o apoio financeiro e compromete-se a envidar todos os
esforços para executar a acção sob a sua responsabilidade.
Artigo 2.º – Período de execução da acção
2.1 O presente contrato entra em vigor na data da sua assinatura pela última das
partes e tem a duração de 5 meses.
2.2 O beneficiário deve apresentar dois relatórios: um a meio percurso (decorridos dois
meses sobre a data de início do contrato e executados 80% do valor da primeira
tranche) e outro final, após a data de conclusão da acção.
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Artigo 6.º - Anexos
6.1 Em anexo figuram os seguintes documentos, que fazem parte integrante do presente
contrato:
Anexo I: Descrição da ação ( proposta apresentada)
Anexo II: Condições gerais
Anexo III: Plano de Atividades
Anexo IV: Orçamento da acção
Anexo V: Modelo de relatório financeiro
Anexo VI: Modelo de relatório narrativo
Anexo VII: Modelo de pedido de pagamento
Anexo VIII: Ficha de Identificação bancária
Em caso de divergência entre as disposições dos anexos e as das condições especiais,
prevalecem estas últimas.
Redigido em português em 3 originais, sendo um original para a Entidade Adjudicante, outra
para a UGP do PAANE e um original para o Beneficiário.
Pelo Beneficiário do apoio financeiro
Pelo(a) (nome da organização)
Nome:
_________________________
____
Nome:
___________________________
Designação
:
_________________________
____
Designação:
___________________________
Assinatura:
_________________________
____
Assinatura:
___________________________
Data:
_____/_____/_______
Data:
_____/_____/_______
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O relatório narrativo poderá seguir a seguinte estrutura:
1.
Introdução, incluindo a seguinte informação:
• Nome da organização beneficiária do apoio financeiro:
• Nome e função da pessoa de contacto:
• Designação da acção:
• Número do contrato:
• Data de início e de conclusão da acção:
• Região(ões)-alvo:
• Beneficiários finais e/ou grupos-alvo (se estes forem diferentes) (incluindo o número
de homens e de mulheres):
2. Atividades realizadas
3. Atividades previstas e não realizadas
( enumeradas e justificadas as razões que levaram à sua não realização).
4. Avaliação de resultados e objetivo específico
5. Lições aprendidas
( incluindo um balanço do que correu menos bem e do que correu de forma satisfatória)
6. Recomendações
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Faça acompanhar o relatório financeiro final de uma lista detalhado de despesas. Esta
lista deve conter os seguintes elementos:
Valor transação
Referência
contabilística (
número cronológico
de entrada do
documento na
contabilidade do
projeto)
Descrição da
transação
Referência aos
documentos de
suporte ( número da
factura, ou outro)
Esta lista deve ser realizada no Excel ( ou programa similar) e ser disponibilizada.
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Regras a serem
observadas pelos
operadores
Regras a serem
observadas pelos
beneficiários do apoio
financeiro
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As responsabilidades dos operadores provinciais passam por:
• Acompanhar o arranque e implementação das ações beneficiárias do apoio;
• Analisar os relatórios: técnico e financeiro, incluindo a lista detalhada de despesas;
• Prestar todos os esclarecimentos solicitados pelas organizações beneficiárias do
apoio, relativamente às condições de implementação da ação.
• Após a finalização das ações cada operador deve acrescentar ao relatório narrativo
final do seu contrato com o Ordenador Nacional (Ministério Planeamento), um
resumo das 5 ações financiados a terceiros (e a sua relação entre si) e deve incluir
todos os documentos relativos ao lançamento do "concurso".
• Proceder aos pagamentos, conforme esquema que se apresenta de seguida:
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O que não for gasto deve
ser devolvido ao Operador
que por sua vez deverá
devolver ao Ministério
Desbloqueio 40% do
custo total orçamentado
Apuramento de
saldo
1ª tranche
2ª tranche
Dependendo do
apuramento de
saldo haverá lugar
para a 3ª tranche ou
não.
Até cinco dias úteis após a
assinatura do contrato o
Operador Provincial deve
transfefir esta tranche para
a conta bancária a indicar
pelo beneficiário
A desbloquear após a
aprovação do relatório
financeiro intercalar ( a
apresentar quando 80% da
primeira tranche estiver
executada, até dois meses
depois do início da ação).
Deve ser apurado após
aprovação do relatório
final que deve ser
apresentado o mais
tardar até 15 dias após o
data de fim da ação.
Desbloqueio 40% do
custo total orçamentado
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As responsabilidades das organizações beneficiárias do apoio passam por:
• Gerir o apoio financeiro através de transferência bancária;
• Observar que a variação entre rubricas principais não excede os 25%.
• Durante a implementação da ação, não será permitido introduzir novas linhas
orçamentais no orçamento.
• Com cada transferência, as organizações devem emitir um recibo no valor da
transferência realizada para estas organizações.
• As organizações beneficiárias do apoio devem ter um dossier onde colocarão todos os
originais dos comprovativos de despesa realizada.
• Os recibos devem ter um número cronológico e estar classificadas conforme rubrica
orçamental a que dizem respeito.
• Na medida, devem ser carimbadas e colocado o nome do projeto.
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Vamos agora olhar sobre os Artigos das Condições Gerais expressamente
aplicáveis ao apoio financeiro a terceiros:
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ARTIGO 3º - RESPONSABILIDADE
3.1. A Administração Contratante não pode, em caso algum, nem por motivo algum, ser
responsabilizada pelos danos causados ao pessoal ou aos bens do Beneficiário no
decurso da execução da Ação ou em consequência desta. A Administração
Contratante não pode, consequentemente, aceitar qualquer pedido de indemnização
ou de pagamento adicional por esses motivos.
3.2. Os Beneficiários são os únicos responsáveis perante terceiros, nomeadamente por
danos de qualquer natureza a eles causados durante a execução ou em
consequência da Ação. Os Beneficiários devem exonerar a Administração Contratante
de qualquer responsabilidade decorrente de eventuais reclamações ou ações por
infração das normas ou regulamentações cometida pelo próprio Beneficiário, pelos
seus empregados ou pelas pessoas a seu cargo, ou violação dos direitos de terceiros.
Para efeitos de aplicação do presente artigo 3.º, os empregados do(s) Beneficiário(s)
são considerados terceiros.
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ARTIGO 4.º - CONFLITO DE INTERESSES E BOA CONDUTA
4.1. Os Beneficiários devem tomar todas as medidas necessárias para impedir ou pôr termo a
qualquer situação suscetível de comprometer a execução objetiva e imparcial do presente
contrato. O conflito de interesses pode resultar, nomeadamente, de interesses económicos,
afinidades políticas ou nacionais, relações familiares ou afetivas ou qualquer outra ligação ou
comunhão de interesses relevante.
4.2. Caso surja um conflito de interesses durante o cumprimento do presente contrato, a
Administração Contratante deve ser notificada imediatamente por escrito deste facto. Nesse
caso, o Coordenador deve tomar imediatamente todas as medidas necessárias para resolver
o conflito.
4.3. A Administração Contratante reserva-se o direito de verificar se tais medidas são adequadas,
podendo, se necessário, exigir que sejam tomadas medidas adicionais.
4.4. Os Beneficiários devem assegurar-se de que o seu pessoal, incluindo os quadros, não é
colocado numa situação suscetível de dar origem a conflitos de interesses. Sem prejuízo das
suas obrigações contratuais, os Beneficiários devem substituir de imediato, sem direito a
qualquer indemnização por parte da Administração Contratante, qualquer membro do seu
pessoal que se encontre nessa situação.
4.5. Os Beneficiários devem respeitar os direitos humanos e a legislação ambiental aplicável,
incluindo os acordos ambientais multilaterais, bem como as normas laborais fundamentais
acordadas internacionalmente.
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ARTIGO 5.º – CONFIDENCIALIDADE
5.1. Sob reserva do estipulado no artigo 16.º, a Administração Contratante e os Beneficiários
comprometem-se a preservar a confidencialidade de qualquer informação,
independentemente da sua forma, revelada por escrito ou verbalmente no âmbito do
cumprimento do presente contrato e classificada por escrito como confidencial durante
cinco anos, pelo menos, após o pagamento do saldo.
5.2. Os Beneficiários não devem usar informações confidenciais para outros fins que não o do
cumprimento das suas obrigações contratuais, salvo acordo em contrário da Administração
Contratante.
5.3. Se a Comissão Europeia não for a Administração Contratante, deve, não obstante, dispor do
acesso a todos os documentos comunicados à Administração Contratante e garantir a
mesma confidencialidade.
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6.ARTIGO 6.º - VISIBILIDADE
6.1. Salvo acordo em contrário ou pedido da Comissão Europeia, os Beneficiários devem
tomar todas as medidas necessárias para publicitar o financiamento ou
cofinanciamento da Ação pela União Europeia. Essas medidas devem ser conformes
com o Manual sobre a comunicação e a visibilidade das ações externas da União
Europeia, elaborado e publicado pela Comissão Europeia, e disponível em:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manu
al_en.pdf ou com quaisquer outras orientações acordadas entre a Comissão Europeia
e os Beneficiários.
6.2. O Coordenador deve apresentar à Comissão Europeia, para aprovação, um plano de
comunicação e mantê-la informada da sua execução, em conformidade com o artigo
2.º.
6.3. Os Beneficiários devem, em particular, mencionar a Ação e a contribuição financeira da
União Europeia nas informações sobre a Ação transmitidas aos Beneficiários finais,
nos seus relatórios internos e anuais, e durante eventuais contactos com os meios de
comunicação.
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6.4. Qualquer comunicação ou publicação dos Beneficiários sobre a Ação, nomeadamente
no âmbito de uma conferência ou seminário, deve mencionar que essa Ação
beneficiou do apoio financeiro da União Europeia. Qualquer publicação dos
Beneficiários, seja qual for a forma e o meio de comunicação utilizados,
nomeadamente a Internet, deve conter a seguinte menção: «Este documento foi
elaborado com a participação financeira da União Europeia. O seu conteúdo é da
responsabilidade exclusiva de <nome dos Beneficiários>, não podendo, em caso
algum, considerar-se que reflete a posição da União Europeia.».
6.5. Os Beneficiários autorizam a Administração Contratante e a Comissão Europeia (nos
casos em que esta não seja a Administração Contratante) a publicar o seu nome e
endereço, nacionalidade, finalidade da subvenção, duração e localização, assim como
o montante máximo da subvenção e a taxa de financiamento dos custos elegíveis da
Ação, conforme estipulado no artigo 3.º das Condições Especiais. A publicação destas
informações pode ser dispensada se colocar em risco a segurança dos Beneficiários
ou se prejudicar os seus interesses comerciais.
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ARTIGO 7.º – PROPRIEDADE/UTILIZAÇÃO DOS RESULTADOS E DOS ATIVOS
7.1. Salvo estipulação em contrário nas Condições Especiais, a propriedade, os títulos e os
direitos de propriedade intelectual e industrial dos resultados da Ação, assim como
dos relatórios e outros documentos relativos a esta última, cabem aos Beneficiários.
7.2. Não obstante o disposto no artigo 7.º, n.º 1, os Beneficiários concedem à
Administração Contratante (e à Comissão Europeia, sempre que esta não seja a
Administração Contratante) o direito de utilizar livremente e da forma que considerar
mais adequada, designadamente armazenar, modificar, traduzir, exibir, reproduzir,
publicar ou comunicar por qualquer meio todos os documentos derivados da Ação,
independentemente da forma que assumam, desde que tal utilização não infrinja os
direitos de propriedade industrial e intelectual existentes.
7.3. Relativamente a obras protegidas por direitos de propriedade intelectual, os
Beneficiários devem assegurar-se de que detêm todos os direitos de utilização
necessários ao cumprimento do presente contrato.
7.4. Caso sejam representadas, em fotografia ou filme, pessoas reconhecíveis, o
Coordenador deve apresentar à Administração Contratante, no relatório final, uma
declaração pela qual essas pessoas concedem a sua autorização para o uso descrito
das suas imagens. O estipulado no parágrafo anterior não se refere a fotografias
tiradas nem a filmes rodados em locais públicos em que apenas hipoteticamente
sejam identificáveis pessoas presentes casualmente, nem a pessoas
públicas no
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exercício das suas atividades.
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7.5. Salvo menção clara em contrário na Descrição da Ação no anexo I, o equipamento, os
veículos e os fornecimentos pagos pelo Orçamento da Ação serão transferidos para
os Beneficiários finais da Ação, o mais tardar aquando da apresentação do relatório
final.
Caso não existam Beneficiários finais da Ação para os quais o equipamento, os
veículos e os fornecimentos possam ser transferidos, os Beneficiários podem
transferir esses elementos para:
- as autoridades locais
- os beneficiários locais
- entidades afiliadas locais
- outra ação financiada pela União Europeia
-ou, excecionalmente, mantêm-se proprietários desses elementos.
Nesses casos, o Coordenador apresenta à Administração Contratante um pedido de
autorização escrito e fundamentado, com um inventário que enumere os elementos
em questão e uma proposta relativa à sua utilização, em devido tempo e o mais tardar
aquando da apresentação do relatório final.
A utilização final não pode, em caso algum, pôr em causa a sustentabilidade da Ação
ou resultar num lucro para os Beneficiários.
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7.6 Devem ser anexadas ao relatório final cópias dos documentos comprovativos da
transferência dos equipamentos e veículos cujo valor de aquisição seja superior a
5 000 EUR por artigo. Os documentos comprovativos da transferência dos
equipamentos e dos veículos cujo preço de compra tenha sido inferior a 5 000
EUR por artigo devem ser conservados pelos Beneficiários para efeitos de
controlo.
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8.ARTIGO 8.º - AVALIAÇÃO/ACOMPANHAMENTO DA AÇÃO
8.1. Sempre que a Comissão Europeia proceda a uma avaliação intercalar ou ex post
ou a uma missão de acompanhamento, o Coordenador deve colocar à sua
disposição e/ou das pessoas por aquela autorizadas todos os documentos ou
informações necessários para essa avaliação ou missão de acompanhamento.
Os representantes da Comissão Europeia serão convidados a participar nas principais
atividades de acompanhamento e nas missões de avaliação dos resultados da
Ação realizada pelos Beneficiários.
8.2. Se os Beneficiários ou a Comissão Europeia efetuarem ou mandarem efetuar uma
avaliação no decurso da Ação, devem facultar à outra parte e à Comissão
Europeia uma cópia do relatório de avaliação.
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Artigo 16.º- Contabilidade e controlo técnico e financeiro
16.1O Beneficiário deve manter uma contabilidade precisa e regular da implementação
da Ação, utilizando para o efeito um sistema contabilístico adequado de partidas
dobradas.
A contabilidade:
• Pode ser parte integrante do sistema normal do Beneficiário ou um complemento
desse sistema;
• Deve ser conforme com as orientações e normas em matéria de contabilidade
aplicáveis no país em causa;
•Deve permitir o rastreio, a identificação e a verificação fáceis das receitas e dos
custos relativos à Ação.
16.2. O Coordenador deve assegurar a correta conciliação do relatório financeiro a que
se refere o artigo 2.º com o sistema de contabilidade e com os documentos
contabilísticos subjacentes e outros registos pertinentes. Para o efeito, os Beneficiários
devem elaborar e manter conciliações adequadas, calendários comprovativos, análises e
repartições para efeitos de inspeção e verificação.
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Direito de acesso
16.3. Os Beneficiários devem autorizar verificações pela Comissão Europeia, pelo
Organismo Europeu de Luta Antifraude, pelo Tribunal de Contas Europeu e,
eventualmente, por um auditor externo mandatado pela Administração Contratante. Os
Beneficiários devem tomar todas as providências no sentido de facilitar o trabalho a
essas entidades.
16.4. Os Beneficiários devem permitir às entidades acima referidas:
a) O acesso às instalações e outros locais de execução da Ação;
b) O exame dos seus sistemas contabilísticos e informáticos, documentos e bases de
dados relativos à gestão técnica e financeira da Ação;
c) A cópia de documentos;
d) A realização de controlos no local;
e) A realização de uma auditoria integral assente em todos os documentos contabilísticos
e em quaisquer outros documentos pertinentes ao financiamento da Ação.
16.5 Além disso, o Organismo Europeu de Luta Antifraude deve ser autorizado a efetuar
os controlos e verificações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela
legislação da União Europeia em matéria de proteção dos interesses financeiros da União
Europeia contra fraudes e outras irregularidades.
Se se justificar, as verificações podem conduzir à recuperação de fundos pela Comissão.
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16.6. O acesso das pessoas mandatadas pela Comissão Europeia, pelo Organismo
Europeu de Luta Antifraude e pelo Tribunal de Contas e, eventualmente, de um revisor de
contas externo mandatado pela Administração Contratante para proceder a verificações
nos termos do presente artigo e do artigo 15.º, n.º 7, rege-se pela confidencialidade no
que diz respeito a terceiros, sem prejuízo das obrigações de direito público a que essas
pessoas estejam sujeitas.
Conservação de registos
16.7. Os Beneficiários devem conservar todos os registos e documentos contabilísticos e
comprovativos relativos ao presente contrato durante cinco anos após o pagamento do
saldo, ou três anos no caso de subvenções cujo montante não exceda 60 000 EUR; em
todo o caso, até que uma auditoria ou verificação em curso, um recurso, litígio ou
reclamação pendente tenha sido dirimido.
Os documentos devem estar facilmente acessíveis e classificados de forma a permitir um
exame fácil, devendo o Coordenador informar a Administração Contratante do seu lugar
exato.
16.8. Todos os documentos comprovativos devem encontrar-se disponíveis no seu
formato original, incluindo o eletrónico.
16.9. Além dos relatórios referidos no artigo 2.º, nos documentos referidos no presente
artigo incluem-se os seguintes:
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a) Registos contabilísticos (informatizados ou manuais) do sistema contabilístico dos
Beneficiários, como o razão geral, os razões auxiliares, as contas de salários, o
registo dos ativos imobilizados e outras informações contabilísticas pertinentes;
b) Comprovativos dos procedimentos de adjudicação de contratos, como documentos
de concurso, propostas dos proponentes e relatórios de avaliação;
c) Comprovativos dos compromissos assumidos, como contratos e notas de
encomenda;
d) Comprovativos de prestação de serviços, tais como relatórios aprovados, fichas das
horas de trabalho, títulos de transporte, comprovativos de participação em
seminários, conferências ou cursos de formação (incluindo a documentação
respetiva e o material obtido, certificados), etc.;
e) Comprovativos da receção de mercadorias, tais como notas de entrega dos
fornecedores;
f) Comprovativos da conclusão de obras, como certificados de receção;
g) Comprovativos de compras, como faturas e recibos;
h) Comprovativos de pagamento, como extratos bancários, notas de débito, provas de
liquidação pelo subcontratante;
i) Comprovativos de que os impostos e/ou IVA pagos não podem efetivamente ser
recuperados;
j) Uma lista recapitulativa da quilometragem percorrida, do consumo médio dos
veículos utilizados, do preço do combustível e dos custos de manutenção, no que se
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refere às despesas de combustível e de lubrificantes;
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k) Registo do pessoal e mapas de salário, tais como contratos, fichas de salário e
registo das horas de trabalho. Em relação ao pessoal local com contrato a termo
certo, montante da remuneração paga, devidamente certificada pelo responsável a
nível local, com uma repartição por salário bruto, contribuições para a segurança
social, seguro e salário líquido. As análises e discriminações dos custos por mês de
trabalho efetivo são avaliadas com base nos preços unitários por período de trabalho
verificável e numa repartição por salário bruto, contribuições para a segurança
social, seguro e salário líquido, no que diz respeito a pessoal expatriado e/ou
baseado na Europa (se a Ação for executada na Europa).
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Assegure-se de que o júri contém um número ímpar de membros
Serão convidados dois observadores, sem direito a voto.
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•Identifique os meios de comunicação existentes:
Rádio;
Educadores de rua;
Portal da sua organização;
Carta;
•Identifique os meios de comunicação mais eficazes para chegar as organziações de 1º
nível.
•Certifique-se que todas as organizações interessadas têm acesso às orientações
aos requerentes, incluindo os seus anexos ( formulário da proposta, do plano de
atividades, orçamento e ficha de identificação bancária).
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•A reunião de uma sessão de informação pode fornecer a possibilidade de prestar
esclarecimento que considera necessários, nomeadamente em relação:
•Importância de ter todos os formulários da candidatura preenchidos;
•Esclarecer dúvidas relativamente á elegibilidade:
•Dos requerentes;
•Das ações;
•Dos custos
•Às regras a observar durante a gestão.
• Ouvir eventuais dúvidas colocadas pelos potenciais requerentes.
vantagens
•Propostas com mais qualidade aumenta;
•Requerentes ou co-requerentes com capacidade para observar as regras definidas à
partida.
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7. Prazo para a recepção das
propostas: 31 de outubro
 As organizações que se candidatam, devem colocar a sua proposta
dentro de um envelope fechado que deve ser entregue ao
Operador da Província.
 Lembramos que a proposta é constituída pelos seguintes
documentos:
• Formulário de apresentação da proposta;
• Plano de atividades
• Orçamento;
• Ficha de identificação bancária
• Outros documentos exigidos como prova dos critérios de
elegibilidade.
 Este envelope só é aberto na reunião do Comité de Avaliação.
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8. Abertura e avaliação das
propostas
• A reunião tem
inícioasna
data e hora
Apenas
propostas
que previstas no calendário indicativo.
cumprirem com a totalidade
•A reunião tem
início
com
presença
da totalidades dos membros do júri.
dos
critério
da agrelha
de
conformidade administrativa
passam à fase seguinte.
Apenas as propostas que
cumprirem com a totalidade
dos critério
da grelha dea grelha de conformidade
•Tendo por referência as propostas apresentadas
é preenchida
elegibilidade passam à fase
administrativa
seguinte.
•Procede-se à abertura das propostas.
•Tendo por referência as propostas aprovada na etapa anterior, é preenchida a grelha de
conformidade com os critérios de elegibilidade.
•Tendo por referência as propostas aprovada na etapa anterior, é preenchida a grelha de
avaliação.
•É elaborado o relatório de avaliação das propostas.
•Todos os membros do júri rubricam e assinam o relatório de avaliação das propostas.
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9. Comunicação dos
resultados
•Os resultados devem ser comunicados por escrito aos proponentes selecionados.
•Deve ser igualmente divulgado no portal da organização contratante a listagem com os
candidatos selecionados e à UGP/AT do PAANE quando o processo estiver concluído.
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10. Reunião de
esclarecimento
A realização desta reunião pode representar uma oportunidade para voltar a
discutir com as organizações beneficiárias do apoio financeiro a terceiro:
As regras de gestão que devem ser observadas durante a implementação da
ação;
A prestação de contas sob a forma de relatórios narrativos e financeiros.
Para se certificar de que a organização beneficiária de apoio conhece e
compreende a minuta do contrato e respetivos anexos.
vantagens
Aumenta a probabilidade da ação ser implementada em conformidade com as
regras em vigor;
Aumenta a probabilidade da ação ser acompanhada em termos de monitoria de
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resultados.
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11. Assinatura contrato
A assinatura do contrato implica a assinatura:
•Do representante legal da organização que concede o apoio financeiro;
•Do representante legal da organização que recebe o apoio financeiro.
•Certifique-se de que são assinadas todas as peças do contrato:
• Condições especiais;
• Descrição da ação;
• Condições gerais ( para a gestão da ação);
• Calendário da ação;
• Orçamento da ação;
• Modelo de relatório financeiro;
• Modelo de relatório narrativo.
Indique um contacto de email, para onde o beneficiário do apoio financeiro
poderá enviar as suas dúvidas.
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Muito obrigada!
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