e-ARQ Brasil:
especificações técnicas e funcionais
para sistemas confiáveis de gestão de
documentos
Fórum de documentos digitais
Unicamp
21 de junho
Campinas
Margareth da Silva
Arquivo Nacional
1
Quem fez o e-ARQ Brasil
Conselho Nacional de Arquivos
Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da
Presidência da República.
Missão: definir a política nacional de arquivos públicos e privados,
como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos;exercer
orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial
aos documentos de arquivo.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor normas e
diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de documentos
eletrônicos.
 Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq.
Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.
2
Especificidades do documento arquivístico
digital
 Documento digital não é virtual: está fixado em um
suporte (disco rígido e mídias móveis).
 Conteúdo e suporte são entidades separadas: o
documento não se define pela mídia (disquete, cd, dvd).
 O documento digital é um objeto físico (suporte), lógico
(software e formatos) e conceitual (conteúdo).
 Degradação física do suporte e rápida obsolescência da
tecnologia digital: hardware, software e formatos.
 Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos
digitais: perda, adulteração e corrupção.
Um documento arquivístico digital é um documento oficial.
3
Especificidades do documento arquivístico
digital
 Projeto InterPARES identifica as características de um
documento arquivístico digital:

Forma documental fixa: apresentação da mesma forma que
tinha quando o documento foi armazenado;

Conteúdo estável:o documento tem que permanecer
completo e inalterado;

Organicidade: vínculo arquivístico com outros documentos;

Contexto identificável: produtor, autor, destinatário, data;

Participa ou apóia a ação;

No mínimo 3 pessoas implicadas na criação: autor, redator
e destinatário;
4
O desafio do documento digital

Produzir, manter e preservar documentos digitais autênticos e
compreensíveis.
Como fazer?
 Gestão Arquivística de Documentos:

política e procedimentos de gestão de documentos conforme legislação e
resoluções do Conarq;

Implementação de um sistema capaz de gerir os documentos digitais desde a
produção até a sua destinação final.
 Preservação digital:

estratégias de preservação de longo prazo (migração, preservação da
tecnologia, emulação).
O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo prazo, contados a
partir da data de produção dos documentos digitais, devido ao ciclo de
obsolescência tecnológica.
5
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos
O que é?
 Condições a serem cumpridas pela organização
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de
gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de
garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao
longo do tempo.
 Especifica todas as atividades e operações técnicas da
gestão arquivística de documentos, desde a etapa da
produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua
destinação final.

O e-ARQ está em conformidade com a legislação brasileira e alinhado
com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq da UE e o padrão
DoD dos EUA
6
e-ARQ Brasil
Objetivo:
 orientar a implantação da gestão arquivística de
documentos;
 fornecer especificações técnicas e funcionais, além
de metadados, para orientar a aquisição e/ou a
especificação e desenvolvimento de sistemas
eletrônicos de gestão arquivística de documentos.
* pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para
avaliar um já existente.
7
e-ARQ Brasil
e-ARQ
Especifica os requisitos
para um Sistema
Informatizado de Gestão
Arquivística de
Documentos (SIGAD)
SIGAD
Sistema desenvolvido
para realizar as
operações técnicas da
gestão arquivística de
documentos
8
Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos – SIGAD
O que é:
 É um sistema desenvolvido para produzir, receber,
armazenar, dar acesso e destinar documentos de
arquivo digitais.
 Pode compreender um software particular, um determinado
número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos
por encomenda, ou uma combinação desses.
O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da
implementação de procedimentos e políticas de gestão
de documentos.
9
O que um SIGAD faz
 trata o documento arquivístico como uma unidade
complexa;
 gestão dos documentos a partir do plano de
classificação para manter a relação orgânica entre os
documentos;
 registro de metadados associados aos documentos para
descrever o contextos de produção dos documentos;
 armazenamento e gestão seguros para garantir a
autenticidade dos documentos e a transparência das
ações do órgão ou entidade;
10
O que um SIGAD faz
 trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos
documentos arquivísticos e a sua destinação
(eliminação ou guarda permanente), de acordo com a
legislação em vigor;
 exportação dos documentos para transferência e
recolhimento;
 inclui procedimentos para a preservação de longo
prazo dos documentos arquivísticos.
11
O que o e-ARQ e o SIGAD não são
 e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos para
desenvolver ou adquirir um software.
 e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos
os tipos de documentos (atividades-meio e de atividades
finalísticas) e de quaisquer organizações (universidades,
centros de pesquisa, indústria, ministérios).
 O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um
sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de
documentos.
 O SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais
(captura, armazenamento e acesso) e os documentos
convencionais (referências como número, título, data etc);
12
e-ARQ Brasil
Parte I
Aspectos importantes

Identificação dos documentos arquivísticos digitais
dentre as informações e os documentos produzidos,
recebidos ou armazenados em meio digital;

Implantação de um programa de gestão arquivística de
documentos único para os convencionais e os digitais;

Participação dos profissionais da administração, de
arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação e
gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão de
documentos;
13
e-ARQ Brasil
Parte I
Conceitos:
documento arquivístico é
documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou
jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja a
forma ou o suporte, e dotado de organicidade.
documento arquivístico digital é
um documento arquivístico, em formato digital, produzido,
processado e armazenado por um computador.
gestão arquivística de documentos
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 /
91)
14
e-ARQ Brasil
Parte I
Conceitos:

Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico
sustentar os fatos que se refere. Para tanto há que ser dotado de
completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus
procedimentos de criação bem controlados. Está relacionada ao
momento da sua produção e à veracidade do seu conteúdo.

Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser,
independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre
de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Está
relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia
e preservação.
O documento arquivístico serve como testemunho da ação que o gerou, por isso ele
precisa ser confiável e autêntico.
15
e-ARQ Brasil
Parte I

Procedimentos de gestão:






Captura (registro, classificação, indexação,
restrição de acesso e arquivamento): declarar um
documento arquivístico como um documento
arquivístico.
Avaliação e destinação
Pesquisa, localização e apresentação
Segurança
Armazenamento e
Preservação
16
e-ARQ Brasil
Parte I

Instrumentos de gestão:





Plano de classificação e código (núcleo do eARQ);
Tabela de temporalidade e destinação
Manual de gestão arquivística de documentos
Esquema de classificação de acesso e
segurança
Glossário/ vocabulário controlado/ tesauro
17
e-ARQ Brasil - Parte II
Especificação: 384 requisitos
 Exemplos
Código e Tabela
1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de
classificação do órgão ou entidade.
4.1.2 Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o
prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido.
Segurança: acesso
6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado
e autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema.
Preservação
8.2.7 Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne patente
ou previsível a obsolescência tecnológica.
Interoperabilidade:
12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs.

Especificação de metadados (em andamento)
18
e-ARQ Brasil
Benefícios
 aperfeiçoamento, padronização e controle dos procedimentos
de criação, recebimento, acesso, armazenamento e
destinação dos documentos;
 avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso;
instrumento para desenvolvimento ou aquisição de softwares;
 facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;
 Integração entre as áreas de tecnologia da informação,
arquivo e administração;
 economia e eficácia dos processos e documentos que são
conservados somente pelo tempo necessário; transparência
das ações; evidência em caso de litígio.
19
e-ARQ Brasil
Perspectivas
 Adoção do e-ARQ no SINAR (Sistema Nacional de Arquivos):

e-ARQ JUS: estudo para aplicação do e-ARQ no Conselho
Federal de Justiça;
 Propostas de adoção na Administração Pública Federal:

SIGA: adoção do e-ARQ pelos órgãos integrantes;
 Estudo sobre a viabilidade de realizar projeto piloto

MPOG: proposta de especificação para edital de compras de
sistemas de gestão de documentos;

Ações conjuntas para a a implantação do e-ARQ Brasil:
encontros técnicos para definição de uma agenda de trabalho.
20
e-ARQ Brasil
Perspectivas (cont.)
 Certificação dos softwares de gestão arquivística
de documentos de acordo com o e-ARQ

Construção do modelo de certificação

Definição de uma instituição certificadora
21
Obrigada
Como acessar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
http://www.arquivonacional.gov.br/
[email protected]




Qual a diferença entre documento digital e documento
digitalizado?
O documento digital é um documento arquivístico codificado em
dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional.
A digitalização é o processo de conversão de um documento em
qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado como um escâner. Geralmente, é utilizada para
reprodução e acesso de documentos convencionais a fim de agilizar a
sua pesquisa e localização.
A digitalização também pode ser utilizada no processo de capturar
documentos arquivísticos convencionais para um SIGAD. Neste caso,
o documento digitalizado e capturado pelo sistema é um documento
arquivístico digital e, desta forma, obedecerá aos mesmos
procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística como
tramitação, armazenamento e destinação.
23