ARQUIVO CENTRAL
SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP
ENCERRAMENTO E TRANSFERÊNCIA DE
PROCESSOS
OFICINA 2/2001
Objetivos da Oficina

Dirimir dúvidas mais freqüentes com relação:
 a autuação/série
 ao trâmite
 ao encerramento
 a conservação de processos.
Autuação/Série

Conjunto de documentos gerados ou
recebidos para o cumprimento da
mesma ação, atividade ou função.
– Exemplos:
• Aquisição de Material de Consumo
– Reúne documentos de diversas espécies e gêneros
para a o cumprimento da ação de comprar materiais
de consumo (assuntos: material de escritório, de
limpeza, gêneros alimentícios...)
• Movimento Financeiro de Almoxarifado
Autuação/Série

A cada série documental tem associado
um prazo de arquivamento e o tipo de
destinação final
permite o gerenciamento das eliminações e
dos recolhimentos ao Arquivo Permanente
Trâmite

Ato de registrar no Sistema de
Protocolo a circulação/empréstimo de
processos entre as unidades/órgãos
através de:
encaminhamento
recebimento
Trâmite - objetivos




Requisitar processos
Controlar entrada e saída de processos
do órgão
Examinar a sequência de andamento
de processos pelos diversos órgãos
Evitar problemas de extravio
(sindicância)
Encerramento
(IN - SIARQ nº002/01)

Despacho que atesta que as decisões e
providências esperadas em relação a ação,
atividade ou função objeto, tenham sido
todas tomadas e registradas à luz da
documentação disponível até o momento.
Encerramento
(IN - SIARQ nº002/01)

Deve ser expresso na última folha do último
volume em curso através da lavratura de
termo apropriado:
Ex.: "Processo Encerrado - Arquive-se"
Encerramento

Movimentação:
Poderão ser registrados despachos e
juntados documentos recebidos
tardiamente, que não altere o contexto
das decisões já tomadas e registradas
(ratificações).
Encerramento

Reativação:
o processo poderá ser reativado quando
da necessidade de novas providências
e juntadas de documentos, formalizado
através de ato.
Despacho:
"O presente processo foi considerado reativado
nesta data tendo em vista....(motivo). Data,
Unidade/Órgão, carimbo e assinatura do
responsável."
Quem deve encerrar?


Cabe ao responsável pela ação objeto do
processo, da Unidade/Órgão de procedência
efetuar o encerramento dos mesmo através
de despacho apropriado;
Exceto no caso que tratem de ações sujeitas
a normatização centralizada num órgão da
Reitoria (DGA, DGRH, SG...).
Quando encerrar no Sistema?

O operador do Sistema de Protocolo deverá
registrar a data constante no despacho do
responsável pelo processo;
Entrar
nos
menus
Regularização
Encerramento;
Utilizar a opção “Encerra” e preencher.
e
Quando encerrar no Sistema?

Poderá ainda registrar a data constante na
Tabela de Datas de quitação das contas pelo
T.C.E. para as seguintes séries documentais:
– Recursos Orçamentários:
 Aquisição de Material de Consumo (04)
 Movimento Financeiro de Almoxarifado (53)
 Adiantamento/Prestação de
Contas/Suprimentos (21)
Por que Encerrar no Sistema?


Permitir o gerenciamento das
transferências entre os arquivos ativos,
semi-ativos/encerrados e o Central
Permitir o gerenciamento da contagem
dos prazos de arquivamento para
eliminação ou recolhimento ao Arquivo
Permanente/Siarq
Transferência

Ato de encaminhar os documentos de
um arquivo para outro,após o despacho
de encerramento.
Entre:
• o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo / Encerrado
da Unidade/Órgão
• o Arquivo Semi-Ativo/Unidade Órgão e o
Arquivo Central/SIARQ
Transferência

No Sistema de Protocolo
• Ato que registra a incorporação dos
processos encerrados ao Arquivo
Intermediário do Arquivo Central/SIARQ
para a guarda.
Finalidades da Transferência




Otimizar o acesso aos arquivos de uso muito
freqüente;
Otimizar espaços para entrada de novos
documentos;
Separar os documentos vigentes de uso
pouco freqüente;
Facilitar a Avaliação para efeitos de
eliminação e/ou para guarda permanente
(uso de Tabelas de Temporalidade de
Documentos).
Conservação





Manter as capas de processo em
ordem
Trocar sempre que for necessário
Não usar grampo para fixar relações de
remessa
Não escrever ou colar recados ou
lembretes
Evitar o uso de fitas adesivas
Conservação



Amarrar os pacotes de processos com
fitas apropriadas
Evitar deixar os pacotes e o malote em
qualquer lugar para aguardar o
transporte
Procurar entregar em mãos ao
mensageiro/malote
Dúvidas????
www.unicamp.br/siarq
www.unicamp.br/siarq/publicacoes/instrucoes.html
[email protected]
fone: 3788-6439