Instituto Universitário de Pesquisas do Rio de Janeiro
IUPERJ
ATO DE DECISÃO ADMINISTRATIVA nº 039/12
DE 12/11/2012
Estabelece Normas Gerais para a gestão dos serviços de secretaria
O Diretor, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Art.12, VIII do Regimento Geral
do Iuperj e
Considerando a implantação da Central de Atendimento (CAt), com a conseqüente
redistribuição dos serviços de secretaria,
Considerando a necessidade de estabelecer parâmetros para a relação entre as secretarias do
Iuperj e a Chefia de Gabinete, seu órgão supervisor,
RESOLVE:
Art.1º) estabelecer o Sistema de Secretarias do Iuperj (SSI), composto pela Central de
Atendimento (CAt), pela Secretaria de Graduação (SGR), pela Secretaria de Pós-Graduação em
Sentido Estrito (SES), pela Secretaria de Pós-Graduação em Sentido Lato (SLS), pela Secretaria
de Extensão e Atividades Complementares (SEA) e pela Secretaria do Centro de Línguas
Estrangeiras Aplicadas (SLE).
Par. 1º) O SSI compreende todas as atividades de informação, inscrição, controle,
registro e emissão de documentos acadêmicos e administrativos, tais como descrito
nos artigos 3°, 4° e 5° deste ADA.
Par. 2º) O controle dos Registros de Frequência e Notas (RFN), bem como da
assiduidade e pontualidade dos professores caberá às respectivas secretarias.
Par. 3º) No momento da assinatura deste ato, a Secretaria de Pós-Graduação em
Sentido Estrito (SSS), compreende a Secretaria de Pós-Graduação em Sentido Lato
(SLS), enquanto a Secretaria de Extensão e Atividades Complementares (SEA)
compreende a Secretaria do Centro de Línguas Estrangeiras Aplicadas (SLE). As
secretarias normatizadas neste ato serão comandadas por uma Chefia. A SEA ficará
sob responsabilidade da Coordenação de Extensão e Atividades Complementares.
Pr a ça P io X, nº 7 , 1 0º and ar - C en tr o- R io de Jan eir o - R J- C E P: 20 040- 020
T el. : ( 0 21) 2 23 3- 90 39 / F a x: ( 021) 251 8- 2 798 - ww w. ucam .ed u. br
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Par.4º) Considera-se “secretaria” um conjunto de atividades, tais como descritas no
Art.4º deste ADA, prescindindo de uma infra-estrutura de instalações, pessoal e
equipamentos próprios.
Par. 5°) Considera-se “Chefe” de Secretaria o funcionário nomeado para o exercício
das funções elencadas no Art. 5° deste ADA.
Par. 6°) Considera-se “atendimento primário” o primeiro contato do estudante com a
secretaria para demanda de ato de sua competência, tais como informação, inscrição e
requerimento (Art.3°, Par.1°). Por “atendimento secundário” entende-se todo ato que
decorre normalmente do cumprimento dos atos primários, tais como expedição de
certificados, matrícula em disciplinas, inserção de dados no histórico escolar, entre
outros (Art.4°). Define-se “atendimento terciário” como todo ato que, decorrente dos
dois primeiros, não pode ser resolvido pelas normas e procedimentos estabelecidos,
exercidos em condições especiais, implicando em solução inovadora.
Art.2º) Caberá ao Diretor, através da Chefia de Gabinete, a normatização, supervisão e
coordenação das atividades do Sistema de Secretarias do Iuperj, visando conferir
padronização, racionalidade e qualidade aos processos de atendimento, registro,
acompanhamento e emissão de documentos de situação dos alunos.
Par. 1°) No exercício da sua atribuição específica de coordenação e supervisão, a
Chefia de Gabinete poderá solicitar, a qualquer tempo, informações sobre as
atividades das secretarias, devendo convocar reuniões periódicas com os chefes de
secretaria para discussão de temas de interesse para a melhoria dos serviços.
Par. 2°) Das reuniões será extraída uma ata sucinta para registro. As resoluções das
reuniões de coordenação do SSI serão encaminhadas à Direção para homologação.
Estando presente, caberá ao Diretor presidir a reunião.
Art.3º) A Central de Atendimento (CAt) é uma estrutura física de integração dos serviços de
informação e inscrição, virtual (através do sítio Internet e telefone) ou presencial a todos os
cursos e atividades promovidas pelo Iuperj, com exceção dos cursos de pós-graduação em
sentido estrito.
Par. 1º) São funções específicas à CAt: atendimento primário, informação sobre cursos
e atividades, controle de demanda, contato e recontato com interessados, controle
das pré-inscrições, realização de inscrições, recebimento de documentação,
processamento de requerimentos, tais como certidões, atestados, abono de faltas,
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requerimentos de vista ou revisão de provas, solicitação de histórico escolar ou
emissão de diploma.
Par. 2º) A organização do atendimento, rotinas administrativas e controle dos
funcionários da CAt caberão à Secretaria de Graduação.
Art.4º) São funções específicas de Secretaria: atendimento secundário, manutenção dos
registros acadêmicos, acompanhamento e certificação da situação do aluno, atendimento ao
professor e apoio à sala de aula, entrega de boletos de pagamento, efetivação de matrícula,
organização e disponibilização de material didático aos discentes, registro de ementas e
programas de disciplinas, controle da assiduidade e pontualidade dos professores,
recebimento de trabalhos de alunos, controle de RFNs e lançamento de dados no histórico do
aluno.
Art.5º) São responsabilidades específicas à Chefia da Secretaria: atendimento terciário,
atendimento aos chefes de departamento e coordenadores de curso, controle da freqüência e
horários dos funcionários da secretaria, organização das rotinas e procedimentos
administrativos, encaminhamento de comunicados aos professores e alunos, elaboração de
grade horária, controle da disponibilidade de salas, apoio aos coordenadores de cursos para
sua elaboração, realização e divulgação, bem como a comunicação externa ao Iuperj, tanto
com setores da Universidade quanto agências governamentais. Toda comunicação externa que
não importe em ato de rotina deverá ser cientificada à Direção.
Art.6º) Casos omissos serão decididos pelo Diretor.
Rio de Janeiro, 12 de novembro de 2012
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