UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
CENTRO DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS
FACULDADE DE ENGENHARIA
PROCEDIMENTOS SOBRE ANÁLISE E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTOS PELA SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA
1.0 O PROTOCOLO GERAL DA FACULDADE DE ENGENHARIA
O Protocolo Geral da Faculdade de Engenharia é um setor da Secretaria
Geral Administrativa da FEN e está situada na sala 5005 do bloco (B).
2.0 DOCUMENTOS QUE DEVEM PASSAR PELO PROTOCOLO GERAL DA
FEN
Devem passar pelo Protocolo Geral da Faculdade de Engenharia, todos os
DOCUMENTOS RECEBIDOS de qualquer setor da Universidade ou de
origem externa a UERJ, direcionados a qualquer setor ou pessoa da FEN.
Devem também passar pelo Protocolo Geral da FEN, todos os
DOCUMENTOS EMITIDOS por qualquer setor ou pessoa da Faculdade, que
se destinem a outros setores da Universidade ou cujo destinatário seja
externo à UERJ.
3.0 TRAMITAÇÃO
EM
CARÁTER
DE
DOCUMENTOS EMITIDOS PELA FEN
EXTREMA
URGÊNCIA
DE
Documentos emitidos por qualquer setor da FEN, que por sua natureza
precisem tramitar em caráter de extrema urgência, deverão ser entregues
pessoalmente à Chefia da Secretaria Geral Administrativa para as
providências cabíveis. A Chefia da Secretaria deverá designar pelo menos
um substituto que tomará essas providências em sua ausência.
Uma vez processados pela Secretaria Geral Administrativa através do seu
Protocolo Geral, esses documentos poderão ser entregues ao setor de
origem, para que este realize o encaminhamento devido em caráter de
extrema urgência. Não havendo essa solicitação expressa pelo setor de
origem, os documentos serão encaminhados pela Secretaria Geral
Administrativa aos respectivos destinatários, em caráter de prioridade.
1
Quando os documentos classificados como de extrema urgência, forem
direcionados a destinatários externos via Correios, caberá ao setor de
origem estabelecer com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, as
condições desse encaminhamento.
Quando nada for estabelecido nesse sentido, os documentos serão
encaminhados ao setor competente da Universidade para o devido
encaminhamento via Correios.
A Secretaria Geral Administrativa poderá mobilizar o setor de Apoio para
entrega de documentos classificados como de extrema urgência, desde que
haja entendimento prévio do setor de origem com a Chefia da Secretaria e
desde que o volume de documentos e a diversidade de destinatários assim o
permita.
Excepcionalmente a Direção da Faculdade de Engenharia poderá
estabelecer outros mecanismos para entrega desses documentos, através de
consulta prévia da Chefia da Secretaria Geral Administrativa.
Em qualquer caso, os custos porventura existentes e que não forem
cobertos pelo setor de origem, deverão ser previamente autorizados pela
Direção da FEN, mediante consulta da Chefia da Secretaria Geral
Administrativa.
Todos os demais documentos não classificados como de extrema urgência,
terão procedimento normal na Secretaria Geral Administrativa.
4.0 TRAMITAÇÃO
EM
CARÁTER
DE
DOCUMENTOS RECEBIDOS PELA FEN
EXTREMA
URGÊNCIA
DE
Serão considerados como de extrema urgência, todos os documentos de
qualquer natureza recebidos pela Faculdade de Engenharia que apresentem
prazos definidos,
explícitos ou subentendidos para atendimento,
independentemente do período estipulado.
Pela sua característica especial, os Processos de qualquer natureza são
considerados documentos de extrema urgência para efeito de tramitação na
FEN, mesmo que não haja prazo explícito de atendimento.
Todos os documentos destinados ao Conselho Departamental da Faculdade
de Engenharia serão considerados de extrema urgência e para estes, deverá
2
ser observado o calendário anual de reuniões, estabelecido pela Direção da
Faculdade de Engenharia.
Os documentos classificados como de extrema urgência receberão a
identificação através da inscrição “URGENTE”, que será providenciada
exclusivamente pelo setor de Atendimento e Distribuição ou pela Chefia da
Secretaria Geral Administrativa.
Todos os demais documentos terão tramitação normal na Secretaria Geral
Administrativa.
5.0 OS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO DE DOCUMENTOS NA FEN
O Protocolo Geral da FEN obedecerá a um Procedimento estabelecido em
documento próprio.
O setor de Protocolo Geral da FEN encaminhará todos os documentos
recebidos pela FEN, exclusivamente ao setor de Atendimento e Distribuição
da Secretaria Geral Administrativa, em dois horários pela manhã e em dois
horários pela tarde, conforme escala estabelecida entre esses setores.
6.0 O SETOR DE ATENDIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DA SECRETARIA GERAL
ADMINISTRATIVA
O setor de Atendimento e Distribuição pertence à Secretaria Geral
Administrativa e está localizado na sala 5005 do bloco (B).
Uma vez protocolados, todos os DOCUMENTOS RECEBIDOS pela FEN
serão encaminhados ao Setor de Atendimento e Distribuição, a quem
caberá a leitura, análise e separação dos documentos para despacho com a
Chefia da Secretaria Geral Administrativa.
Os DOCUMENTOS EMITIDOS pela FEN serão distribuídos diretamente
pelo setor de Protocolo Geral, através da Equipe de Apoio da Secretaria
Geral Administrativa, depois de realizados os devidos registros,
não
necessitando portanto passar pelo setor de Atendimento e Distribuição.
Todos os PROCESSOS exceto os de natureza acadêmica (pasta rosa)
despachados por qualquer setor da Faculdade só poderão ser
encaminhados pelo Protocolo Geral a setores externos a FEN, se contiverem
3
os competentes despachos de encaminhamento da Direção da Faculdade de
Engenharia.
Os Processos de natureza acadêmica (pasta rosa) serão despachados
diretamente pela Chefia da Secretaria Geral Acadêmica, só passando pela
Direção da Faculdade de Engenharia, quando a critério da Chefia da
Secretaria, necessitarem de Despacho ou providências da Direção ou do
Conselho Departamental da Faculdade de Engenharia.
7.0 A LEITURA E ANÁLISE DE DOCUMENTOS RECEBIDOS PELA FEN
O setor de Atendimento e Distribuição da Secretaria Geral Administrativa
fará a leitura e análise dos documentos recebidos pela FEN, classificando
aqueles de extrema urgência conforme critérios estabelecidos nestes
Procedimentos,
identificando-os
imediatamente
com
a
inscrição
“URGENTE”.
8.0 A SEPARAÇÃO PRELIMINAR DOS DOCUMENTOS
O setor de Atendimento e Distribuição procederá à separação dos
documentos recebidos nas seguintes seis pastas:
a) DOCUMENTOS DE EXTREMA URGÊNCIA (Documentos com data de
atendimento, Processos de qualquer natureza e Documentos para o
Conselho Departamental da FEN);
b) DOCUMENTOS DE ENCAMINHAMENTO PESSOAL (Documentos que
estejam com endereçamento nominal);
c) DOCUMENTOS DESTINADOS À DIREÇÃO (Documentos que estejam
endereçados à Direção da Faculdade, aos Diretores nominalmente, à
Secretaria da Direção, ao Gabinete da Direção ou à Assessoria da
Direção);
d) DOCUMENTOS DESTINADOS À SECRETARIA GERAL ACADÊMICA
(Todos os documentos relativos aos Alunos e às Disciplinas);
e) DOCUMENTOS DESTINADOS À SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA
(Documentos relacionados aos Servidores Docentes, Técnicos e
Administrativos, Freqüência, Férias, Licenças de qualquer natureza,
etc.);
4
f) DOCUMENTOS DESTINADOS A OUTROS SETORES DA FEN
(Documentos com endereçamento a outros setores da FEN tais como
Departamentos
Acadêmicos,
Laboratórios
Físicos,
Laboratórios
Computacionais, Complexo Fonseca Teles ou Centro de Ciência e
Tecnologia da Faculdade de Engenharia, Agência de Desenvolvimento da
FEN ou Núcleo de Estudos e Projetos Técnicos – NEP, Centro de Estudos
da Faculdade de Engenharia – CEFEN, Coordenações dos Programas de
Mestrado, Coordenações dos Cursos de Especialização, Coordenação
Acadêmica, Comissão de Biblioteca ou Biblioteca, Núcleo de Orçamento e
Patrimônio, Coordenação de Cursos de Extensão, etc.) e Documentos
destinados aos Projetos dos Alunos (Hidros Consultoria, Projeto
MINIBAJA, GECAD – Grupo de Estudos de Concreto de alto
Desempenho, IEEE UERJ, GRUVE – Grupo de Veículos Elétricos da
UERJ, CDECart – Centro de Divulgação de Estudos Cartográficos, Centro
Acadêmico, Atlética da Engenharia, etc.).
9.0 O
DESPACHO
COM
ADMINISTRATIVA
A
CHEFIA
DA
SECRETARIA
GERAL
O setor de Atendimento e Distribuição despachará com a Chefia da
Secretaria Geral Administrativa, em pelo menos um horário pela manhã e
um horário à tarde, conforme escala previamente acordada.
Nesse despacho serão avaliadas as distribuições previamente feitas, as
eventuais alterações de distribuição e emitidos os respectivos despachos
pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa.
Para os documentos classificados de extrema urgência será dada a devida
prioridade nesse procedimento.
Em qualquer despacho deverá estar claramente definido o setor de destino
do documento, de forma a não gerar dúvidas no Protocolo Geral da FEN.
Nos
documentos
a
serem
distribuídos
a
diferentes
setores
simultaneamente, deverá constar explicitamente do despacho quais os
setores que deverão receber esses documentos. Nesses casos deverão ser
providenciadas pelo setor de Apoio da Secretaria geral Administrativa,
tantas cópias quantas forem necessárias para atender à distribuição
especificada.
5
Os documentos destinados à Direção e todos os Processos exceto os de
natureza acadêmica (pasta rosa), serão sempre despachados pela Chefia da
Secretaria Geral Administrativa à Direção da Faculdade.
Os documentos destinados ao Conselho Departamental da FEN serão
despachados pela Chefia da Secretaria Geral Administrativa à Direção da
Faculdade de Engenharia, observados os prazos para emissão da pauta da
reunião, conforme calendário anual estabelecido pela Direção da FEN.
Os Processos de natureza acadêmica (pasta rosa) serão despachados à
Secretaria Geral Acadêmica.
Os demais documentos serão despachados diretamente pela Chefia da
Secretaria Geral Administrativa a quem de direito para as providências
cabíveis.
Dos documentos classificados como de extrema urgência e despachados
diretamente a quem de direito, será enviada cópia à Direção da FEN
indicando as providências tomadas.
Todos os documentos retornarão ao setor de Atendimento e Distribuição
após o despacho com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, para o
devido registro de saída pelo Protocolo Geral da FEN e encaminhamento ao
setor competente.
10.0 O REGISTRO FINAL E O ENCAMINHAMENTO DOS DOCUMENTOS
Concluído o despacho com a Chefia da Secretaria Geral Administrativa, o
setor de Atendimento e Distribuição fará as anotações para seu controle,
encaminhando imediatamente as pastas ao setor de Protocolo Geral, que
providenciará os encaminhamentos devidos, depois de realizados os
competentes registros. As pastas vazias deverão ser imediatamente
devolvidas ao setor de Atendimento e Distribuição para receber nova carga
de documentos.
O setor de Protocolo Geral deverá priorizar o registro e encaminhamento
dos documentos classificados como de extrema urgência.
O setor de Apoio deverá providenciar as cópias necessárias ao
encaminhamento dos documentos, conforme despacho da Chefia da
Secretaria Geral Administrativa, o que deverá ser controlado pelo Protocolo
Geral da FEN.
6
Os documentos destinados à Direção da FEN, deverão ser entregues
imediatamente pelo pessoal de Apoio da Secretaria Geral Administrativa
diretamente à Secretaria da Direção.
Os documentos destinados à Secretaria Geral Acadêmica ou à Secretaria
Geral Administrativa, deverão ser entregues imediatamente pelo pessoal do
setor de Apoio diretamente à Chefia das Secretarias.
Os demais documentos deverão ser colocados nos respectivos escaninhos
na Secretaria Geral Administrativa pelo pessoal do setor de Apoio.
Havendo documentos classificados como de extrema urgência entre os
documentos colocados nos escaninhos, o setor de Apoio comunicará a
existência dos mesmos aos respectivos setores para que esses possam
retira-los com a maior brevidade possível.
Conforme estabelecido anteriormente pela Direção da FEN, todos os
documentos destinados a Fonseca Teles, serão entregues à pessoa
designada pela Direção da Faculdade, incumbida de retirar os documentos
no Protocolo Geral da FEN e entrega-los à recepção do Centro de Ciência e
Tecnologia da Faculdade de Engenharia – Complexo Fonseca Teles,
realizando também o processo inverso.
11.0 O REGISTRO DA ENTREGA DE DOCUMENTOS
O Protocolo Geral da FEN deverá observar rigoroso controle na saída de
documentos registrados, tanto para setores internos da FEN como para
outros setores da Universidade ou endereçamentos externos à UERJ.
Para tanto deverá estabelecer mecanismos de controle apropriados e
adequados a cada tipo de encaminhamento. Nenhum documento deverá
sair do Protocolo Geral sem que esteja claramente identificado quem o
retirou.
A colocação de documentos nos escaninhos da Secretaria Geral
Administrativa ou a sua retirada para entrega aos destinatários, deverá ser
realizada exclusivamente pelo pessoal da Secretaria, sendo vedada a sua
realização por qualquer outra pessoa.
7
Periodicamente o setor de Apoio da Secretaria Geral Administrativa deverá
realizar uma avaliação dos documentos não retirados e alertar os
respectivos setores sobre a existência desses documentos.
No caso de encaminhamentos a outros setores da Universidade ou
endereçamentos externos a UERJ, em que o registro de recebimento seja
dado em cópia do documento, este deverá ser obrigatoriamente arquivado
em pasta própria no Protocolo Geral da Secretaria Geral Administrativa.
12.0 AS TRAMITAÇÕES INTERNAS
Entende-se como tramitação interna à passagem de documentos entre os
diferentes setores da FEN, sejam estes documentos originados
internamente em qualquer setor da Faculdade de Engenharia, ou ainda
originados externamente e que já tenham, neste caso, passado
obrigatoriamente pelo Protocolo Geral da FEN, na sua entrada na
Faculdade de Engenharia.
As tramitações internas de documentos de qualquer natureza e de qualquer
origem, entre diferentes setores da FEN, exceto entre o Campus Maracanã e
o Complexo Fonseca Teles, não passarão mais pelo Protocolo Geral da FEN
a cada tramitação interna, só passando obrigatoriamente por este setor
quando despachado a outro setor da Universidade ou destinatário externo à
UERJ.
Caberá nestes casos a cada setor da FEN organizar o seu próprio protocolo
e promover adequadamente os competentes registros de recebimento e de
saída de documentos, de forma a permitir rápida localização dos mesmos.
Os escaninhos da Secretaria Geral Administrativa poderão ser utilizados
para o encaminhamento destes documentos entre os diferentes setores da
FEN. No entanto, não caberá ao Protocolo Geral da FEN o registro ou
acompanhamento desses documentos, enquanto permanecerem em
tramitação interna dentro de Campus Maracanã.
No caso da tramitação de documentos entre o Campus Maracanã e o
Complexo Fonseca Teles, o Protocolo Geral da FEN continuará a registrar a
movimentação desses documentos, utilizando para isso um registro
específico em separado.
Rio de Janeiro, 29 de dezembro de 2005
Direção da Faculdade de Engenharia
Gestão Participativa Luiz Biondi – Carlos Alberto
8