GERENCIAMENTO
DA COMUNICAÇÃO
em PROJETOS
Gerenciamento de Projetos
A IMPORTÂNCIA DA
COMUNICAÇÃO:
Uma boa comunicação no ambiente de
Projeto resultará em uma equipe motivada;
 Ampliam-se as chances de sucesso no
Projeto;
 Projetos são executados por Pessoas;
 Lembrem-se:

 Nem
só de CAMINHO CRÍTICO vive um Projeto,
alguém precisa dizer onde ele está
Modelo de Comunicação:




Emissor ou Transmissor: aquele que origina a
mensagem
Mensagem: são os pensamentos, sentimentos
ou idéias transformadas em códigos que devem
ser compreensíveis tanto pelo emissor quanto
pelo receptor;
Meio ou Mídia: o veículo ou mecanismo
utilizado para encaminhar a mensagem (visual,
auditivo e tátil);
Receptor: aquele para o qual a mensagem é
destinada;
Barreiras de Comunicação (falar com
jeito, saber como falar):








Falta de canais de comunicação claros;
Distância física ou temporal entre o emissor e o receptor;
Uso inadequado de linguagem técnica;
Fatores ambientais de distração (barulho, cheiro);
Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença, preconceitos);
Informação excessiva;
Falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo
comunicado (campo de experiências não se sobrepõe);
Diferenças culturais;
Estimular o Transmissor para solicitar feed-back. O Emissor deve usar da
audição ativa (identifica se houve ou não o entendimento da mensagem).
Canais de Comunicação:
informal
formal
A
Alta Gerência, Cliente
Patrocinados
Interessados
Externos
D
Gerentes
Funcionais
Gerente de Projeto
B
Outros
Gerentes do
Projeto
Agências
Reguladoras
C
Equipe do Projeto
TIPOS DE COMUNICAÇÃO:

COMUNICAÇÃO VERBAL: pode ser oral (mais
rápida) ou escrita (mais detalhada) e ainda é o
tipo mais utilizado para transmitir informações, e
um dos mais eficazes;
 Manter
comunicações orais e presenciais é
extremamente importante para aumentar o espírito
de equipe;
 mecanismo de duas vias possibilitando a obtenção
de feedback por parte do receptor durante sua
transmissão;
TIPOS DE COMUNICAÇÃO:

COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL: também
conhecida como a linguagem corporal, é aquele
que se dá sem o uso de palavras;
 São
usadas para substituir, reforçar e, vez ou outra,
contradizer uma mensagem verbal;
 Lapso cinético  é um sinal contraditório em que a
comunicação verbal emite uma mensagem e a nãoverbal outra;


Eu estou lhe dizendo que não estou bravo;
Claro que eu não fiquei chateado com isso;
TIPOS DE COMUNICAÇÃO:

COMUNICAÇÃO PARALINGUÍSTICA: É
aquela que utiliza sons ou qualidade de
voz que acompanha a fala e revela a
situação em que o falante se encontra
(aspectos como velocidade e entonação
são considerados paralinguísticos);
ESTILOS DE COMUNICAÇÃO:

FORMAL:
 Um
conjunto de regras e procedimentos deve ser
seguido, exigindo um formato, um protocolo. Em
Projetos, toda comunicação formal deve passar pelo
Gerente de Projetos;

INFORMAL:
 Não
há um conjunto de regras, a comunicação é
livre, a maioria dos gerentes de projeto prefere
comunicar-se verbal e informalmente;
 Uma comunicação construída na base da confiança
mútua entre todos os envolvidos;
Gerenciamento das
Comunicações do Projeto:


O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de
saber quais mensagens devem ser enviadas,
para quem, em que momento e traduzí-las para
uma linguagem que todos possam
compreender;
Todas as pessoas envolvidas no Projeto devem
estar preparadas para enviar e receber
informações e devem compreender também
como as informações em seu poder podem
afetar o projeto como um todo;
Planejamento de Comunicações:
Indicará quem precisará de qual
informação, quando, como ela deverá ser
fornecida e por quem;
 Muitos executivos definem um bom
Gerente de Projeto como aquele que
mantém a todos informados e não aquele
que resolve tudo sozinho;

Tecnologia das Comunicações:



Não há Tecnologia moderna que substitua a
uma boa conversa, olho no olho, no entanto, há
que compreender bem que tipo de tecnologia
será utilizado no desenvolvimento do projeto. O
que é bom para um pode ser ruim para outro;
Deve-se, portanto, assegurar que os recursos
não sejam desperdiçados com informações ou
tecnologias inadequadas;
Um projeto de sucesso é aquele que atinge ou
excede as expectativas dos interessados;
Plano de Gerenciamento de
Comunicação:

Deve fornecer informações sobre:
 Como
os dados serão coletados, organizados e
arquivados;
 Os métodos a serem usados para distribuir as
informações;
 O tipo de informação a ser distruibuído;
 Quando cada tipo de informação será produzido;
 Métodos de acessar informações entre as comunicações
programadas;
 O método usado para atualizar e refinar o plano durante
o projeto;
Reunião de KICK-OFF
(Lançamento do Projeto):

Não marca o início do projeto, mas sim a
fase de execução do projeto, deve ser o
primeiro evento e é considerada crítica
para o processo de construção da equipe
do projeto com o propósito de começar o
projeto com o pé direito.
Objetivos da Reunião de
Lançamento:





Estabelecer os canais de comunicação e favorecer os
relacionamentos de trabalho;
Definir as metas e os objetivos do time no que diz
respeito ao projeto;
Revisar o plano de projeto e as atividades necessárias
para a consecução do projeto;
Identificar os possíveis problemas potenciais que
poderão afetar o projeto e definir quais os planos de
ação serão aplicados;
Avaliar os riscos documentados durante o processo de
planejamento e fazer uma análise da situação atual
Criando comunicações bemsucedidas com a Equipe do Projeto

Ser um comunicador efetivo:
 Rede
interpessoal de comunicações entre os
membros da equipe e deve estimular a comunicação
informal entre eles;

Ser um facilitador de comunicações:
 Iniciar
os relacionamentos que se tornarão vínculos
de comunicação;

Evitar bloqueadores de comunicação:
 Evitar
respostas negativas que arruínam ou inibem
idéias inovadoras. Devem criar um clima que seja
aberto ao desenvolvimento de novas idéias;
Criando comunicações bemsucedidas com a Equipe do Projeto

Manter a equipe de projeto o mais próximo
possível;
 Na
medida do possível, alocar todos os participantes
da equipe em um único espaço no escritório;

Ter uma sala de comando para o Projeto;
 Local
exclusivo onde a equipe do projeto possa se
reunir (também chamada de sala de guerra, sala de
controle, project cockpit)

Conduzir reuniões eficazes;
 Um
dos mecanismos mais eficazes para a
comunicação em Projetos e também essenciais para
criar times;
Relatório de Desempenho

Informações do andamento:
 Situação

Informações sobre o progresso:
O

atual ou status (onde o projeto está);
que já foi feito até o momento;
Informações relativas à previsão (forecast):
 Preveem
o andamento e o progresso futuro do
projeto;

Ferramentas e Técnicas:
 Utilizadas
para comunicar o projeto. As medidas mais
utilizadas são o desvio de custo e o desvio de
cronograma;
Relatório de Desempenho

Revisão de Desempenho:
 Avaliar

o andamento e o progresso do projeto;
Análise dos Desvios:
 Compara
os resultados reais do projeto com os
resultados planejados ou esperados;

Análise das Tendências:
 Avaliação
dos resultados do projeto durante todo o
tempo e determina se o seu desempenho está
melhorando ou piorando;