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Manual do Porta-Voz
O porta-voz é sempre a ‘cara’ da empresa, por isso é preciso que seja alguém
que se identifique profundamente com a filosofia da instituição. Saiba como
escolher um porta-voz:
• O Presidente ou um dos Diretores podem ser designados para a
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função, desde que realmente tenham disponibilidade para atender a
imprensa.
Se a empresa representar matriz estrangeira e o ocupante do cargo
máximo falar outro idioma, a função de porta-voz não é a mais
indicada pela dificuldade de comunicação e a possibilidade de rápida
transferência para unidade em outro país.
A conduta, o caráter e a personalidade do porta-voz têm que estar em
sintonia com a imagem que a empresa quer divulgar.
Porta-voz é um cargo sem remuneração, portanto o escolhido vai ter
dupla função sem ganhar pelo trabalho.
Identifique se o escolhido para o cargo realmente tem consciência da
realização da tarefa, já que a sua imagem estará completamente
interligada à da empresa.
Quando usar o porta-voz?
• O porta-voz é acionado toda vez que a imprensa quiser uma declaração
de um representante da empresa, em entrevistas por telefone, e-mail,
pessoalmente no escritório do entrevistado ou até no estúdio de
emissora de rádio ou tv.
• Em situações de crise, o porta-voz é designado para prestar
esclarecimentos sobre algum acontecimento que exponha a empresa
na mídia.
Por que usar o porta-voz?
• A identificação da pessoa com a marca ou instituição gera credibilidade.
• A mensagem transmitida fica padronizada, porque só um fala e não há
risco de comunicação truncada.
• O porta-voz treinado normalmente sabe se relacionar com os
jornalistas e tem habilidade para dar entrevistas, o que facilita o
trabalho da imprensa.
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• A empresa ganha porque, se bem estruturado, o Plano de Comunicação
a ser seguido pelo porta-voz consegue minimizar ou reverter a
imagem arranhada depois de uma situação de crise
O que não é permitido a um porta-voz?
• Conceder entrevistas sem autorização da empresa.
• Falar mal da instituição que representa ou divulgar informações sigilosas
(em off).
• Portar-se inadequadamente fora do horário de trabalho. Ex.: participar
de festas inescrupulosas, se envolver pessoalmente em situações
ilícitas e anti-éticas.
• Deixar-se fotografar/gravar com copo ou garrafa na mão, sem roupa, ao
lado de pessoas com imagem negativa junto à opinião pública,
exaltado durante discussão, etc.
O porta-voz ideal
• Integrado à missão e aos valores da empresa, e que compreenda a
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importância da função.
Bem informado sobre assuntos cotidianos do Brasil e do mundo.
Envolvido com o dia a dia da empresa, e que conheça as questões
operacionais e administrativas da corporação, além de assuntos sobre
o mercado de atuação.
Conhecedor das regras da língua portuguesa, bom relacionamento
interpessoal e que saiba se vestir adequadamente.
Possua dicção perfeita, asseio e higiene para se apresentar como
representante da empresa.
Faça bom uso das palavras para atender a curiosidade dos jornalistas
sem comprometer a imagem da empresa com informações impróprias.
Tenha poder de concisão e objetividade para responder às perguntas da
imprensa.
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