A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS
AUTARQUIAS LOCAIS
X Jornadas de Ciência da Informação
Susana Oliveira
Objectivos…
 Testemunho enquanto autarca e gestora de informação;
 Percepção do mundo das autarquias: dificuldades e
desafios;
 O papel da gestão da informação no sucesso dos políticos e
das autarquias locais.
Complexidade do contexto
organizacional
 Diversas áreas de actuação;
 Falta de estabilidade dos Executivos (mudanças partidárias
e dos seus líderes);
 Falta de corpos técnicos com formação e capacidade de
adaptação à mudança;
 Escassez de recursos financeiros – impossibilidade de
contratar RH e obrigatoriedade de reduzir despesa e nº de
efectivos
Complexidade do contexto
organizacional
 Reestruturações orgânicas impostas por lei: uma em Dezembro
de 2010 e outra que teremos de fazer até ao fim de 2012;
 Diferentes sensibilidades dos elementos do Executivo e a sua
forma de gerir;
 Feitio/caracteristicas pessoais
 Orientação e objectivos políticos
 Impacto nos municipes e suas vidas
 Contagem decrescente para as próximas eleições e a pressão de
implementar os projectos;
Complexidade do contexto
organizacional
 Legislação a nivel nacional em constante modificação:
incerteza total em tudo o que se faz;
 Necessidade urgente de tomar decisões na hora e um sem
fim de decisões tomadas em cada dia de trabalho;
 Ritmo alucinante: atendimento ao público, gerir serviços,
organizar e planear acções, controlar despesas e recursos
humanos, fazer política durante a semana e fins-desemana…
Informação como recurso estratégico
 Criação do Pelouro da Gestão da Informação, aliado ao da
Qualidade dos Serviços e Modernização Administrativa;
 Reconhecimento da necessidade de alguém com perfil e
formação para gerir este recurso tão importante e valioso para a
organização;
 Reconhecimento da gestão da informação como uma mais valia
para a entidade e seus municipes;
 Gestão da Informação como ferramenta imprescindivel para o
apoio/suporte à tomada de decisão correcta e em tempo útil;
A Gestão da Informação na autarquia
 Pequenas medidas que fazem toda a diferença:
 Não imprimir os emails – fazer o reencaminhamento e criação de
estrutura de pastas para controlo;
 Disponibilização dos documentos para reunião de câmara no
servidor – desmaterializaçao
 Orientação dos dirigentes para a elaboração de documentos de
apoio à gestão: rel. de act; plano de act; instrumentos de controlo
do cumprimento dos objectivos de SIADAP; monitorização de
diversos indicadores que variam de serviço para serviço;
 Exemplo: estágios acolhidos na CMP desde 2001; nº de concursos
de pessoal desde 2001 a termo certo e indeterminado… (listas
escritas à mão); medalhados do 3 de Março;
A Gestão da Informação na autarquia

Implementação de um sistema voip de comunicação: maior controlo das
chamadas e despesas, bem como das chamadas perdidas, entre outros;

Desafio de desenvolver um sistema de informação integrado para as
autarquias locais – e-situs (projecto conjunto da AMVS)

Intranet + portal do colaborador (férias, faltas, siadap, controlo de
assiduidade, etc) + gestão documental + requerimentos on-line e consulta do
estado dos processos online

Avaliação, selecção e eliminaçao de informação no Arquivo Municipal e
noutros locais da Câmara, onde armazenavam informação…

Elaboração do plano de classificação para futura implementação da gestão
documental;

Qualificação e certificação dos serviços (apenas a Divisão de Ambiente se
encontra certificada)
A Gestão da Informação na autarquia
 Implementação de um sistema centralizado de multifunções, por
pisos/serviços, retirando as impressoras de secretária;
 Substituição de todo o parque informático, de modo faseado;
 Construção de um novo website, usando ferramentas mais actuais,
para suportar as novas funcionalidades que são necessárias e com
versão acessivel, de acordo com as normas W3C.
 Preparação para abertura de um balcão único de atendimento dos
serviços municipais e respectiva reorganização e reengenharia de
processos organizacionais;
 Criação de um manual de procedimentos de apoio ao atendimento
multi-serviços.
 Criação de um manual de imagem para a organização;
A Gestão da Informação na autarquia
 Músicos que tocam os vários instrumentos:
 Efectivos:

1 tecnica superior da área da Comunicação (site, e-situs,
reengenharia de processos do BU, etc)

1 eng informático (apoio às escolas…)

1 assistente técnico – informática (substituição de hardware…)
 Temporários:

Eu 

1 estágio profissional (+ 1 acto único)

1 estágio PEJENE (a iniciar em Julho - 3 meses + possibilidade de
1 acto único)
Gestores de Informação precisam-se a tempo inteiro…

Obrigada!