MANUALIZAÇÃO
Elaboração e Uso de Manuais
Prof. Virginia
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Preliminar



Prof. Virginia
Trataremos de manuais
vinculados à movimentação de
processos.
Esses manuais apontam o
como fazer.
Os indicadores para o uso de
manuais estão ligados aos
processos de:
 Divulgação
 Coordenação
 Análise
 Treinamento
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Objetivos
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
Permitir que a reunião de
informações dispostas de forma
sistematizada,
criteriosa
e
segmentada
atue
como
instrumento
facilitador
do
funcionamento da organização.

O manual vale como instrumento
de permanente consulta, sem
ser o único no qual executivos e
executantes devem pautar seu
trabalho.
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Estratégia para a Manualização




Prof. Virginia
Itemizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é
necessário que sejam identificados
os vários tipos de manual que a
organização demanda.
Qualificar
a
Manualização:
detalhamento
do
que
será
manualizado,
ou
seja,
serão
selecionados os modelos.
Elaborar o manual: é a colocação
em prática dos estudos realizados
anteriormente;
Distribuir o manual.
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Tipos e Técnicas de Manualização (1)
Prof. Virginia

Manual de Organização, Manual
de estrutura: tem como escopo
a própria organização.

Manual de Instruções, Manual
de Normas e Procedimentos,
Manual de Processo, Manual de
Serviços:
definem
normas
diretrizes e o detalhamento de
como fazer o trabalho de
natureza burocrática.
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Tipos e Técnicas de Manualização (2)



Prof. Virginia
Manual de Formulários: define a
finalidade, o preenchimento, a
distribuição e a utilização dos
formulários em uso na empresa.
Manual de Normas: semelhante a
qualquer regulamento interno ou
regimento.
Manual de seqüência Administrativa:
descreve as fases e as operações de
cada processo, citando os órgãos e
as pessoas que as executam, bem
como os volumes de trabalho em
cada fase (não é o manual que mais
se recomenda no Brasil).
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Tipos de Manuais (1)


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Manual de Instruções
 Instruções
 Origem
 Áreas de Operação
 Justificativas das Instruções
Manual de Normas e Procedimentos
 Objetivo
 Classificação dos Assuntos
 Preparo e Emissão de Normas
 Padrões
para
redação
comunicações normativas
 Modificação de Normas
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de
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Tipos de Manuais (2)

Manual de Processo




Manual de Serviços (a)




Normas básicas
Roteiro de Execução
Roteiro de supervisão
Manual de Serviços (b)





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Normas Básicas
Processo
Interface
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Normas legais
Roteiro de Execução
Formulários
Interface
Roteiro de Supervisão
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Tipos de Manuais (3)

Manual de Formulários







Manual
de
administrativa





Prof. Virginia
Objetivos
Freqüência
Preenchimento
Fluxograma
Interface
Anexos
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Seqüência
Processo
Formulários
Volume
Espaço Físico
Cuidados na Supervisão
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Recomendações Finais




Prof. Virginia
O manual é elaborado para quem
não sabe. Quem sabe não o
consulta.
Elabore o manual em folhas
soltas, para melhor atualização.
É fundamental a existência de
um padrão estético que inclua
obrigatoriamente a redação e a
apresentação de cada manual
É interessante a adoção de um
sistema de modificação que
permita uma fácil referência e/ou
busca.
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MANUALIZAÇÃO
Formulação e Análise
Estrutural
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Objetivos (1)




Prof. Virginia
Explicar os objetivos e diretrizes
básicas da empresa, sua penetração no
mercado e na sociedade em geral.
Relatar a história da empresa, desde
sua fundação até a atualidade.
Demonstrar de forma coordenada e
organizada, a estrutura organizacional
da empresa necessária para conseguir
os objetivos e diretrizes traçadas.
Definir a função, a posição hierárquica,
as responsabilidades, as relações e a
autoridade dos cargos decorrentes
desta estrutura
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Objetivos (2)

Prof. Virginia
Atender às exigências das
normas internacionais (série
ISO 9000). Ou mesmo da
série ISSO 14000 que trata
das questões ambientais.
Em termos de Manualização
no plano estrutural, é a
inclusão de alguns itens que
assegurem uma leitura e
interpretação sistêmica da
organização.
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Tipos e Técnicas de Manualização
1. Manual de Política





Prof. Virginia
Processo decisório (unidades
de direção)
Delegação de autoridade
Processo decisório (unidades
de assessoramento e de
execução de 1o. e 2o. Níveis).
Coordenação global
Intervenção ambiental
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2. Manual de Organização (a)





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Políticas e diretrizes
organizacionais.
Estrutura orgânica
Competências
Estatutos e regimentos
internos
Quadro de pessoal
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2. Manual de Organização (b)






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Introdução
Objetivos do manual
Definição das finalidades e
objetivos da organização
Organogramas parciais e
global
Descrição por unidades
Descrição de cargos
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2. Manual de Organização (c)



Objetivo
Estrutura Interna
Linhas de autoridade
 Ascendente
 Descendente

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Funções
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2. Manual de Organização (d)



Preliminares
Quadro Organizacional
Planos de ação
 natureza
estratégica
 natureza operacional

Envolvimento ambiental
 circunstancial
 permanente

Prof. Virginia
Atuação individualconceitual
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Recomendações Finais (1)







Prof. Virginia
A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto;
sumário de assuntos; gráficos
explicativos.
Forma de impressão do texto.
Desenho do gabarito da folha.
Qualidade do papel.
Cor do papel
Perfuração da folha (quando
for o caso)
Formato da folha padrão
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Recomendações Finais (2)

Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso):






Prof. Virginia
tamanho
gravação
ferragens
O uso de divisórias para separar os
vários segmentos é interessante.
O manual deve ser visto como um
documento
que
subsidia
os
trabalhos de cada pessoa na
empresa.
A linguagem escrita tem de estar ao
alcance de quem lê e usa o manual.
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