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NOÇÕES BÁSICAS DE
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
(MINUTA)
Chapecó, SC, 30 de setembro de 2010.
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APRESENTAÇÃO
A Gestão de Documentos visa acompanhar e orientar a produção, tramitação e destinação de
documentos, racionalizando sua produção para facilitar a operacionalização das atividades e
contribuir para a eficácia administrativa e rotinas de gestão arquivística, sendo de caráter
imprescindível para o acesso e recuperação das informações da Universidade Federal da Fronteira
Sul - UFFS.
Estas orientações são direcionadas aos Servidores da UFFS que tenham como instrumento
de trabalho os documentos, que atualmente servem à administração, e que irão constituir a história
da Instituição, retratando sua fundação, suas atividades e seu contínuo desenvolvimento.
São apresentados conceitos básicos utilizados em arquivos, caracterizando-se como um
roteiro para sua organização, incluindo noções de conservação de documentos e da Legislação
Arquivística, tendo por objetivo iniciar o processo de implantação e desenvolvimento de rotinas de
Gestão Documental na UFFS.
Arquivistas da UFFS.
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ÍNDICE:
1 Conceitos básicos e importância.....................................................................................................06
2 O que é documento?........................................................................................................................10
2.1 Documento de Arquivo.....................................................................................................10
2.2 Documento Público..........................................................................................................10
3 Natureza dos documentos ..............................................................................................................10
3.1 Suporte.............................................................................................................................10
3.2 Forma...............................................................................................................................10
3.3 Formato............................................................................................................................11
3.4 Espécie.............................................................................................................................11
3.5 Gênero..............................................................................................................................11
3.6 Tipo documental...............................................................................................................11
4 Natureza do assunto........................................................................................................................11
5 O que é arquivo?.............................................................................................................................12
5.1 Tipos de arquivos.............................................................................................................12
5.1.1 Arquivos Públicos.............................................................................................12
5.1.2 Arquivos Institucionais......................................................................................12
5.1.3 Arquivos Comerciais.........................................................................................12
5.1.4 Arquivos Pessoais ou Familiares.......................................................................12
6 Fundo de Arquivo..........................................................................................................................12
7 Idade dos Arquivos.........................................................................................................................13
7.1 Arquivo Corrente.............................................................................................................13
7.2 Arquivo Intermediário.....................................................................................................13
7.3 Arquivo Permanente .......................................................................................................13
8 Gestão de Documentos...................................................................................................................14
8.1 Fases da Gestão de Documentos......................................................................................14
8.1.1 Produção............................................................................................................14
8.1.2 Utilização..........................................................................................................14
8.1.3 Destinação.........................................................................................................14
9 O que é Sistema de arquivos .........................................................................................................14
10 Fluxo Documental........................................................................................................................14
10.1 Protocolo........................................................................................................................14
10.2 Arquivo Central .............................................................................................................15
10.3 Arquivos Setoriais..........................................................................................................15
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11 Classificação dos Documentos.....................................................................................................15
11.1 Importância da Classificação Documental.....................................................................16
11.1.1 O que é Plano/Código de Classificação de Documentos?...........................................16
11.1.1.1 Código de Classificação de Documentos da Administração Pública...........16
12 Ordenação de Documentos...........................................................................................................18
12.1 Métodos de Ordenação...................................................................................................18
12.1.1 Método Alfabético...........................................................................................18
12.1.2 Método Geográfico..........................................................................................19
12.1.3 Método Numérico............................................................................................20
12.1.4 Método por Assunto.........................................................................................21
12.2 Regras de Alfabetação....................................................................................................22
13 Avaliação Documental...................................................................................................................26
13.1 Etapas da Avaliação........................................................................................................26
13.2 Valoração dos documentos..............................................................................................27
13.2.1 Valor Primário..................................................................................................27
13.2.1.1 Valor Administrativo.........................................................................28
13.2.1.2 Valor Jurídico....................................................................................28
13.2.1.3 Valor Fiscal........................................................................................28
13.2.2 Valor Secundário..............................................................................................29
13.2.2 1 Valor Histórico Probatório................................................................29
13.2.2.2 Valor Histórico Informativo..............................................................29
13.3 Critérios adotados na avaliação documental..................................................................30
13.3.1 Documentos de guarda permanente.................................................................30
13.3.2 Documentos de guarda temporária..................................................................31
13.3.3 Documentos de guarda eventual......................................................................31
13.4 Instrumentos resultantes da avaliação documental.........................................................32
13.4.1 Tipos de Instrumentos de Destinação..............................................................32
13.4.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos.........................................32
13.4.1.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos para a
Administração Pública........................................................................33
13.4.1.1.2 Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos...34
13.4.1.2 Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento...........34
13.4.1.3 Relação de Transferência e Relação de Recolhimento.....................35
13.4.1.4 Termo de Eliminação (Lista de Eliminação/descarte)......................35
13.4.1.5 Ata de Eliminação de Documentos...................................................35
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13.4.1.6 Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.............................35
13.5 Eliminação de Documentos............................................................................................36
13.6 Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.....................................................36
14 Conservação de Documentos........................................................................................................37
14.1 Manuseio e Acondicionamento.......................................................................................37
15 Legislação Arquivística Brasileira................................................................................................38
15.1 Legislação Arquivística Federal.....................................................................................38
15.2 Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).........................................39
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1 CONCEITOS BÁSICOS E IMPORTÂNCIA:
Armazenamento: guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informação.
Arquivo Central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos
setores e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos.
Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para
os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que
se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são
por eles consultados.
Arquivo intermediário: conjunto de documentos originário de arquivos correntes com uso pouco
frequente que aguardam destinação final.
Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu
valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.
Avaliação de documentos: processo de análise que permite a identificação dos valores dos
documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produção à guarda
permanente ou eliminação.
Classe: cada divisão que compõe o sistema de classificação.
Classificação: analisa, identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corrente, de acordo
com as diferentes funções e atividades da instituição, com o objetivo de facilitar a sua captura,
arquivamento, recuperação e destinação.
Código: conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, normalmente letras e/ou
números, que, mediante uma convenção, representam dados.
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Código de classificação: Sistema de código derivado de um plano de classificação.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD): comissão de caráter permanente
cujo competência é orientar e normalizar a produção e o fluxo de documentos, a elaboração do
plano de destinação de documentos, a incorporação de acervos ao Arquivo Central e a preservação
do patrimônio documental da UFFS.
Comissões Setoriais de Arquivos das Unidades (CSAU): propõe à CPAD prazos de guarda dos
documentos em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais,
operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporalidade; assessorar a CPAD no processo
de avaliação de documentos, sempre que convocada; assistir às atividades de seleção e destinação
de documentos dos Arquivos Setoriais; e propor e acompanhar a organização de Arquivos Setoriais
nas Unidades.
Conservação de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física
dos arquivos contra agentes de deterioração.
Data-limite: identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do
período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.
Destinação do documento: determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda
permanente.
Destinação final: ações baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a
identificação, seleção, eliminação e/ou reprodução e guarda permanente dos documentos.
Digitalização: conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital,
por meio de dispositivo apropriado, como scanner.
Documento arquivístico: ação registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, e que
possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades.
Documento ativo: cuja ação não foi encerrada.
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Documento-base: referência formal para abertura de um processo ou de um expediente.
Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada, mas ainda serve ao órgão que o
produziu.
Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado
como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteção que exige.
Eliminação: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo.
Empréstimo: procedimento de ceder, temporariamente, a órgãos e entidades autorizadas os
documentos correntes e intermediários de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle
de devoluções.
Encerramento: determina a finalização da ação que desencadeou o documento ou documentos, não
sendo permitidos juntadas e despachos complementares. O registro, feito pelos responsáveis do
encerramento no sistema, aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinação final, isto é,
eliminação ou guarda permanente.
Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas.
Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º, Lei 8.159/91).
Guarda permanente: recolhe à guarda permanente documentos de valor informativo/histórico.
Plano/Código de classificação de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo.
Preservação de documentos: assegura as atividades de salvaguarda, acondicionamento,
armazenamento, condicionamento, recuperação e restauração de documentos.
Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados,
sendo o Arquivo Central responsável pelo acesso, divulgação e publicação de quaisquer
documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o empréstimo de originais, exceto em casos
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previstos em lei.
Série documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo órgão, em
decorrência do exercício de igual função, subfunção e atividade e que resultam de produção e
tramitação de maneira análoga e obedecem à equivalente temporalidade e destinação.
Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade,
pública ou privada que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos
comuns, visando a gestão documental, bem como a preservação e o acesso ao patrimônio
documental público.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco ótico, filme, fita magnética,
Disco Rígido, papel e outros).
Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): determina prazo para a transferência,
recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.
Termo de eliminação: reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido
o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, serão eliminados.
Termo de empréstimo de documentos: registra as informações relativas à cessão temporária de
documentos para fins de consulta, reprodução ou exposição.
Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de
guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente.
Termo de transferência de documentos: registra a passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermediário.
Tipo de documento: espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um
arquivo.
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2 O que é Documento?
É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para
consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.
O documento pode ser simples (ex.: oficio, relatório, ficha de atendimento, etc.) ou
Composto (ex.: processo, dossiê, etc.).
2.1 Documento de Arquivo
São todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou
privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam
um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus
produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são
produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou
formato.
2.2 Documento Público
São todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um
órgão governamental na condução de suas atividades.
São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de
caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.
3 Natureza dos Documentos
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas
atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de suas
funções. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são
diferentes os formatos, as espécies e os gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo.
Quanto a natureza os documentos dividem-se em:
3.1 Suporte: Material sobre a qual as informações são registradas. Exemplos: papel, fita magnética,
filme de nitrato, CD, DVD, Disco Rígido, Pen drive.
3.2 Forma: Estágio de preparação e de transmissão de documentos. Exemplos: original, cópia,
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minuta, rascunho.
3.3 Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, tira de microfilme, mapa.
3.4 Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza
das informações nele contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma.
3.5 Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas);
iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides); textual (de forma geral documentos
escritos/impressos); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (CDROM, DVD, Disco Rígido, etc)
3.6 Tipo de documento: é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: ata de posse; boletim de notas e frequência de alunos, regimento
de departamento, solicitação de impressos, edital de monitoria, prontuário médico, nota fiscal de
compras.
4 Natureza do Assunto
Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a
instituição, podendo ser de domínio público.
Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação.
O Decreto nº 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regulamenta o artigo 23 da Lei nº 8.159 de 08
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a
eles, e dá outras providências.
Os assuntos sigilosos são classificados de acordo com os seguintes graus: ultra-secreto,
secreto, confidencial e reservado.
O Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998, estabelece normas para a salvaguarda de
documentos, de materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa e dá
outras providências.
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5 O que é Arquivo?
Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas.
Os conjuntos de atas de reuniões de uma Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de
atividades, mais os dossiês de alunos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem o arquivo
de uma unidade, por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável
pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.
5.1 Tipos de Arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de arquivos, tudo
depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem.
Segundo as entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:
5.1.1 Públicos (federal, estadual, municipal);
5.1.2 Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações);
5.1.3 Comerciais (empresas, corporações, companhias) e;
5.1.4 Pessoais ou familiares (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).
6 Fundo de Arquivo
É o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural, cujo
crescimento se efetua no exercício das atividades de uma mesma instituição, entidade ou pessoa.
O Fundo reúne documentos produzidos e/ou recebidos por entidades físicas ou jurídicas,
necessários a sua criação, funcionamento e exercício das atividades. Não são coleções.
Coleções são reuniões de materiais com fins artísticos, científicos, de entretenimento, ou
qualquer outro que não o fim administrativo. Exemplo:
Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no
exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.
Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em
que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída
de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação,
diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição
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Os documentos que fazem parte de um mesmo Fundo possuem relação orgânica entre si, não
podendo ser separados.
7 Idade dos Arquivos
O Ciclo de Vida dos documentos é contado a partir da produção do documento e do
encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase
se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da
importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para
tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.
Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
7.1 Arquivo Corrente – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de
documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que
se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito
usados pela administração.
7.2 Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi - Ativo. São
Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Apresentam pequena frequência de uso pela administração.
7.3 Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os
conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é
público.
Observação: Por descuido e desinformação, muitas vezes o arquivo permanente é
considerado e chamado de “morto”, e isso é inadequado, pois este termo dá ideia de algo sem
vida. Se fosse assim seria ilógico guardar documentos sem valor. Esta documentação é a
matéria-prima da história, não devendo ser descartada.
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8 Gestão de Documentos
O Arquivo Nacional, conceitua a Gestão de Documentos como o “conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”.
A Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados foi quem consagrou o termo “Gestão de Documentos”, no seu artigo terceiro.
8.1 Fases da Gestão de Documentos
8.1.1 PRODUÇÃO – ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão
ou setor;
8.1.2 UTILIZAÇÃO – fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua
função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
8.1.3 DESTINAÇÃO – envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão
preservados permanentemente.
9 O que é Sistema de Arquivos?
Conjunto de arquivos que, independente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
Trata-se da integração de todos os arquivos, rotinas e técnicas de gestão documental de uma
mesma instituição.
10 Fluxo Documental
Os Arquivos Correntes respondem, muitas vezes, pelas atividades de: recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição.
Nas organizações, há um setor encarregado de receber, registrar, distribuir e tramitar
documentos, chamado PROTOCOLO.
10.1 Protocolo
É o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos, com a função de controlar a documentação e informar,
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rápida e eficientemente, onde estão os documentos que existem na instituição.
A Unidade Protocolizadora é o protocolo responsável pela autuação de documentos, ou seja,
caracteriza a abertura de processo.
O processo pode tratar de prestação de contas, petições, requerimentos e outros que
impliquem em responsabilidade técnico-financeira e administrativa, sendo que cada peça constitui
um auto.
Não são autuados documentos como convites, comunicações de cortesia, de cumprimentos,
de agradecimentos, pedidos de informação, ou requerimentos que devam ser encaminhados a
unidade correspondente.
10.2 Arquivo Central
O arquivo central é o que se destina a receber os documentos provenientes dos diversos
setores que integram a estrutura de uma instituição,
responsável pela normalização dos
procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a
centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral, ou outras nomenclaturas
adotadas pelas instituições.
10.3 Arquivos Setoriais
Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou
recebem os documentos, guardando documentos que são muito utilizados, ou seja, são
essencialmente arquivos correntes.
Existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.
11 Classificação dos Documentos
Classificação é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e
atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
Caracteriza-se pela análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
A classificação se materializa com o Plano/Código de Classificação, instrumento que
trataremos mais adiante.
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11.1 Importância da Classificação Documental
Basicamente a sua importância é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo
produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre os documentos, ou seja, objetiva a
racionalização do fluxo documental, a agilidade e a segurança na recuperação de informações para a
administração, bem como a organização da documentação acumulada como requisito para sua
correta destinação final.
11.1.1 O que é Plano/Código de Classificação de Documentos?
É o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, podendo também ser definido como a estrutura hierárquica e lógica que
reflete as funções e as atividades de uma organização, funções que geram a criação e recepção de
documentos.
Trata-se de um sistema que organiza intelectualmente a informação e permite situar os
documentos em suas relações uns com os outros. Orienta a busca segundo critérios persistentes e
objetivos.
11.1.1.1 Código de Classificação de Documentos da Administração Pública
No Código de Classificação de Documentos para a Administração Pública: atividades-meio,
as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos,
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas
pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a
hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindose sempre do geral para o particular.
Neste instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio
nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico
dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente.
As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três
algarismos, como apresentado no exemplo abaixo:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
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Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são
divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos
numéricos, seguindo-se o método decimal. Assim, tomando-se como exemplo a classe 000,
teremos:
CLASSE
000
SUBCLASSE
010
GRUPO
012
SUBGRUPOS
012.1
012.11
ADMINISTRAÇÃO GERAL
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
COMUNICAÇÃO SOCIAL
RELAÇÕES COM A IMPRENSA
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:
atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS
DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do
órgão.
Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo
orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.
No caso da UFFS, para as atividades-fim: ENSINO, PESQUISA E EXTENSÃO, o Código
de Classificação elaborado, referente as classes 100 a 800 baseou-se no Código de Classificação de
Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior
(IFES), instrumento elaborado pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da
Administração Pública Federal (SIGA), que atende as especificidades das instituições públicas de
ensino superior.
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12 Ordenação de Documentos
ORGANIZAR = CLASSIFICAR + ORDENAR
Ordenar é a operação de unir os documentos ou unidades de um conjunto relacionando uns
com os outros de acordo com uma ordem previamente estabelecida, ou seja, dispor os documentos
de uma classe, a partir de elemento convencionado para sua recuperação.
A ordenação arquivística se faz a partir de um dos elementos: data, número, nome de
pessoas, lugar ou assunto. É a segunda operação da organização de documentos.
Seu objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que
se refere a uma mesma atividade e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos
atingem um volume significativo. A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma classe
documental permite evitar, em princípio, que para a localização de um único documento, seja
necessária a consulta de dezenas ou centenas de outros.
Para definir como devem ser ordenados os documentos, devemos considerar os tipos de
busca a que estão sujeitos: como os documentos poderão ser mais frequentemente procurados?
12.1 Métodos de Ordenação
Sequência de operações que determinam a maneira como devem ser dispostos os
documentos uns em relações aos outros e os meios que permitem a identificação de cada unidade,
mediante o emprego de notação ou termos que exprimam relações lógicas (palavra-chave).
Os métodos de arquivamento são adotados visando proporcionar o acesso aos documentos.
Através dos métodos de arquivamento pode-se adotar uma ordenação alfabética, numérica,
geográfica ou por assunto, desde que consideremos sempre a forma pela qual os documentos são
solicitados e buscados.
Observação: “Resultados satisfatórios só serão obtidos se os métodos forem adequadamente
aplicados. A insuficiência do arquivamento deve-se muito mais a falhas humanas do que ao
sistema”.
12.1.1 Método Alfabético: método através do qual as unidades de arquivamento trazem por título
ou entrada NOME DE PESSOAS, ENTIDADES, LUGARES ou ASSUNTOS.
As pastas, fichas ou documentos, são dispostos em rigorosa ordem alfabética, respeitando as
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normas gerais para alfabetação (ver regras de alfabetação).
É um método simples e direto, onde o elemento principal a ser considerado é o NOME,
numa sequência convencional das letras, podendo-se utilizar guias divisórias.
As notações nas guias divisórias podem ser:
ABERTAS: indicam limite inicial. Ex: “A”
FECHADAS: indicam limite inicial e final. Ex: “Aa – Am”
12.1.2 Método Geográfico: método pelo qual as unidades de arquivamento são ordenadas de
acordo com as unidades territoriais (PAÍSES, ESTADOS, CIDADES, DISTRITOS, BAIRROS E
OUTRAS), podendo tomar por base as divisões espaciais maiores ou menores.
É um método de sistema direto, sendo preferido quando o principal elemento a ser
considerado é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
VANTAGENS: direto, fácil manuseio.
DESVANTAGENS: exige duas ordenações – LOCAL E NOME DO CORRESPONDENTE
Melhores ordenações geográficas:
- ESTADO – CIDADE – CORRESPONDENTE
- CIDADE – ESTADO – CORRESPONDENTE
- PAÍS – CAPITAL – CORRESPONDENTE
a) ESTADO – CIDADE – CORRESPONDENTE
Quando se organiza um arquivo por ESTADOS, as CAPITAIS são alfabetadas em primeiro
lugar e após as cidades em ordem alfabética.
Ex.: MINAS GERAIS – Belo Horizonte – MENDONÇA, João.
MINAS GERAIS - Ouro Preto – BRENER, Júlio.
RIO DE JANEIRO – Rio de janeiro – BRITTO, Ana.
RIO DE JANEIRO – Niterói – ALVES, Roberto.
SANTA CATARINA – Florianópolis – DOTTO, Sílvio.
SANTA CATARINA – Florianópolis – Itajaí – PEREIRA, Paulo.
SÃO PAULO – São Paulo – CERES, Adão.
20
SÃO PAULO – Campinas – ALMEIDA, Paulo.
SÃO PAULO – Piracicaba – DANIA, Cecília.
b) CIDADE – ESTADO – CORRESPONDENTE
Quando o principal elemento de identificação é a CIDADE, considera-se a ordem alfabética
das cidades.
Ex.: BAGÉ – Rio Grande do Sul – PIVETTA, Carla.
CAXIAS DO SUL – Rio Grande do Sul – ROCHA, João.
ITÚ – São Paulo – VARGAS, Pedro.
PARATI – Rio de Janeiro – MAIA, Frederico.
SANTA MARIA – Rio Grande do Sul – CASTILHOS, Joel.
TERESINA – Piauí – QUEVEDO, Carlos.
UBERLÂNDIA – Minas Gerais – XAVIER, João.
VASSOURAS – Rio de Janeiro – SOUZA, Ana.
XAXIM – Santa Catarina – PEDROSO, Olga.
ATENÇÃO: As pastas devem apresentar sempre os nomes dos estados em segundo lugar, pois há
cidades com mesmo nome em diferentes estados.
Ex.: ITABAIANA – Paraíba
ITABAIANA – Sergipe
c) PAÍS – CAPITAL – CORRESPONDENTE
Quando o principal elemento a ser considerado é o nome do PAÍS, considera-se em primeiro
lugar o país, seguido da capital e do correspondente. Demais cidades serão ordenadas
alfabeticamente após as capitais dos países a que se referem.
Ex: BOLÍVIA – La Paz – Bonani, Jorge.
FRANÇA – Paris – ALEXANDER, Pierre.
FRANÇA – LORENA – VADIM, Roger.
PERU – Lima – OLTRA, Enrique.
PERU – Cusco – MARTINEZ, Suzana.
12.1.3 Método Numérico: Quando o principal elemento a ser considerado é o NÚMERO, podemos
21
utilizar um dos seguintes métodos: NUMÉRICO SIMPLES, NUMÉRICO CRONOLÓGICO,
NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL.
Neste documento será dada maior ênfase aos métodos Numérico Simples e Numérico
Cronológico.
a) Método Numérico Simples: Atribui-se um número para cada correspondente, pessoa
física ou jurídica de acordo com a ordem de entrada ou de registro. Neste método, podem ser
reutilizados números cujos registros tenham sido anulados.
b) Método Numérico Cronológico: Utiliza além da ordem numérica a data (considerar o
número e a data). Amplamente adotado em repartições públicas para o registro e controle da
movimentação de processos.
12.1.4 Método por Assunto: método através do qual as unidades de arquivamento são dispostas de
acordo com os temas ou assuntos a que se referem. Os métodos por assunto são: alfabético e
numérico.
Neste estudo daremos maior ênfase ao Método por assunto alfabético.
a) Método por assunto alfabético dicionário: Assuntos isolados são dispostos
alfabeticamente, obedecendo à sequência das letras. Método adotado quando o volume dos
documentos e a diversidade de assuntos são pequenos.
Exemplo: APOSENTADORIAS
FÉRIAS
LICENÇAS
LICITAÇÕES
PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS
b) Método por assunto alfabético enciclopédico: Os assuntos são agrupados sob títulos
gerais e dispostos alfabeticamente, obedecendo à hierarquia dos mesmos.
Exemplo: PESSOAL
aposentadorias
férias
22
licenças
gestante
gala
luto
saúde
12.2 Regras de Alfabetação
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, que são as
seguintes:
1 – Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prénome.
Exemplo: João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo: Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vítor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2 – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
23
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4 – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se: Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, José
5 – Os artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver
também regra nº 9).
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação
alfabética.
Exemplo: Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de
24
elemento de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
25
O’Brien, Gordon
10 – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome da família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
11 – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
12 – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos e preposições
que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parênteses após o nome.
Exemplo: Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)
13 – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
26
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º. Congresso de Geologia
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.º)
13 Avaliação Documental
Atividade essencial do ciclo vital dos documentos, pois define quais documentos serão
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e quando poderão ser eliminados, transferidos
ou recolhidos, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os
gerou. Tendo como objetivo determinar qual documentação será de guarda permanente e qual será
de guarda temporária.
13.1 Etapas da Avaliação
Num programa de avaliação não há possibilidades de serem inventadas técnicas, nem
fórmulas que reduzam o trabalho de decidir sobre o destino dos documentos a uma operação
mecânica. A decisão arquivística mais difícil e, às vezes controvertida, é determinar se um
documento deve ser destruído ou não.
A implantação de um processo de avaliação prevê a realização das seguintes etapas:
- Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o
trabalho de avaliação;
- Formar grupos ou equipes de trabalho – participativos – com representantes dos órgãos
produtores dos documentos;
- Análise da organização: contexto de atuação (relações com o contexto social), documentos
constitutivos e normativos (regimento, regulamento, ata de formação, normas,...) estrutura e
funcionamento (formal e informal), competências, funções e objetivos;
- Análise das competências, funções e atividades de cada uma das unidades integrantes da
estrutura (departamentos, setores...). O trabalho de avaliação, por razões metodológicas,
pressupõe a definição dos níveis organizacionais da instituição (por ex. departamento,
divisão, serviço, etc.). A partir da definição da estrutura são elaborados e aplicados
critérios de avaliação;
- Levantamento da produção documental: pesquisa junto aos responsáveis e encarregados,
27
até o nível de seção, para identificar as classes documentais geradas no exercício de suas
competências. Conhecer atividades e os documentos resultantes, o fluxo e o arquivamento,
identificar a frequência de uso e os valores dos documentos.
- Definição de prazos de guarda para o arquivamento corrente e intermediário dos
documentos e sua destinação final, considerando os critérios utilizados no processo de
avaliação: identificação dos valores e uso dos documentos de acordo com os quais os
mesmos devem ser preservados (fase de construção da tabela de temporalidade);
- Documentar o processo de avaliação: atas (registrar reuniões em cada unidade e da
Comissão Permanente de Avaliação), normas, Tabela de Temporalidade de Documentos
(resultado do processo) e demais documentos que testemunhem o processo e permitem sua
aplicação;
- Apreciação, aprovação e publicação da Tabela de Temporalidade de Documentos:
Comissão de Avaliação de Documentos e demais órgãos competentes.
- Em órgãos públicos, a T.T.D. deve ser aprovada pela instituição arquivística pública em sua
esfera de competência, de acordo com a legislação vigente no país, devendo ser publicada
em diário oficial;
- Aplicação da Tabela de Temporalidade: registrar todas as atividades referentes à aplicação
da T.T.D nos devidos instrumentos.
13.2 Valoração dos documentos
Os documentos possuem sua valoração dividida em: Primários e Secundários.
PRIMÁRIOS
(imediato)
SECUNDÁRIOS
(mediato)
{administrativo
{jurídico
{fiscal
{histórico probatório
{histórico informativo
13.2.1 Valor Primário
É o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e acumuladora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
Os documentos de valor primário são aqueles que os órgãos precisam para cumprir suas
funções e devem conservar-se nos arquivos correntes e intermediários enquanto possuem este valor.
28
IMPORTANTE: O trabalho de avaliar o valor primário centra-se em estabelecer a duração da
vigência (guarda no arquivo corrente) e do prazo precaucional (guarda no arquivo intermediário).
13.2.1.1 Valor Administrativo
É o valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. A maioria dos documentos
são produzidos por uma necessidade administrativa e enquanto dure esta função não se pode dizer
que foi anulado o valor primário.
Para saber da continuidade ou extinção deste valor, deve-se fazer algumas perguntas:
- Os documentos cessaram de estar ligados ao desempenho da atividade a que se referem?
- O objetivo principal dos documentos já foi cumprido?
- A conservação dos documentos se dá por conveniência do serviço ou por simples hábito?
- As operações a que os documentos se ligam já foram concluídas?
- Pode-se obter os mesmos documentos em outro lugar, isto é, trata-se de segundas vias?
* Se as respostas forem SIM, o valor administrativo do documento está esgotado.
13.2.1.2 Valor Legal (Jurídico)
É o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um
direito. É o que envolve direitos e deveres do cidadão para com o Estado e vice-versa, sendo o que
produz efeito nos tribunais. Regulamentam as relações do órgão (aspecto legal – leis, decretos,
contratos,...).
É necessário saber:
- Se o ato jurídico específico a que se refere os documentos já se concretizaram;
- Se a prova já atingiu seu objetivo principal;
- Se os direitos do órgão foram devidamente resguardados;
- Se os direitos de qualquer cidadão foram devidamente protegidos;
- Se o documento existe em algum outro lugar, isto é, trata-se de duplicata.
* Se as respostas forem SIM, o valor está esgotado.
13.2.1.3 Valor Fiscal (Contábil)
É o valor atribuído a documentos ou arquivos para a comprovação de operações financeiras
29
ou fiscais. Está ligado a operações financeiras, comprovação de receita e despesa (notas, recibos,
faturas).
Perdem este valor quando:
- A transação financeira específica já foi concluída?
- O objetivo pelos quais os documentos foram criados já foi atingido?
- Os direitos de qualquer cidadão envolvido com a operação foram protegidos?
- Pode-se encontrar esses mesmos documentos em outro lugar, em forma de duplicata?
* Se as respostas forem SIM, o valor está esgotado.
Estabelecido este prazo e o momento de determinar o VALOR SECUNDÁRIO dos
documentos.
13.2.2 Valor Secundário
É o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido. Refere-se ao uso dos documentos para outros fins que não
aqueles para os quais foram criados. Interessa aos investigadores de informação do passado ou
retrospectiva. É o valor que aflora ou aparece uma vez esgotado o valor primário, porque com
frequência coexistem.
É a finalidade do documento baseada na sua utilidade de segunda ordem, ligado à
informação e ao testemunho que proporciona o documento em relação à pessoa ou organismo que
criou ou recebeu, por um lado, e em relação à sociedade em geral por outro.
13.2.2.1 Valor Histórico Probatório: inerente aos documentos decorrentes da prova que contém da
organização e funções do órgão.
Os documentos de valor probatório devem ser conservados sem considerar se há uso
específico imediato ou remoto dos mesmos. Pois evidenciam a origem, o desenvolvimento e
desaparecimento dos órgãos.
13.2.2.2 Valor Histórico Informativo: inerente aos documentos devido à informação que contém.
Relacionam-se a pessoas (físicas ou jurídicas), coisas (lugares, edifícios, objetos, bens materiais) ou
fenômenos (o que aconteceu às pessoas, lugares ou coisas). Estes derivam da informação contida
nos documentos que dizem respeito a determinado órgão. Neste caso não são consideradas as
origens e atividades do órgão e sim a informação que contém.
30
13.3 Critérios adotados na avaliação documental
13.3.1 Documentos de guarda permanente
Documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetos da instituição tais como os
resultantes de:
-
Atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções...).
-
Atos constitutivos (estatutos, contratos, alvarás...).
-
Direitos patrimoniais (ações, escrituras,...).
-
Os primeiros documentos de planejamento (mesmo que incompletos ou simples
esboços).
-
Documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição:
regulamentos, regimentos, planos, projetos, programas de atividades, gráficos
(organogramas e fluxogramas), acordos, convênios, atas, relatórios de direção,
correspondências.
-
Documentos que reflitam fatos da vida da instituição: Registros visuais e sonoros –
filmes, fotos, etc.
-
Documentos de diretrizes (princípios diretivos – curso de ação) e normas de
procedimentos (instrução detalhada, métodos e passos de execução) dos vários setores.
Podem incluir correspondências, atas, relatórios, pareceres, interpretações jurídicas,
memorandos, ordens de serviço, planos e projetos, delegação de poder e
responsabilidade.
-
Documentos relativos à execução de programas como – manuais de serviço, relatórios,
correspondências, atas,...
-
Documentos legislativos, que firmam jurisprudência, bem como normas gerais:
sentenças, pareceres normativos que não constem em textos legais (leis), interpretações,
memorandos, delegação de autoridade (decisão legal).
-
Documentos de matérias orçamentárias – orçamentos e documentos afins (estimativas
de crédito e justificativas).
-
Documentos de pesquisas e investigações como estudos feitos por funcionários e
relatórios especiais dos trabalhos realizados.
-
Documentos que respondem as questões técnico-científicas relacionadas às atividades
do órgão como projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatórios
técnicos.
31
-
Documentos de divulgação (promoção do órgão) – folhetos, boletins, formulários,
cartazes, convites e postais – conservar apenas um exemplar como amostra. Na falta de
material documentário mais adequado, conservar recorte de jornais e revistas, dando
preferência aos jornais e revistas de pequeno porte, pois os de grande porte são
facilmente encontrados.
-
Documentos sobre a administração interna como os resultados de atividades de pessoal,
material e patrimônio e viagens (acordos e reajustes salariais, plano de remuneração e
classificação de cargos, cadastro, contratos de trabalho, processo de aposentadoria,
livros e cartões de frequência, inventários, inquéritos administrativos,...).
-
Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural:
documentos que possuem iluminuras, vinhetas, caligrafias.
13.3.2 Documentos de guarda temporária
Na guarda temporária onde prevalece o interesse administrativo para determinar o valor dos
documentos e, consequentemente, o prazo de retenção. Neste grupo incluem-se:
-
Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou tenham sido impressos na
sua totalidade.
-
Documentos cujos elementos essenciais se acham reproduzidos em outros.
-
Documentos que sejam cópias e duplicatas de originais que se acham conservados
(destinados à guarda permanente).
-
Documentos que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por
determinado período.
-
Documentos que apresentem repetição de informação e qualidade técnica inferior
(registros audiovisuais/documentação especial).
13.3.3 Documentos de guarda eventual
São aqueles de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto é, sem valor
administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, não constituindo, portanto, potencial de informação.
Incluem-se neste grupo:
-
Material de divulgação de terceiros
-
Convites e correspondência de congratulações recebidas que não se relacionem com o
32
desempenho de nenhuma atividade-fim do órgão.
13.4 Instrumentos resultantes da avaliação documental
São instrumentos que identificam os documentos produzidos e recebidos por um órgão e
indicam o destino que se deve dar aos mesmos. Instrumentos que registram o resultado prático dos
aspectos teóricos da avaliação.
Os fatores significativos para atribuir prazos de guarda para os documentos são a frequência
de uso e os valores dos documentos. Em função dos mesmos teremos:
- TRANSFERÊNCIA – passagem dos documentos do arquivo corrente para o
intermediário.
- RECOLHIMENTO – passagem dos documentos do arquivo intermediário para o
arquivo permanente.
- ELIMINAÇÃO – destruição dos documentos, que na avaliação, forem considerados sem
valor para guarda permanente. Também chamada expurgo de documentos.
13.4.1 Tipos de Instrumentos de Destinação
-
Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)
-
Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento
-
Relação de Transferência e Relação de Recolhimento
-
Termo de Eliminação (Lista de Eliminação/descarte)
-
Ata de Eliminação de Documentos
-
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
13.4.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento de destinação, que
determina os prazos e as condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento e a
eliminação de documentos.
É o instrumento básico resultante da avaliação que relaciona os tipos documentais e
estabelece os prazos que os documentos devem ser preservados.
A estrutura da TTD contempla os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um
órgão ou entidade no exercício de suas atividades: os prazos de guarda nas fases corrente e
33
intermediária; a destinação final – eliminação ou guarda permanente; e as observações necessárias à
sua correta compreensão e utilização.
A Tabela de Temporalidade é o instrumento básico para o gerenciamento da documentação e
dos arquivos, porque:
− determinam as etapas e o tratamento dos documentos desde sua produção até sua eliminação
ou guarda permanente;
− permitem a distinção entre informações essenciais das informações supérfluas;
− o reaproveitamento dos espaços de armazenamento das unidades e do arquivo, e:
− garantem a preservação, recuperação e o acesso das informações, cuja guarda decorra de
exigência legal, seja de interesse da organização e/ou apresente valor para guarda
permanente.
Com a aplicação da Tabela de Temporalidade, pode-se obter os seguintes resultados:
− facilidade de distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente;
− eliminação imediata da documentação cuja guarda não se justifique;
− racionalização, principalmente, em termos econômicos, das atividades de transferência e
recolhimento;
− influência na racionalização da produção e na sua melhora qualitativa, desde que todos os
interessados e usuários estejam envolvidos;
−
garantia de acesso às informações;
− agilidade na tomada de decisões;
− maior qualidade e produtividade às atividades de ensino, pesquisa e extensão;
− favorece o planejamento, o controle e a transparência da administração pública.
13.4.1.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos para a Administração Pública
A Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às
atividades-meio da Administração Pública, é o instrumento de destinação elaborado a partir do
Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública, que
tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos, com vista a garantir o
acesso à informação a quantos dela necessitarem.
É o instrumento orientado a ser aplicado a todos os órgãos participantes do Sistema Nacional
34
de Arquivos (SINAR), devendo este ser condicionado à aprovação da instituição arquivística
pública na sua específica esfera de competência.
A Tabela de Temporalidade de Documentos adaptada para a UFFS contempla as atividadesmeio especificadas na T.T.D do CONARQ. Para a definição da temporalidade e destinação dos
documentos relativo às atividades-fim, complementando a tabela básica das atividades-meio,
utilizou-se as orientações da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), elaborada pelo
SIGA, que atendem as especificidades das atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão, próprias das
Instituições Públicas de Ensino Superior.
Estes dois instrumentos em conjunto formam o documento responsável pela legalização do
processo avaliativo na UFFS, devendo ser encaminhado após cumprir seu trâmite à instituição
arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.
13.4.1.1.2 Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para a seleção e destinação dos
documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
Cada unidade deve aplicar a tabela em seu âmbito, realizando as transferências de
documentos para eliminação nos prazos estabelecidos, de acordo com as orientações recebidas.
À coordenação do Sistema de Arquivos cabe orientar e supervisionar a aplicação da tabela.
Sua aplicação permite o controle dos documentos produzidos, e garante a continuidade dos
critérios a serem adotados no futuro.
A avaliação dos documentos, visando a sua destinação final deve ocorrer na fase corrente –
Arquivo Corrente, apoiada nos instrumentos de gestão específicos e na legislação vigente da área de
Arquivística.
13.4.1.2 Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento
Cronograma que determina a época de transferência (ou recolhimento) de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermediário (ou permanente). É uma forma de controlar a aplicação
da Tabela de Temporalidade, bem como o recebimento de documentos pelo arquivo.
35
13.4.1.3 Relação de Transferência e Relação de Recolhimento
Instrumento de controle de passagem de documentos de um arquivo para o outro (corrente
para o intermediário – transferência, e deste para o permanente – recolhimento).
Devem ser elaboradas quando da realização das operações, observando sempre o que
determina a Tabela de Temporalidade.
Estes instrumentos devem identificar as séries e os tipos documentais, as datas abrangentes,
a quantidade de documentos, o órgão de origem da documentação. Devem ser elaboradas em duas
vias a serem encaminhadas juntamente com a documentação. Quando do recebimento, após a
assinatura, uma via deve retornar ao órgão de origem e a outra fica junto ao órgão receptor (arquivo
intermediário quando for transferência e arquivo permanente quando for recolhimento).
13.4.1.4 Termo de Eliminação (Lista de Eliminação/descarte)
A lista ou listagem de eliminação consiste na relação de documentos, cuja eliminação foi
legalmente autorizada. Relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação.
O Termo de Eliminação é o instrumento no qual consta o registro de informações sobre
documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. Comprova e especifica que um
determinado conjunto de documentos foi eliminado. Os documentos devem ser descritos por grupos
ou unidades, em relação às funções, atividades, ou assuntos a que se referem; ao tipo físico de que
consiste, datas abrangentes, quantidades. Deve ser datado e assinado pelo responsável pela
operação.
13.4.1.5 Ata de Eliminação de Documentos
Todos os procedimentos relacionados à avaliação e destinação de documentos devem ser
registrados em ata, que deve ser elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
(CPAD), que aprova a relação/listagem dos documentos a serem eliminados.
13.4.1.6 Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
Após ser aprovada a eliminação dos documentos pela CPAD, deve ser elaborado o edital de
ciência de eliminação de documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais,
ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda.
Segundo a Resolução n.° 5 do CONARQ, os editais para eliminação de documentos deverão
consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar
as partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias
36
de peças de processos.
13.5 Eliminação de Documentos
Para a eliminação de documentos, devem ser observados as orientações do CONARQ,
contidas na Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. De acordo com o Art. 1º “a eliminação de
documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de
avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela
elaboração de tabelas de temporalidade”.
13.6 Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
É a comissão responsável pelo processo de análise, avaliação e seleção documental no
âmbito institucional. Com a finalidade de garantir a proteção dos conjuntos documentais como fonte
de acesso à pesquisa e a história e a defesa dos interesses da Universidade e dos direitos dos
cidadãos bem como a preservação da memória institucional.
A CPAD é composta por um Arquivista da instituição (Presidente da CPAD), um
representante jurídico da UFFS, um Administrador da Instituição, um profissional graduado em
História, dois representantes de cada setor.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) possui caráter permanente,
desenvolvendo o processo de avaliação de documentos da Universidade, com a competência de
orientar e normalizar:
- A elaboração e aprovação do Plano de Destinação de Documentos (conjunto de instrumentos de
destinação de documentos decorrentes da atividade de avaliação: Tabela de Temporalidade, Relação
de Eliminação, Ata ou Termo de Eliminação), tendo em vista a identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
- As políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo documental, resguardando os
documentos que requeiram sigilo e restrições;
- A preservação do patrimônio documental através da definição dos documentos considerados
permanentes.
Os documentos relativos às atividades-meio e atividades-fim serão analisados e selecionados
pela CPAD, obedecendo aos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinação
expedidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
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14 Conservação de Documentos
As medidas de Conservação preventiva englobam as melhorias de interferência do meio ambiente e
dos meios de armazenagem e proteção, visando retardar a degradação dos materiais.
14.1 Manuseio e Acondicionamento
Os critérios para manusear um documento são determinantes para uma maior vida útil e de
sua permanência no acervo. Recomenda-se, portanto, a adoção de normas e procedimentos básicos:
- Manter sempre as mãos limpas;
- Usar ambas as mãos ao manusear gravuras, impressos, mapas, etc. sempre sobre uma
superfície plana;
- Não utilizar fitas adesivas tipo durex, fitas crepe, ou outras de qualquer tipo. Esses
materiais possuem alta acidez, provocando manchas irreversíveis onde aplicados;
- Não expor os documentos à luz solar;
- Evitar o uso de colas plásticas (PVA);
- Evitar enrolar documentos, mapas gravuras, etc;
- Nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de líquido para manusear os
documentos;
- Nunca efetuar marcas nos documentos, seja com dobras ou tintas, usar marcadores de
páginas;
- Não furar ou cortar os documentos;
- Não apoiar os cotovelos sobre os documentos ao ler ou pesquisar;
- Nunca fazer anotações particulares nos documentos;
- Não fazer anotações com canetas e lápis colorido; se preciso, fazê-los no verso das folhas,
a lápis de grafite macio;
- Evitar o uso de grampos e clipes metálicos nos documentos;
- Não usar carimbos perfurantes ou de relevo. Utilizar carimbos pequenos e em áreas não
escritas ou impressas. Não encharcar o carimbo. Não apertá-lo demais, coloque sobre a
folha um mata-borrão;
- Não fumar próximo aos documentos;
- Evitar trazer qualquer tipo de alimento e realizar refeições dentro das áreas destinadas ao
trabalho e manuseio de documentos;
- Não circular com líquidos pelo acervo.
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- Para documentos informáticos, usar sempre programas antivírus;
- Proteger os suportes ópticos de arranhões e da poeira;
- Utilizar caixas-arquivo de boa qualidade, preferencialmente de polionda;
- Para os documentos de uso corrente utilizar pastas suspensas de boa resistência com hastes
e presilhas plásticas;
- Na identificação das caixas e pastas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente, seguindo as especificações do Arquivo Geral.
- Finalmente cabe enfatizar que vistorias nos documentos devem ser feitas periodicamente
para revisá-los e manter a higienização, pois limpeza é um dos fatores prioritários de
preservação e deve ser realizada em todas as fases de arquivamento.
15 Legislação Arquivística Brasileira
15.1 Legislação Arquivística Federal
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Lei nº 6.546, de 04 de julho de 1978
Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras
providências.
Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997
Regula o direito de acesso à informações e disciplina o rito processual do habeas data.
Lei nº 9.605/1998 – Dos crimes contra o Meio Ambiente
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação
científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; Pena – reclusão, em 1
(um) a 3 (três) anos, e multa.
Medida Provisória nº 2.200, de 28 de junho de 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, e dá outras providências.
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Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP - Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968, que regulamenta a microfilmagem de
documentos oficiais, e dá outras providências.
Decreto nº 3.996, de 31 de outubro de 2001
Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública
Federal.
Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002
Regulamenta a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.
Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002
Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal e dá outras
providências.
Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública
Federal, e dá outras providências.
15.2 Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
Resolução nº 01, de 18 de outubro de 1995
Dispõe sobre as necessidades da adoção de planos ou códigos de classificação de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.
Resolução nº 02, de 18 de outubro de 1995
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos
documentais para instituições arquivísticas públicas.
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Resolução nº 03, de 26 de dezembro de 1995
Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos.
Resolução nº 05, de 30 de setembro de 1996
Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da
União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
Resolução nº 06, de 15 de maio de 1997
Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos.
Resolução nº 07, de 20 de maio de 1997
Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes do Poder Público.
Resolução nº 11, de 07 de dezembro de 1999
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas
em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e
autorizatárias, de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre
o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividadesmeio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos
estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativos as Atividades-meio da Administração Pública.
Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de
documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
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Resolução nº 24, de 03 de agosto de 2006
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para
instituições arquivísticas públicas.
Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e – ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos – SINAR.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e
destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.p. 156 cm.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.; 30cm. – Publicações Técnicas; nº 51.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Legislação Arquivística Brasileira. Conselho Nacional de
Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010. 104p.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 3ª ed. - Rio de
Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2005.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes. −
São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1)
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonçalves. –
São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro. FGV, 2004
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 4.ed. Rio de Janeiro: FGV,
2004.