ASSOCIAÇÃO PINACOTECA ARTE E CULTURA - APAC
ORGANIZAÇÃO SOCIAL DE CULTURA
REGULAMENTO DE COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E
LOCAÇÕES
2014
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SUMÁRIO
CAPÍTULO I – INTRODUÇÃO
CAPÍTULO II– DAS COMPRAS
Titulo I – Definição
Título II – Do procedimento de compras
Título III – Da dispensa de procedimento
CAPÍTULO III – DA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES
Título I – Definição
Título II – Da contratação
Título III – Da inexigibilidade de procedimento
CAPÍTULO IV – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
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ASSOCIAÇÃO PINACOTECA ARTE E CULTURA - APAC
ORGANIZAÇÃO SOCIAL DE CULTURA
REGULAMENTO DE COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES
Capítulo I – INTRODUÇÃO
Art. 1º - O presente regulamento tem por finalidade estabelecer normas, rotinas e critérios
para compras de materiais, contratação de serviços e locações no âmbito da Associação
Pinacoteca Arte e Cultura, Organização Social de Cultura, doravante denominada APAC.
§ 1º - As compras serão processadas por sistema centralizado no Setor de Compras,
subordinado ao Núcleo Financeiro da Diretoria Administrativa Financeira.
§ 2º - As compras de materiais, serviços e locações da APAC serão feitas de acordo com as
normas deste Regulamento.
§ 3º - O cumprimento das normas contidas neste Regulamento destina-se a selecionar, dentre
as propostas obtidas, a melhor para a APAC, mediante julgamento objetivo.
Capítulo II – DAS COMPRAS
Título I – Definição
Art.2º - Para fins do presente regulamento, considera-se compra toda aquisição remunerada
de materiais de consumo e outros bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente
com a finalidade de atender às necessidades da APAC no desenvolvimento de suas atividades.
Título II – Do procedimento de compras
Art. 3º - As modalidades de contratação são as seguintes:
I.
II.
III.
IV.
Compras de pequeno valor;
Compras com pesquisa simples;
Compras com pesquisa escrita;
Carta Convite.
Art. 4º - A modalidade será determinada em função dos seguintes valores estimados:
I.
II.
III.
IV.
Compras de pequeno valor: até R$ 500,00 (quinhentos reais);
Compras com pesquisa simples: acima de R$ 500,00 (quinhentos reais) até R$
15.000,00 (quinze mil reais);
Compras com pesquisa escrita: acima de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) até R$
150.000,00 (cento e cinquenta mil reais);
Compras por Carta Convite: acima de R$ 150.000,00 (cento e cinquenta mil reais).
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Art. 5º - Consideram-se compras de pequeno valor as aquisições de materiais de consumo
inexistentes na APAC ou outras despesas devidamente justificadas, feitas com recursos do
Caixa Pequeno. Esse tipo de compra dispensa as demais formalidades deste regulamento, e
deverá ser autorizada pelo Coordenador do Núcleo responsável, diretamente no comprovante
fiscal respectivo.
§ Único – Caixa pequeno é o valor disponível em espécie sob a responsabilidade de um
funcionário, para pagamento de despesas até R$ 500,00 (quinhentos reais).
Art. 6º - Compras acima de R$ 500,00 (quinhentos reais) até R$ 15.000,00 (quinze mil reais)
serão realizadas com a obtenção prévia de, no mínimo, 03 (três) cotações de diferentes
fornecedores, obtidas por meio de pesquisa simples de mercado, por telefone, fax ou e-mail,
registradas em mapa de cotações e dispensadas de confirmação escrita dos fornecedores.
§ Único – Pesquisa simples de mercado é a busca de fornecedores utilizando referências de
outros Museus, guias de compras, internet e outros meios possíveis para desenvolver
fornecedores para o produto.
Art. 7º - Compras acima de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) até R$ 150.000,00 (cento e
cinquenta mil reais) serão realizadas com a obtenção prévia de, no mínimo, 03 (três) cotações
de diferentes fornecedores, registradas em mapa de cotações e necessariamente
acompanhadas da confirmação escrita em papel timbrado dos fornecedores por fax, carta ou
e-mail.
Art. 8º - Convite é a modalidade para as compras de valor superior a R$ 150.000,00 (cento e
cinquenta mil reais) em que os fornecedores do ramo pertinente ao objeto serão escolhidos e
convidados pela APAC, em número mínimo de 03 (três).
§ 1º - Quando, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, for
impossível a obtenção do número de participantes exigido no caput deste artigo, essas
circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo.
§ 2º - Aplica-se, no que couber, à modalidade Convite o disposto no Art. 7º deste
Regulamento.
Art. 9º - A decisão das compras a que se referem os Incisos II e III do Art. 4º compete à área de
Compras. No caso do Inciso IV, a decisão virá de uma Comissão composta de, no mínimo 03
(três) funcionários, um deles do Núcleo demandante, escolhidos pelo Diretor Administrativo
Financeiro.
Art. 10º - O procedimento de compras consiste no cumprimento do seguinte:
1. Responsabilidade do Núcleo Solicitante:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Identificar a necessidade do material, serviço ou locação;
Verificar a previsão e disponibilidade orçamentária;
Verificar no módulo de compras do sistema de gestão “PROTHEUS” se há
cadastro do produto;
Solicitar a inclusão de itens não cadastrados;
Preencher a solicitação de compras;
O Coordenador do Núcleo ou Projeto deve aprovar a solicitação de compras;
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VII.
VIII.
O Núcleo Solicitante e a recepção de serviços devem conferir e receber a
compra;
O Núcleo Solicitante carimba e preenche o “Atesto recebimento” no
documento fiscal e o encaminha para a área de Compras, no Núcleo
Financeiro.
2. Responsabilidade da Área de Compras:
I.
II.
III.
IV.
V.
Buscar fornecedores no mercado e solicitar cotações;
Atualizar o mapa de cotações;
Analisar e selecionar a melhor proposta;
Gerar o pedido de compra;
Enviar o pedido aprovado ao fornecedor selecionado.
§ 1º - Sistema “PROTHEUS” é o sistema de gestão empresarial utilizado pela APAC e, dentre
os módulos existentes, o módulo de compras é onde se realiza a gestão das compras da APAC.
§ 2º - Mapa de cotações é o relatório onde são registradas as cotações realizadas junto aos
fornecedores para cada produto e é utilizado para a tomada de decisão da melhor compra.
§ 3º - Recepção de serviços é a área responsável pelo controle de entrada e saída de
materiais e serviços do Museu.
§ 4º - O “Atesto recebimento” significa que a compra, conforme descrita no Pedido de
Compra, foi recebida e que o pagamento da respectiva Nota Fiscal está autorizado.
Art. 11º - A Solicitação de Compra no sistema de gestão “PROTHEUS” será aprovada pelo
Coordenador do Núcleo solicitante, e deverá conter as seguintes informações:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Código do produto;
Descrição detalhada com especificações técnicas;
Quantidade a ser adquirida;
Centro de custo;
Número do projeto, quando exigido;
Gestão de projeto (origem dos recursos) onde a compra será alocada;
Data da necessidade ou prazo máximo para entrega;
Outras informações relevantes ao procedimento de compra.
Art. 12º - O Setor de Compras deverá selecionar, criteriosamente, os fornecedores que
participarão da cotação, considerando a melhor proposta aquela que resultar da verificação e
comparação da somatória de fatores que, além de termos monetários, atribua peso relativo
para os seguintes aspectos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Custos de transporte e seguro até o local da entrega;
Forma de pagamento;
Prazo de entrega;
Custos para operação do produto, eficiência e compatibilidade;
Durabilidade do produto;
Credibilidade mercadológica da empresa proponente;
Disponibilidade de serviços;
Eventual necessidade de treinamento de pessoal;
Qualidade do produto;
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Assistência técnica;
Garantia do produto;
Sustentabilidade ambiental.
10.
11.
12.
§ Único - Compras conforme especificado no art. 7º, com valores entre R$ 15.000,00 (quinze
mil reais) e R$ 150.000,00 (cento e cinquenta mil reais), realizadas com recursos provenientes
de repasse de Contrato de Gestão, deverão ser precedidas de divulgação no site da APAC.
Art. 13º - Depois de apurada a melhor proposta, o Pedido de Compra será emitido e deverá ter
as seguintes aprovações no sistema “PROTHEUS”:
I.
II.
Até o valor de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) pelo Coordenador do Núcleo
Financeiro;
Valores acima de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) pelo Diretor Administrativo
Financeiro.
Art. 14º - Será obrigatória justificativa, por escrito, sempre que não houver opção de compra
pela proposta de menor preço ou não for possível à obtenção de no mínimo 03 fornecedores
que atendam adequadamente à solicitação de compra.
I.
II.
Pedidos com valores até R$ 15.000,00 (quinze mil reais), a justificativa será
aprovada pelo Coordenador do Núcleo solicitante;
Pedidos com valores acima de R$ 15.000,00 (quinze mil reais), a justificativa será
aprovada pelo Diretor do núcleo solicitante;
Art. 15º - O Setor de Compras distribuirá o Pedido de Compra, pelo Correio Eletrônico, para os
seguintes interessados:
I.
II.
III.
Fornecedor;
Núcleo solicitante;
Recepção de serviços do Museu.
Art. 16º - O Pedido de Compra corresponde ao contrato formal com o fornecedor e deve
representar, fielmente, as condições em que foi realizada a negociação.
Art. 17º – O recebimento dos bens e materiais será realizado pela Recepção de serviços do
Museu e pelo Núcleo solicitante, responsáveis pela conferência dos materiais, consoante às
especificações contidas no Pedido de Compra e, ainda, pelo encaminhamento imediato da
Nota Fiscal, devidamente carimbada com o “Atesto recebimento” preenchido e assinado, ao
Setor de Compras.
Título III – Da dispensa de procedimento
Art. 18° - Estão dispensadas do procedimento definido nos Art. 6º, 7º e 8º:
I.
A compra cujo valor não exceda o limite a que se refere o Art. 4º, Inciso I –
Compras de pequeno valor;
II.
A compra emergencial, quando caracterizada a urgência de atendimento, de
acordo com os seguintes critérios:
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a – Considera-se de urgência a aquisição de material ou bem inexistente na APAC, com
imediata necessidade de utilização e desde que devidamente justificada.
b – O Núcleo solicitante deverá justificar o preço e a razão da escolha do fornecedor nas
dispensas de procedimentos das compras em regime de urgência;
c – O Setor de Compras poderá dar ao procedimento de compras o regime de rotina, caso
conclua não estar caracterizada a situação de urgência;
d – Para as compras realizadas em regime de urgência serão feitas cotações por meio de
telefone, fax ou e-mail, independentemente do valor.
III.
IV.
V.
A compra de materiais de consumo, equipamentos e gêneros que só possa ser
feita de fornecedores exclusivos.
A compra de obras de autor como livros, CDs, fotos, pinturas, esculturas,
desenhos, gravuras e outros de mesma natureza.
A compra de peças sobressalentes do fabricante de equipamento em uso pela
APAC.
§ 1º - Uma compra é emergencial quando reclama solução imediata, de tal modo que a
realização dos procedimentos de compras, com os prazos e formalidades que exige, poderia
causar prejuízo à APAC ou comprometer a segurança de pessoas, edifícios, exposições, obras
de arte, serviços ou bens, ou ainda, provocar ou prejudicar a regularidade de suas atividades
específicas.
§ 2º - A urgência de atendimento será caracterizada quando houver risco concreto ou
provável à atividade da APAC e a contratação for o meio adequado para evitar ou minimizar o
risco e possíveis consequências lesivas à APAC ou à sociedade.
§ 3º - Caracteriza-se o regime de rotina quando a realização dos procedimentos de compras
é compatível com a solução necessária sem prejuízo à APAC ou a qualquer atividade
desenvolvida por ela.
§ 4º - O fornecedor é caracterizado como exclusivo quando não é possível identificar a
existência de outro fornecedor para o produto pesquisado, ou de fornecedor de bem que
possua as mesmas especificidades e funcionalidades.
Capítulo III – DA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES
Título I – Definição
Art. 19° – Para fins do presente Regulamento considera-se serviço ou locação toda atividade
destinada a atender às necessidades da APAC, por intermédio de processos de terceirização,
tais como: conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação,
manutenção, transporte, locação de bens móveis e imóveis, publicidade, seguro, consultoria,
assessoria, hospedagem, alimentação, serviços técnicos especializados, produção artística,
serviços gráficos, bem como obras civis de pequenas reformas, entre outros.
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Título II – Da contratação
Art. 20º – Aplicam-se à contratação de serviços, no que couberem, todas as regras
estabelecidas no Capítulo II do presente Regulamento, com exceção das contratações
definidas no Art. 25º, que ficam dispensadas das etapas fixadas nos Art. 6º, 7º e 8º.
§ 1º – A contratação será baseada na caracterização do objeto, preço, prazos de entrega e
condições de pagamento, bem como justificativa da contratação do prestador do serviço pelo
núcleo responsável pela gestão e acompanhamento dos serviços que serão formalizados da
seguinte maneira:
I.
II.
Contrato assinado pelos representantes legais da APAC, para serviços prestados de
forma contínua e;
Termo de Compromisso Padrão assinado pelo Coordenador do Núcleo, para
serviços pontuais.
§ 2º - Termo de Compromisso Padrão é o contrato simplificado utilizado para a contratação de
serviços pontuais.
§ 3º - Os contratos para serviços prestados de forma contínua terão prazo máximo de 5
(cinco) anos.
§ 4º - Os Contratos ou Termos de Compromisso poderão ser aditados com aumento de valor
limitado a 25% (vinte e cinco por cento) do valor expresso no contrato ou termo original.
Art. 21º – O prestador de serviço poderá ser pessoa física ou jurídica, e será selecionado com
base na idoneidade, experiência e especialização, dentro da respectiva área de atuação.
Art. 22º – A contratação de serviço de pessoa jurídica deverá ser precedida de comprovação
de regularidade de constituição da empresa e regularidade fiscal, mediante apresentação dos
seguintes documentos:
I.
Contrato social ou estatuto registrado, ou registro comercial se empresa
individual;
II.
Cópia do CNPJ;
III.
Certidões negativas municipais, estaduais e federais;
IV.
Comprovante de eleição ou designação dos representantes legais;
V.
Comprovante de inscrição no cadastro de contribuinte municipal;
VI.
Comprovante de inscrição no cadastro de contribuinte estadual, quando aplicável;
VII.
Comprovante de conta bancária em nome do contratado.
Art. 23º – A contratação de serviço de pessoa física deverá atender a serviços pontuais que
não caracterizem vínculo empregatício e ser precedida da apresentação dos seguintes
documentos ou cópias:
I.
II.
III.
IV.
V.
Cédula de Identidade;
CPF;
Comprovante de Inscrição no cadastro de contribuinte municipal se houver;
Comprovante de recolhimento de INSS de outros contratantes se houver;
Comprovante de conta bancária em nome do contratado.
Art. 24º – Se necessários à completa avaliação do fornecedor, a critério da APAC, outros
documentos poderão ser exigidos.
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Título III – Da inexigibilidade de procedimento
Art. 25º – Para fins do presente Regulamento é inexigível o procedimento estabelecido nos
Artigos 6º, 7º, 8º nos seguintes casos:
I.
Para a contratação de serviços técnicos profissionais especializados, artísticos ou
de notória especialização relativos a:
Estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos;
Pareceres, perícias e avaliações em geral;
Assessorias ou consultorias técnicas, jurídicas, de informática, de recursos humanos e
despachantes alfandegários;
Fiscalização, supervisão ou gerenciamento de pequenas obras civis ou serviços;
Patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas;
Treinamento e aperfeiçoamento de pessoal;
Serviços da área de museologia, como prestação de serviços de profissionais de
catalogação, restauro, conservação, pesquisa e curadoria, ação educativa, couriers,
expografia, entre outros.
Contratação de profissional para prestação de serviço singular, diretamente ou por
meio de pessoa jurídica da qual faça parte, ou seja, representante, relativos à cultura e
às artes visuais, tais como artistas, curadores, palestrantes, músicos, críticos de arte,
professores de arte, redação, edição, revisão, tradução e versão de textos,
palestrantes, projeto gráfico e de comunicação visual, fotografia e congêneres.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
§ 1º – As contratações de serviços técnicos profissionais especializados deverão ser
devidamente justificadas e as contratações com valores acima de R$ 15.000,00 (quinze
mil reais), serão precedidas de pesquisa de mercado para verificação dos preços
praticados, ainda que não seja possível a contratação de outros fornecedores ou
prestadores de serviços.
II.
Para a locação de imóvel destinado ao atendimento das finalidades estatutárias da
APAC.
III.
Para a aquisição de bens e serviços destinados exclusivamente a projetos
contratados e integralmente patrocinados por terceiros para execução de objeto
específico.
IV.
Para a aquisição de serviços de concessionárias públicas tais como energia elétrica,
água e esgoto, telecomunicações, correios e gás.
V.
Para licenciamento, cessão, transferência ou aquisição de direitos autorais,
necessários à programação da APAC.
VI.
Quando houver comprovada necessidade de complementação de fornecimento
anterior de bens, materiais e serviços, em até 25% (vinte e cinco por cento) do
valor inicial.
Capítulo IV – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
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Art. 26º - Não poderá participar do processo de compras da APAC para o fornecimento de
materiais, prestação dos serviços ou locações:
I.
II.
III.
Funcionário, Diretor ou Conselheiro da APAC, bem como, seus cônjuges ou
parentes até o 3º grau;
Pessoa física ou jurídica em situação de irregularidade fiscal;
Outras Organizações Sociais e seus funcionários que tenham Contratos de Gestão
vigentes com a Secretaria de Cultura do Estado de São Paulo.
Art. 27º – Os casos omissos ou duvidosos na interpretação do presente Regulamento serão
resolvidos pela Diretoria Administrativa Financeira, com base nos princípios gerais de
administração.
Art. 28º – Os valores estabelecidos no presente Regulamento serão revistos e atualizados pela
Diretoria Administrativa Financeira sempre que necessário.
Art. 29º – O presente Regulamento entrará em vigor a partir da data da sua publicação.
São Paulo, 17 de fevereiro de 2014.
Miguel Martin Gutierrez Filho
Diretor Administrativo Financeiro
Ivo Costa Mesquita
Diretor Técnico
Paulo Romani Vicelli
Diretor de Relações Institucionais
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